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费用报销流程的规定.doc

费用报销流程的规定

曾经的曾经亦不再有
2019-02-21 0人阅读 举报 0 0 0 暂无简介

简介:本文档为《费用报销流程的规定doc》,可适用于企业制度领域

费用报销流程的规定一、目的为了规范公司的财务报销流程根据国家有关财务政策、法规结合公司《费用报销管理办法》和《财务管理办法》的相关规定本着加强资金管理提高资金的使用效率规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想合理控制费用支出特制定本制度。二、职责、规定各项费用按统一程序、统一标准、统一审批进行管理。费用的报销审核分为真实性审核和准确性审核单位负责人(副总)为本单位费用支出审核的第一责任人对其费用报销的真实性负责财务部门为费用报销标准审核的第一责任人对其费用报销的准确性负责。()经公司领导、财务部门审批或审核发现费用报销有弄虚作假的除不报销该项费用外按虚报金额的处罚部门负责人按虚报金额的处罚费用报销人。弄虚作假是指实际发生费用少于审批额度却以审批额度报销的、费用不是本部门发生却以本部门名义报销的、报销票据为虚假或失效票据的、未发生费用开支却填报费用报销单据的等。()经集团财务部内部审计发现开支标准审核不严对超过规定标准部分处罚财务部审核负责人、处罚财务部审核会计审计发现在费用报销中有弄虚作假的对多报、重报的金额按虚报金额的处罚单位负责人按虚报金额的处罚费用报销人。三、报销依据报销票据应是合法有效的原始凭证。票据粘贴必须用公司统一印制的报销单分门别类一事一填注明事由填制事项应准确、真实、完整所有费用要求在发生后一周内报销。若单据粘贴不合规或审核程序不完整或超过报销限时一周以上且不能提供正当理由财务部门拒绝报销。(一)不符合规定的发票是指:、开具或取得的发票是应经而未经税务机关监制、填写项目不齐全、内容不完整、字迹不清楚、没有加盖财务印章或发票专用章、伪造、作废以及其他不符合税务机关规定的发票。(二)发票基本要素完整性规定:发票上开票日期、客户名称、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额开票人等项目均要按规定要求完整填写项目不完整一般要开票单位补填增值税专用发票还应具备纳税人、税务登记号、适用税率、应纳增值税额等内容。经办人索取发票时应认真审核以下内容名称:XXXXXXX(不得简写)日期:年、月、日必须清晰。项目:内容要单列写清楚(不能笼统的写某类商品:如办公用品、机械配件等)单价、数量要据实写明。多种物品时应分别写明单价、数量或另附清单。金额:大、小金额要准确相符不能作任何涂改或盖章处理。发票必须有开具发票单位的印鉴(公章、财务章)及开票人的签章。发票不许有涂改痕迹否则视为无效发票。关于附件清单在绝大多数情况下报销凭一张发票是不够的清单、发票附表等资料作为发票付款依据用以进一步说明付款的必要性、合理性、合法性。对于取得的定额发票必须附清单。如工作特殊需要购买物品无法取得合法发票时须对方出具有销货方印章的销售清单及收款证明(销货方姓名、电话号码)并且要由经办人、验收人、分管领导签字同意后视同合法有效凭证办理报销。否则视为无效票据财务不予报销。四、报销流程、经办人负责按照公司规定填写相关单据要求字迹清楚填写完整、准确原始单据粘贴或夹订整齐、部门负责人负责对该付款事由的业务内容、真实性进行审核、副总经理负责对该付款事由的真实性进行审批、财务部负责对该付款单据的合法性、合规性、一致性等进行审核、总经理对所有付款进行审批。、出纳对该项付款最终审核后付款。报销流程操作方法:需事前请示或履行审批手续的按规定请示和审批经办人填写报销单交所在部门负责人审核财务部会计审核报销标准和金额业务分管的公司副经理审核或审批财务负责人审核公司总经理审批出纳员核实后付款。五、付款业务(一)、借款管理规定、出差借款:出差人员凭审批后的《员工出差审批表》按批准额度办理借款出差返回后个工作日内办理报销还款手续。、其他临时借款如业务费、周转金等借款人员应及时报账除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。、各项借款金额超过元应提前一天通知财务部备款。、借款销账规定:()借款销账时应以借款申请单为依据据实报销超出申请单范围使用的须经主管领导批准否则财务人员有权拒绝销账()借领支票者原则上应在个工作日内办理销账手续。、借款未还者原则上不得再次借款逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。(二)日常费用报销制度、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内各项费用的累计支出原则上不得超出预算。