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Excel Excel表格的35招必学秘技 - Excel函数与公式 - Excel Home.doc

Excel Excel表格的35招必学秘技 - Excel函数…

冯于姿
2017-09-17 0人阅读 举报 0 0 0 暂无简介

简介:本文档为《Excel Excel表格的35招必学秘技 - Excel函数与公式 - Excel Homedoc》,可适用于IT/计算机领域

ExcelExcel表格的招必学秘技Excel函数与公式ExcelHomeExcel表格的招必学秘技也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算也许你认为Excel也不过如此甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手领略一下关于Excel的别样风情。一、让不同类型数据用不同颜色显示在工资表中如果想让大于等于元的工资总额以“红色”显示大于等于元的工资总额以“蓝色”显示低于元的工资总额以“棕色”显示其它以“黑色”显示我们可以这样设置。打开“工资表”工作簿选中“工资总额”所在列执行“格式条件格式”命令打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮选中“大于或等于”选项在后面的方框中输入数值“”。单击“格式”按钮打开“单元格格式”对话框将“字体”的“颜色”设置为“红色”。按“添加”按钮并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于字体设置为“蓝色”小于字体设置为“棕色”)。设置完成后按下“确定”按钮。看看工资表吧工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。二、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中为了保持名称的一致性利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。在Sheet中将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中建立一个企业名称数据库。选中A列(“工业企业”名称所在列)在“名称”栏内输入“工业企业”字符后按“回车”键进行确认。仿照上面的操作将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……切换到Sheet中选中需要输入“企业类别”的列(如C列)执行“数据有效性”命令打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中单击“允许”右侧的下拉按钮选中“序列”选项在下面的“来源”方框中输入“工业企业”“商业企业”“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开)确定退出。再选中需要输入企业名称的列(如D列)再打开“数据有效性”对话框选中“序列”选项后在“来源”方框中输入公式:=INDIRECT(C)确定退出。选中C列任意单元格(如C)单击右侧下拉按钮选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D)单击下拉按钮即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示:在以后打印报表时如果不需要打印“企业类别”列可以选中该列右击鼠标选“隐藏”选项将该列隐藏起来即可。三、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单将常用的工作簿文档添加到其中方便随时调用。在工具栏空白处右击鼠标选“自定义”选项打开“自定义”对话框。在“命令”标签中选中“类别”下的“新菜单”项再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容”按钮在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)将它拖到新菜单(常用文档)中并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)建立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作多添加几个文档列表名称。选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)右击鼠标在弹出的快捷菜单中选“分配超链接打开”选项打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮定位到相应的工作簿(如“工资xls”等)文件夹并选中该工作簿文档。重复上面的操作将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时只要展开“常用文档”菜单单击其中的相应选项即可。提示:尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。四、制作“专业符号”工具栏在编辑专业表格时常常需要输入一些特殊的专业符号为了方便输入我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。执行“工具宏录制新宏”命令打开“录制新宏”对话框输入宏名如“fuhao”并将宏保存在“个人宏工作簿”中然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮完成宏的录制。仿照上面的操作一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。打开“自定义”对话框在“工具栏”标签中单击“新建”按钮弹出“新建工具栏”对话框输入名称“专业符号”确定后即在工作区中出现一个工具条。切换到“命令”标签中选中“类别”下面的“宏”将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。选中其中一个“自定义按钮”仿照第个秘技的第点对它们进行命名。右击某个命名后的按钮在随后弹出的快捷菜单中选“指定宏”选项打开“指定宏”对话框选中相应的宏(如fuhao等)确定退出。重复此步操作将按钮与相应的宏链接起来。关闭“自定义”对话框以后可以像使用普通工具栏一样使用“专业符号”工具栏向单元格中快速输入专业符号了。五、用“视面管理器”保存多个打印页面有的工作表经常需要打印其中不同的区域用“视面管理器”吧。打开需要打印的工作表用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉选中它们再右击鼠标在随后出现的快捷菜单中选“隐藏”选项将不需要打印的行(或列)隐藏起来。执行“视图视面管理器”命令打开“视面管理器”对话框单击“添加”按钮弹出“添加视面”对话框输入一个名称(如“上报表”)后单击“确定”按钮。将隐藏的行(或列)显示出来并重复上述操作“添加”好其它的打印视面。以后需要打印某种表格时打开“视面管理器”选中需要打印的表格名称单击“显示”按钮工作表即刻按事先设定好的界面显示出来简单设置、排版一下按下工具栏上的“打印”按钮一切就OK了。