基于信息化环境的档案信息资源开发利用创新模式研究

基于信息化环境的档案信息资源开发利用创新模式研究 基于信息化环境的档案信息资源开发利用 创新模式研究 基于信息化环境的档案信息资源 开发利用创新模式研究 摘要本文分析了档案信息资源 开发利用模式的演变进程,提出档案 信息资源开发利用从以”授人以鱼”为 主的模式向以”授人以渔”为主的模 式转变,发展的创新方向.研究了创 新模式下档案信息资源开发利用环境 建设的具体策略. 随着信息重要性的提升,档案信 息资源开发利用工作的重要性已经得 到广泛认同,并获得长足的发展.综观 档案信息资源开发利用模式的演变进 程,信息环境的变化起着非常关键的 作用.信息技术的迅猛发展和广泛应 用,为档案信息资源的科学管理和开 发利用创造了前所未有的契机和条件. 在日益更新的信息环境下,档案 信息资源开发利用也逐渐发生了变化. 档案部门可以追寻这些变化,研究档 案信息资源开发利用工作在各种环境 下的发展状况和规律,致力于档案信 息的深层次开发和利用,不断研究信 息资源开发利用的新需求和新特点, 在此基础上确定创新方向,制定创新 策略,建立创新模式. 1档案信息资源开发利用模式演 变进程及创新方向研究 研究档案信息资源开发利用创新 模式,首先需明确创新方向,并在正 确的方向上实施科学的战略. 档案信息资源开发利用的宗旨是 为了最大限度地挖掘和利用档案信息 资源,满足用户的信息需求,实现档 案信息资源的社会价值和经济价值. 在这一过程中,用户对信息的需求,获 取和应用是对信息资源开发利用的效 果和效率具有深远影响的重要因素. 研究信息资源开发利用模式,需了解 用户对信息的需求模式,而用户萌生 张雪莲 动力所科技情报档案中心 信息需求及其获取信息资源的方式和 习惯是反映其需求模式的重要元素. 通常情况下,用户获取信息的方 式有两种类型:主动式查询检索和被 动式接收信息.档案人员也正是面向 并结合用户这两种类型的信息获取方 式,开展一系列的信息资源开发利用 工作.例如,针对用户的主动式查询 检索需求,建立诸如帐本,目录等各 种档案查询检索工具;通过向用户提 供各种层次的编研产品,主动传递信 息给用户,而从用户的角度而言,则 是被动地接收了信息. 对用户而言,在任何时期,上述 两种信息获取方式都是不可相互替代 的,二者各有所长,各有所短.但在 不同的历史阶段,在不同的信息环境 下,二者所能发挥的作用和效率又有 很大的差异,这种差异反映了档案信 息资源开发利用模式的演变进程. 1.1手工,单机查询阶段 过去,各个单位特别是档案部门 的现代化管理程度很低,管理技术手 段落后,档案的查询检索主要依靠原 始的手工检索实现;有的单位虽然配 备了计算机等硬件设施,也主要局限 于单机的档案目录检索工作,难以为 用户提供便捷的查询检索服务,档案 资源中蕴藏的丰富信息无法得到充分 的挖掘和利用. 在这个阶段,档案信息资源开发 利用的主要模式是”授人以鱼”,主要 通过完成各种层次的编研产品提供信 息服务,并且编研产品开发利用方式 所占的权重很高.由于一些专题目录, 汇编类的开发成果可以提供针对性较 强的查询服务,在资源开发利用过程 中曾经起过很大的作用.而 次的编研成果则具有更为重 价值.因为,在自动查询检索功能不 够健全和高效的情况下,这种方式可 以为用户提供比手工检索更高效,更 具针对性的信息服务. 但就总体而言,由于受信息资源 状况及档案信息资源开发人员素质和数 量等因素影响,档案编研成果的深度和 广度远远不能满足用户的需要;由于缺 乏足够充分的需求调研,部分成果缺乏 针对性和实效性,加之编研成果的推广 和传输渠道不畅,利用效率较低. 1.2网络化目录查询阶段 传统方式下的档案利用有很大的 局限性.随着信息技术的高速发展,计 算机和通讯技术不断提高,档案信息 服务环境发生了很大的变化,用户获 取信息的方式,习惯和途径也随之发 生了变化.