公文处理与写作综合培训

公文处理与常用公文材料写作综合培训培训内容 一、公文管理概述 二、公文格式解读 三、公文写作存在的普遍性问题 四、常用十大公文写作的方法和技巧 五、常用十大材料写作的方法和技巧教育家叶圣陶说过：“大学毕业生不一定会写小说诗歌，但是一定要写工作和生活中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。”公文处理与常用公文材料写作综合培训一、公文管理概述 公文的种类和结构十种常用公文的形式及特点公文处理与常用公文材料写作综合培训 （一）什么是公文？公文，是国家党政机关、企事业单位、公共组织在履行法定职责中形成的具有法定效力和具有规范体式的文书，是机关依法行政和各企事业单位、社会团体进行公务活动的重要工具。党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。（党政机关公文处理工作条例第三条　）公文的种类和结构公文管理概述----公文处理与常用公文材料写作综合培训公文处理与常用公文材料写作综合培训 （二）公文的种类根据2012年4月16日起施行《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），公文的种类主要有15种：决议；决定；命令（令）；公报；公告；通告；意见；通知；通报；报告；请示；批复；议案；函；纪要。（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。公文处理与常用公文材料写作综合培训 （八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 （九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 （十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 （十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 （十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。 （十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 （十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。（三）行文的规则本机关下属单位的行文，即自上而下的发文，如果通知、通告。具有隶属关系的下级机关对上级领导机关的行文，如请示、报告。平行机关或互不隶属的机关之间的行文，如函。上行文下行文平行文公文处理与常用公文材料写作综合培训公文处理与常用公文材料写作综合培训(四）公文拟制公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。起草要求：（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。（二）一切从实际出发， 分析 定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析 问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。（四）文种正确，格式规范。（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。（七）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。公文处理与常用公文材料写作综合培训 审核重点： （一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。 （二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。 （三）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。 （四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。 （五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。 签发要求： 公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。公文处理与常用公文材料写作综合培训（五）公文办理公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。收文办理主要程序：（一）签收。（二）登记。（三）初审。（四）承办。