议程第3项：与外聘审计员的会谈

议程第3项：与外聘审计员的会谈 C WO/PBC/19/10 ADD. 原文:英文 日期:2012年9月5日 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 和预算委员会 第十九届会议 2012年9月10日至15日～日内瓦 WIPO独立咨询监督委员会报告 附 录 1. 文件WO/PBC/19/10载有WIPO独立咨询监督委员会(IAOC)的年度报告，报告针对的是2011年7月1日至2012年6月30日这段时间。 2. 本文件的附件载有2012年8月28日至31日举行的IAOC第二十六届会议的季度报告。 3. 请计划和预算委员会注意载于本文件 附件的WIPO独立咨询监督委员会(IAOC)第 二十六届会议报告。 [后接附件] WO/PBC/19/10 ADD. 附 件 C WO/IAOC/26/2 原文:英文 日期:2012年9月5日 WIPO独立咨询监督委员会 第二十六届会议 2012年8月28日至31日～日内瓦 报 告 经WIPO独立咨询监督委员会通过 WO/PBC/19/10 ADD. 附件第 2 页 内 容 导 言 .............................................................................. 3 议程第1项:通过议程 ................................................................ 3 议程第2项:WIPO治理 ................................................................ 3 议程第3项:与外聘审计员的会谈 ...................................................... 3 议程第4项:新建筑项目 .............................................................. 4 议程第5项:秘书处对WIPO发展的情况介绍 ............................................. 5 议程第6项:秘书处对计划和预算委员会第十九届会议的情况介绍 .......................... 6 议程第7项:监督建议的后续跟进 ...................................................... 6 议程第8项:内部审计与监督 .......................................................... 7议程第9项:道德 .................................................................... 7 议程第10项:为WIPO成员国举行的情况介绍会 .......................................... 8 议程第11项:其它事项 ............................................................... 8 WO/PBC/19/10 ADD. 附件第 3 页 导 言 1. WIPO独立咨询监督委员会(以下简称“本委员会”或“IAOC” )第二十六届会议于2012年8月28日至31日召开。出席会议的有Maria Beatriz Sanz Redrado女士 (主席)、Fernando Nikitin先生(副主席)、Anol Chatterji先生、Kjell Larsson先生、Nikolay Lozinskiy先生、马放先生和Mary Ncube女士。 议程第1项:通过议程 2. 本委员会通过了议程草案，没有进行修改(见附件一)。 3. 提交给本委员会的文件在附件二中列出。 