[考试]VISIO画职能流程图规范性培训文档(内附模版)

[考试]VISIO画职能流程图规范性培训文档(内附模版) VISIO画职能流程图规范性培训文档(内附模版) ? 本资料在AMT咨询的文档控制范围之内 在得到许可后方可使用2013-3-4流程描述规范培训联合项目组AMT咨询专业实用为您着想 第2页共页目录 为什么做流程梳理 第一部分第二部分如何进行流程梳理 第三部分 流程梳理注意事项AMT咨询专业实用为您着想 第3页共页1.流程梳理及描述的意义 流程描述为什么 将我们的经验总结出来、传递下去、共享开来。 流程描述做什么 流程不能停留在人的头脑中 必须外化 书面化来规范流程描述 可积累 改进 规范化 可执行书面流程部门 部门 部门 部门 部门 部门 部门 部门AMT咨询专业实用为您着想 第4页共页 1.对于做之间事情的人 知道为什么要做这件事情 了解做这件事情 的价值和目的是什么 2.对于做这件事情的人 知道这件事情从什么活动开始 什么活动结束 以及我们可以提供哪些方面的服务? 3.对于参与这个流程的部门 知道各自的责、权、利 4.对于流程管理者 可以知道企业各项业务之间的相互关系 这个流程和其他流程的关系 5.对于管理者和操作者 知道流程中的关键点和这些关键点应该怎么做 做到什么程度 6.对于参与者 知道流程业务存在的问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 。比如哪些事情可以同时做 哪些事情必须先做 哪些事情必须审批 2.通过流程我们能够知道什么 AMT咨询专业实用为您着想 第5页共页看看这些流程描述是否能够给我们这些信息AMT咨询专业实用为您着想 第6页共页目录 为什么做流程梳理 第一部分第二部分如何进行流程梳理 第三部分 流程梳理注意事项AMT咨询专业实用为您着想 第7页共页1.流程描述内容规范——变更 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 流程版本变更记录 ?? 宝成仪表 单位 编制 审核 批准 版本号 日期 版本变更说明 变更原因 变更关键点 ?? ?? ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ?? ?? ?? ?? ?? ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 流程编号 流程名称 ??意义 可追溯 可积累版本变更说明详细描述版本变更的原因 或者是变 更的内容变更记录 记录每次版本变更 单位 填 入责任部 门 流程清单中 的流程编号 填入编制人 员姓名 填入审核人 员姓名 填入批准人 员姓名AMT咨询专业实用为您着想 第8页共页2.流程描述内容规范 ——流程图流程编号 流程名称 责任部门 层级 版本号 部门节点 编制 批准 第 页 共 页审核 实施日期 编制人 审核人 批准人 (日期)V1.0 流程目的 3级 采购合同管理 BC-SM-02-01 采购部 确保及时准确的采购 并为及时为付款提供依据 适用范围 适用于公司所有采购合同的签订、执行和付款管理采购部 需求部门 法律部 财务部 供应商 供应商名单开始拟定采购合 同 采购需求 需求审查 法律条款审 查 付款条件审 查 是否通过否签订采购合 同是下达采购订单 物资配送 入库验收 财务付款结束1 7 6 5 4 3 2 8 A B C D E 合同 签章后的合同 采购订单 验收单 采购订单 验收单 入库单 责任部门 即流程的主要职责有谁负责推动和完成 一般在流程 图甬道图的最左边 目的 我们为什么要做这件事情 这件事情能够带来什么价值 范围 这个流程的起点和终点是 什么 适用于哪些业务类型 角色 流程中涉及到哪些部门 这些部门的工作内容是什么 逻辑关系 每个流程活动之间的 逻辑关系 流程和流程之间的关 系 输入输出物 流程中涉及到哪些 信息的传递 流程的客户 即流程最终产出是 给谁的 通常情况下客户都放在甬道图的最右边AMT咨询专业实用为您着想 第9页共页2.1如何描述流程目的流程目的思考方式 充分考虑流程的客户需要我们提供什么 为此需要思考我们的客户是谁 充分考虑流程的下一个环节需要提供的需求 对于难以辨别客户的 需要思考流程最终的产出是向哪个环节提供的 而哪个环节对我们有 什么要求 通过实施一系列管理措施以后 能够为企业带来什么 主要针对管理类流程流程目的描述 举例 