科技档案整理流程课件稿

科技档案整理流程课件稿 科技档案归档整理流程 ,一,科技档案的定义 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称～简称科技文件。 国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的～对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的～应当归档保存的科技文件～即是科技档案。 ,二,科技档案的种类 按照内容性质来划分～科技档案可分为工业生产技术档案、农业生产技术档案、基本建设档案、设备档案、自然科学研究档案、气象档案、天文档案、水文档案、地质档案、测绘档案、地震档案、环境保护档案、医学科技档案等～这是科技档案种类划分最常用的方法。机关、事业单位具有普遍性的科技档案主要有基建档案、设备档案。 ,三,科技档案的归档范围 ,四,科技档案的整理方法及步骤 (一)案卷组织 “案卷组织”也称为“组卷”～是科技文件整理工作的核心内容～这项工作由有关的科技部门承担～档案部门履行监督、指导的 职责 岗位职责下载项目部各岗位职责下载项目部各岗位职责下载建筑公司岗位职责下载社工督导职责.docx 。 1 1、组卷原则 遵循科技文件的形成规律,保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统～便于档案的保管和利用。 2、组卷要求 ?案卷内科技文件应齐全、完整～签章手续完备。 ?案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。 3、组卷方法 ?针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中～按阶段或分年度组卷。 ?科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件～应按其项目、结构、阶段或台,套,等分别组卷。 ?成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。 ?通用图、 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 图可放入相应一项目文件中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目～应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。 ?底图以张或套为保管单位进行整理。 ?产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件～宜采取插卷方式放入原案卷中,亦可单独组卷排列在原案卷之后～并在原案卷的备考表中予以说明和标注。 ?产品升级换代建设项目后评估、改扩建或重新所形成的的科技文件应单独组卷排列。 (二)案卷排列 2 1、案卷的排列 ?建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。 ?设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收(自制设备仪器的设计、制造、验收,、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。 ?科研类案卷宜按课题可行性研究立项、 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。 2、卷内文件的排列 科技文件宜按系统、成套性特点进行排列。卷内文件一般应文字材料在前～图样在后,译文在前～原文在后。管理性文件按问题结合时间,阶段,或重要程度排列。一般应印件在前～定稿在后,正件在前～附件在后,复文在前～来文在后。 ?图样文件排列。图样在形成时～一般有两种情况:一种是形成时编制了图样目录,另一种是形成时没有编制图样目录。对于第一种情况～只需按已编制的图样目录顺序排列即可。对于第二种情况～排列图样一般按总体和局部关系排列。主要适用于基本建设工程图样文件的系统排列。其总的排序是:总体布置图?系统图?平面图(或立面图、剖面图)?大样图等～即总体性、综合性的图样在前～局部性的图样居中～细部的、大样性的图样在后。 ?文字文件排列。案卷内科技文件如果单纯是文字文件～有以下几种排列方法可供选择: A.按重要程度排列。一般是重要文件在前～次要文件在后。比如～在一个案卷内～既有成果性文件～又有原始记录和过程性文件～则根据重要程度排列的顺序为:成果文件?原始记录文件?过 3 程性文件～这样不仅可以体现出科技文件的重要程度～而且也符合人们的查找利用规律。 B.按时间排列。按科技文件的形成时间或其内容所反映的时间进行排列。 C.按科技文件之间的逻辑关系排列。这主要是指:对反映同一问题的来文和复文～正文和附件～正本和原稿的排列～一般应是复文在前～来文在后;正文在前～附件在后;正本在前～原稿在后。 ?图文混合文件的排列。在由图样文件和文字文件混合组成的案卷中～其系统排列只要区分以下两种情况: A.如果案卷内的文字文件是对整个对象(如产品、工程、课题等)或整个案卷(如部件、专业等)或多份图样进行的总说明～则文字在前～图样在后。 B.如果案卷内的文字文件只是对案卷内的某份图样文件进行补充或局部性的说明～这时～图样在前～文字在后。 (三)案卷编目 案卷编目～是以案卷为对象～通过一定的形式固定案卷系统整理的成果～揭示案卷内科技文件内容与成分的工作。编目前首先按件装订～装订前去掉金属物～用三孔一线装订法～背面打结。卷内文件超出卷盒幅面的～应折叠～破损的要修复。案卷编目的内容包括:编页号～填写案卷内科技文件目录～填写备考表～填制案卷封面和脊背标签等。 1、卷内科技文件页号编写 ?案卷内科技文件以件为单位编写页号～以有效内容的页面为一页。其方法是:在案卷内科技文件排列顺序确定以后～统一采用阿拉伯数字从“0001”开始依次标注。页号位置:单面书写的科技文件在右下角编页号,双面书写的科技文件～正面在右下角～背面在左下角。 4 ?已有页号的文件可不再重新编写页号。如成套图样、说明书、计算书、论文等～在编制时已经编有页号～就不必另行重复编号。 ?卷内目录、卷内备考表不编写页号。 ?在每份文件的首页右上角加盖档号章。 2、案卷封面编制 案卷封面应印制在卷盒正表面～亦可采用内封面形式。 ,案卷题名～应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容～主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字,号,、结构、阶段名称、文件类型名称等。 ,立卷单位～应填写负责组卷部门或单位。 ,起止日期～应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间—年、月、日,年度应填写四位数字～下同,。 ?保管期限～应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。 ?密级～应填写卷内科技文件的最高密级。 ?档号～由全宗号、分类号,或项目代号或目录号,、案卷号组成。 A、全宗号:需向档案馆移交的档案～其全宗号由负责接收的档案馆给定, B、分类号:应根据本单位分类方案设定的类别号确定,项目代号:由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定,目录号:应填写目录编号, C、案卷号:应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。 3、案卷脊背编制 5 案卷脊背印制在卷盒侧面～脊背式样见图。案卷题名、保管期限、档号的填写方法同封面～各项目可根据需要选择填写。 保管期限 档号 案卷题名 4、卷内目录编制 卷内目录应排列在卷内文件首页之前～式样如图。 档号: 文件 序号 责任者 文件题名 日期 页数 备注 编号 ,序号～应依次标注卷内文件排列顺序。 6 ,文件编号～应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。 ,责任者～应填写文件形成者或第一责任者。 ?文件题名～应填写文件全称。文件没有题名的～应由立卷人 根据文件内容拟写题名。 ?日期～应填写文件形成的时间——年、月、日。 ?页数～应填写每件文件总页数。 ?备注～可根据实际填写需注明的情况。 注:档号填写方法同封面。 5、卷内备考表编制 卷内备考表式样如图。 7 卷 内 备 考 表 档号: 互见号: 说明: 立卷人: 年 月 日 检查人: 年 月 日 卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。档号～填写方法同封面。 ,立卷人～应由立卷责任者签名。 ,立卷日期～应填写完成立卷的时间。 ,检查人～应由案卷质量审核者签名。 8 ?检查日期～应填写案卷质量审核的时间。 注:互见号:填写反映同一内容不同载体档案的档号～并注明其载体类型。 6、案卷目录编制 案卷目录式样见图。 案 卷 目 录 保管 序号 档号 案卷题名 总页数 备注 期限 ,序号～应填写登录案卷的流水顺序号 , 档号、案卷题名、保管期限～填写方法同卷内目录。 ,总页数～应填写案卷内全部文件的页数之和。 ?备注～可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。 7 案卷装订 案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章～如图。 档号 序号 35*10 15*10 档号填写方法同封面～序号填写方法同卷内目录。 9 7.3 案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。图纸折叠方法见GB/T 10609.3。破损的文件应修复。 图纸折叠方法: 10