文档排版
所谓文档排版是指按一定
格式
pdf格式笔记格式下载页码格式下载公文格式下载简报格式下载
对文字进行编排，使之具有特殊的显示效果。
可以用不同的方法查看Word文档，这种查看方式就叫视图。视图有六种类型：页面视
图，Web版式视图，普通视图，大纲视图，Web页浏览，打印预览。
视图的切换可以通过“文件”菜单（包含“Web页预览”、“打印预览”两个命令）或“视
图”菜单（包含“普通视图”、“Web版式视图”、“页面视图”、“大纲视图”）来实现，或者
直接利用水平标尺左侧的四个视图按钮来实现。
这四个按钮与“视图”菜单中的四个命令依次对
应，如图3-49所示：
在页面视图中可以查看在打印出的页面中图 3-49 视图按钮 文字、图片和其他元素的位置。页面视图可用于
编辑页眉和页脚、调整页边距、处理分栏和图形对象。在页面视图中，用户看到的是与实际 打印效果完全相同的文档，也就是微软所说的——所见即所得的。
在页面视图下，页与页之间是按版面的方式分隔开的，并且可以看到页眉、页脚、图、
艺术字的实际位置，如图3-50所示。
图片
页脚
页间隔
页眉
图 3-50 页面视图
在 Web 版式视图中，可以创建能显示在屏幕上的 Web 页或文档。在 Web 版式视图中，可看到背景和为适应窗口而换行显示的文本，且图形位置与在 Web 浏览器中的位置一致。换言之，本视图是用于创建Web页的，且可以模拟用浏览器的显示效果。
在普通视图中可以键入、编辑和设置文本格式。普通视图可以显示文本格式，但简化了
页面的布局，所以可便捷地进行键入和编辑。在普通视图中，不显示页边距、页眉和页脚、
背景、图形对象以及没有设置为“嵌于文字所在层”环绕方式的图片，如图3-51所示。
在页面视图中，分隔符是按其设置效果显示的，而在普通视图中，页之间的分隔符是单
虚线，节之间的分隔符是双虚线。单击选中后用
键能直接对分隔符进行删除操作，这是页面视图所办不到的。且能连续显示正文。
分页符
图 3-51 普通视图
在大纲视图中，能查看文档的结构，还可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织文本。
还可以通过折叠文档来查看主要标题，或者展开文档以查看所有标题，以至正文内容。大纲
视图还使得主控文档的处理更为方便。主控文档使较长文档（如有很多部分的
报告
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或多章节
的
书
关于书的成语关于读书的排比句社区图书漂流公约怎么写关于读书的小报汉书pdf
）的组织和维护更为简单易行。大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。
Web 页预览显示了文档在 Web 浏览器中的外观。Word 先保存文档的副本，然后用默认
浏览器打开文档。如果 Web 浏览器没有运行，Word 会自动启动它，且可以随时返回 Word 文档。
在打印预览中，可以通过缩小尺寸显示多页文档。您还可以看到分页符、隐藏文字以
及水印，还可在打印前编辑和改变格式。
文本格式是指字符的字体，字型，字号，
颜色，下划线，着重号，效果，字符间距，文字
动态效果等。设置文本格式可以使用“字体”对
话框，如图3-52所示，或使用“格式”工具栏。
打开“字体”对话框有两种方法。
, 使用菜单命令：【格式】|【字体】。
, 快捷菜单：右击选中的文本，在快捷菜
单中选择“字体”命令。
设置格式时，采用三种方式：
方法一：先设置后输入——定位插入点后，
进行格式设置，随后输入的文字将采用刚刚设置
好的格式。
方法二：先输入后设置——选定一个块，进
行格式设置，该格式施加于块中文字。
图 3-52 “字体”对话框 方法三：复制某格式——在工具栏上有一个“格式刷”按钮，利用该按钮，可以将已存在的格式复制到某对象文字上。操作步骤为：选定包含指定格式的块，单击“格式刷”
按钮，此时的鼠标指针是I字型带一个小刷子的，刷过目标文字（从目标文字的头拖放到尾），
则目标文字被施加了指定的格式，且鼠标恢复成了正常形状。这种方法只能进行一次格式复
制。如果想将某格式应用于多个对象上，那么在选定包含指定格式的块后，双击“格式刷”，
此时可多次刷过目标对象，直到再次单击“格式刷”或按键，取消复制状态，使鼠标指针恢复成正常状态。
1.
