服装外贸业务流程

本文将服装外贸业务流程分为开发阶段、打样阶段、接单阶段、生产阶段、出货阶段和售后阶段等六个阶段,但外贸业务的实际操作相当灵活。因此,对各阶段的区分、定义和阐述均存在较大的难度,然而本文旨在协助理清理顺外贸流程操作,以便更好地从事外贸业务工作。 1.开发阶段 如果没有现成的客户资源,那就需要去开发。开发新客户有多种途径,但这里提倡先搜索需求客户信息,主要是EMAIL地址,然后写开发信,逐个去推销。如果有现成的客户资源,则应加强服务意识,揣摩客户个性,做好客户维护工作。创业难,守业更难,同样地,维护老客户丝毫不比开发新客户轻松,而从事外贸工作,客户资源就是一切,其重要性也就不言而喻。 1.1写开发信 明白了客户资源的重要性,那么就要不惜辛劳地去争取客户资源,对于素未谋面的客户,如何让对方对自己的产品产生兴趣呢?这是个难题,需特别注意以下几点: 1、开发信的效果见效不会很明显,因此要有足够的耐性和韧性; 2、开发信的内容务必要简短精悍,不宜过长,中心词要明确,同时,要开动脑筋增加文章的诱惑力。 3、开发信的文本要 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 、美观,以利于体现自己的专业性和条理性。 开发信的内容包括以下几点: 1、恰当热情的 自我介绍 自我介绍100字ppt自我介绍模板入职应聘自我介绍模板职场自我介绍医院面试自我介绍 ; 2、产品和工厂的优势,以及对品质和货期的保证。 3、规范的签名,含祝福语、联系方式; 1.2推出新款 了解和把握客户的需求,从而针对客户的需求不断推出新款,主要以款式图或者照片发给客户,需注意以下的特点: 1、新款的款式务必要新颖,并告知客户新款的亮点和卖点; 2、新款最好是打过实样,加强工艺的可行性和款式的直观性; 3、新款的物料细节要标示清楚,尤其是面料信息; 4、结合客户要求,提供配色组合和细节修改等服务供客户选择; 5、一旦客户对新款有意,需加强服务意识尽力配合客户要求,务必让客户满意; 6、取得客户的回应后,应注意跟踪,并做好相关记录和总结; 1.3安排报价 在客户对款式产生兴趣后,就应安排报价,以供客户参考。报价是外贸的重点,也是难点。而报价的难点主要体现在以下几点: 1、物料价格需根据当地市场的行情,因此报价前需与采购部和供应商沟通,尤其是主要物料如面料、拉链等的价格; 2、工价因地区、季节而变化,波动性极大,而且对于相对复杂的款式,波动的幅度相差更大,因此,报价前要熟悉当地当时的工价,最好能与加工工厂进一步沟通; 3、面料用量的计算是整个报价环节的重点和难点,一方面,因为面料的单价相对较高,如果用量计算不够准确,那么报价的误差会较大;另一方面,只有将打版排版的理论知识和计算用量的实际经验相结合,才能作出较为精确的报价,在计算用量时也应根据面料种类、实际款式等作出灵活变动,而不能硬套公式。 4、报价时应重点把握面料、拉链等主要物料的价格,同时,在报价表上应该注明和体现这些信息。 5、报价表格式要规范,内容要详细,至少应包括款号、款名、主要物料信息、尺码、最小订单数量、价格术语、报价有效期等,同时结合需要制造一些虚盘信息以加强价格的灵活性。 6、报价时应结合客户所在区域、汇率走势等因素。 7、一定要先让相关部门审核过报价表才能发给客户。 1.4确认价格 客户询盘,我方发盘,接下来就是还盘了,在我们报价后,如果客户能确认,那是最好的。但多数客户往往会还盘,这个时候,我们应把握好以下几点: 1、把握产品的价格底线,根据价格底线相应作出让步; 2、根据客户目标价格作出相应的物料更改 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 ,通过降低面料、拉链等物料的价格从而降低报价,当然,不是所有的客户都同意更改物料; 3、对于一次询价多款且都有意向下单,可以考虑作出价格搭配方案,但务必要把握准客户下单的可能性及各款订单数量; 4、客户一旦还盘,那就代表客户有下单的意向,应该抓住机会多与客户沟通,加强对客户的服务,借此也可以把握住客户个性和相关信息。 5、在双方相持不下的情况下,可针对客户的价值,跟老板协商,根据实际情况灵活变动。 2.打样阶段 在客户确认款式后,一般会要求打样,没有样品就没有订单,所以,我们必须满足客户的这个要求。但是,打样并不代表下单,而且打样和寄样的费用较大,再加上相关的管理费用,因此,再没有确认下单前,务必要考虑先收费再打样。