分级保护与管理国家重点档案保管环境最优化的实现方式

分级保护与管理国家重点档案保管环境最优化的实现方式 分级保护与管理——国家重点档案保管环境 最优化的实现方式 张美芳 2012-11-23 16:37:22 来源:《档案学通讯》(京)2010年3期 【英文标题】Preservation and Management by Different Levels:The Best Optimization Realization Way of Storage Environment of National Key Archives 【作者简介】张美芳，中国人民大学信息资源管理学院北京100872 【内容提要】 开展国家重点档案的分级保护与管理，首先要划分重点、特 藏、珍藏档案，对入选的标准和要求进行明确规定，其次要对不同级别的档案创 造不同的环境，集中精力，优化保管。本文依据重点、特藏、珍藏档案的性质， 提出相对应的库房、特藏室、微环境的保存要求，以国内外相关领域开展的实践 活动分析说明实现国家重点档案的分级保护与管理的方式和措施。本文就目前国 内特藏室建设中出现的问题进行分析，提出特藏室不是展览厅，要“以藏为主”。 The national key Archives should be preserved and managed according to key level, special collection level and rarity level. These archives should be stored in different rooms based on different levels. According to national and international practical activities, the paper explores methods and measures of different level for preservation and management. The paper also analyses problems in building special room for archives and brings foreword that special room is for storage rather than exhibition . 【关 键 词】国家重点档案/分级保护与管理National key archives/Preservation and management by different levels 我国重点档案数量大，在保存过程中，由于时间、环境因素、保存不善、突发事件等，会导致其逐渐老化、毁损，有的已经处于或者会逐渐变为濒危的状态，需要抢救和保护。《中国档案文献遗产名录》、《世界记忆名录》、《国家珍贵古籍名录》的评选工作目的是从众多文献遗产中选出特藏或珍品，增加保护意识、加大保护力度，尽量延长保存和使用寿命。开展国家重点档案的分级保护与管理，从宏观管理的角度讲，这种方式对保管有价值的档案，区分重点、特藏、珍藏，创造不同的环境，集中精力，优化保管，将有限的资金、人力、物力合理地投入不同级别档案的保护中，实现保护管理目标的最大化。 1 国家重点档案分级保护与管理的划分 国家重点档案、特藏和珍藏具有不同的含义，三者基本为从属关系或包含关系。一般而言国家重点档案包含特藏，珍藏又属于特藏中的一少部分。从重要程度上讲，珍藏档案数量微少，值得永久珍藏，属于国家档案的珍宝，有的单位可能有1件或两件，有的单位可能没有;而特藏一般占到馆藏1,,2,，数量相对较多，每个单位根据本馆的特点，都有其特藏。《中华人民共和国档案法实施办法》第三条明确规定:“各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理”，即在馆藏全部档案无法都处于理想保护状态的前提下，对不同等级的档案实施不同的保管条件。“办法”中提出的“一、二、三级”与本文提出国家重点档案、特藏和珍藏概念的内涵和外延不完全一致，但二者的建设目标是一致的， 即通过实施档案分级保护与管理，能够改善那些重要的、珍贵的档案的保管条件，缓解馆藏档案数量迅速增加与资金投入不足之间的矛盾。 国家重点档案是由各级国家档案馆保存，在中国各个历史时期形成的，在政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等方面具有重要研究和利用价值，国家需要永久保存的珍贵档案。