山西大同大学部门文件材料(含声像`实物)归档范围`保管期限`分类

山西大同大学部门文件材料(含声像`实物)归档范围`保管期限`分类 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:党委办公室 分管领导:赵宗凌 兼职档案员: 档案分类号:DQ11 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级党组织有关党的建设的文件材料(如文件是针对本校的，则长期 1、案卷内容做到 永久保存) 完整、齐全。 2 本校党代会文件材料 2、组卷保持文件 (1)大会 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发永久 的有机联系。 言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列 3、卷内目录一式 席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法，选举结果 两份，一律用计算 和上级批复等。 机打印。 (2)提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、小组会长期 4、归档时间为每 议记录等。 年6月底前。 (3)参考文件;工作人员名单;工作证;代表证;列席证及选票短期 式样 3 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 永久 4 本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、永久 党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件 5 以党委名义召开的工作会议材料 永久 6 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 永久 7 党委 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结) 永久 8 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永久 9 关于机构设置、干部任免的文件材料 永久 10 党群系统启用和销毁印章的文件及印模 永久 11 党群系统重要统计材料 永久 12 党委工作简报 永久 13 党委大事记 永久 14 党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示批复 长期 党委保密、秘书工作的有关文件 长期 15 16 重要的群众采信来访及处理材料 长期 17 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 长期 18 其它 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:纪检监察办公室 分管领导:石珍虎 兼职档案员:张立华 档案分类号:DQ12 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级纪检、监察工作的文件、指示、规定、通知 长期 1、案卷内容做到2 本校纪检、监察工作计划、总结 永久 完整、齐全。 3 本校纪检、监察工作的请示、报告、批复 永久 2、组卷保持文件4 本校纪检、监察工作统计报表 永久 的有机联系。 5 纪检委会议记录 长期 3、卷内目录一式6 本校违纪案件的立案调查、处理结案材料 长期 两份，一律用计算7 有关纪检监察、廉政建设等的规定、报告、通知等 长期 机打印。 8 纪检监察重要来信、来访处理材料 长期 4、归档时间为每9 其它 年6月底前。 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:党委组织部 分管领导:陈 官 兼职档案员:张 波 档案分类号:DQ13 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级关于组织工作的文件、指示、决定、通知 长期 1、案卷内容做到2 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 永久 完整、齐全。 3 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永久 2、组卷保持文件4 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材永久 的有机联系。 料 3、卷内目录一式5 党员名册 永久 两份，一律用计算6 党员和党组织统计年报表 永久 机打印。 7 副处级以上干部任免的报告、决定、批复、通知等(包括上级批永久 4、归档时间为每 准的，要附任免呈报表) 年6月底前。 8 副处级以上干部名册 永久 9 总支、支部改选报告、审批材料 长期 10 各总支、支部委员名册 长期 11 发展新党员、预备党员转正的名册 长期 12 先进党支部、优秀党员材料、照片(附文字说明) 长期 13 党员出国或者境外保留党籍的报告、请示、批复 长期 14 党员组织关系介绍信和介绍信存根 长期 15 党费收支统计报表 长期 16 本校离休干部审批材料(处级以上) 长期 17 本校离休干部享受生活待遇报批材料(处级以上) 长期 18 本校党校形成的文件材料 长期 19 本校教职工、学生入党和积极分子培训计划、总结、名单及党课长期 教材 20 其它 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:党委宣传部 分管领导:马志强 兼职档案员:李奇洁 档案分类号:DQ14 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级关于宣传工作的文件、指示、决定、通知 长期 1、案卷内容做到2 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 永久 完整、齐全。 3 举办形势教育及其它活动形成的材料和照片(附文字说明) 长期 2、组卷保持文件4 本校政治理论学习计划、总结、简报、决定、通知 长期 的有机联系。 5 有关学校改革与发展成就所形成的文字、图表、声像实物等材料 永久 3、卷内目录一式6 其它 两份，一律用计算 机打印。 4、归档时间为每 年6月底前。 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:党委统战部 分管领导:闫世忠 兼职档案员:武海英 档案分类号:DQ15 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级关于统战工作的文件、指示、决定、通知 长期 1、案卷内容做到2 本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结 永久 完整、齐全。 3 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永久 2、组卷保持文件4 本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料 永久 的有机联系。 5 港、澳、台和侨务工作材料 长期 3、卷内目录一式6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 长期 两份，一律用计算7 统战工作重要会议记录 长期 机打印。 8 各民主党派活动中其它有关材料 长期 4、归档时间为每9 其它 年6月底前。 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:党委学工部(学生处) 分管领导:李广君 兼职档案员:鲍元芬 郭素芳 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 DQ14(宣传教育) 1、案卷内容做到1 上级有关学生思想政治工作的文件、指示、决定、通知简报 长期 完整、齐全。 2 本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 永久 2、组卷保持文件3 学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结 永久 的有机联系。 4 学生思想政治工作典型调查材料和统计 长期 3、卷内目录一式5 关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件 长期 两份，一律用计算6 各系学生政治工作人员名单 长期 机打印。 7 家庭经济困难学生认定的文件材料 长期 4、归档时间为每8 绿色通道材料 短期 年6月底前。 DQ17(学生社团) 1 学生社团管理条例 长期 2 本校学生组织参与的各种学生会、社团的有关材料 长期 JX14(学籍管理) 1 学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级) 长期 2 学生处分材料(包括会议记录) 长期 JX17(毕业生) 1 毕业生档案传递单存根 长期 SX(声像) 1 毕业生集体毕业纪念照及重要活动中形成的声像材料 永久 2 照片 长期 3 录音带 长期 4 录像带 长期 5 光盘、磁盘 长期 SW(实物) 获得省、市级及其以上部门表彰的实物材料 1 锦旗 长期 2 奖状证书 长期 3 奖杯 长期 4 牌匾 长期 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:党委保卫部 分管领导:李德钧 兼职档案员:李 婷 档案分类号:XZ14 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级有关公安保卫工作文件、指示、决定、通知 长期 1、案卷内容做到2 本校公安保卫工作方面的规章制度 长期 完整、齐全。 3 本校公安保卫工作计划、总结、统计报表 永久 2、组卷保持文件4 本校师生员工违法犯罪的案卷材料 长期 的有机联系。 5 治安、消防、户籍管理工作材料 长期 3、卷内目录一式6 保卫部会议记录、重大事项值班记录及治安情况通报、简报 长期 两份，一律用计算7 上级部门给予保卫工作或个人立功、表彰的文字材料 长期 机打印。 8 其它 4、归档时间为每 年6月底前。 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:校长办公室 分管领导:张权恒 兼职档案员:李翔宇 档案分类号:XZ 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、XZ11(综合) 1、案卷内容做到1 上级有关高校行政管理的综合性文件、指示、决定、通知 长期 完整、齐全。 2 学校年度、学期工作计划、总结 永久 2、组卷保持文件3 校长办公会会议记录、纪要 永久 的有机联系。 4 校务委员会名单、会议记录、纪要 永久 3、卷内目录一式5 学校报表及综合统计 永久 两份，一律用计算6 本校教育事业规划、计划及上级批复 永久 机打印。 7 学校评估材料 永久 4、归档时间为每8 本校向上级的请示及其批复 永久 年6月底前。 