建筑工程档案管理措施探讨

建筑工程档案管理措施探讨 图书与档案 l?ChinascienceandTechnologyReview 建筑工程档案管理措施探讨 黄燕娟 (深圳市地铁三号线投资有限公司) [摘要]建筑工程档案是建设项目管理如投资计划, 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 ,施工,使用,维修及改建扩建等活动中形成的档案文件.它是建筑工程项目管理的一 部分,直接影响企业的经济效益.本文论述了建筑工程档案存在的问题以及相关的措施. 【关键词】建筑工程档案管理措施 中图分类号:D925文献标识码:A文章编号:1009—914X(2010)坶一028801 1建筑工程档案管理的现状与存在的问题 (1)档案管理现代化的意识不强.当前,由于社会上对”档案”的概 念和作用知之者甚少,档案意识相当薄弱,甚至一些领导对加强档案工作的 现代化认识不足,许多单位的档案工作仍然采取传统的手工工作方法,保管 设旋和存档设备过于陈旧,严重影响了档案管理的现代化进程. (2)从事档案管理的现代型人才匮乏.档案管理现代化的前提是人才现 代化.实现档案管理现代化,要求档案人员能对档案进行日常使用,维护和 更新,同时要具有先进的管理技能,较高的文化素养. (3)管理资金短缺,档案管理设备和技术不先进.由于档案管理意识普 遍较低,导致资金投入严重不足,无力购买现代化的设备,也造成人才引进 困难,甚至人才流失. (4)管理基础工作差.档案管理现代化的前提是档案基础工作的规范 化,标准化,目前机关企业,事业单位档案工作管理存在的问题是;大量 的案卷质量不高,缺乏完整的检索工具;许多部门的立卷,编目,检索等,未 按国家档案局制定的标准规范操作. (5)一些中小型建设单位往往只注重工程项目的经济效益,而对工程技 术资料的收集,编制,整理很不重视.缺少专职的资料员,工程资料记录不 规范,不完整,资料管理工作手段落后,使资料不能真正反映建设项目的实 际情况,给施工单位在工程竣工移交带来很多不必要的麻烦 (6)在我国许多中小城市中,对建设工程技术档案还没有专门的收藏机 构.档案往往被丢失或损坏,对以后的城市规划,改造,建设提供不出有效 的依据资料,因此会造成失误和损失. (7)一些项目仅注重阶段性文件资料的收集,而忽略了建设项目全过程 文件资料的完整归档,特别是忽略了工程建设后期形成的交工验收文件资料, 缺陷责任期等方面的材料的收集,造成项目档案的成套性完整性缺陷. (8)竣工图质量不高一些项目的竣工图归档不完整,修改不到位, 造成竣工图与工程实际不相符;数据误差时有发现,竣工图中相关责任人审 核签署经常漏缺不全,有些竣工图编制不规范,标识不统一,无设计与竣工 数量对照表;由于变更执行程序的不规范,极易导致竣工图误差和失实. (9)质量保证资料的真实性,严肃性欠佳.某些工程项目不重视平时的 积累,资料 内容 财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容 制作缺乏真实性,旅工中有些材料已经使用而材料质量证明 后到,造成质保资料与施工进度不同步,极易出现工程质量漏洞. (10)档案标准化,规范化工作有待提高.档案管理现代化的理论研究 有待进一步加强. 2加强建设工程档案工作的描旌 (1)从工程合同或协议的签订开始完善工程档案.从以往的工作经验来 看,仅依靠 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 的完善是远远不够的,必须有相应的手段作为保证,使权利 和义务得到对等,互为保证. (2)把工程档案工作纳入项目建设计划,指挥部年度考核计划及工程技 术人员的岗位 职责 岗位职责下载项目部各岗位职责下载项目部各岗位职责下载建筑公司岗位职责下载社工督导职责.docx 在目标考核中,作为项目建设考核及部门和人员年度考 核的重要内容之一,确定责任目标,严格考核制度,使指挥部各部门和工程 技术人员扭转对工程建设档案的不重视态度,从而在工作中做到理解配合 以至主动向档案部门移交资料. (3)加强对工程档案管理的投入.企业领导应加强对档案管理人,财, 物的投入,加强对档案工作尤其是档案基础建设的领导,强化单位主要负责 人的档案管理现代化意识,树立历史责任感,把档案管理基础建设放在应有 的位置.