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浅议办公自动化环境下的文书档案管理.doc

浅议办公自动化环境下的文书档案管理

李柏直 2017-10-13 评分 0 浏览量 0 0 0 0 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《浅议办公自动化环境下的文书档案管理doc》,可适用于综合领域,主题内容包含浅议办公自动化环境下的文书档案管理档案浅议办公自动化环境下的文书档案管理宋李娜(三)对文书档案的标准化、规范化管理提出了更随着网络信息技术的到来文书符等。

浅议办公自动化环境下的文书档案管理档案浅议办公自动化环境下的文书档案管理宋李娜(三)对文书档案的标准化、规范化管理提出了更随着网络信息技术的到来文书档案的管理正经历高的要求办公自动化环境下文书档案的归档管理工作着一场前所未有的变革从管理理念、管理方式到管理分为手段都接受着新的考验这场考验揭开了创新文书档两个部分即电子文件的网络归档与纸质文件的归档案管理的序幕。下面笔者就办公自动化环境下的文书档要求文书档案管理工作贯穿到文件产生、运转、处理、案管理谈一点粗浅的认识。归档的整个流程中。通过网络平台实现的归档工作每一、办公自动化环境下文书档案管理的新特点一个操作环节都体现了文件管理和档案管理的具体要(一)办公自动化推动了文件与档案的一体化管理求需要以规范科学的管理为前提。这就必须要明确归档流程和归档环节统一著录标准对各归档部门的归文件与档案原本就密不可分档案是由文件转化而来档职责、工作内容和管理权限进行明确的划定而这些的从很大意义上讲文件是档案的前身档案是文细节都必须在系统设计时就充分予以考虑并能在具体件的归宿。但文件与档案又有所不同文件是从属于各操作中体现出来。种活动而逐年累月地逐份产生的其自然积累的本来状(四)信息检索效率提高档案利用更加快捷、高态是分散和零乱的只有按照一定的规律集中保存起来效的文件才能最后成为档案档案是集中保存的系统的办公自动化实现了数据的一次输入多次利用文书文件而归档和集中保存是文件向档案转化的必要程序处理人员在完成文件的拟写、签发、编号、著录、发布等工作后只需要一个归档点击操作就完成了从文件和条件。在办公自动化环境下文件与档案的界限淡化处理系统到档案管理系统的归档工作。需要利用时利了用人员只需根据访问权限进行在线检索就可以浏览访所有的文件都是在设定的系统环境下生成的文件的分问所需要的内容档案资源通过办公平台实现了共享。类、存储和浏览变得有序和容易控制同时文件在办办公自动化系统可以提供多种查询检索功能可实现档理完结后可以随时归档其归档时间前移了文件与档案信息自动分类、自动标引、自动编目等使档案检索案已经密不可分融为一体。文档一体化把文件与档案利用变得更加快捷、高效。归入到了系统里面可以借助计算机进行管理达到文二、对办公自动化环境下文书档案管理工作的建档内容的资源共享实现了文件和档案的多途径检索和议一次性输入、输出其最佳管理效果就是使文件与档案(一)将档案管理系统纳入到办公自动化系统统筹内容合二为一。考虑(二)文书档案管理不再单纯是档案工作人员的事目前很多单位在设计开发办公自动化系统时档情而需要多个部门的共同参与案部门不能及时参与其设计规划文件管理系统与档案办公自动化环境下档案管理延伸到了文件本身管理系统“各自为政”缺少统一规划使文件管理系统每份文件都是相对独立的档案管理由以案卷为单位变的设计功能无法满足档案管理系统的归档需求导致成以文件为单位办理完毕的文件可以直接进入归档管档案管理系统难以有效投入使用或者出现办公自动化理环节文书处理环节形成的文件基本信息如文件标系统与档案管理系统不兼容的现象。这就要求我们必需题、作者、形成日期等可以直接进入档案管理环节生充分认识到文档一体化的重要性和可行性在进行办公成归档文件目录在归档时只要依照目录内容把文件收自动化系统设计时将前期的文书处理与后期的归档管理综合考虑把文书处理和档案管理两个不同阶段、不集、排序、装盒就可以完成归档工作了。办公自动化催同性质的工作紧密结合起来。同时我们还应树立前端生了新的文件类型电子文件。电控制思想在设计文件处理流程时充分考虑到后期归子文件的归档管理是一项多方参与的工作涉及档案部档管理的需要将档案管理功能纳入其中对文件归门、文件生成部门和信息技术部门脱离了任何一个部档、目录生成等档案管理模块的设计提出具体的要求。门其归档管理都是不完整的。电子文件的归档管理需要信息技术部门的技术支撑和文件生成部门对文件的前期管理这就使其成为一项系统性工作。工作手记档(二)规范体制统一标准的归档管理系统同样如此。办公自动化环境下档案管要做好办公自动化环境下文书档案的归档管理工案理工作发生了根本性的变化档案人员不仅要与文书处作必须从以下几个方面着手规范文档管理体制统理人员配合还要与信息技术部门沟通档案工作不再一技术操作标准。