【word】 浅析自然灾害下的档案管理应急处置预案

【word】 浅析自然灾害下的档案管理应急处置预案 浅析自然灾害下的档案管理应急处置预案 圜舀圃圈 _}{?’.”……”……”……………………………………………………”………… 辫瓣鲡鳓圃 禽?_-_t.?_.1’??.?’’.?’?II__._.?-’_t?._._1.J.?.I..|._.’-??’1.…_’.-.’.’...…?._.1 _...?_’_-’.1t’.?…?’.-......I......?-..?._-1’...’’l?.’…??.|._.’…??.-._?-.-.’.’.’.’.?.’ …??.I-....--.’??_._._.-..’......_.._._.-11- 口宁夏大学档案馆贾国华 摘要防灾档案的建立是档案管理中一个重要的组成部分.怎样建立健全灾害档案的 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 ,以便在自然灾害发生时,把 损失减少到最低,就显得非常重要. 关键词自然灾害档案管理分布式 随着经济的发展,全国各级档案部门越来越重视档案的管理T 作,监管力度逐步增大.对于一些突发性比较强的事件,比如,自然 灾害的到来的不可预见性,就会对档案的管理产生一定的影响.所 以耍加大自然灾害下档案管理T作的力度,提出自然灾害下的档案 管理应急预案. 一 ,自然灾害对档案管理的影响 大自然为人类的生存发展提供了无穷无尽的财富.但是有的时 候也给人类带来一些灾难,自然灾害具有破坏性,甚至有些破坏不 可恢复.比如,汶川大地震,每一个经历此次浩劫的人莫不感叹自然 灾害的巨大威力.档案灾害,是在档案管理过程中,由于各种因素给 档案信息造成相对较大的破坏性影响的事物的一个总称.其中的因 素有自然因素和人为因素,档案在保存的过程中面临着各种未知的 可能到来的灾难.以地震为例,一旦一个地方发生地震,一些直接性 的破坏就不可避免:档案设备的坍塌,一些装具的破坏,甚至整个档 案室都会遭受到毁灭性破坏.除了这些直接I生的破坏之外,放射性 的污染,水灾或者火灾等间接灾害都有可能使档案受到损害.汶川 地震之后,汶川,德阳,雅安等一些重大灾区的档案都受到了破坏, 体分为:文字型,图片型,流媒体型.其中文字型又有目录型,题录型, 文摘型,全文型等,不同类型的资源往往需要以不同的方式揭示.由 于泰州学派核心思想是以提倡”百姓日用”之道,所以该特色数据库 的资源内容则不可避免地包含了文,,声,影这四个方面.数据库的 平台资源提示方式也就必须包含所有的三种类型.即以义字型资源 来展示学派内容,民问文化和其他形式的民俗介绍:以图片或流媒 体型资源来展示民间 工艺 钢结构制作工艺流程车尿素生产工艺流程自动玻璃钢生产工艺2工艺纪律检查制度q345焊接工艺规程 ,民间音乐,民间舞蹈,民歌,民间曲艺等. 同时,还要以便捷方式细分文字型资源.馆内有可查纸质资料的资源 采用目录型和题录型揭示方式,标明纸质资源的国际标准书号 (ISBN),出版者和出版日期,报刊资料则需标明国际标准连续出版物 号(ISSN)和卷,期等;对于学派或民间文化中重点学术则应采用全文 型揭示方式.这样即减少数据库的负担,又提升访问者的查阅速度. 2.实现特色数据库资源的共建共享.特色数据库资源的采集方 式与普通数据库有所不同.普通数据库的数据采集一般是通过数据 供应商的供应来实现,即在供应商提供的资源里选取自己数据库所 需要的资源,然后进行批量购买.