声像档案整理方法讲义

声像档案整理 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 讲义 一、声像档案的概述 (一)什么是声像档案 声像档案是指机关、团体、企事业单位及个人在各种活动中直接形成的有查考价值的，并以磁性材料、感光材料为主要载体和以影像、声音为主要反映方式的历史记录。包括照片、录音带、录像带、光盘等，并需编制文字 说明 关于失联党员情况说明岗位说明总经理岗位说明书会计岗位说明书行政主管岗位说明书 。针对记录内容、记录内容产生过程及相应支持软硬件的“文字说明”是声像档案不可缺少的部份。 (二)声像档案的记录形式及载体 1、金属模版(保管单位为张):主要是唱片。 2、胶片(保管单位为本或卷):主要是照片底片;电影胶片;幻灯片等 3、磁粉(保管单位为盒):主要是录音带、录像带;计算机硬盘和磁带等。 4、光反应材料(有机染料与金属化合物)(保管单位为张):主要是CD-R与CD-RW和DVD光盘等。 不同载体对保管条件的要求不同。在实际工作中应针对不同的载体采取不同的保管措施。当然，软磁盘、可擦写光盘不能作为档案载体。 二、声像档案的归档 (一)声像档案的归档范围 1、凡是本单位在公务活动中产生的具有凭证和参考价值的照片、录音带、录像带、光盘等材料，应归档保存。 2、根据国家档案局《照片档案管理 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 》及省、市档案局有关声像档案归档的要求。 1 声像档案归档范围及保管期限:(供参考) 序号 属类名称 内 容 保管期限 本单位建设面貌的信息材料(包括:地理概貌、1 建设面貌类 城乡建设、工程项目、名胜古迹、自然风光、办永久 公环境等) 历届党政正副职领导成员，被评为市级以上劳模、2 人物类 永久 先进集体、个人的照片(单人照) 3 会议类 各种重要会议的声像信息材料 永久/长期 4 荣誉类 反映本单位荣誉实物的声像信息材料 永久 上级机关领导或社会知名人士到本单位视察、检5 视察类 永久/长期 查工作时形成的声像信息材料 本单位重大活动、重要外事活动及职能活动的声6 业务活动类 永久/长期 像信息材料 7 文体活动类 本单位组织的各项文娱体育活动的声像信息材料 长期 3、编制本单位声像档案的归档范围 为了确保本单位声像信息材料的完整、准确、系统。各单位都要根据本单位实际情况制定声像档案归档范围和保管期限表。归档制度包括归档的范围、时间和要求，并明确有关人员的 职责 岗位职责下载项目部各岗位职责下载项目部各岗位职责下载建筑公司岗位职责下载社工督导职责.docx 。 (二)声像档案的归档要求 1、按照《档案法》及相关法律法规的规定，对属于归档范围的声像信息材料，应按照归档时间及时归档，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交,集中管理，任何个人不得据为己有。 2、做好材料的收集，档案员定期或不定期对各职能部门的声像材料进行收集，保证材料的完整和齐全。 3、除存储格式要按《电子文件归档与管理规范》(GB,T 18894—2002) 2 转换为通用格式外，归档材料的内容必须是未加任何更改或修饰的原版和原件，并且要图像清晰，内容准确、系统，重点突出，具有代表性，附有文字说明。 4、数码照片应挑选有代表性的晒成纸质(一般4R光面)归档。 5、归档的磁性载体或光盘文件必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测过，运转正常，无病毒，清洁，无划伤。内容完整、准确。图像、声音、代码等清晰。 6、同一项目同一类别声像记录应存贮在同一磁性载体或光盘上。单个磁性载体或光盘上记录的问题类别或主题应尽量单一。 7、对于制成光盘等存储的，应在相应的载体中制作出对应的机读目录或存储内容说明。 8、对磁性载体和光盘要制作一式三份归档，文字说明描述全面、内容准确。 9、照片入像册立放;录音(像)带分别单个入塑料盒或专用贮存柜平放;磁盘与光盘放入塑料盒或专用贮存柜存放。 