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2012最新企业文秘培训.doc

2012最新企业文秘培训

你不够資格_
2017-10-08 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《2012最新企业文秘培训doc》,可适用于综合领域

最新企业文秘培训【摘要】文章力图对于企业文秘人员的培训方式进行不断地完善研究注重于实践的全方面、多层次的培训方式。例如角色扮演法文件筐法拓展训练心理素质培训等使文秘人员的素质符合新时代的要求。【关键词】文本筐拓展训练角色扮演心理素质一、现代文秘人员的定义及应具备的素质文秘学产生于世纪年代初国际文秘联合会曾为文秘人员职业做出如下准确的定义:“文秘人员应是上司的一位特殊助手他们掌握有关办公室的技巧能在没有上司的情况下表现出自己的责任感以实际行动显示出主动性和判断能力并且在所给予的权力范围内做出决定。”相对于传统的文秘人员的概念现代文秘人员是指综合运用自身智慧和现代工具直接为领导、主管提供辅助管理、决策和综合服务由事务服务型向管理助理型转变的以脑力劳动为主的工作人员。二、文秘人员实务的特点文秘人员实务的特点包括事务性、综合性和技术性三个方面。(事务性。文秘人员实务的事务性是组织内部非特定职能的管理是为职能活动的有效展开奠定基础为提供服务创造条件的辅助性、技术性的活动。(综合性。文秘人员实务的综合性是指其管理对象广泛管理活动内容庞杂居于组织活动的中枢地位需要综合处理多种关系综合解决多种问题。(技术性。办公室管理是行政管理中自然属性较强的部分突出的表现就是其具有技术性。这种技术性主要指办公室管理需要遵循特定的技术规律需要从事各种管理活动的人掌握特定的技术知识和方法技巧。三、企业文秘人员培训内容与培训方法(一)针对事物性的特点而进行的培训(公文筐培训。就是对特定职位通常是目标岗位的管理人员在日常工作中经常遇到的各类典型事务进行编辑、加工、并设计成若干种公文让培训对象处理,由此评价其在将要面对的典型职业环境中获取有关资料、妥善处理各类信息、准确做出管理决策、有效进行协调和控制的工作能力找出不足的地方对受训者进行培训指导加以强化。在针对文秘人员的培训中公文筐测评在假定情境下实施。从以下两个角度对文秘人员进行测查一为技能角度主要考察受训者的计划、预测、决策和沟通能力。另为业务角度。公文筐的材料涉及财务、人事、行政、市场等多方面业务它要求文秘人员具有对多方面业务的整体运作能力。提供给受训文秘人员的信息包括涉及文件管理、人事备忘录、收集的各种信息、政府的法令公文、客户关系、会议安排等十几份甚至更多的材料。这些材料是放在公文筐中的要求文秘人员以管理者的身份模拟真实工作中的程序在规定条件下对各类公文材料进行处理形成公文处理报告借以评估其计划、组织、预测、决策和沟通能力。(拓展训练法。文秘人员总是工作在办公室高度专注于繁冗地工作当中缺少团队训练的机会团队意识不强。通过拓展训练可以让他们进行沟通、协调、适应且能完成任务实现目标。通常有以下几个环节:团队热身在培训开始时团队热身活动将有助于加深学员之间的相互了解消除紧张建立团队以便轻松愉悦的投入到各项培训活动中去个人项目本着心理挑战最大、体能冒险最小的原则设计每项活动对受训者的心理承受力都是一次极大的考验团队项目团队项目以改善受训者的合作意识和受训集体的团队精神为目标通过复杂而艰巨的活动项目促进学员之间的相互信任、理解、默契和配合。文秘人员将培训的收获迁移到工作中去感受到团体协作的力量激发自己的潜能、培养团队精神与合作默契在工作中形成团队意识不仅使大家相互信任、相互帮助也为各部门之间的相互沟通与协调构建了良好的基础能够提升文秘人员的工作效力。(二)针对综合性的特点而进行的培训(文秘人员心理培训首先要为文秘人员从业者的性格与从事该职业应具备的心理素质进行一次准确定位文秘人员的职业性格及其应具备的心理素质包括:正直、善良、热忱、温和、豁达、坚毅、缜密、内敛、面对各种状况时稳定的心理素质。