小封条大精神——记省农业厅档案员沈颖珍

小封条大精神——记省农业厅档案员沈颖珍 小封条大精神——记省农业厅档案员沈颖 珍 整理档案文件,与捆钱能 有什么联系?一位有心且善于 创新的档案员,就发现了两者 的共同点.看到银行工作人员 把一万元钱用小纸条打成捆, 她联想到了大量的文件档案整 理,发明了一种归档材料封条, 用以替代传统的档案装订方 法,这样既保持了文件材料的 完整,又实现了档案整理的便 捷化,低成本化.去年,这张发 挥大作用的小封条成功获得了 国家实用新型专利. 归档材料封条的发明人叫沈 颖珍,是省农业厅的档案员.从 1985年至今她不仅在这个默默 无闻的工作岗位上尽心尽责,踏 实勤勉,而且不断学>--j,乐于思 考,努力创新.原本只有高中学历 的她,先后完成了大专和本科学 业.因为她明白,现代档案工作要 求不断拓展档案领域,丰富室藏 档案内容,提高档案服务功能.要 实现这一目的,需要档案管理人 员不断提高业务素养.改进工作 方法,提高工作效率. 上世纪九十年代,沈颖珍在 指导省农业厅直属的二十多个单 位的档案工作中,认识到传统按 文件"六个特征"组卷,然后三孔 一 线装订的档案整理方法的不足 之处:按卷整理的难度和工作量 很大,就是老档案员也未必掌握 得好.因此,每当看到新手们学得 那么吃力时,沈颖珍就为他们着 急.她翻阅过档案工作域,t-4a息, 知道一些欧美国家的档案整理方 式,曾产生了一个念头:如果哪 天,我们的档案也象国外一样,按 件整理,便于操作,让新人能尽快 上手,那该多好啊1 2001年,国家档案局推行文 书 关于书的成语关于读书的排比句社区图书漂流公约怎么写关于读书的小报汉书pdf 立卷改革后,文书档案按件整 理,对装订方法也不作统一 规定 关于下班后关闭电源的规定党章中关于入党时间的规定公务员考核规定下载规定办法文件下载宁波关于闷顶的规定 , 只要装订材料符合档案保护要 求,装订方法简便易行,成本较低 即可.这就给了档案员自由发挥 的空间.沈颖珍开始把自己多年 的想法付诸行动. 由于长期从事档案管理工 作,沈颖珍很清楚各种档案装 订方法存在的不足.比如常用 的钻孔穿线,缝纫等装订方法, 操作时需要借助多种工具,过 程复杂繁琐,制作成本高,而且 钻孔穿线和缝纫还破坏了被整 理材料的完整.遇到无纸边的 归档材料,要贴边后才能装订, 很费时.包固定角,是2002年 获得国家专利的新的档案装订 方法.包角材料设有归档章和 粘胶,按件整理时,只要在文件 一 角一包就可,大大方便了档案 员的整理工作.但如果遇到多页 文件,必须先将文件的左上角用 胶水粘好,再包角,大大影响了整 理速度.而且理好后可逆性差,一 旦档案借阅利用频繁,就容易造 成损伤. 如何解决厚卷装订的难题? 如何尽可能地保持档案原貌?成 了时刻萦绕在沈颖珍心头的问 题.她大量阅读《档案学通讯》, 《中国档案》,《中国档案报》等专 业期刊,每每遇到讨论装订方式 的文章,更是仔细研读,这使她获 得了很多启发.而一次偶然的发 现,终于让她的脑海里闪出了最 关键的火花. 2003年的一天,沈颖珍去银 行取钱.当看着银行工作人员拿 浙豸f272007年第11期l 出长长的小白纸条.绕上几圈, 把厚厚的一万元钱打成一捆,盖 上章……她灵机一动:文件不是 也可以像钱一样捆起来吗?如 果用封条就能固定住文件,那要 拆用再整理就很方便,也不会损 伤原件.沈颖珍当即决定试一 试.急忙回办公室找出废报纸 裁成长纸条,试着捆文件.报纸 容易断,捆不牢,她改用白纸;白 纸够结实了,但纸条太宽了挡 字,要改窄……就这样,为了做 出最理想的封条.在此后的很长 时间里,沈颖珍一遍又一遍地试 用各种质地的纸张,一遍又一遍 地改进封条的规格,一遍又一遍 地安排归档章的位置. 