Excel会计信息化教学课件 ppt 作者 刘曜 第14章非手工模式会计核算系统设计

第14章非手工模式会计核算系统设计14.1“Excel会计核算系统”的设计示例：教材P1271.“会计科目表”工作表设计将一张工作表命名为“会计科目表”，在“会计科目表”工作表输入会计科目的编号及名称。“会计科目表”工作表的作用是提供系统使用的会计科目编号及名称。2．“凭证库”工作表设计将一张工作表命名为“凭证库”,设计格式。“凭证库”工作表的作用是提供所有会计业务发生的日期，摘要，会计科目，借（贷）方金额等。3．“检索标准”工作表设计将一张工作表命名为“检索标准”，设计格式。“检索标准”工作表的作用是为“发生额及余额表”工作表中的数据库求和函数DSUM建立检索标准。4．“发生额及余额表”工作表设计将一张工作表命名为“发生额及余额表”，设计格式。首先，将“会计科目表”工作表各会计科目的“科目编号”和“科目名称”复制到本工作表的“科目编号”和“科目名称”栏下，并录入（或从上期复制得到）期初余额。第二步，在“本期发生额”的“借方发生额”和“贷方发生额”栏下输入数据库求和函数DSUM，以求得各会计科目本期“借方发生额”和“贷方发生额”合计数。第三步，在“期末余额”的“金额”栏下输入余额计算公式，以确定各会计科目的期末余额。第四步，在“期末余额”的“借或贷”栏下输入条件公式IF，以确定各会计科目期末余额的方向。“发生额及余额表”工作表的作用是提供所有会计科目的本期发生额合计，以及期初、期末余额。5．会计报表工作表设计以“资产负债表”工作表的设计为例。将一张工作表命名为“资产负债表”，按资产负债表的式样设计格式。该工作表中的B4、C4单元格设计有查找公式VLOOKUP，以在“发生额及余额表”工作表获取库存现金和银行存款的期初（末）余额。VLOOKUP(“ZC1001”,发生额及余额表!A2:H500,4，0)有四个参数。第一个参数：“ZC1001”，明确查找科目的编号（该参数是库存现金科目的编号，若设为“ZC1002”则为银行存款）；第二个参数：发生额及余额表!A2:H500，明确查找区域为“发生额及余额表”工作表的A2:H500（其中500可据需要修改）；第三个参数：4，从“发生额及余额表”工作表知道，明确是查找科目编号为ZC1001的期初余额（若设为8，则为期末余额）；第四个参数：0，意义为精确匹配。14.2系统使用与维护1．系统使用（1）系统设计完成后，每月复制一个文件供该月会计核算使用。（2）当月的期初余额从上月的期末余额复制得到。（3）发生会计业务，在“凭证库”工作表录入有关数据，系统将自动产生“发生额及余额表”工作表和“资产负债表”等工作表数据。可以设计记账凭证格式记录经济业务，然后利用“工作表数据的自动结转”技术将数据转入“凭证库”工作表。这样，界面比较友好，操作方便。（4）数据查询方法若要查询会计业务，选择“凭证库”工作表。若要查询任一会计科目的余额和发生额，选择“发生额及余额表”工作表。若要查询任一会计科目连续的数据变化情况（借、贷方发生额变化情况），在“凭证库”工作表中使用菜单“数据/筛选/自动筛选”功能即可实现。若要查询资产负债表等会计报表，选择“资产负债表”等工作表。2．系统维护（1）系统文件可加密；（2）为防止无意中破坏系统格式设计，对表头、公式等不输入数据的单元格可进行保护；（3）系统可根据需要在“会计科目表”工作表中灵活增减会计科目，但应注意相应调整各工作表公式中的参数。14.3系统特点及适用范围1．系统特点该系统从会计核算最终信息的需要出发来提供会计数据，不受手工会计模式的影响。系统设计简单，只利用了Excel的一些常用功能，不使用任何代码，具有“设计轻松，简单易用，维护方便”的特点，且可利用Excel的分析和网络功能方便地进行后续数据处理。