（五）传阅。（六）催办。（七）答复。发文办理主要程序：（一）复核。（二）登记。（三）印制。（四）核发。 公文及有关材料归档：根据有关档案法律法规以及机关档案管理 规定 关于下班后关闭电源的规定党章中关于入党时间的规定公务员考核规定下载规定办法文件下载宁波关于闷顶的规定 ，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。公文处理与常用公文材料写作综合培训二、公文格式解读根据《党政机关公文处理工作条例》第三章第十条，公文的版式按照《党政机关公文格式》国家 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 执行。一、公文格式的范畴：1.公文的组成要素，以及这些要素在页面上的标注位置；2.承载公文的介质，主要包括纸张的开本、规格、印刷、装订等要求；3.公文数据的表现形式，包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范。二、公文格式的种类：根据公文载体的不同，分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等。公文处理与常用公文材料写作综合培训 文件格式信函格式公文处理与常用公文材料写作综合培训 三、公文格式的基本要求： 1.公文用纸：一般使用纸张定量为60g/㎡～80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。 2.纸张大小：A4型纸：210mm×297mm。 　3.版面：公文用纸天头（上白边）为37mm，公文用纸订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156×225mm。 4.字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可作适当调整。 5.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。 6.公文应当双面印刷。 7.公文应当左侧装订。公文处理与常用公文材料写作综合培训 公文的通用格式 　　　版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。 主体：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。 版记：抄送机关、印发机关和印发日期、页码。 一件完整的公文由三部分组成：一、版头部分 1.份号：公文的份数序号也就是每份公文的编号，根据印制份数，编流水号。公文份数序号是为了掌握公文的发放方向，便于公文的保密管理，便于掌握公文的去向。 涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号。 如需标识份号，一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。份号用黑色标注。 通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。是批转外部公文，发布规章、传达事项和任免人员时所用的一种公文。它是最常用的公文。只作为下行文和平行文，不可作为上行文。通知的种类根据其作用可分为：发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知等。通知的一般结构开头发文的目的、起因、根据。如“为了*******”，“根据*******规定”等。主体详细阐述通知的事项，要层次分明、重点突出、内容集中。结尾要简洁有力。通知的写作要求内容单一集中，重点鲜明突出，措施具体明确。公文处理与常用公文材料写作综合培训常用公文的形式及特点报告：一般分为工作报告、情况报告、建议报告等。报告的一般结构（正文）开头简明写出报告的目的、根据或起因，概括报告的主要内容，给人以总的印象。开头的末尾，常用过渡语“现将情况报告如下”等引出主体。主体一般要写明报告事项的过程，取得的成绩、经验，存在的问题、教训，以及今后的打算、对存在问题的建议等。结尾概括全文、进一步强调目的，点明或深化主题；也可以用一般性结语“以上报告，请审阅”或“特此报告”。　公文处理与常用公文材料写作综合培训 报告 特点 内容的汇报性。报告大多是下级向上级机关或业务主管部门汇报工作，让上级机关掌握基本情况并及时对自己的工作进行指导，所以，汇报性是“报告”的一大特点。 　语言的陈述性。因为报告具有汇报性，是向上级讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，有什么情况、经验、体会，存在什么问题，今后有什么打算，对领导有什么意见、建议，所以行文上一般都使用叙述方法，即陈述其事，而不是像请示那样采用祈使、请求性语言。 　