字体是指文字的形式和风格。Word支持多种字体，六种常用的中文字体是：宋体、仿
宋体、黑体、楷体、隶书体和幼圆体。Word中默认的字体为宋体，这也是生活中排版常用
的字体。
宋体的特点是笔划横平竖直，粗细适中，疏密布局合理。用宋体排版的内容，使人看起
来非常清晰，不易疲劳。一般的书刊都采用宋体排版。
楷体的特点是笔划接近于手写体，字体端正匀称。一般用于小学课本，幼教读物，或作
为标题和署名。
仿宋体的特点是笔划粗细一致，起落锋芒突出，刚健有利。但阅读效果不如宋体。一般
用于标题。
黑体的特点是字方正，饱满，横竖笔划粗细相同，平直粗黑。一般用于封面，标题和需
要突出的地方。
隶书体的特点是字体浑厚饱满，婉转流畅，笔法古朴典雅。一般用作标题或装饰。
幼圆体的特点是字体圆润舒展，笔法婉转柔和字体古朴美观。一般用于标题，正文或装
饰。下面是几种字体的示例。
宋体 仿宋体 黑体 隶书体 楷体 幼圆体
设置字体的方法是：
, 打开“字体”对话框，在“字体”选项卡的“中文字体”（或“西文字体”）列表框
中选择字体，单击【确定】按钮。
, 在“格式”工具栏的“字体”下拉列表中选择字体。
字型是指文字的形状。一般有
标准
excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载
型，倾斜型，加粗型，加粗并倾斜型。设置字形使用
“字体”对话框的“字体”选项卡，在“字形”列表框中选择；或直接使用“格式”工具栏
上的命令按钮。下面是几种字型示例。
标准型
倾斜型 下划线 底纹 加边框 缩放
字号是指字的大小和规格。字号有“点数制”和“号数制”两种规格。
“号数制”是专业排版常用的规格。在专业排版中，字的大小是固定的。Word中默认的字号为5号字。
“点数制”是以点为单位的。其所用的单位“磅”是英文点“Point”的音译。凡是用数字标是的就是采用的点数制。下面是几种字号示例。
5号字6号字初号字10磅字50磅字
设置字号方法
, 打开“字体”对话框，在“字体”选项卡的“字号”列表框中选择字号，单击【确
定】按钮。
, 在“格式”工具栏的“字号”下拉列表中选择字体。
用“号数制”只能设置“初号”到“八号”字。用“点数制”可以设置1～1638
磅之间的任意大小的字。
在Word中，可以采用多种颜色来表现文字。设置方法是：在“字
体”对话框的“字体颜色”列表中选择，或单击“格式”工具栏中
的“字体颜色”命令按钮。
图 3-53 下划线示例
Word提供多种下划线来表现文字。下画线示例见图3-53，设置方法为：在“字体”对
话框的“下划线”列表中选择。
可以给文字加着重号以示突出。使用“字体”对话框中的“着重号”列表设置。 在Word中还可以实现文字的其它特殊效果。如删除线，上标，下标，阴文，阳文等。
这些特殊效果是通过“字体”对话框的“字体”卡中的“特殊效果栏”实现的。其中上标和
222下标这种效果是经常用来排简单公式的。如排公式：X+Y=Z。方法是，先输入8个字符，将X后面的2设成上标，再应用“格式刷”，将其它两个2设成上标。
字符间距是指字符之间的水平间距和垂直间距。字符间距的设置是通过“字体”对话框
的“字符间距”卡实现的。“间距”指水平间距，“位置”指垂直间距。如图3-54所示。 图 3-54 “字体”对话框的“字符间距”卡 图 3-54 “字体”对话框的“动态效果”卡 文档中的文字可以排出下面的特殊效果： 符呈阶梯状字符间是紧密的 字符间是疏松的 字态
对文字可以施加动态效果，使它们在屏幕上动起来。该设置是通过“字体”对话框的“动