9 本校所下发的决定、通知、规章制度等文件 永久 10 本校启用、销毁印章的文件及印模 永久 11 校领导在全校性大会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 永久 12 重要领导人来校视察、检查工作的有关材料、照片(附文字说明) 永久 13 反映本校重大活动的有关材料(包括声像材料) 永久 14 有关全校性工作的调查材料和经验总结 永久 15 校庆工作材料 永久 16 重要的来信、来访及处理结果 长期 17 本校与有关单位签订的合同书、协议书 长期 二、XZ15(车辆管理) 18 上级有关车辆检审和交通安全方面的文件 长期 19 本校车辆管理规章制度 长期 20 本校车辆管理统计和司机情况统计 短期 21 本校车辆管理年度计划及总结材料 长期 22 本校车辆购置及处理报废有关部门手续 长期 23 其它 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:人事处 分管领导:毛立群 兼职档案员:杨秀峰 档案分类号:XZ12 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级机关有关人事工作的文件、指示、决定、通知简报 长期 1、案卷内容做到2 本校人事工作计划、总结、会议记录 永久 完整、齐全。 3 关于机构编制规划、计划、报告及上级批复 永久 2、组卷保持文件4 有关人事工作的规定、办法、条例 长期 的有机联系。 5 本校教职工花名册 永久 3、卷内目录一式6 本校人事统计报表 永久 两份，一律用计算7 人事处权限内干部任免的文件材料 永久 机打印。 8 教职工奖惩材料 长期 4、归档时间为每9 学历教育(研究生、博士生)有关入学通知书合同、协议等 长期 年6月底前。 10 教职工业务考核材料 长期 11 教职工调入、调出有关材料(包括转移行政、工资关系的介绍信长期 12 存根) 13 聘干、招工的计划及报批等材料 长期 14 教职工工资调整材料、名册(包括职务增资、职称增资、奖励工长期 15 资及政策性工资变动) 长期 16 教职工转正定级材料 长期 17 享受特殊津贴人员名单及有关材料 长期 18 本校教职工致残、死亡、抚恤工作材料 长期 19 教职工辞职、申请自费留学的报批材料 长期 20 教职工离、退休、延退、返聘审批材料 长期 21 教职工福利工作材料 短期 22 上级有关专业技术职务评定的指导性文件 永久 23 学校有关专业技术职务评定工作的安排意见 永久 24 教职工评定、聘任专业技术职务的批复及材料 长期 25 有关专业技术职务管理工作计划、总结、请示、报告 长期 26 学校有关专业技术职务评审会议记录、纪要 长期 27 学校有关专业技术职务人员统计表 长期 28 上级有关人员分流与安置的文件规定 长期 29 学校有关待聘人员接收、托管的制度与规定 长期 1、案卷内容做到30 组织待聘人员技术培训的计划、总结与上级批复 长期 完整、齐全。 31 待聘人员基本情况统计表等 长期 2、组卷保持文件32 分流安置待聘人员形成的重要材料 长期 的有机联系。 33 学校与聘用人员签的合同等材料 长期 3、卷内目录一式34 针对五项保险给上级有关部门的请示、报告 长期 两份，一律用计算35 上级有关部门和学校下发的针对五项保险的各类文件通知 长期 机打印。 36 五项保险的具体名册和执行材料 长期 4、归档时间为每37 其它 年6月底前。 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门: 教务处 分管领导:袁虎廷 兼职档案员:闫宝秀 档案分类号:JX 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、JX11(综合) 1、案卷内容2 上级有关教育和教学工作的文件(材料针对本校的永久) 长期 做到完整、齐3 本校教学工作的规划、计划、总结、请示及上级批复 长期 全。 4 学校有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结 长期 2、组卷保持5 教学工作的各种统计报表 永久 文件的有机联6 教学工作大事记 永久 系。 7 教学专题会议记录及有关材料 长期 3、卷内目录8 优秀教学质量评奖材料 长期 一式两份，一律9 教学改革方案、总结和典型材料 长期 用计算机打印。 10 教育研究、教育法研究的重要经验材料 长期 4、归档时间11 与校外联合办学工作中形成的文件材料 长期 文件材料为每 二、JX12( 学科与实验室建设) 年6月底前，教1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 长期 学档案按教学2 学科、专业实验室论证、评估、申报、审批材料 长期 年度归档，即每3 重点学科、专业、实验室建设材料 长期 学年结束后整4 学科、专业实验室建设计划、简报、总结材料 长期 理立卷并于次5 学科、专业实验室建设统计报表 长期 学年度寒假前 三、JX14(学籍管理) 归档。 1 上级有关招生工作的文件 长期 2 招生计划、生源计划、重要请示及上级批复 长期 3 新生录取审批表及录取名单 永久 4 新生入学登记表 永久 5 学生学籍卡片 永久 6 学生成绩总册 永久 7 在校学生名册 长期 8 学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学) 长期 9 学生处分材料 长期 四、JXl5(课堂教学与教学实践) 1 教学计划、方案和教学大纲 永久 2 课程建设有关材料及课表、校历表 长期 3 各系、各专业课程试题库 短期 4 典型教案、著名教授和优秀教师授课的有关材料 长期 5 教学实习、毕业实习计划、总结及有关材料 长期 6 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 长期 五、JX16(学位) 1 学士学位授权点审批材料 永久 2 学士学位证书发放表、学位证存根 永久 本科生优秀学士学位论文 长期 六、JX17(毕业生) 1 毕业生工作计划、简报、总结 长期 2 毕业证发放登记表、毕业证存根 永久 七、JX18(教材) 1 各系各专业使用教材目录表 长期 2 本校教师正式出版的教材、参与编写的统编教材和使用的重要讲长期 义 3 自编、主编的教学指导书、实用指导书和习题集，以及其它有保长期 存价值的自编参考资料 4 其它 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:研究生处 分管领导:朱少英 兼职档案员:刘继荣 档案分类号:JX 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、JX12(学科与实验室建设) 1、案卷内容做到1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 长期 完整、齐全。 2 申报新增列为硕士学位授予单位的全部过程材料 永久 2、组卷保持文件3 学科、专业实验室论证、评估、申报、审批材料 永久 的有机联系。 3、卷内目录一式4 重点学科、专业、实验室建设材料 永久 两份，一律用计算5 学科、专业实验室建设计划、简报、总结材料 长期 机打印。 6 学科、专业实验室建设统计报表 永久 4、归档时间文件 材料为每年6月底7 学位授权点审批材料 永久 前，其它按教学年8 申报、审批博士、硕士授予权的学科、专业导师有关材料 永久 度于次学年度寒假9 其它 前归档。 二、JX16(学位) 1 上级有关学位工作的文件材料 长期 2 本校学位评定的规定、办法 长期 3 学位委员会会议记录、决定 长期 4 学位委员会授予各层次学位清册 永久 5 本校授予硕士学位人员的申请、答辩、审批材料 长期 6 在外单位获得学位研究生毕业论文答辩材料及授予学位的决定 长期 7 未获得学位的研究生毕业论文答辩材料 长期 8 硕士研究生学位论文摘要集 长期 9 其它 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:科技处 分管领导:赵 琦 兼职档案员:邵云芳 档案分类号:KY 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 一、科研行政管理文件材料 1、案卷内容做到 ?上级有关科研工作的文件 长期 完整、齐全。 ?科研处工作规划、总结、重要会议记录 长期 2、组卷保持文件 ?本校科研工作的通知、规定、条例及请示批复 长期 的有机联系。 ?本校科研机构设置、变动的请示批复 永久 3、卷内目录一式 ?全校性科研专题会议文件材料(报告、纪要、决议、典型发言永久 两份，一律用计算 材料) 机打印。 ?反映我校科研工作重要活动的新闻、报导、录像材料 永久 4、归档时间文件2 二、科研计划、经费、管理材料 材料为每年6月底 ?本校科研工作规划、计划、总结等材料 永久 前，科研项目材料 ?全校科研项目年度实施计划 永久 在项目完成后两个 ?年度上报科研项目计划执行情况、经费使用情况等材料 长期 月内整理立卷归 ?科研项目阶段成果报表及完成工作总结 长期 档。 ?上级下达的科研经费及横向经费的分配、下拨、年终决算材料 长期 三、科研成果管理文件材料 3 ?科研成果申报、鉴定的有关材料及批复 长期 ?科研成果上报登记材料及批复 永久 评上成果的 短期 没有评上成果的 短期 ?科研成果申报各种奖励的有关材料及批复 永久 获省级以上成果奖的 长期 获省级以下成果奖的 短期 未获奖的 永久 ?科研成果汇编材料及统计报表 永久 ?科研成果专利申请及批复过程中形成的文件材料 长期 四、学术活动材料 4 ?我校教师参加国际、国内学术组织的审批材料 长期 ?我校教师参加国际、国内(全国性)学术会议材料 永久 ?本校主办的国际、国内(全国性)学术会的有关材料如会议通知长期 (请柬)、出席会议代表名单、领导重要讲话、大会报告、论文、会 议纪要、声像材料等 五、科研项目 1、科研准备阶段 1 ?开题报告与课题调研论证材料 长期 ?任务书、合同、协议 短期 ?课题研究计划、计划执行情况、计划调整报告 永久 ?课题经费预决算材料 永久 2、研究实验阶段 1、案卷内容做到2 ?重要的实验、测试、调查、考察的各种原始记录(包括关键的永久 完整、齐全。 配方、工艺流程及综合分析材料) 2、组卷保持文件 ?数据处理材料，包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、长期 的有机联系。 计算结果) 3、卷内目录一式 ?设计的说明和图纸 永久 两份，一律用计算 ?工作阶段小结、年度报告 永久 机打印。 ?和项目配套的录音带、录相带、幻灯片影片拷贝等 永久 4、归档时间文件 3、总结鉴定阶段 材料为每年6月底3 ?研究报告、研制报告、论文专著 长期 前，科研项目材料 ?工艺技术报告、技术诀窍报告 永久 在项目完成后两个 ?鉴定会材料(鉴定代表名单、会计记录、鉴定意见) 长期 月内整理立卷归 ?鉴定证书、专家评审意见 永久 档。 ?扩大应用意见、课题工作总结 永久 4、申报奖励阶段 4 ?科研成果登记表 永久 ?科研成果报告表 永久 ?科研成果奖励申报与审批材料 永久 ?科研成果获奖材料(奖状、状章、证书一原件或影印件) 永久 ?