中小公司 人事 行政 规章 制度

中小公司 人事 行政 规章 制度 湖南SW信息有限公司规章制度 第一部分 公司简介 …… 第二部分 公司文化 核心理念 务实:最小的细节也以最认真的态度去对待;最小的工作都要追踪到底，落实到位。 创新:发挥主人翁思想，积极主动，学习提高;突破固有思维，思考问题，解决问题。 第三部分 行政人事管理权限制度 第一条 为能达到企业规范化管理进程和争取操作上的简洁，以图表方式列出了《公司人事、 行政、事务权限划分说明表》的行政人事管理权限对于甄别不同行政级别和部门职能在实操运作中应对相关匹配制度或规定的要求、 准则作出提前呈报手续，方可进入权限审批程序。 第三条 在权限程序审批过程中，若对应直接上级不在时，应作留后呈报，不得越权报审，特 殊情况或工作急需时，应做有效说明方可酌情审批。若直接上级外出，电话联系直接上级后由直接上级授权其他相应人员审批。 第四条 未作有效审批的报告，相关执行和配合部门有权谢绝办理。 1 第五条 对个别情况，属于制度规程总监、总助、部门经理对于部门下属的行政权限 责任 安全质量包保责任状安全管理目标责任状8安全事故责任追究制幼儿园安全责任状占有损害赔偿请求权 和工作管理责任都必须承担领导、 直接或连带责任。 第四部分 人力资源 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 第一章 员工甄选录用制度 第一条 本公司所需员工一律公开招贤条件，实行公司本公司聘用各级员工以学识、品德、能力、经验和体格适合于职位或合符实际工作者 为原则，但特殊需要时不在此限。 第三条 人员甄选和增补应纳入公司人力资源开发和管理规划之中。原则上由各主管部门 统筹 呈启和申请，填写《招聘申请表》，按《公司人事、行政、事务权限划分说明表》程 序进行审批后交由行政人事部招纳。 第四条 本公司员工应具备岗位资格条件，特殊技能和专业者必须持有效证件方可考虑纳入。 第五条 聘用面试及核定按《招聘流程》进行，并由行政人事部负责跟进或督导完成入职手续， 包括同意录用、试用、转正、测评和考察等。 第六条 公司全体员工，上岗前以“行政人事命令单”与“岗位责任书”同步核签，作为规范 化管理和绩效考核的正式实施。 第七条 新进员工报到日，行政人事部即核发《行政人事命令单》并办理下列事项: 1、签订试用合同 2、准备考勤卡。 3、领取制服(公司成一定规模后，根据实际情况而定)。 4、座位安排、电脑密码授予、文具领取等。 5、视实际情况安排入职培训。 第八条 前条逐项办理完毕后，行政人事部应引导新进员工向用人部门经理报到，并回签《行 政人事命令单》，表示员工报到完毕。行政人事部随后应办理下列事项: 1、建立入册“员工异动记录表”。 2 2、根据已签核的《行政人事命令单》关于核薪级别情况及相关福利待遇，转交出纳备案。 3、设立该员工个人档案和个人材料入册。 4、领取工作证(员工试用一个月后)。 第九条 试用员工按行政级别规定的试用期，考察原则为:只会提前，不会推后。试用期应进 行考核评议。在试用阶段目的意义:为充分发挥每位员工的积极性，从职能到能动的分阶段管理，促进和鼓励 3 员工开发与管理工作原则 1、先员工晋升管理细则 1、员工晋升分为三种类型 (1)职位晋升、薪资晋升 (2)职位晋升、薪资不变 (3)职位不变、薪资晋升 2、晋升依据下列因素 (1)有相关工作经验和实操的资历; (2)在职行为表现良好及操行记录良好。 (3)具备较全面的基础素质和专业技能水平 (4)绩效综合评议等级在良好以上。 (5)积极参加公司组织的各类培训且考试成绩与成果报告优异的。 (6)具有较好的适应力和能动性，较好的人际关系和个人修养。 (7)有突出贡献，董事长或总经理认为该给予晋级、提薪嘉奖者。 (8)连续数次对公司发展提出重大建议为公司采纳，并产生重大经济效益者; 4 (9)试用员工成绩卓越者，可提前转正或推荐晋升。 (10)业务人员的晋升 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 参照营销部薪酬体系。 3、晋升操作程序 (1)根据公司战略规划需要增加职位或现有职位空缺时，由部门负责人推荐或员工自 荐，部门填写《员工晋升推荐表》或个人填写《员工晋升申请表》交至行政人事部， 行政人事部通过与各部门负责人综合评议，决定人选，报总经理审批。 (2)凡经核定晋升员工，执行晋升人事权限审批应按《公司人事、行政、事务权限 划分说明表》指引执行。 (3)“行政人事命令单”下达，原则上工作交接在指定的日期确认晋升或换岗员工，应重新签发“行政人事命令单”并予以公布。行政人事部办理 相应调动手续，将工资福利、考勤等关系重新按职别填写。(若特殊情况，即晋升或岗位转换员工在新岗位工作中遇到非主观因素难以继续留任， 应与本人及部门负责人进行沟通评估，或作出重回原岗位的决定，为了避免这种情况 发生，建议1-2个月的试用期。(即降职、降薪、辞退管理 第六条 本着对员工负责、保障双方基本权益，体现公司人事管理的严肃性，本制度适用于公 司在职所有员工。 第七条 辞退员工的基本条件 1、试用期期间，被证明能力较差而不能胜任岗位工作的。 2、严重违反公司规章制度的，符合公司奖惩制度中辞退条件者。 3、严重失职，营私舞弊，外泄商业秘密或其他有违职业道德的不良行为，对公司利益或 声誉造成损害的。因触犯法律或违反治安条例被追究责任的。 4、患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由公司另行 安排的工作的; 5、由于企业经营状况的改变或工作量未能满足现有员工作业的，经内部平衡，仍然超预 算的。 5 第八条 降职降薪的条件: 1、试用期培训职责 6 第一条 行政人事部:结合公司发展战略的要求，负责公司培训体系的建立与完善，制定合理 的培训 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 ，组织与实施，培训实施情况的督导、追踪、考核培训档案的建立与培训 信息的反馈，培养选拔优秀人才。全公司派外培训人员的审核与办理。 第二条 部门负责人:是其所在系统的培训第一负责人，负责其所在系统培训需求的分析、培 训计划的制定与课程的开发。受训员训练结束后的督导与追踪，以确保训练成果。 第二节 培训岗前培训:公司的发展历程与企业文化;公司的组织架构和各部门职能分解;公司的 规章制度(员工守则);上岗的专业技能训导及转正的考核培训。 第四条 员工晋升培训:管理理论与实践、业务水平的提升培训。 第五条 员工转岗培训:转岗部门工作职责、技能培训。 