外贸业务员的工作内容和职责

外贸业务员的工作 内容 财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容 和职责: 1、及时安排好打样。要按客户的要求，书面详细列出打样单。打样单上应严格明晰四大要素:货号、原料、颜色搭配和做法。打样单的 格式 pdf格式笔记格式下载页码格式下载公文格式下载简报格式下载 应严格参照大货订单格式，即货号-颜色-数量应列出表格，而不能是其它的任何格式。打样单应由外贸部经理签字后，方能安排打样，外贸部经理不在时，由外贸部经理指定的人签字。如涉及XX模、五金模具是否要开，应请示外贸部经理。如打样需新购原料或辅料，应书面 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 采购部购买。如采购过程中涉及最少起订量的，应马上汇报外贸部经理，由外贸部经理决定如何处理。 样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示经理，由经理决定。总的原则是:如果是少量样品，样品免费，运费到付。如样品数量较多，应考虑样品收费，运费到付。 2、严格把握“核价单”，精确地报出美金销售价格。一般情况下，核价单只要掌握两种就可，一种是“一般贸易核价单”，一种是“进料加工核价单”。核价单原则上是由 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 部提供的。业务员在向计划部索取核价单时，应拿到Excel的电子格式，而不是纸张打印件。拿到计划部提供的核价单后，业务员应逐字逐行进行审核，检查是否有任何可能的差错。特别要有能力看出明显的错误，如发现一个XX皮康纸的金额为5元，一个XX里布的用量为1米，应立即通知计划部，要求计划部立即改正错误。 当遇到计划部未能及时提供核价单，客户又要马上提供报价时，业务员应立即动手，收集相应的核价单数据，自己制作出准确的核价单。 业务员一定要看清楚核价单中利润和销售利润率的计算方法的公式是否正确。 利润=美金卖价X汇率X0.96-成本 利润?(美金卖价X汇率)X100% 销售利润率= 美金卖价确定后，原则上必须经外贸部经理审核后，方能对外报价。个别客户提出佣金要求的，业务员必须把事情的来龙去脉向外贸部经理汇报清楚，由经理决定如何操作。 确定美金卖价，总的原则如下: 3、积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。 4、业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念。客户下订单后，业务员应在第一时间整理出中文订单，并立即下发到有关部门。客户下订单后，业务员应立即放下手头其它并非万分要紧的事情，全身心投入到对客户订单的分析， 货号-原料-颜色搭配-做法”四个要素，与打样时的最后确认样核对(必围绕“ 要时要再次与打样间沟通)，如有客户交待不清的，应立即发电子邮件与客户书面确认。客户确认后，立即打印出中文订单并下发。从收到客户原始订单到中文订单下发，整个过程的时间，能半小时解决的，坚决不能用1小时解决，能1小时解决的，坚决不能用2小时解决，以此类推。整个过程，最长不能超过48个小时。如果期间业务员正好轮到休息，则无条件调休。如客户原始订单有交待不清，业务员发电子邮件后，客户在上班时间的4个小时内没有回复的，此时业务员应立即做两件事:第一，打电话给客户，催促客户尽快书面回复;第二，口头汇报外贸部经理，讲明情况，如外贸部经理提出新的建议的，立即按经理的要 求去做。 中文订单的发文放范围应在订单的最上面显示清楚。显示发放范围的标准格式是“发:沈阿瑟(1)、张三(6)、李四(3)、王五(6)、钱六(5)、赵七(1)、李八(1)，共23份。” 中文订单中应绝对杜绝模糊语言，如“与上次一样”、“与去年一样”、“有关部门”等等。 在中文订单的右下角，业务员应手工亲笔签下自己的姓名，而不能在电脑中打印出自己的姓名。