采购业务流程及
管理制度
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第一条采购部门划分
1.生产原材料采购:由采购部门负责办理。
2.日常办公用品采购:由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理。
3.对于重要材料的采购,必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作
业。
第二条采购作业方式
一般情况,采购部门依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利的方式进
行采购:
1.集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利,
采购前,先通知请购部门依计划提出请购,采购部门集中办理采购。
2.长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定供应厂商,议定长期供应价格,批准后通知请购部门依需要提出请购。
3.未经公司主管领导书面同意,不得私自变更、替换现有面辅材料供应商;如有更适合供应商而需要替换原供应商的,采购部必须提交书面变更供应商陈述
材料,获得书面批准后方可变更。
4.询价、议价结束后,需公司主管领导书面同意方可定价,否则公司不予认
可价格;由此引起后果由责任人负全责。
5.采购作业
合同
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签订由公司指定或授权委派专人负责,否则视为无效。
6.毛领、毛条、面料等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人员
办理。
第三条采购作业处理期限
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限,通知有关部门以便参考,如果有变更时,应立即修正。
采购作业处理
第四条询价、比价、议价
(一经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后,以电话
或其他联络方式向供应厂商议价。
(二凡是最低采购量超过请购量的,采购经办人员在议价后,应在请购单中
注明,经主管签字确认后上报。
(三采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的缓急,并参考市场行情及过去采购
记录
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或厂商提供的资料,需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价,经分析后进行议价,议价结果书面上报主管领导。
(四采购部门接到请购部门(生产部、总经理办以电话联络的紧急采购情况,主管应立即指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程
序优先办理。
第五条审核及批准
附注:凡是列入固定资产管理的采购项目应该以“财产支出”批准权限进行
上报。
第六条订购
(一采购经办人员接到经批准的“材料采购单”后,应以“订购单”向厂商订购,并以电话或传真确定交货(到货日期,同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”,材料需按款号标明分包包装。
(二若属分批交货者,采购经办人员应在“材料采购单”上署名“分批交货”
以供识别。
(三采购经办人员使用暂借款采购时,应在“材料采购单”上署名“暂借款
采购”,以供识别。
第七条整理付款
1.面辅材料仓库应按照已办妥收料的入库单单,经与供应商送货核对无误
后,于第二日将原始单送会计部门。
2.缺交应补足者,请购部门应依照实收数量,进行整理付款。
3.超交应经主管批准后,才能依照实收数量进行整理付款,否则仅依订货
数付款。
价格及质量的复核
第八条价格复核与市场行情资料提供
1.采购部门应调查主要材料的市场与行情,并建立厂商资料,作为采购及
价格审核的参考。
2.采购部门应就企业内所需要的材料,提供市场行情资料,作为材料批准
价格的参考。
第九条质量复核
采购部应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验等。
第十条异常处理
审查作业中,若发现异常情况,采购单位审查部门应立即附异常情况
报告
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资
料,通知有关部门处理。
附则
第十一条本办法经总经理批准后实施,增设修订亦同。
第十二条本办法自2010年8月1日期开始实施。
采购主、辅料管理
制度
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补充
1,根据计划单采购主、辅、料。
2,现款采购:采购员必须凭有经理签字的借款单向财务部借款,采购回来后,采购员持货品、购货发票或收据到仓库办理入库手续,由仓库保管员验收并开出入库单,(入库单必须注名:供货方名称,货物的名称,数量、单价、金额、用途签字。入库单必须通过采购员、保管员、会计签字后。随同购货发票或收据才能由经理签字。然后到财务部办理报销手续。
3,订单采购:供应商货到后,由采购员到仓库办理入库手续,由仓库保管员验收并开出入库单(入库单必须注名:供货方名称,货物的名称,数量、单价、金额、用途。入库单必须通过采购员、保管员签字。并将第二联传递会计作往来帐。供应商需要结款时,应凭入库单,随同购货发票或收据由经理签字,然后
到财务部办理结算手续。
浙公网安备 33021202002483