态效果”卡实现的。如图3-55所示。
段落是指输入时通过回车键而形成的文字
整体。在每一段的后面都有一个段落标记()。
段落标记不仅标志段落结束，还
记录
混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载
了本段的
格式。回车后，新段自动延续原段的格式。
段落排版是指设置段落的对齐方式、缩进、
行距、段落间距、项目符号和编号、制表位、
边框和底纹、首字下沉等。
段落设置一般使用 “段落”对话框或工具
按钮来实现，如图3-56所示。部分设置还可直
接利用标尺来完成。打开“段落”对话框有两
种方法。
, 执行【格式】|【段落】菜单命令。
, 右击某段，在快捷菜单中选择“段落”
命令。
1.
图 3-56 “段落”对话框 对齐方式是指文本在页中水平或垂直的排
列方式。Word提供五种对齐方式：左对齐，右对齐，居中对齐，两端对齐，分散对齐。
五种对齐方式示例如下：
在“段落”对话框的“缩进和间距”卡中的“对齐方式”列表框里选择，设置对齐方式；
或用工具栏按钮设置。
2.
缩进是指输入时，某些文字相对于其它文字错开几个格。有四种缩进方式：左缩进，右
缩进，首行缩进和悬挂缩进。
左缩进是指整个段落距离页左边向里缩进。右缩进是指整个段落距离页右边向里缩进。
首行缩进是指一段中的第一行向里缩进几个字。这也正和我们在书写汉字时每段开始空两各
格相同。悬挂缩进是指一段中除第一行外其它行朝里缩进。
设置方法是利用“段落”对话框的“缩进和间距”卡中的“缩进”栏和“特殊格式”栏
进行设置或利用工具按钮。
除上述方法外，利用标尺可以快速地进行缩进设置。水平标尺上有四个特殊的缩进按钮，
如图3-57所示：
图 3-57 标尺示例
利用标尺进行设置时，前提是必须将插入点定位于被设段中任意位置。拖放缩进按钮
就可完成相应的设置。在拖动过程中，有一条虚线指示目的位置。这种方法虽然不能精确定
位，但非常直观。
3.
行距是指行与行之间的距离。可以通过“段落”对话框中的“行距”栏或工具按钮进行
设置。行距有单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、最小值、固定值和多倍行距等6种。设置
最小值、固定值和多倍行距时，还需在“行距”栏右侧的“设置值”框中设置具体值。
4.
段落间距是指段与段之间的距离。可以通过“段落”对话框中的“间距”栏进行设置。
段间距有“段前”和“段后”两个值，单位可以是“行”，也可以是“磅”。
5.
Word中将并列的若干段落称为“列表”。为了使文档中的列表便于阅读和理解，可以在
列表前缀上特殊的图型或数字，称为“项目符号和编号”，而且可以设置多级列表使其具有
层次。
设置方法为 “项目符号和编号”对话框中进行复杂设置，或使用工具按钮进行
简单设置。“项目符号和编号”对话框如图3-58所示。该对话框有三个选项卡，每个选项卡
中有若干项目符号或编号的形式。“项目符号”
卡用来设置项目符号，“编号”卡用来设置编号，
“多级符号”卡用来设置多级符号。设置步骤
为：
? 选定列表
? 打开“项目符号和编号”对话框；
, 执行【格式】|【项目符号和编号】菜单
命令；
, 右击选中的列表，在快捷菜单中选择
“项目符号和编号”命令；
图 3-58 “项目符号和编号”对话框
? 选择选项卡，选择项目符号或编号的形式
? 单击【确认】按钮。
若用户觉得系统提供的图形不理想，可单击“自定义”按钮，自行进行设置。
取消项目符号或编号的方法是再次单击命令按钮，或在“项目符号和编号”对话框中选
“无”按钮。
6.
