附件八:
客户运输委托函管理暂行办法
为加强客户运输委托函管理,指导客户MATCH_
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_1713450725423_1出具委托运输函,有效防范发货风险,特对客户出具的委托函做以下规定:第一条委托函开具流程
1、零星散户在销售开票室交款后,由供销处开具销售
计划
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单,客户凭销售计划单开具水泥提货小票,销售计划单为客户有效提货凭证,不得丢失,不得随意交于他人。
2、若客户一次开票数量较多,且不能一次提完,此时客户需提供书面有效运输委托函作为提货凭证,客户开具的委托函(样本附后)必须字迹清楚,车号和有效日期必须清楚准确,同时必须加盖公司印章或客户本人私章,盖公章的必须有经办人签字,私章必须有客户签字确认;委托函要有编号,以方便客户掌握提货信息,同时客户需提供空白样表给我公司,此后出具的委托函必须与样表完全一致,客户要对委托函格式不定期进行修正,规避风险。
第二条委托函的传递
1、司机自带的委托运输函必须加盖红章,并有客户本人和驾驶员签名(或按指纹),同时委托函上必须注明驾驶员身份证号码(或其它有效证件),司机在磅房换水泥票时需出具能证明身份的有效证件,复印件无效,发货单上签名必须与证件和委托函一致,否则不予开票。
2、以传真形式发送到我公司的客户委托函相关信息(客户名称、委托函编号、客户经办人签名、委托运输车辆牌号、承载吨位、有效期限、驾驶员签名等项目)必须清楚详细,供销处做好委托函信息的登记,经办人员要检查核实,确认无误后予以签字确认。司机到供销处取传真件时,需出具有效身份证件和行车证及驾驶证,供销处核实后要求驾驶员在委托函上签名并
记录
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下身份证号码,否则
1
不予传递委托函;若车辆驾驶员白天不能到供销处取传真,供销处在下班后将核实后的委托函传真件送到水泥分厂磅房,磅房工作人员要检查签名是否齐全,否则不予接收;驾驶员夜间到磅房换票时,必须在委托函上签名,同时出具身份证,号码要登记到委托函上,核对无误后,磅房开票员予以换票,不能出示有效证件的,不予换票。
3、委托函上注明“交现金”字样的,磅房不得直接从客户户头上提货,须以现金交款后凭销售计划单提货。
4、委托函送达磅房后,客户或提货司机不得随意私自修改,特殊情况需修改的,需经客户盖印或由销售人员确认签字方有效。
第三条相关部门
职责
岗位职责下载项目部各岗位职责下载项目部各岗位职责下载建筑公司岗位职责下载社工督导职责.docx
1、供销处职责:
(1)要求客户按管理办法规范开具委托运输函并提供空白样表给我公司,定期指导客户对委托函格式不定期进行修正,规避风险。
(2)做好委托函传真件的收取和登记,并记录好相关信息,对传真件要核实,并签字确认。
(3)对驾驶员到公司取传真件的,要求司机出具有效身份证件和行车证及驾驶证,并予以核实后要求驾驶员在委托函上签名并记录下身份证号码,否则不予传递委托函。
2、水泥分厂职责:
(1)认真核对委托函,确保与样本一致,否则不予开具水泥票。
(2)司机拿委托函原件换票时,开票员必须检查是否加盖红章,并要求有客户本人和驾驶员签名,并核对驾驶员有效身份证件,在委托函上登记驾驶员身份证号码,驾驶员在发货单上签字后要核对,确保发货单上签名与身份证和委托函签名一致,否则,不予开具水泥票。
(3)对传真件的委托函,若无销售经办人员签字不予换票,同时必须保留传真件的完整,任何拐角均不得撕毁或破损,否则开票
人员有权拒绝开票。
(4)驾驶员在磅房换票时,要求其在委托函上签名,同时出具身份证和行车证,身份证号码要登记到委托函上,并核对行车证与委托函无误后,磅房开票员开具提货票,否则不予开票。
(5)磅房开票人员对委托函有任何疑问,应立即向供销处计调室人员反映,由销售人员立即向客户查寻核实。
3、办公室职责:
(1)根据客户计划单和有效运输委托函进行登记,并按车辆排队顺序安排进厂提货。
(2)认真核实客户委托函上相关信息,必须准确登记车号,每车核实司机行车证,确保与委托函一致。
第四条附则
1、本办法由供销处归口管理并负责解释。
2、本办法自下发之日起执行。
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