议程第2项:WIPO治理 14. IAOC向出席非正式磋商的成员国提交了其编拟的有关WIPO治理的报告，磋商由大会主席主持。 议程第3项:与外聘审计员的会谈 5. 2011年，外聘审计员建议秘书处应确保在本组织内部提供专长，以便继续开展落实国际公共部门会计 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 (IPSAS)的工作。IAOC在第二十四届会议上被告知已招聘了一名IPSAS方面的WIPO专家。 6. 在与外聘审计员的会谈之前，IAOC高兴地与IPSAS专家进行了会谈，该专家编拟了一份侧重于IAOC在上届会议上所提出问题的全面情况介绍，包括财务报表说明21“储备金和资金盈余”项下标明为累计盈余/(赤字)的结余。 7. 该专家提供了累计储备金的细目，本委员会要求管理层提供更为细化的细目。该专家的解释有利于帮助IAOC更好地理解WIPO财务报表草案中的若干方面，本委员会期待在今后继续开展交流。 8. IAOC与新任和即将卸任的外聘审计员进行了会谈。本委员会被告知已完成了两任审计员之间的正式交接。IAOC对即将卸任的外聘审计员所开展的合作及对本委员会的优待表示感谢。 9. 即将卸任的外聘审计员向委员会简要介绍了2011年所开展的工作以及对2011年财务报表的审计工作，该财务报表将是根据IPSAS编订的第二份财务报表。 10. 外聘审计员强调了在对2010年财务报表的审计中提出的未完成的建议，以及针对2011年报表提出的建议。他讨论了针对2011年进行的特别审计所作出的其它三份审计报告，即:“关于WIPO参与UNICC的财务监督审计”;“对落实AIMS系统项目的信息技术(IT)审计”;及“外聘审计员对建筑项目和建筑物安全项目的财务监督审计”。 1 根据计划和预算委员会第十八届会议上作出的决定(文件WO/PBC/18/21)。 WO/PBC/19/10 ADD. 附件第 4 页 11. 讨论了WIPO已终止的养老金基金，包括WIPO承担更多负债的潜在风险。在这个问题上，本委员会注意到该实体与文件WO/PBC/19/23中所建议的新实体作为离职后健康保险(ASHI)长期筹资管理的备选方案具有相似性。 12. IAOC注意了外聘审计员关于没有为联合国共同员工养老金基金(UNJSPF)准备精算承付款的评论意见，并注意了他的观点，即“如果根据上述IPSAS 25的条件对这笔承付款记账，将会对WIPO的财 2务报表产生重大影响”。 13. 本委员会要求对管理层还未给出正式答复的若干问题进行解释，包括: , 日内瓦基金会国际中心(FCIG)贷款的缩水; , 对“前南斯拉夫”(930万瑞士法郎)和斯威士兰(104万瑞士法郎)的应付款;及 , 为建筑项目使用储备金。 14. 本委员会还就下列将继续进一步审议的事项提出问题: , 根据UNSAS编制的两个表格(附件一(业务部门财务状况报表)和附件二(业务部门开支和收 入))，以及外聘审计员拒绝对其进行审计的原因; , 储备金的使用，包括在新建筑项目和新会议厅的成本和资金来源之间进行查对;及 , 对保护植物新品种国际联盟(UPOV)和WIPO已终止的养老金基金的审计，以及发布这些报 告的时机问题。 15. 讨论最后重申了WIPO仍有必要正式确定其内部控制 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 的关键程序。正在进行细化的战略调整计划第15号倡议专门处理这一点。如下文第53节所述，IAOC希望秘书处在11月召开的下届会议上就此战略调整计划倡议的落实进展作出具体的情况介绍。 16. 本委员会与外聘审计员讨论了其拟议的 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 。在这个问题上，IAOC和外聘审计员就关切的问题交换了意见，包括专利合作条约体系(包括信息通信技术方面)、人力资源管理和财务报表的IPSAS方面。