、费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字(必须注明业务内容→副总经理审核→财务部门复核→总经理审批→出纳报销。、交通费 在标准内据实报销。乘坐火车、汽车、轮船过夜如未购允许乘坐档次的票可按实际乘坐票票价的发给交通补助。公司高管出差可乘飞机其余人员如因特殊情况报经总经理批准可乘坐飞机报销时须将事前由公司领导批准乘坐飞机的出差审批表附在机票后,机票由办公室统一订购。市内交通以公共交通(公交车或地铁)为主,如遇紧急情况或特殊情况,经电话向部分主管申请后,可搭乘出租车费。单位派车的不报市内交通费和出租车费。乘坐标准如下:业务招待费业务招待费包括:招待来访客人的茶叶、水果、饮料等费用宴请客人(包括工作餐)的用餐、食品、酒水等费用赠送客人、客户的纪念品、礼品等费用。公司用于接待来访客人的茶叶、水果、饮料等统一由办公室负责购买、保管、发放及费用控制。以公司名义制作的纪念品礼品统一由办公室负责订做和管理各部门需领用时按办公室有关规定办理领用手续。公司年末举行对外联谊活动所需费用或公司举办大型活动的费用由办公室和财务部集中管理、联合控制。    各部门确因工作需要必须宴请的按下列原则和办法办理。()业务招待费开支应坚持合理、勤俭节约的原则()限制陪餐人数原则上陪同人员不得多于来宾人数()严格执行公司制定的宴请标准()必须事先填写招待费审批单并经批准如遇特殊原因未事先办理审批手续的须口头申请并于次日补办手续。()凡违反上述原则未事先申请或突破申请标准的宴请财务部有权拒绝报销并向公司总经理反映。招待费报销必须有明确的事由、一事一报由经办人凭《招待费事前审批单》、用餐发票、结算单填制费用报销单依照报销程序报销。实际开支超过《招待费事前审批单》审批的金额需事前报经业务总经理、分管副总同意追加金额否则财务部门不予报销。招待费标准为:客户重要来宾重要客户一般客户特殊客户标准(含酒水)每位每餐每位每餐每位每餐总经理审定金额元以内元以内元以内     附表一:         业务招待费事前审批单(样式)接待单位:              申请时间: 年 月 日接待事由:就餐客人数人、陪员人数人用餐限额元(含烟、酒水)以内用烟标准:用酒标准:  总经理:   分管副总经理:  部门经理:  经办人:、办公物资采购公司物资供应部负责办公设备、设施、大批办公用品的采购办公室负责招待性烟酒及零星办公用品的采购、发放、保管等工作。()、办公桌椅、电脑、传真机、打印机、家俱、电器采购流程①由物品使用单位提出物品申购报告部门负责人签字后送办公室负责人审核汇总总经理审批后交由物资供应部采购。②单件商品价格元以上和一批次采购金额在元以上需由物资采购员提交物资采购询价清单(自制)清单包含三家以上(含三家)供货商的名称、地址、联系人、联系方式、商品规格、供货价格、交货方式和结算方式等内容在比质、比价、比服务的基础上由物资供应部负责人决定供货商。单件价格元以上、一批次采购金额在元以上需采用招标采购方式(特殊情况下请示公司总经理同意)。③公司办公室文员依据物品申购报告、采购发票入库实物填写入库单登记办公物资台帐。入库单须注明品名、型号、数量、单价、金额电脑等设备应注明配置标准。④办公室文员依据发票、费用报销单、物品申购报告、物资采购询价清单、入库单交公司办公室负责人审核、主管副总审批、财务经理审批、财务部复审后报销。出纳付款时按《现金管理条例》规定采用转帐支付方式支付现金需征得财务部负责人同意。⑤办公室文员每月底应对库存物资进行盘点填制办公物资盘点表送财务部一份。财务部应派员监盘确保盘点的真实、准确。()、办公用品采购流程①根据公司各部门对耗材、用纸、用笔、用墨、胶水、记录本等办公用品用量计划采购周期、采购量保持适当库存。②采购时参照办公桌椅、电脑、传真机、打印机、家俱、电器采购流程。③办公室文员每月底应对库存物资进行盘点填制办公物资盘点表送财务部一份。财务部应派员监盘确保盘点的真实、准确。办公室文员应每月编制物品领用明细表财务部复核后分摊费用内部通报。报销时间的具体规定为了协调公司对内、对外的业务工作安排方便员工费用报销财务部将报销时间具体安排如下:财务报销:公司财务部每周三为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的日以后为了便于财务部集中时间月末结账该报销日停止财务报销。借支及其他业务的不受以上的时间限制可随时办理。本制度解释权归公司财务部。本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。

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