第六条 员工在职培训:公司的通知与文件、职业生涯规划、名言名家名传案例分析、岗位工 作层面的专业技能创新培训、素质与知识提升培训;营销部门的专项培训(销售技巧、 谈判技巧、销售管理等)、决策职能执行层的课题培训等。 第三节 培训流程 第七条 行政人事部组织实施培训，流程如下: 1、收集并分析信息 ; 2、制定培训计划; 3、组织实施培训; 4、评估培训效果; 5、培训归档与效果转化; 第八条 内部培训 1、各部门负责人根据公司的发展要求和工作的需要制定《月度培训计划》，并于每月25 日前将汇总的《培训需求调查表》和《月度培训计划》报给行政人事部。 2、培训的主讲人或培训讲师按培训计划的要求组织培训讲义的编写，填写《培训讲义计 划书》， 培训的讲义在培训后由人力资源部归档。 7 3、每次培训后2 天外部培训 1、各部门因工作或晋升就任新工作前的需要推荐有关人员到外参加学习，均需填写《外 训申请单》，经负责人签字后报行政人事部审核，呈总经理核准后派外受训，并依公司管理制度办理出差手续。 2、派外受训人员返回后，应将受训的书籍、教材及资格证书等有关资料送行政人事部归 档保管，其受训成绩亦应记录于人事档案中。 3、参加外部培训的人员应在一定时间培训制度 第十一条 培训纪律 1、所有的新员工必须参加入职培训;无正当理由不得拒绝参加，结合转正考核培训结果 将作为今后内部晋升调薪的参考。 2、员工参加公司组织的培训不准迟到、早退或不假不到，特殊情况应提前请假告知相关 人员。培训时间手机调为震动状态，不准接打私人电话; 3、各项培训的考试缺席者，事后一律补考;补考不出席者，一律以零分处理。 第十二条 所有的培训要有培训记录，部门内部组织的培训记录操作方法由各部门根据实际工 作的情况自行制定;行政人事部组织的所有与培训有关的表单(培训计划表、培训 需求调查表、培训档案、培训讲义、培训反馈表、外训申请表等)都要在行政人事 部归档。 第十三条 培训考试成绩及成果报告，列入考核及升迁之参考。 第十四条 外部培训费用报销规定(参照财务报销制度) 8 1、交通费:按公司出差规定执行。 2、住宿、生活:由培训单位包食宿的实报实销;培训单位统一安排住宿的，住宿费实报，生活补助按出差规定执行;食宿全部自理的，按出差规定执行。 3、费用报销单据呈核时，应送行政人事部审核其派外受训的资料是否交回，并于报销单据上签注，如未经过审核，会计部门不予付款。 第四章 绩效考核管理制度 第一条 绩效考核的目的 1、作为公司的一项管理手段来加强公司的整体监督和管理工作; 2、作为员工工资、奖励、晋升晋级、调动、培训等提供人事信息与决策依据; 3、帮助员工发现自己工作中的缺陷和不足，督促员工以积极的心态进行学习，提升工作 绩效。 第二条 绩效考核的原则 绩效评分考核制度，注重适用性和可操作性，以客观事实为基础，以公司各项规条制 度为依据，做到公正、公平、公开。 第三条 绩效考核的方法 从工作能力、工作态度、工作绩效和出勤奖惩几个方面进行考核。 第四条 业务人员的考核办法参照营销部薪酬考核体系。 第五条 节目部人员的考核办法参照节目部薪酬考核体系。 第五章 薪酬福利制度 第一条 员工工资分为月薪工资和季度、年终绩效评分奖励工资。 第二条 按行政级别，员工转正后，视工作能力、态度等月薪上调0~20%不等，员工试用期时 9 段为3个月，掌握原则:只会提前，不会推后。 第三条 月薪核算按考勤卡出勤天数统计，标准计算天数为26天。审批核发手续:行政人事 部计算(应发、应扣、实发)?行政人事部经理审核?总经理审批?出纳文员核发。每月10日—15日核发上月工资。当月 20 日后入职的，该月工资顺延计核于下月。 第四条 福利待遇项目: 1、休假、节日福利:按相关制度执行。 2、通讯补助、中餐补助、交通补助、住房补助:公司业绩达到一定程度时，按行政级别，给 予员工补贴，具体标准参照员工福利对照表。 公司员工手机在8:00-22:00之间必须保持开机状态，当月两次因关机无法联系则取消当月通讯补助。对长时间出差通讯费用高者，可向总经理申请特批。 3、外训学习补助:A公司职位工作需要，安排员工外培训学习，公司给予全额学习费用补助。若在培训结束后一年员工晋升调资: 1、晋升:是指职位提升对应行政级别调整，按“员工晋升管理制度”相关条款操作。 2、调资:是指在员工工的月薪调整，划分两种情况: A、工作期间，由于其工作表现突出，并且连续性获得绩效优秀级数，特别嘉奖不能足以 鼓励时进行的工资调升。部门呈报?行政人事部综合复议?总经理审批。 B、年度结束(12月)作为除绩效年度评分奖励外的加薪活动，应满足以下五个基本条件， 以便核定加薪幅度和入围名单: ? 企业经济效益有提高和成果;? 本人技能有明显提升;? 对企业有突出贡献; ? 同行业基准水平提高; ? 物价指数水平提高。 第五部分 行政管理制度 第一章 考勤制度 10 第一节 公司作息制度 第一条 公司作息时间为(冬)8:50——17:30，午休时间为1小时10分钟;(夏)8:10— —18:00，午休时间为2个小时。以“五〃一”、“十〃一”为界。 第二条 公司暂时实行每周6天工作制度，节假日按国家规定执行。 第二节 考勤办法 第三条 公司采用考勤机打卡制度。 第四条 公司员工(总经理除外)一律实行上下班打卡登记制度，每天打卡为两次，早晚 各一 次。特殊员工不考勤须经总经理批准。由前台文员负责监督，当打卡机出问题时应及 时向行政人事部反映。 第五条 员工不得代人或委托他人打卡。 第六条 员工忘记打卡、打重卡或打错卡时，应在24小时上班时间员工公事外出必须知会相关人员去向，并在公司前台处《公司员工外出登记表》上记 录登记，否则扣分处理。 第九条 员工外出办理业务的(出差的除外)，原则上要求先到公司打卡报到后，方能外出办 理各项事务，特殊情况需电话报告部门经理和行政人事部,并要求在1天员工因工作出差，须事先填写出差申请表，并按审批程序。 第十一条 员工月度累计考核情况，对应出勤工资外，还包括对应绩效评分，详见绩效评分考 核规程。 第十二条 考勤计算 1、一月内两次迟到在五分钟以内，不扣分。具体扣罚标准参照奖惩条例。 2、旷工:每旷工1小时扣20分，扣罚双倍工资，全司通报批评。 3、请假超期:没有提前通知部门主管和行政人事部，视为旷工。 4、加班是指下班后或非工作时间经本部门负责人批准后安排的工作，须填写加班 11 申请单，财务按工时补给工资，不加绩效分。 5、月累计旷工3天或一年有薪假 第一条 员工依法享受国家法定节假日和休息日，如因工作需要加班可作补休处理。 法定节假日包括:元旦1天、春节7天、清明节1天、端午节1天、五一节1天、 中秋节1天、国庆节3天，共计11天。 第二条 婚假:按法定结婚年龄(女20周岁，男22周岁)结婚的，可享受3 天婚假。