制表位是用来使用户输入的文字在文档中的某一水
平位置上上下行之间对齐的。有五种方式的制表位：左
对齐，居中对齐，右对齐，小数点对，竖线对齐。
设置制表位有两种方法。
? 使用“制表位”对话框
执行【格式】|【制表位】菜单命令，或在“段落”
对话框的“缩进和间距”卡中，单击“制表位”按钮，
打开“制表位”对话框，对话框如图3-59所示。
其中“制表位位置”是指导制表位在标尺中的值，“对
齐方式”是指多行同一位置文本的对齐方式，“前导符”
图 3-59 “制表位”对话框 是指多行同一位置文本前的符号，“默认制表位”是指按
一次键插入向后移动的距离。
在“制表位”对话框中设置各项参数，然后单击【设置】或【确定】按钮完成设置。
? 使用标尺上的制表位按钮
在标尺左侧有一个制表位按钮，如图3-60所示。
单击该按钮，其图形在几个图形之间转换。这几个图
形依次表示左对齐、居中对齐、右对齐、小数点对齐、
竖线对齐。 制表位按钮 设置制表位时，首先单击【制表位按钮】选择制
表位种类，然后将移动鼠标到标尺上，在合适位置单图 3-60 制表位按钮 击，该处即被设置为指定的方式。
制表位设置完成后，若插入点在该行的行首，按一次键，插入点移到第一个制表
位位置，输入文本，然后再按一次键，插入点移到第二个制表位位置，输入文本。重
复以上操作，输入一行的内容。按回车键换行后，在新行自动生成制表位且位置与上行相同。
若要清除制表位，可用鼠标将标尺的制表位拖走；也可在“制表位”对话框选定制表位，
然后单击【清除】或【全部清除】按钮。
制表位格式设置示例如下：
1111 2222 3333 4444.44
左对齐 居中对齐 右对齐 小数点.对齐
6.
边框是可以围在段落四周的框。底纹是指用背景色填充一个段落。
打开“格式”菜单，选择“边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框，如图3-61所示。该对话框有三个卡“边框”用来设置段落的边框，“页面边框”用来设置整个页面的
边框，“底纹”用来设置底纹。
图3-61 “边框和底纹”对话框 图3-62 边框和底纹示例 ? 设置边框
先选定段落，然后打开“边框和底纹”对话框，选择“边框”选项卡，选择边框的线型、
颜色、宽度，确定边框的类型（方框、阴影、三维），最后单击【确定】按钮。 ? 设置底纹
先选定段落，然后打开“边框和底纹”对话框，选择“底纹”选项卡，选择填充的颜色、
图案的样式及颜色，最后单击【确定】按钮。
? 清除边框和底纹
清除边框：在“边框”选项卡中单击“无”。
清除底纹：在“底纹”选项卡的“填充”项中选择“无填充颜色”，在“样式”列表框
中选择“清除”。
边框和底纹的示例如图3-62所示。
7.
