第五讲干部人事档案与人事档案收集整理

第五讲干部人事档案与人事档案收集整理 干部人事档案与 干部人事档案的收集整理 内容提要:本讲主要讲述了干部人事档案的概念、特点和作用，干部人事档案材料的收集、归档、鉴别、分类、编号、编目、技术加工、装订和干部人事档案的两种排列方法。 第一讲 干部人事档案的概念、特点和作用 一、什么是干部人事档案 干部人事档案是组织、人事部门在管理干部(公务员)、工人、专业技术人员的活动中，形成的记载干部、工人和专业技术人员个人的经历和德才表现并以人头为单位整理保管的文件材料，是党和政府及有关单位考察了解和正确选用干部、管理人事的重要依据。上述概念有四个涵义: (一)干部人事档案是由组织、人事等部门在培养考察、选拔任用和监督管理干部、工人的活动中形成的。组织、人事部门的主要任务，是根据党和国家的干部、人事政策考察人，为本单位和上级组织任用人提供依据和参谋意见，并管理干部、工人的表现和流动情况。为此，组织、人事部门就要经常地、有目的地通过本人、有关单位或个人，去了解本部门、本地区所管人员的经历和德才表现等情况。在使用管理人事的过程中，一个人还会出现考学、录用、招聘、定级、调资、调动、任职、免职、评聘职称、奖励、惩处、服役、复员、转业、入团、入党、加入民主党派、离休、退休等情况。所有这些活动，就会形成自传书、履历表、鉴定、考察考核结论、申请书、审批表、表彰或处分决定、任免决定等各种文件材料。这些文件材料经过系统整理归档，就形成了干 1 部人事档案。 (二)干部、人事档案是干部(公务员)、专业技术人员和工人个人经历、思想品德、业务能力、工作表现及人所受奖励、惩处等方面情况的真实记录，是一个成长历史和政治面貌的客观反映。例如:自传、履历表是个人经历、思想演变、家庭和社会关系的反映;历年的鉴定材料是组织对个人每年实际表现的评价;政治思想与工作情况的考核、科研成果和奖励、惩处等方面的材料，是对个人政治思想、工作能力、业务专长、个人特长的反映。所以，干部、人事档案是对个人情况的记载，是一个人历史和政治思想、道德品质的如实反映。 (三)干部人事档案是以个人为单位，按照有关规定和方法有序组成的专门卷册。如前所述，干部人事档案是以个人为单位形成的，历史地全面地考察一个人，必须调阅这个人的全部档案。因此，整理保管干部人事档案，必须把一个人的全部材料放在一起，而不能分散开来，也不得夹杂或混入他人或与本人无关的材料，以便查阅利用。 (四)干部人事档案是干部人事工作中已经处理完毕的具有使用保存价值的文件材料。这就是说，凡是决定归入干部人事档案的材料，必须达到以下要求:完成审阅批办等文书处理程序、内容符合实际、经过有关组织或人员审核批准并有完备的签字盖章手续、对日后工作有查考利用价值。要达到这些要求，归档时应认真鉴别，将正在处理、悬而未决或手续不全的材料抽出另放，待定了型、符合要求后再归进去。对内容不实、无查考利用价值的材料，要按规定剔除，妥善处理。 综上所述，干部人事档案的概念指明了人事档案的来源、内容和以个人为单位进行管理的基本特征，它是识别和判定一份文件材料是否属于干部人事档案的主要标志。 二、干部人事档案的四个特性 (一)现实性。人事档案虽然已经完成文书处理程序，但它所涉及的人2 在离休、退休或死亡之前，还会在不同的岗位上工作、生产或学习。干部人事部门为了考察干部或工人，就需要经常查阅这些材料，将其作为提升、使用、管理干部、工人的重要依据，为现实的工作服务。所以说，干部、人事档案具有现实性的特征。 (二)真实性。干部、人事档案的真实性，是指从来源、形式和内容等方面，都必须是真实的，记载的内容必须符合客观事实，不能有虚假成份。只有这样，才能如实地反映一个人在学习、工作、生产、生活中的情况，正确反映本来的历史面貌。所以，凡是归入干部人事档案的材料，都应当真实可靠，实事求是，不能有水份。凡是来源不明，内容不实的材料，不能归入本人的档案之中，已经归档的要按有关规定予以剔除，以免给有关人员造成精神或物质等方面的损害，给党和政府的干部人事工作造成不良影响。实践证明，真实性是党的干部人事档案工作的生命线，也是发挥干部人事档案现实作用的基础和前提。因此，组织人事部门和组织人事工作人员，应当按照党和国家有关规定，建立健全干部人事档案的鉴别、归档制度，对所保管的每一份干部人事档案材料，进行认真的检查、鉴定、审核工作，真正达到内容真实、张页齐全、手续完备、撰制合格的要求。 (三)动态性。即干部人事档案建立后是动态的而不是静态的。为什么这样说呢,这是因为:一方面它需要补充新材料以适应干部人事工作发展的需要，这是由于干部人事档案所涉及的当事人主要是现职的干部、工人或专业技术人员，他们仍在从事一定的社会活动，并或多或少地发生着与干部人事管理工作相联系的变化。这就决定了干部人事档案必须根据当事人的变化而不断增加新的内容，直至其死亡为止;另一方面，干部人事档案是随着人员的流动而不断地在不同的单位之间传递着的。实践证明，人事档案的管理单位和人的管理单位相一致，才便于对档案进行收集和管理，才能很好地发挥档案的作用。但是人员是经常流动的，每个人的情况也在不断地变化，如调动工作、职务晋 3 升、工资调整等等，这种情况下就必须是“档随人走”。 (四)机密性。干部人事档案是组织上考察和管理人员的活动中形成的，记载着一个人各个方面的情况，反映了他的功绩和过错、爱好和专长，涉及到与其有关的工作和重要事项，属于党和国家的机密。这些只能由组织上掌握，如果扩散，不利于构建和谐社会，甚至会给个人乃至国家带来不必要损失。因此，干部人事档案是党和国家机密的一个重要组成部分，在当事人活着乃至去世后的相当一段时间内，都不能对外开放，仅限于内部查阅，并要有严格的 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 和审批手续，以防失密泄密。 三、干部人事档案的五种作用 (一)考察了解干部职工的重要手段。