六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序也不是按笔画顺序怎么办可采用自定义序列来排序。执行“格式选项”命令打开“选项”对话框进入“自定义序列”标签中在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)单击“添加”和“确定”按钮退出。选中“部门”列中任意一个单元格执行“数据排序”命令打开“排序”对话框单击“选项”按钮弹出“排序选项”对话框按其中的下拉按钮选中刚才自定义的序列按两次“确定”按钮返回所有数据就按要求进行了排序。七、把数据彻底隐藏起来工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅只好将它隐藏起来了。选中需要隐藏内容的单元格(区域)执行“格式单元格”命令打开“单元格格式”对话框在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项然后在右边“类型”下面的方框中输入“”(三个英文状态下的分号)。再切换到“保护”标签下选中其中的“隐藏”选项按“确定”按钮退出。执行“工具保护保护工作表”命令打开“保护工作表”对话框设置好密码后“确定”返回。经过这样的设置以后上述单元格中的内容不再显示出来就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。提示:在“保护”标签下请不要清除“锁定”前面复选框中的“”号这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。八、让中、英文输入法智能化地出现在编辑表格时有的单元格中要输入英文有的单元格中要输入中文反复切换输入法实在不方便何不设置一下让输入法智能化地调整呢选中需要输入中文的单元格区域执行“数据有效性”命令打开“数据有效性”对话框切换到“输入法模式”标签下按“模式”右侧的下拉按钮选中“打开”选项后“确定”退出。以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时中文输入法(输入法列表中的第个中文输入法)自动打开当选中其它单元格时中文输入法自动关闭。九、让“自动更正”输入统一的文本你是不是经常为输入某些固定的文本如《电脑报》而烦恼呢那就往下看吧。执行“工具自动更正”命令打开“自动更正”对话框。在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符“pcw”用小写)在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”再单击“添加”和“确定”按钮。以后如果需要输入上述文本时只要输入“pcw”字符此时可以不考虑“pcw”的大小写然后确认一下就成了。十、在Excel中自定义函数Excel函数虽然丰富但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数来完成一些特定的运算。下面我们就来自定义一个计算梯形面积的函数:执行“工具宏VisualBasic编辑器”菜单命令(或按“AltF”快捷键)打开VisualBasic编辑窗口。在窗口中执行“插入模块”菜单命令插入一个新的模块模块。在右边的“代码窗口”中输入以下代码:FunctionV(a,b,h)V=h*(ab)EndFunction关闭窗口自定义函数完成。以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。提示:用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。十一、表头下面衬张图片为工作表添加的背景是衬在整个工作表下面的能不能只衬在表头下面呢执行“格式工作表背景”命令打开“工作表背景”对话框选中需要作为背景的图片后按下“插入”按钮将图片衬于整个工作表下面。在按住Ctrl键的同时用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉同时选中这些单元格(区域)。按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮在随后出现的“调色板”中选中“白色”。经过这样的设置以后留下的单元格下面衬上了图片而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实是图片被“白色”遮盖了)。提示衬在单元格下面的图片是不支持打印的。十二、用连字符“”来合并文本如果我们想将多列的内容合并到一列中不需要利用函数一个小小的连字符“”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。在D列后面插入两个空列(E、F列)然后在D单元格中输入公式:=BCD。再次选中D单元格用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。选中E列执行“复制”操作然后选中F列执行“编辑选择性粘贴”命令打开“选择性粘贴”对话框选中其中的“数值”选项按下“确定”按钮E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。将B、C、D、E列删除完成合并工作。提示:完成第、步的操作合并效果已经实现但此时如果删除B、C、D列公式会出现错误。故须进行第步操作将公式转换为不变的“值”。生成绩条常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑我在这里给出一种用函数实现的简便方法。此处假定学生成绩保存在Sheet工作表的A至G单元格区域中其中第行为标题第行为学科名称。切换到Sheet工作表中选中A单元格输入公式:=IF(MOD(ROW())=″″IF(MODROW()(=sheet~AūINDEX(sheet~$A:$GINT(((ROW())))COLUMN())))。再次选中A单元格用“填充柄”将上述公式复制到B至G单元格中然后再同时选中A至G单元格区域用“填充柄”将上述公式复制到A至G单元格中。至此成绩条基本成型下面简单修饰一下。调整好行高和列宽后同时选中A至G单元格区域(第位学生的成绩条区域)按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮在随后出现的边框列表中选中“所有框线”选项为选中的区域添加边框(如果不需要边框可以不进行此步及下面的操作)。同时选中A至G单元格区域点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮然后按住鼠标左键自A拖拉至G单元格区域为所有的成绩条添加边框。按“打印”按钮即可将成绩条打印出来。十四、Excel帮你选函数在用函数处理数据时常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围挑选出合适的函数。执行“插入函数”命令打开“插入函数”对话框在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”)然后单击“转到”按钮系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件即可快速确定所需要的函数。

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