而特色数据库的资源,特别是泰州 学派特色数据库这类民俗类的特色数据库,它的资源有很大一部分 是散落在社会各界的,基本上在以个人为单位的手中.因此不可能 通过批量购买完善数据库.所以只能通过”以馆藏资源为依托,兄弟 院校资源为辅助,自建数据库为基础,用户提供来完善”的共建共享 方式进行构建,完成.由于数据库的构建方式和泰州地区民俗的多 样性,所以对数据库先期组建的框架要求就比较高,它要能适直后 58兰台界2011.10月-卜旬 甚至整个四川省的档案库的受损都比较严重.据统计,重灾区的受 灾档案的数目高达530万卷,在危房里的档案也高达170万卷.北 川县档案馆已绎完全倒塌,档案馆中的g.5万册都被埋在坍塌的废 墟之下,经过工作人员奋力抢救,也只是抢救出来不到三分之一的 数量.而在震中位置的映秀镇,阿坝公司的办公大楼也不能幸免,档 案员全部在地震中遇难,此次损坏了文件1630件,破坏了档案180 余卷.影视磁带也毁坏数盘,电厂的科技档案高达6000余卷全部毁 于这次地震(附下表).台风,洪水等自然灾害都能造成档案的毁坏, 给人们生活造成诸多不便,给档案管理工作带来难度.怎样采取比 较好的档案管理模式,减少自然灾害对档案的破坏已经成了一个重 要问题.据四川省汶川地震统计小组统计,汶川地震的档案损失:绵 阳等6个重灾区受灾档案5290524(卷);北川档案馆受灾档案 85000(卷);四川省电力公司阿坝公司受灾档案6148(卷). 二,建立现代档案管理容灾机制 1.建立一个容灾中心.容灾中心的建立可以在灾难来临之后, 为之后的恢复工作提供一些比较基础的保障,容灾中心同样可以提 供一些基础数据的备份.按照我国经济发展的基本情况可以看出, 续可能出现的所有情况.例如:?以前未被发现的学派文章,人物 传记;?已经消失的民俗文化,书,歌,曲,技艺等;?流失海外或 民间的古老民俗文物的图片等.同时,应充分利用网络挖掘与民 问挖掘相结合,针对不同民俗,不同用户预先设置各自的资源上 传方式.由丁民俗资源采集中会出现多种格式的信息,如文字,流 媒体,图片和表格等,数据库的上传方式,组织管理,审核机制及 工作时间是否合理,与访问者需求是否吻合至关重要.根据访问 者的需求确定管理审核机制以及工作时间的范围,数据库建设才 能最大限度地发挥使用效率,物超所值. 综上所述,构建泰州学派特色数据库是保护泰州地方民俗工 作中不可或缺的一部分.这里需要强调的是,保护,传承民俗绝不 仅仅是政府部门的事情.民俗往往是一个地方社会生活的缩影和 历史的折射,带有极强的个性,正因如此,民俗文化也最具个性 化,最具平民性.必须有更多的泰州人参与进来,毕竟民俗的生命 力还在民间.图书馆作为社会化的文化教育机构和文献信息中 心,其立身之本是馆藏,只有建设与开发具有本馆特色的数据库, 优化信息资源配置,才能最大限度地满足读者广泛的,动态的信 息需求,实现全社会的资源共享.也只有这样,才能最大化地让全 社会来了解,认知,喜欢上泰州的古老民俗. 参考文献 曾金胜中国民俗的传承与遗失l11时代潮,2oos(1) f2j-~玲艳.试论图书馆的特色馆藏芨特色服务.图书馆工作与研无()_IJ]20021 翻邓向阳数字图书馆数据库平台建设Ill图书馆理论与实践.2010(10)i4j陈安洲建立竞争情报数 据库平台的研究m图书馆理论与实践,2c)1o(4] 一 些容灾中心的建立一般应设置在市级以上的综合档案馆,之所 以选择在综合档案馆是因为档案馆可以很好的保存档案,本身就 具有这个条件,如果加大这个方面的投入就会带来一定的财政支 出困难.