专利 申请书 入党申请书下载入党申请书 下载入党申请书范文下载下载入党申请书民事再审申请书免费下载 或证书原件或影印件 长期 5、推广应用阶段 ?成果转让合同、协议书 短期 5 ?推广应用效益证明 长期 ?成果宣传报导材料 长期 ?对外学术交流材料 长期 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:计财处 分管领导:刘欣生 兼职档案员:王日元 档案分类号:CK 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、CK11(综合) 1、案卷内容做到1 上级有关财务会计工作的文件材料 长期 完整、齐全。 2 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 长期 2、组卷保持文件3 学校基金管理工作文件 短期 的有机联系。 4 有关财务管理方面的其它文件材料 短期 3、卷内目录一式5 会计移交清册 15年 两份，一律用计算6 财会档案移交保管清册 永久 机打印。 7 财会档案销毁清册 永久 4、综合类归档时间 二、CK12(会计报表) 为每年6月底前，1 决算报表(含基建综合决算) 永久 财会档案由财会部2 年度以上规划表、分配计划、测算表 长期 门保管3年，期满3 年度以上各种统计报表(含工资报表) 长期 后的次年6月底前4 季度以下各种计划、统计报表 3年 移交档案馆。 三、CK13(会计账簿) 1 涉及外事会计账簿 永久 2 总账 15年 3 分类明细账 15年 4 日记账 15年 其中:现金、银行存款日记账 25年 5 固定资产明细账(卡片)(固定资产报废清理后保管五年) 5年 四、CK14(会计凭证) 1 涉及外事的会计凭证 永久 2 会计凭证 15年 3 银行余额调节表 5年 4 会计拨款凭证及其它会计凭证 15年 5 银行对外帐单 5年 6 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 15年 五、CK15(工资清册) 1 工资发放名册 永久 2 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等 5年 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:审计处 分管领导:莫燕 兼职档案员:陈友 档案分类号:XZ13 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级有关审计工作的指示性文件 长期 1、案卷内容做到2 本校审计工作方面的规章制度 长期 完整、齐全。 3 审计工作计划、总结、请示批复 长期 2、组卷保持文件4 审计工作会议记录 长期 的有机联系。 5 专项审计材料(包括审计报告、审计通知书、审计意见书、审计决永久 3、卷内目录一式 定、审计建议等原始材料) 两份，一律用计算6 审计工作统计年报及重要报表 长期 机打印。 7 关于本校委托审计等形成的文件材料 永久4、归档时间为每8 财务决算审计报告及原始材料 永久 年6月底前。 9 处级干部经济责任审计报告及离任审计材料 永久 10 其它 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:基建处 分管领导:田新奎 兼职档案员:赵建英 档案分类号:JJ 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、JJ11(综合) 1、案卷内容做到1 上级有关基建工作文件 长期 完整、齐全。 2 基建工作规章制度、通知、报告、请示、批复等 长期 2、组卷保持文件3 基建工作计划、总结、简报 长期 的有机联系。 4 基建工作总体规划 永久 3、卷内目录一式5 基建工作年度(季度)总结、统计报表 永久 两份，一律用计算6 基建工程财务预、决算 长期 机打印。 7 全校总体规划、设计总平面图 永久 4、综合类归档时8 水、电、气管道分布图 永久 间为每年6月底前。9 地质勘探、地形测量材料 永久 项目档案在竣工前 二、JJl2(工程项目) 三个月进行预验1 1、可行性研究 收，在竣工验收后 ?项目建议书及上级批复 永久 两个月内归档。 ?可行性研究报告 永久 ?计划任务书 永久 2 2、设计基础 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图勘察记录、永久 化验试验报告、重要土、岩样说明 3 3、设计文件 ?初步设计 永久 ?施工图设计 长期 ?设计评价、鉴定及审批 长期 4 4、工程管理文件 ?征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久 ?承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永久 ?施工执照(附图) 永久 ?环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书 永久 ?产权证书 永久 5 5、施工文件，土建文件 永久 ?开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 短期 1、案卷内容做到 ?施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安 完整、齐全。 全措施、施工工艺 长期 2、组卷保持文件 ?原材料及构件出厂证明、质量鉴定 长期 的有机联系。 长期 ?建筑材料实验报告 3、卷内目录一式永久 ?设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 两份，一律用计算永久 ?土地施工定位测量 机打印。 永久 ?土、岩试验报告、基础处理、基础 工程施工 建筑工程施工承包1园林工程施工准备消防工程安全技术交底水电安装文明施工建筑工程施工成本控制 图 4、综合类归档时永久 ?隐蔽工程验收记录 间为每年6月底前。永久 ?工程记录测试、沉陷、位移变形观测记录事故处理报告 项目档案在竣工前长期 ?分项、分单位工程抽查检查、评定 三个月进行预验长期 ? 交工验收记录证明 收，在竣工验收后永久 ? 竣工报告、竣工验收报告 两个月内归档。 6 6、设备及管线安装施工文件 长期 ?开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 长期 ?设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期 ?焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 长期 ?隐蔽工程检查验收记录 长期 ?强度、密闭性试验报告 长期 ?设备调试记录 长期 ?施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 长期 ?系统调试、实验记录 长期 ?管线清洗、通水、消毒记录 长期 ?管线标高位置、坡度测量记录 长期 ? 中间交工验收记录证明、工程质量评定 长期 ? 竣工报告、竣工验收报告 7 7、电气、仪表安装施工文件 长期 ?开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审 长期 ?设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期 ?调试、整定记录 长期 ?性能测试和校核 长期 ?施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 长期 ?操作、联动试验 短期 ?电气装置交接记录 ?中间交工验收记录、工程质量评定 短期 1、案卷内容做到 ?竣工报告、竣工验收报告 长期 完整、齐全。 8 8、竣工验收 长期 2、组卷保持文件 ?竣工验收报告 永久 的有机联系。 ?全部竣工图 永久 3、卷内目录一式 ?质量评定材料 永久 两份，一律用计算 ?工程现场声像材料 永久 机打印。 ?竣工验收会议纪要 长期 4、综合类归档时9 9、财务、器材管理文件 间为每年6月底前。 ?财务计划、年度计划 长期 项目档案在竣工前 ?工程概算、预算、决算 永久 三个月进行预验 ?主要材料消耗、器材管理 长期 收，在竣工验收后 ?交付使用的固定资产 永久 两个月内归档。 注:项目分类号以竣工日期先后顺序排列，例JJ1201，JJ1202 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:离退休人员管理处 分管领导:崔玉英 兼职档案员:李红杰 档案分类号:DQ11 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级对离退休人员工作的指示、文件 长期 1、案卷内容做到2 本校离退休人员管理处的工作计划、总结、各类统计报表及发放长期 完整、齐全。 荣誉证登记表 2、组卷保持文件4 本校离退休人员管理处的请示、报告、批复 长期 的有机联系。 5 本校离退休人员管理处组织的各类活动材料(照片附说明) 长期 3、卷内目录一式6 其它 两份，一律用计算 机打印。 4、归档时间为每年 6月底前。 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:资产设备管理处 分管领导:张 谦 兼职档案员:王 斌 档案分类号:SB 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、 SB11(综合) 1、建立设备档案1 上级有关资产、设备的政策、业务管理工作文件 长期 分室。 2 本校仪器、设备管理的规章制度 长期 2、案卷内容做到3 设备工作计划、报告、总结、调查材料 长期 完整、齐全。 4 本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 长期 3、组卷保持文件5 本校仪器、设备、移交清册及设备仪器报废报告和批复 长期 的有机联系。 6 本校有关仪器、设备业务工作的请示、意见、报告等 长期 4、卷内目录一式7 综合年度统计报表 长期 两份，一律用计算 二、SBl2(仪器设备项目) 机打印。 1 申请报告、计划、论证报告(论证会议文件、记录) 长期 5、归档时间综合2 上级或主管领导批复和准购批示 长期 类为每年6月底前，3 定购合同(复印件)和会谈记录、纪要 长期 仪器设备档案于开4 进口设备过程中有关的技术商务文件 长期 箱验收后两月内整5 开箱记录及装箱单 长期 理立卷归档。 6 安装、调试记录、双方签字移交文件、保修单 长期 7 验收报告及文件材料 长期 8 索赔来往函件及结果文件 长期 三、以下档案材料须移交案卷目录 9 设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存 10 使用、检修、障碍事故记录(设备履历书) 与设备共存 11 重大事故的调查分析及处理意见 与设备共存 12 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:后勤管理处 分管领导:王 彬 兼职档案员:李成业 档案分类号:XZ15 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级有关总务工作的文件 长期 1、案卷内容做到2 本校总务处工作计划、总结、会议记录 长期 完整、齐全。 