10、不能放置樟脑等挥发性药物;定期倒带;须远离磁场和电器设备等。 (三)声像档案的归档时间 确定归档时间主要是为保证文字说明的准确性、声像档案完整性和将来利用的有效性。 1、声像材料的归档应实行“谁主办,谁负责收集整理”的原则。 2、一般在形成后一个月内归档。对一些比较重要的声像材料，归档时间要灵活掌握，要做到及时跟踪、尽快收集归档。 三、声像档案的分类 广州市主要分机关、企事业、学校三个档案类目体系 3 机关八个大类 企事业十一个大类 学校十二个大类 0产品类档案 DQ党群 A文书档案 1设备仪器类档案 XZ行政 B基建档案 2基建档案 JX教学 C设备档案 3科研档案 JJ基建 D会计档案 4文书档案 SB设备 E审计档案 5病历档案 CK财会 F人员档案 6婴儿出生档案 SX声像 G声像档案 7声像档案 RY人员 H业务档案 SW实物 8人员档案 I实物档案 KY科研 9会计档案 10实物档案 CB出版 WS外事 (一)机关声像档案的分类示例(代号为“G”) G声像档案 G1照片档案 G1.1底片 G1.2正片——G1.2.1 建设面貌类 G1.2.2 人物类 G1.2.3 会议类 G1.2.4 荣誉类 G1.2.5 参观视察类 G1.2.6 业务活动类 G1.2.7 文体活动类 G2录音带 G3录像带 G4磁盘 4 G5光盘 G5.A文书光盘 G5.B基建光盘 G5.C设备光盘 G5.D会计光盘 G5.G1照片光盘 „ (二)企事业声像档案的分类示例(代号为“7”) “7”声像档案 7.1照片档案 7.1.1底片 7.1.2正片—— 7.1.2.1 建设面貌类 7.1.2.2 人物类 7.1.2.3 会议类 7.1.2.4 荣誉类 7.1.2.5 视察类 7.1.2.6 业务活动类 7.1.2.7 文体活动类 7.2录音带 7.3录像带 7.4磁盘 7.5光盘 7.5.4文书光盘 7.5.2基建光盘 7.5.9会计光盘 7.5.7.1照片光盘 (三)学校声像档案分类示例(代号为“SX”) “SX”声像档案 SX11照片底片 5 SX12照片正片——SX1211 面貌类(校舍建设的照片) SX1212 人物类(历届领导班子、市级以上劳模、先进 集体、先进工作者、优秀教师的照片) SX1213 会议类(本校重要会议、外事活动情况的照片) SX1214 荣誉类(本校荣誉实物的照片) SX1215 视察类(上级机关领导来校视察、检查工作的 照片) SX1216 文体类(本校重要的文体活动照片) SX1217 业务活动类(本校重大活动的照片) SX1218 毕业生类(毕业生照片) SX13录音带 SX14录像带 SX15幻灯片 SX16磁盘 SX17影视胶片 SX18缩微胶片 SX19光盘 四、声像档案的整理 (一)照片档案的整理 ?底片档案的整理 1、整理要求: (1)底片不分属类，按形成时间先后顺序编号入底片册，并将底片号完整地写在底片册对应的位置及底片袋上，装满一册为一卷，每一卷底片编一个流水张号。底片不需制作目录。 6 (2)底片与照片应分开存放。 2、编底片张号(机关档案) G1(1——1(1) 底片张号(一本底片内编一个流水号，从1起开始编) 底片案卷号(从1起编) 二级属类(底片类代号) 一级属类(照片类代号) 大类代号(声像档案) 、编底片册号(案卷号) 3 G1(1——1 第一卷(底片册号，从1起编) 二级属类(底片类代号) 一级属类(照片类代号) 大类代号(声像档案代号) 4、填写底片册封面、背脊(机关档案) 封面格式 背脊格式 全宗名称:广州市花都区档案局 全 宗 号 13 题名:底片 目 录 号 全宗号 13 档 号 G1.1-1 目录号 起止张号 1,300 年 度 年 度 1994,2006 保管期限 永 久 1994,2006 类 别 记住了吗,底片不需填写目录，故目录 底 片 号不用填写。 档 号 G1.1—1 7 5、底片档案的示例 (1)底片档案册正面图 (2)底片档案册侧面图 贴封面标签 贴背脊标签 (3)底片档案内面图 在每张底片的 正下方标注底 片档号:由底 片分类号，底 片在本底片册 内的“顺序号” 组成。