行文规范及格式要求
(2013年3月24日)
一、结构层次序数
1.公文的结构层次序数一般是:第一层为“一、”;第二层为“(一)”;第三层为“1.”;第四层为“(1)”,第五层为“①”。
2.如果不需要全部五个层次,在只有一个或两个层次时,可以按顺序跳用。例如:只有一个层次时,可在“一、”或“1.”中选用;只有两个层次时,可用“一、”和“1.”表示(错误写法:阿拉伯数字后用“、”号,如1、2、3、;在“1.2.
3.的层级下”用只打右半边括号的层级,如1. 1)2)
2. 1)2)3)4)……)。
3.在“规定”、“条例”、“规则”等法规性文件中,层次序数一般采用“章”、“条”来表述。
二、标
题
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1.根据国家办公厅公文规范要求:公文标题字体要求为2号方正小标宋_GBK体字(无方正字体可用宋体字加黑),可分一行或多行居中排列;回行时,要做到词意完整、排列对称、间距恰当。对于标题中的固定词组应分配在一行,不可断行。如:
不规范的标题:
新疆电力承装修试企业协会关于认真做好问
卷调查相关工作的通知
正确为:
新疆电力承装修试企业协会
1
关于认真做好问卷调查相关工作的通知
2.标题提炼应力求精确。标题提炼不精问题常见于转发性通知,例如:新疆电力承装修试企业协会关于转发新疆维吾尔自治区?关于转发国资委?关于做好×××工作的通知?的通知?的通知,转发?关于做好中国共产党新疆维吾尔自治区第八次代表大会代表选举宣传教育工作的通知?的通知,标题冗长、繁复,不能使人一目了然,规范表述应为:“新疆电力承装修试企业协会转发国资委关于做好×××工作的通知”。
3.公文标题应简要准确地概况公文的主要内容,体现发文主旨,其
标准
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式为“发文机关名称+发文事由+文种”。标题中如出现法规、规章名称时,可加书名号;除此外,一般不用标点符号。
不规范的标题:
新疆电力承装修试企业协会关于认真组织“安全生产知识竞赛”的通知
正确为:
新疆电力承装修试企业协会关于认真组织
安全生产知识竞赛的通知
不规范的标题:
新疆电力承装修试企业协会关于印发
基建安全生产十二条禁令、运维检修安全
生产十条禁令的通知
正确为:
新疆电力承装修试企业协会关于印发
基建安全生产十二条禁令及运维检修安全
生产十条禁令的通知
规范的标题:
新疆电力承装修试企业协会
关于印发《新疆维吾尔自治区电力承装修试
企业协会章程》的通知
三、正文
1.主送机关在标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,在主送机关后标全角冒号。
2.公文正文是表述公文具体内容的部分,在主送机关名称下紧接1行,用3号仿宋体字,每自然段左空2字,回行顶格;数字、年份不能回行。
如:
公司所属各单位:(主送机关)
为了确保公司施工生产安全顺利进行,做到预防为主,坚决遏制严重违规违章行为,公司高度重视,制定了基建领域施工生产安全十二条禁令,内容涵盖了公司线路、变电、机械、国际业务。现予以发布,自2013年2月1日起执行。
四、结束语及附注
1.报告的结束语。报告常用“特此报告”作结束语。
3.附注:报告为上行文,成文日期后必须要有附注,附注居左空2字加圆括号用3号仿宋体字标识在正文的成文日期紧接着下面一行,格式如下:
新疆维吾尔自治区电力承装修试企业
协会秘书处
2013年3月5日
(联系人:黄玲,电话:0991-*******)
五、引用表述
1.引用表述要规范。例如:“根据电协通…2012?5号?关于认真学习贯彻国家办公厅印发?公司各单位报送公文考评规则?的通知?的有关要求……”,规范表述应为:“根据新疆电力承装修试企业协会“关于认真学习贯彻国家办公厅印发?公司各单位报送公文考评规则?的通知”(电协通…2012?5号)要求……”或“根据“关于认真学习贯彻国家办公厅印发?公司各单位报送公文考评规则?的通知”(新疆电力承装修试企业协会电协通…2012?5号)要求……”。
2.引用不全。例如:“根据新疆维吾尔自治区2013年2号文件,我公司……”、“已制定和下发了公司“三抓一巩固”基建安全主题活动实施
方案
气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载
(公司23号文件)”但由于引用不全,使人不知具体指哪一个文件。必须写清楚文件标题及文号。
3.引用内容要合规。引用文件或
材料
关于××同志的政审材料调查表环保先进个人材料国家普通话测试材料农民专业合作社注销四查四问剖析材料
内容不能断章取义。
六、语法、词句、格式及标点
1.用字用词要恰当,语句段落要通顺,数字标点要规范,语言要朴实。公文具有政治性和严肃性的特点,语言应当力求质朴无华,一般不得使用描写和抒情的手法;要直话直说,不可拐弯抹角或以含蓄的笔法表达意图。
2.语言摘要。冗长的公文不仅会让人望而生厌,而且不利于主旨的突出和重点的把握。开门见山,尽快道出主题,简要
对事情进行表达。
3.另起一行必须居左空2字,只有公文的主送单位“公司所属各单位”或“新疆维吾尔自治区电力承装修试企业协会”等才能顶格写。
4.六角括号内年份要全,引用文号时2011年不能写成…11?,规范为:…2011?;不能使用平角方括号[2011]或实心方括号【2011】标识,规范为:六角括号…2011?。
5.文号及日期不能出现虚位,如:新送变电党…2011?9号不能写成…2011?09号、…2011?009号;日期2011年6月5日不能写成2011年06月05日,更不能写成11年06月05日;正文中时间21时5分不能写成21:05(议程中可用此法标识)或21时05分或9时5分。文号不加第字,如“新送变电党…2011?9号”不能写成“新送变电党…2011?第9号”。
6.规范使用标点符号。错用标点符号多见于使用书名号时错用引号,或不该使用的地方用了书名号,或在标题中使用逗号等。例如:
(1)新疆电力承装修试企业协会关于印发“新疆电力承装修试企业协会财务规章
制度
关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载
”的通知,引号应改为书名号:新疆电力承装修试企业协会关于印发?新疆电力承装修试企业协会财务规章制度?的通知。
(2)正文中引用:新疆电力承装修试企业协会《王修江会长在协会第一次常务理事会上的讲话》,领导同志讲话不应使用书名号,可用引号。
(3)新疆电力承装修试企业协会关于印发?新疆电力承
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