档案培训内容

档案培训内容 2011年4月兼职档案员培训内容 一、 档案法(有法可依、有法必依、违法必究) 档案法包括六个部分:(大概叙述) 1、 总则 (1) 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和 利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。 (2) 本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织 以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗 教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文 字、图表、声像等不同形式的历史记录。 (3) 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单 位和公民都有保护档案的义务。 (4) 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的 建设列入国民经济和社会发展计划。 (5) 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整 与安全，便于社会各方面的利用。 2、 档案机构及其职责 档案工作人员应当忠于职守、遵守纪律、具备专业知识。 3、 档案的管理 (1) 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期1 向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理， 任何个人不得据为已有。 (2) 国家规定不得归档的材料，不得擅自归档。 (3) 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国 家有关保密的法律和行政法规的规定办理。 (4) 鉴定档案保存价值的原则、保管期限的 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 以及销毁档案 的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅 自销毁档案。 (5) 集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的 或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管或者向 国家档案馆寄存或出卖;向国家档案馆以外的任何单位 或个人出卖的，应当按照有关规定由县级以上人民政府 档案行政管理部门批准。严禁倒卖牟利，严禁卖给或者 赠送给外国人。 (6) 属于国家所有的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携 运出境。 4、 档案的利用和公布 集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布， 但必须遵守国家的有关规定，不得损害国家安全和利益， 不得侵犯他人的合法权益。 5、 法律责任 有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理2 部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直 接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的，依法追究 刑事责任: (1) 损毁、丢失属于国家所有的档案的; (2) 擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的; (3) 涂改、伪造档案的; (4) 擅自出卖或者转让档案的; (5) 倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的; (6) 不按规定归档或者不按期移交档案的; (7) 明知所保存的档案面临危险而不采取措施、造成档案损失 的; (8) 档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的。 触犯上述条款的，按情节严重程度处以没收、罚款、构 成犯罪的，依法追究刑事责任。 二、 名词解释: 1、 档案——国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形 成的有价值的各种形式的历史记录。 2、 档案价值——档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。 3、 档案工作——管理档案和档案事业的活动。 4、 档案管理 财务及档案管理制度档案管理制度培训安全生产档案管理制度人事档案管理制度人事档案管理制度范本 ——档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提 供利用等活动。 3 5、 文书档案——反映党务、行政管理等活动的档案。 6、 科学技术档案——反映科学技术研究、生产、基本建设等 活动的档案。 7、 专业档案——反映专门领域活动的档案。 8、 归档的企业文件材料——企业自筹建以来各种活动中形成 的具有保存价值的各种形式的记录。 9、 音像档案——记录声音或影像的档案，包括照片、影片、 录音带、录像带等。 10、 文件——国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或 处理事务中形成的各种形式的信息记录。 