3 本校总务处及各科职责范围、规章制度、条例等 永久 2、组卷保持文件4 本校房地产契约、证书及有关凭证材料 永久 的有机联系。 5 上级有关房地产工作方面的文件 长期 3、卷内目录一式6 本校房地产工作计划、总结、请示及上级批复 长期 两份，一律用计算7 本校房地产的各种会议记录及各类统计表 长期 机打印。 8 本校房地产管理工作的职责范围、规章制度等 永久 4、归档时间为每9 本校办公用房、职工住房管理、调整分配方案、转移及房源统计 长期 年6月底前。 10 职工住房分配方案、领导批示、落实人员名单材料 长期 11 与校内外单位、个人签订的购房、集资合同协议、发放产权证存永久 根及房产管理清册及统计报表 12 有关部门公房出售的请示、批复、购房名册及有关材料 永久 13 校产物资管理清册及有关合同、报表 长期 14 上级有关修缮及人防、水电管理等工作的指示规定 长期 15 本校房屋改建、扩建、拆迁等方面的请示批复及竣工图和文字材永久 料 16 全校总体供水、供电、供暖、煤气管网设施的情况材料 永久 17 膳食工作的有关材料 长期 18 其它 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:机关党委 分管领导:孙 彦 兼职档案员:屈展金 档案分类号:DQ11 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 机关党委、总支工作计划、总结 长期 1、案卷内容做到2 机关党委、总支各类请示、报告、批复 长期 完整、齐全。 3 机关党委、总支党建工作及有关材料文件 长期 2、组卷保持文件4 机关党委、总支会议记录 长期 的有机联系。 5 其它 3、卷内目录一式 两份，一律用计算 机打印。 4、归档时间为每 年6月底前。 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:校工会 分管领导:仝美兰 兼职档案员:郭丽亚 档案分类号:DQ16 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级有关工会工作的文件 长期 1、案卷内容做到2 工会工作计划、报告、决定、通知、总结、请示与批复 永久 完整、齐全。 3 职工代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、永久 2、组卷保持文件 领导讲话、大会发言等文件) 的有机联系。 4 表彰工会先进集体个人的材料、名单 长期 3、卷内目录一式5 本校会员名册 长期 两份，一律用计算6 工会组织机构情况表、基层工会干部名册 长期 机打印。 7 工会会费管理材料 长期 4、归档时间为每年8 组织各项活动形成的材料、照片(附文字说明) 长期 6月底前。 9 工会工作统计报表 长期 10 工会委员会会议记录 长期 11 妇女工作材料 长期 SX(声像) 重要活动中形成的声像材料 1 照片 长期 2 录音带 长期 3 录像带 长期 4 光盘、磁盘 长期 SW(实物) 获得省、市级及其以上部门表彰的实物材料 1 锦旗 长期 2 奖状证书 长期 3 奖杯 长期 4 牌匾 长期 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:校团委 分管领导:李凌燕 兼职档案员:李红梅 档案分类号:DQ17 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级关于共青团工作的文件 长期 1、案卷内容做到2 本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领长期 完整、齐全。 导讲话、大会发言和大会通过的文件) 2、组卷保持文件3 本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领长期 的有机联系。 导讲话、大会发言和文件) 3、卷内目录一式4 团委工作计划、报告、总结及统计报表 永久 两份，一律用计算5 团委工作典型调查材料 长期 机打印。 6 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 长期 4、归档时间为每7 处分团员及撤销处分决定的材料 长期 年6月底前。 8 批准入团、离团材料及名单 长期 9 团干部名单 长期 10 全校团员名册 长期 11 团委会议记录、团委工作简报 长期 12 学生会的有关文件材料 长期 13 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料 长期 14 研究生会的有关材料 长期 15 团委牵头进行的重大活动的有关材料、照片(附文字说明) 长期 16 社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料 长期 SX(声像) 重要活动中形成的声像材料 1 照片 长期 2 录音带 长期 3 录像带 长期 4 光盘、磁盘 长期 SW(实物) 获得省、市级及其以上部门表彰的实物材料 1 锦旗 长期 2 奖状证书 长期 3 奖杯 长期 4 牌匾 长期 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:政法学院 分管领导:陈海顺 兼职档案员:袁继伟 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、DQ11 (党务综合) 1、案卷内容做到1 党总支年度计划、总结 长期 完整、齐全。 2 党总支各类请示、报告及上级批复 长期 2、组卷保持文件3 党总支党建设工作及思想工作材料 长期 的有机联系。 4 党政联系会议记录、纪要 长期 3、卷内目录一式5 其它 两份，一律用计算 二、XZ11 (行政管理) 机打印。 1 学院年度工作计划 长期 4、归档时间党务2 学院各类请示、报告及上级批复 长期 综合、行政管理类3 学院行政管理工作的制度、规定 长期 为每年6月底前，4 学院教职工奖惩材料 长期 教学管理类每学年5 其它 结束后整理立卷， 三、JX (教学管理) 并于次学年度寒假1 学院年度教学工作计划、总结 长期 前归档，荣誉实物2 学院专业设置、学科建设、实验室建设方面的请示、报告及上级长期 于次年第一季度末 批复 归档。 3 学院师资队伍建设及教学评估方面的重要材料 长期 4 学院与校外联合办学形成的重要材料 长期 5 以学院为主主持召开的各类专业性教学与科研会议材料 长期 6 教学计划、方案和教学大纲 永久 7 课堂教学材料、课堂进度表 长期 8 优秀教案、著名教授和优秀教师授课的有关材料 长期 9 教学实习、毕业实习计划、总结及有关材料 长期 10 本专业教学检查、调查材料及总结 长期 11 毕业生论文(电子版) 12 其它 四、SX(声像) 重要活动中形成的声像材料 1 照片 长期 2 录音带 长期 3 录像带 长期 4 光盘、磁盘 长期 五、SW(实物) 获得省、市级及其以上部门表彰的实物材料 1 锦旗 长期 2 奖状证书 长期 3 奖杯 长期 4 牌匾 长期 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:教育科学与技术学院 分管领导:于 文 兼职档案员:高 亮 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、DQ11 (党务综合) 1、案卷内容做到1 党总支年度计划、总结 长期 完整、齐全。 2 党总支各类请示、报告及上级批复 长期 2、组卷保持文件3 党总支党建设工作及思想工作材料 长期 的有机联系。 4 党政联系会议记录、纪要 长期 3、卷内目录一式5 其它 两份，一律用计算 二、XZ11 (行政管理) 机打印。 1 学院年度工作计划 长期 4、归档时间党务2 学院各类请示、报告及上级批复 长期 综合、行政管理类3 学院行政管理工作的制度、规定 长期 为每年6月底前，4 学院教职工奖惩材料 长期 教学管理类每学年5 其它 结束后整理立卷， 三、JX (教学管理) 并于次学年度寒假1 学院年度教学工作计划、总结 长期 前归档，荣誉实物2 学院专业设置、学科建设、实验室建设方面的请示、报告及上级长期 于次年第一季度末 批复 归档。 3 学院师资队伍建设及教学评估方面的重要材料 长期 4 学院与校外联合办学形成的重要材料 长期 5 以学院为主主持召开的各类专业性教学与科研会议材料 长期 6 教学计划、方案和教学大纲 永久 7 课堂教学材料、课堂进度表 长期 8 优秀教案、著名教授和优秀教师授课的有关材料 长期 9 教学实习、毕业实习计划、总结及有关材料 长期 10 本专业教学检查、调查材料及总结 长期 11 毕业生论文(电子版) 长期 四、SX(声像) 重要活动中形成的声像材料 1 照片 长期 2 录音带 长期 3 录像带 长期 4 光盘、磁盘 长期 五、SW(实物) 获得省、市级及其以上部门表彰的实物材料 1 锦旗 长期 2 奖状证书 长期 3 奖杯 长期 4 牌匾 长期 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门: 体育学院 分管领导:李 茂 兼职档案员:赵 岷 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、DQ11 (党务综合) 1、案卷内容做到1 党总支年度计划、总结 长期 完整、齐全。 2 党总支各类请示、报告及上级批复 长期 2、组卷保持文件3 党总支党建设工作及思想工作材料 长期 的有机联系。 4 党政联系会议记录、纪要 长期 3、卷内目录一式5 其它 两份，一律用计算 二、XZ11 (行政管理) 机打印。 1 学院年度工作计划 长期 4、归档时间党务2 学院各类请示、报告及上级批复 长期 综合、行政管理类3 学院行政管理工作的制度、规定 长期 为每年6月底前，4 学院教职工奖惩材料 长期 教学管理类每学年5 其它 结束后整理立卷， 三、JX (教学管理) 并于次学年度寒假1 学院年度教学工作计划、总结 长期 前归档，荣誉实物2 学院专业设置、学科建设、实验室建设方面的请示、报告及上级长期 于次年第一季度末 批复 归档。 3 学院师资队伍建设及教学评估方面的重要材料 长期 4 学院与校外联合办学形成的重要材料 长期 5 以学院为主主持召开的各类专业性教学与科研会议材料(包括声长期 像资料) 6 教学计划、方案和教学大纲 永久 7 课堂教学材料、课堂进度表 长期 8 优秀教案、著名教授和优秀教师授课的有关材料 长期 9 教学实习、毕业实习计划、总结及有关材料 长期 10 本专业教学检查、调查材料及总结 长期 11 毕业生论文(电子版) 长期 12 其它 四、SX(声像) 重要活动中形成的声像材料 1 照片 长期 2 录音带 长期 3 录像带 长期 4 光盘、磁盘 长期 五、SW(实物) 获得省、市级及其以上部门表彰的实物材料 1 锦旗 长期 2 奖状证书 长期 3 奖杯 长期 4 牌匾 长期 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:文史学院 分管领导:刘德明 兼职档案员:孙宏吉 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、DQ11 (党务综合) 1、案卷内容做到1 党总支年度计划、总结 长期 完整、齐全。 