档案工作
流程
快递问题件怎么处理流程河南自建厂房流程下载关于规范招聘需求审批流程制作流程表下载邮件下载流程设计
第一步:分类
1.初步分类
首先,将所有文件按发文单位分类。
然后,将学校归档文件挑出(一般为红头文件,以及审批单内容为:请学工部阅办放在第一)注:此布还涉及只需学工部存及多余文件无需复印的处理,建议用铅笔在文件上标注一下不同类型,以便后面工作(只在学工部存档上标)
2.进一步分类
将针对性文件/表彰类文件/违纪处分类文件单独拿出;
注:针对性文件是指由我校参评的;
通知
关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知
和结果放在一起;
会议通知类只有学工部存;
教育厅转发的文件并在教育部的后面。
第二步:补充文件
1.到一办109办公室的张老师/胡老师那里索要中大学字/中大党学字的文件发放目录,与
我们所有的此类文件核对后将没有的补全(依据文件内容到211/212办公室索要)。
中大学字/中大党学字检查是否盖章(一办201)
2.筛选所有文件,将那些需要附加上报材料的文件取出根据审批单上的批示向相关老师索
要材料。
3.国防生花名册/军烈属名单/学工部工作总结/
计划
项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载
/工作要点/活动安排表/奖助学金名
单/本科生就业名册之类的材料补充。
(保存好电子版;打印前调好表格
格式
pdf格式笔记格式下载页码格式下载公文格式下载简报格式下载
,字体尽量调小,页码少方便分卷;每类都有页码,300页以上的可事先分为2卷打印,后面就不用编码了)
第三布:贴纸/拆钉
1. 贴纸要大方美观,留出装订线及编码位置。
2. 处分类文件贴纸时,一份文件贴一张A4纸张,编码时算一页;小文件靠右下角贴,每页都编码
第四步:每份文件内部排序
1.教育部类文件:审批单在前,红头文件在后
2.中南大学发文:红头文件在前,然后审批单,后起草稿,附件类材料
第五步:制作文件目录
用于学工部归档与学校归档文件的核对,确定哪些文件需要复印;在进行网上录入工作时可以减少工作量。
第六步:复印
将学校需要存档的文件都复印一份,原件交档案馆,复印件留学工部。
第七步:分卷
每卷120-180页之间,参照10 11年目录
第八步:编码
有文字的就要编码,不可漏页
第九步:录入上传等网上归档工作上级文件:XZ1931,其他为XZ19,若无红头文件,在备考表中注明原因,页数过少将两卷合并。
第十步:打印备考表(每卷一份,放在最后,李部长/张老师签字或盖章),文件移交目录(2份,交档案馆一份自己留一份,需张老师和李老师签字),案卷目录(3份,交档案馆2份,
自己留一份),卷内目录(2份,交档案馆一份,自己留一份)
浙公网安备 33021202002483