11、 电子文件——以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体， 依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 12、 原件——最初产生的区别于复制件的原始文件。 13、 复制件——与原件内容相同的复制品。 14、 文稿——文件起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和 定稿两种。 15、 文本——同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分 为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。 16、 正本——有规范格式和生效标志的正式文本。 17、 副本——再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知 有关方面之用。 18、 手稿——由作者用手写或打字等方式制作的原稿。 4 19、 文种——按性质和用途确定的文件种类的名称。(如通知、 规定、制度等) 20、 档案室——国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设 置的集中管理本单位档案的专门机构。 21、 收集——档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献 的活动。 22、 归档——办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档 案室或档案馆保存的过程。 23、 移交——档案室或档案馆等按照国家规定把档案交给接收 方档案馆保存的过程。 24、 接收——档案馆、档案室按照国家规定收存档案的过程。 25、 鉴定——判定档案真伪和价值的过程。 26、 保管期限——对档案划定的存留年限。 27、 保管期限表——规定档案保管期限的文件。 28、 档案整理——按照一定原则对档案实体进行系统分类、组 合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 29、 档案利用——利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案 的活动。 30、 密级——档案文件保密程度的等级。 31、 大事记——按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大 事件、重要活动的一种档案参考资料。(建议各部门按年度 都编制本部门的大事记) 5 32、 组织沿革——系统记述一个机构体制、职能等基本状况变 迁过程的一种档案参考资料。 33、 档案的保管——维护档案完整与安全的活动。 34、 档案的保护——防止档案受损、延缓档案蜕变和抢救、修 复受损档案的活动。 35、 档案管理的“八防”——防火、防水、防潮、防尘、防光、 防霉、防盗、防虫 防护手段如下: (1) 防火——严禁在有资料的地方抽烟等使用明火， 下班要关掉电源(线虚、漏电等及早处理) (2) 温湿度控制(温度14-24度;湿度45-60%，建议各 部门龙其是财务等资料比较多的地方买温湿度表， 否则，影响资料的保存期限，缩短资料的寿命) 三、 兼职档案员的职责 接收与发放有关资料，保管好本部门的有保存价值的资料; 负责收集办理完毕的有保存价值的文件资料按归档要求交 归档案室存档。(纳入部门领导绩效考核) 四、 归档的范围: 电厂自筹备、成立、基建、经营、管理及产权变动过程中 形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围; 6 1、 党群工作形成的文件材料 (1) 党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关 会议。 (2) 党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、 重要政治活动或事件。 (3) 宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、 统战工作。 (4) 职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。 (5) 专业学会、协会工作、群众团体活动。 2、 行政管理工作形成的文件材料 (1) 企业筹备期的可行性研究、申请、批准、企业章程; (2) 企业领导班子(包括董事会、股东会、监事会和经 理层，下同)构成及变更，企业内部机构及变更; (3) 企业领导班子的活动; (4) 综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保 密信访工作，印鉴的管理; (5) 法律事务、纪检工作、公证工作; (6) 审计工作; (7) 职工人事管理、劳动 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 管理、劳动工资和社会保 险;职务任免、职称评聘; (8) 职工教育与培训工作; 7 (9) 医疗卫生工作; (10) 后勤福利、住房管理; (11) 公安保卫、综合治理、防范自然灾害。 (12) 外事工作。 3、经营管理工作形成的文件材料 (1)企业改革、经营战略决策; (2)计划管理、责任制管理，各种统计报表，企业综合性 统计分析; (3)资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资; (4)属于企业所有的知识产权和商业秘密及其管理; (5)企业信用管理，形象宣传; (6)商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信 调查等; (7)财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理; (8)物资采购、保存、供应和流通; (9)经营业务管理，服务质量管理; (10)境外项目管理; (11)招投标项目管理。 