是封闭的档案人员应成为掌握沟通技巧和业务技能的一是规范文档管理体制。目前许多单位的文件管多面手。理和档案管理是分离的属于不同的管理部门档案部(四)将保证电子文件的安全作为工作的重要内容门对文件的前期控制往往难以开展一不小心就成了随着网络技术的迅猛发展和广泛应用档案信息安全问“越权行为”。因此必须从管理体制上进行规范在单题变得日益严峻计算机黑客的入侵、网络病毒的泛位内实行文件管理与档案管理统一领导统一规划使滥、网络事故的发生等都对档案信息的安全造成了严二者同步发展。应将档案部门对文件管理的前期指导与重的威胁。办公自动化环境下为保证电子文件的安全控制纳入到档案部门的工作职责确保从文件的形成处管理必须采用先进的信息安全技术作保障主要包括理、归档管理到查阅利用各个工作环节都在档案部门的防火墙技术、攻击检测技术和数据恢复技术等。同统一监督指导下进行。时应建立文书档案归档管理与安全利用的相关措施二是制定业务流程标准。应明确文件处理、归档管建立身份认证设定用户角色、访问权限和防写措施并根据文件的秘密等级进行有效控制。“访问控制是理流程和著录要求统一电子文件格式。网络环境下电子公文信息安全防范和保护的主要措施和三是统一技术操作标准。在进行系统设计时应使手段可控制哪些用户能够登录到服务器并获取资源。用兼容性强、应用性能好的软件系统并对相关技术参权限控制可控制允许用户访问哪些目录、子目录、公数、技术标准进行规范包括数据接口标准、数据安全文和其它资源如只读、改写、创建、删除、查找、存标准以及不同类型数据转化标准等保证不同类型的电取控制等而基本的控制是防止电子公文被篡改、下子文件从办公自动化系统向档案管理系统的平滑流转和载、打印等。防写措施即将电子公文载体设置为“只安全管理。读”状态在这种状态下用户只能从计算机上读取信(三)改变工作方式转移工作重点在办公自动化息而不能对其做任何修改、复制、打印以确保电子公文的真实性、有效性、完整性。防火墙控制是用以环境下档案工作内容一部分前移到阻止网络中的黑客访问某个机构网络的屏障分别用于文件处理过程使档案管理工作效率大为提高。在这种不同的网络层来执行安全控制功能”。通过这些技术手情况下档案工作的重点也应随之变化。段可保证电子文件的安全使其免遭人为或非人为档案业务指导工作应由过去的整理立卷转移到对的破坏、更改和泄密。文件运转流程的跟踪控制和档案价值的鉴定上来从文(五)提高文档人员的综合素质件形成开始就进行跟踪监督指导确保归档文件各个环要做好办公自动化环境下的文书档案工作必须提节的质量。办公自动化系统可以自动实现文件分类文高文书处理人员、档案管理人员、乃至信息技术人员的件归档后其档案分类号和主题标引都可以由系统自动完综合素质。文书处理人员和档案管理人员必须用档案信成文书处理人员和档案人员的工作内容和工作量都大息化知识武装自己更新自己的知识结构在掌握档案为缩减档案编目和案卷质量都得到很大提升。在这种专业知识的同时还必须努力学习计算机网络技术这情况下文档管理人员可以将工作重心更多地集中到档样才能针对办公自动化提出建设性的文书档案管理建案价值的鉴定和文档流程的跟踪控制上来。档案价值鉴议信息技术人员也必须全面了解相关的档案管理知定是脱离于系统辅助需要靠人工来完成的工作是确识掌握电子文件归档管理的要求由此才能更好地与保档案管理质量的重要环节必须予以充分重视而对文档管理人员沟通更好地发挥网络信息技术在文档一文档运转流程的跟踪控制对于及时掌握文件流转动体化管理上的优势。态、确保文件真实、完整和准确都极其重要。总之办公自动化为文书档案管理改革带来了前所档案利用服务由过去的手工调卷转变到提供多渠未有的契机档案管理部门应抓住这一机遇探寻文档道、多路径的网络环境下的在线服务可通过部门查一体化管理的有效措施为文书档案管理开创新局面注询、关键字查询、日期查询等多种方式向利用者提供释:在线目录查询和全文浏览服务。由过去的独立工作模式转变为与信息技术部门、李玛琳(住房公积金电子档案管理难点与对策J文件形成部门的经常性沟通与合作。任何一个系统的开云南档案()发、使用都建立在需求方和开发方良性沟通的基础(作者单位:北京住房公积金管理中心北京)上需要双方对功能需求的准确把握和理解电子文件。file:D|我的资料Desktop新建文本文档txtApplianceError(configurationerror)Yourrequestcouldnotbeprocessedbecauseofaconfigurationerror:"CouldnotconnecttoLDAPserver"Forassistance,contactyournetworksupportteamfile:D|我的资料Desktop新建文本文档txt::

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