手工亲笔签名，表明业务员已对订单的内容已经彻底审核，已经没有任何丝毫的差错，也表明业务员已对此订单已经完全承担全部的责任。 当然，订单最终确认的另一个重要的指标是客户30%定金到账，或信用证到手。如定金或信用证未到位，可下发订单，让计划部先计算用料，但要书面通知采购部:“所有物料采购等通知”。 简要的说,外贸业务员主要负责联系客户,签订合同。外贸跟单员主要负责合同的执行，主要包括(但不限于)备货、租船订舱、报验、报关、制单结汇、收汇核销、退税等。 外贸业务员的工作挑战性大，机遇也多，工作压力大，前途远大，对从业水平要求比较高，待遇比较好;外贸跟单员工作要求认真仔细，有责任感，专业水平好，但工作压力相对较小，挑战性也差，前途一般，待遇不会有大的发展，但是，外贸跟单员往往是业务员的基础。 把客户的包装要求完整、全面、清晰、及时地告诉包装计算人员，以保证包装物品的及时到位。 与计划部、采购部和生产部经理全程保持沟通，了解订单的算料、物料采购、生产安排、实际生产动态和包装物品到位程度的最新情况。如外贸部经理或分部经理询问有关这些情况，业务员必须能对答如流，绝对要避免“我不知道”、“我还不清楚”、“大概……”这样的言语。 会同业务员助理和生产部品质检验人员，随时检查成品质量情况，作好详细的书面验货记录。如果发现成品有质量问题，应立即汇报外贸部经理，并立即通知生产部经理，以便在第一时间采取措施。反映质量问题时，应随机抽样，列出数据，显示质量问题的百分比，养成用数据说话的良好习惯。既不能以偏概全、小题大做，更不能视而不见、无所作为。 业务员在验货时，同时应对订单的所有货号进行现场拍照(注意要颜色交差，颜色也要拍齐)，并存入电脑档案。 提早与生产部经理沟通，预先安排好大货的出货计划。出货计划确认后，先与客户确认，客户确认后，立即准备好所有出货资料，交给单证部，以便让单证部在第一时间订好舱位或航班。所有拖箱时间或送货日期确认后，应立即发出书面“出货通知”。“出货通知”的发放范围应明确书写清楚。 订舱位或订航班时，应提交给单证部的通用资料包括:中文订单、装箱单、货物单价。同时应另附一页，书面打印，显示如下内容: --货号名称:皮WW,PU/PVC XX,皮YY,PU/PVC ZZ, --贸易情况:一般贸易,进料加工,来料加工, --拼箱还是整柜, --价格条款:FOB,CFR,CIF,FOB但运费垫付, --是否要原产地证,如是，RORM A 还是C/O, --发货人:XX皮件公司,YY进出口公司,ZZ公司,还是客人另有要求, --收货人:英文全称,地址, --通知人:英文全称,地址, --货物存放地点:XX仓库,YY仓库,ZZ仓库, --可拖箱时间,可送货时间, --客户是否还要其它特殊的要求,在此列明。 如是进料加工或来料加工出口，应至少提前10天左右与单证部联系，以防止手册冲突情况发生，因单证部要提前准备好手册。 催讨余款。如业务是信用证交易，走货后，所有单据交银行事宜将由单证部操作。但业务员应主动与单证部沟通，了解交单情况。如业务为T/T交易，业务员要做的事情如下: 如货物空运，应在订航班前要求客户付清余款，收到100%货款后，才可订航班并送货。 如货物海运，先与单据部沟通，看何时能拿到正本提单，拿到正本提单后，立即把发票、装箱单和提单传真给客户，并书面要求客户付余款(正常情况下，30%已付，余款是总货款的70%)。客户付清所有货款后，把客户要求的所有正本文件用快递给客户，快递一律预付，而不是到付。 业务员 管理办法 关于高温津贴发放的管理办法稽核管理办法下载并购贷款管理办法下载商业信用卡管理办法下载处方管理办法word下载 一、业务员薪资构成: 1(底薪:1000元/月 2(交通费:300元/月 3(手机补助:200元/月 4(业务奖金:当月业绩达成基本责任额时，可领取业务奖金500元。 5(餐费补助金:每月补助餐费为220元。 