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 最 终定型,沈颖珍委托省档案贸易 商行联系生产了第一批样品,并 拿给省农机局试用.这种自带 粘胶的封条由无酸牛皮纸制成, 可以自行粘合,能方便地固定材 料,又不伤原件,用来装订厚卷 省时省力,成本低,受到了档案 员的好评. 第二年,省农业厅将这项创 新发明进行推广,2005年,沈颖 珍为她的小封条提出专利申请, 并于2006年被批准通过.但沈 颖珍没有独占其功,在提出申请 时,她主动把参与试验的同事一 起列为申请人. 现代档案管理正趋向信息 化,电子化,好学要强的沈颖珍 在这方面也没落伍.得知省农 业厅着手准备办公自动化系统, 沈颖珍主动与领导,软件开发人 员沟通,把档案管理模块纳入其 中.软件开发人员不懂档案管 理,沈颖珍就积极参与软件研制 工作,每天加班到深夜,拟写系 统需求说明和开发要求,试用管 理软件进行档案管理.省农业 厅实现档案管理电子化后,沈颖 (上接第26页)价比和发展前景还需商讨. 4.电子文件中心的安全管理.通过SUNV880小 型机双机集群,StorEdge3510存储设备保存,HPM— SL6030磁带库备份,采用身份认证,访问控制,防火 墙,入侵检测和隐患扫描等,建立了包括物理,网 络,应用,管理等全方位的安全保障体系. (三)电子文件中心怎么用? 1.引入利用级别,辅助电子文件开放鉴定.电子 文件中心大量涌入的电子文件靠人工鉴定,手动发 布是不可行的,有的解决方法是在电子文件报送时 设置针对角色和职务的权限和密级,而我们考虑到 电子政务公开的力度越来越大,决定引入简单的 "利用级别"来解决电子文件的鉴定与发布,配合电 子文件集成管理平台的用户设置,实现电子文件的 利用服务.在操作上非常实用,简便,大大减轻了电 子文件中心后期人工鉴定处理的工作量.系统可根 据电子文件设置的开放级别进行自动筛选,分别提 供政务网,公众网发布,从而多途径地发挥电子文 28jllrrB200711年第11期 珍仍没闲着,她又在拓展档案工 作领域上动起了脑筋,设计了一 个模板.利用网络 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 了各处室 和直属单位的大事记编写. 在沈颖珍的努力下,省农业 厅的档案工作1990年通过省一 级达标,1997年通过省一级档 案认证检查,2005年通过规范 化综合档案室认定.2006年.该 厅被评为省直单位档案工作先 进单位.沈颖珍自己也先后被 评为"全省优秀档案工作者", "省直单位档案工作先进个人", 今年还当选了"全国优秀档案工 作者". 面对荣誉与成功,沈颖珍显 得很淡然.她说:"我喜欢自己的 工作,和别人相比,我更有条件 把所有的精力投入到工作中,大 家都使把力.才能做好档案工 作." (作者单位:省档案局) 件中心的效益. 2.设置利用级别,辅助开放利用.利用级别在收 文登记或发文拟稿时就形成,随文件传阅,办理,归 档,移交到电子文件中心.利用级别分两类:条目利 用级别和原文利用级别,每种级别分四档:公众网 开放,政务网开放,单位内部开放和不开放.举例, 某文件为条目政务网开放,原文为单位内部开放, 那么,本单位用户可以在电子文件中心检索到目录 信息,也可直接浏览原文,而政务网内其它单位用 户仅可检索到目录信息,不能直接浏览原文,但可 向该单位档案室提请开放利用. 3.电子文件中心的搜索引擎配置.目前前台采 用的是类似google的关键词搜索引擎,有用户建议 针对用户层次与要求的不同,对文件中心的数据进 一 步加工,分类,提供人工分类目录的搜索引擎,如 设立"最新文件","常用文件","部门发文"等栏目, 通过点击层层展开直到得到所需结果.该搜索方式 的工作量与必要性是争议的关键问题.