在综合档案馆建立容灾中心时,最开始考虑的就是怎样 去完善综合档案馆的建设问题,只有把这个问题考虑在内,才能 建立达到抗灾标准的容灾中心.之后还要制定一定的 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 ,对容 灾工作做到明确化,负责化.最后,还可以在容灾中心开展一些社 会服务,加大资源的利用力度,一些社会机构的重要信息都可以 放到容灾中心代为保管. 2.建立档案管理应急预案.建立档案应急预案的主要原因是我 国大多数档案馆都没有备份所有档案信息的条件.这样一来,一旦发 生了不可预知的自然灾害,不会让无情的灾害把档案信息破坏掉,尽 量把档案信息丢失的概率最小化.在制订应急预案时要尽可能详细 化,包括在灾害发生之后进行档案恢复的时间以及进行灾难备份的 间隔时间段,甚至包括哪些信息需要进行备份,怎样备份,在哪个城 市备份.以此同时,进行灾难发生之后的演习,确保档案管理应急预 案的安全无误,纠正存在的问题,使工作人员对灾难恢复的过程进行 熟悉,从而对这个灾难应急方案进行评价,看是否符合实际的需要. 对自然灾害下的档案备份.同城的档案备份一般选择两个及其 以上的档案馆进行信息的备份,这样方便数据的更新,并且操作起 来比较方便,易于管理.所以,在通常情况下,本地数据的备份比较 受单位重视,但是一旦自然灾害发生了,这个地区出现的灾难情况 无可预料,所以建立异地灾难备份能增加档案管理的安全筹码.异 地灾难备份就是不在同一个城市进行档案的备份,一般都是选择比 较远的两个城市,这样灾难来临时,可以使档案安全系数增加.一般 说来,电子档案比较方便,快捷,是进行异地档案数据备份的首要选 择.虽然电子档案相对其他方式运用的更多,实施仍然不能忽视其 他介质档案的管理.因为电子档案都是依靠计算机运行,一旦计算 机无法识别这个电子档案,就可能造成数据信息的丢失.一旦这些 电子载体遭到破坏,恢复起来更加的困难.所以,在高科技发展的今 天,也不能忽视对纸质档案的管理工作.同样的另外一种方式是建 立微缩档案,这种方式运行成本相对较高,可以在省会级别城市的 档案馆联合投资建立档案微缩中心.不论哪一种方式的运行,都是 为灾害下的应急方案做准备,减少灾难发生的档案损失. 三,建立档案管理灾害应急体系 档案,特别是 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 一个国家的政治,军事方面的档案,对于一个 国家的重要性是有目共睹的.所以,要建立灾害预警体系和应急体 系,在自然灾害突然到来时,把档案损失的概率降到最低点. 1.建立档案灾害预警体系.(1)档案灾害的预警级别.根据灾 害发生的程度是否紧急,对档案管理的危害是否严重以及在灾害 发生之后所需要的人力,物力,财力等各种情况,将档案灾害划分 为几个等级.一般情况下包括特别严重,严重,较重,一般这几个 级别.每一个档案室都要加大对灾害进展的关注力度,对级别大 小作出适时的调整,之后结果出来再对每一个档案室进行通知, 从而使每一个档案室即使作出应急 措施 《全国民用建筑工程设计技术措施》规划•建筑•景观全国民用建筑工程设计技术措施》规划•建筑•景观软件质量保证措施下载工地伤害及预防措施下载关于贯彻落实的具体措施 .当灾害的级别比较高 时,就要向国家档案局进行申报,征求同意后再作出是否对外发 布的决定.(2)档案灾害预警系统的构建.在自然灾害来临之前, 要做到全方位的监测预警信息,全面地收集各种问题,从而确定 自然灾害对档案管理的影响程度,这样才能相对有效的防范由各 种自然灾害可能带来的损害.