基于下文议程第4项所归纳的提供给本委员会的信息，本委员会在与外聘审计员会谈后向新任的外聘审计员提出书面建议，希望他们考虑把对新建筑项目的审计/检查作为优先事项纳入其工作计划中，并开展定期审计，直至项目成功完成。 17. IAOC询问在财务报表中对WIPO储备金进行公开的会计方法，以及为经常预算支出和为储备金制订的财务安排之间的差异。此问题将在IAOC与外聘审计员的下次会议上被讨论。 议程第4项:新建筑项目 18. 由负责行政和管理的助理总干事、房舍基础设施司司长、WIPO新建筑项目科的建筑师和新建筑项目的“领航员”组成的小组在8月28日向IAOC进行了情况介绍，并传阅了一份关于新会议厅项目和新建筑项目最新情况的文件。 2 文件WO/PBC/19/6附件一第59节。 WO/PBC/19/10 ADD. 附件第 5 页 19. 本委员会被告知，总承包商(Implenia Entreprise Générale SA)和WIPO在2012年7月底商定“共同并友好地终止双方在新建筑项目和新会议厅项目中的关系”。 20. 本委员会注意到，所设想的做法是不任命新的总承包商，而是通过扩大这些项目所有专业服务提供商的既有专业和技术任务授权对项目进行管理，并且通过“内部再部署、从其它联合国机构借调或临时参与”引进额外的资源来对今后分包商的合同进行内部的直接管理。因此标准“总承包商任务授权”的不同要件将在建筑项目整体管理结构的外部和内部组成部分之间分配。在此指出这是一种在瑞士和其它一些欧洲国家有着成熟发展的模式。 21. 本委员会还被告知，在上述框架下，WIPO对重大建筑项目直接负责(从法律、合同和采购的角度并通过领航员和建筑师对建筑和技术方面负责)，总承包商和各分包商之间所有的既有合同都要经过审查，以便决定哪些可以被接手，哪些应重启招标。本委员会还被告知将对前任总承包商尚未进行招标的剩余工作进行一系列新的招标。此外，与项目的建筑服务提供商签订的所有既有合同都将被审查，从而反映整体系统规划与工地通则和细则的新框架。 22. 新建筑项目将成为IAOC的常设议程项目。在每次季度会议之前，除季度进展报告外，IAOC希望继续收到经过更新的风险登记簿。 23. 关于今后的工作安排，对项目管理从遴选总承包商到互相商定终止合作进行深入彻底的审计/检查，这将提供非常可靠的信息，从而了解造成现状的根源和为了完成预期的计划所要解决的问题。 24. 秘书处通过建筑委员会作出的决定，即取消总承包商的服务，直接与若干分包商和其它机构合作，可能会使工作更为复杂化并增加工作量，到目前为止还未对可能产生的财政影响作出清晰的界定。只有在搜集齐所有的相关数据后才能更深入地对秘书处的决定进行细化，相关数据包括所涉及的分包商和机构、其工作范围和与WIPO的关系以及需要偿付的金额。还要认真汇总总承包商已支付分包商金额等具体细节。 25. IAOC建议，总干事应对适时予以考虑的替代方案进行深入彻底的审查，并以对项目管理过程中所出现的财政、法律、行政和相关问题的具体分析为依据，然后再向成员国提交经过深思熟虑的正式分析。其中应包含建立一个及时具体的独立监督机制方面的条款。 议程第5项:秘书处对WIPO发展的情况介绍 26. IAOC听取了负责发展的副总干事、首席财务官(财务总监)与计划管理和绩效科负责人有关WIPO发展的全面介绍。 27. 本委员会询问了一系列特别与内部审计与监督司(IAOD)评估科的工作有关的问题，包括衡量影响以及加强WIPO与其它国际机构之间的增效协力。 28. IAOC被告知正在就完善对发展的定义进行讨论，为可能改进绩效指标带来潜在的积极影响。 3IAOC将根据2012年1月所确立的跟踪发展支出机制在于11月召开的下届会议上对此问题进行跟进。 3 文件WO/IAOC/22/2第30节。 WO/PBC/19/10 ADD. 附件第 6 页 议程第6项:秘书处对计划和预算委员会第十九届会议的情况介绍 29. IAOC还听取了负责行政和管理的助理总干事、首席财务官(财务总监)、内部审计与监督司(IAOD)司长、IAOD评估科负责人和一名来自战略调整计划(SRP)项目管理办公室的顾问有关计划和预算委员会第十九届会议的全面介绍。 