品管文件大全(参考)4.1會議管理A.0

名翔恿線股份有限公司 會議管理程序書 文件編號 MS-M2-0103 制訂日期：89年10月26日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0版 頁 次 第1頁共5頁 一、目的 為達成公司政策之一貫性，目標之明朗，掌握工作之進度及預算費用執行狀況及跨部門的工作協調，能配合客戶之 要求 对教师党员的评价套管和固井爆破片与爆破装置仓库管理基本要求三甲医院都需要复审吗 ，提供更好 的產品與服務。 二、範圍 本公司之各項會議均適用之。 三、定義 無 流 程 圖 名翔恿線股份有限公司 會議管理程序書 文件編號 MS-M2-0103 制訂日期：89年10月26日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0版 頁 次 第2頁共5頁 四、權責 單位 五、作業 流程 快递问题件怎么处理流程河南自建厂房流程下载关于规范招聘需求审批流程制作流程表下载邮件下载流程设计 六、作業內容 Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單 No 流程 總經理室 1 會議需求 6.1會議需求 6.1.1定期召開之例行會議 6.1.1.1依ISO規定之管理審查會議。 6.1.1.2營業目標未達成時。 6.1.1.3執行專案時，跨部門之工作協調與溝通；專案完成時。 6.1.2不定期召開之工作會議不列入計劃中。 總務人事組 2 計劃/修訂 6.2計劃/修訂 6.2.1總務人事組主管於每年十二月彙集董事長、總經理、各部門主管與管 理代表下一年度預定召開之各項會議內容，如日期、時間、地點、與 會人員與會議主題等相關資料，排定〝年度會議計劃表〞(MS-G4-0106) 如附件1，呈總經理審核。 6.2.2總務人事組主管依總經理裁示，進行計劃之修訂。 年度會議計劃表 (MS-G4-0106) 總經理 3 審核 6.3審核 6.3.1總經理依年度政策之需求及掌控工作進度之需求，審核〝年度會議計 劃表〞(MS-G4-0106)如附件1，若核可，進入流程4，進行公佈實施 作業若未核可，則回到流程2，進行計劃修訂作業。 年度會議計劃表 (MS-G4-0106) 總務人事組 4 公佈實施 6.4公佈實施 6.4.1總務人事組主管依【文件與資料管制程序書】(MS-M2-0501)之相關規 定將〝年度會議計劃表〞(MS-G4-0106)如附件1辦理公告，並其分發 給董事長、總經理、各部門主管、各單位主管與管理代表，由各會議 召集人據以召開會議。 文件與資料管制 程序書 (MS-M2-0501) 年度會議計劃表 (MS-G4-0106) 名翔恿線股份有限公司 會議管理程序書 文件編號 MS-M2-0103 制訂日期：89年10月26日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0版 頁 次 第3頁共5頁 四、權責 單位 五、作業流程 六、作業內容 Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單 No 流程 相關單位 總務人事組 5 通知 6.5通知 6.5.1各會議召集人依各會議所需之前置時間，以電子郵件、傳真或親自送 交方式，分發〝會議通知單〞(MS-M4-0108)如附件2給各會議之與會 人員，若有變更則另行以電話通知，若為每週召開一次之會議，由各 會議召集人直接通知各會議之與會人員，不需分發〝會議通知單〞 (MS-M4-0108)如附件2。 6.5.2不定期召開之會議，各會議召集人決定會議之日期、時間與地點前， 應避開固定會議召開之日期、時間與地點，若需使用總公司二樓會議 室，須先聯絡總務人事組事務員，確認可以使用後，依本作業內容 6.5.1之相關規定，通知各會議之與會人員。 會議通知單 (MS-M4-0108) 相關單位 6 會前準備 6.6會前準備 6.6.1各會議召集人於召開會議前，依〝會前準備清單〞(MS-M4-0111)如附 件3，進行各項會前準備事宜，各與會人員依職務所需或主管指派， 準備會議所需之資料與文件。 會前準備清單 (MS-M4-0111) 相關單位 7 會議召開 6.7會議召開 6.7.1各與會人員於會議召開時間，準時與會，主席依會議程序依序進行。 6.7.1.1會議程序： A主席宣佈會議開始 B主席致詞 C上次會議決議事項檢討報告 D討論事項 名翔恿線股份有限公司 會議管理程序書 文件編號 MS-M2-0103 制訂日期：89年10月26日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0版 頁 次 第4頁共5頁 四、權責 單位 五、作業流程 六、作業內容 Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單 No 流程 E臨時動議 F結論 G散會 6.7.1.2注意事項 A各與會人員應於會議開始前10分鐘完成簽到。 B各與會人員若因故可能遲到，應於會議開始前與各會議召集人聯 絡報備，未報備者依公司差勤之相關規定論處；若因故無法與會 時，應於會議開始向各會議召集人請假，若未經准假而無故不到 者，依曠職論處。 C若未事先指派記錄人員，主席於會前指派。 D主席應注意議程進行之掌控，把握時效並使議事功能確實發揮。 E會議決議事項由各會議主席負責追蹤管制。 相關單位 8 記錄/修正 6.8記錄 6.8.1會議記錄人員應於會後三個工作天內，完成會議記錄(包含繕寫、打字 與校稿)，呈該會議主席進行審核，會議記錄表格式樣詳見〝會議記錄 首頁〞(MS-M4-0109)如附件4與〝會議記錄內頁〞(MS-M4-0110)如附 件5。 6.8.2會議記錄人員依各會議主席提示，修正遺漏或誤差內容。 會議記錄首頁 (MS-M4-0109) 會議記錄內頁 (MS-M4-0110) 相關單位 9 審核 6.9審核 6.9.1各會議主席依會議內容審核會議記錄是否有遺漏或誤差，若無，進入 流程10，進行分發辦理作業，若有，則回到流程8，進行修正作業。 名翔恿線股份有限公司 會議管理程序書 文件編號 MS-M2-0103 制訂日期：89年10月26日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0版 頁 次 第5頁共5頁 四、權責 單位 五、作業流程 六、作業內容 Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單 No 流程 總務人事組 相關單位 10 分發、辦理 6.10分發、辦理 6.10.1總務人事組事務員依【文件與資料管制程序書】(MS-M2-0501)之相關 規定，進行會議記錄之分發。 6.10.2相關單位依會議決議事項執行，由各會議主席負責跟催。 文件與資料管制 程序書 (MS-M2-0501) 相關單位 11 確認 6.11確認 6.11.1各會議主席確認各會議決議事項之執行結果，並作成報告於下次會 議中，提出檢討。 相關單位 總務人事組 12 記錄存查 6.12記錄存查 6.12.1相關單位主管與總務人事組主管依【品質記錄管制程序書】(MS-M2- 1601)之相關規定，彙集所有相關之表單記錄並妥善保存。 品質記錄管制程 序書 (MS-M2-1601) N A Y 會前準備 通知 公佈實施 Y 審核 計劃/修訂 會議需求 N Y 記錄/修正 審核 分發辦理 確認 會議召開 記錄存查 A