文秘人员心理培训是针对文秘人员工作的性格特征针对文秘人员在工作中容易出现的心理紧张、挫折感、不公平感被误解、责备而产生的不良心态以及应对各种状况所需的心理素质进行有效的培训活动。文秘人员心理培训的具体方法有以下几种:()心理暗示法。暗示是用含蓄、间接的手段、方式和方法对人的心理和行为产生影响从而使人按一定的方式去行动或接受一定的意见使其思想、行为与自己的意愿相符合。文秘人员的工作涉及面广充分体现着企业文化形象及公司的基本素质。在培训中多种形式的暗示对文秘员工的心理与行为施加影响促使其心理与行为朝着目标方向发展同时使其学会积极的自我暗示消除工作出现问题时产生的消极情绪。()游戏训练法。游戏训练法是现代企业培训过程中常用的一种方法是寓教于乐的有效方式。文秘人员工作压力大心理承受力要求高在培训时采用游戏的方式不仅可以松弛文秘人员的神经给他们创造良好的培训环境而且可以展现文秘人员的真实心理状态加深受训人员的印象达到事半功倍的效果。该方法要求游戏的设计与选择应符合训练目标以达到训练目的为准培训师要扮演游戏组织者、协助者、旁观者的角色洞察受训者的行为心理游戏结束时要引导受训者分享交流体验并得出经验或结论。(礼仪修养的培训。文秘人员工作是外向型的日常公务活动中要接触各个层次的人物。文秘人员的言行举止举手投足都作为一种潜在的信息传递给对方。良好的礼仪表现可以为本单位或企业树立良好的形象。反之则带来负面效应。针对这方面的具体培训方法可以表现在以下几个方面:()老资历的文秘人员帮带形成一对一的实际教授使接受培训的文秘人员更快、更直接地了解到实际工作的操作规范所需要的礼仪举止。可以采取课堂讲授配合远程视频讲授的方法通过邀请专业礼仪人士来公司进行定期的讲座定期组织远程视频学习不断加深学习程度强化学习效果。()角色扮演法。角色扮演是一种情景模拟活动。所谓情景模拟就是指根据被试者可能担任的职务,编制一套与该职务实际工作内容相似的测试项目,将受训文秘人员安排在模拟的、逼真的工作环境中,要求其处理可能出现的各种问题。在日常工作中,文秘人员有其特定的工作角色。面对不同的情况要有不同的礼仪对待。角色扮演活动比较集中适合培训专门技能因此文秘人员礼仪培训通过角色扮演培训可以达到很好的效果。(三)针对技术员性的特点进行的培训行为示范培训为文秘人员进行行为示范培训首先由培训者提供需要培训的技术的关键行为其次演示技术中的关键行为让参训的文秘人员进行观摩再次是参训的文秘人员讨论并演练最后是培训者指出参训文秘人员的问题并加以改正。这种培训方法表现为一个不断的循环往复的过程直到参训文秘人员完全掌握培训的技术达到要求。每期培训都会包括所学技术关键行为的理论基础的讲解现场培训师的示范及一盘关于示范演示的录像带。所有形式的示范演示都是根据受训者在实际工作环境中将会遇到的事情以及需要的技术支持来设计的。在实践过程中培训师还要向受训者提供反馈让参训的文秘人员做到理解应用所培训的技术。【参考文献】廖金泽(秘书训练(海天出版社()(赵锁龙(管理秘书实务(中国人民出版社()(廖金泽(高级秘书手册(海天出版社()(徐庆文裴春霞(培训与开发(山东人民出版社()(劳埃德拜厄斯莱斯利鲁(人力资源管理(人民邮电出版社()(王维强(秘书的礼仪基础与修养J(辽宁公安司法管理干部学院学报()(吴文艳(谈谈秘书的心理培训J(秘书()((一)良好的道德修养是秘书工作者素质的核心。<xml:namespaceprefix=ons="urn:schemasmicrosoftcom:office:office">坚定是秘书工作者的政治要求。秘书工作者要政治立场坚定理想信念坚定用马克思主义基本原理及其新的理论成果武装头脑坚定对共产主义的信仰坚定对共产党的信任坚定对中国特色社会主义的信心坚定对事业的忠诚深刻领会科学发展观的内涵和实质有敏锐的政治眼光和政治触角有很强的政治鉴别力在大是大非面前不糊涂在大风大浪中不动摇。奉献是秘书工作者的标志性品格。秘书工作地位特殊工作重要要求较高。秘书工作者必须甘于寂寞安于清苦乐于奉献。从事秘书工作别人睡觉我清醒别人度假我加班别人娱乐我工作。忘我工作连续作战任劳任怨淡薄名利是奉献精神的具体体现。