外来文件管理01

外来文件管理01 深圳市同瑞祥科技发展有限公司文件编号 TRX-QP-DCC- 26 版本 A 文件名外来文件管控页码第 1 页，共 4 页 1 目的：对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用；确保客户所提供之相关档得到适当的管理，保存及保密。２．范围：适用本公司对获取、识别、更新外来文件等过程进行控制；客户所提供的图面规范、标准书、技朮数据或国际标准等相关文件均属之. ３．定义：外来文件：非本公司范围内产生的文件称之为外来文件。 3.1 技术...

深圳市同瑞祥科技发展有限公司文件编号 TRX-QP-DCC- 26 版本 A 文件名外来文件管控页码第 1 页，共 4 页 1 目的：对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用；确保客户所提供之相关档得到适当的管理，保存及保密。２．范围：适用本公司对获取、识别、更新外来文件等过程进行控制；客户所提供的图面规范、标准书、技朮数据或国际标准等相关文件均属之. ３．定义：外来文件：非本公司范围内产生的文件称之为外来文件。 3.1 技术标语涉及到本公司产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准； 3.2 法规规范与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章； 4 职责： 4.1 市场部是外来文件的归口管理部门，并负责对外来的技术标准进行识别； 4.2 品质部负责对外来的法规规范进行识别； 5 工作程序 5.1 外来文件的获取 5.1.1 公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件； a.国家、省、市政府及各相关职能部门；深圳市同瑞祥科技发展有限公司文件编号 TRX-QP-DCC- 26 版本 A 文件名外来文件管控页码第 2 页，共 4 页 b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社； c.互联网、电话传真； 5.1.2 各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给相关管理部门及董事会。 5.2 外来文件的识别 5.2.1 技术标准 a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别； b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本。 c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。 5.2.2 法规规范 a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别； b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围。 5.2.3 政策文件 a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到文控处； b.文控处对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批；深圳市同瑞祥科技发展有限公司文件编号 TRX-QP-DCC- 26 版本 A 文件名外来文件管控页码第 3 页，共 4 页 c.文控根据总经理或管理者代表签批意见，分送到相关人员进行传阅。 5.3 外来文件的分发 5.3.1 文控、质检部对外来文件识别后，将外来文件正本存档，副本及清单传递给市场部。 5.3.2 对需分发的外来文件，由市场部报请管理者代表确定分发范围后发放，并对相关人员及时进行宣贯。 5.3.3 涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。对外来文件合订本不能收回时，应在目录和正文中加盖作废字样。 5.4 外来文件的查询各部门可根据需要，到各归口部门查阅。 5.5 外来文件的检查质检部通过内部审核的方式对各部门、各单位使用外来文件的执行情况进行检查，对其有效性进行确认。 6．执行方法： 6-1文件之接收与登录: 6-1-1 本公司接收客户提供之文件数据,无论邮寄或传真均需先检查是否有缺页，模糊不清或破损情况发生，若有则由接收部门跟客户联络，并要求重新作业。 6-1-2文管中心登录于《外来文件一览表》. 深圳市同瑞祥科技发展有限公司文件编号 TRX-QP-DCC- 26 版本 A 文件名外来文件管控页码第 4 页，共 4 页 6-1-3客户提供之技朮档或被公认之技朮文件数据，由文件管制中心登录管制，由使用部门保管,保持最新之版本. 7-1文件之分发: 文管中心保留一份原稿,将档分发给收件人时,填写《文件数据收发记录表》,盖 “禁止复印”章及 “管制檔章”,作回收管制,由接收或转交人代为签收,收件人签收时查明档是否完整正确， 8-2外来文件编号规定 8-3文件之保存. 8-3-1使用部门须对外来文件要作适当管理.保存.保密,并保持最新版本。其它依《文件及数据管制办法》实施. 8-3-2文件如有损坏,遗失或不堪使用时,由使用部门视实际需要向文管申请,由文管向客户申请补发。 8-3-3外来文件版本变更依客户提供变更为准,ISO国际标准变更由文管中心每6个月询问一次. 文件发行管制章批准签核日期制作审查核准外来文件一览表文件名称编号使用单位发行日期保存期限备注

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