首字下沉是指段落中第一个字区别于其它的字。要么它独立悬挂与段落的左侧，要么它
独占多行多列。第一种情况叫首字悬挂，第二种情况叫首字下沉。这两种情况示例如图3-63
所示。
图
3-63
首字
下沉
示例
图
3-64
“首
字下
沉”对
话框
用
“格
式”菜
单的“首字下沉”命令打开“首字下沉”对话框，如图3-64所示。在“首字下沉”对话框的“位
置”栏中选择样式，若选“无”，则清除首字下沉；在“选项”栏中设置首字的字体和下沉
行数及距正文的位置；单击【确定】按钮。
分栏是报纸上经常采用的格式。目的是为了方便阅读。没有设置过分栏格式的叫通栏。
每栏的宽度相等的叫等栏，不相等的叫不等栏。下面是两个分栏示例。
在设置
分栏时，可
在栏间画上
栏间线。建
立分栏的方法为使用“格式”菜单中的“分栏”命令或“其它格式”工具栏中的“分栏”按钮。用第一
种方法可以进行复杂的分栏。一般情况下，文档中含有多种分栏格式时，应先输入文字再施
加分栏命令。
设置分栏的操作步骤如下：
? 在空白文档中先输入文字，
? 选中欲分栏的文字（注意：一定不要
把段落标记选上，否则的话会将分栏格式带入
到其它段落）。
? 打开“格式”菜单，选“分栏”命令。
在“预设”栏中选单击“两栏”图标，在“宽
度和间距”栏取默认的宽度和间距，将复选框
“分隔线”选上（用以在栏间画上分隔线）,
选中“栏宽相等”复选框(用以将栏设成等宽
的)。“分栏”对话框如图3-65所示：
? 在“分栏”对话框中，单级“确定”
按钮，分栏格式即设置完毕 图 3-65 “分栏”对话框
如果先应用分栏命令（例如分成两栏的命
令），再输入文字，则会使整篇文档都采用两
栏的格式。
注意：分栏效果只能在“页面视图”中看到。
分隔符是用户为了对文档的各部分分别应用不同的格式而设置的专用符号。分隔符有分
页符，分节符，分栏符和换行符。
1
分页符是在输入文字不足一页时用来强制分页的符
号。插入分页符的步骤为：
? 输入文字，然后将插入点定位于欲分页处。一般
情况下，插入点选在前一页的尾，如图3-67所示；
? 执行【插入】|【分隔符】菜单命令，打开“分隔符”
对话框，如图3-66所示：
? 在“分隔符类型”框中，选择“分页符”，单击【确
定】按钮后，就将内容分成了两页。如图3-68所示。 图3-66 “分隔符”对话框
图3-67 分页前的效果 图 3-68 分页后的效果
前面已叙述过，页面视图是用来显示打印出的文档效果的。因此在页面视图中，只能看
到分页后的效果而看不到分页符。应用普通视图可以看到分页符。在水平滚动栏左侧的视图
切换按钮中，单击“普通视图”按钮，将视图切换到普通视图，就看到了分页符。
在文字内容超过一页时，系统自动分页。在普通视图中，也能看到分页符。两种分页符
的表现形式是不相同的。系统分页符为由点构成的虚线，没有说明。手工分页符是由短线构
成的虚线，有说明。请分清两者的区别。
手工分页符可以被删除，删除后，同时取消了分页效果。方法为在普通视图中，单击手
工分页符，将插入点定位于分页符之上，按键。
2.