什么时候都要能守得住清贫耐得住寂寞经得起诱惑干得出成绩。当官不为发财为民不谋私利办事不图回报奉献不能索求。这种奉献精神来自党性来自对事业的忠诚来自对社会的责任心来自对崇高理想的追求。秘书工作者要注重培养以苦为荣、以苦为乐的精神境界。平时要勤于锻炼善于休息炼就能吃苦耐劳的体魄时刻保持昂扬的精神风貌任何工作都能拿得起、熬得住、做得好。自律是秘书工作者修身立命的作风。一要珍惜政治荣誉严格遵纪守法。秘书工作是服务性工作肩负重大职责光荣使命参与决策活动知密很高。因此必须严守党纪政纪对上级的决策部署指示坚决拥护坚决执行不得评头品足阳奉阴违。要有强烈的责任意识视责任为使命视使命为生命尽职尽责殚精竭虑做好本职工作。用心领会和把握领导的工作思路和意图想领导之所想急领导之所急备领导之所需做到兵谋帅事胸有全局立志做大事不求做大官。要严于律己廉洁从政。严格约束自己的言行管好自己的嘴管好自己的手管好自己的脚管好自己的人。不贪不拿不占经得起权力、金钱、美色的考验。依法行政依规办事。做好平凡工作过好平常人生活保持平衡心态。二要有强烈的服从意识良好的民主作风和宽广的胸怀。要听得进别人的意见特别是不同意见、批评意见即使批评错了也能承受委曲求全。要严以律己宽以待人不抓辫子不扣帽子不打棍子。要善于与人相处做事不贪大做人不计小不怕吃苦不怕辛苦。做到谦虚谨慎胸怀坦荡平等正直公道正派。对上尊敬有礼正直有度对下和蔼热情平易近人。细致是秘书工作者的基本工作要求。做人要老实办事要认真细致一丝不苟。细到一个标点符号、一个字都不能错。细节决定成败。比如排座位、查话筒等看似是很小的事但这些细节出了问题就会影响大局。(二)才干修养是秘书工作者素质的基本要求。秘书工作者要能说会写会办事要有丰富的经验、渊博的知识、清醒的头脑、敏捷的思维和良好的品格。优秀的文字写作能力。文字写作能力是秘书工作者综合能力的主要方面。特别是文秘工作者文字写作能力是主体能力要能起草、审核、修改文稿归纳综合编辑各种文字材料。培养写作能力强手要经过长期磨练十年磨一剑。良好的口头表达能力。口头表达能力是秘书工作者的交际性能力。优秀的秘书工作者要有好口才善于表达自己的观点富于幽默感善于与人沟通善于交际。口头表达能力是思维综合能力、文字写作能力、理论知识水平和口才艺术的综合体现。要做到三言两语就能把复杂的问题讲清楚善于通俗生动地阐述深奥的道理讲话生动形象富于鼓动性善于激发和调动听众的情绪。较强的协调组织能力。协调组织能力是秘书工作者的基本能力。秘书工作大部分是办事例如安排领导的活动组织会务工作交际接待办理和接待来信来访对外联系处理领导交办的事等等都要求秘书工作者有干练的办事能力。这种能力是工作经验的积累加上灵活性形成工作魄力。这样就能把复杂的问题简单化用最简单的办法处理最复杂的问题。扎实的基础理论和基础知识。要学习和掌握马克思主义的基本原理以及科学文化知识(文学、史学、法学、政治学、经济学、管理学、社会学、心理学、语言学、逻辑学等)特别是马克思主义中国化的成果包括邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观等中国特色社会主义理论。还要学习政策理论党和国家的一系列路线方针政策法律法规行政规章以及时事政治和本地本单位的工作重点等等。知识越丰富工作就越主动效率和质量就越高进步也就越快。丰富的专业知识。秘书工作所涉及的工作都是专业。包括:辅助决策、调研、协调、会务、公文处理、信息处理、信访、督查、保密、交际接待以及办公自动化技术等等。新时期的秘书工作者要是通用型人才要重新学说话(学外语)重新学写字(用电脑)重新学走路(驾驶汽车)特别是要精通本岗位工作的专业知识研究掌握其本质和规律真正成为行家和专家。不断创新的精神。秘书工作是一项规范性很强的工作也是一项不断创新的工作。新情况、新问题层出不穷大量的具体问题要靠在实际工作中不断创新来解决要靠秘书工作者的智慧靠新的思路、新的方法、新的途径去解决。

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