即组织领导通过查阅干部人事档案，可以了解一个人的基本情况，主要优点、存在问题，为日后的培养使用提供参考，为整个干部职工队伍建设提供决策依据。 (二)做好组织、人事工作不可缺少的依据。即通过查阅干部人事档案可以得到一个人以往各方面的情况，作为组织任用人的重要依据。 (三)澄清个人有关问题的重要凭证。如年龄、工龄、工资级别、历史问题等。 (四)提供人才开发使用的信息。如人才队伍的现状、构成、优势、缺陷以及探索人才成长的规律等。 (五)编写人物传记和专业史志的宝贵史料。如、撰写名人传记、研究党史、军史、地方史等。 第二讲 干部人事档案材料的收集和归档 干部人事档案材料的收集归档，要本着实事求是的原则，着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务水平、学识水平、工作实绩等材料充实档案，以有效地为干部人事工作服务。 4 一、收集 干部人事档案是干部人事部门通过各种渠道，将过去和现在形成的干部人事档案材料收集起来整理而成的。经常地、有 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 地收集和补充干部人事档案材料，积极的开展收集工作，是做好干部人事档案工作的起点、基础和前提，也是保证干部人事档案完整、系统、准确地反映干部、职工历史与现状的重要手段。要做好干部人事档案的收集工作，应当从以下四个方面做起: (一)熟悉收集渠道。干部人事档案的形成，涉及面宽，来源广泛，不只是局限于组织、人事劳资部门。因此，搞清干部、人事档案材料的来源，掌握从什么地方获取干部人事档案材料，对于做好收集工作有着重要的意义。干部、人事档案材料收集的渠道，根据不同情况可以分为六个方面: 1、组织、人事、劳资等与干部人事管理有关的部门; 2、有关党团组织、政府机关、企事业单位; 3、纪律检查、行政监察、公安保卫、司法检察部门; 4、科技、业务、学校、培训等部门; 5、民政、军队和武装部门; 6、其他产生形成干部人事档案的单位。 (二)掌握收集方法。根据多年来干部人事档案工作的实践经验，一般可以单独或结合采用以下几种方法进行: 1、在管辖范围内要求有关部门和地区按规定送交材料，一般应在材料形成后的一个月内完成送交工作; 2、与非管辖范围内的相关业务主管部门建立联系网络，及时收集人事档案材料; 3、适时安排所管干部职工填写或补充填写个人履历表; 4、及时与有关单位和人员联系，补送补办不齐全、不符合要求的干部人事材料。 5 (三)明确收集范围。制定一个具体明确、操作性强的干部人事档案材料收集范围，是确保干部人事档案齐全、完整的重要条件之一。中央组织部、国家档案局制定的《干部档案工作条例》要求，为使干部人事档案适应干部人事工作的需要，要经常通过有关部门收集干部人事任免、调动、考察、考核、培训、职称、奖励、惩处等工作中新形成的反映干部职工德、能、勤、绩的材料，以充实干部人事档案的内容。据此，中央组织部制定了《干部人事档案材料收集归档规定》，要求干部人事档案材料的收集，要本着实事求是的原则，着重收集反映干部职工政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩的材料。按照这一规定，干部人事档案材料收集的范围主要包括20个方面: 1、个人履历材料:包括在干部人事工作中形成的履历表、简历表及各类人员登记表等材料。 2、个人自传材料:包括自传和属于自传性质的材料。 3、组织考核考察工作中形成的材料:包括民主评议干部的综合材料、组织审定的考察材料、定期考核材料、年度考核登记表、鉴定结论、后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。 4、涉及个人的审计材料:如干部个人的审计报告、审计意见、离任审计等。 5、学籍学历材料:包括国民教育、成人教育(大中专)、党校、军队院校学生(学员)登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、学位学历证明;培训结业成绩登记表、学习鉴定、学员思想小结(结业);博士后研究人员工作期满登记表。 6、专业技术职称(资格)评定(考试)聘任材料:包括专业技术职务任职资格评审表、专业技术资格考试成绩合格登记表、评审高级专业技术职务人员情况简表、业务自传、评审专业技术职务任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表、套改和晋升专业技术职务审批表等材料。 7、个人或与个人有关的专业成果材料:包括科研成果、创造发明的鉴定材6 料;正式出版或发表的有重要影响的著作、译著、 论文 政研论文下载论文大学下载论文大学下载关于长拳的论文浙大论文封面下载 或获奖的著作、译著、论文的目录。 8、组织对个人的政治、历史审查材料:包括调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交代或情况说明材料;作为结论依据的调查证明、证据材料;甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及主要依据材料。 9、个人简况材料:包括更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团或加入民主党派的时间、参加革命工作时间等的申请、组织审查报告及所依据的证明、上级批复等。 10、加入党团组织或民主党派的文件材料:包括(1)中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政治审查材料及有关证明、考察材料，党员登记表、民主评议党员组织意见、登记表;整党工作中不予登记的决定、组织意见，民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料，取消预备党员资格的组织 )共青团入团志意见(记载组织意见的入党志愿书可收集归党)，退党材料;(2 愿书、申请书、团员登记表、优秀团员事迹材料、退团材料;(3)加入民主党派的材料。 