符合晚 婚年龄(女满23周岁，男满25周岁)的，可享受晚婚假15天(含3天法定婚假)。以上婚假均为有薪假期，婚假包括公休假和法定假。 第三条 产假:女员工产假为90天;晚育的增加产假三十天，产假期间只享受基本工资(基 本工资数额另定)。男员工可享受护理假三日，发放基本工资。 第四条 丧假:直系亲属去世，给予3天有薪假期。 第五条 年假:工作满一年后，可享受有薪假期;工作满1-4年事假和病假 第六条 事假:下列情形员工可以请事假(一个月事假累计不得超过3次): 员工及配偶的直系亲属(祖父母、父母、兄弟姐妹、子女、配偶)结婚、生产、生日、 12 生病、住院、去世; 员工孩子的家长会、孩子的突发事件; 以及其他必须本人亲自办理的事项。 第七条 病假:病假1天以上需有医院病假单证明，半天以员工填写请假申请单，经行政人事部审核，再报各级领导审批。 1、请假两天以较长假期须交接手头工作，确保工作连续性。超假期应及时通告请示有关领导审批。 假满回公司销假，通报人事部，并交接工作。 第十条 员工请假期间，需保持通讯畅通，或留下紧急联系人的电话，以备紧急联络。 第十一条 其他未明事宜参照国家相关法令执行。 第三章 奖惩制度 第一节 奖 惩 条 例 13 第一条 员工有以下行为者，予以开除: 1、薪资降至最低级别的情况下，旷工则直接开除; 2、月累计旷工3天或一年内累计旷工5天(含)以上者; 3、当月累计扣200分或年累计扣1000分者; 4、贪污、偷盗、弄虚作假严重者; 5、恶意顶撞上级3次或不服从上级安排2次者; 6、伪造变造或盗用公司印信严重损害公司权益者; 7、销售人员私自截留业务单位返利、折扣及挪用货款者; 8、对下属打击报复、刁难者; 9、打击报复同事者。 第二条 员工有以下行为者，予以降级: 1、累计旷工一天以上(含1天)降一档; 2、当月累计扣120分降一档; 3、恶意顶撞上级2次或不服从上级安排1次者; 4、上级下达工作任务单月累计3次未完成任务或年累计12次未完成任务者; 5、弄虚作假月累计2次或年累计6次者; 6、绩效考核连续3次不达标者。 第三条 员工有以下行为者，予以扣分: (一)考勤扣分 1、月迟到两次五分钟内不予处罚; 2、每迟到半小时以内扣3分，罚每分钟1元，半小时以上，每分钟2元; 3、迟到2个小时以上视为旷工。每旷工1小时扣20分，扣双倍工资; 4、员工不得代人或委托他人打卡，违者双方各扣5分，各罚50元; 5、上班时间内员工外出办理私事10分钟内须知会上级，且在《公司职员外出登记表》记录登记，否则扣3分/次，罚款20元/次;10分钟以上按正常请假手续办理; 6、员工公事外出必须经上级领导批准或知会相关人员去向，并在《公司职员外出登记表》上登记，否则扣6分/次; 7、员工外出办理业务的(出差的除外)，原则上要求先到公司打卡报到后，方能外出办理各项事务，特殊情况需电话报告部门经理和行政人事部,并要求在1天内到行政人事部办理签卡手续。否则扣5分/次。 (二)卫生扣分 1、下班桌椅未还原者扣2分，罚款10元/次; 2、办公桌上不能出现食品(饮料除外)否则扣2分，罚款10元/次; 3、严禁在工作时间内用餐，否则扣3分，罚款10元/次; 4、本岗位区域内不得出现果皮纸屑、桌椅必须摆放整齐，桌面无灰尘，否则扣3分、罚款 14 10元/次; 5、办公区域员工奖励办法 第一条 管理 本公司的奖励事项由公司行政人事部负责审查、组织评选，各部门、财务部配合。 15 第二条 奖励种类 每月之星、创造奖、伯乐奖、功绩奖、季度、年终奖五种。 第三条 具体奖励办法 一、每月之星(奖励50-100分) 尽心尽责，团结协作，爱岗敬业，出色完成本职工作和领导交办的各项任务。 二、创造奖(奖励50-200分) 1、积极向公司提出合理化建议，并为公司采纳者; 2、对公司企业文化建设有贡献者; 3、提出新的管理理论，对公司管理有重大改进并获得经济效益者。 三、伯乐奖(奖励200分) 公司鼓励员工推荐人才，被推荐的人才一旦被公司正式录用，表现优秀者，授予员工伯乐奖。 四、功绩奖(奖励200分—1000分) 1、从事对本公司有显著贡献的特殊行为; 2、对提高本公司信誉有特殊贡献的; 3、对突发事件处理得当、避免损失的; 4、勇于维护本公司财产利益; 5、具有优秀的道德品质，有益于提高员工精神状态，树立良好的风气的其他情况; 6、超额完成部门、公司全年工作目标任务,工作业绩显著。 五、季度、年终奖 公司根据当年业绩，综合员工月度、年度绩效考核情况发放季度、年终奖。 第四章 车辆使用和管理制度 第一节 使用范围 16 第一条 公司业务用车，接送公司客户。 第二条 公司组织活动、其他紧急用车和特殊用车。 第二节 车辆使用 第三条 公司各部门同时用车，按照节目部-业务部-其它部门-董事长或总经理依次派车原则。 特殊事件，酌情处理。 第四条 公司公务用车的证照保管，车辆年审、车辆保险及养路费支出等事项统一由行政人事 部负责管理。公司车辆由行政人事部负责人指派专人驾驶、保养、维修、检验、清洁 等。 第五条 未经行政人事部负责人或总经理批准，公司车辆不得借予本公司之外的人员使用或办 理非公司事务，总经理特批的除外。 第六条 用车前申请外出人必须到行政人事部填写《用车申请单》，记录外出时间、地点。司 机或驾驶员在车辆使用完毕后，必须补充完整《用车登记表》，填写“里程表始发数” “里程表终点数”、“用车公里数”、“耗油量”、“返回时间”、“驾驶人签名”栏等，并 由用车人签字确认。行政人事部每月要督促检查，并将《用车登记表》归档。 第七条 市 车辆管理 第九条 公司车辆由专职司机管理，定期保养，确保车辆各部件正常使用。 第十条 司机或驾驶员必须持有经公安交警部门考核合格后发给的驾驶执照。 第十一条 司机或驾驶员要自觉遵守交通规则和本管理制度，按交通标志行驶，并听从交通管 理人员指挥，服从公司行政人事部的管理、监督和检查。 第十二条 司机在驾车前应仔细检查车辆是否有剐、蹭、碰撞、损坏、配件失窃，油箱、油量、 刹车、机油等仪表显示是否正常、轮胎充气是否合适等有关情况，如发现问题应及 时上报或处理。未上报或处理的，由司机对使用后产生的后果负责。 第十三条 司机发现无力排除之故障，应及时报告，不得带病出车。 第十四条 公司车辆必须按规定停放在指定地点。因保管不善造成车辆被盗、损坏，驾驶员承 担部分赔偿责任。 17 第十五条 在无照驾驶、非公驾驶外出、未经许可车辆驾驶员将车借予他人使用，违反交通规 则、发生事故或造成车辆损坏等情况，由车辆驾驶员及其直接责任人承担一切后果 第十六条 发生交通事故，驾驶员必须保护事故现场，及时向交警、主管和公司有关领导报告， 做好善后工作。 