公司档案管理办法

公司档案管理办法 北京****有限公司 档案管理办法(修订) 第一章 总 则 第一条 为加强北京****有限公司,以下简称公司,档案管理工作的规范化、有效性和安全性～根据国家、北京市、****集团有关法规和要求～结合公司实际情况～特制订本办法。 第二条 档案管理是指档案人员依据档案规范对文件资料的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁以及确保安全的各项措施,是企业管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分。各经理部、各部室应根据分管业务内容～按照本办法的要求做好各自档案资料的形成、积累、整理、归档工作。 第三条 公司档案管理的目标是准确 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 、全面反映新源公司的发展历程～服务公司管理工作～促进公司精细化管理水平的提升。 第四条 本办法所指档案是公司在经营管理、施工生产、防汛应急抢险等各项工作中收集或直接形成的具有查考、保存及利用价值的文字、图纸、图表、电子文件、音像、实物等不同形式的历史记录。 第二章 档案工作机构及职责 第五条 公司办公室是档案管理工作的主管部门。在收集、整理、保管、利用公司级文件的同时～负责制定、 1 调整、完善档案管理的适用原则和办法～定期监督、考核各类文件资料管理的日常规范化程度。负责培训、指导文件资料管理人员～并落实相应的设施设备。 第六条 归档文件材料形成于各部室、各经理部的业务活动中～其形成、积累、整理和归档等工作要纳入各项工作管理程序和职责～做到从形成抓起～与各项工作同步进行～确保各类档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。 第七条 机关部室各设一名兼职资料员～负责本部门资料的收集、整理、上报工作,部室负责人是本部门资料管理工作的第一责任人～有对归档资料把关、审核的职责。 第八条 各经理部工程资料管理实行项目经理负责制～设专兼职资料员～由项目经理主管工程资料的管理～项目经理对工程资料的收集及归档工作负领导责任。项目总工对工程技术资料的管理负主要责任～负责 工程施工 建筑工程施工承包1园林工程施工准备消防工程安全技术交底水电安装文明施工建筑工程施工成本控制 中各项技术资料收集、整理工作～并负责保证技术资料的真实性和完整性。 第九条 公司每年定期组织档案知识、继续教育等课程的培训。公司办公室档案专、兼职人员～要求持北京市档案局颁发的档案人员上岗证,各经理部资料员要求持北京住房和城乡建设委员会颁发的施工资料员上岗证。 第三章 档案的内容及归档要求 第十条 档案的内容 2 1、工程档案:以公司名义实施的各项工程,日常工程、应急工程、抢险工程等,施工过程形成的各类招投标文件、 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 协议、设计文件、施工文件、竣工资料等, 2、行政设施档案:包括公司基点建设、维修、改造等项目档案, 3、文书档案:收文、发文、内部文件,能反映公司某项工作持续进展的文件, 4、会计档案:会计凭证、会计账簿、财务报告、会计核算专业资料、数据报表, 5、科技档案:本公司的科技档案主要以设备仪器档案和科学技术研究档案为主, 6、实物档案:证书、匾额、奖章、奖杯等, 7、声像档案:公司生产管理活动中收集和形成的以光盘为载体的JPG\TIF\DBF等各类格式的电子文件。其中包括:各类照片～重要会议照片、开工照片、领导检查照片、工程验收等公司重要生产、管理活动照片、录音录像材料等。 