2 党总支各类请示、报告及上级批复 长期 2、组卷保持文件3 党总支党建设工作及思想工作材料 长期 的有机联系。 4 党政联系会议记录、纪要 长期 3、卷内目录一式5 其它 两份，一律用计算 二、XZ11 (行政管理) 机打印。 1 学院年度工作计划 长期 4、归档时间党务2 学院各类请示、报告及上级批复 长期 综合、行政管理类3 学院行政管理工作的制度、规定 长期 为每年6月底前，4 学院教职工奖惩材料 长期 教学管理类每学年5 其它 结束后整理立卷， 三、JX (教学管理) 并于次学年度寒假1 学院年度教学工作计划、总结 长期 前归档，荣誉实物2 学院专业设置、学科建设、实验室建设方面的请示、报告及上级长期 于次年第一季度末 批复 归档。 3 学院师资队伍建设及教学评估方面的重要材料 长期 4 学院与校外联合办学形成的重要材料 长期 5 以学院为主主持召开的各类专业性教学与科研会议材料(包括声长期 像资料) 6 教学计划、方案和教学大纲 永久 7 课堂教学材料、课堂进度表 长期 8 优秀教案、著名教授和优秀教师授课的有关材料 长期 9 教学实习、毕业实习计划、总结及有关材料 长期 10 本专业教学检查、调查材料及总结 长期 11 毕业生论文(电子版) 长期 12 其它 四、SX(声像) 重要活动中形成的声像材料 1 照片 长期 2 录音带 长期 3 录像带 长期 4 光盘、磁盘 长期 五、SW(实物) 获得省、市级及其以上部门表彰的实物材料 1 锦旗 长期 2 奖状证书 长期 3 奖杯 长期 4 牌匾 长期 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:外语学院 分管领导:安 平 兼职档案员:曹春红 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、DQ11 (党务综合) 1、案卷内容做到1 党总支年度计划、总结 长期 完整、齐全。 2 党总支各类请示、报告及上级批复 长期 2、组卷保持文件3 党总支党建设工作及思想工作材料 长期 的有机联系。 4 党政联系会议记录、纪要 长期 3、卷内目录一式5 其它 两份，一律用计算 二、XZ11 (行政管理) 机打印。 1 学院年度工作计划 长期 4、归档时间党务2 学院各类请示、报告及上级批复 长期 综合、行政管理类3 学院行政管理工作的制度、规定 长期 为每年6月底前，4 学院教职工奖惩材料 长期 教学管理类每学年5 其它 结束后整理立卷， 三、JX (教学管理) 并于次学年度寒假1 学院年度教学工作计划、总结 长期 前归档，荣誉实物2 学院专业设置、学科建设、实验室建设方面的请示、报告及上级长期 于次年第一季度末 批复 归档。 3 学院师资队伍建设及教学评估方面的重要材料 长期 4 学院与校外联合办学形成的重要材料 长期 5 以学院为主主持召开的各类专业性教学与科研会议材料(包括声长期 像资料) 6 教学计划、方案和教学大纲 永久 7 课堂教学材料、课堂进度表 长期 8 优秀教案、著名教授和优秀教师授课的有关材料 长期 9 教学实习、毕业实习计划、总结及有关材料 长期 10 本专业教学检查、调查材料及总结 长期 11 毕业生论文(电子版) 长期 12 其它 四、SX(声像) 重要活动中形成的声像材料 1 照片 长期 2 录音带 长期 3 录像带 长期 4 光盘、磁盘 长期 五、SW(实物) 获得省、市级及其以上部门表彰的实物材料 1 锦旗 长期 2 奖状证书 长期 3 奖杯 长期 4 牌匾 长期 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:艺术学院 分管领导:卢文勇 兼职档案员:申永红 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、DQ11 (党务综合) 1、案卷内容做到1 党总支年度计划、总结 长期 完整、齐全。 2 党总支各类请示、报告及上级批复 长期 2、组卷保持文件3 党总支党建设工作及思想工作材料 长期 的有机联系。 4 党政联系会议记录、纪要 长期 3、卷内目录一式5 其它 两份，一律用计算 二、XZ11 (行政管理) 机打印。 1 学院年度工作计划 长期 4、归档时间党务2 学院各类请示、报告及上级批复 长期 综合、行政管理类3 学院行政管理工作的制度、规定 长期 为每年6月底前，4 学院教职工奖惩材料 长期 教学管理类每学年5 其它 结束后整理立卷， 三、JX (教学管理) 并于次学年度寒假1 学院年度教学工作计划、总结 长期 前归档，荣誉实物2 学院专业设置、学科建设、实验室建设方面的请示、报告及上级长期 于次年第一季度末 批复 归档。 3 学院师资队伍建设及教学评估方面的重要材料 长期 4 学院与校外联合办学形成的重要材料 长期 5 以学院为主主持召开的各类专业性教学与科研会议材料(包括声长期 像资料) 6 教学计划、方案和教学大纲 永久 7 课堂教学材料、课堂进度表 长期 8 优秀教案、著名教授和优秀教师授课的有关材料 长期 9 教学实习、毕业实习计划、总结及有关材料 长期 10 本专业教学检查、调查材料及总结 长期 11 毕业生论文(电子版) 长期 12 其它 四、SX(声像) 重要活动中形成的声像材料 1 照片 长期 2 录音带 长期 3 录像带 长期 4 光盘、磁盘 长期 五、SW(实物) 获得省、市级及其以上部门表彰的实物材料 1 锦旗 长期 2 奖状证书 长期 3 奖杯 长期 4 牌匾 长期 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:数学与计算机科学学院 分管领导:王秀义 兼职档案员:王 通 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、DQ11 (党务综合) 1、案卷内容做到1 党总支年度计划、总结 长期 完整、齐全。 2 党总支各类请示、报告及上级批复 长期 2、组卷保持文件3 党总支党建设工作及思想工作材料 长期 的有机联系。 4 党政联系会议记录、纪要 长期 3、卷内目录一式5 其它 两份，一律用计算 二、XZ11 (行政管理) 机打印。 1 学院年度工作计划 长期 4、归档时间党务2 学院各类请示、报告及上级批复 长期 综合、行政管理类3 学院行政管理工作的制度、规定 长期 为每年6月底前，4 学院教职工奖惩材料 长期 教学管理类每学年5 其它 结束后整理立卷， 三、JX (教学管理) 并于次学年度寒假1 学院年度教学工作计划、总结 长期 前归档，荣誉实物2 学院专业设置、学科建设、实验室建设方面的请示、报告及上级长期 于次年第一季度末 批复 归档。 3 学院师资队伍建设及教学评估方面的重要材料 长期 4 学院与校外联合办学形成的重要材料 长期 5 以学院为主主持召开的各类专业性教学与科研会议材料(包括声长期 像资料) 6 教学计划、方案和教学大纲 永久 7 课堂教学材料、课堂进度表 长期 8 优秀教案、著名教授和优秀教师授课的有关材料 长期 9 教学实习、毕业实习计划、总结及有关材料 长期 10 本专业教学检查、调查材料及总结 长期 11 毕业生论文(电子版) 长期 12 其它 四、SX(声像) 重要活动中形成的声像材料 1 照片 长期 2 录音带 长期 3 录像带 长期 4 光盘、磁盘 长期 五、SW(实物) 获得省、市级及其以上部门表彰的实物材料 1 锦旗 长期 2 奖状证书 长期 3 奖杯 长期 4 牌匾 长期 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:物理与电子科学学院 分管领导:解 谦 兼职档案员:李榜全 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、DQ11 (党务综合) 1、案卷内容做到1 党总支年度计划、总结 长期 完整、齐全。 2 党总支各类请示、报告及上级批复 长期 2、组卷保持文件3 党总支党建设工作及思想工作材料 长期 的有机联系。 4 党政联系会议记录、纪要 长期 3、卷内目录一式5 其它 两份，一律用计算 二、XZ11 (行政管理) 机打印。 1 学院年度工作计划 长期 4、归档时间党务2 学院各类请示、报告及上级批复 长期 综合、行政管理类3 学院行政管理工作的制度、规定 长期 为每年6月底前，4 学院教职工奖惩材料 长期 教学管理类每学年5 其它 结束后整理立卷， 三、JX (教学管理) 并于次学年度寒假1 学院年度教学工作计划、总结 长期 前归档，荣誉实物2 学院专业设置、学科建设、实验室建设方面的请示、报告及上级长期 于次年第一季度末 批复 归档。 3 学院师资队伍建设及教学评估方面的重要材料 长期 4 学院与校外联合办学形成的重要材料 长期 5 以学院为主主持召开的各类专业性教学与科研会议材料(包括声长期 像资料) 6 教学计划、方案和教学大纲 永久 7 课堂教学材料、课堂进度表 长期 8 优秀教案、著名教授和优秀教师授课的有关材料 长期 9 教学实习、毕业实习计划、总结及有关材料 长期 10 本专业教学检查、调查材料及总结 长期 11 毕业生论文(电子版) 长期 12 其它 四、SX(声像) 重要活动中形成的声像材料 1 照片 长期 2 录音带 长期 3 录像带 长期 4 光盘、磁盘 长期 五、SW(实物) 获得省、市级及其以上部门表彰的实物材料 1 锦旗 长期 2 奖状证书 长期 3 奖杯 长期 4 牌匾 长期 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:化学与化工学院 分管领导:薛万华 兼职档案员:杜 君 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、DQ11 (党务综合) 1、案卷内容做到1 党总支年度计划、总结 长期 完整、齐全。 2 党总支各类请示、报告及上级批复 长期 2、组卷保持文件3 党总支党建设工作及思想工作材料 长期 的有机联系。 4 党政联系会议记录、纪要 长期 3、卷内目录一式5 其它 两份，一律用计算 二、XZ11 (行政管理) 机打印。 1 学院年度工作计划 长期 4、归档时间党务2 学院各类请示、报告及上级批复 长期 综合、行政管理类3 学院行政管理工作的制度、规定 长期 为每年6月底前，4 学院教职工奖惩材料 长期 教学管理类每学年5 其它 结束后整理立卷， 三、JX (教学管理) 并于次学年度寒假1 学院年度教学工作计划、总结 长期 前归档，荣誉实物2 学院专业设置、学科建设、实验室建设方面的请示、报告及上级长期 于次年第一季度末 批复 归档。 3 学院师资队伍建设及教学评估方面的重要材料 长期 4 学院与校外联合办学形成的重要材料 长期 5 以学院为主主持召开的各类专业性教学与科研会议材料(包括声长期 像资料) 6 教学计划、方案和教学大纲 永久 7 课堂教学材料、课堂进度表 长期 8 优秀教案、著名教授和优秀教师授课的有关材料 长期 9 教学实习、毕业实习计划、总结及有关材料 长期 10 本专业教学检查、调查材料及总结 长期 11 毕业生论文(电子版) 长期 12 其它 四、SX(声像) 重要活动中形成的声像材料 1 照片 长期 2 录音带 长期 3 录像带 长期 4 光盘、磁盘 长期 五、SW(实物) 获得省、市级及其以上部门表彰的实物材料 1 锦旗 长期 2 奖状证书 长期 3 奖杯 长期 4 牌匾 长期 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:工学院 分管领导:刘蕴哲 兼职档案员:张玉英 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、DQ11 (党务综合) 1、案卷内容做到1 党总支年度计划、总结 长期 完整、齐全。 