第五章 固定资产管理制度 第一条 固定资产的标准与分类 1、固定资产是指使用期限较长，单位价值较高，并且在使用过程中保持原有实物形态的 资产。 2、本企业固定资产根据其经济用途和使用情况分为两大类:机器设备和办公用品为固定 资产。 机器设备:如电脑，摄像器材，打印机，传真机，复印机，微波炉、饮水机等。 办公用品:如铁皮柜，木质柜，办公桌椅等。 第二条 固定资产的管理部门 根据内部管理制度，固定资产由行政人事部对其相关设备进行管理;由行政管理人员 对计算机、办公设备及器材进行管理。 1、设臵固定资产实物台账，完善固定资产的管理。 2、对固定资产进行统一分类编号。 3、将固定资产落实到各领用责任人，公用的固定资产需指定专人负责。 第三条 固定资产的申购及采购 各部门需增臵固定资产时，应先填写《大宗物资采购申请审批单》，部门负责人审批后报至行政人事部。采购员提供三家供应商的报价情况，报部门负责人、总经理，较大金额还需经过董事会批准后方可进行购买。 第四条 固定资产的验收入库 18 1、固定资产采购到货后，由行政人事部采购人员负责验收，(专业仪器、设备需连同专业 技术人员一起验收)，检验结果合格后，由行政人事部办理入库手续，不合格固定资产退回供应商。 2、注:此库为办公用品库。 第五条 固定资产的领用、登记及编码 1、部门领用物资先填写《办公用品出入库登记表》方可领用。 2、办公室、行政人员先对固定资产进行编号，并在实物上贴上编号，固定资产编号是唯 一的，不得重复使用和更改。 3、各部门设专人负责本部门固定资产的管理，根据编号建立台账，遇部门人员异动时， 其负责的固定资产与相应的固定资产编号、台账做相应调整。 第六条 固定资产的盘点 公司每半年对固定资产进行一次盘点，由行政人事部和财务部共同执行，各使用部门配 合行政人事部进行相关物品盘点，并存档。通过固定资产账面数核对，做到账务、实物、 核对一致。 第七条 固定资产的保养及维修 1、各部门一旦发生固定资产故障，应立即停止使用，报行政人事部资产管理员，由行政 人事部进行维修的协调与安排，所发生的维修费用经部门负责人审核，总经理审批后方可报销。 2、保养、维修、升级的固定资产引起固定资产增值时，应及时调整功能和价值发生变化 的固定资产账卡。 第八条 固定资产的报废 1、固定资产报废标准有五点 〃使用年限已到，虽经检修可达使用要求，但经济上不如更换新的设备。 〃设备严重损坏，无修复价值。 〃国家和主管部门规定要淘汰的设备。 〃技术性能不能满足新生产要求的设备。 19 〃场地搬迁无法拆迁的设备。 2、凡符合报废标准的固定资产，由使用部门填写《固定资产报废申请单》，经部门审核后，报至行政人事部，由行政人事部组织(如技术专业人员等)进行鉴定，确认符合报废条件后，签署报废技术依据及意见，报财务部、总经理审批。 3、审批后的报废单复印一份转财务部进行账务处理。 4、报废的固定资产一律退回办公用品库(房屋建筑等不能移动的固定资产除外)，同时由 行政人事部收回原物品，并注销物品的编号。 第六章 办公用品管理制度 第一节 总 则 第一条 为加强办公用品管理，规范办公用品领用，提高利用效率，降低办公经费，特制定本 制度。 第二条 办公用品由行政人事部集中管理，统一申购和发放，由行政人事部专员负责办公用品 的管理(大件用品的采购由财务部审核、协助采购)。 第三条 根据办公用品的性质，将办公用品分为消耗品和管理品。 1. 消耗品:如铅笔、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、刀片、墨水、胶 水、胶带、钉书针、大头针、曲别针、夹子、图钉、修正液、橡皮、名片、账册、卷 宗、档案袋(盒)、标签、纸杯、电池、卫生纸等; 2. 管理品:如文件篮、文件夹、文具盒、剪刀、钉书机、打孔机、打码机、笔筒、圆珠 笔、钢笔、笔芯、日期章\戳、印泥、直尺、计算器、验钞机、电话机、传真机、复 印机、饮水机、电风扇、电脑软硬件及外设、扫描仪、投影仪、计算机网络、办公桌 椅、文件厨、档案厨、沙发、茶几等。 第二节 办公用品计划 20 第四条 由行政人事部根据各部门办公用品使用频率、周期使用量等编制办公用品安全库存计 划表，并实施申购，以降低折旧费率和减少资金占用。 第五条 各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，于每月25日前编制并提报下月办公用 品领用计划，由部门负责人审签后报行政人事部。 特殊情况灵活处理。 第六条 管理员查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，结合安全库存编制月度办公用 品采购计划表，经总经理审签后进行采购。 第七条 购臵单位价值100元以上或综合价值200元以上办公用品时，须填写《办公用品申购 单》并报请相关负责人批准。 第三节 办公用品购臵 第八条 行政人事部根据审签的办公用品采购计划实施采购，并于月底完成。 第九条 行政人事部须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量。 第四节 办公用品领用 第十条 每件办公用品的领用，管理员要在《办公用品领用登记表》进行详细记录并签字。 第十一条 每月01日和15日两天的上午8:30-10:30(遇节假日延后)定为办公用品领用期(印 刷资料特殊处理)，且每人每月办公用品费用不得超过10元，各部门根据办公用品 领用计划指派专人到管理员处领用，其它时间不予办理(特殊情况除外)，故请各部 门提前预估好办公用品周期用量。 第十二条 属于管理品的办公用品自第二次领用时须以旧换新，否则不予领用，如有故障或损 坏，应及时申请修理或以旧换新，如遗失和人为损坏应由当事人或领用部门照价赔 偿。 第十三条 新员工到岗时，所需办公用品由部门到管理员处领用。首次领用不得超过30元。 第十四条 员工离职时，须根据有关规定与管理员交接办公用品。 第五节 办公用品管理 21 第十五条 管理员须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的申购、发放和库存管理。 第十六条 管理员须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。 第十七条 管理员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失等，保证办公用品的功用和性能。 第十八条 管理员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以 减少资金占用和保证正常使用。 