同时,只有先按时按质做好样品,只有先让客户满意样品,客户才会考虑下单。 2.1收取样品费、运费等费用 在客户确认下样后,应根据实际情况向客户收取适当的费用。当然,在收取客户的样品费时应考虑客户的价值,结合样品的实际价值,经过老板的许可,制定灵活的收费政策。 每个公司都会有相关的样品收费政策,一般样品费可以按3倍收取,特殊情况可先请示老板。运费方面可以要求到付,如客户没有到付账户,应咨询快递公司相关费用,然后要求客户将预估运费连同样品费用一起预付。 客户同意付款后,一方面安排相关部门准备打样,另一方面催客户回传付款水单并跟踪到帐情况。如果碰到样品交期紧急或其他特殊情况,可以与老板协商考虑先安排打样,或者在客户信誉可靠,有把握让客户付清货款的前提下先安排打样。如果是长期合作或是已经下过订单的客户,客户如果拒付相关费用,也是可以考虑接受的。 2.2客户、样品的记录存档 在安排打样前,应做好相关登记存档工作,以备查档和总结。 首先,先对客户进行编号,对客户的相关联系信息进行存档,填写客户信息表,做好与客户合作的相关记录。 其次,对选中的款式进行编号登记,以便于部门间的沟通。 很多时候,客户会寄原样给我们参考,这个时候需要对客户样品进行妥善的管理,做好相关客户财产的登记,需特别注意有的客户会要求退还原样,所以务必要保管好客户的原样。 至于客户编号与产品编号,不同的公司有不同的 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ,可根据公司实际进行编号,但编号尽量要规范简洁,易于传达。 2.3安排打样 在确认客户付款后,应立刻安排打样,安排打样时需注意以下细节: 1、务必传达清楚客户的所有要求,不能误传也不能漏传; 2、明确物料、颜色是否可以代用,是否先经确认后方可生产; 3、如客户要求不很严格,尽量要求客户接受代用的物料及代用的印绣花以节省交样时间; 4、如需正确的印绣花,下单时应同时安排印绣花开版工作; 5、如果有现成的纸版,也可以建议尺码代用。 一份详细的样品制单应该包含以下信息: 1、款式图 2、尺码表 3、物料信息、颜色和规格 4、样品交期 5、注明客户编号、产品编号、下单人、下单日期等相关信息 2.4跟踪样品进度 由于样品的品质、交期都非常重要,因此我们必须做好样品的跟踪工作。主要工作如下: 1、落实出版时间和印绣花打版情况; 2、跟踪样衣的制作进度,确保品质和货期都没问题; 3、如交期可能延误,应与相关部门协商处理; 2.5收样品、查样品、寄样品 样品完成后,需收齐相关样品,包括制单要求的样品(含留底样)、客户原样、面料小样、印绣花开版留底样等。 接着,按照制单要求进行查样,确保样品符合客户要求,当然,样品毕竟不同于大货,可适当降低要求。同时,应该记录待寄样品与留底样的区别,如有物料不一致的,应该有实样留底。在留底样的吊牌上,应注明款号、客户编号、客户款号、交样日期、样品尺码、样品类别等相关信息。 寄样品前,应根据客户提供的到付帐号选择快递公司,如寄预付,则应结合航线、价格、运送周期等选择快递公司。寄样前要做好相关登记工作,尤其是运单号码,同时需准备相关的寄样发票,填好寄样追踪表,同时将包裹的相关信息寄给告知客户,以便客户查询和收取。 2.6追踪客户意见 样品寄出后,应预估包裹到达时间,并通过快递公司的网站查询包裹到达情况,一旦包裹到达,需追踪客户意见,并做好相关存档工作。主要有以下几种情况: 1、如果客户满意样品,有下单意向,那么应落实详细意见和配比; 2、如果客户不满意样品,无下单意向,也应落实客户意见,做好相关登记存档,仍需加强服务意识; 3、如果客户较满意样品,但需要较长的样品评估期,也应登记好客户的相关意见,在适当的时候提醒客户什么时候下单; 4、如果客户要求做修正样,那么应结合客户价值并与老板协商,根据下单的可能性安排是否做样。不管客户是否下单,应做好相关样品和客户意见的存档,因为即便客户暂时不下单,也难免以后不 下单。 3.接单阶段 在探知客户有下单意向后,就立刻安排相关工作以缩短交货期,在接单过程中,多项工作要同时进行且都要及时,不能耽搁。 3.1安排打色及相关开版工作 对于不需要费用的打色和开版,应在客户表示下单后就着手安排,主要包括以下几点: 1、安排打色,打色单应包括颜色名称、色样或色号、打色面料品质样以及客户对面料要求等,收到的色卡一般要做成一式两份,如客户有特殊要求的需另外准备。 