可用节在文档之间改变文档的布局。只需插入分节符即可将文档分成几节，然后根据
需要设置每节的格式。分节符的位置可以在下一页，可以在偶数页，还可在奇数页。
插入分节符的方法为：
? 输入文字，定位插入点于欲分节处，
? 打开“分隔符”对话框，在 “分隔
符类型”框中选择“分节符”， 在 “分节符
类型”框中选择分节符位置；
? 单击【确定】按钮。
此时在页面视图中，看不到任何变化。
在普通视图中，可以看到分节符。分节符是
两条点构成的虚线，如图3-69所示。
在普通视图中，选中分节符，按
键可以删除分节符。
页面排版是指在正文之外，对页眉和页
脚进行设置。页眉和页脚通常用来显示文件图 3-69 普通视图中的分节符 名，文章名，章节名，作者，日期和时间，页码。页眉和页脚只能在页面视图中看到。一个 页眉页脚示例如图3-70所示。
图 3-70 页眉和页脚示例
在上例中我们看到了一个奇偶页不同的设置。不仅显示内容不同，而且页码是轴对称
的。
进行页面排版主要应用“页眉和页脚”工具栏。在“视图”菜单中，选择“页眉和页脚”
命令，弹出“页眉和页脚”工具栏。如图3-71所示。此时窗口中页眉和页脚区呈实的，被
用虚线框了起来，正文区变成了虚的。如图3-72所示。
图 3-71 插入时间 “页眉插入页数 在页眉和页脚之间转换 页脚” 工具栏
此 时可
在编
插入页码 插入日期 页面设置 显示前一项 辑区
输入设置起始页码 显示后一项
文字，或利用“页眉和页脚”工具栏中的命令来进行设置。 1．设置页眉和页脚
? 一般步骤 ? 在“视图”菜单选择“页眉和页脚”
命令，显示出页眉和页脚编辑区。在预设过
页眉和页脚后，直接双击页眉和页脚区，也
可以打开页眉和页脚编辑区。
? 在编辑区中输入想显示在此区中的
内容。
? 在页眉和页脚中，除了可以输入一般
文字外，还可以输入文件名，作者等“自动
图文集”中的内容。这项工作是应用“插入
自动图文集”命令是实现的。单击“插入自
动自动图文集”按钮，打开“自动图文集”
菜单；
图3-72 页眉页脚示例 ? 在“自动图文集”菜单中，选择“文件名”，就会在编辑区中插入文件名。如图3-73
所示：
图3-73 插入了文件名后的页眉
? 在“页眉和页脚”工具栏中，单击“在页眉和页脚之间转换”按钮，可在页眉编辑
区和页脚编辑区之间进行切换。如图3-74所示。请注意插入点出现在当前编辑区中。
图 3-74 在页眉和页脚之间切换
? 设置不同的页眉和页脚
利用分节，可以为文档设置不同的页眉和页脚。先将文档分为两个节，为偶数页设置页
眉如图3-xxx3所示。打开页眉和页脚编辑区，此时多了一条提示，如图3-75所示：
分节后出
现的说明
图 3-75 分节后的页眉和页脚编辑区
上图中的说明指出了两节之间的设置是相同的。单击“同前”按钮，使各节之间的设置
取不同的值，同时上图中的说明消失。
将插入点定位于另一页上，进行设置，就可以设置出与前一节不同的格式，如图3-76所示。
图 3-76 分节后不同的页眉
? 设置奇偶面不同的页眉和页
脚
可以设置奇偶页不同的页眉。方
法为：
? 单击“页面设置”按钮，打
开“页面设置”对话框，如图3-77
所示。
? 在其中的“页眉和页脚”区
中，选中“奇偶页不同”复选框，
? 单击【确定】按钮，对奇偶
页分别进行不同的设置，就可以设置
出奇偶页不同页眉，如图3-78所示
。
图 3-77 “页面设置”对话框
图 3-78 奇偶页不同的页眉
? 在页眉和页脚中插入页码
在页眉和页脚中，可以设置页码。单击“插入自动图文集”，打开“自动图文集”菜单，
选择“第X页 共Y页”命令，会将当前页码插入到页眉中，如图3-79所示。
图 3-79 插入页码后的页眉
利用“插入页码”和“插入页数”命令，也可以按用户自定义的方式编排页码。利用分
节可以为文档的不同的节分别设置页码。先将文档分节。打开某节的页眉和页脚编辑区。单
击“设置页码各式”命令，打开“页码各式”对话框，如图3-80所示。在“数字格式”框
中，可以选择数字格式；若想在页码中包含章节号，则可选中“包含章节号”复选框；在“页
码编排”框中有两项选择“续前节”和“起始页码”，“续前节”表示当前页码在前节的基础
上继续排号；“起始页码”表示本节页码单独排号，数码框中的数值即为单独排号的起始页
码，单击【确定】按钮。
图 3-80 “页码格式”对话框
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