第七章 机房管理制度 第一条 机房日常行为准则 1、机房重地，非工作人员未经许可，不得入内。 2、未经主管领导批准，禁止将机房相关的钥匙、电脑密码透露给其它人员。 3、应定期对机器内部进行除尘清洁处理，以保证设备的正常运行。 4、严禁在机房吸烟、吃零食。严禁将水杯放在技术操作台上。 5、严禁在机房内大声喧哗、注意噪音/音响音量控制、保持安静的工作环境。 6、严禁无操作权限的人员，擅自动用任何机房设备。 7、严禁占用机房煲电话粥，严禁电脑游戏等娱乐活动。 8、自觉维护机房的卫生状况，保持机房无尘洁净环境。 9、未经主管领导同意，不允许向他人外借或提供机房设备和物品。 10、爱护公司财产，如有损坏将按照公司相关制度予以赔偿。 第二条 机房管理人员:机房钥匙由设备管理人员统一管理，分配一把应急钥匙由行政部保管。 任何人不得擅自配钥匙，否则，发生情况由当事人负全责。 第三条 机房机器设备使用安全制度 1、机房人员必须熟知机房内设备的基本安全操作和规则; 2、禁止随意搬动设备、随意在设备上进行安装、拆卸硬件、或随意更改设备连线、禁止 随意进行硬件复位。 3、爱护设备、规范操作、详细填写机房设备使用登记本。 4、可能发生雷电时，不得开机工作，而且应将电源、网线切断。 5、最后离开机房的人员必须检查和关闭所有电源、机房门窗。 6、对于使用过程中损坏、消耗、遗失的物品应汇报登记，并对责任人追究相关责任。 22 第四条 机房资料、文档和数据安全制度 1、 录音、录像资料数据等必须有效组织、整理和归档备案。 2、 其他工作人员的确需要查看资料或者查询相关数据的，应由机房相关负责人代为查阅， 并只能向其提供与其当前工作采访设备使用管理制度 第一节 设备管理人员职责 设备管理工作由节目部专人负责。 节目部设备管理人员负责设备的保养、维修等工作。要定期对采访设备进行保养，使其处于良好的工作状态，对自己不能排除的故障，应及时向行政人事部汇报情况，履行报修手续并送专门维修部门维修。 设备管理人员按节目组工作时间灵活作息，确保随时领取采访设备。 第二节 设备的申报、发放 领用外录设备，摄像机，话筒必须填写《采访设备领用登记表》，经部门负责人签字同意，出长途需提前一天申请，经行政人事部签字同意。 摄像机使用人员必须是经过专业培训或经部门负责人考核认证，取得摄像机使用许可的本部门员工，实习人员不得单独领用设备进行外采。试用人员必须经培 训合格后，由本部门负责人批准方可领取设备外采。 外录设备由摄像员统一领用、归还，摄像员在领用设备时必须仔细清点检查。设备一经领出，责任自负，严禁代领代还。 摄像机外出，必须携带机箱，严禁裸机乘车。 设备一旦入库，再次领用时需重新签字报单。摄像机统一放在节目部机房保管。 23 第三节 设备正常报损、报废程序 第十条 采访设备老化、淘汰等正常损坏的，由设备管理人员、摄像员书面写明情况，及时办 理报损手续。报损设备到行政人事部备案;所有报损、报废的采访设备要妥善保管，以备有关部门检查、核实。 第十一条 损坏或违规使用采访设备处理办法 1、摄像机、配套电池等，须统一编号。设备管理人员或使用人因违章或玩忽职守造成 采访设备损坏或丢失，应按设备或配件损失的实际金额全额赔偿。 2、未经批准，任何人不得私自利用采访设备为他人拍摄礼仪活动、婚丧嫁娶、个人短 片等公司印鉴管理 第一条 公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章、发票章、法人私章等印章;证照包括 营业执照(正、副本)、组织机构代码证(卡)、银行帐户、税务登记证(地税、国税)等公司开展经营活动所需的各种证照。 第二条 公司的以上印章、证照由公司专人负责管理。 第三条 公司行政人事部必须按照有关部门(工商局、税务局等)的要求，负责安排办理各种 证照的年检、变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。 第四条 公司的营业执照正、副本不得外借，不得与其他单位、组织及第三人共同使用。 24 第五条 公司现行的印章、印鉴未经总经理批准和授权，不得擅自重刻、复制、注销。如需启 用新印章、印鉴，注销现有印章，必须经总经理同意和授权。部门因业务发展需要申请专用章时，由需求部门申请提出要求(包括字体大小、印章尺寸、颜色、形状)。总经理核准后交行政人事部印制，再交由专人登记管理。 第六条 公司印章、证照丢失时应立即向行政人事部报告，并依法公告作废，重新刻制。 第七条 公司责任人不得利用公司印章、证照签订各种假经济合同，不得利用印章、证照进行 违法活动等。 第八条 印鉴保管人按印章、证件的类别建立独立完整的印章、证照档案记录本。印章、证照 使用前应登记使用日期、经办人、审批人、用途等。 第九条 公司所有需要盖印的介绍信、说明及对外开具的任何文书，应统一编号登记，以 备查 询、存档。 第十条 严禁在空白合同文本和空白信笺上盖公司印章。 第十一条 非经批准不得携带印鉴外出办事。财务部、行政人事部出外公办需携带印章证照的， 部门审核同意，其他部门申请则需总经理批准同意，并做好登记。 第二节 印鉴、证照的申请使用 第十二条 必须经过申请审批的合同、文件、审批权限、公章类别 25 1、合同文本达两页以上的必须盖骑缝章; 2、公司证照复印件盖章后必须注明仅供**用途使用，再复印无效。 第十三条 以下情况不需要再走申请流程: 1、员工卡盖章; 2、已经总经理审批的对外不涉及到钱款，于公司无利害关系的格式合同或协议; 3、行政人事部、财务部需要携带公章、执照原件、复印件和相关文件去办理执照登记 年检、变更、更换工作等其他事宜。 第十四条 原则上责任人是不能随意将印章、证照交与他人保管，一天以上需填写交接表，接 收人在保管期 责任 第十五条 公司相关责任人员不得违反上述规定，一旦发现和查出，根据情节，给予相关管理 责任人处分，情节严重者提请司法机关追究其刑事责任。 第十章 合同管理制度 第一节 合同范围 第一条 本制度适用于公司签订和履行的所有合同包括租赁合同、装修合同、委托合同、加盟 代理合同、中介合同、借款、融资、担保、抵押合同、劳动合同、与外单位的合同、协议及空白合同等。有关修改后合同的文书、图标、传真、发票、对账单等均为合同 的组成部分。合同的签订、变更、解除、终止均适用此合同管理制度。 第二节 合同管理人 26 第二条 财务部负责保管合同专用章，管理公司重大、机密合同，其余的合同由行政人事部负 责管理。 第三节 合同管理人的责任 第三条 劳动合同、与外单位的合同、协议必须留一份备档。 第四条 合同已签订的合同如需借阅，借阅人需在《合同领用借阅登记表》上签字，并及时交还。 