11、受表彰奖励的材料:包括劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖(含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖)、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党员、优秀团员的审批(呈报)表，先进事迹材料、先进事迹登记表，立功、授勋、嘉奖、通报表扬等表彰材料。 12、有关个人问题的处理材料:包括纪律检查、监察、法院和行政管理部门工作中形成的处分决定、免予处分的意见、上级的批复及核实(调查)报告，本人的检查、交代、对处分决定的意见，撤销处分的有关材料、通报批评材料，法院判决书，复查甄别报告、决定(结论)、上级批复，离婚材料。 13、职务任免、军转安置、工作调动的材料:包括干部任免审批表(含所 7 附的考察、表现情况材料)，干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料，公务员过渡登记表，军队转业干部审批表、授予(晋升)军(警)衔审批表、转业鉴定、定级定工资材料，退(离)休审批表等材料。 14、考试录用、转正、聘用的材料:包括报考登记表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 书，政审结论和有关证明材料，考核考察材料，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。 15、工资、待遇材料:包括转正定级审批表、工资变动审批表或登记表、提职晋级和奖励工资审批表，享受专家特殊津贴呈报表及解决各种待遇的审批表、批复材料等。 16、出国出境方面的文件材料:包括因公出国(出境)审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国(出境)审批表等材料。 17、参加各种代表会议的文件材料:包括参加党代会、人代会、政协会和工、青、妇代表会以及民主党派会议形成的代表登记表、委员简历及政绩等材料。 18、有关身体健康状况的文件材料:包括有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书及确定致残等级的有关材料，新录用干部、工人体检表和毕业生分配工作体检表等材料。 19、办理丧事的材料:包括悼词、生平、报纸报道消息、讣告、非正常死亡的调查报告及遗书等材料。 20、其他对考察了解使用干部职工有参考价值的材料。 (四)建立收集制度。干部人事档案材料的收集是一项长期不断的工作，要坚持不懈地做好，应当按照中央组织部的要求和本单位、本系统、本地区的实际情况，建立切实可行、行之有效的规章制度，主要包括: 1、移交制度:如移交范围、移交时间、移交要求; 2、索要制度:如经常主动地与有关部门联系，主动索要应归档干部人事档8 案材料; 3、检查核对制度:如定期检查，将不符合要求材料退回原单位重新制作或补办手续、将不属于干部人事档案范围的材料退回原单位处置、发现缺少材料按要求补充等; 4、登记制度:即对收到的干部人事档案材料及时登记，以便掌握收集动态，确定下一步收集工作的渠道或方向; 5、普遍性补充材料制度:即由组织人事劳资等部门根据干部人事工作的需要和干部人事档案材料的短缺情况，统一布置填写履历表、鉴定表、自传、体检表等，使干部人事档案得到及时必要的补充。 二、归档 这是做好干部人事档案工作的一个关键环节，具体应达到三个方面的要求: (一)归档材料应是办理完毕的正式材料，且完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成日期。 (二)凡是归档的材料，规定由组织审查盖章的必须有组织盖章;规定要同本人见面的审查结论、复查结论、处分决定、处分意见、组织鉴定等材料，一般应有本人的签字，本人未签字可由组织注明。 (三)制作干部人事档案应使用国家规定规格的公文用纸，而且要在材料左边留出2—2.5厘米的装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不能使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。无特殊情况，一般不得用复印件代替原件归档。 第三讲 干部人事档案的整理 整理干部人事档案，应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，达到完整真实、条理分明、精炼实用的要求。 一、鉴别 9 鉴别干部人事档案，就是按照有关规定对收集来的档案材料逐份进行审核鉴定，以分辨其真伪、价值和是否完善的一项工作，也是确保干部人事档案材料真实性和完整性的一个重要环节。鉴别工作的好坏直接影响干部人事档案质量的优劣，关系到党的干部人事政策的正确贯彻落实。因此，干部人事档案工作人员应当充分认识鉴别工作的重要性和必要性，坚持历史唯物主义和辩证唯物主义，严肃对待，认真进行。 (一)鉴别工作的要求。《干部档案工作条例》规定:“收集的材料，必须经过认真的鉴别。属于归档的材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部档案。”还规定:“不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。”根据上述规定，干部人事档案材料的鉴别工作应当遵循取之有据、舍之有理的原则进行。所谓“取之有据”，是指在鉴别工作中，要以中央组织部和省委组织部等部门的有关规定为依据，如鉴别的政策界限、归档范围等。所谓“舍之有理”，是指决定剔除的材料理由要充分，决定销毁的材料要慎重，不能草率。