根据这种情况,档案管理部门可以 将灾害在萌芽状态时就给予消灭.在经济高速发展的今天,新闻 媒体的影响十分强大,可以充分利用媒体发布的信息来进行自然 灾害信息的收集.网络的不断发展,致使互联网本身在生活中的 运用越来越普遍,档案管理部门仍然可以利用网络技术信息,进 行灾害发生前期的资料整理.另外,可以和地震监测部门,地质环 境部门,海洋环境预报中心等部门进行合作,密切关注这些部门 的监测动态,一旦发布一些有关自然灾害的信息,档案部门就要 抓紧时间4~:f-防范工作.与此同时,档案部门要设置专门的工作人 员负责检查,一旦发现档案管理方面存在的安全隐患,就要积极,快 速地上报上级领导.(3)档案灾害预警体系建立的原则.档案灾害预 警体系的建立,要坚持以预防为主的原则.档案是一种不可再生的 资源,一旦遭到破坏,修复难度难以想象.有关人员要先从思想上认 识到档案灾害预防工作的重要性,积极制定自然灾害应急预案,建 立专门的负责抢救的队伍,对自然灾害造成的档案损失降到最低 点.档案灾害预警体系中还有一个重要原则就是及时对自然灾害后 的档案管理进行及时的处置,灵活的掌控.在突发事件到来之后,急 速建立档案救济队伍,在采集相对灾害信息之后急速作出反应,跟 随信息的不断变化作出相应的调整措施. 2.建立档案灾害应急体系.(1)档案应急组织的构建.首先需要 建立档案灾害应急指挥小组.这样灾害一旦发生,能急速投人兵力 进行档案工作的救治,这个小组起到一个中介作用,通过这个小组 向上级主管传达工作进展情况,同时向下级布置下一步的工作任 务.这样才能协调各个部门进行工作,互相配合档案灾害工作的进 行.除此之外,还要建立一个档案灾害处置领导小组,这个小组由档 案局领导以及相关技术人员组成,这个应急领导小组工作在应急工 作的前线,对有关工作进行部署,指导,对相关人员进行合理的调 配.灾害档案的应急预案对档案部门工作人员提出了很高的技术要 求,需要有足够的工作经验才能胜任.应急预案要根据环境以及档 案人员等条件的不同急速作出适时的调整,保障灾害预案与实际情 况相符合,为以后的工作做出充分的准备.(2)档案灾害应急保障措 施.档案灾害工作的顺利进行离不开组织提供的相关保障.首先就 是组织保障,档案灾害救急领导小组要对相关工作进行责任到人, 由专人负责管理工作.由于档案的救急工作需要一定的资金保障, 所以财政部门在灾害发生之后应下拨一些资金,作为档案抢救工作 的经费.另外,政府还应该安排一些电力,排水的有关工作人员积极 配合档案救急工作的开展,只是一些人力方面的保障.与此同时,物 资保障也不能缺少,档案部门只有比较良好的物资储备,才能在灾 害发生之后,掌握档案管理工作的主动权.每一个档案部门都要把 物资储备纳入13常管理工作的范围之内. 日益频繁的自然灾害,向我们提出了一个明确的警示:除了要 做好日常的档案管理工作之外,必须建立一个强有力的档案灾害应 急预案.每一个部门都应该充分认识到灾害档案应急措施的重要 性,在行动上积极配合,建立科学的预防制度和应急制度,做到防患 于未然.在自然灾害发生之后,责任到人,全力投入到档案救治工作 之中,这样才能给予宝贵的档案资源得到最大限度的保障. 参考文献 …档案馆国家重点档案抢救和保护工作暂行办法『s1l四川省档案局,2007 陈国华.区域应急管理实务一预案,演练及绩效『M】,化学工业出版社,2008 l31张丽莎.突发事件来临,你准备好了吗?lM1.科学出版社,2009 f41汤玉英对突发事件通信档案抢救工作的几点思考rIj.信息管理,2009(22). 台界2011.1o月中旬59