第六条 监督、检查有关部门签定、履行合同情况，业务合同财务部要关注款项的到位与否 及向营销总监报告。 第七条 所有合同必须进行分类、编号，建立合同档案。 第四节 合同经办人的责任 第八条 参与合同的商谈工作，对合同及相关项目检查合同的履行情况。及时向公司有关部门通报合同在履行过程中所发生的问题，并 提出解决问题的建议。 第十条 参加合同的协商、调解、仲裁、诉讼活动。 第十一条 保管好已签署的合同及与履行、变更、解除、终止合同有关的文件，及时将合同、 协议及相关资料送合同管理人归档。 第十二条 为防止产生纠纷，避免不必要的损失，所有公司签订、变更、解除的合同必须要形 成书面文字材料，不能凭个人意愿只形成口头协议。 第十三条 经办人不得签订有损公司利益的合同，一旦发现和查出，根据情节，给予相关管理 责任人处分，情节严重者提请司法机关追究其刑事责任。 第五节 合同管理流程 第十四条 空白合同的制定、印制。 27 公司的空白格式合同、协议经相关人员拟定后，必须经过总经理审核同意启用， 再由行政人事部安排打印、印刷制作、存档。 第十五条 空白合同(主要是对外业务合同)的领用需按照以下程序: 部门统一由负责人指定专人到财务部填写《合同领用借阅登记表》、领用、盖章(盖 章必须严格按照公司印鉴管理制度流程)。 第十六条 作废的合同应及时交还到财务部并注明原因。财务部专人要负责登记存档。 第十七条 必须由总经理批准并签署的合同:加盟代理合同、装修合同、公司高层管理人员的 劳动合同、借款、融资、担保、抵押合同及其他公司重大业务合同等。 第十八条 经公司总经理授权，由部门负责人在其主管范围合同借阅制度 第十九条 公司已签订的合同原则上不允许借出去，特殊情况需总经理审批，经办人需保守合 同秘密，保证合同页面干净整洁，不沾染污渍和被损坏，并按照规定的时间返还， 合同管理人要进行登记。 第二十条 公司人事劳动合同属于保密档案，不允许翻阅。需要翻阅公司合同的，经办人查看 自己签约的合同，无需审批。查看非自己经手的合同，需经部门经理同意，总经理 审批，合同管理人要进行登记。 第十一章 打印机管理制度 第一节 打印机的管理 第一条 公司办公室打(复)印机归属公司行政人事部，由专门管理员负责日常维护与管理。 28 第二节 打印机使用 第二条 公司营销部门人员及非公司办公室人员须经公司行政人事部经理同意后，由管理员代为操 作，并登记。 第四条 公司办公室打(复)印的文件必须是工作文件，个人文件不得打印。 第五条 励行节约，打印前必须将文件格式设臵好，以免纸张浪费。 第六条 彩色打印文件须通过部门负责人确认，才能进行打印。 第七条 行政人事部管理员要保证打(复)印机的正常使用，杜绝出现缺墨缺粉的情况发生。 第八条 定期对打印机进行维护检查以保证其正常使用。 第三节 打印机的维护 第九条 打印机出现故障不能正常使用时，要及时通知专业人员检修。 第十条 行政人事部应妥善保管打印机购买时的各种收据和保修单等。 第十一条 如发现人为操作造成打(复)印机损坏，由行政人事部视情节严重性对其进行教育、 批评或罚款。 第十二章 档案管理制度 第一节 人事档案管理 第一条 人事档案管理 员工人事档案是关于个人经历的情况材料，应使用规范的“员工应聘申请表”记录， 具体内容应该清晰和说明。 人事档案的内容，主要有以下几个部分: 1、文件材料:入职或转正通知单书、员工人事调动情况记录、聘用合同书、员工身份证、 专业文凭、进修证书及其他有关个人情况(如流动人口证计生证、暂住证等)文件的 29 复印件。(要本人签名) 2、培训记录:包括入职培训、在岗培训、晋升转岗培训等，详细记录员工接受各种培训 课程的名称、人事档案保密规定 公司对录用员工的人事档案材料应作为人事权限制度指引分行政管理及按职能职责 分工原则，由行政人事部负责存档、查阅和报送。 第三条 员工个人情况变更规定 员工进入公司后，由员工填写的“员工应聘申请表”员工人事档案的使用 员工人事档案作为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本资料和数据，为人力 资源开发和管理提供全面的支持。行政人事部专职人员应认真做好相应档案的时段记 录和校对、入册、入档及各部门分册管理，为公司规范化管理树立标杆作用。 第五条 员工若有异动(晋升、降职、转岗、调动、离职等)需按行政人事权限审批程序办理并 完成相应工作事项后，由行政人事部专员跟进，作员工的入职、转正、奖惩、人事异动等都以行政人事部签发的《行政人事命令单》为 准，张贴公布，并归档。 30 第二节 资讯档案管理 第七条 归档范围: 凡是反映公司工作活动、具有参考利用价值的文件材料均属归档范围如: 公司的统计资料、经营情况、客户资料、人事档案、财务资料、会议记录、决议、 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 、公司宣传资料、委任书、各类合同、通告、通知、来往信函、对外文书等纸介/电子介文件资料，图表、声像等 第八条 档案管理员 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料;公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;公司有效证照、证件、印章、劳动合同、已签订的业务合同，以上由财务部专人管理。 人事档案、收发文档案、会议记录、工作总结等行政类档案由行政人事部负责归档，各部门工作档案由各部门专人整理归档。重要的信息资料需备份到行政人事部档案管理员处。 第九条 档案管理要求 1、归档的文件材料种数、份数及每份材料的页数均应齐全完整。 2、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的材料应依序排列在一起:批复 在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后。 3、卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的 每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。 4、保证原始资料及单据的齐全完整及保密。 5、各部门应在每月底以前将上月办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向行政人 事部或财务部提交备份。 