2、安排辅料开版,多数辅料开版一般不需要费用,所以也应及时安排,收到的辅料开版至少应一式两份,一份寄给客户,一份留底。 3、安排印绣花开版,如果初样的印绣花代用,就必须提供正确的印绣花版给客户确认,如有可能,尽量安排齐色的印绣花版,因为在生产大货前必须先让客户确认齐色的印绣花版。但需要特别注意,寄给客户的印绣花版也需留底,从事外贸的应注意做好留底工作。 3.2订单评审,确认订单进度 在客户确认下单并确认数量配比后,应对订单做出评审,主要需落实以下事项: 1、确认是否接单; 2、确认生产单位; 3、评估下单时间、上线时间、下线时间及生产周期; 进度评审表是对整个订单价值及整个生产周期的评估,是一种 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 ,一旦确定计划,就务必要按照整个计划表去执行,否则将影响货期。 3.3核对成本,确认价格 在回应客户是否接单之前,务必要在审核一下报价表,因为,价格是决定订单利润的因素,一旦价格偏低,那么盈利空间也势必会降低。主要包括以下几个方面: 第一、再次审核之前的报价是否准确无误,接单后,我们就对客户的要求有了更深的了解,这时再去审核报价思绪就更加清晰,报价也就更加准确。 第二、确认报价的有效期是否有效,尤其是主要物料的价格是否有效; 第三、如果客户需要测试或增加物料,那么应酌情考虑另外收取相关费用或增加价格; 第四、如果价格术语变动,则应及时咨询相关部门,确认改变价格术语后的价格增减; 第五、对于需要配额的产品,务必要弄清产品价格是否包含配额,因此,务必要在合同上体现。同时,配额政策也是相对不稳定的,所以我们需要及时咨询相关部门,如果产品价格要包含配额,那么我们需进一步调整价格。 3.4做外销合同,确认付款方式 订单评审主要为了确认货期,重核成本为了确认价格,这时我们还需跟客户确认付款方式,这可是最重要的,因为这直接影响着我们是否能顺利收到货款,而外贸的最大陷阱也常常存在付款方式上。因此在付款方式方面,无论如何,我们都不能做出太大的让步。 通常,对于多数客户,尤其是初次合作的客户,我们应该采用30?POSIT,70?FORESHIPMENT。这是最稳当的,在收到30%订金后,即便客户取消订单,那么30%订金再加上现货货款也不吃亏。但可以针对客户的价值、信用等作出适当的让步,如70?TER RECEIVING COPY OFB/L,这时,一旦客户不要货物,我们最多增加了承担往返运费的风险。 多数大客户会采用信用证,一般来说,如果货款较大,我们可以接受。但采用L/C付款的,在审核信用证时务必用十分仔细,这也是外贸中容易设置陷阱的一个地方。 在确认了货期、价格(含贸易术语和港口)、付款方式后,我们就应做外销合同,并要求客户回签。如果有可能,应寄合同正本一式两份并要求客户回签一份,当然如果客户有特殊要求将另行处理。但至少也应让客户回签合同扫描稿或传真稿。 3.5确认订单细节,做生产制单 订单细节的确认,是十分重要的一个环节,确认资料也应做好存档,如果产生纠纷,那么确认资料就是证据。如何确认订单细节,也是业务员经验的一个体现,在确认订单细节时,务必预计生产中可能碰到的各种问题,有条理地去理清各种订单细节。确认订单细节可以按以下的顺序来处理: 1、颜色组合及数量配比; 2、面里料的品质、颜色、部位; 3、辅料的品质、颜色、部位、用法和数量等; 4、包装材料的品质、颜色、内容、规格、数量等,主要有吊牌、胶袋、不干胶、干燥剂等 5、包装方式的确认,主要有:吊牌的挂法、不干胶的贴法; 6、纸箱材质、箱唛内容及封箱方式; 7、装箱方法、配比以及箱规。 8、尺码表及度量示意图。 4 生产阶段 4.1下生产制单,开产前会议 生产制单务必要仔细地体现订单细节,主要包括以下内容: 1、制单明细表,主要包括以下内容: 第一、款号、品名、色组、配比等基本信息; 第二、物料的名称、规格、颜色、数量以及部位或用法; 第三、工艺说明、重要提醒以及相关备注; 第四、要求提供的相关样品及交期,主要有大货布、辅料卡、产前样和船样; 第五、装箱方法和箱唛; 第六、制单人、审单人、核准人等相关人员的签名; 2、款式图、配色图、工艺图:体现颜色代号,能帮助更直观地了解制单,并说明相关工艺。 3、辅料单:主要是带客户LOGO的辅料及其他不常见的辅料和吊牌、胶袋、不干胶、箱唛等的示意图、内容、颜色、规格等。 