网络环境下的档案信息资 源利用以传统方式不可比拟的优越性 逐渐成为档案利用的主要方式.在网 络环境下,用户查询信息的范围更大, 效率更高,可以更灵活且更大程度地 满足用户的信息需求.对于档案部门-旺 而言,也实现了一次输入,多次输出, 多功能输出,能够满足不同类型用户 的交互式信息查询需求. 这个阶段,原有的目录类,汇编 类开发产品作用逐渐减弱,目录类编 研成果逐渐淡出,但是由于档案信息 资源的存储,数字化加工以及电子文 件的收集与传输的网络化等方面仍很 落后,一些汇编类的编研产品尚具有 一 定的参考价值. 1.5网络化全文查询阶段 随化建设水平的不断提高, . .?l|囊够的 户卓藏 用能 出功.? j鸶}.%?渐善—磐一 逐完%黪也渐巍 线. 醪 些的. 那要 航窒档案 的网络查询使查询工作由_l二门查询向 终端自行查询检索过渡,档案ffl~f]代 为查询的功能逐渐衰减,隐退;用户 所能获取和接触的信息量急剧增大, 并且获取信息的途径也多种多样,档 案信息资源开发利用的效率大幅提高. 随之而来的,是用户信息需求模 式的进一步转变.随着自由杏询检索功 能的不断完善和发展,相同数量的编研 产品在资源开发利用领域的权重进一步 缩小l『.此时,用户对编研/开发产品 的需求有着更高的质的要求,各种层次 的编研产品由于用户需求的提高难度也 越来越高,这就迫使档案信息资源开发 利用模式不断创新,优化. 综卜所述,随着信息化环境的El 臻完善,用户获取信息的方式和习惯 也发生了巨大的改变.在获取信息的 需求出现时,用户更习惯于自主,灵 活的网络查询,更加关注网络查询的 效率,关注资源的检索性和可获取性. 这就要求档案信息资源开发利用必须 朝着提高用户检索效率的方向发展. 一 方面,不断建设,完善档案信息资 源开发利用环境,丰富信息资源,提 供更高效的开发利用工具;另一方面, 将编研产品工具化,创建信息输送渠 道,并持续更新信息资源.真正实现 从以”授人以鱼(编研产品)”为主的 模式向以”授人以渔(环境,工具,技 术,资源等)”为丰的模式转变,发展. _圈编研产品工具化也是一个需要深 入探讨的问题,限于篇幅,本文仅重 点就前一个方而…一资源环境建设 谈谈档案信息资源开发利用创新模式. 2基于信息化环境的档案信息资 源开发利用创新模式研究 目前,信息资源的最大特点是信 息量巨大且杂乱无序,而用户需求则 是层出不穷且千差万别.档案信息资 源开发利用创新模式就是要在二者之 间建立起科学的关联通道,营造高效 的供求交互环境,提升用户对信息资 设,引导用户自主开发利用资源.逐 步建立起由档案部门开发资源环境, 用户自主利用资源甚至参与资源开发 的创新模式. 信息资源自主开发利用环境建设的 宗旨是提高信息资源的检索和应用效 率,进而延伸到信息资源的可检索性, 易获取性,可重用性以及符合上述条件 的信息资源数量.因此,创新模式的建 立也应时刻把握提高资源上述共享能力 这一主线,将信息资源开发利用创新模 式建设融入档案管理各项工作. 2.1完善馆藏资源目录数据库, 提高信息提示能力 利用日录数据库可以尽可能充分 地揭示馆藏.在目录数据库建设过程 中,目录数据库建设应侧重量的积累 (规模)和质的提高(质量). 2.1.1馆藏目录量的积累 扩大馆藏目录范围,逐步建l上覆 盖全部馆藏的目录数据库;提高文件 级日录比例,提高查询精度;及时鉴 定,调整目录数据库中 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 密级,扩 大资源利用范围. 2.1.2馆藏目录质的提高 为了深化馆藏档案信息的开发利 用_【作,对以往形成的传统纸质档案 按照规范的档案着录 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 优化数据库 记录,规范,补充数据信息,适当增加 有利于提高检索效率的字段,增加信 息量以提高数据库对信息的提示能力. 