行文的单向性。报告是下级机关向上级机关行文,是为上级决策提供依据,一般不需要受文机关的批复,属于单向行文。 成文的事后性。多数报告都是在事情做完或发生后,向上级机关作出汇报,是事后或事中行文。 沟通的双向性。报告虽不需批复,却是下级以此取得上级的支持、指导的桥梁;同时上级也能通过报告获得信息,了解下情,所以报告也是上级决策、指导和协调工作的依据。 报告的写作要求突出重点，点面结合，综合分析，找出问题（规律），及时报告。公文处理与常用公文材料写作综合培训 请示是向上级请求指示、批准的公文。必须事前行文，一事一文。上级应在一定的时限内批复。请示内容应当是请示单位无权决定和无法决定的问题。 请示的一般结构适用于向上级机关请求指示、批准。 写作请示必须符合的规则：一文一事、单头请示、事先请示、不得越级请示、不得抄送下级机关、不得用“请示报告”字眼作标题。 请示的格式包括标题、原由、事项、要求（结尾）。标题一般由事由和文种构成。原由应有理有据、具体明白。事项应具体，如需要多少钱、多少人等。结尾应写上“以上请示，请批复”、“以上请示，请审批”等专用公文术语。请示的种类根据内容、性质的不同，分为请求指示的请示、请求批准的请示和请求批转的请示。 “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。开头请求缘由。要说透请示的理由，提出充足的事实和理论根据，然后可用过渡语“现将*******事项请示如下”。这是请示最关键的部分，关系到批不批的问题。主体请求事项。 要分清主次分层分项写清具体要求，请示事项要符合国家法律、法规；符合实际，具有可行性和可操作性。结尾请求批准（复）。公文处理与常用公文材料写作综合培训 请示的写作要求主旨集中，一事一请示主送一个上级，不能多头请示不得越级请示理由充分，事实明确 报告与请示的区别第一，“请示”是下级机关主动请求上级机关给予批示或解答问题；而“报告”是下级机关根据上级机关要求和安排必须做出的书面汇报。第二，“请示”是事前行文；“报告”是事后或事中行文。第三，“请示”要求上级机关给予批复；“报告”上级一般不予批复，只有一些反映情况和问题，并提出解决办法和意见的报告，上级才予批转。公文处理与常用公文材料写作综合培训公文处理与常用公文材料写作综合培训会议纪要会议纪要是把会议整个情况和结果简要地记下，形成文章，作为会议的一种文件，属于议决性公文，也叫会议文件。会议纪要的特点有：内容的纪实性、表达的要点性和称谓的特殊性。正文分为开头部分、主体部分和结尾部分。成文日期一般加括号标写与标题之下正中位置。会议纪要有别于会议 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 ，二者的主要区别是:第一、性质不同。会议记录是讨论发言的实录，属事务文书；会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二、功能不同。会议记录一般不公开，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。 函主要格式： ①函头。印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。 ②标题。有两种写法：机关＋事由＋复函对象＋文种;事由＋文种。文种要写明是函还是复函。标题在函号下空一行居中标识。 ③落款。受函机关或领导人。按行文方向可分为去函和复函，按内容作用可分为商洽函、询问函、签复函、请准函。 函的一般结构开头去函原因、依据、背景主体去函事项结尾一般用礼貌性语言或“请早日函复”、“盼复”、“请复”、“请予批准”“特此函复”、“此复”等。 函的写作要求开门见山，直叙其事。措词得体，平等待人。公文处理与常用公文材料写作综合培训 函的格式去函的格式×××关于×××的函×××：(去函缘由）(函请事项)(希望要求)敬请函复。×××××××年×月×日复函的格式×××关于×××的复函：×××：你（单位）×××年×月×日《关于×××的函》（×〔××××〕×号）收悉。关于××××××问题，答复如下：(答复事项)特此函复。×××××××年×月×日公文处理与常用公文材料写作综合培训 函与请示的区别函与请示的区别主要有三个方面：行文对象不同——请示的行文对象是上级机关，有隶属关系；函的行文对象是有关主管部门，无隶属关系。这是根本区别。行文语气不同——请示因行文对象是上级机关，故要用敬重、恳切、请求的语气；函因行文对象是有关主管部门（不相隶属机关），故要用谦逊、委婉的语气（不卑不亢、彬彬有礼）。结尾用语不同——请示结尾的习惯用语有“妥否，请批复(示)”、“当否，请批复(示)”等，函结尾的习惯用语则为“盼复”、“盼予函复”、“请予支持”、“特此函请查照”、“请研究函复为盼”、“请予大力协助是荷”、“特此致函，敬请函复”、“专此函答，希见复为荷”、“如果你们同意，请即复函”、“可否，请函复”等。