主要包括:1)1949年以前，反映中国共产党及其领导的革命组织、根据地、革命政权，以及革命活动家的档案;2)1949年以前，反映各个历史时期的政权机构、社会组织和著名人物的档案;3)中华人民共和国成立以来，反映党和国家领导人活动的档案。全国各级各类档案馆保存的档案有2.8亿多卷(件)，其中重点档案占到1200万卷(件)。 特藏，顾名思义，是指特别、特殊的收藏和保管。特藏档案指那些具有特殊价值且特别珍贵而需采取独特保护措施的档案。也就是说，要把那些珍贵的、有特殊意义、有价值的重要档案相对集中，对这部分珍贵档案实行“特殊”保管，既是加强保护的需要，也是解决问题的根本。建立特藏室是实行档案分级管理的有益尝试。 珍藏是目前国家保存数量极少、价值极大、影响深远的历史珍宝。2000年国家档案局正式启动了“中国档案文献遗产工程”，到目前为止，国家档案局在全国范围内已评定通过了83件或组历史档案入选《中国档案文献遗产名录》。入选名录的档案可以算作珍藏。 对国家重点档案的入选标准，国家做了具体规定，基本以新中国成立前后划分，判断起来，不容易产生异议;对于珍藏，不妨参照《中国档案文献遗产名录》的评选标准，经过严格筛选而产生。不同的单位，因馆藏性质不同，入选特藏室 的特藏档案标准也不完全一致，要结合本馆的实际，制订相应的入选标准和细则。国家重点档案、特藏、珍藏的判断或入选标准归结到一点主要是看其价值的大小，也就是说年代越久远，存世越稀少，其价值自然也就越大。 2 国家重点档案分级保护与管理的环境要求 依据国家重点档案、特藏、珍藏的划分，如果将其分级保护与保管，一般可分为三级保管环境:档案库房、特藏室、微环境。国家重点档案一般被保存于达标的库房中，特藏被保存于特藏室中，珍藏应置于微环境中。如此分级保管环境对温度、湿度、装具、消防、中控系统、空气净化程度、光线、防霉、防虫及其他管理方式等均有不同的要求，将产生不同的效果。从表面看，分级越多，工作就越复杂，投入则越多，管理难度加大，但分级保护可以做到重点档案的重点保护，对于国家珍贵档案文献遗产，这样做无疑是利国、利民、利于档案的长久保存。 近年来，从国家到地方都投入大量的人力、物力、财力于档案库房的建设，档案库房的温湿度控制、消防、监控、空气净化等设施得到了很大改观，国家重点档案的整体保管环境得到了很大改善。 20世纪90年代初上海市档案馆和中国第二历史档案馆在我国最早开始酝酿并建立了档案特藏室，并制定了相应的标准和办法。随后，天津市、辽宁省、安徽省、湖北省、青岛市等档案馆也在建立特藏室方面进行了有益的探索和尝试。国家档案局则在2001年召开的全国档案局馆长会议上明确提出:“各级国家档案馆尤其是副省级市以上档案馆可以尝试建立档案特藏室，将特别珍贵、重要档案集中保管，采用先进的设施、设备，对重点档案实施特殊保管和提供利用。” 随后，很多档案馆开始建设特藏室。 许多单位在建特藏室时是将单独的用房，经过装修(基本按展览厅的模式进行)而成。装修 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 缺少长期保存理念，重在“展”而不是“藏”。展柜即成为档案装具，展柜为了达到美观和整齐划一的目的，一般不考虑档案的特殊要求，不具有防霉、防虫的功能。由于特藏档案的载体不同，规格不一，因此，对不同载体和不同规格的特藏档案，应选择不同功能的装具。特藏室的灯光完全按展厅的设计安装，光线强度大、缺少滤紫外线的功能，对特藏档案带来较大的影响。特藏库温湿度必须符合国家规定(《档案馆建筑 设计规范 民用建筑抗震设计规范配电网设计规范10kv变电所设计规范220kv变电站通用竖流式沉淀池设计 》，2000)，并且从延长档案寿命的角度考虑，最好达到表1的要求，表1中对温度、湿度的要求参照美国special collections environment的通行惯例，并结合我国的具体情况而制定。笔者曾走访美国的几家special collections room，其温度、湿度控制非常严格，温度基本恒定在16??1?，湿度控制在50,，除温度、湿度要求以外，特藏室还建立了一套严格的 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 ，如特藏一般不出馆，所有人员接触特藏都需要带上棉织手套，特藏置于光滑的纸板上传阅，以防特藏在书桌上摩擦等。 