6、各类档案资料必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随 意更改和简化;没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写:没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内。 7、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，电子 文档应科学分类并标注时间及内容。 31 第十条 档案的借阅与索取: 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档 案提交人提议， 行政人事部经理核定密级。 1、非保密档案由部门经理批准，保密档案由总经理批准; 2、公司员工借阅档案时，必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅 自翻印、抄录、传借、遗失，如需摘录和复印，须向总经理书面申请并批准。 第十一条 档案的销毁: 1、任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案资料; 2、若需要销毁时，须总经理书面批准后方可销毁; 3、经批准销毁的档案，管理员工要认真填写编制销毁清单。 第十三章 会议制度 第一条 会议纪律 1、无正当理由迟到、早退10分钟以会议记录 32 1、会议记录的格式包括两部分:一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地 点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。另一部分是会议的行政人事部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。 第十四章 电脑、网络管理 第一节 总则 第一条 软件操作 1、禁止员工私自下载、安装软件，特别是与工作无关的软件，如游戏软件、PPS、PPTV 等，须安装特殊软件的由网管负责安装。每台电脑统一安装杀毒软件。 2、员工负责各自使用电脑的帐号、口令管理,并自行保密在行政部进行登记，不得擅自 转让帐户，不得借与他人使用, 第二条 硬件保护 1、电脑使用人长时间离开办公室时应退出系统并正常关机; 2、任何人未经保管人同意,不得使用他人的电脑。 3、除硬件维护人员外,任何人不得随意拆卸所使用的微机或相关的电脑设备; 4、所有人员不得无故搬动、拆卸计算机及相关设备。 5、任何人不得擅自携带计算机及其相关设备离开,若有特殊需要,书面申请至管理部, 经审核后方可带离。 第三条 互联网操作: 33 员工只能浏览与工作相关网页,如在网上发表有违国家法律、法规的言论,后果自负。 第四条 文件存储: 1、各类盘片(U盘、光盘等)做到先杀毒、后使用,确保无病毒; 2、文稿打印统一由行政部管理，不得私自打印，以打印稿方式外泄, 经查证后, 必将 严惩不贷; 3、每台电脑的重要资料建议存放在C盘和桌面，以免丢失。 第二节 处罚细则 第五条 发现在计算机空调管理办法 第一节 空调的启用 第一条 开放时间:冬季08:30---17:30，夏季08:00---18:00 第二条 夏季室温在28摄氏度以上、冬季室温在10摄氏度以下方可开启空调。 第三条 空调设臵的温度要适当:制热温度应设臵在24度以下，制冷温度应设臵在26度。 第二节 空调的使用和管理 34 第四条 空调运行期间，应关闭门窗;下班前，应关闭空调的电源。 第五条 空调若出现故障，应及时通知行政人事部进行维修。 第六条 不得随意开启空调外壳，不得擅自拆装空调及电源开关，不得随意乱接线。 第七条 应妥善保管空调遥控器。在不使用空调的季节，应将遥控器上的电池取出，以免损坏 遥控器。 第三节 违规后果 第八条 各部门应做到下班提前将空调关闭，非工作加班的情况下不得开启空调，办公室将定 期、不定期的检查，一经发现空调未关闭者罚款100元/次。 第九条 凡未经特批，在规定时间段之外的时间开启空调的，罚款20元/次。 第十条 凡加班时间3人以下，不得随意开启空调，否则罚款20元/次。 第十一条 其它员工擅自开启、设定空调，被相关负责人发现，罚款50元/次。 第十二条 本制度自12月20日起实施。 第六部分 财务制度 第一章 财务管理制度 35 第一节 资金、现金、费用管理 第一条 财务部要加强对资产、资金、现金及费用开支的管理，防止损失，杜绝浪费，良好运 用，提高效益。 第二条 银行账户必须遵守银行的规定开设和使用。银行账户只供本单位经营业务收支结算使 用，严禁借账户供外单位或个人使用，严禁为外单位或个人代收代支、转账套现。 第三条 银行账户的账号必须保密，非因业务需要不准外泄。 第四条 银行账户往来应逐笔登记入账，不准多笔汇总高收，也不准以收抵支记账。按月与银 行对账单核对，未达收支，应作出调节逐笔调节平衡。 第五条 根据已获批准签订的合同付款，不得改变支付方式和用途;非经收款单位书面正式委 托并经总经理批准，不准改变收款单位(人)。 第六条 库存现金不得超过限额，不得以白条抵作现金。现金收支做到日清月结，确保库存现 金的账面余款与实际库存额相符，银行存款余款与银行对账单相符，现金、银行日记 账数额分别与现金、银行存款总账数额相符。 第七条 因公出差、经总经理批准借支公款，应在回单位后七天严格现金收支管理，除一般零星日常支出外，其余投资、工程支出都必须通过银行办 理转账结算，不得直接兑付现金。 第九条 领用空白支票必须注明限额、日期、用途及使用期限、并报总经理报批。所有空白支 票及作废支票均必须存放保险柜正常的办公费用开支，必须有正式发票，印章齐全，经手人、部门负责人签名，经总 经理批准后方可报销付款。 第十一条 财务人员从银行提取现金，应当填写《现金领用单》，并写明用途和金额，由总经理 批准后提取。 第十二条 公司员工因工作需要借用现金，需填写《借款单》，经部门负责人审核;交总经理批 准签字后方可借用。超过还款期限即转应收款，在当月工资中扣还。 第十三条 符合本规定，凭发票、工资单、差旅费单及公司认可的有效报销或领款凭证，经手 人签字，部门负责人审核，总经理批准后由出纳支付现金。 第十四条 发票及报销单经总经理批准后，经手人签字，金额数量无误，财务人员填制记账凭 36 证。 第十五条 工资由财务人员依据行政人事部及各业务部门每月提供的考勤、奖惩数据和业务数 据核发工资，交行政人事部经理审核，总经理签字，财务人员按时提款，当月发放工资，填制记账凭证，进行账务处理。 第十六条 差旅费及各种补助单(包括领款单)，由部门负责人签字，出纳审核时间、天数无 误报行政人事部经理审核，送总经理签字，再付款，办理会计核算手续。 