公文处理与常用公文材料写作综合培训通报 通报是适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的公文。如《关于对××厂实现安全生产年的表彰通报》。 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况。通报多限在机关或单位内部使用，属于限知性公文。 通报根据其内容性质和写作目的可分三类： 1.表彰性通报。表扬好人好事的，正文应包括事实、意义、表彰决定、希望与要求等内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验、决定等内容。 2．批评性通报。批评事故，正文要包括事实经过、原因、责任人的处理、吸取教训及防止办法等。批评坏典型的通报，要有清楚的情况介绍、合理的因果分析和正确的指示决定。一般要有附件。 3．情况通报。传达重要情况和要求各机关知道的事项。以情况为主，可以有分析、提要求等。如：××省人民政府关于人大代表建议政协提案办理情况的通报（包括提案总体情况、已办情况、未办的怎么办等）。批复是用于答复下级机关请示事项的公文。公文中常见问题分析 （一）文种误用。 主要表现在报告和请示的错用，即该用“请示”却用了“报告”，该用“报告”却用了“请示”。“报告”以陈述情况为主，不要求上级批复。“请示”以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。这两种文种的误用还表现在以下三个方面：一是请示、报告混用，界限混淆。二是请示、报告并用，合二为一。三是请示的事由部分错用了“申请”、“请求”之类的词语。因请示文种本身即已蕴涵，“申请”之意，无须在事由部分强调表述，造成语意重赘。(二)随意请报“请报”指以单位名义向上级报送“请示”、“意见”“报告”。随意请报主要有三种情况：①主送个人，如“×总裁。②多头主送，如“董办、总裁办并行政总部”③越级上报。常用公文材料写作的方法和技巧 如何构思 标题拟定 如何开头 如何陈述 如何结尾 公文语言公文处理与常用公文材料写作综合培训常用公文写作的方法和技巧---如何构思 构思就是思考怎么写，具体说就是思考写作的目的、主题的确立、结构的安排（先写什么后写什么）、文体的选择、材料的组织等一系列问题。 构思前的准备掌握公文的基本特点。熟悉情况，全面准确地掌握第一手材料。较好地掌握公司的政策和 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 ，注意领会公司文件精神。 主题的确立对于公文来说，主题的确立，就是要搞清楚要在公文里表达什么样的观点和目的。这是公文写作的第一步。公文一般都具有很强的目的性和针对性，所以，在写作公文之前，一定要明确是为了什么目的、针对什么问题，如果这个搞清楚了，主题也就基本确立了。主题是文章的灵魂，对于公文来说也是如此。只有先把主题确立了，所有的写作过程才会有围绕一个核心来进行。如果主题模糊，行文势必散乱无头、杂乱无章。一篇公文只能有一个主题，这也是与公文“一事一文”的原则相呼应的。公文处理与常用公文材料写作综合培训 结构安排的原则公文的结构需要根据主题的表达来进行安排。结构的安排是为主题服务的，先说什么，再说什么，都要围绕表达主题进行。要适应文体的要求要完整、严谨、自然 结构安排的几种常用形式连贯式：行文缘由＋事实（具体事项）陈述＋结语（一般用于内容比较简单的公文）总---分----总：行文缘由、内容概述＋事实分项陈述＋总结事实、结语递进式：行文缘由（目的、根据）＋事实分层深入陈述＋结语具体的行文过程中，要针对行文目的和陈述事实的实际情况，进行结构安排。常用公文写作的方法和技巧--如何构思常用公文写作的方法和技巧---如何构思 文体的选择选择公文文体，要对各种公文的特点详细了解选择公文文体，要根据行文目的的需要 材料的组织基本事实：行文中需要陈述的事实现象分析：对陈述事实的分析目的结果：基于分析提出的要求公文处理与常用公文材料写作综合培训常用公文写作的方法和技巧---标题拟定 根据行文目的拟定行文目的明确后，就要考虑选择何种形式的公文来行文，公文的形式确定后，一般都可用惯用的模式拟定标题。如：《关于xx的通知》《关于xx问题的请示》《关于xx情况的报告》…… 标题拟定需要注意的问题标题与行文内容不符标题的称谓不规范标题过简或过繁常用公文写作的方法和技巧---如何开头 开头公文的开头就是告诉别人你准备要说什么，要求用尽可能简洁的语言来表述。所以，写好公文的开头，要善于综合分析，概括提炼，从而达到简洁精炼的目的。 开头的几种常见形式开头要提笔入题。“开门见山，起笔入题”，是公文开头的基本写法。