6(达成奖金:当月业绩额超过18,000元时，开始领取达成奖金，奖金比例如下: 业 绩(元) 奖金比例 0,18,000 0% 18,001,50,000 8% 50,001,100,000 10% 100,001,150,000 12% 150,001,200,000 14% 200,001,250,000 16% 250,001以上 18% 7(持续奖金:每周举绩15,000元以上，连续3周，发放持续奖金1000元。 8(杰出奖金:当月业绩超过10万元，且为上海及北京两地业务人员业绩评比的第一名时，加发杰出奖金1000元。 9(年终分红:当次年农历春节仍然在职者，可领取年终分红。年终分红的额度为个人全年业绩的百分之二。 10(业绩定义: (1) 当成交价等于定价时，业绩以成交价的百分之百计算。 (2) 当成交价不等于定价时，业绩之计算方式由市场部主管会同总公司财务部精算后决定。 (3) 开拓经销商及代理商业务，不列入业绩计算，酬佣办法另订。 (4) 受理业绩:当财务部接到客户订金之“整笔订单业绩额” (5) 核实业绩:当财务部接到客户尾款之"整笔订单业绩额" 11(薪资之计算均以核实业绩计算。 二、考核: 1(业绩考核:每月基本业绩考核额度为18,000元。 2(工作考核: (1) 考勤考核:按公司相关规定办理。 (2) 活动量考核: a.每周拜访量不低于13个(拜访量是指与客户面对面之销售约会的次数) b.每日电话拜访数不低于20个 (3) 行政工作考核:业务人员须按时且确实填写业务报表(含:活动管理表、客户资料表、电话记录表、潜在客户名单) 3(合同的维持: 考核期 三个月 评估时间 每月月底 考核标准 须同时通过业绩及工作考核 合同终止 业绩考核 连续2个月业绩为零 工作考核 由主管裁量 三、晋升 1.合同的确立、签署、执行和跟踪 1.1合同条款的确立 与客户协商、谈判，确立合同项目。包括所购产品的价格、数量、规格、颜色、贴花，品牌及其他要求;贸易国别;贸易术语;付款方式;唛头;交货期;目的港;配件额度及其他条款。 合同/形式发票的签署 1.2销售 1)确认合同条款后，由业务人员开具销售合同/形式发票予客户确认并签署回传; 2)收取订金或信用证 1.3合同的执行 向工厂下达生产定单，所需文件包括:产品技术状态表、形式发票、合同执行计划及其他附件。 1.4合同跟踪 备货期间，对定单生产情况进行跟踪，并告知客户生产进度和交货时间。 2.验货 主要是涉及合同条款的项目，如颜色，数量，规格，唛头，品牌等进行查验，保证按时、准确交货。 3.产品发运和交付单证 2.1产品的发运 应在货备妥之前，提前与船公司或货代联系，填写提货委托单后传真给运输公司和供货方，安排发运事宜。由运输公司持提货委托到指定地点提货，发运。 2.2交付单证 1)把制作好的各种单据，包括箱单，装箱单明细，商业发票，提单及原产地证副本交与客户确认。 2)催收尾款，并寄发单据正本。 4.售后问题的处理 3.1及时处理索赔问题 因出口产品供货方原因产生的出口产品错发/漏发/质量不合格导致客户提出质量、数量索赔的，业务人员应及时处理。 3.2收集产品反馈信息 收集有关产品质量问题、市场对产品需求的反馈信息，归纳，整理，为产品的整改和新产品开发提供意见和建议。 5.现有客户维护和新客户开发 4.1现有客户关系维护 1)处理好定单和索赔问题，保证交货期和产品质量，协调与客户之间的关系 2)适时对重点客户制定相应的促销和优惠政策，并提供一定程度的广宣支持，塑造良好的企业和品牌形象。 3)在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候。 4)及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。 4.2新客户开发 通过展会、网络、走访市场及其他途径努力开拓市场，寻找新的客源。 6.其他相关职责 5.1外事接待 5.2建立客户档案，产品档案，质量信息反馈表和制定出口货物统计台帐。并对每笔定单的技术状态表、形式发票、销售合同及附件进行备份，以备查用。 5.3留意市场动态并收集相关产品和市场信息，统计、整理、归档。 5.4提交月/季度报表和年度总结。 5.5注意提升业务员自身产品知识、英语和业务能力。