2．系统适用范围（1）这一系统特别适于小企业，几乎不存在设计成本，而且实用，便于操作与维护。（2）可作为一个计算机审计软件。若要对企业的会计核算数据进行审计，只需要提供企业当月“凭证库”工作表和上月期末余额“底层”数据。（3）对仍然采用手工账簿的企业，可作为一个辅助核算系统。只需要在“凭证库”工作表输入会计凭证数据，便可以得到登记总账的“借方发生额”和“贷方发生额”汇总数据。（4）可用于“基础会计学”的教学。一般的会计核算软件，由于看不见程序代码，因而无法了解其数据处理程序。14.4系统优化1．自动生成检索标准检索标准可以用代码自动生成，可参照“商品品种”检索标准的建立。步骤如下：第一，用“会计科目表”工作表替换“编号目录”工作表；第二，在自动生成商品品种检索标准的代码中，将“商品品种”换成“科目编号”，“编号目录”换成“会计科目表”。代码参见教材P134。2．自动填充DSUM公式代码参见教材P135。3．用代码确定期末余额期末余额方向及金额可以依据下面的会计学原理用代码确定。首先，判断期初余额的方向，然后分情况确定：（1）期初余额的方向为“贷”，那么用公式“贷方余额＋贷方发生额－借方发生额”计算余额。如果结果为正数，余额的方向仍为“贷”；如果结果为负数，取绝对值，并且余额的方向转为“借”；如果结果为零，余额的方向记为“平”。（2）期初余额的方向为“借”，那么用公式“借方余额＋借方发生额－贷方发生额”计算余额。如果结果为正数，余额的方向仍为“借”；如果结果为负数，取绝对值，并且余额的方向转为“贷”；如果结果为零，余额的方向记为“平”。（3）期初余额的方向为“平”，那么用公式“借方发生额－贷方发生额”计算余额。如果结果为正数，余额的方向为“借”；如果结果为负数，取绝对值，并且余额的方向记为“贷”；如果结果为零，余额的方向仍为“平”。代码参见教材P137。注：代码中公式"=RC[-4]+RC[-2]-RC[-3]"采用“录制”方式获得（演示：录制获得公式过程）RC[-4]的意义：单元格位置——当前单元格横坐标左移4课堂 练习 飞向蓝天的恐龙练习非连续性文本练习把字句和被字句的转换练习呼风唤雨的世纪练习呼风唤雨的世纪课后练习 ：用“录制”方式获得公式"=RC[-4]+RC[-3]-RC[-2]"4．设计带标签的发生额及余额函数为了更方便地提取各种报表所需的数据，可以设计反映期初、期末余额和本期发生额的6个自定义Excel函数Qcjy、Qcdy、Bqjf、Bqdf、Qmjy、Qmdy。当为函数变量定义科目编号后，自动检索“发生额及余额”工作表上对应科目编号的期初、期末余额和本期发生额。需要某个数据时，只需在报表的相应项目中定义这6个函数的某一个即可。（1）函数Qcjy函数Qcjy确定在“发生额及余额”工作表上对应函数变量所定义科目编号的期初借方余额数据。代码参见教材P138。函数Qcjy取“期初借余（期初借方余额简称）”拼音的第一个字母为名，表示该函数反映某科目的期初借方余额，至于是哪个科目，以函数定义的科目编号来确定。这样，函数Qcjy就带有“期初借方余额”的标签了。注：自定义函数Qcjy的代码利用查找某一记录技术编制比较：自定义函数Qcjy在数据位置确定后，不能直接取数，要作一个查找到的期初余额是否为“借”的判断。因为函数Qcjy的值是期初借方余额，只有所查到的数据方向为借方时才能取数（Bqjf函数不必要）（2）函数Qcdy函数Qcdy确定在“发生额及余额”工作表上对应函数变量所定义科目编号的期初贷方余额数据。代码参见教材P139。（3）函数Bqjf函数Bqjf确定在“发生额及余额”工作表上对应函数变量所定义科目编号的“本期发生额”的“借方发生额”栏数据。