由于公文的文种、行文对象、所谈问题有所不同，公文开头的写法也有所不同。比较常用的有： 根据式。用“根据”、“遵照”、“按照”等组成的句式。如：根据***有关规定，结合公司实际，现就加强****管理，提出如下意见，请遵照执行。 目的式。用“为”、“为了”等组成的句式，直接交代发文的目的。如：为了深入开展****工作，促进****任务的圆满完成，现将***工作安排如下： 原因式。用叙述句陈述发文的原因。如：目前，xx辖区市场中普遍存在xx问题，具体表现在……鉴于上述问题…… 综合式。公文处理与常用公文材料写作综合培训常用公文写作的方法和技巧---如何陈述 陈述陈述是要告诉行文对象公文要说的具体内容，这是公文的核心内容。陈述需要事实清楚、层次分明、思路清晰、合乎逻辑。 陈述表达——叙述：叙述是最常用的公文表达方式之一，它的最主要作用是陈述事实，为判断提供依据。叙述的方式主要有： 直述：比如说通知，可直接把通知的内容要求列出来。内容简单的请示和报告也可以用此方法。 分述：就是将事实通过分列、分层的方式进行表述。一般用在内容相对比较繁杂的请示和报告中。内容繁杂如果用直述的方法，很可能会造成阅读上的障碍，比如在不同的时间、地点可能有不同的人参与同一事项，直接陈述势必会造成表述上的混乱。分述可以通过不同的方式对事实进行表述，从而达到说清事实的效果。根据分述内容之间的关系，分述可分为是并列式分述、递进式分述。 综述：就是在陈述中两种方式兼而有之，但以某一种为主，同时在陈述中对直述和分述的内容进行综合分析、概括归纳的一种陈述方式。这是在请示和报告中，最常用的一种陈述方式。在具体的行文过程中应当很好的把握事实对象，这样采取何种叙述方式才能有的放矢。常用公文写作的方法和技巧常用公文写作的方法和技巧---如何陈述 厘清思路，分清层次厘清思路：就是按照什么样的线索去分析繁杂的事实，进而进行有效的陈述。这是一个剥茧抽丝的过程，只有深入思考，深刻分析，才能做到。首先，要抓住事实的核心问题。其次，要抓住事实核心问题的关键要素。再次，以关键要素分析事实，对事实进行思考，并形成陈述的思路。分清层次：按照形成的陈述思路，对事实划分层次。按关键要素的重要性分层按关键要素的紧迫性分层按关键要素的时间和空间分层按关键要素的内在逻辑关系分层常用公文写作的方法和技巧常用公文写作的方法和技巧---如何陈述 合乎逻辑所谓合乎逻辑就是要合乎常理（规律），合乎思维的常理、生活的常理和事物发展的常理。公文写作要求合乎逻辑，就是要求在行文中对事实的表述要按人们的阅读思维习惯，对表述内容之间的关系和判断，也要符合现实生活的和事物的一般规律。合乎思维逻辑：在陈述时，一定要按人们的正常思维习惯进行。写公文不是搞文学创作，可以搞意识流的方式，必须要严谨、庄重。所以，在行文中，应当注意上下文行文方式的一致性，对事件表述的一致性，对事件判断的一致性。合乎事物的一般逻辑（规律）：这是要求我们对事实做出的判断，要符合一般逻辑，即事实与基于事实的判断要有必然的关系。如果事实不能作为判断的缘由，那么就是违反一般逻辑的；如果判断的结论已经超出了事实所能提供的缘由，同样也是违反一般规律的。常用公文写作的方法和技巧常用公文写作的方法和技巧---如何陈述 陈述需要注意的问题两种倾向：不要简单的问题复杂化，也不要把复杂的问题简单化长篇大论：对于相对复杂的事实，要通过分析和归纳理出层次、剥茧抽丝、去伪存真，把事实中对行文主题有用的部分逐一陈述，而不是全景式地再现事实。试想，一篇普通的报告动辄几千字，行文对象会产生多么大的阅读压力，对行文的效果也会大打折扣。语言运用：对于口语特别是带有方言的口语，一定要避免在陈述中出现。对于专门的行业术语，在行文时尽量使用引号。对于一些专用名词的使用要准确。常用公文写作的方法和技巧常用公文写作的方法和技巧---如何结尾 简洁明了使用惯用语“特此报告（通知、通报、函告）”、“恳请领导帮助解决”、“希望领导研究批准”、“妥否，请批示”等。 当断即断指当所讲的事由或问题及解决问题的要求、办法都已交代清楚，就果断地结束全文，不拖泥带水，不画蛇添足。常用公文写作的方法和技巧常用公文写作的方法和技巧---公文语言 惯用语句常用的开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；常用的引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下；常用的称谓词：本（我）司、贵（你）司、该单位（部门）；常用的表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予、现予；常用的综合词：为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之；常用的表达目的词：批示、批复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；常用的结尾词：特此报告（通知、通报）、妥否，请批示、现予公布等。