一是档案管理基础建设要列入办公自动化建设规划,同时建设,同 步发展,不能滞后于办公自动化,以避免造成不应有的损失.二是要保证必 要的档案现代化建设投入.档案管理现代化科技含量高,需要的投资也较大, 经费要列为专项,以避免档案经费这里挤一点,那里挤一点的状况.三是下 决心为档案部门配足备齐相对先进的设备,包括计算机,传真机,读卡器,刻 录机,记录机,扫描仪,数码摄像机等,为档案管理现代化创造良好的物质 基础.四是抓好使用计算机对档案的管理,加快档案管理应用软件的研制开 发. (4)加大档案管理人员的学习培训力度,提高档案工作人员的自身素质 和业务技能.一是档案人员要加强学习,刻苦钻研,拓宽知识面,打破因循 288l科技博览 守旧,安于现状的思想,勇于开拓创新,提高学识水平,掌握利用现代 化科学技术进行档案管理的方法和技能.二是加强培训,通过业务知 识培 训,了解电子文件形成的规律,特点和文件处理的过程,方法,熟悉电 子档案保护技术的基础知识,基本原理和方法技术,以适应档案工作发展 的需要实现由手工操作到自动化管理的变革,从而大大提高工作效率,减 轻工作强度,加快档案信息传输速度,使档案价值得到更充分的体现.三 是加强教育,使档案工作人员埘立较强的爱岗敬业,乐于奉献精神,耐得 住档案工作的烦琐和寂寞,经得住外界的干扰和诱惑,消除畏难情绪,提 高求知兴趣,增强服务意识,安心档案事业,通过辛苦劳动,实现自我 价值. (5)确保建筑工程档案质量 ?重视竣工图的质量.竣工图是工程项目建设的实际反映,是项目档 案的重要内容,竣工图的质量是验收档案的重点核心部分,项目参建各单位 应按时提交合格竣工图;工程项目竣工验收前,建设单位应组织参建单位负 责人,工程技术人员和有关档案人员,依据竣工图的检查程序和要求,对竣 工图的编制质量与整理情况进行彻底检查,发现不准确的要及时进行修改和 补充,以确保竣工图质量. ?重视建筑项目档案的完整性,原始性积累控制.档案是直接反映建 设项目档案管理工作质量和工程质量的重要载体,档案原件是解决工程质量, 经济纠纷的重要依据和凭证,因此保存工程档案原件的重要性不言而喻.建 筑工程归档文件材料内容完整齐全,是确保真实反映项目全貌的依据.保证 项目档案的完整性,必须重视工程前期工作阶段和工程的初期工作阶段有关 文件材料的收集工作. ?做好建设工程质量的记录.任何…个建设工程都有立项,可行性论 证,勘察,设计,材料供应,施工,监理,验收的过程,每一个步骤和环节 都有它的质量标准,其活动过程和内容都有真实的记录其记录竣工图经过 整理,立卷,归档,形成建设工程档案,是反映工程内在质量的重要内容.工 程实物体的质量缺陷其外表很直观,很容易被人们发现和重视,而工程建设 项目档案的内在质量缺陷就不容易被人们发现,通常是在利用档案 信息的过 程中发现与实际情况大不一致时,才能反映出它的缺陷所在.所以工程建设 档案质量与 工程施工 建筑工程施工承包1园林工程施工准备消防工程安全技术交底水电安装文明施工建筑工程施工成本控制 质量同等重要,二者缺一不可. ?工程档案的内容应系统,完整,整理规范,便于保存,查找.工 程档案是工程建设活动中的第一手材料,要如实地反映真实情况,不能伪造, 应具有准确性和原始性.对工程质量评价,各职能部门对工程的鉴定意见应 客观公正.工程建设活动形成的文字材料,图纸,声像等要力争齐全完整. ?加强隐蔽工程质保资料的质量控制.工程质保资料是工程质量和监督 过程的实际记录,它既反映了施工单位的工程质量,档案质量情况,也为工 程竣工后正常使用提供了依据和保证,同时为工程在使用过程中出现的质量 问题提供技术查考数据和补救措施.因此,做好质量保证资料是一项十分重 要的工作. 结语 工程档案与工程质量之间有着密切的关系,工程档案是工程质量的 依 据,工程质量离不开工程档案,二者相互依存.工程档案管理要把工程档案 的质量视为:【程质量管理同等重要来抓,搞好建设工程档案管理一定要采取 积极有效的方法和措施,提高建设工程档案的质量,在促进企业自身现代化 管理的同时,更好地为社会主义经济和发展服务. 在工程档案收集过程中,根据建筑工程档案的内容和利用者的需要,主动 收集档案信息,设计科学合理的统计报表,因为工程档案与工程质量之间有 着密切的关系,工程档案是工程质量的依据,工程质量离不开工程档案,二 者相互依存.认真做好工程档案管理工作为领导决策提供依据,为工程项目带 来效益.