具体来说，干部人事档案材料鉴别的要求是: 1、事实要准确。即凡是正式归档的文件材料必须准确可靠，实事求是地反映一个人的历史和现实的本来面目，诬蔑不实的虚假材料、派性材料、模棱两可含糊其词的材料，一律不得归档。 2、材料要完整。即凡是归档的材料一要看应有的材料是否都有，如处分材料，一般由组织决定、调查报告、本人检讨、证明材料等组成，不能缺了哪一部分;二要看每一份材料本身有无损页、缺页，落款、署名、时间、来源是否清楚。对于头尾不全、来源和时间不明的材料，要尽可能查清注明。对于问题查不清、内容不重要、价值不太大的材料，不予归档。 3、手续要完备。这主要是指登记、审查、批准、签字、盖章等手续。手续不完善的材料，不具备法律效力。 10 (二)鉴别工作的方法 1、判断材料是否属于干部人事档案。将不属于干部人事档案归档范围的党政文书档案、专业人员业务考绩档案、案件档案等材料剔除出去，并分别不同情况作出妥善安置。例如:一个人入党入团时的支部会议记录、审批通知书属于文书档案的范围，而志愿书、申请书、政审材料才属于干部人事档案的范围;组织上对个人正式考察考核的结论性材料、考核登记表、专业职务评定、创造发明和技术革新的评价材料、论著目录等属于干部人事档案的范围，而考核考察的总结报告、会议记录则属于党政文书档案，专业人员的著作、论文、译文、技术革新和创造发明总结、技术业务自传则属于业务考绩档案;授予个人的英雄、模范称号的决定、通知、批复、授勋审批表、事迹材料，属于干部人事档案范围，请示报告、审批材料属于文书档案的范围，而奖状、奖品、荣誉证书则属于本人保存的范围;有关个人的处分决定、复查平反决定、本人检查等属于干部人事档案范围，调查旁证材料、检举揭发材料等则属于案件档案范围。 2、判断材料是否属于本人的干部人事档案。干部人事档案是以人的姓名为标志、以人头为单位整理保存的，所以鉴别人事档案必须弄清楚是谁的档案材料，特别注意同音异名、同名异人等现象，避免张冠李戴，也不能因一人多名而将材料分散。 3、判断材料是否处理完毕。凡是归档的干部人事档案材料，必须是在事情结束和按程序处理完毕之后，需要继续办理或悬而未决的材料，应等待问题处理完毕有了结果后再归档。需要继续查清的材料，应转交有关单位查清后再归档。不易查清或无法查清的，应抽出另立专卷待查。 4、判断材料是否真实准确。干部人事档案材料的内容必须真实准确，实事求是，不能有虚假，不能含糊不清，不能自相矛盾。如果发现存在上述问题的文件材料，应及时退回原单位核实改写。 11 5、查对材料是否有重复。要剔出重份和内容重复的材料。凡是已有正本和副本的干部人事档案，再多出的就抽出不再保存。 6、审查材料是否齐全完整。如政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人交代等;处分材料一般应具备处分或免予处分的决定、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。这些材料必须齐全完整，如有头尾不清、来源不明、时间模糊的，要查清注明后才能归档。 7、审查材料是否手续完备。凡规定由组织盖章的要有组织盖章;审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面;任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批准时间和文号，出国出境审批表须注明任务、目的及往返时间。凡是不符合归档要求、手续不完备的材料，必须在补办完手续后才能归档。 (三)不归档材料的处理。一般有以下几种方法: 1、不属于干部人事档案材料，不属于本单位干部职工档案材料，及时转交有关部门保存或处理; 2、手续不完备或内容尚需核实的文件材料，提出具体意见退回有关单位修改补充、办全手续后再收回，属于个人保存的材料退回本人保存; 3、不属于干部人事档案范围又有保存价值的参考材料，由组织人事部门作为业务资料留存查考; 4、重份材料和无保存价值材料，按有关规定登记、审查、销毁。 二、分类 干部人事档案来源于不同的时间、不同的部门，形式多样，又是单份或活页材料，必须分门别类，进行系统的整理，组成一定的保管单位，以方便保管利用。根据《干部档案工作条例》的规定，干部人事档案分为正本和副本，正本必须建立，副本根据工作需要建立。 (一)正本。干部人事档案的正本由反映一个人的历史和现实情况的详12 细系统的材料构成，这些材料分为以下十个大类: 1、履历材料:主要有干部履历表(书)、简历表，干部职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，个人简历材料，更改姓名材料。 2、自传材料:包括自传及属于自传性质的材料。 3、鉴定、考核、考察材料:主要有以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定材料，作为干部任免、调动的正式考察综合材料，考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料。 4、学历、学位、学籍、培训和专业技术情况的材料:包括报考高等学校学生登记表、审查表，毕业登记表，学习(培训结业)成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表，专业技术职务任职资格申报表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务审批表，套改或晋升专业技术职务(职称)审批表，创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文的目录。 