第十一条 归档时间及要求 1、工程档案: ,1,公司经营 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 部在拿到工程施工图、施工预算等施工文件后～直接移交到公司档案室～由档案人员登记后下发。 ,2,各部室、各项目经理部在工程项目竣工后三个月内～按照,附件一,和,附件二,的内容完成竣工工程的档案收集、整理移交工作。 3 ,3,移交公司、甲方及城建档案馆的竣工档案由工程项目负责人审核后～移交公司档案室。公司档案管理员与项目部资料管理员共同负责向甲方和城建档案馆移交工程竣工档案。 ,4,工程竣工档案的编制要求及套数:?移交公司档案室的竣工档案为一全册,原件,,?移交甲方的竣工档案按照竣工资料交底要求进行组卷～组卷套数以合同规定为准。?移交城建档案馆的竣工档案按照《规程》要求进行组卷,一专册,。 2、行政设施档案:行政设施档案在项目结束后两周内将相关档案移交公司档案室～设施竣工档案编制按照附件二要求组卷。 3、文书档案:各相关部室每年3月底前将上一年文书档案连同文件目录移交档案室。档案室在6月底前完成文书档案的整理归档工作。 4、会计档案:会计档案应由会计人员整理、编号成卷～要符合会计工作的专业要求～遵循其专业管理的规律。经过整理的会计档案～在财务部门保留一年～隔年6月底前移交档案室。同时移交会计档案专门的移交和销毁清册以及所有合同的正本。 5、科技档案:由科研课题负责人主持科研项目文件材料的形成、积累、立卷、归档工作。归档的文件材料应该是原件、定稿～各项审查签字手续完备。项目资料应在科研项目结束后向档案室移交～设备仪器档案应在设备仪器调试完成并投入使用后及时向档案室移交。 4 6、实物档案:各类奖牌、奖章、奖状的获得部门、经理部应在获得奖牌、奖章、奖状后移交公司工会～由工会每年5月底前将上一年的奖牌、奖章、奖状移交公司档案室。每件应附照片及奖项名称、获得时间、获得单位等相关信息。 7、声像档案:各经理部、各部室应将反映公司工作活动、有保存价值的照片、视频等音像档案电子版～每年6月底前经过筛选、整理～移交公司档案室。整理时需注明照片、视频资料的介绍～介绍内容包括:时间、地点、事由、人物、背景、摄影人。最终由公司档案室统一整理、刻盘、编号归档。 8、其他:公司各部室签订的相关合同～应在签订后即可移交档案室一副本。经济性、机密性强的文件资料可随时收集移交,周期长、数量多的文件可分阶段移交,对于某些因故中断或暂缓的项目～应注意及时收集已经产生并积累的文件材料。 第十二条 机构、人员变动时文件材料的处理 1、因机构变动予以撤销的部门～由该部门领导负责将全部文件材料整理好后移交公司档案室。 2、部门合并～由合并前部门领导负责将文件材料整理后交合并后部门保管。 3、撤销或合并部门没有处理完毕而需继续处理的文件～要在移交新部门后继续处理～并作为新部门的文件加以保存、归档。 4、工作人员离开工作岗位前～应清理有关文件材料～ 5 需归档或归还的文件材料和档案由部门审核后移交公司档案室～不得擅自处理或带走～否则不予以办理相关手续。 第四章 档案管理 第十三条 档案的整理及编号 1、做好各项原始材料的登记、编号和密级界定～做到真实、准确、及时、科学。 2、对移交材料实施系统管理～从存放器具、书写格式、组卷编码直至存库～建立健全统计台帐。 3、文书档案按年度-保管期限-机构特征分类～实行以件为单位的归档方式。具体应按照《北京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则》,试行,、《北京市实施<归档文件整理规则>细则》,2010年3月25日修订,实施完成。 第十四条 档案的保管 1、根据文件资料的数量设置必需的专用库房和柜架。 2、定期检查库房设施～确保档案安全。库房达到防盗、防光,防高温,、 防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防污染等“八防”要求。 