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Excel 2002制作自动记录的单位考勤表
2005-3-14 作者:保戬 来源:《中国电脑教育报》 浏览: 40 文章关键字:Ex,xc,ce,el,l2,20,00,02,2制,制作,作自,自动,动记,记录,录的,的单,单位,位考,考勤,勤表,表
一、基本框架设置
首先要进行的工作当然就是新建工作簿,在工作表中输入姓名、日期,制订考勤表的基本框架。
1.启动Excel 2002,新建一个工作簿,命名为“2004年员工考勤表”,在工作簿中建立12个工作表。
2.在当月工作表的A1、B1单元格中分别输入“姓名”、“日期”,在A2单元格中输入第1个员工的姓名,接着选择A2、A3单元格,然后单击“合并及居中”按钮将两个单元格合并为1个单元格,按照以上方法录入其他员工的姓名(如图1)。
图1 创建考勤表
3.在单元格C1中输入“7-1”,程序将自动转成“7月1日”(这里假定考勤从7月1日开始)。用鼠标点选单元格C1,并移动鼠标到单元格的右下角,待出现实心“十”字的填充柄后,按住左键拖动到需要的位置,这样在7月1日后便形成了一个日期序列。
4.单击日期序列最后的“自动填充选项”智能填充标记,在弹出来的菜单中点选“以
工作日填充”项,程序便自动将星期六、日去掉,不记入考勤日期。
5.选中整个日期行,在“单元格格式”对话框中点选“数字”选项卡。在“分类”列表中点选“自定义”项,在类型框中输入“d"日"”,然后单击“确定”按钮。
图2 “录制新宏”对话框
2.输入公式“=now( )”,然后按回车键,接着单击“停止录制”工具栏中的“停止录制”按钮结束录制。
三、制作宏按钮
1.单击“视图?工具栏?绘图”菜单项,调出“绘图”工具栏,接着选择“绘图”工具栏中的“绘图?对齐?对齐网格”项。
2.单击“视图?工具栏?窗体”菜单项,调出“窗体”工具栏,然后单击“窗体”工具栏上的“按钮”,接着在单元格B2中拖动鼠标绘制一个按钮,Excel将自动打开“指定宏”对话框,点选其中的“返回当前时间”宏,并单击“确定”按钮(如图3)。
图3 选择“返回当前时间”宏
3.单击按钮,将按钮上的文字更改为“上班”,并对文字大小、字体进行设置。然
后单击“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮,并按住“Ctrl”键,用鼠标将刚才制作的按钮拖到B3中,即将制作好的按钮复制到B3中,并将按钮上的问题更改为“下班”。
4.确认“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮被选中,单击“下班”按钮,然后按住“Shift”键再单击“上班”按钮,将两个按钮同时选中。单击“Ctrl”键,用鼠标将选中的两个按钮拖动复制到B列的其余单元格中。最后效果(如图4)。
图4 创建“上、下班”按钮宏
四、记录出勤
选中待插入上下班时间的单元格,单击同一行中的“上班”或“下班”按钮即可。在
“上班”、“下班”按钮时会返回很长一串数字,其实我们只需输入诸如“13:30”这单击
“格式?单元格”菜单项,在弹出来的“单元格格式”对话框中点样的时间即可。单击
“数字”选项卡,在分类框中点选“时间”,在“类型”框中点选“13:30”,最后单击“确选
”即可。 定
要把出勤记录由公式结果转换成具体的时间数值,否则当公式被重新计算后,其
“复制”,点选“编辑?选择结果将更改。选中表中的所有数据单元格,单击右键选择
”菜单项,在“选择性粘贴”对话框中选中“数值”项,然后单击“确定” 性粘贴
五、统计结果
1.在日期行之后的单元格中依次输入“迟到”、“早退”、“病假”、“事假”等需要统
(如图5)。 计的项目。并将这几列中的单元格上下两两合并,使之对应于姓名行
图5 创建相关统计项目
2.单击单元格Y2,然后键入公式“=COUNTIF(C2:X2,">8:30")”(这里假设上班
8:30Z28:30),并按回车键,单元格中便会出现选中员工所有迟于上班的时间为
Z2单元格中输入公式“=COUNTIF(C3:X3,">17:00")”(假设下工作日天数。同理在
17:00),并按回车键,Z2单元格中便会出现选中员工所有早于17:00下班班时间为
的工作日天数。
3.单击AB2单元格输入公式“=COUNTIF(C2:X3,"事假")”,并按回车键确认,AB2单元格中便出现了选中员工本月的事假次数。
4.其他人的统计方法可以利用Excel的公式和相对引用功能来完成。
5.单击“工具?选项”菜单项,在弹出的对话框中点选“重新计算”选项卡,并单击“重算活动工作表”按钮。这样所有员工的考勤就全部统计出来了。