电子商务的高校智慧型档案馆建设论文
电子商务的高校智慧型档案馆建设论文预读: 摘要:一、实现高校档案电子商务的必要性
实现高校档案电子商务是建立“智慧型档案馆”的必然选择.一方面,电子商务系统是对传统档案查询方式的超越.高校档案是再现高校在教学、科研、行政方面真实面貌的原始文献,具有一定的延时性.以教学档案为例,学生在校期间的录取登记表、成绩单、毕业资料等档案,只有学生毕业离校之后,才会由教学部门转存档案馆.另一方面,高校档案电子商务的实现,进一步促进了档案管理的规范化和现代化.高校电子商务系统旨在实现“自助式”下单、“自动式”分配,线上线下协调合作,规范了档案办理流程,提高了业务办理的效率.电子商务系统的建立,进一步推进了高校档案专题数据库的开发,促进了高校档案的数字化水平.
二、高校档案电子商务的实现方式
(一)以网络为沟通平台
高校档案电子商务系统的建立可以借鉴B2C电子商务模式的基本原理,以网络为沟通平台实现用户与服务者之间的在线联系.电子商务系统可以通过系统平台,使教学、科研等日常办理业务实现线上服务.用户通过系统平台可以进行档案查询预约、档案查询咨询、档案在线办理等业务;管理人员则可通过平台了解用户需要,进行业务办理,并借助平台实现档案存储智能化、检索智能化、应用的智能化等.
(二)线上下单线下服务
电子商务系统需要线上线下的通力合作.用户通过系统平台表达需求,档案工作人员则需要通过信息审查、档案查询、档案办理、档案审查等方式进行线下的服务.线上线下的有效配合是档案在线业务顺利办理的保障.一方面,必须依托于安全、便捷的系统平台实现线下下单的有效完成;另一方面,需要档案工作人员提高互联网业务办理水平,有效完成线下的档案核实、查询、邮寄等后续工作.
(三)以快递为物流手段
快递等物流行业地快速发展为高校档案电子商务模式的实现提供了便捷的条件.纸质版的档案资料可以通过快递邮寄的方式,在短时间内到达用户手中,为用户节省大量的经济、时间成本,同时较大程度上提高了高校档案的利用效率和效益.快递邮寄方式还可以通过快递订
单凭证作为信息查询和保存的有效依据.
三、高校档案电子商务需注意的问题
(一)安全隐私问题
高校档案涉及用户的私人信息,具有隐私性.高校档案电子商务系统的建立要充分注意档案信息的保密性,防止个人信息的泄露.一方面,确保办理人的身份,可通过上传个人身份证等方式,对申请人的身份进行核实;另一方面,签订隐私申明,对申请人的身份,档案资料的使用进行约束,申请人只有确认同意隐私声明,才能进行档案后续办理.
(二)系统设计问题
高校档案电子商务系统的设计要具有便捷性、有效性、个性化的特征.首先,页面的设计要充分体现用户需要,办理程序要简单明了,减少程序层级,便捷用户办理.其次,要及时对用户申请服务信息进行审核回复,提高用户申请的有效性,并准确及时进行后续线下服务,减少线上办理的“失误率”.
(三)管理升级问题
高校档案在线系统的建立涉及到档案办理流程的创新,需要调整档案办理流程,使其与之相配合.一方面,要清晰划分业务接收、业务审核、业务查询、业务邮寄等不同业务之间的职责,进行合理的分工;另一方面,开启档案管理现代化、规范化的新篇章,提高高校档案数字化水平,逐步实现数据库系统与在线系统的有效整合,提高档案查询的现代化水平.高校档案电子商务是顺应电子商务时代的新兴产物,一方面,为用户节省了大量的成本,提高了高校档案的
效率;另一方面,促进了高校档案管理的现代化和规范化,推进了“智慧型档案馆”的建设.但是高校档案电子商务的发展还处于探索阶段,辩证唯物主义认为,任何事物的发展都是前进性与曲折性的统一.因此,高校档案电子商务系统在建立和发展的过程中,要遵守事物发展的客观规律,在汲取B2C电子商务模式优点的基础上,结合高校档案管理实际情况,不断优化系统功能,提高运行效率.
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