微环境(microclimate)是人工创造的小环境，目的是保存一些珍藏。微环境可以是一个密封的陈列橱、箱、柜，或者单独制造一个保存箱体。其实人们早就关注过微环境的研究。早在上个世纪50,60年代，我国就有档案保护专家研究使用塑料袋密封法长久保存档案;欧美一些博物馆采用除氧剂来保存油画;台湾、澳门图书档案专家也在研究利用除氧法控制害虫和霉菌;文物部门对出土文物采取的第一道保护手段就是微环境控制，如密封、微环境避光等。 微环境需要特殊的设备和技术，对于长久保存珍品起到很好的作用。从1999年开始，由美国国家标准和技术协会牵头，组织了各个技术领域数百人的专家队 伍，启动了“重造美国自由宪章展示保护箱研究课题”Charters of Freedom Re ,encasement Project。历时五年时间，花费了五百万美元，最后成功制作了九个高科技展示和保护顶级羊皮纸文物的保护箱。其中七个用于展示和保护羊皮纸文物。在羊皮纸文物下面铺纯纤维索纸张，其目的是维持羊皮纸文献的水分，纯纤维索纸张在放入展示保护箱之前，经过20?、45,相对湿度条件下存放一定时间，纸张就可以起到环境湿度缓冲的作用。此保护箱外壳用9.5毫米(3,8英寸)夹层玻璃，中间层具有抗压和热缓冲功能，表面涂有防反射光涂层以避免外部光线，玻璃和密封金属圈接触密闭，箱体内充入氩气，可以保证在一百年内氩气不泄露，氧气渗入含量不超过0.5,。所用氩气相对湿度为40,。箱内温度保持在19.4??1.25?之间。湿度保持在45,?5,之间。 2002年，国家图书馆为了改善敦煌遗书的保存环境，也从微环境入手，进行改造。首先制作楠木书盒、书柜，并在善本书库中辟专门场地，新建敦煌遗书特藏库。此举从根本上改变了敦煌遗书的保存条件。新建的敦煌特藏库安装60个敦煌遗书专用木质书柜，选用优质木材楠木(新楠木亦称水楠木)，无腐朽、变色、虫眼和节子，盒体底板选用香樟木。另有约4000残片要装箱，以100张残片装一个木箱，每100张残片上下需有一副樟木夹板。此举从小环境上起到了防蛀、防霉的作用。 根据国家重点档案、特藏、珍藏的要求，综合国内外对环境的规定和通用做法，现将3类环境要求归纳如下: 3 国家重点档案分级保护与管理的实现方式 国家重点档案、珍藏档案的入选标准应该由国家层面提出。就目前而言，国家重点档案数量因为统计口径不一，报道的数量不统一。在进行国家重点档案抢救之前，应在全国范围内对国家重点档案的现状、数量等情况进行摸底调查。全国重点档案的范围还是比较大，如果能将入选标准再进一步细化，范围、界限就比较清楚，基层操作起来也比较容易。珍藏档案属于国家的特有的极其重要的文化遗产，它的入选标准可以参照《中国档案文献遗产工程》入选标准，也即能入名录的档案应该属于国家珍藏。特藏档案入选标准有地方特色，但也要确定范围、标准。特藏入选标准针对每个单位的馆藏情况，要制定较为详细、具有可操作性的入选标准，如辽宁省档案局对入选特藏室档案做了12条具体规定。国家档案局可在一些档案馆实践经验的基础上探索、制定国家、省、地不同等次的馆藏档案等级判定标准。而这一标准应当与档案分级鉴定和分级管理相结合，在对馆藏进行必要的价值鉴定后，对最有价值的极少部分珍藏档案进行特殊的管理和保护。 国家图书馆设有善本特藏部，其收集范围主要以中国古籍善本书目编辑委员会在编辑《中国古籍善本书目》过程中，概括总结出的“三性”、“九条”作为 古籍善本的入选标准。2001年文化部以部长令的形式发布实施了《文物藏品定级标准》，把文物藏品分为珍贵文物和一般文物。珍贵文物又分为一、二、三级。具有特别重要历史、艺术、科学价值的代表性文物为一级文物;具有重要历史、艺术、科学价值的为二级文物;具有比较重要历史、艺术、科学价值的为三级文物;具有一定历史、艺术、科学价值的为一般文物。 除此之外，国家应该制订国家特藏、珍藏保护管理办法和环境条件标准。《档案馆建筑设计 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 》(JGJ 25,2000)对档案库房的温度湿度等作了具体规定，目前，特藏室环境标准基本参照，JGJ 25,2000，但特藏比一般重点档案的保护要求更高，参照这个标准，与原来的库房条件没有区别，达不到特管的目的。从目前特藏室的建设来看，很多档案馆自建成特藏室后，特藏从库房即进入特藏室，接受“特管”，这种“特管”是否一定比原来的保管条件好,情况并不十分乐观。 