30. 本委员会特别注意到IAOD针对2010-2011年计划绩效报告所作审定报告的建议，并将在对监督建议进行定期跟进的工作中监测这些建议。 31. 另一个重点领域是“WIPO离职后健康保险(ASHI)的长期筹资”(文件WO/PCB/19/23)。本委员会询问了一系列有关建立一个单独实体作为备选方案的具体问题，包括设想采用哪种治理结构和财务收入假设的依据。IAOC被告知备选方案是在若干名精算师的帮助下制定的，并以安全投资为依据。关于实体治理的具体细节，本委员会还被告知，文件WO/PCB/19/23在当前阶段的目的是为成员国提供备选方案并开始进行讨论。 议程第7项:监督建议的后续跟进 32. 本委员会与内部审计与监督司司长和内部审计科的负责人举行了会议。评估科的负责人和调查科的新任负责人出席了会议。 33. IAOC被告知，截至2012年8月6日有115项建议未完成(而不是2012年3月所报告的85项)，到2012年8月29日减少至111项。3月到7月期间新增55项新建议，其中22项在这一时期完成。新建议主要来自内部审计与监督司关于人力资源管理的报告和针对2010-2011年计划绩效报告的审定报告。 34. 关于非常高风险的信息通信技术方面的建议，IAOC被告知正在进一步开展行动，特别是在建立了由总干事担任主席的信息通信技术委员会和发布了关于业务连续性管理的办公指令之后。 35. 关于载于人力资源管理内部审计报告中的建议，IAOC被告知人力资源管理部(HRMD)新任部长于8月1日上任。在11月召开的下届会议上，IAOC希望HRMD部长出席与内部审计与监督司司长举行的共同会议。 36. IAOC被告知有一项建议(关于采购)未经落实就已完成，内部审计与监督司正在等待正式文件。 37. 本委员会询问有关WIPO联合检查组(JIU)建议跟进机制的信息，并被告知负责行政和管理的助理总干事是WIPO的JIU协调人。在11月召开的下届会议上，IAOC将进一步讨论秘书处对JIU建议的后续跟进制度以及JIU未完成建议的状态。在这方面，本委员会希望把其意见记录在案，即在WIPO财务报表附件——总干事的“内部控制报告”中包含任何对IAOC的援引都是不适当的。 38. 关于跟进制度本身，内部审计与监督司司长回顾了最近几个月所取得的重大改进，包括通过IAOC提供的意见，特别是从依据管理层的决定结束对建议的落实转变为只有在内部审计与监督司和计划管理者开展积极讨论并提供证据后才结束建议的落实。在这方面，本委员会建议内部审计与监督司对其数据库中一些较早之前的符合以下条件的建议重新进行审查:被评为高风险级别且没有采取行动的证据。 WO/PBC/19/10 ADD. 附件第 7 页 39. IAOC被告知计划在2012年底对跟进制度进一步进行完善，即采用专门的软件TeamMate。该软件将在一个基于网络的平台上提供与计划管理者持续不断的对话(而不是当前的做法，即使用Excel电子表格每年报告两次)，上载相关文件，并有助于更为及时准确地报告监督建议的状态，即管理层为降低残余风险所采取的补偿性控制的状态和目标日期。 议程第8项:内部审计与监督 40. 本委员会继续与内部审计与监督司司长及内部审计科、评估科和调查科的各负责人进行讨论。 41. 内部审计与监督司司长提交了一份有关2012年内部审计与监督司工作计划的状态报告。IAOC高兴地注意到落实工作继续如期按部就班地进行。 42. IAOC与内部审计与监督司司长讨论了成员国获得内部审计报告的问题。 43. 在这个问题上，在对议程第6项进行讨论时，本委员会被告知联合检查组正计划开展一项有关公开监督报告的研究。IAOC同意内部审计与监督司司长的意见，即在联合检查组的研究还未完成前，WIPO各成员国所作的第一步应该是为获得内部审计和评估报告提供便利，内部审计与监督司司长建议这可以通过一个安全的在线系统实现。