2.2馆藏资源全文数据库建设保 障信息资源的易获取性和可重用性 随着数字档案馆建设工作的推进, 资源数字化工作取得了很大的进展. 面向资源开发利用的数字化工作应充 分利用现代信息技术带来的便捷,实 现信息资源的流动性,目标导向性和 共享性,加大专题档案信息公布的力 度,努力在专题服务上下功夫,有针 对性地传递档案信息,注重提高档案 全文信息检索能力,并提高资源的可 重用性. 在纸质档案数字化过程中,档案 部门应根据研发工作需要,对馆藏档 案进行鉴定,选择用户亟需特别是具 有重用需求的资源开展数字化Dil_~并 |一 及时提供利用,进而通过资源的重用 提高研发工作效率. 2.5前置式数据库信息定制与收 集,创建信息资源开发环境 已往,档案信息资源开发利用主 要是针对已归档的馆藏资源,但在信 息环境发生巨大变化的今天,档案信 息资源开发的触角应向更广阔的空间 延伸,并在更广阔的空间里营造科学, 高效的资源开发环境. 2.5.10A, PDM等系统归档数据属 性定制 为了减少归档后着录工作压力, 并且可以更深入,更准确地开发,收 集档案信息资源,应将信息收集工作 前置,通过数据库信息定制等策略实 现隐含的深层信息的开发和收集. 随着新归档数据信息的补充,馆 藏目录数据库不断壮大,但始终只是 量的积累,质的变化不大.档案部门 应审时度势,针对信息环境的变化,调 整,创新档案信息资源开发策略,拓 展活动空间,特别是应将档案信息资 源开发利用工作前置到文件形成领域. 日前,OA,PDM等系统应用在 很多单位已经得到广泛推广,系统归 档的文档数量激增.为了更充分地发 挥OA,PDM等系统优势,应在系统 应用过程中,始终贯彻资源开发策略. 例如:通过推动PDM系统应用,加快 档案资源数字化进程;在系统定制特 别是文档属性定制过程中,按信息资 源开发利用的需求预先增设相应属性 信息.通过这些属性信息,可以使研 发人员在编制文档的同时完成规定信 息的提取和固化.从而使一些抽象的, 隐含的信息在形成的第一时间得到开 发,形成一种档案部门定制需求,研 发人员开发资源, 管理系统 工资管理系统慧云智能化管理系统免费考勤管理系统员工工资计算excel病人信息管理系统 自动积累 的运行模式. 比之档案部门事后进行开发的运 行模式,采用这种运行模式进行档案 信息资源开发,积累可以最大限度地 发挥研发人员的作用,开发信息更准 确,更高效,也就更科学,是一种一 劳永逸的管理模式. 2.3.2零散信息资源的数据库采 集 在研发过程中,有很多零散的知 识/常识类信息.这些信息有的具有 极高的参考价值,却又难以通过文件 归档等方式进行积累和收集.对于此 类信息,可以创建采集系统,由档案 部门定制数据库结构,研发人员在各 终端随时添加记录.采用这种方式,既 可以采集到研发过程中新形成的信息, 也可以牵引出已归档资源中所蕴含的 相关信息,通过随机数据的结构化处 理,挖掘档案资源中的相关数据信息, 从而实现某一类别或专题分散,无序 信息的有序集合. 零散信息资源的数据库采集可以 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 现为多种形式,甚至包括电子问卷 等等.在数据信息采集系统设置过程 中,通过数据库的个性化,专业化设 计可大大提高数据库的质量和水平, 突出馆藏特色,锁定目标用户. 2.4硬件及网络环境建设提供开 发利用平台 档案管理现代化是提高开发利用 能力的重要手段,直接关系到档案资 源的有效开发与利用程度,数字化的 档案资源和数据库资源需要现代化的 硬件条件才能得以实现.只有运用现 代化的技术手段和服务环境,才能使 档案的开发利用更快捷,更准确,更 及时,从而大大提高开发档案信息资 源的整体能力. 2.4.1网络环境建设 尽管实现档案管理现代化是一个 循序渐进的过程,但必须首先明确努 力方向并持之以恒的争取.