如本机 关的底片: G1.1-1(10) 哈哈，看不到吧,每张底片还用一个专用的 小纸袋装着的，并且每个小纸袋还要写上所 装底片的档号呢～ 8 ?照片(正片)档案的整理 ,、照片分类:按内容分类(一般分七大类见归档范围)，每类设一册或若干册，按时间先后顺序，装满一册为一卷。 ,、照片筛选:各类照片按内容分组，形成两张以上(含两张)照片称为一组，最好每组筛选4—6张，筛选的照片要充分反映整个活动的特点(标志物、主背景、主要人物、主场景、横幅、主要过程等)。 3、照片入册:像册内按时间先后，一组照片排完后，再依次排另一组照片。 4、照片整理编号:照片均在各自像册内编起止张号，每个像册内照片的编号均从“1”开始，同一像册内照片或底片张号不能重复。并在照片背面写上相应的照片号。 大张照片不能装入普通的像册，要在相应像册内编号后再单独存放，标明存放地点，照片袋上贴上档案标签，便于查找。 (1)机关照片档案编号 G1.2.1——1(1) 正片张号(一本正片内编一个流水号，从1起开始编) 正片案卷号(从1起编) 三级属类(建设面貌类) 二级属类(正片类代号) 一级属类(照片类代号) 大类代号(声像档案) 9 (2)学校照片档案编号 SX 12 13——1(1) 正片张号(一本正片内编一个流水号，从1起开始编) 正片案卷号(从1起编) 二级属类(会议类) 一级属类(照片正片类代号) 大类代号(声像档案) ,、编写总说明:每一组照片要编写“总说明”，“总说明”中要标明活动的时间、地点、内容、机构、人物全名、职务及本组照片的起止张号等，让陌生人看了一目了然。“总说明”在像册占一张照片的位置，打印后放在本组照片的前面。 总说明示例:(学校照片为例) 说明:2000年7月20日，广州市XXX在区XXX局XXX局长等人的陪同下到本校参观、指导。在参观后的座谈会上本校XXX向市、区的领导 汇报 关于vocs治理的情况汇报每日工作汇报下载教师国培汇报文档下载思想汇报Word下载qcc成果汇报ppt免费下载 了本校在近年来XX工作及取得的成绩。(本组照片共6张) 照片起止号:SX1213—1(026),(031) 底片起止号:SX11-2(008),(013) 摄影者:××× ,、编写分说明:由于总说明已对一组照片的主要内容作了提示，分说明只需将照片各自的主题进行说明，如果照片中人物多时，则注明照片中主要人物的具体位置。只形成一张照片时，只需写“分说明”此时，“分说明”内容应包含“总说明”的内容。 分说明示例(此例为一组照片中某张照片的分说明) 10 照片号 SX1213-1(30) “参见号”是指与本张照片有联系 的其它档号 底片号 SX11-1(10) 参见号 A/2001/永久/18 摄影者 ××× 说明:广州市××局副局长× ×(右四)在座谈会上讲话 ,、填写照片档案册封面与背脊标签 正面 背脊 全宗号 目录号 年 度 1999, 类 别 会议类 档 号 SX1213-1 全宗名称:花都区××学校 题 名 花都区××学校会议类照片 由于是深度分类，照片册封面及背脊标 签上的目录号可不用填写。或根据本单全 宗 号 档 号 SX1213-1 位目录编制的情况填写，如:SX12-1 目 录 号 起止张号 1, 年 度 1999, 保管期限 长期 填写起止年度 11 ,、一组照片在像册内的编制示例 ,、填写照片卷内目录 (1)每个像册内都需要附有照片卷内目录。按像册内照片号的顺序依次在卷内目录上逐栏写入每组照片“照片号/底片号”、“题名”(即一组照片反映的内容“总说明”、“分说明”)、“拍摄时间”等。 (2)照片卷内目录一式三份，一份放像册内，两份放照片目录夹内。 示例: 照片档案卷内目录 照 片 号 拍 摄题 名 备 注 时 间 底 片 号 2000年2月14日，市委书记×××、副书记× ××等市领导同志到区档案局(馆)向全体干 部拜年，并参观了档案馆技术室 G1.2.3-1(01) ×××书记向档案馆全体同志拜年 2000 0214 G1.1-1(01) G1.2.3-1(02) 市领导参观技术室(左起:1×××，3×××，2000 5××) 0214 G1.1-1(05) 2003年3月18日，×××处全体同志到珠海市 档案馆参观学习 G1.2.3-1(03) 全体同志在珠海市档案馆前留影 2000 (大张) 0318 G1.1-1(09) G1.2.3-1(04) 参观珠海市陈列室 2000 0318 G1.1-1(12) 12 10、填写照片案卷目录 (1)以像册为登记单位分类编写照片的案卷目录。