IAOC和内部审计与监督司司长还商定WO/PBC/19/20中关于修订WIPO内部监督 章程 公司章程范本下载项目章程下载公司章程下载公司章程下载公司章程下载 (IOC)的共同提案应包含一个对IOC第18节的附加修订: “18. 成员国常驻WIPO代表或其指派人员可在内审司司长办公室查阅内部审计与监督最终报 告。内部审计和评价报告承索应向成员国提供。” 44. 向IAOC介绍了内部审计科的工作，并告知它正在对差旅和PCT收入产生程序进行审计。 45. 关于评估科的工作，本委员会讨论了在上文议程第5项下所提出的问题，包括衡量影响及加强WIPO与其它国际机构之间的增效协力。一名IAOC成员将参加11月举行的内部审计与监督司评估系列研讨班，去年首次有IAOC成员出席该研讨班。 46. 本委员会与调查科的新任负责人进行了会谈。关于案件量，各成员被告知结案的速度目前超过了新案件立案的速度。 议程第9项:道德 47. 本委员会与办公室主任和首席道德官进行了会谈。 48. IAOC注意了载于协调委员会文件WO/CC/66/1“人力资源年度报告”中的道德办公室年度报告。首席道德官向IAOC通报说，继绩效管理和员工发展系统(PMSDS)培训计划的成功开展，已计划为WIPO员工以面授形式而不是网络形式设立一个道德培训计划。 49. 本委员会具体讨论了举报保护政策草案，询问了一系列特别是关于保护举报人不受报复的问题。首席道德官向IAOC介绍了联合国在落实其举报政策方面的经验。他建议本委员会说，多数员工已对政策草案进行了审查，预计在员工大会作出最终审查后，在2012年第四季度把政策最后敲定。 50. IAOC还讨论了WIPO利益政策申报，询问了更新申报的频率和模式。首席道德官向IAOC介绍，计划在未来落实全面的财务公开政策。 WO/PBC/19/10 ADD. 附件第 8 页 议程第10项:为WIPO成员国举行的情况介绍会 51. 为成员国举行了一次信息会议，共有20个成员国的代表出席。本委员会向各代表介绍了本报告所归纳的在本届会议上所作的讨论。 52. 各代表团提出了一系列问题，尤其是关于新建筑项目、离职后健康保险、发展、发展议程和发展支出，以及WIPO对载于联合检查组报告中的建议进行后续跟进的实践。 议程第11项:其它事项 53. 本委员会收到了最近发布的关于业务连续性管理的办公指令和关于建立风险管理和内部控制委员会并有总干事担任主席的办公指令。IAOC希望在11月举行的下届会议上收到秘书处对战略调整计划风险管理和内部控制倡议(第15号倡议)的落实进展作出的详细情况介绍。 54. IAOC下届会议将于2012年11月26日星期一至11月29日星期四召开。建议如下议程草案: (1) 与总干事的会谈 (2) 与外聘审计员的会谈 (3) 新建筑项目 (4) 秘书处对风险管理和内部控制的情况介绍 (5) 监督建议的后续跟进 (6) 内部审计与监督 (7) 秘书处对保护植物新品种国际联盟(UPOV)的情况介绍 (8) 与WIPO监察员的会谈 (9) 2013年IAOC工作计划 (10) 选举主席和副主席 (11) 为成员国举行的信息会议 (12) 其它事项 [后接附录一] WO/PBC/19/10 ADD. 附录一 C WO/IAOC/26/1 原文:英文 日期:2012年8月28日 WIPO独立咨询监督委员会 第二十六届会议 2012年8月28日至31日～日内瓦 议 程 经WIPO独立咨询监督委员会通过 1. 通过议程 2. WIPO治理 3. 与外聘审计员的会谈 新建筑项目 4. 5. 秘书处对WIPO发展的情况介绍 6. 秘书处对计划和预算委员会第十九届会议的情况介绍 7. 监督建议的后续跟进 8. 内部审计与监督 9. 道德 10. 为成员国举行的信息会议 11. 其它事项 [后接附录二] WO/PBC/19/10 ADD. 