会议前期准备工作
1、 确定会议议题,内容
2、 确定会议开始和结束时间
3、 确定与会人员多少,公司有哪些,能确定重要人员名单最好
4、 确定会议的方式,是演讲式、讨论式还是什么?
5、 确定会议场所,根据会议的人员多少和场合设备需求确定是在培训室还是朗讯208中厅大会议室,确定好后抓紧预订。
6、 提前开会分工各协助工作人员的
职责
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明细,做到个其所能。
7、 制发会议
通知
关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知
,由会议主要负责方发出会议通知,通知内容要全面的包括时间、地点、会议形式、协助工作人员、参会客户等。
8、 确定会议必需品,需要桌椅板凳多少;场地的桌椅是否足够;是否需要桌布;是否需要纸笔等;矿泉水需要多少;宣传册需要多少;是否需要礼品,什么样的礼品;是否需要投影仪、话筒、激光笔、录音笔等电子设备;拍照的相机;是否需要桌牌,若需要名单有谁;会场布置风格要求
9、 是否需要买小零食、水果、餐食
10、各协助部门提前进行培训
11、准备会议文件资料,各工作人员进行提前学习熟知
12、根据需求布置会议场所
注意事项:
1、 会务准备时列出物资清单为佳,同时派专人落实和保管,以免遗忘或者遗失
2、 是否需要设签到席,派专人负责签到
3、 如果需要音响等电子设备必须事先调试,确保万无一失;如有必要,还要准备录音笔、
mp3等现场录音设备(也须调试),并安排专人负责;
4、 如果现场需要播放
ppt
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,需事先将所有需播放PPT拷入笔记本电脑,放至桌面文件夹,并按次序加前缀,需要事先调试投影仪位置,调试好分辨率等;
5、 要适时提醒出席者关掉手机、寻呼机,或将其调至静音状态
6、 结束后清点物资并整理干净后才能离开现场,以免遗失所带的物资。
7、 结束后应该主动及时将新闻稿、照片和活动总结发送给相关负责人