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产品生产与科技开发类档案管理办法.doc

产品生产与科技开发类档案管理办法

花开未中间
2017-09-16 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《产品生产与科技开发类档案管理办法doc》,可适用于战略管理领域

产品生产与科技开发类档案管理办法沈阳工程学院产品生产与科技开发类档案管理办法第一章总则第一条根据《中华人民共和国档案法》国务院批准的《科学技术档案工作条例》、国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章精神为了提高产品生产与科技开发类档案(以下简称产品档案)的质量和管理水平更好地为我院教学、科研提供有效服务并为考核产品档案提供依据特制定本办法。第二条凡是我院在设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像载体材料等均属产品生产与科技开发档案。第三条我院的产品档案工作是办好校办工厂和实体的重要基础工作之一也是衡量校办工厂和实体管理水平重要标准之一必须与生产单位的计划管理质量管理和岗位责任制工作紧密配合。在布置、检查、验收、总结产品工作时同时布置、检查、验收、总结产品档案工作。第四条要努力实现产品档案的科学管理逐步采用先进管理手段大力开发档案信息资源为学院工作和四化建设服务。第五条要把产品档案工作列入各经济实体的工作计划配备必要的设备和专兼职档案员拨给一定的经费。第二章归档范围的确定第六条确定的原则归档的产品生产与科技开发活动过程中形成的文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。归档的产品生产与科技开发文件材料必须反映产品生产管理、经营、销售管理和产品生产各个环节的全过程保证完整、准确、系统。归档的产品生产与科技开发文件材料必须遵循自然形成规律保持其有机联系必须与实物一致并且有成套性。第七条归档的主要内容和重点归档的主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等六个方面。具体范围见附件一。归档的重点是各经济实体的申办报告、审批材料、业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。第八条不归档的文件材料未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额重份文件和重份图纸无查考价值和临时性、事务性文件未定稿的计划、制度未生效的合同、协议书。第三章立卷归档第九条院内各产品生产与科技开发单位均为产品生产与科技开发档案的立卷单位。第十条形成积累产品生产与科技开发单位接受任务后应向各级管理和技术人员布置文件材料形成、积累的任务并指定专人负责整个过程(从设计到销售)中文件材料的形成积累工作。工厂技术管理部门和产品设计组按产品工作不同阶段分别积累和整理有关的文件材料。档案部门应深入工厂、公司了解各部门文件材料的形成情况。督促、指导有关人员做好归档材料的积累工作。归档材料必须字迹工整、图象清晰、纸质优良、图纸幅面大小要按国家统一格式图纸签字手续完备。归档材料一般归档一份(原件)重要和经常使用的可酌加副本。蓝图、底图应各存一份。第十一条整理组卷产品鉴定或定型后产品设计组负责人把本产品形成的文件材料按其自然形成规律和有机联系整理组卷交技术管理部门技术管理部门负责检查归档材料的完整、准确、系统情况并与积累的管理性材料整理成卷后再送交学院档案馆。根据产品生产与科技开发中技术文件材料的自然形成规律保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则将每个产品项目组成一卷或多卷反映整个产品项目关键材料放在首卷底图单独存放。若一个项目文件材料少时应将文字材料在前、蓝图在后进行组卷底图单独存放。与各产品项目关系密切的管理性文件应列入产品项目类中组卷。底图、蓝图的格式和编号必须符合国家标准。配套图必须附有目录。幅面大于卷盒的文件材料以及图纸按号图纸规格折叠对透明底图应用缝纫机打边。卷内文件材料应按正件在前附件在后排列。对组好卷的技术文件材料进行逐页编号每卷页号从开始无论单面或双面只要有书写、印刷的文件材料每面均为一页。页号位置标在非装订线一侧的下角。以件为单位的应在右上角加盖有单位名称、档号、件号戳记章并逐项填写。填写卷内目录和备考表。卷内目录应放在卷内材料首页之上备考表放在卷内材料尾页之后。对蓝图、底图等不装订的文件材料要按照卷内目录的编排次序、图号顺序进行排列。产品技术负责人应填写归档说明书归档说明书应放在产品项目内首卷卷内目录之前。草拟案卷封面经档案部门审查后用毛笔填写。标题应简明、准确。产品技术负责人在归档前提出划定案卷保管期限和密级的意见经本部门技术管理部门同意后确定。产品生产与科技开发文件材料采用案卷或卷盒两种方式保管。和产品生产与科技开发档案配套的照片、底片、录音带、录像带、计算机磁盘等特殊载体档案材料应分别组卷专柜保管档号应与有关文字材料卷一致。第十二条归档验收新产品在成型鉴定前档案馆应会同技术管理部门对应归档文件材料进行审查并出具证明材料。没有档案部门的证明材料不能进行鉴定投产工作。在产品定型鉴定(或验收)后两个月内应完成立卷归档任务。在生产销售过程中产生的科技文件材料由各有关部门按年度向技术管理部门移交。因某种原因工作中断的产品应在中断后两个月内完成立卷归档工作。技术管理部门应认真填写档案移交目录一式二份。连同案卷一起交档案部门清点后双方在移交目录上签字盖章各执一份以备查用。管理性材料应在次年三月底前完成归档任务。第四章产品档案的管理第十三条分类编号按《高等学校档案实体分类法》档号的编制原则我院产品类档案的分类号由一、二、三级类目代号组成具体见附件一。产品生产类档案档号=年度号产品生产与开发档案分类号案卷号。