2 党总支各类请示、报告及上级批复 长期 2、组卷保持文件3 党总支党建设工作及思想工作材料 长期 的有机联系。 4 党政联系会议记录、纪要 长期 3、卷内目录一式5 其它 两份，一律用计算 二、XZ11 (行政管理) 机打印。 1 学院年度工作计划 长期 4、归档时间党务2 学院各类请示、报告及上级批复 长期 综合、行政管理类3 学院行政管理工作的制度、规定 长期 为每年6月底前，4 学院教职工奖惩材料 长期 教学管理类每学年5 其它 结束后整理立卷， 三、JX (教学管理) 并于次学年度寒假1 学院年度教学工作计划、总结 长期 前归档，荣誉实物2 学院专业设置、学科建设、实验室建设方面的请示、报告及上级长期 于次年第一季度末 批复 归档。 3 学院师资队伍建设及教学评估方面的重要材料 长期 4 学院与校外联合办学形成的重要材料 长期 5 以学院为主主持召开的各类专业性教学与科研会议材料(包括声长期 像资料) 6 教学计划、方案和教学大纲 永久 7 课堂教学材料、课堂进度表 长期 8 优秀教案、著名教授和优秀教师授课的有关材料 长期 9 教学实习、毕业实习计划、总结及有关材料 长期 10 本专业教学检查、调查材料及总结 长期 11 毕业生论文(电子版) 长期 12 其它 四、SX(声像) 重要活动中形成的声像材料 1 照片 长期 2 录音带 长期 3 录像带 长期 4 光盘、磁盘 长期 五、SW(实物) 获得省、市级及其以上部门表彰的实物材料 1 锦旗 长期 2 奖状证书 长期 3 奖杯 长期 4 牌匾 长期 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:农学院 分管领导:周 凤 兼职档案员:刘海燕 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、DQ11 (党务综合) 1、案卷内容做到1 党总支年度计划、总结 长期 完整、齐全。 2 党总支各类请示、报告及上级批复 长期 2、组卷保持文件3 党总支党建设工作及思想工作材料 长期 的有机联系。 4 党政联系会议记录、纪要 长期 3、卷内目录一式5 其它 两份，一律用计算 二、XZ11 (行政管理) 机打印。 1 学院年度工作计划 长期 4、归档时间党务2 学院各类请示、报告及上级批复 长期 综合、行政管理类3 学院行政管理工作的制度、规定 长期 为每年6月底前，4 学院教职工奖惩材料 长期 教学管理类每学年5 其它 结束后整理立卷， 三、JX (教学管理) 并于次学年度寒假1 学院年度教学工作计划、总结 长期 前归档，荣誉实物2 学院专业设置、学科建设、实验室建设方面的请示、报告及上级长期 于次年第一季度末 批复 归档。 3 学院师资队伍建设及教学评估方面的重要材料 长期 4 学院与校外联合办学形成的重要材料 长期 5 以学院为主主持召开的各类专业性教学与科研会议材料(包括声长期 像资料) 6 教学计划、方案和教学大纲 永久 7 课堂教学材料、课堂进度表 长期 8 优秀教案、著名教授和优秀教师授课的有关材料 长期 9 教学实习、毕业实习计划、总结及有关材料 长期 10 本专业教学检查、调查材料及总结 长期 11 毕业生论文(电子版) 长期 12 其它 四、SX(声像) 重要活动中形成的声像材料 1 照片 长期 2 录音带 长期 3 录像带 长期 4 光盘、磁盘 长期 五、SW(实物) 获得省、市级及其以上部门表彰的实物材料 1 锦旗 长期 2 奖状证书 长期 3 奖杯 长期 44 牌匾 长期 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:医学院 分管领导:苏佩生 兼职档案员:周琳 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、DQ11 (党务综合) 1、案卷内容做到1 党总支年度计划、总结 长期 完整、齐全。 2 党总支各类请示、报告及上级批复 长期 2、组卷保持文件3 党总支党建设工作及思想工作材料 长期 的有机联系。 4 党政联系会议记录、纪要 长期 3、卷内目录一式5 其它 两份，一律用计算 二、XZ11 (行政管理) 机打印。 1 学院年度工作计划 长期 4、归档时间党务2 学院各类请示、报告及上级批复 长期 综合、行政管理类3 学院行政管理工作的制度、规定 长期 为每年6月底前，4 学院教职工奖惩材料 长期 教学管理类每学年5 其它 结束后整理立卷， 三、JX (教学管理) 并于次学年度寒假1 学院年度教学工作计划、总结 长期 前归档，荣誉实物2 学院专业设置、学科建设、实验室建设方面的请示、报告及上级长期 于次年第一季度末 批复 归档。 3 学院师资队伍建设及教学评估方面的重要材料 长期 4 学院与校外联合办学形成的重要材料 长期 5 以学院为主主持召开的各类专业性教学与科研会议材料(包括声长期 像资料) 6 教学计划、方案和教学大纲 永久 7 课堂教学材料、课堂进度表 长期 8 优秀教案、著名教授和优秀教师授课的有关材料 长期 9 教学实习、毕业实习计划、总结及有关材料 长期 10 本专业教学检查、调查材料及总结 长期 11 毕业生论文(电子版) 长期 12 其它 四、SX(声像) 重要活动中形成的声像材料 1 照片 长期 2 录音带 长期 3 录像带 长期 4 光盘、磁盘 长期 五、SW(实物) 获得省、市级及其以上部门表彰的实物材料 1 锦旗 长期 2 奖状证书 长期 3 奖杯 长期 4 牌匾 长期 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:商学院 分管领导:郭象伟 兼职档案员:李秀萍 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、DQ11 (党务综合) 1、案卷内容做到1 党总支年度计划、总结 长期 完整、齐全。 2 党总支各类请示、报告及上级批复 长期 2、组卷保持文件3 党总支党建设工作及思想工作材料 长期 的有机联系。 4 党政联系会议记录、纪要 长期 3、卷内目录一式5 其它 两份，一律用计算 二、XZ11 (行政管理) 机打印。 1 学院年度工作计划 长期 4、归档时间为每2 学院各类请示、报告及上级批复 长期 年6月底前。 3 学院行政管理工作的制度、规定 长期 4 学院教职工奖惩材料 长期 5 其它 三、JX (教学管理) 1 学院年度教学工作计划、总结 长期 2 学院专业设置、学科建设、实验室建设方面的请示、报告及上级长期 批复 3 学院师资队伍建设及教学评估方面的重要材料 长期 4 学院与校外联合办学形成的重要材料 长期 5 以学院为主主持召开的各类专业性教学与科研会议材料 长期 6 教学计划、方案和教学大纲 永久 7 课堂教学材料、课堂进度表 长期 8 优秀教案、著名教授和优秀教师授课的有关材料 长期 9 教学实习、毕业实习计划、总结及有关材料 长期 10 本专业教学检查、调查材料及总结 长期 11 毕业论文(电子版) 长期 12 其它 四、SX(声像) 重要活动中形成的声像材料 1 照片 长期 2 录音带 长期 3 录像带 长期 4 光盘、磁盘 长期 五、SW(实物) 获得省、市级及其以上部门表彰的实物材料 1 锦旗 长期 2 奖状证书 长期 3 奖杯 长期 4 牌匾 长期 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:继续教育学院 分管领导:邢同林 兼职档案员:吴小红 档案分类号:JX 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、JX11(教学综合) 1、案卷内容做到1 上级有关继续教育和教学工作的文件(材料针对本校的永久) 长期 完整、齐全。 2 本校教学规划、计划、总结、请示及上级批复 永久 2、组卷保持文件3 学校制定的各种教学制度、办法、规定条例 永久 的有机联系。 4 教学工作的各种统计报表 永久 3、卷内目录一式5 教学专题会议记录及有关材料 长期 两份，一律用计算6 有关专业设置、调整更名等的报告及上级批复 永久 机打印。 7 教学质量检查、评估材料 长期 4、归档时间文件8 优秀教学质量评奖材料 长期 材料为每年6月底9 党政联席会议记录、部门职责、岗位职责制 长期 前,教学档案每学10 教学改革方案、总结和典型材料 长期 年结束后整理立卷11 教育研究中形成的重要经验材料 长期 并于次学年度寒假12 与校外联合办学工作中形成的文件材料 长期 前归档。 13 我校主持召开的各类专业性教学工作会议重要材料 长期 14 实验室建设、管理方面的有关材料 长期 15 继续教学工作大事记 永久 16 其它 二、JX13(招生) 1 上级有关部门招生工作的文件 长期 2 招生计划、生源计划、重要请示及上级批复 长期 3 新生录取审批表及录取名单、录取通知书存根 永久 4 招生工作的安排意见、招生简章、专业介绍、招生总结 长期 5 推荐保送学生的有关审批材料 长期 三、JX14(学籍管理) 1 新生名单 永久 2 注册卡 永久 3 学生成绩单 永久 4 学籍变更材料 长期 ?升级 ?留级 ?休学 ?退学 ?转学 ?复学 ?转专业 5 学生奖励材料 长期 6 学生处分材料 长期 三、JX15(课堂教学教材与教学实践) 1 教学计划、方案和教学大纲 长期 2 课程建设有关材料及课表 长期 3 典型教案、著名教授和优秀教师授课的有关材料 长期 4 教学实习、毕业实习计划、总结及有关材料 长期 5 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 长期 6 各专业使用教材目录 长期 7 本院教师正式出版的教材、参与编写的统遍教材和使用的重要意长期 8 义 9 自编、主编的教学指导书、使用指导书和习题集 长期 其它 四、JX16归档范围(学位) 1 上级有关学位工作的文件材料 长期 2 学位评定的规定、办法 长期 3 学位委员会授予学位清册 永久 4 未获得学位毕业生的毕业论文答辩材料 长期 5 本专科优秀论文集 长期 五、JX17毕业生 1 颁发毕业证书、学历证明审批材料 永久 六、SX(声像) 重要活动中形成的声像材料 1 照片 长期 2 录音带 长期 3 录像带 长期 4 光盘、磁盘 长期 七、SW(实物) 获得省、市级及其以上部门表彰的实物材料 1 锦旗 长期 2 奖状证书 长期 3 奖杯 长期 4 牌匾 长期 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:军事教研室(武装部) 分管领导:石玉琦 兼职档案员: 档案分类号:XZ14 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级有关武装、军训工作文件 长期 1、案卷内容做到2 武装部工作计划、总结、会议记录、各项规章制度 长期 完整、齐全。 