附录二 文件清单 议程第2项:WIPO治理 IAOC关于WIPO治理的报告，日期为2012年6月12日 议程第3项:与外聘审计员的会谈 Powerpoint演示，日期为2012年8月27日，由WIPO IPSAS专家编拟 年度财务报表和FMR: WO/PBC/19/4 2011年财务报表 WO/PBC/19/5 2010-2011两年期财务管理报告(FMR) WO/PBC/19/6外聘审计员的报告:2011年财务报表审计 其它外部审计报告: WO/PBC/19/17关于WIPO参与联合国国际电子计算中心(UNICC)的财务监督审计 WO/PBC/19/19关于AIMS系统实施项目的信息技术审计 WO/PBC/19/18外聘审计员关于建筑项目和建筑安保项目的财务监督审计(另列于第4项下) IAOD关于外部审计建议的年度报告(2011年7月1日至2012年6月30日): 2012年8月6日给总干事的备忘录，包含总结和详细的状态报告(另列于第7项下) 其它文件: WO/PBC/19/7截至2012年6月30日的会费缴纳情况 WO/PBC/19/8储备金利用情况 WO/PBC/19/9 2012年财务状况综述;关于落实挖潜增效措施的进展情况报告(另列于第6项下) WO/PBC/19/16关于为符合新的《财务条例与细则》(FRR)和国际公共部门会计标准(IPSAS) WO/PBC/19/21《财务条例与细则》(FRR)拟议修正案 WO/PBC/19/23 WIPO离职后健康保险(ASHI)的长期筹资(另列于第6项下) 议程第4项:新建筑项目 新建筑项目进展报告 WO/PBC/19/12新建筑项目进展报告 WO/PBC/19/13新会议厅项目进展报告 WO/PBC/19/10 ADD. 附录二第 2 页 WO/PBC/19/15 WIPO现有建筑物安全与安保标准升级项目进展报告 WO/PBC/19/18外聘审计员关于建筑项目和建筑安保项目的财务监督审计(另列于第3项下) 议程第5项:秘书处对WIPO发展的情况介绍 口头报告 议程第6项:秘书处对计划和预算委员会第十九届会议的情况介绍 WO/PBC/19/1 Prov.2 议程草案 WO/PBC/19/2 2010/11年计划效绩报告 WO/PBC/19/3内部审计与监督司(IAOD)关于2010-2011年计划效绩报告的审定报告(另列于第8 项下) WO/PBC/19/9 2012年财务状况综述;关于落实挖潜增效措施的进展情况报告(另列于第3项下) WO/PBC/19/14全面的一体化企业资源规划(ERP)系统实施进展报告 WO/PBC/19/22 WIPO战略调整计划实施进展报告 WO/PBC/19/23 WIPO离职后健康保险(ASHI)的长期筹资(另列于第3项下) 议程第7项:监督建议的后续跟进 监督建议——2012年更新 2012年8月6日给总干事的备忘录和2012年8月8日的更正，提供了对监督建议落实状态的总 结。 所有未完成监督建议的详细列表 IAOD关于外部审计建议的年度报告(2011年7月1日至2012年6月30日) 2012年8月6日给总干事的备忘录，包含总结和详细的状态报告(另列于第3项下) 议程第8项:内部审计与监督 WO/GA/41/9内部审计与监督司司长的年度报告总结 WO/PBC/19/3内部审计与监督司(IAOD)关于2010-2011年计划效绩报告的审定报告(另列于第6 项下) 2012年IAOD工作计划:工作现状—2012年8月 UNICEF执行委员会在2012/13两年期关于对内部审计报告进行公开披露的决定 WO/PBC/19/10 ADD. 附录二第 3 页 评估报告EA/2011-01“试点国家概况评估:WIPO肯尼亚(2005-2010年)” 调查状态报告——2012年8月更新 议程第9项:道德 WO/CC/66/1 人力资源年度报告 举报保护政策草案 利益申报办公指令57/2009 议程第10项:其它事项 办公指令43/2012“业务连续性管理”，日期2012年8月21日，包含附件“业务连续性管理战 略版01-08-2012”和“危机管理计划版01-08-2012” 办公指令37/2012“建立风险管理和内部控制委员会”，日期2012年7月4日 其它文件 2011年WIPO监察员年度报告 战略调整进展报告，日期2012年8月 [附录二和文件完]