3、配备适合档案用的消防器材～并定期检查和更换。库内严禁明火装置、使用电炉及存放易燃易爆物品。 4、配备温湿度记录仪表～做好库房温湿度记录～并随温湿度变化情况～采取相应措施～控制在标准范围内。 5、档案管理员应定期检查库房设施确保档案安全～并经常对库藏档案情况进行检查～发现问题及时报告～并采 6 取有效措施～予以处理。 6、应在档案柜上标明所存档案的类别、项目名、起止号等～以便查找利用。 7、定期打扫库房～保持清洁整齐～不得存放与档案无关的任何物品。非档案人员未经许可～不得擅自入内。 8、根据工作需要各经理部自行保管的档案～须报档案目录至办公室备案。 第十五条 档案的鉴定与销毁 1、档案鉴定销毁工作由主管档案工作领导、有关部门负责人及专职档案人员三方面组成。具体工作由专职档案人员和与形成档案内容有关的职能部门共同进行。 2、档案鉴定是甄别和关于判别档案保存价值～决定档案存毁的一项重要工作。 3、贯彻“审查从细～留存从宽”的原则～严格按照档案管理的有关规定～既考虑历史的需要～又服务于现实工作需要～进行档案鉴定工作。 4、鉴定的标准应依据上级和集团公司相应的档案保管期限表。 5、采取直接鉴定法～以盒为单位～逐盒、逐件、逐页地审查鉴定。对保管期满的档案～由档案室和有关业务部门共同鉴定确定存毁意见。 6、文件到期后对确已失去保存价值需销毁的档案如予销毁～专职档案管理员应提出书面 申请 关于撤销行政处分的申请关于工程延期监理费的申请报告关于减免管理费的申请关于减租申请书的范文关于解除警告处分的申请 ～经主管领导、档案来源部门负责人签字批准后由专职档案管理员统一销毁～应登记造册～编制销毁清册,一式两份,～经主管领导 7 审查后～签字盖章报送上级主管机关审批或备案～待批复后～方可销毁。 7、档案销毁时～由二人负责监督核销～监销人在销毁清册审批表上签字存档。档案销毁清册保管期限一般为25年。 8、档案鉴定销毁工作结束后～应写出鉴定工作总结报告～如实记载鉴定工作中的机构、参加人、内容、数量变化、档案保管期限的升降调整情况及文件密级调整情况和其它需要说明的情况～以备查考。 第十六条 档案统计 档案统计主要有档案基本情况统计、收集归档情况统计、库存数量统计、借阅统计和利用效果统计等。 第五章 档案借阅及保密 第十七条 档案借阅 1、公司内部借阅需填写档案借阅申请～通常情况下档案借阅不隔夜～有特殊情况需提交申请～使用完毕后尽快归还。 2、一般不允许外单位借阅～因工作需要～经有关领导批准后～方可借阅。 3、凡属企业秘密的档案材料～只能在阅览室查阅～不得携出。如确需向上级或协作单位提供技术文件～必须经主管领导审批～方可提供复印件～不得私自转交给其它单位。 4、借阅人不得复制存档档案～如工作需要确需复制～ 8 须经主管领导批准。 5、借阅档案要及时清还～不得积压～未经许可不得转借他人和随意复制、 摘抄、公布～更不能遗失、拆散、调换、抽取和污损档案材料。 6、档案室对归还的档案资料要严格检查。如有缺或损坏～要追查原因～在检查过失后～就档案的保存期限的机密等级～由有关领导签署意见酌情处理。 7、做好档案利用的信息反馈分析工作～及时了解利用者对档案利用效果的反映～以及对档案利用的工作意见。 第十八条 档案的保密 1、公司档案保密工作严格按照国家有关保密工作的法规、条例施行。对涉密档案进行专人、专柜保管。 2、凡查阅重点部位、重点问题、涉及企业秘密或大量档案时～须经公司领导批准。 3、加强涉密档案在存放保管、借阅利用、鉴定销毁等过程中的保密工作～严格按照本办法相关程序及制度执行。 4、各部室、各经理部应加强组织学习保密工作的相关法律法规。 第六章 附则 第十九条 本办法由公司办公室负责解释。 第二十条 本办法自印发之日起施行。 第二十一条 附件 附件一:各部室、各经理部档案归档范围 附件二:工程竣工资料归档范围 9