5、政治历史情况的审查材料:包括审查干部政治历史情况的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交代或说明情况的材料，主要证明材料;甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关依据材料;入党、入团、参军、出国等政审材料;更改干部的年龄、民族、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。 6、参加中国共产党、共产主义青年团及民主党派的材料:中国共产党入党志愿书，入党申请书和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料;民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见;中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料;加入民主党派的有关材料。 7、奖励(包括科技和业务)的材料:包括各种先进个人登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。 13 8、处分材料:包括违犯党纪、政纪、国法的处分决定(免予处分的处理意见)，查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交代材料;通报批评材料;甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见;法院的判决书等。 9、职务任免、工资待遇、工作调动、外事、政治待遇等材料:包括干部工资级别登记表、职务工资变动登记表、干部调整工资审批表，定级和解决待遇的审批材料;干部任免呈报表(含附件)，录用和聘用审批表，聘用干部 合同书 印刷合同书下载家教网家教中介合同家教中介合同书搬运合同书搬家公司合同书 ，续聘审批表，解聘和辞退材料;退休离休审批表;军衔审批表、军队转业干部审批表;出国出境人员审批表;党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表。 10、其它可供组织上参考的材料:如残疾体检表与残疾等级材料;干部逝世后的新闻报道材料和讣告、悼词(生平)、非正常死亡的调查报告及有关情况、遗书等。 (二)副本。干部人事档案的副本由概括地反映一个人的历史和现实的主要材料的重复件或复印件构成，主要有: 1、第一类的近期履历材料; 2、第三类的鉴定、考核材料; 3、第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料; 4、第五类的政治历史审查结论(包括甄别、复查结论)材料; 5、第七类的奖励材料; 6、第八类的处分决定(包括甄别、复查结论)材料; 7、第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料; 8、其他类别中多余的重要材料。 (三)分类时特殊情况的处理 干部人事档案分类时，常会遇到一些特殊情况，一般可按以下方法进行处理: 14 1、带自传的履历或简历表，以自传为主，归第二类; 2、履历表或简历表有鉴定的，以履历为主，归第一类; 3、有任免职务内容的干部登记表、任免呈报表所附的考察材料或主要表现情况的综合材料、提升工资级别的评级、评定军衔的鉴定表等材料，以其主要用途为主，归入第九类; 4、政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料统一归入第八类，以政治历史问题为主未给予处分的归入第五类，以违纪为主的归入第八类。 三、排序 干部人事档案材料在分类工作结束后，接着进行的工作是，把每类中的材料按一定的顺序排列起来。具体排序方法有三: (一)按时间先后排序。这样排列出来的材料，便于查阅者了解事物的来龙去脉和变化情况，有利于新材料的继续补充。此法适用1、2、3、4、7、10六个类的材料。 (二)按问题结合重要程度或主次关系排序。即将材料按照内容所反映的不同问题分开，同一问题内的材料再按照重要程度排序。这种方法适用5、6、8三个类的材料。其中:第5、8类材料的排序为:上级批复、结论或处分决定、本人对结论或处分决定的意见、调查报告、证明材料(证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列)、本人检讨或交代材料等;第6类材料中，入团志愿书排在入团的其他材料之前，入党志愿书排在入党的其他材料之前，党员登记表按照时间顺序排列。 (三)按问题结合时间顺序相对集中排列。即将一类材料按其内容反映的不同问题分开，同一问题内的材料按照时间顺序排列。此法适用于第9类中反映一个人职务、工资情况的材料。如可先将第九类的材料按照问题分为:1、工 15 资材料;2、职务任免材料;3、出国出境材料;4、其他材料。每个问题的材料再按时间顺序排列。 四、编号 凡是一类材料排列完毕后，要在每份材料首页右上角编上份号，份号由类别顺序号与该份材料在本类内的排序编号组成，例如:“1-1”、“2-3”、“9-2-1”等;在每页材料右下角(正面)和左下角(有字的背面)编写页号，以固定排序。编号字体要美观整洁，大小相宜，以前的编号用不上要擦掉。 五、编目 编号完成后，要为每卷干部人事档案编写详细的卷内材料目录，目录表格样式如下: 干 部 档 案 目 录 材料制成时间 材料取 类份页 材 料 名 称 出时间 年 月 日 号 数 数 及原因 (一)“干部档案目录”的填写要求 1、按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写。每大类的第一行填写大类号及其名称，大类号用汉字一至十表示。第二行开始按照各类别归档材料排列顺序逐份用阿拉伯数字1、2、3„„填写。 2、“材料名称”项根据材料题目填写。无题目或题目不符合实际内容的材料，要根据材料内容拟定题目。拟定题目应确切反映材料的主要内容或性质特点。 