其中较大问题是特藏室的功能发生了转变，由原来的秘藏变成了展览，由于特藏在特藏室一直处于展出状态，尤其是长期悬挂件，由于机械应力，容易发生变形。特藏档案除了展柜，再没有外包装，与环境、人员和自然状态的空气接触较密切，难免受到灰尘颗粒和有害气体的影响。影响最大的是光，因为特藏室必须满足展览厅的光线要求，因此，每参观一次，光线就会对特藏带来一定的破坏，从这一点考虑，特藏室的环境还不如原来的保管库房。另特藏室为了便于参观，温度、湿度基本控制在办公室的范围内，一般都高于库房，这样对长期保存特藏非常不利。特藏室原则上对保管条件与保护方法的要求很高，对各项指标的控制与调节必须符合技术标准，这种利用方式中保护是非常重要和迫切的。 特藏档案是一种“少而精”、“小而重”的结构，特藏档案是镇馆之宝、馆中精品，投入比一般档案的管理更大的人力、精力并不为过。但特藏室不是展览 室或陈列室，需要更多地关注环境条件是否满足长期保管的要求，以藏为主，合理利用，必要时可以用复制品代替原件。 国家图书馆《四库全书》独立库房的建设和保管为我们提供了较好的示范。《四库全书》是国家珍宝，允许参观，但不允许参观者进入库房内参观，《四库全书》的装具保持原函、原架。库内温湿度控制非常严格。 创造微环境，加强珍藏档案的特殊保管。这一点在文物和图书部门较为重视，而档案部门对于珍藏档案还没有采取特殊的保管方式。比如大金榜、建国档案、毛泽东手迹等可以作为珍藏进行特殊的保护。 美国独立宣言、美国宪法和人权法案三份档案，绝对是特藏中的珍藏，被美国全国上下视为珍宝。这三份珍宝在国家档案馆的一个永久性展厅内展出。文件展柜白天升上地面便于参观，晚上被送入地下六米深的安全库房内。如遇火灾或地震等突然事件，展柜几秒钟内就会进入地下安全库房。 对于不同等级的国家重点档案，管理 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 也应有所区别。对于高级别档案，应向上集权;对于低级别档案，应向下放权。单一的政府管理体制，无法管理各级档案遗产，也管理不好它们。要保证各级国家重点档案保管环境符合管理的要求需建立健全各项规章制度。如特藏档案、珍藏档案库房管理制度，保管人员的岗位职责，特藏、珍藏档案的管理制度、利用制度，以及其他相关的制度，并在工作中认真执行。考虑到这部分档案的实际情况，有的是孤本，有的破损严重，一旦损毁，将无法弥补，因此，对这部分属开放的档案应通过复印、缩微、仿真复制、载体转换等方法制作复制件，有了复制件的档案原则上在利用过程中不提供原件。同时，应建立严格的借阅制度。如特藏、珍藏档案不得出馆，设有专门 的阅览室等。 国家图书馆古籍善本提供利用就设有专门的善本阅览室，且80,的善本都进行了缩微复制，有缩微胶片的善本一般不提供原件利用，特殊情况确需利用原件的必须经部领导或馆长批准;利用者复印时要签保证书，只能在著作或文章中引用，不得专门出版，复印数量不得超过原文的三分之一，单件的视具体情况而定;名家手稿、信札等不对外提供利用。 国家重点档案、特藏、珍藏属于国家的文化遗产，属于全人类的珍贵记忆，需要从保护技术、制度、意识、管理上花大力气，投入更多进行保护，开展单独的环境控制，以保证这些珍品确实享受到特殊的待遇。 【参考文献】 [1]张怀珍，翟远(馆藏国家重点档案抢救的技术与方法——人物通[J].档案管理，2007(2)。 [2]张美芳，张松道(文献遗产保护技术管理理论与实践[M].吉林:吉林文史出版社，2009:57,65。 [3]刘守华(集馆藏之精华，展藏用之双翼——国家档案馆特藏室建设座谈会发言集锦[J].中国档案，2005(2)。 [4]张平(“关于古籍特藏破损定级标准”的编制[J].国家图书馆学刊，2006(3).31,32页。 [5]马学强(对档案特藏室建设的几点认识[J].中国档案，2005(6)。 [6]林莉(谈“特藏档案”的选择标准[J].山西档案，2004(6)。 [7]许元(论国家综合档案馆特藏档案的鉴定和挑选[J].云南档案，2004(6)。 [8]杨菁(浅谈书画展室的文物保护[J].故宫博物院院刊，2003(2)。 [9]解玉林(上海博物馆书画陈列馆环境监测与治理[J].文物保护与考古科学，2002(12)。 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