模式如下:××CP,n案卷号产品生产类档案三级类目代号分类号产品生产类档案二级类目代号产品生产类档案一级类目代号年度号说明:案卷号:产品类档案按三级类目流水。年度:产品综合类档案用自然年度。产品项目类档案用项目完成年度。第十四条编目档案部门应对产品档案编制目录按档号先后顺序登录。按照GB《档案著录规则》编制产品档案案卷级、文件级著录卡作为手工检索和计算机采集卡使用。为了方便利用应编制各种分类目录、系列产品专题目录。每卷档案脊背上填写档号也可以另行贴上有档号的标签标签下沿位置距底边毫米。第十五条排架产品档案排架按档号顺序排列并将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下从左到右竖立摆放。第十六条保管保管产品档案的库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。库房标准温度为,标准相对湿度为,。库房柜架应编顺序号应设有档案存放示意图。专兼职档案员应对档案的安全定期检查记录在案发现问题及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。第十七条补充与修改已归档的技术文件材料需要更改时必须填写更改通知单经产品设计(研制)组负责人或有关主管负责人批准同意后方可更改有关技术文件材料。对修改后的各种底图应重新绘制蓝图、连同更改通知单一并归档。更改一般是谁设计谁更改协作单位应会同主要设计单位进行更改按协议、合同办事。更改必须履行审批手续未经批准任何人不得任意更改已归档的技术文件材料。对归档后补充的技术文件材料应及时整理编目补充材料少可归入有关案卷内材料多时应单独卷编目。第十八条鉴定和销毁在分管院长领导下由档案部门与技术部门组成鉴定小组采用直接鉴定的方法以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础按照分工、个人初鉴、集体审查对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见登记造册经分管院长批准方可存毁。销毁档案时必须有两人监销并在销毁清册上签字。第十九条统计院档案馆要确定专人负责统计。建立健全产品档案统计台帐掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁等数据按省、市档案部门和档案馆的要求及时报送各种报表。第五章产品档案的开发利用第二十条借阅凡利用档案馆藏产品档案均应按本馆规定办理利用手续填写《档案借阅登记簿》。利用结束后利用者应如实填写《档案利用效果登记表》留馆存查。对借出档案档案部门要定期催还发现损坏或丢失应写出书面报告根据不同情况予以处理。第二十一条咨询服务报道交流档案人员应及时了解生产情况掌握其需要积极主动准确提供档案为产品试制、生产服务。档案部门要定期编制本单位产品档案目录及摘要编写各种参考资料在单位内部提供利用。第二十二条在档案管理中必须严格执行国家保密法、专利法等有关法律确保生产档案的安全维护科技人员的合法权益。第二十三条注意收集、登记利用产品档案后取得的经济效益和社会效益并编印成册广泛宣传。附件一沈阳工程学院产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限表CP综合序号类目名称保管期限上级关于产品生产与科技开发管理的文件长期本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、长期制度及手册、图表产品生产与科技开发的请示、批复、批示长期产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料长期产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表永久CP销售管理序号类目名称保管期限产品用户清册长期产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录长期用户反馈的产品技术文件材料长期产品说明书、宣传品、广告样张短期产品用户交验协议短期CP产品计划准备阶段材料序号类目名称保管期限任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、建议书、长期上级批示批文CP产品生产设计(研制)阶段材料序号类目名称保管期限总体方案设计材料长期全套设计定型图纸长期技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告长期通用件、标准件、外购件、外协件、明细表、图样目录长期阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计定型报告及批复长期产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等长期CP产品生产试制与鉴定阶段材料序号类目名称保管期限试验大纲、试验记录及试验工作总结长期鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证长期试验规程和记录、样机底片、照片等长期获奖材料、专利材料长期论文、专著长期CP产品生产阶段材料序号类目名称保管期限生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划长期全套工艺定型图纸、技术条件说明书长期工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等长期全部工艺文件材料材料定额和代用单、工时定额短期生产定型报告及批复长期重大质量事故分析、重要联席会议纪要长期各种更改单及技术通知单长期生产工作总结报告、技术工作总结报告长期

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