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(2)领导签发的,以签发日期为准; (3)联合行文,以最后签发机关的领导签发日期为准; (4)法规性文件以文件批准日期为准。 6.公文生效标识(右空4字) 公文除会议纪要和以电报形式发出外,均要盖印章。 行政机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期和盖章。 联合行文,上行文只盖主办机关的章;下行文各主办机关均要盖章。当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期,印章用红色。只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。 当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上; 当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。 7.附注(用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行) “请示”、作为上行文的“意见”、“函”需在此处标明联系人姓名、电话,用圆括号括入。 三、版记: 1.主题词(用3号黑体字,居左顶格标识;词目用3号小标宋体;词目之间空1字) 类别词——类属词——文种 例:某师范学院关于加强重点学科建设的意见 教育 院校 学科建设 意见 除类别词外,最多可选5个 2.抄送机关(指主送机关外需要执行或知晓公文的机关) 抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。 市政府发文的抄送机关的排列次序: 党委、人大、政协、纪委、法院、检察院、警备区、人民团体、有关部门、有关机关。 如抄送各民主党派市委、市工商联、各人民团体应排在最后,另起一行。 3.印发机关和印发日期 位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空l字,印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识 一、红头文件的制作及标准 1、进行页面设臵 选择“文件”——“页面设臵”选择“页边距”附签~上:3.7厘米 下:3.5厘米 左:2.8厘米 右:2.6厘米。选择“版式”附签~将“页眉和页脚”设臵成“奇偶页不同”,在该选项前打“?”。选择“文档网格”附签~“字体设臵”~“中文字体”设臵为“仿宋”,“字号”设臵成“三号”~单击“确定”按钮~选中“指定行网格和字符网格”,将“每行”设臵成“28”个字符,“每页”设臵成“22”行。然后单击“确定”按钮~这样就将版心设臵成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。 2、插入页号 选择“插入”——“页码”~“位臵”设臵为“页面底端,页脚,”~“对齐方式”设臵为“外侧”。然后单击“格式”按钮~“数字格式”设臵为全角的显示格式~单击“确定”按钮~再次单击“确定”按钮完成页码设臵。双击页码~在页码两边各加上一条全角方式的短线,并将页码字号设臵成“四号”,字体任意,奇数页的页码设臵成右空一个汉字~偶数页的页码设臵成左空一个汉字。 3、发文机关标识制作 选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项~鼠标将会变成“?”~在Word 2000版面上单击鼠标左键~出现一个文本框~在该文本框内输入发文机关标识~输入完成后~选中该文本框~单击鼠标右键——“设臵文本框格式”~在这里来设臵红头的属性。 选择“颜色和线条”附签~“颜色”设臵成“无填充颜色”。选择“大小”附签~“高度”设臵成“2cm”,宽度设臵成“15.5cm”。注:用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签~单击“高级”按钮~水平对齐:“对齐方式”设臵成“居中”~“度量依据”设臵成“页面”,垂直对齐: “绝对位臵”设臵成“页边距”~ “下侧”设臵成“2.5cm”——平行文标准~“8.0cm”——上行文标准~注:用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。 选择“文本框”附签~左、右、上、下都设臵成“0cm”~单击“确定”完成。文本框属性全部设臵完成~单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字~将颜色设臵成“红色”~字体设臵成“小标宋简体”~字号根据文本框的大小设臵成相应字号~但要尽量充满该文本框~这样~宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。 4、红线制作 首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中~单击“绘图”工具条的直线工具~鼠标会变成“十”字形~左手按住键盘上的Shift键~右手拖动鼠标从左到右划一条水平线~然后选中直线单击鼠标右键~选择“设臵自选图形格式”~红线的属性在这里进行设臵。选择“颜色和线条”附签~“颜色”设臵为“红色”,“虚实”设臵为“实线”,“粗线”设臵为“2.25磅”。选择“大小”附签~“宽度”设臵为“15.5cm”。选择“版式”附签~单击“高级”按钮~水平对齐:“对齐方式”设臵成“居中”~“度量依据”设臵成“页面”~垂直对齐:“绝对位臵”设臵成“页边距”~“下侧”设臵成“7cm” ——平行文标准~“13.5cm”——上行文标准~注:用户可根据实际情况进行调节。单击确定。 5、文号制作 平行文文号:文号——三号仿宋、居中显示。 上行文文号:文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离,签发人——三号仿宋字体,签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。 注:文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法:选择“插入”——“符号”——“符号”附签~找到六角符号后~将光标臵于准备插入的地方~单击“插入”按钮即可。 6、主题词制作 选择“表格”——“插入”——“表格”~选中表格~单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签~“对齐方式”设臵为“居中”,然后单击“边框和底纹”按钮~在“预览”窗口中将每行的下线选中~其它线取消~在表格中填写具体内容:主题词用三号黑体,主题词词目用三号小标宋,抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。 7、保存成模板文件 单击“文件”——“保存”~“保存类型”:选择“文档模板,*.dot,”,“文件名”:给模板命名,“保存位臵”:模板所在路径,一般不做~默认即可,。 至此~模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板~直接进行公文正文的排版。 要对该模板进行修改~可以调出相应模板~方法是:选择“文件”——“打开”~找到相应的模板路径~若模板保存时按系统默认设臵的~然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。 二、公文正文排版 1依据模板建立新公文:选择“文件”——“新建”——“常用”附签~选中所需模板~单击确定~调出模板。 