及时准确的提供信息 为„„业务提供参考依据 管理„„业务/事情 从而提升„„整体水平 加强„„业务的管理 以降低„„风险 及时提供„„产品/服务/数据辨别是否正确的描述目的的关键是要打破砂锅问到底—— 为什么要做这项工作 管理这些业务有什么价值和意义 这项工作是为谁服务 为哪些环节提供产品 AMT咨询专业实用为您着想 第10页共页2.2确定流程适用范围 明确流程的起点和终点 明确流程适合哪些类型的业务采 购 材料 关于××同志的政审材料调查表环保先进个人材料国家普通话测试材料农民专业合作社注销四查四问剖析材料 采购 设备采购 劳保用品 生产原材料 办公用品 生产设备 试验设备 办公设备 部门1部门2部门3部门4 输 入 输 出 流程的起点和终点 流程适用的业务类型 首先需要对业务进行分类 业务分类后再判断这个流程适合于哪些业务类型。 如招标采购可能适用于生产原材料、生产设备、试验设备的采购 如某个绩效管理流程可能适用于公司领导、中层员工的绩效管理AMT咨询专业实用为您着想 第11页共页 分类 Classification 流程分类 按照流程运转的异同对流程进行分类 划分为不同的类别 如设备采购、材料采购 流程分级 按照流程运行的先后顺序或者阶段进行分级 如采购 采购申请、定点定价、采购合同管 理人男 人 老 人 人 男 人 已 婚 人 士 人 男 人 未 婚 女 士北大学生男 生 女 生女博 士人 男 人 已 婚 女 人 未 婚 女 人 分类 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 不统一 越级分类 子类相容 不完全分类 多子类分类人 男 人 女 人 已 婚 男 人 未 婚 男 人 已 婚 男 人 未 婚 男 人分类分级的四项原则标准统一 每个层次的分类必须按照同一标准或准则进行 层次一致 必须按照事物的属种包含关系分层次进行 子项互不相容 分类得出的两个流程之间必须是不相容 相互独立 的 子项穷尽母项 分类所产生的各项流程之和必须等于上级流程所包含 的内容2.2如何确定流程适合的类别性别 年龄 性别 性别+状态AMT咨询专业实用为您着想 第12页共页2.3逻辑关系 先后关系 即先做什么 后做什么拟定合同 合同审查 签订合同 并列关系 即必须同时完成或者同时开展的工作提出配送 需求 拣货物资配送组织配送车辆并 并 选择关系 即从多个内容中选择一个提出质量 问题处理 技术问题 技术改进 生产问题 或 组织生产AMT咨询专业实用为您着想 第13页共页2.4流程和流程之间的关系 由于流程范围的界定 当下一个流程需要链接上一个流程时 需要明确出 流程和流程之间的关系需要链接上一流程 采购需 求管理 开始 活动活动结束 需要链接下一个流程 开始 活动 活动 结束 付款流 程AMT咨询专业实用为您着想 第14页共页3流程描述内容规范—— 关键控制点工作标准关键点 确定合同条款 中需求的合理 性 关键点价值 工作要求 时间、质量、成本 B2:需求审查 负责岗位 需求部门 C2:法律审查 关键点 指影响流程价值和运行的“瓶颈”环节关键节点说明1.确保合同条款中需求与自身需求完全一致 2.在规定的时间内完成需求审查 确定法律条款 的合法性 维 护公司利益 法律部 1.确保法律条款的合法性、合规性和效益性 2.在规定的时间内完成法律审查 D2:财务审查 确定付款方式 是否符合公司 财务制度 财务部 1.确保付款方式和公司财务 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 相符 2.在规定的时间内完成财务审查 A5:下达采购订 单 将采购信息及 时准确的传递 给供应商 采购部1.及时编制采购订单 采购订单与需求一致 A7:入库验收 确保采购品的 质量数量 采购部 1.组织质检部对采购品的质量进行检查 并填 写质量验收单 2.对采购品的数量进行检查 填写收货单部门代码+节点 活动名称 这个活动能够实现什么目的 工作要求 时间要求、质量 要求、成本要求 工作方式 如何做以达到工作要求AMT咨询专业实用为您着想 第15页共页流程描述基本内容流程版本变更记录 ?? 宝成仪表 单位 编制 审核 批准 版本号 日期 版本变更说明 变更原因 变更关键点 ?? ?? ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ?? ?? ?? ?? ?? ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 流程编号 流程名称 ??流程编号 流程名称 责任部门 层级 版本号 部门节点 编制 批准 第 页 共 页审核 实施日期 编制人 审核人 批准人 (日期)V1.0 流程目的 3级 采购合同管理 BC-SM-02-01 采购部 确保及时准确的采购 并为及时为付款提供依据 适用范围 适用于公司所有采购合同的签订、执行和付款管理采购部 需求部门 法律部 财务部 供应商 供应商名单开始拟定采购合 同 采购需求 需求审查 法律条款审 查 付款条件审 查 是否通过否签订采购合 同 是下达采购订 单 物资配送 入库验收 财务付款结束1 7 6 5 4 3 2 8 A B C D E 合同 签章后的合同 采购订单 验收单 采购订单 验收单 入库单关键点 确定合同条款 中需求的合理 性 关键点价值 工作要求 时间、质量、成本 B2:需求审查 负责岗位 需求部门 C2:法律审查 关键点 指影响流程价值和运行的“瓶颈”环节关键节点说明1.确保合同条款中需求与自身需求完全一致 2.在规定的时间内完成需求审查 确定法律条款 的合法性 维 护公司利益 法律部 1.确保法律条款的合法性、合规性和效益性 2.在规定的时间内完成法律审查 D2:财务审查 确定付款方式 是否符合公司 财务制度 财务部 1.确保付款方式和公司财务管理制度相符 2.在规定的时间内完成财务审查 A5:下达采购订 单 将采购信息及 时准确的传递 给供应商 采购部1.及时编制采购订单 采购订单与需求一致 A7:入库验收 确保采购品的 质量数量 采购部 1.组织质检部对采购品的质量进行检查 并填 写质量验收单 2.对采购品的数量进行检查 填写收货单流程变更记录 流程图 流程关键点说明AMT咨询专业实用为您着想 第16页共页目录 为什么做流程梳理 第一部分第二部分如何进行流程梳理 第三部分 流程描述注意事项AMT咨询专业实用为您着想 第17页共页在VISIO途中描述流程的方式 两个维度 活动流转 流程要素部门/岗位维 阶 段 维 每一个流程都是由不同的阶段组成 的 要识别 每一个流程 大的阶段 这是认识流 程的第一步 不要一开始 就深入细节某活动是由哪个部门或岗位 来完成的 活动的流转某活动 某活动 判断 N 某活动 Y流程的目标 流程的客户 流程的触发事件 流程的输入、输出流程的关键控制点流 程 的 要 素 每个网格内的活动是由该部 门该岗位在该阶段作的活动AMT咨询专业实用为您着想 第18页共页流程描述格式规范——流程使用符号说明流程编号 流程名称 责任部门 层级 版本号 部门节点 编制 批准 第 页 共 页审核 实施日期 编制人 审核人 批准人 (日期)V1.0 流程目的 3级 采购合同管理 BC-SM-02-01 采购部 确保及时准确的采购 并为及时为付款提供依据 适用范围 适用于公司所有采购合同的签订、执行和付款管理采购部 需求部门 法律部 财务部 供应商 供应商名单开始拟定采购合 同 采购需求 需求审查 法律条款审 查 付款条件审 查 是否通过否签订采购合 同是下达采购订单 物资配送 入库验收 财务付款结束1 7 6 5 4 3 2 8 A B C D E 合同 签章后的合同 采购订单 验收单 采购订单 验收单 入库单 多选一的时 候用或 必须同时具备 并须同时 做 当活动为 关键控制点时使用 接入下一 个流程 用于链接数据和活动 的关系 箭头指向活动 表示输入 箭头背向活动 表示 输出 用于链接流程各项活动 用于表示输入输出物等信息 包括电子版、纸质的表单、数据等 整个流程图的内容框架AMT咨询专业实用为您着想 第19页共页3流程描述规范——流程符号使用示例 流程编号 流程名称 责任部门 层级 版本号 部门 节点 编制 批准 第 页 共 页审核 实施日期 编制人 审核人 批准人 (日期) V1.0 流程目的 3级 采购合同管理 BC-SM-02-01 采购部 确保及时准确的采购 并为及时为付款提供依据 适用范围 适用于公司所有采购合同的签订、执行和付款管理 采购部 需求部门 法律部 财务部 供应商 供应商名单开始 拟定采购合 同 采购需求 需求审查 法律条款审 查 付款条件审 查 是否通过否签订采购合 同 是下达采购订 单 物资配送 入库验收 财务付款结束1 7 6 5 4 3 2 8 A B C D E 合同 签章后的合同 采购订单 验收单 采购订单 验收单 入库单动作 