按像册档号的先后顺序依次在案卷目录上逐栏写入每个像册的“档号”、“题名”、“日期”、“张数或分钟”、“保管期限”等。 (2)照片的案卷目录一式两份，放入“声像档案目录”夹中，与照片的卷内目录(位于案卷目录之后)一起组成照片的检索目录，形成一式两份声像档案目录。 示例: 声像档案案卷目录 类别:照片类 张数或 保管 档 号 题 名 日 期 备注 分钟 期限 1967 G1.2.1-1 花都区档案局面貌类照片 / 55 永久 1985 1986 G1.2.1-2 花都区档案局面貌类照片 / 50 永久 1999 2000 G1.2.1-3 花都区档案局面貌类照片 / 46 永久 2007 11、照片档案目录的装订 照片档案目录的组成:目录夹、照片案卷目录、照片卷内目录(所有目录要用档案管理软件注录打印)采用“三孔一线”装订法。 目录正面 目录背脊 13 目录内里 “三孔一线”装订法: 12、编制照片档案目录夹标签 全宗号 背声像档案目录封面标签: 10 脊 目录号 标 签G1.2-1 全宗名称 花都区×××局 年 度 全 宗 号 10 1996, 目 录 号 G1.2-1 类 别 年 度 1966, 照片 类 别 照 片 保管期限 保管期限 永久 永久 14 示例: ?数码照片整理 1、数码照片分类。可按一次活动(或一项工作)的先后顺序在硬盘的根文件夹下建立以“年度号+阿拉伯数字”为名的子文件夹，如2007年拍摄的数码照片，第一次活动的子文件夹名可为“20070103”，第二次活动的子文件夹名为“20070128”，依此类推。子文件夹建立后，将每次活动的所有数码照片拷贝到相应的子文件夹名下。 15 2、数码照片筛选。每次活动拍摄数码照片时，如拍摄者使用了连拍，即同一镜头就会产生许多张照片，一次活动的照片就有可能多达几百张，为此，要先对每次活动的数码照片进行初步筛选，把一些重复镜头的照片先删除一部分，把一些拍得差的、没有利用价值的照片也删除掉。经过初步筛选后，再在数码照片中挑选几张能准确、全面反映活动内容的照片，晒成纸质照片归档。 3、编制数码照片号。每次活动拍摄的数码照片可保留原编号，也可重新命名为流水编号，如1、2、3„„9或01、02、03„„99等。被挑选出冲洗纸质照片的数码照片、扫描已归档的底片和纸质照片所形成的数码照片均需重新命名为原底片号或纸质照片号，如原底片号G1.1-1(12)、纸质照片号G1.2.2-3(05)等。 4、编写数码照片说明。将每次活动(每项工作)拍摄的数码照片、已经归档的胶片底片或纸质照片扫描后形成的数码照片，存放在相应的子文件夹下，对进行纸质归档的数码照片按要求编制每张照片的“照片说明.txt”文本文件，并将此文字说明存放在根文件夹下。(如图1)“照片说明”的内容主要包括本张数码照片的编号、活动内容、主要人物及其职务、时间、拍摄人、拍摄时间、备注等。(如图2) 图1 16 图2 5、编写数码照片光盘说明。按一定的年限或数量将硬盘上的数码照片，刻录到光盘上，在刻录光盘前，编制“光盘说明”文本文件，并将“光盘说明.txt”存放在光盘的根文件夹下。“光盘说明.txt”的内容主要包括全宗名称、全宗号、光盘档号、光盘题名、数码照片的起止时间、保管期限、光盘类型、文件类型、刻录软件及版本、刻录设备(型号、写入速率、读取速率、本光盘刻录的速率等)、刻录时间、刻录人、审核人以及各子文件夹数码照片的总说明(即组说明)。 “光盘说明。Txt”的内容示例如下: 17 “照片说明.txt”和“光盘说明.txt”的编制形式可用任何文字处理软件(如记事本等)编写后保存为文本文件格式;也可通过计算机档案管理软件著录后将有关数据导出编制为文本文件格式。 6、数码照片光盘刻录。将硬盘上分类整理好的数码照片按子文件夹的顺序刻录(光盘一式三套)到只读光盘，并将光盘装入光盘盒保存。 