3、“材料形成时间”项，填写材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。 16 4、 “材料份数”项填写每份完整的材料的份数(包括附件)，一般均为一份。 5、各类材料目录之间的间隔: ?大类与大类之间隔四行; ?各大类材料中，若无该类档案材料，其大类标题仍然保留，与其他大类仍然间隔四行; ?第九类“工资任免等材料”分四小类，小类与小类间隔三行; ?第九类“工资任免等材料”中，若无哪小类材料，标题不保留，注意空足三行，再进入下一小类材料的输入; ?目录输入完毕后，将最后一页空表行数补足满页，再进行打印。 6、打印出来的目录要工整、正确、清楚、美观，无涂抹和褶皱。 (二)填写干部档案目录应注意事项 1、所有名称凡涉及到省、市、县或单位名称时要写全名称，如甘肃省人事厅不能简写为“省人事厅”， “兰州市城关区”不能简写成“市城关区”或“城关区”; 2、第三类“鉴定、考核材料”中，“年度考核登记表”要写清楚年份。例如，“1998年度考核登记表”不能省略“1998”，也不能写成“98”; 3、第四类“学历职称材料”中，凡涉及到学校学生登记表(卡)的，要写明是哪个学校或是哪个阶段的学校的登记表(卡)。例如，“初中毕业生登记表”不能笼统写为“毕业生登记表”，其他情况类似处理; 4、第五类“政审材料”的证明材料，要写明谁证明谁的什么问题，表明三个关键词。公式为:某省+某市+某县(区)+某乡(镇、单位)+“对其”二字+亲属称谓+政审内容+“的证明材料”五个字; 5、第七类“奖励材料”中，材料题目没涉及到奖励内容的，要根据奖励内容拟定题目，不能简单的填为“奖状”或“荣誉证”。例如，题目为“奖励登记 17 表”，内容为表彰“优秀工作者”的材料，题目应拟为“奖励优秀工作者登记表”，将内容与题目结合; 6、第十类“其它材料”:一般比较特殊或复杂，其名称一般不能缩写或简写。 (软件录入方法按组织部门要求办理，具体样式见讲稿后附件) 六、加工 1、档案材料载体变质或字迹褪色不清时要进行抢救。抢救材料一般采用修复、打印、抄写、复印等方法。凡打印、抄写的材料，要认真核对，并注明复制单位和日期。 2、对纸张超出16开规格的档案材料，在不影响材料完整、不损伤字迹的情况下，可酌情进行裁剪。裁剪档案材料要根据裁纸刀所标横竖坐标裁切，做到横平竖直，统一尺度，前后一致，保证档案材料的规范。裁切不能损坏档案材料内容，档案内容距离裁切右边应有0.8-1.2厘米距离，包边时档案左边应留出2-2.5厘米距离，防止打孔时损坏档案材料。不能紧靠内容裁切或裁掉表格外框(包括表框外的字和与档案材料内容无关的字迹)。裁切筒子纸要根据内容折叠整齐，不能裁断。 3、对超出16开规格且无法裁切的材料，须进行折叠。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。 4、小于16开规格的档案材料，要用宣纸裱边(注意宣纸不能太薄)。裱边时横边补上不补下，遇到大量需要裱横边的材料可以隔页裱边，竖边必须补齐。裱边要粘牢，同时不能把下一页粘住。 5、对破损、卷角、折皱的材料要进行裱糊。裱糊用纸为白纸，浆糊涂抹要适量。 6、材料包边不能把档案内容粘住，并把原来的装订孔包在白边里。一般材料纸张厚的7页左右包一本，纸张薄的10页左右包一本。包边纸宜用B5复印18 纸，裁成宽5厘米-5.5厘米长条。 7、档案上原有的分类角须剪掉并用宣纸补齐，有些不干净的也须剪掉重新补齐。整理时要按照类别插入分类角。分类角贴在白纸的右上方，与纸的右上角完全重叠，贴分类角的纸必须是黄底红字的角标纸。 8、奖励登记表、学生成绩册、毕业证书、学位证书、奖状等需折叠的材料，裱背后装入档案，粘贴时注意做到便于翻阅。如果材料过大应折叠，一般折下边和右边。 9、铅笔标注在档案上的无关字迹一律擦除。 10、整理过程中产生的重复件和多余件，根据类别、时间排序，按标准裁剪和装订后，要在每份材料上注明为重复件或多余件并装入本人档案。 11、要拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化生锈损坏材料。 12、对于裁切后的整卷干部档案要求做到四面整齐。 七、装订 (一)固定装订法: 适用于离退休人员。 (二)活页装订法:适用于在职人员。 不同的装订方法有其不同的优点和缺点。 八、卷盒排序 (一)汉语拼音排序法; (二)姓氏笔划排序法。 19 附件一:干部档案目录表格及填写式样 干 部 档 案 目 录 材料制成时间 类份页材料取出 材 料 名 称 号 数 数 时间及原因 年 月 日 一 履 历 表 类 1 国 家 职 工 履 表 1988 12 06 1 4 2 干 部 履 历 表 2000 01 01 1 11 二 自 传 三 鉴 定 、 考 核 材 料 1 自 我 鉴 定 表 1970 02 15 1 1 2 ××乡知青评议记录 1976 08 28 1 2 3 2001年度考核登记表 2002 05 22 1 2 4 2002年度考核登记表 2003 03 15 1 2 5 2003年度考核登记表 2004 05 14 1 2 6 2004年度考核登记表 2005 06 19 1 2 20 干 部 档 案 目 录 类材料制成时间 份页材料取出 材 料 名 称 号 数 数 时间及原因 年 月 日 7 2005年度考核登记表 2006 03 28 1 2 8 2006年度考核登记表 2007 03 28 1 2 四 学 历 职 称 材 料 1 小学毕业生登记表 1969 1 1 2 兰州市中学生登记表 1973 1 2 3 高教自考毕业生登记表 1987 12 10 1 4 4 专业技术职务资格评审表 1993 03 31 1 13 五 政治历史审查材料 1 社会关系证明材料 1971 03 04 1 2 21 干 部 档 案 目 录 材料制成时间 类份页材料取出 材 料 名 称 号 数 数 时间及原因 年 月 日 六 党 团 材 料 1 入 团 志 