在这一过 程中,特别需要重点发展网络技术,发 挥网络化信息服务信息自动化,服务 方式便捷化,优质化,动态化等特点, 真正实现档案资源的有效开发与利用, 实现档案信息资源共享.在此基础上, 运用信息技术提高档案工作现代化水 平,确立网络环境中档案管理与服务 的基本框架与基本方法,改善档案信 息资源开发环境. 2.4.2开发利用平台建设 日前,随着档案信息化建设的推 进,档案资源和档案各项管理过程数 字化取得了显着的成果.通过信息系 统加工和计算机存储,网络传输,部 分地实现了档案资源的合理配置与有 序,有效开发利用,促进了档案信息 资源的共享,使档案信息资源产生了 更大的社会效益和经济效益.但综观 各单位信息化建设工作的全局,信息 资源管理分散的问题仍普遍存在,并 制约了档案信息资源的开发和利用. 例如:有的单位重视信息资源建 设,开发和利用起步较早,在管理系 统开发和数据库建设等方面也取得了 较大成绩,但由于当时软硬件条件的 限制,应用平台缺乏一致性,各类信 息资源管理分散,未整合为完整的信 息资源检索应用平台,信息孤岛问题 较为严重,无法进行有效整合与开 发,造成信息资源开发利用滞后,利用 率低. 为提高档案信息资源的共享能力, 应在网络环境建设的基础上,积极将 档案信息资源管理系统与相关系统集 成,纳入单位知识管理以及门户系统, 各系统协同发展,高度集成,以提供 更高效,更便捷的资源开发利用入口, 逐步建立起面向用户的信息资源组织 结构,创建高效的信息开发利用平台. 2.5人员素质提升促进资源高效 利用 影响档案信息资源开发利用效果 的主要因素是环境和产品,但档案信 息资源开发人员和档案用户的素质也 起着非常关键的作用. 2.5.1档案信息资源开发人员素 质需进一步提高 提高档案信息资源开发人员素质 已经是一个老生常谈的话题了.开发 利用档案信息资源是长期积累,不断 更新的过程,必然要求具备相对稳定, 专业水平较强,业务素质较高的档案 信息资源开发队伍.但就目前来看,档 案信息资源开发人员的素质尚存在一 定的差距.尤其是在计算机管理,信 息意识,信息处理和分析判断能力上 急需充实和提高.解决这些问题很关 键,但也很困难,今后主要需在以下 (1)洞悉,调查,研究,分析用 户档案信息需求的能力; (2)结合产品研发工作需要发现 信息价值的能力; (3)把握档案信息特点,开发深 层次档案信息产品的能力; (4)应用先进技术和手段,进行 档案信息加工处理的能力; (5)创新能力. 2.5.2档案信息资源用户素质亟 需提高 在资源开发利用过程中,用户素 质至关重要但却存在极大缺口,这在 很大程度上影响了资源开发利用工作 的效果.因此,需致力于提高用户的 档案信息资源开发,利用意识,提高 用户的查询,检索技能和分析,归纳, 演绎能力,帮助用户克服档案利用障 碍,加大档案信息资源开发利用力度. (1)加大档案资源开发利用工 作宣传力度,提高用户开发利用档案 信息资源的意识;全方位展示馆藏档 案的内容,特点,调动用户开发利用 档案信息资源的兴趣,提高用户利用 档案信息的机率,加大信息资源的利 用效率. (2)加大业务指导和 培训 焊锡培训资料ppt免费下载焊接培训教程 ppt 下载特设培训下载班长管理培训下载培训时间表下载 工作 力度,教授科学的检索途径,方式方 法,提高用户的信息开发利用能力,帮 助用户养成良好的信息开发利用习惯, 甩户开发利甩档案信息资源撇 圈能.?幽 3结束语 信息技术的广泛应用,还将不断 拓宽档案信息传播的渠道和范围,为 档案信息资源开发利用提供更为高效 的技术手段和传播途径.随着信息化 环境的不断发展,用户获取信息的方 式和习惯也将发生新的变化.档案信 息资源开发利用必须与时俱进,追踪 用户需求的变化不断创新,持续改进 档案信息资源开发利用环境,坚持档 案部门开发资源环境,用户自主利用 资源甚至参与资源开发的创新思路不 断创新耥蒜勃蔡并发利用模式, 确保档寮镝懑开发利用的社会效