7、数码照片光盘的档号编制及应用 (1)数码照片存储载体光盘用黑色油性软笔在光盘标签面上标识光盘档号，如G5.G1-2(1)，同时在光盘盒脊背贴上光盘档号标签。(见图3) 责 任 人 ××× 档 号 G5.G1-2(1) 题 名 ×××局数码照片 制作时间 20000309 密 级 应用软件 ACDsee、windows Media Player 应用环境 DOS、windows95/2000/xp linunx 图3 数码照片存储载体光盘的档号编制形式示例: G5.G1-2(1) 套数代号(此为第1套) 案卷号(此为第2张光盘) 二级属类(照片档案代号) 一级属类(光盘档案代号) 大类代号(此为机关声像档案代号) (2)数码照片存储载体光盘档号的应用 每张光盘的档号应填写在相应纸质照片“分说明”中的“参见号”处，如填写“G5.G1-2(1)”等。 8、编制数码照片的案卷目录。案卷目录的内容主要包括:档号、题名、 18 日期、张数、保管期限、备注等。示例如下: 声像档案案卷目录 类别:数码照片(光盘) 张数 保管 档 号 题 名 日期 或 备 注 期限 分钟 1996- G5.G1-1(1) 1996-1998年数码照片 120 长期 共3套 1998 1999- G5.G1-2(1) 1999-2002年数码照片 100 长期 共3套 2002 2003- G5.G1-3(1) 2003-2007年数码照片 120 长期 共3套 2007 数码照片光盘不编制卷内目录。 9、编制数码照片档案目录。 将数码照片案卷目录放入“声像档案目录”夹中，装订成册，形成数码照 片光盘档案目录。 (二)录音、录像带及磁盘整理 1、整理要求 (1)录音带、录像带、光盘等载体类型的声像档案以自然的盒、张为组卷 单位进行整理，一盒(张)编一个案卷号; (2)同一载体类型按时间顺序编流水号; (3)直接填写案卷目录、不需填写卷内目录。 2、编号示例: G2—1 案卷号(第一盘录音带) 一级属类(录音带) 声像档案 19 G3—2 案卷号(第二盒) 一级属类(录像带) 声像档案类 磁盘以此类推。 3、录音带、录像带、磁盘等声像的载体与包装上均应贴上它的档号标签。 如: 分类号，案卷顺序号称为档号 档 号 G3-1 示例1:录像带、录音带 4、填写录音带、录像带等声像档案目录 (1)录音带、录像带、磁盘、光盘等载体声像档案以自然盒、张为登记单位编写案卷目录。按各自档号的先后顺序依次在案卷目录上逐栏写入同类载体的“档号”、“题名”、“日期”、“张数或分钟”、“保管期限”等。 20 (2)此种案卷目录只出一份，放入“声像档案目录”夹中，形成录音带、录像带、磁盘等载体档案的检索目录。 示例: (某企业的录音带) 类别:录音 张数或 保管 档 号 题 名 日 期 备注 分钟 期限 1995 7.3-01 “中心”意见征询会录音(一) 60 长期 0924 1995 7.3-02 “中心”意见征询会录音(二) 60 长期 0924 1995 7.3-03 “中心”意见征询会录音(三) 60 长期 0924 5、录音带、录像带等声像档案目录的组成:“目录夹、案卷目录” 目录正面 目录背脊 6、编制录音带、录像带等声像档案目录(光盘为例) 21 7、目录的装订与照片档案目录相同，采用“三孔一线”装订法。 8、如果本单位声像档案少，为节省资源，不必每类设置一本目录，可将照片、录音带、录像带等目录装订成一本目录，组成一种声像档案检索目录。 声像档案目录封面、背脊标签的填写 封面标签格式 背脊标签格式 全宗号 全宗名称 广州市×××局 全 宗 号 10 10 目 录 号 G-1 目录号 年 度 1966, G-1 类 别 录音、录像 年 度 保管期限 永久、长期 1996, 类 别 G1,G2,G3,G4 保管期限 永久 ,三,光盘整理,与数码照片光盘整理方法相同, 22 五、照片档案归档程序 1、照片分类; 2、照片筛选; 3、照片入册; 4、每组照片整理编号; 5、编写“总说明”和“分说明”; 6、填写案卷封面、背脊内容; 7、编制档案目录(案卷和卷内目录); 、装订声像档案检索目录; 8 9、声像档案整理完毕。 23