8 4、生产技术管理工作形成的文件材料 (1)生产准备、生产组织、调度工作; (2)质量管理，质量检测和质量控制工作; (3)能源管理; (4)企业管理现代化和信息化建设，科技管理; (5)生产安全、消除工作，交通管理; (6)环境保护、检测与控制; (7)计量工作; (8)标准化工作; (9)档案、图书、情报工作。 5、产品生产或业务开发工作形成的文件材料 略 6、 科学技术研究工作形成的文件材料: (1) 科研项目的调研、申报立项; (2) 科研项目的研究、试验; (3) 科研项目的总结、鉴定; (4) 科研项目的报奖、推广应用; 7、 基本建设和技术改造工作形成的文件材料: (1) 基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘 9 探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设单位 项目管理工作。 (2) 基建项目和技术改造项目的设计; (3) 基建项目和技术改造项目的施工; (4) 基建项目和技术改造项目的监理; (5) 基建项目和技术改造项目的竣工和验收; (6) 基建项目和技术改造项目的评奖、创优; (7) 基建项目的使用、维修、改建、扩建; (8) 事故分析和处理。 8、 设备、仪器管理形成的文件材料 (1) 购置设备、仪器的立项审批、购置合同; (2) 设备、仪器的开箱验收或接收; (3) 设备、仪器的安装调试; (4) 设备、仪器的使用、维护、改造和报废; (5) 事故分析和处理; 9、 会计工作形成的文件材料 (1) 会计凭证; (2) 会计账簿; (3) 财务报告及报表; (4) 其他文件材料。 10 10、 职工个人管理形成的文件材料 (1) 职工的履历材料; (2) 职工的鉴定、考核; (3) 职工的专业技术职务评聘; (4) 职工的奖励与处分; (5) 职工的工资、保险、福利待遇等; (6) 职工的培训与岗位技能评定等; (7) 其他记载个人重要社会活动的文件材料。 11、 其他对国家、社会和企业有保存价值的文件材料 12、 归档文件整理规则 (1) 归档文件——立档单位在其职能活动中形成的、办理完 毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 (2) 卷——归档文件的整理单位，把盒内的所有资料按有机 联系装订在一起。成册、成套已装订好的资料为一卷。 一般不再另行装订。 (3) 件——归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件， 文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复 制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、 图册等一册(本)为一件，来文与复文为一件。 (4) 整理原则: 11 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分 不同价值，便于保管和利用。 (5) 同类型的文件资料最好编号，如合同、会议纪要等(方 便查找) (6) 质量要求: 归档文件应齐全完整，已破损的文件应给予修整，字迹 模糊或易褪变的文件应复制。装订材料应符合档案保护 要求(不得用铁钉、塑料等装订) (7) 规格要求: 文字性资料的要求:(本部门形成的文字资料如规定、 通知等) 12 (各类文件封皮及内容的格式规定与样 本) 大同煤矿集团同华发电有限公司 (以上字均为宋体二号，加粗、居中) 启动试运 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 (文件名为宋体一号，加粗、居中) 启动试运指挥部 二??九年七月(这两行落款均13 为宋体三号，加粗、居中) 注:正文内容用四号宋体 大同煤矿集团同华发电有限公司 2010年各供煤单位名称 批 准: 审 核: 编 制: 14 年 月 日 下面四行均为宋体小二 (8) 页边距的要求:(纸版尺寸) A4纸纵向排版—上边距2.5厘米，左边距2.5厘 米，下边距1.5-2.0厘米，右边距1.5厘米; A4纸横向排版——上边距2.5厘米，左边距 2.0-2.5厘米，右1.5-2.0厘米，下边距1.5厘 米; (9) 文件内容、印章的要求 文字内容机打，签名要求碳素笔手签，日期签 8位数，如2010.06.09，尤其是合同、合同会 签单及其它重要资料等名字、日期必须都签齐 全，而且要求本人亲笔签名和填写日期，不得 代签;加盖印章的必须盖清楚。不能只留个红 印。文件末尾要求有单位名称、日期落款;不 能有头无尾，有批准页的文件材料把部门或公 司红章盖在批准人名字上;单位名称和公章名 称必须相符。 (10) 更改资料内容的要求: 15 原则上不允许更改资料，尤其是重要的数据、 名字、日期等，如必须更改的，要求用碳素笔 在旁边亲笔签名，并加盖部门或单位红章，只 盖章不签字的不符合归档要求。其他无关人员 不得更改归档的资料。(如找领导签字时，带 上碳素笔，有的资料上领导用蓝墨水签字后， 兼职档案员用碳素笔在名字和日期上又描一 遍，有的把名字和日期刮掉又涂改，弄的无法 归档。 (11) 对文件材料页码的要求: 文件材料下方要求打印第几页，共几页，以免 短缺资料。 (12) 接收第三方资料时，应该对资料的内容、纸张、 规格、移交数量等提前作出要求，凡签订合同 的，应该在合同中对上述要求作出规定。 (如会议纪要、红头文件:找小孟要格式) 五、 归档文件材料的来源: (1) 电厂内部形成的文件材料——主要移交本部门形成或产 生的文件材料;(包括外出学习、参观、考察、调研等带 回来的有保存价值的资料) 16 (2) 电厂所属单位和派出机构应报电厂的文件材料;(运营、 维护、物业等) (3) 电厂引进项目、外购设备及备品备件等带来的文件材料; (4) 电厂投资的全资、控股、参股企业应向电厂提交的文件材 料; (5) 电厂参与的合作项目、合作单位按要求应向电厂提交的文 件材料; (6) 要求电厂执行、办理的外来文件材料。 六、归档文件材料: 1、主要包括纸质、光盘(包括网页)、录像带、磁带、U盘、移动硬盘、硬盘、照片(包括网页)及底片、胶片、实物等各种载体形式。 2、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。 (1)照片归档时的文字说明如下: 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 名: 题 名: 题 名: 照片号: 照片号: 照片号: 底片号: 底片号: 底片号: 参见号: 参见号: 参见号: 时 间: 时 间: 时 间: 摄影者: 摄影者: 摄影者: 文字说明: 文字说明: 文字说明: 17 (2)光盘归档时的文字说明: 题名: 时间: 地点: 编制单位: 编制人: 3、《大事记》等纸版资料应与影像资料一同归档，更有说服力，如某年某月某日，某人来电厂视察等; 七、 归档时间 1、 管理性文件材料原则上每年三月底移交上一年度办理 完毕的文件材料。(特殊情况另行办理); 2、 基建项目文件材料要求在竣工验收后一个半月内归 档; 3、 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接 收后即时登记，安装调试后归档。 4、 企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动 结束后及时归档。 5、 会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归 18 档，保管一年后向档案部门移交。 6、 电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件 归档时间一致。 7、 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应 在工作结束后及时归档。 8、 下列文件材料应随时归档: (1) 变更、修改、补充的文件材料; (2) 企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或 个人手中的文件材料; (3) 企业产权变动过程中形成的文件材料; (4) 其他临时活动中形成的文件材料。 9、 每月5号前往档案室报送上月本部门所有资料清单; 当年12月底报送全年本部门所有资料清单。 八、 归档份数 原则上交归档案室两套资料，其中至少有一套为原件，另 一套原件更好，复印件也行。因故无原件的可归具有凭证 作用的文件材料。 九、 归档文件的质量 1、纸质的要求—— A4 复印纸70G及以上;(便于装订)(特殊19 情况用A3复印纸或更大规格的复印纸)白色，不得用复写纸、 热敏纸(传真纸)、信纸或其它劣质纸张等; 2、 书写材料的要求——(1)手写必须用不易褪色的黑色碳素 笔，(财务报表等封皮要求用毛笔书 写);不得用容易褪色的铅笔、油笔， 普通红、蓝墨水或其它笔书写; (2)机打最好用激光打印机打印(保 存时间较长) 十、 归档资料的成套性要求 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有 机联系，并符合有关标准、规范要求。 1、 合同要移交主要资料: (1) 合同会签单; (2) 合同(协议); (3) 授权(或委托)书; (4) 对方资质(复印件上加盖红章) 2、 招投标移交主要资料: (1) 招标方案请示及批复; (2) 招标会签表; 20 (3) 招标发布确认函; (4) 招标项目审批表; (5) 招标文件; (6) 商务投标文件; (7) 技术投标文件; (8) 澄清(商务、技术)文件; (9) 报价表; (10) 投标单位统计表; (11) 接受标书登记表; (12) 投标商签到表; (13) 开标记录; (14) 会议纪要; (15) 评标人员签到表; (16) 监督报告; (17) 商务评标报告; (18) 技术评标报告; (19) 综合评标报告; (20) 中标通知书。 3、 文书档案的成套性 (1) 有请示有批复的;(包括公文处理签) (2) 有复文有来文的;(包括公文处理签) 21 (3) 有译文有原文的; 十一、移交电子版的要求: 1、 纸质文件电子图像大小要求:A4幅面、黑白、26-40K (大小)、200-300DPI(分辨率)、TIFF格式; 2、 倾斜度要求:左右小于3度; 3、 去污要求:除正常文字或图片外，没有其它污点， 与原文件基本一致; 4、 清晰度要求:尽量和原件保持一致，能够辨认。 5、 刻录成光盘(用索尼或惠普光盘)。 十二、文件资料交接的规定: 移交文件资料时需填写档案室编制的“资料接收登记表”一式两份，交接双方各执一份存档。 十三、资料借查阅规定: 凡借查阅一般资料，需填写资料借查阅登记表，并在要求归还的时间内归还，仅有一套资料的孤本，原则上不得外借，只能在阅览室查阅，特殊情况需经公司综合部部长和公司主管档案领导批准后，方可借阅。 凡借查阅保密档案的，需经公司综合部部长和公司 22 主管领导批准后，方可借查阅。 祝大家工作进步～天天向上～ 谢谢大家～ 档案室 2011.04.01 23