3 武装部工作统计年报及重要报表 长期 2、组卷保持文件4 学生军训计划、总结、成绩评分办法及考核结果 长期 的有机联系。 5 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表 长期 3、卷内目录一式6 枪械、弹药、库房的管理办法及有关材料 长期 两份，一律用计算7 其它 机打印。 4、归档时间为每 年6月底前。 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:电教中心 分管领导:王爱锦 兼职档案员:杨建军 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、JX12(教学管理) 1、案卷内容做到1 上级有关电教工作的文件 长期 完整、齐全。 2 本校电教工作计划、总结、报告 长期 2、组卷保持文件3 本校电教工作计划的规章制度 长期 的有机联系。 4 本校电教工作统计年报及重要报表 长期 3、卷内目录一式 二、SX(声像档案) 两份，一律用计算5 制作、拍摄的反映学校重大活动的专题片(录像带、光盘) 长期 机打印。 6 记录学校教学、科研活动的全程录像片(录像带、光盘) 长期 4、归档时间为每 年6月底前。 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:网络中心 分管领导:何任义 兼职档案员:邵志伟 档案分类号:XZ15 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级有关网络建设的文件、制度、及办法 长期 1、案卷内容做到2 学校网络站点建设、管理的制度、规定 长期 完整、齐全。 3 学校各部门在校园网上发布的各种资料 长期 2、组卷保持文件4 办公自动化和网络教学形成的技术资料和重要成果 永久 的有机联系。 5 校园网络工作的安全保密操作规范等 长期 3、卷内目录一式6 校园网的规划、设计材料 永久 两份，一律用计算7 校园网运行与管理的各项规章制度 长期 机打印。 8 网络中心的工作计划、总结、报告 长期 4、归档时间为每9 校园网络建设工作大事记 长期 长期 年6月底前。 11 校园网络安全与环境安全建设的文件材料 长期 12 校园网络建设工作会议记录、纪要、简报 长期 13 校园网络建设工作统计材料 永久 14 其它 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:综合分析与测试中心 分管领导:富中华 兼职档案员: 档案分类号:XZ15 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 测试中心的近远期发展规划、制度等文件材料 长期 1、案卷内容做到2 本中心工作中形成的统计数据材料 长期 完整、齐全。 3 本中心年度工作计划、总结 长期 2、组卷保持文件4 其它 的有机联系。 3、卷内目录一式 两份，一律用计算 机打印。 4、归档时间为每 年6月底前。 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:图书馆 分管领导:胡 军 兼职档案员:谷 彦 档案分类号:XZ16 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级有关图书工作的文件 长期 1、案卷内容做到2 图书工作规章制度( 长期 完整、齐全。 3 图书工作计划、总结、请示与批复 长期 2、组卷保持文件4 图书工作年统计报表(订购、馆藏、流通等) 永久 的有机联系。 5 图书馆与校外交流的有关材料 长期 3、卷内目录一式6 图书资料处理情况的报告及报废注销清册 长期 两份，一律用计算7 其它 机打印。 4、归档时间为每 年6月底前。 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:档案馆 分管领导:曹安斌 兼职档案员:丁玉冰 档案分类号:XZ16 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级有关档案工作的重要文件 长期 1、案卷内容做到2 本校档案工作规章制度 长期 完整、齐全。 3 档案工作计划、总结、请示、批复 长期 2、组卷保持文件4 档案统计报表 永久 的有机联系。 5 档案馆指南、全宗介绍 永久 3、卷内目录一式6 档案质量检查评比表彰材料 长期 两份，一律用计算7 档案管理 财务及档案管理制度档案管理制度培训安全生产档案管理制度人事档案管理制度人事档案管理制度范本 考评达标升级材料 长期 机打印。 8 档案编研成果 长期 4、归档时间为每9 档案借阅利用情况登记 长期 年6月底前。 10 有关校友会工作的计划、总结 短期 11 接收校友捐赠的重要凭证材料 长期 12 编写学校校史、年鉴、大事记所形成的底稿、定稿及出版物样本 永久 13 承办校庆活动形成的会议材料及图片和录像资料等(附文字说永久 明) 14 学士学位照片 永久 其它 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:学报编辑部 分管领导:陈玉林 兼职档案员:冯喜梅 档案分类号:CB 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、CB11(综合) 长期 1、案卷内容做到1 上级有关编辑出版工作的文件 短期 完整、齐全。 2 上级召开的编辑出版工作会议文件 永久 2、组卷保持文件3 本校编辑工作规划、计划、报告、总结、请示与批复，重要会议 的有机联系。 记录 永久 3、卷内目录一式4 本校编辑工作规章制度、统计报表 短期 两份，一律用计算5 内部管理形成的文件材料 机打印。 二、CB13(学报) 4、归档时间为每1 《山西大同大学学报》出版本、每年合订本 永久 年6月底前。 2 《山西大同大学学报》每期的样本 永久 3 原稿与审稿意见 长期 三、SX19(声像) 1 《山西大同大学学报》电子版(光盘) 永久 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:校报编辑部 分管领导:魏胜利 兼职档案员:力妙芳 档案分类号:CB 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、 CB11(综合) 1、案卷内容做到1 上级有关编辑出版工作的文件 长期 完整、齐全。 2 上级召开的编辑出版工作会议文件 短期 2、组卷保持文件3 本校编辑工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录 永久 的有机联系。 4 本校编辑工作规章制度、统计报表 永久 3、卷内目录一式5 编辑部管理形成的文件材料 短期 两份，一律用计算6 上级有关编辑出版的文件 长期 机打印。 7 本校编辑出版工作计划、总结、请示与批复 长期 4、归档时间为每年 二、CB12(校报) 6月底前。 1 《山西大同大学报》出版本每年合订本1份 永久 2 《山西大同大学报》每期的样本 永久 3 原稿、审稿意见 长期 三、SX(声像) 1 学校重大事件、各类活动、会议及上级领导来校检查工作的照永久 片 2 《山西大同大学报》电子版(光盘) 永久 63 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:国际交流中心 分管领导:王 成 兼职档案员:王利霞 档案分类号:WS 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、WS11(综合) 1、案卷内容做到1 上级关于外事工作的文件材料 长期 完整、齐全。 2 学校外事工作的规章制度、计划、总结、请示批复 长期 2、组卷保持文件3 外事工作统计报表等 永久 的有机联系。 4 外事工作会议记录 长期 3、卷内目录一式 二、WS12(出国[境]) 两份，一律用计算1 出国(境)人员考察、访问的邀请函件及请示批复等材料 长期 机打印。 2 出国(境)人员讲学、合作研究的邀请函件及请示批复等材料 长期 4、归档时间为每3 出国(境)人员进修、留学报批材料 长期 年6月底前。 4 出国(境)人员进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书永久 (影印件) 三、WS13(来校) 1 ?上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 长期 2 ?外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材永久 料 四、WS14(国际合作) 1 ?中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 永久 2 ?本校完成的国际合作项目、成果等材料 永久 3 ?授予外籍人员名誉称号的材料 永久 4 ?国际学术会议的有关材料 长期 五、WS15(外国留学生工作) 1 录取审批材料 永久 2 学籍登记表学籍卡片 永久 3 教学计划、大纲及安排 长期 4 学习情况、成绩及评语 永久 5 学位论文及学位证书复印件 长期 6 学生名册 永久 7 学生去向及有关材料 长期 64 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:招生就业处 分管领导:张 强 兼职档案员:王一彬 档案分类号:JX 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、JX13(招生) 1、案卷内容做到1 上级有关招生工作的文件 长期 完整、齐全。 2 招生计划、生源计划、重要请示及上级批复 长期 2、组卷保持文件3 新生录取审批表及录取名单 永久 的有机联系。 4 招生工作安排意见、招生简章、专业介绍、招生总结 长期 3、卷内目录一式5 有关专升本的录取审批材料 永久 两份，一律用计算6 委培、代培、自费生计划、合同及名单 长期 机打印。 7 推荐保送学生和研究生的材料 长期 4、归档时间为每 ?校内推荐免试生 年6月底前。 ?校外推荐免试生 ?统考录取考生名单 ?在职人员考试名单 ?提前攻读博士学位学生 ?应届生保留入学资格 二、JX17(毕业生) 1 上级有关研究生、本专科毕业生就业指导工作的文件 长期 2 毕业生就业指导工作计划、总结、简报、调查报告 长期 3 毕业生供需统计、计划、合同 长期 4 毕业生正式分配方案及调配派遣名册 永久 5 毕业生派遣证存根、领取签收册 永久 6 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 长期 7 统计报表 永久 9 工作大事记 永久 10 重要工作会议记录、纪要、决定等 永久 11 毕业生就业指导、培训、咨询材料 长期 12 反映归档内容的各类声像材料，包括照片与底片、录像、录音、永久 幻灯片、磁盘、光盘、缩微胶片等 13 其它 65 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:大学生资助中心 分管领导:陈国庆 兼职档案员:葛振斌 档案分类号:CK15 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级有关奖学金、助学金、助学贷款的文件 长期 1、案卷内容做到2 学校关于奖学金、助学金、助学贷款的各类文件 长期 完整、齐全。 