数据线 箭头的方向代表 业务流 转线 表单 包括纸质 传递及系统中的 判断 一定产 生 个结果 流程之间 的 关系 和版本变更记录中必须一致纵向部门展示了每个部 门的责、权、利AMT咨询专业实用为您着想 第20页共页流程描述规 范——流程图和版本变更记录以及 关键点说明的关系 流程编号 流程名称 责任部门 层级 版本号 部门 节点 编制 批准 第 页 共 页审核 实施日期 编制人 审核人 批准人 (日期) V1.0 流程目的 3级 采购合同管理 BC-SM-02-01 采购部 确保及时准确的采购 并为及时为付款提供依据 适用范围 适用于公司所有采购合同的签订、执行和付款管理 采购部 需求部门 法律部 财务部 供应商 供应商名单开始 拟定采购合 同 采购需求 需求审查 法律条款审 查 付款条件审 查 是否通过否签订采购合 同 是下达采购订 单 物资配送 入库验收 财务付款结束1 7 6 5 4 3 2 8 A B C D E 合同 签章后的合同 采购订单 验收单 采购订单 验收单 入库单动作 数据线 箭头的方向代表 业务流 转线 表单 包括纸质 传递及系统中的 判断 一定产 生 个结果 流程之间 的 关系 和版本变更记录中必须一致AMT咨询专业实用为您着想 第21页共页 流程描述规范——关键点说明关键点 确定合同条款 中需求的合理 性 关键点价值 工作要求 时间、质量、成本 B2:需求审查 负责岗位 需求部门 C2:法律审查 关键点 指影响流程价值和运行的“瓶颈”环节关键节点说明1.确保合同条款中需求与自身需求完全一致 2.在规定的时间内完成需求审查 确定法律条款 的合法性 维 护公司利益 法律部 1.确保法律条款的合法性、合规性和效益性 2.在规定的时间内完成法律审查 D2:财务审查 确定付款方式 是否符合公司 财务制度 财务部 1.确保付款方式和公司财务管理制度相符 2.在规定的时间内完成财务审查 A5:下达采购订 单 将采购信息及 时准确的传递 给供应商 采购部1.及时编制采购订单 采购订单与需求一致 A7:入库验收 确保采购品的 质量数量 采购部 1.组织质检部对采购品的质量进行检查 并填 写质量验收单 2.对采购品的数量进行检查 填写收货单部门代码+节点 活动名称 这个活动能够实现什么目的 工作要求 时间要求、质量 要求、成本要求 工作方式 如何做以达到工作要求AMT咨询专业实用为您着想 第22页共页 不能 按照你自己的想当然绘制流程 不能 把流程图局限在你自己的部门 不能 在真空中工作 不能 在确认起点和结束点前试图绘制 不能 陷入太多的细节 不能 单兵作战 需要 按实际情况绘制流程 需要 在整个组织内思考流程 需要 与流程牵涉的人员沟通 需要 在开始前确认流程的起点和结束 需要 高层级的流程图 需要 部门之间协作绘制流程描述注意事项 一 AMT咨询专业实用为您着想 第23页共页流程描述注意事项 一 业务流程现状描述时 首先打开“宝成仪表_流程管理_流程描述模板V1.0.vsd”文件 该文件将自动带有描述符号体系 如果没有 可以“打开” 文件 在文件类型处选择模具 将已存的符号体系打开 。 从“符号体系”中 将“部门分隔线”等符号拖至流程图相应位臵。 整个图表的外框尺寸、各部分的相对位臵不应改变。 各部分的字体格式用“楷体_GB2312” 大小为10pt 流程编号、流程名称、版本号 根据具体情况填写。 “部门”写部门名称 如果是多个部门的 则对这些部门的性质进行归类 然后填入XX部门 如需求部门 如果流程内容太多 建议调整流程图页面的大小。文件——页面设臵—— 页面尺寸——预定义的大小 根据需要选择A4-A0 默认状态是A4框架使用AMT咨询专业实用为您着想 第24页共页流程描述注意事项 一 流程开始的时候 要用流程开始点 标注流程“开始” 所有流程符号均用鼠标将标准符号拖到流程图中 活动之间的联接使用“连接线”。 在流程的结束点 标注“结束”符号。 一个流程最好不跨多页 所以需要仔细考虑流程的层次分解与合并。 流程中需要出现判断符号时 判断符号前面一定有一个活动 当使用“或”时 一定是没有判断符 但是需要做出选择的情况 当使用“并”时 一定是需要同时完成或者需要同时开展的工作符号使用 语言使用 活动 使用动宾结构 输入输出物 使用名词 判断 使用是、否AMT咨询专业实用为您着想 第25页共页流程描述举例 画流程图 用标准模板现场举例AMT咨询专业实用为您着想 第26页共页欢迎进一步沟通与交流 联系人