常用公文写作的方法和技巧常用公文写作的方法和技巧---公文语言 公文语言应用的要求公文的语言，受制于公文的性质、内容、功能，有明晰、准确、简朴、庄重的鲜明特点。撰写公文时，应按公文语言的要求选词造句，组段成篇，使公文语言更好地为表达内容服务。 明晰。就是意思明白、清楚，不晦涩，无歧义。要选用含义确定、自己明白的词语，要选通俗易懂的词语，不要用过时、冷僻的词语，更不能生造词语。 准确。就是能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。所以在语言应用中应当要认真分辨词类，精心辨析词义。例如，公文中在讲到收获时常常用到成绩、成果、成效、成就，这几个词就是同义词。它们的基本意义一样，但分量上和重点上就不相同。“成绩”一般用于工作或学习中取得的具体收获，如“他在期末考试中取得了优秀成绩”。“成果”则用在事业中取得了较大些的收获，如“我们的劳动取得了丰硕的成果”。“成效”则重于功效、效果，“成就”是指事业上取得了很大的成绩，如“我国的开放改革事业取得了世界瞩目的成就”。 简朴。就是要简明扼要、实事实说、直陈直叙，不冗长繁杂，不浮华藻饰。 庄重。是指公文的语言端庄、持重、严肃。这是由公文具有行政约束力和法定强制力这一特点决定的。常用公文写作的方法和技巧常用公文写作的方法和技巧---小结 开头要提笔入题正文要主题突出陈述要条理清楚结尾要当断即断语言要简炼严谨常用公文写作的方法和技巧公文写作存在的普遍性问题 对公文行文的特点把握不准公文文体选择不当（报告和请示不分）行文思路不清、逻辑混乱语言表达欠佳常用公文写作的方法和技巧公文写作存在的普遍性问题——对公文行文的特点把握不准 在下行文或平行文中出现上行内容一些公文只能作为平行文和下行文，这是公文写作必需掌握的要点。比如说通知只能作为平行文和下行文，但是在一些通知中往往会出现涉及上级单位的内容，如果这些内容处理不当，就会变成通知上级单位领导了。 行文中出现不符合该公文性质的内容这主要体现在报告中出现请示的内容，报告虽然是上行文，但主要是为了汇报情况、提出建议给领导决策提供依据等，所以不需要请示批准，只需请上级审阅即可。 行文格式不规范这主要体现在公文的结构上，有的没有行文对象称谓，有的没有开头，有的需要分层次的没有分，这都需要对公文的行文格式详细了解。常用公文写作的方法和技巧公文写作存在的普遍性问题——公文文体选择不当 报告和请示不分以报告的形式请示上级或报告中出现请示的内容，这是比较常见的问题之一。出现这一问题的主要原因一是对公文的特点不了解，二是对行文目的不明确。所以，在选择公文文体时，一定要明确行文目的，然后根据不同公文的特点选择相应的文体。使用不规范的公文称谓及不属于公文的文体申请不属于公文文体申请报告公文称谓不规范请示报告公文称谓不规范说明不属于公文文体情况说明不属于公文文体情况汇报不属于公文文体常用公文写作的方法和技巧公文写作存在的普遍性问题——行文思路、逻辑混乱 行文思路不清、主次不分公文和一般的文章一样，写作前要进行构思，厘清思路、明确主题。思路不清、主次不分和作者的行文习惯有很大的关系。由于受口头交流影响，大家在说事情时，往往想一下把事情说好。对话和阅读是不同的，对话时，对方听不明白可以当面再问，但公文如果看不明白，就会给工作带来不便。目的不明、逻辑混乱思路厘清，主题明确后，在具体的行文中，就要根据陈述的内容，提出相应的目的和要求。但在一些公文中往往出现在陈述之后，对于目的表述含糊、模棱两可的现象，同时陈述的内容也不足以为提出目的作有效的佐证。发生这种现象的主要原因是想在公文中表达更多的内容，往往提出的目的也较多并且会出现该陈述的没陈述，与主题无关的却长篇累牍，违反了公文一事一文的原则。 喜欢想当然有些人认为一些事项领导应当知道，理由未加陈述，就提出请示事项。任何公文，都必须将与行文目的有关的事项陈述清楚。常用公文写作的方法和技巧公文写作存在的普遍性问题——语言表达欠佳 行文累赘行文累赘的原因不一而同，大多给人的感觉是为了把事情讲得更清楚或增加分量，但公文写作要求行文简洁，行文过于累赘势必会冲淡主题。为避免这一现象，应在行文时少用或不用与事实无关的语句，已经陈述过的事项尽量不要重复，在行文结束时，自己多读几遍，发现多余之处，及时删改。语病及错别字现象公文对语言的要求，一般不像文学作品那样丰富多彩，只要准确、简明、得体即可。公文对语言的要求不是太高，所以，出现语病及错别字现象最主要的原因是行文不严谨。公文一般都要经过拟稿、核稿程序，在拟稿时，要注意语句的完整和词语的运用，核稿时，要把初稿多读几遍，如果觉得文从字顺，一般是不会出现语病和错别字现象的；如果感觉别口或用词不准，就要进行修改并查阅辞典。常用公文写作的方法和技巧