3 奖学金、助学金、助学贷款名册、卡片 短期 2、组卷保持文件4 社会企业及个人资助情况 长期 的有机联系。 5 本中心年度工作计划、总结 长期 3、卷内目录一式6 有关大学资助工作的统计材料 长期 两份，一律用计算7 其它 机打印。 4、归档时间为每 年6月底前。 66 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:教学评估与督导办公室 分管领导:段彪瑞 兼职档案员:田 颖 档案分类号:JX 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、JX12(学科与实验室建设) 1、案卷内容做到1 上级关于本科教学评估工作的文件材料 长期 完整、齐全。 2 本中心工作计划、总结、简报、大事记、重要会议记录 永久 2、组卷保持文件3 教学质量检查、评估材料 的有机联系。 4 本校组织的教学工作水平评估和教学工作专项评估有关材料 永久 3、卷内目录一式5 本校学生评教、教师评学有关材料 长期 两份，一律用计算6 本校试卷调阅、论文评阅有关材料 长期 机打印。 7 上级组织的本科教学工作水平评估材料 长期 4、归档时间为每8 本部门发文的电子版 长期 年6月底前。 二、SX(声像) 重要活动中形成的声像材料 1 照片 长期 2 录音带 长期 3 录像带 长期 4 光盘、磁盘 长期 三、SW(实物) 获得省、市级及其以上部门表彰的实物材料 1 锦旗 2 奖状证书 长期 3 奖杯 长期 4 牌匾 长期 长期 67 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:校办产业管理处 分管领导:张日卿 兼职档案员:贾立生 档案分类号:XZ15 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级关于校办产业的文件材料 长期 1、案卷内容做到2 校办产业管理的规章制度 长期 完整、齐全。 3 校办产业工作计划、报告、总结 长期 2、组卷保持文件4 关于成立公司、厂的请示报告、批复章程及企业法人营业执照(影长期 的有机联系。 印件) 长期 3、卷内目录一式5 与有关单位协作的材料、合同 长期 两份，一律用计算6 产业管理的各种统计报表(文字材料) 永久 机打印。 7 其它 4、归档时间为每 年6月底前。 68 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:校医院 分管领导:王效德 兼职档案员:张丽萍 档案分类号:XZ15 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级对医疗、卫生、计划生育工作方面的文件 长期 1、案卷内容做到2 校医院工作计划、总结及请示批复 长期 完整、齐全。 3 校医院重要会议记录 长期 2、组卷保持文件4 本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册 长期 的有机联系。 5 本校违反计划生育处罚材料 长期 3、卷内目录一式6 本校师生员工健康状况调查材料及统计报表 长期 两份，一律用计算7 其它 机打印。 4、归档时间为每 年6月底前。 注:医疗档案归校医院独立管理 69 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:附属中学 分管领导:杨丽萍 兼职档案员:王丽芹 档案分类号:JX 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级有关中等教育教学、招生等工作的文件 长期 1、案卷内容做到2 中学教育规划、教学改革、培养目标、学制等方面的文件材料 长期 完整、齐全。 3 实施中学教育的工作计划、总结、报告、请示及批复、表彰材料 长期 2、组卷保持文件4 重要工作会议记录、纪要、简报、调研报告 长期 的有机联系。 5 有关教学的各项规章制度 长期 3、卷内目录一式6 教学检查、评估和优秀教学质量评奖的材料 长期 两份，一律用计算7 统计报表 永久机打印。 8 毕业生名单、登记册(表) 永久4、归档时间为每9 毕业证存根 永久 年6月底前。 10 中学工作大事记 长期 11 反映归档内容的各类声像材料，包括照片与底片、录像制品、光长期 盘等 12 其它应归档的文件材料 70 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:饮食服务中心 分管领导:马占义 兼职档案员:王 满 档案分类号:XZ15 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级有关学生食堂、膳食工作的有关文件材料 长期 1、案卷内容做到2 本校关于学生饮食工作的制度、规定等文件材料 长期 完整、齐全。 3 承包食堂的合同、协议 长期 2、组卷保持文件4 本中心年度工作计划、总结 长期 的有机联系。 5 其它 3、卷内目录一式 两份，一律用计算 机打印。 4、归档时间为每 年6月底前。 71 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:学生公寓服务中心 分管领导:孙 平 兼职档案员:王 录 档案分类号:XZ15 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级有关学生公寓管理的文件 长期 1、案卷内容做到2 学校关于学生公寓管理的各类文件 长期 完整、齐全。 3 临时工管理聘用制度及名册 长期 2、组卷保持文件4 本中心年度工作计划、总结 长期 的有机联系。 5 有关学生公寓的统计材料 长期 3、卷内目录一式6 其它 两份，一律用计算 机打印。 4、归档时间为每 年6月底前。 72 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:动力服务中心 分管领导:吴德全 兼职档案员:张 云 档案分类号:XZ15 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级有关修缮、人防、水电管理等工作的文件 长期 1、案卷内容做到2 全校总体供水、供电、供暖、煤气管网设施的情况材料 长期 完整、齐全。 3 学校关于水、电、暖工作的规章制度 长期 2、组卷保持文件4 其它 的有机联系。 3、卷内目录一式 两份，一律用计算 机打印。 4、归档时间为每 年6月底前。 73 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:环境卫生服务中心 分管领导:徐 忠 兼职档案员:张叶青 档案分类号:XZ15 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级关于校园绿化管理方面的文件材料 长期 1、案卷内容做到2 学校校园绿化设计规划材料 长期 完整、齐全。 3 本校关于校园绿化、环境卫生的规章制度 长期 2、组卷保持文件4 本中心年度工作计划、总结 长期 的有机联系。 5 有关校园绿化的统计材料 长期 3、卷内目录一式6 其它 两份，一律用计算 机打印。 4、归档时间为每 年6月底前。 74 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:语委办 分管领导:曾文光 兼职档案员: 档案分类号:JX11 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级关于普通话测试的文件材料 长期 1、案卷内容做到2 普通话测试工作的评估材料 长期 完整、齐全。 3 普通话测试等级达标学生名册 短期 2、组卷保持文件4 普通话测试人员的材料 长期 的有机联系。 5 其它 3、卷内目录一式 两份，一律用计算 机打印。 4、归档时间为每 年6月底前。 75 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:大学生心理咨询中心 分管领导:李日兰 兼职档案员:武义 档案分类号:JX11 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 1 上级关于大学生心理咨询、测试的文件材料 长期 1、案卷内容做到2 全校大学生心理测试有关资料及测试评估报告 长期 完整、齐全。 3 大学生心理咨询人员的材料 短期 2、组卷保持文件4 其它 的有机联系。 3、卷内目录一式 两份，一律用计算 机打印。 4、归档时间为每 年6月底前。 76 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:新建路管委会 分管领导:张日升 兼职档案员:李素琴 支树青 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、DQ11 (党务综合) 1、案卷内容做到1 党总支年度计划、总结 长期 完整、齐全。 2 党总支各类请示、报告及上级批复 长期 2、组卷保持文件3 党总支党建设工作及思想工作材料 长期 的有机联系。 4 党政联系会议记录、纪要 长期 3、卷内目录一式5 其它 两份，一律用计算 二、XZ11 (行政管理) 机打印。 1 管委会年度工作计划 长期 4、归档时间为每2 管委会各类请示、报告、上级批复及执行情况的过程材料 长期 年6月底前。 3 管委会行政管理工作的制度、规定 长期 4 管委会教职工奖惩材料 长期 5 其它 77 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:向阳街管委会 分管领导:候效慧 兼职档案员:张彩霞 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、DQ11 (党务综合) 1、案卷内容做到1 党总支年度计划、总结 长期 完整、齐全。 2 党总支各类请示、报告及上级批复 长期 2、组卷保持文件3 党总支党建设工作及思想工作材料 长期 的有机联系。 4 党政联系会议记录、纪要 长期 3、卷内目录一式5 其它 两份，一律用计算 二、XZ11 (行政管理) 机打印。 1 管委会年度工作计划 长期 4、归档时间为每2 管委会各类请示、报告、上级批复及执行情况的过程材料 长期 年6月底前。 3 管委会行政管理工作的制度、规定 长期 4 管委会教职工奖惩材料 长期 5 其它 78 山西大同大学部门文件材料(含声像、实物) 归档范围、保管期限、分类表 立卷部门:新平旺管委会 分管领导:曹光楚 兼职档案员:辛跃岗 保管 序号 归档范围 归档要求 期限 一、DQ11 (党务综合) 1、案卷内容做到1 党总支年度计划、总结 长期 完整、齐全。 2 党总支各类请示、报告及上级批复 长期 2、组卷保持文件3 党总支党建设工作及思想工作材料 长期 的有机联系。 4 党政联系会议记录、纪要 长期 3、卷内目录一式5 其它 两份，一律用计算 二、XZ11 (行政管理) 机打印。 1 管委会年度工作计划 长期 4、归档时间为每2 管委会各类请示、报告、上级批复及执行情况的过程材料 长期 年6月底前。 3 管委会行政管理工作的制度、规定 长期 4 管委会教职工奖惩材料 长期 5 其它 79 80