第十七条 无论何种汇款，财务人员都须审核《汇款通知单》，分别由经手人、部负责人、总 经理签字。会计审核有关凭证。 第十八条 出纳人员应当建立健全现金账目，逐笔记载现金支付。账目应当日清月结，每日结 算，账款相符。 第二节 财务报销制度 第十九条 财务审批权限及流程: 第二十条 职责 1. 经办人:整理、粘贴单据，单据上写明事由、经办人和日期,填写《差旅费报销单》、《费用报销单》。 2. 部门经理:负责本部门人员费用报销的实质性，合一性的一级审查、初批，部门经理签字。 3. 总经理:核准签字 4. 出纳:复核报销单据签字完整性、单据完整性，大小金额等，并履行付款。 原始单据必须真实、清晰、完整，凡因涂改或撕裂引起单据迷糊不清的，财务部有权拒绝报销;有关报销单据均由报销经办人亲自填写，做到内容完整、数据真实，符合财务制度规定;填写报销单各要素齐全，如:日期、金额、附件张数、费用归属部门 37 和用途。 第二十一条 报销时间 1. 财务部每周一、三和周五下午接受各部门报销，其他时间不接受报销。 2. 员工出差返回公司后于三个工作日出差申请 第一条 因业务需要或上级指示出差，须事先填写“出差申请单”呈报上级批准方可出差。具 体按《人事、行政、事务权限划分说明表》要求进行审批;特殊情况可后补申请单。 第二条 凭审批后的《出差申请单》到财务部借款，否则财务部不得办理借款、报销手续。 第三条 出差交通工具审批权限: 1、公司员工出差除可乘坐公司车辆外，以乘坐火车、汽车为原则，特急事情经总经理批 准可乘坐高铁、动车、软卧、飞机。未经批准擅自乘坐高铁、动车、软卧、飞机，公司按同区间列车硬席卧铺标准給予报销。 2、经总经理批准乘坐飞机的出差员工，必须尽量提前将订票需求告之行政人事部，由行 政人事部提前订票，并在旅客安全须知页面注明打折后价格和签名。除因特殊情况而无法由行政人事部订票情况外，员工不得私自订票(特殊情况说明原因)，否则财务不予以报销。 第二节 出差费用标准 第四条 本公司员工出差分为: 38 1.当日出差:出差当日可能往返者。 2.远途出差:出差必须在外住宿者。 当日出差人员必须于当日赶回，不得在外住宿。但因实际需要，经部门经理审批的按远途出差办理。 第五条 住宿补贴标准:(参照财务报销制度) 公司鼓励节约，员工出差，但住宿在自宅(含其他住宅)，减半支给住宿费。 第六条 出差补助标准:(参照财务报销制度) 第七条 出差招待费: 出差期间严格控制交际应酬费，员工因公交际、招待、应酬费用，除总经理核准由公司开支外，一概由个人负担。 第八条 多人出差的情况 两人同性别一起出差，只能按1人住宿费用标准报销;3人一起出差，按2人标准报销;以此类推。不同职位人员可按两人中高职位员工的报销标准额度报销。 第九条 出差时间计算: 1、按出差申请单上的预算时间计算，如有超出，请上级经理批准，并在出差报告中详细 说明原因。 2、员工出差，途中因病或意外事故，或因工作需要而延长出差时间的，须请示相关领导 批准。 3、以上出差费用应严格按照公司规定和出差费用预算进行。不在预算范围报销注意事项 出差结束后，员工返回公司两天内提交详细的《出差报告》，报直接上级审阅或口头 39 汇报出差情况。《出差申请单》、《出差报告》交所在公司行政人事部存档。两天报销程序:经办人整理发票并填制报销单(附表2)?部门负责人审核?财务部审核 ?总经理审批?出纳支付余款。 第十一条 不得将数次出差合并为一单报销。二人以上出差，原则上由一人填报差旅费报销单。 第十二条 报销单据必须书写工整清楚,粘贴原始单据作为报销依据,报销金额与所附单据相 符。报销单需有报销人签字，财务审核签字，总经理审批签字，缺一不可(报销凭 证要与原始单据装订在一起，写明单据的数量，总金额和报销的费用报销标准 40 第一节 出差报销 第一条 出差住宿费用报销标准:行政级别不同、地区不同，标准不同; 第二条 出差补助标准: 1、 出差补助费是指公司员工出差办事的工作补贴，它包括出差人员在出差期间除交通费、市市内交通费报销 第三条 适用范围:长沙市辖(含长沙市所辖各区、市、县、高新区)。 41 第四条 市 外部培训报销 第八条 外部培训费用报销规定 1、交通费:按公司出差规定执行。 2、住宿、生活:由培训单位包食宿的实报实销;培训单位统一安排住宿的，住宿费实报， 生活补助按出差规定执行;食宿全部自理的，按出差规定执行。 3、费用报销单据呈核时，应送行政人事部审核其派外受训的资料是否交回，并于报销单 据上签注，如未经过审核，会计部门不予付款。 第四节 车辆使用报销 第九条 司机填写申请单经行政部负责人审核，总经理批准，财务部负责购买油卡。主卡由财 务部保管，副卡由专职司机保管。 第十条 公司一般公务用车应指定特约修理厂维修，否则维护费不准报销。如情况特殊，经行 政人事部同意可据实报销。可自行修复的，报销购买材料零件费用。 第十一条 车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复、更换零件时，可视实际需要进行修 理，但无迫切需要或修理费超过200元时，应事先征得行政人事部主管批准。 第十二条 如因司机或驾驶员使用不当或疏于保养，致使车辆损坏或机件故障，其所需要修护 费，应依情节轻重，由公司或责任人予以负担。 第十三条 交通事故、违章责任在我方之罚款和修理费用，原则上由驾驶员自行承担;如遇特 42 殊情况，经各级领导特批，可报销部分费用。 第四章 采购流程 第一条 购臵1000元以下办公用品 1、申购部门须填写《办公用品申购单》，由部门负责人、行政人事审核，总经理审批。 2、 行政人事部采购专员按照要求负责采购。采购专员须经常调查办公用品供应商及市场 价格，保证最优性价比和质量。 第三条 大宗采购 1、单件1000元以上金额的物资采购属于大宗采购，申购部门须填写《大宗物资采购申请 审批单》，部门负责人、行政总监审核，安排采购小组进行市场调查。 2、采购小组成员:行政人事部采购专员、申请采购部门(视需要)指定专人、财务部。 3、采购小组精选三家以上的供应商进行询价、比价并经分析后议价，保证最优性价比和 质量，从中选择最适合的供应商，给出意见; 4、按照财务审批权限请上级领导审核批准，实施采购; 5、大宗物资采购表后须附供应商价格对比表，物品清单和发票复印件留存备档。 6、供应商价格对比表的内容:供应商名称、地址、电话、传真、联系人、物资名称、规 格、型号、单位、数量、价格、含税价等。 7、所有物资一律要验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决; 8、有效管理供方采购合同或协议、并编号整理成册，存档。 附:行政人事管理权限、级数的划分: 43 44