愿 书 1977 06 27 1 6 2 入 团 申 请 书 1971 06 24 1 3 3 超龄团员离团登记表 1985 04 15 1 1 七 奖 励 材 料 1 五好个人代表登记表 1970 10 05 1 2 2 1993年度先进个人登记表 1994 02 26 1 1 八 处 理 材 料 22 干 部 档 案 目 录 类材料制成时间 份页材料取出 材 料 名 称 号 数 数 时间及原因 年 月 日 九 工 资 任 免 等 材 料 1-1 国家职工转正定级审批表 1977 04 20 1 1 1-2 1983年职工升级审批表 1983 12 05 1 2 1-3 机关调入人员工资审批表 1990 12 04 1 1 1-4 机关晋升级别工资审批表 1998 04 13 1 1 1-5 机关晋升工资档次审批表 2001 01 06 1 1 1-6 机关晋升工资档次审批表 2003 03 10 1 1 2-1 关于郝相余等任职的通知 2002 11 19 1 1 2-2 关于于宏丽等任职的通知 2005 06 28 1 1 3-1 23 干 部 档 案 目 录 材料制成时间 类份页材料取出 材 料 名 称 号 数 数 时间及原因 年 月 日 4-1 兰州市招收工人登记表 1976 09 29 1 2 4-2 ××参加工作时间审定表 1987 09 01 1 1 4-3 职 工 登 记 表 1981 04 01 1 6 4-4 吸 收 录 用 干部审批表 1990 11 15 1 2 4-5 国 家公务员过渡审批表 1999 11 04 1 2 十 其 它 材 料 1 健 康 检查记录 卡 片 1970 01 13 1 1 2 体 格 检 查 表 1976 09 07 1 2 3 兰州齿轮厂档案转递单 1990 11 21 1 1 24 附录一: 《干部人事档案》课程自测题 一、名词解释:(每词5分，共10分) 1、人事档案: 2、鉴别: 二、简答题:(每题10分，共50分) 1、干部人事档案有哪些特性, 2、干部人事档案有哪些作用, 3、干部人事档案归档应达到哪些要求, 4、干部档案目录设有哪些栏目, 5、干部人事档案材料收集制度包括哪些内容, 三、论述题:(每题15分，共90分) 1、收集干部人事档案应当从哪几个方面做起, 2、干部人事档案的收集范围。 3、干部人事档案材料鉴别的要求是什么, 4、干部人事档案材料鉴别工作的方法。 5、干部人事档案材料分为哪几类, 6、干部人事档案材料如何排序, 附录二: 《干部人事档案》课程自测题答案 一、名词解释: 1、人事档案:干部人事档案是组织、人事部门在管理干部(公务员)、工 人、专业技术人员的活动中，形成的记载干部、工人和专业技术人员个人的经 25 历和德才表现并以人头为单位整理保管的文件材料，是党和政府及有关单位考察了解和正确选用干部、管理人事的重要依据。 2、鉴别:鉴别干部人事档案，就是按照有关规定对收集来的档案材料逐份进行审核鉴定，以分辨其真伪、价值和是否完善的一项工作，也是确保干部人事档案材料真实性和完整性的一个重要环节。 二、简答题: 1、干部人事档案有哪些特性, 答案要点:现实性;真实性;动态性;机密性。 2、干部人事档案有哪些作用, 答案要点:(1)考察了解干部职工的重要手段;(2)做好组织、人事工作不可缺少的依据;(3)澄清个人有关问题的重要凭证;(4)提供人才开发使用的信息;(5)编写人物传记和专业史志的宝贵史。 3、干部人事档案归档应达到哪些要求, 答案要点:应达到三个方面的要求:(1)归档材料应是办理完毕的正式材料，且完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成日期;(2)凡是归档的材料，规定由组织审查盖章的必须有组织盖章;规定要同本人见面的审查结论、复查结论、处分决定、处分意见、组织鉴定等材料，一般应有本人的签字，本人未签字可由组织注明;(3)制作干部人事档案应使用国家规定规格的公文用纸，而且要在材料左边留出2—2.5厘米的装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不能使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。无特殊情况，一般不得用复印件代替原件归档。 4、干部档案目录设有哪些栏目, 答案要点:设有六个项目，依次是:类号、材料名称、材料制成时间、份数、页数、材料取出时间及原因。 26 5、干部人事档案材料收集制度包括哪些内容, 答案要点:主要包括:(1)移交制度:如移交范围、移交时间、移交要求;(2)索要制度:如经常主动地与有关部门联系，主动索要应归档干部人事档案材料;(3)检查核对制度:如定期检查，将不符合要求材料退回原单位重新制作或补办手续、将不属于干部人事档案范围的材料退回原单位处置、发现缺少材料按要求补充等;(4)登记制度:即对收到的干部人事档案材料及时登记，以便掌握收集动态，确定下一步收集工作的渠道或方向;(5)普遍性补充材料制度:即由组织人事劳资等部门根据干部人事工作的需要和干部人事档案材料的短缺情况，统一布置填写履历表、鉴定表、自传、体检表等，使干部人事档案得到及时必要的补充。 三、论述题: 1、收集干部人事档案应当从哪几个方面做起, 答案要点:应当从以下四个方面做起:(1)熟悉收集渠道。干部、人事档案材料收集的渠道，根据不同情况分为六个方面:组织、人事、劳资等与干部人事管理有关的部门;有关党团组织、政府机关、企事业单位;纪律检查、行政监察、公安保卫、司法检察部门;科技、业务、学校、培训等部门;民政、军队和武装部门;其他产生形成干部人事档案的单位。(2)掌握收集方法。一般可以单独或结合采用以下几种方法进行:在管辖范围内要求有关部门和地区按规定送交材料，一般应在材料形成后的一个月内完成送交工作;与非管辖范围内的相关业务主管部门建立联系网络，及时收集人事档案材料;适时安排所管干部职工填写或补充填写个人履历表;及时与有关单位和人员联系，补送补办不齐全、不符合要求的干部人事材料。