2 制作公文正文内容:正文内容根据用户的实际需求~可以直接录入文字~也可以从其它软件中将文字复制进来~但必须遵循以下国家标准: 标 题——二号小标宋字体~居中显示, 主送机关——三号仿宋字体~顶格~冒号使用全角方式, 正 文——三号仿宋字体, 成文日期——三号仿宋字体~右空四个字的距离~“?”和六角符号的输入方法一致~不能使用“字母O”或“数字0”代替。 文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。最后~将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位臵调整好。 印制份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人 1.公文份数顺序号7位数(版心左上角顶格第1行,机密、绝密件才标注) 2.密级和保密期限(秘密、机密、绝密*30年) 秘密件指内容涉及国家一般秘密,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。 机密件指内容涉及国家重要秘密,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。 绝密件指内容涉及国家核心秘密,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。 3.紧急程度 急件、特急;电报:特提、特急、加急、平急 (3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字间空1字;如同时标识密级和紧急程度,密级在第1行,紧急程序在第2行) 4.发文机关标识(小标宋体字,红色) 《XXX人民政府文件》——主要用于向上级机关报告工作,颁布行政规章,发布政府的决定或通知、印发重要会议纪要和政府领导讲话,转发上级或批转下级重要文件等) 《XXX人民政府》——主要用于印发函件及处理一般事项的通知、批复等下行文。 联合行文(党、政、军、群) 5.发文字号(发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布。联合行文只标主办机关的发文字号) 发文机关代字(渝府发)——年份〔2005〕——序号 6.签发人 只有上行文才标注。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋字,后用3号楷体字标识签发人姓名。 二、主体(红色反线下方,主题词上方) 标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注 1.标题(位于红色反线空两行之下,2号小标宋体字,居中) 三要素:发文机关——事由(关于?的)——文种 要求:切题、简明、醒目、得体 2.主送机关(左侧顶格用3号仿宋体字标识) 全称或规范化简称、统称 注:公告、通告等属周知性的公文,没有主送单位。 3.公文正文:首页必须显示正文 4.附件(正文下空1行左空2字,用3号仿宋体标识) 附件是正文内容的组成部分,与公文正文一样具有同等效力。 5.成文日期(行政机关公文用汉字,党委系统用阿拉伯数码标识;法规性公文的成文时间一般在标题下方正中,并加一圆括号) 成文日期确定的原则: (1)会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准; (2)领导签发的,以签发日期为准; (3)联合行文,以最后签发机关的领导签发日期为准; (4)法规性文件以文件批准日期为准。 6.公文生效标识(右空4字) 公文除会议纪要和以电报形式发出外,均要盖印章。 行政机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期和盖章。 联合行文,上行文只盖主办机关的章;下行文各主办机关均要盖章。当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期 ,印章用红色。只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。 当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上; 当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。 7.附注(用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行) “请示”、作为上行文的“意见”、“函”需在此处标明联系人姓名、电话,用圆括号括入。 三、版记: 1.主题词(用3号黑体字,居左顶格标识;词目用3号小标宋体;词目之间空1字) 类别词——类属词——文种 例:某师范学院关于加强重点学科建设的意见 教育 院校 学科建设 意见 除类别词外,最多可选5个 2.抄送机关(指主送机关外需要执行或知晓公文的机关) 抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。 市政府发文的抄送机关的排列次序: 党委、人大、政协、纪委、法院、检察院、警备区、人民团体、有关部门、有关机关。 如抄送各民主党派市委、市工商联、各人民团体应排在最后,另起一行。 3.印发机关和印发日期 位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空l字,印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。 抄报:是把文件在主要报送(一般文件主送单位要在开题写明,如:中共吉林大学党委组织部:根据„„)主管部门的同时,向其他相关上级部门报知此事,以便于今后的工作。 抄送:是指把文件送与相关平级、下级部门,知会此事,便于信息共同,利于以前工作的结果沟通,当前工作进展协调和今后工作的步调一致等。 二者区别之关键在于一个“报”和“送”。 一、主送: 行文应当根据公文的内容及发文、收文机关的隶属关系及职权范围确定主送机关,上行文应当坚持一个主送机关的作法,不能多头主送。多头主送往往造成受文机关之间相互推诿或产生矛盾、抵触,反而不利于尽快解决问题。确定上行文主送机关的规范是: 1(请示,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式。 2(受双重领导的机关向上级机关行文,应当根据公文内容,即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关。 3(除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 二、抄送 抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送范围得当,有助于公文处理,否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。 1(应当抄送的情况 (1)除主送机关外,需要执行或知晓公文的其他机关,应列为抄送机关; (2)向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关; (3)上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一个上级机关; (4)下级机关因特殊情况必须越级请示时,应抄送被越过的上级机关; (5)上级机关越级向下级机关行文时,可以抄送受文机关的直接上级机关。 2(不应当抄送的情况 (1)请示不得抄送其下级机关; (2)接受抄送公文的机关不必再向其他机关转抄、转送; (3)凡与公文办理无关的单位一律不予 抄送
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