会议会务工作
流程
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会议会务工作流程
环节 工作任务 具体内容 责任人 时间点 是否完成 备注
会议名称 ?
会议时间 ?
是否已发送会议
通知
关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知
，是否电话需会议通知 ? 要确认
会议室预定 ?三楼会议室 ?五楼会议厅 ? ? 会议事明确列明会议各项议题及时间、形会议议程 ? 式、主讲人、我局与会人员等
由确定 文档打印列出打印清单及打印份数 ?
联系印刷厂，确定价格、印刷完成文档印刷 ? 及送货时间
LED屏文字 ?
尺寸: ? 背景墙、条幅 文字: ?
电子版资料，会议通知(包括会议
议程、会议指引)、会议使用文档资料准备 ? 等材料打印(或者印刷)，文档数
量。装订、发放。
确定与会人数、姓名、性别、职务、签到表 ? 联络方式
给外部与会人员准备好笔、本、草文具准备及领取 ? 稿纸、代表证等
水果 提前采购、相关要求 ? 准 欢迎牌 ?
指引牌 ? 备 座位牌 ?
签到表 ? 会
音响、麦克风 ? 议 视频会议设备 ?
数码相机(注意电量) ?
录音笔(注意电量)、电池 ? 设备调试
投影仪、激光笔、 ?
白板、白板笔 ?
笔记本电脑及网络、U盘及电子文 ? 档
司机: ? 车辆 车牌: ?
水果摆放、准备热水、茶叶、杯子、水果、茶水 ? 盘碟、烟灰缸等
空调灯光 提前30分钟准备就绪。 ? 会
桌椅摆放、文具摆放、横幅悬挂;
会场设施欢迎牌、指引牌、座位牌、相关硬 ? 场
件设备是否就绪、设备复查。
布 确认会议文档、文具数量，装入信资料发放 ? 封(资料袋)、发放到座位。
置
总协调、引导员、茶水、安保、电
会议协助人员就绪 气 、司仪、司机等相关工作人员是 ?
否到位
会议地点指引 指引与会人员到会议地点参加会议 ?
接待人员负责现场倒茶或饮水机到茶水供给到位 ? 位
会 摄影人员场景拍摄，数码相机抓拍摄影抓拍 ? 会场情况 议 与会人员需发言，明确麦克风传递麦克风传递 ? 负责人 过
录音笔录音 ?
程 会议
记录
混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载
确 定人员现场记录会议内容 ?
明确紧急情况第一沟通对象及相关紧急情况处理 ? 人员，紧急情况处理、组织出场。
司机及车辆准备就绪，人员安全送送别参会人员 ? 达。
会 恢复会场卫生、设备设施维护、是清洁整理会场 ? 否有物品遗漏
后 宣传资料准备 稿件撰写及照片整理 ?
将稿件交由领导审核修正，发给相工 宣传报道发布 ? 关部门进行宣传报道
作 纪要整理 会议后尽早整理会议纪要 ?
会务费用结账报销 对会务期间发生的费用结账报销 ?
会务延伸工作，请根据实际情况选择:
1. 迎宾——确定我方接见人员名单、接见地点;对方联系人联系方式及到达时间。
1. 餐饮——就餐形式、地点确定;餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备。 2. 礼品——若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量。
3. 会后活动——活动地点及人数，联系活动场所，车辆准备。
4. 酒店住宿——根据与会人员的类别，确定房间预订的类型及个数，询问酒店是否包括早餐，提前致电酒店人
员做好准备。
浙公网安备 33021202002483