(3)明确收集范围。制定一个具体明确、操作性强的干部人事档案材料收集范围，是确保干部人事档案齐全、完整的重要条件之一。中央组织部制定的《干部人事档案材料收集归档规定》规定了干部人事档案材料的收集范围。(4)建立收集制度。干部人事档案材料的收 27 集是一项长期不断的工作，要坚持不懈地做好，应当按照中央组织部的要求和本单位、本系统、本地区的实际情况，建立切实可行、行之有效的规章制度，主要有移交制度、索要制度、检查核对制度、登记制度、普遍性补充材料制度。 2、干部人事档案的收集范围。 答案要点:干部人事档案材料收集的范围主要包括20个方面:(1)个人履历材料;(2)个人自传材料;(3)组织考核考察工作中形成的材料;(4)涉及个人的审计材料;(5)学籍学历材料;(6)专业技术职称(资格)评定(考试)聘任材料;(7)个人或与个人有关的专业成果材料;(8)组织对个人的政治、历史审查材料;(9)个人简况材料;(10)加入党团组织或民主党派的文件材料;(11)受表彰奖励的材料;(12)有关个人问题的处理材料;(13)职务任免、军转安置、工作调动的材料;(14)考试录用、转正、聘用的材料;(15)工资、待遇材料;(16)出国出境方面的文件材料;(17)参加各种代表会议的文件材料;(18)有关身体健康状况的文件材料;(19)办理丧事的材料;(20)其他对考察了解使用干部职工有参考价值的材料。 3、干部人事档案材料鉴别的要求是什么, 答案要点:干部人事档案材料鉴别的要求是:(1)事实要准确。即凡是正式归档的文件材料必须准确可靠，实事求是地反映一个人的历史和现实的本来面目，诬蔑不实的虚假材料、派性材料、模棱两可含糊其词的材料，一律不得归档。(2)材料要完整。即凡是归档的材料一要看应有的材料是否都有，如处分材料，一般由组织决定、调查报告、本人检讨、证明材料等组成，不能缺了哪一部分;二要看每一份材料本身有无损页、缺页，落款、署名、时间、来源是否清楚。对于头尾不全、来源和时间不明的材料，要尽可能查清注明。对于问题查不清、内容不重要、价值不太大的材料，不予归档。(3)手续要完备。这主要是指登记、审查、批准、签字、盖章等手续。手续不完善的材料，不具备法律效力。 28 4、干部人事档案材料鉴别工作的方法。 答案要点:(1)判断材料是否属于干部人事档案。将不属于干部人事档案归档范围的党政文书档案、专业人员业务考绩档案、案件档案等材料剔除出去，并分别不同情况作出妥善安置。(2)判断材料是否属于本人的干部人事档案。特别要注意同音异名、同名异人等现象，避免张冠李戴，也不能因一人多名而将材料分散。(3)判断材料是否处理完毕。凡是归档的干部人事档案材料，必须是在事情结束和按程序处理完毕之后，需要继续办理或悬而未决的材料，应等待问题处理完毕有了结果后再归档。需要继续查清的材料，应转交有关单位查清后再归档。不易查清或无法查清的，应抽出另立专卷待查。(4)判断材料是否真实准确。干部人事档案材料的内容必须真实准确，实事求是，不能有虚假，不能含糊不清，不能自相矛盾。如果发现存在上述问题的文件材料，应及时退回原单位核实改写。(5)查对材料是否有重复。要剔出重份和内容重复的材料。(6)审查材料是否齐全完整。如政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人交代等;处分材料一般应具备处分或免予处分的决定、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。这些材料必须齐全完整才能归档。(7)审查材料是否手续完备。凡规定由组织盖章的要有组织盖章;审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面;任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批准时间和文号，出国出境审批表须注明任务、目的及往返时间。凡是不符合归档要求、手续不完备的材料，必须在补办完手续后才能归档。 5、干部人事档案材料分为哪几类, 答案要点:(1)履历材料;(2)自传材料;(3)鉴定、考核、考察材料;(4)学历、学位、学籍、培训和专业技术情况的材料;(5)政治历史情况的审查材料;(6)参加中国共产党、共产主义青年团及民主党派的材料;(7)奖励 29 (包括科技和业务)的材料;(8)处分材料;(9)职务任免、工资待遇、工作调动、外事、政治待遇等材料;(10)其它可供组织上参考的材料:如残疾体检表与残疾等级材料;干部逝世后的新闻报道材料和讣告、悼词(生平)、非正常死亡的调查报告及有关情况、遗书等。 6、干部人事档案材料如何排序, 答案要点:具体排序方法有三:(1)按时间先后排序。这样排列出来的材料，便于查阅者了解事物的来龙去脉和变化情况，有利于新材料的继续补充。此法适用1、2、3、4、7、10六个类的材料。(2)按问题结合重要程度或主次关系排序。即将材料按照内容所反映的不同问题分开，同一问题内的材料再按照重要程度排序。这种方法适用5、6、8三个类的材料。其中:第5、8类材料的排序为:上级批复、结论或处分决定、本人对结论或处分决定的意见、调查报告、证明材料(证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列)、本人检讨或交代材料等;第6类材料中，入团志愿书排在入团的其他材料之前，入党志愿书排在入党的其他材料之前，党员登记表按照时间顺序排列。(3)按问题结合时间顺序相对集中排列。即将一类材料按其内容反映的不同问题分开，同一问题内的材料按照时间顺序排列。此法适用于第9类中反映一个人职务、工资情况的材料。如可先将第九类的材料按照问题分为:1、工资材料;2、职务任免材料;3、出国出境材料;4、其他材料。每个问题的材料再按时间顺序排列。 30