代码参见教材P140。（4）函数Bqdf函数Bqdf确定在“发生额及余额”工作表上对应函数变量所定义科目编号的“本期发生额”的“贷方发生额”栏数据。代码参见教材P140。（5）函数Qmjy函数Qmjy确定在“发生额及余额”工作表上对应函数变量所定义科目编号的期末借方余额数据。代码参见教材P141。（6）函数Qmdy函数Qmdy确定在“发生额及余额”工作表上对应函数变量所定义科目编号的期末贷方余额数据。代码参见教材P142。14.5与手工模式会计核算系统的比较在获取会计信息方面，与手工模式会计核算系统的比较：（1）记账凭证。记账凭证信息可以通过凭证库工作表查得。（2）总账。总账信息可以通过发生额及余额工作表查得。（3）明细账。明细账的借、贷方发生额变化信息，可以通过在“凭证库”工作表中使用菜单“数据/筛选/自动筛选”功能获得；明细账的借、贷方发生额合计及余额信息可以通过发生额及余额工作表查得。（4）报表。报表信息可以在资产负债表等报表查阅。可见，与手工模式会计核算系统比较，所设计的非手工模式会计核算系统完全能提供同样的信息，且设计非常简便。14.6自动编制现金流量表问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ：由于现金流入流出频繁，手工编制现金流量表年终工作量很大。并且，手工操作不可能随时生成现金流量表，为企业管理提供任意时刻的现金流量信息。手工编制报表的方法是，由记账凭证登记账簿，再据账簿编制报表。编制现金流量表也可以采用分析账户得出报表所需数据的方法。但是，由于经济业务多样，账户数据的变动原因复杂，分析账户数据方法比较灵活，因而不便在计算机上进行。注意到账户数据源于凭证，而每一张记账凭证只涉及单一的经济业务，容易分析其对应的现金流量表项目，那么可以考虑直接分析记账凭证得出现金流量表所需数据。这种方法需要解决的问题是，如何将分散的对应现金流量表项目的凭证数据分类汇总。在手工环境下，不可能这样做，因为汇总凭证数据远比从账户上分析取得数据工作量大得多。然而，在计算机环境下，这种方法是完全可行的。从系统的设计可以看出，报表数据如果是本期发生额，可以利用DSUM函数从凭证库工作表上方便地获得。在编制现金流量表正表时，按照现金流量表的项目设置现金（包括现金和现金等价物）科目的子细目。凡是涉及现金收付的业务均按现金子细目编制记账凭证，然后按现金子细目汇总凭证形成现金流量表数据。如销售产品一批，销售价款700000元，应收的增值税额119000元，货款银行已收妥。记借：银行存款——销售商品、提供劳务收到的现金819000贷：主营业务收入700000应交税金——应交增值税（销项税额）119000分录中“销售商品、提供劳务收到的现金”为依据现金流量表项目设置的现金子细目。前期应收账款收回等也同样反映在现金子细目“银行存款（或现金）——销售商品、提供劳务收到的现金”。会计期末，按科目“银行存款（或现金）——销售商品、提供劳务收到的现金”汇总记账凭证即可得到现金流量表“销售商品、提供劳务收到的现金”项目数据。类似地，可以得到现金流量表“补充资料”的非现金项目调整数据。如凡是提取固定资产折旧业务均以“累计折旧”科目的子细目“计提的固定资产折旧费”（为编表增设）反映，按该科目汇总记账凭证数据即得到“固定资产折旧”项目金额。又如“存货的减少”，该项目是指经营性活动存货的变动，但也可能发生投资性活动存货的变动。事先区别经营、投资性活动增设存货类科目的子细目，然后按经营性活动存货的减少或增加汇总即可。本章教学建议：重点放在1.分析会计核算需要提供的数据（可参阅教材P127）2.如何用代码确定期末余额