4、印绣花图:包括图案内容、颜色、规格和位置。 5、尺码表、度量示意图; 6、订单评审表:供各部门了解生产计划; 7、成本核算表:供相关部门控制物料成本及工价; 下完生产制单后,应召集相关部门开产前会议,对制单重点加以强调,对制单存在的问题加以修改和补充,产前会议记录要分发给各个部门。 4.2确认色卡和相关开版意见 在下制单的同时,应该将客户确认的色卡及辅料、印绣花意见传达给各相关部门,并做好以下存档工作: 1、面料的品质样及色卡 2、辅料的确认样; 3、印绣花的确认样; 4.3跟踪物料进仓状态,确认大货物料品质 物料进仓后,要对物料品质进行检验,如有问题要及时解决。对于未按进度及时进仓的物料,要跟催采购部门; 4.4确认产前样,安排开裁 在相关物料进仓后,就应安排做产前样。产前样是给工厂参考的样品,因此,产前样的正确与否,将决定大货的正确与否。安排和查验产前样时,应注意如下几点: 1、产前样的所有物料细节及工艺做法应当严格安装制单要求及工艺图; 2、产前样的尺寸应符合尺码表,如有任何问题,应尽快与技术部门查验,避免版型出错; 3、如部分物料未进仓但又急着上线,可考虑用代用物料生产,但务必要体现正确的工艺做法,寄 样时应告知客户哪些物料代用。 产前样寄出后,应及时跟踪寄送情况,并催促客户尽快给出意见。客户给出意见后,应第一时间传达给相关部门并确认开裁。 4.5跟踪生产、验货 确认开裁以后,接下来主要要靠跟单人员去跟踪了,应要求跟单人员每个星期及时更新大货生产状态,从而对整个生产有全面的了解,一旦有任何问题,应配合跟单人员妥善解决和处理。 很多公司在大陆有办事处,有专门的QC人员负责查货,要求比较严格的会多次过来验货,一般有头期、中期和尾期等多次验货。这时,我们应妥善处理好与客户QC的联络工作,并安排我方QC 人员妥善接待。 4.6确认胶袋规格和箱规 在有部分成品后,应安排相关人员提供胶袋规格和箱规,并告知采购部,一般至少在寄船样前七天提供胶袋规格,在出货前七天提供箱规。 如果客户对胶袋规格和箱规要求比较严格,那么应提早安排并发给客户确认。 如果客户有提供胶袋规格和箱规,那么应通知相关部门对其进行审核,如有问题,应及时反馈给客户。 5.出货阶段 一般在出货前十天左右,就应要寄送船样给客户确认,之后就应配合跟单员、单证员和工厂处理出货事项。 5.1确认船样,尾期查货 在客户没有指定QC过来验货的情况下,在出货前应寄送船样给客户,得到客户的确认后,方可出货。因为船样的作用就相当于尾期查货,确认了船样,就等确认了大货。实际操作中,船样往往会被遗漏,直至快要出货时才被注意,对于船样,我们应注意以下问题: 1、在进度表上,体现船样一项,在出货前半个月应催要船样,船样应经过相关QC人员查验后方可 寄送; 2、告知相关部门,必须等待客户确认船样后方可出货,以让相关部门能提醒我们确认船样。 3、船样必须要留底保管,如果出货后存在产品问题纠纷或者日后翻单时,船样将会派上用场,还有,可以将船样挂在样品室,说不定会引起其他客户的兴趣并带来订单。 当然,不少公司并不要求船样,但出货前会派QC员过来尾期验货,并出示验货报告,而那份验货报告就是货物出厂的通行证,所以,应通知工厂和我方QC人员配合客户QC做好尾期验货工作。 5.2联系货代,安排订柜、确认装运具体细节 在跟催船样的同时,也应跟催订柜的相关事项,确认最终船期及装运的具体细节。如果是整柜,则一般会有拖车到工厂直接装柜;如果是散柜,则需将货物运到货代仓库,这时应追踪进仓图和运送情况。 5.3备齐单证、结算货款 货物装柜的同时,应做好相关的商业发票、装箱清单等,同时从货代公司取得提单。 根据付款方式的不同,货款结算也会存在差异。T/T方式的务必要在客户拿到正本提单前,结清货款;L/C方式的务必要提前备好相关的单证,尤其是需要客户开具的单证。 6.售后阶段 出货后,并不意味着所有的工作也都结束了,这里我们主要归纳为以下三个方面的工作。 6.1货款核销,申报退税 跟客户结清货款后,应到外汇管理局办理核销,然后凭工厂开具的增值税发票到国税局办理退税。 6.2结算利润,订单总结 办理退税后,结合实际收取的货款,好好核算一下获得的利润。 最后,就要根据整个订单的实际操作情况对订单进行总结,从而积累相关经验。这也是极具重要意义的一个环节。 6.3了解到货情况,调查客户满意度 出货后,应估计客户什么时候能收到货物,并追踪客户意见,调查客户的满意度,并记录存档。