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Excel经典实用操作技巧35招(图文完美版)

Excel经典实用操作技巧35招(图文完美版)

蒋思明 2018-04-08 评分 0 浏览量 0 0 0 0 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《Excel经典实用操作技巧35招(图文完美版)doc》,可适用于行政领域,主题内容包含Excel经典实用操作技巧招(图文完美版)也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算也许你认为Ex符等。

Excel经典实用操作技巧招(图文完美版)也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算也许你认为Excel也不过如此甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel的最高版本中的一些鲜为人知的技巧入手领略一下关于Excel的别样风情。目录一、建立分类下拉列表填充项二、建立ldquo常用文档rdquo新菜单三、让不同类型数据用不同颜色显示四、制作ldquo专业符号rdquo工具栏五、用ldquo视面管理器rdquo保存多个打印页面六、让数据按需排序七、把数据彻底隐藏起来八、让中、英文输入法智能化地出现九、让ldquo自动更正rdquo输入统一的文本十、在Excel中自定义函数十一、表头下面衬张图片十二、用连字符ldquordquo来合并文本十三、快速打印学生成绩条十四、Excel帮你选函数十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据十六、为单元格快速画边框十七、控制特定单元格输入文本的长度十八、成组填充多张表格的固定单元格十九、改变文本的大小写二十、提取字符串中的特定字符二十一、把基数词转换成序数词二十二、用特殊符号补齐位数二十三、创建文本直方图二十四、计算单元格中的总字数二十五、关于欧元的转换二十六、给表格做个超级搜索引擎二十七、Excel工作表大纲的建立二十八、插入ldquo图示rdquo二十九、熟悉Excel的ldquo从文本到语音rdquo三十、Excel中ldquo摄影rdquo功能的妙用三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用三十二、ldquo驯服rdquoExcel的剪贴板窗口三十三、利用公式审核工具查看数据出处三十四、巧用Excel的ldquo智能鼠标rdquo三十五、Excelldquo监视rdquo窗口的应用  一、建立分类下拉列表填充项  我们常常要将企业的名称输入到表格中为了保持名称的一致性利用ldquo数据有效性rdquo功能建了一个分类下拉列表填充项。  在Sheet中将企业名称按类别(如ldquo工业企业rdquo、ldquo商业企业rdquo、ldquo个体企业rdquo等)分别输入不同列中建立一个企业名称数据库。  选中A列(ldquo工业企业rdquo名称所在列)在ldquo名称rdquo栏内输入ldquo工业企业rdquo字符后按ldquo回车rdquo键进行确认。  仿照上面的操作将B、Chelliphellip列分别命名为ldquo商业企业rdquo、ldquo个体企业rdquohelliphellip  切换到Sheet中选中需要输入ldquo企业类别rdquo的列(如C列)执行ldquo数据rarr有效性rdquo命令打开ldquo数据有效性rdquo对话框。在ldquo设置rdquo标签中单击ldquo允许rdquo右侧的下拉按钮选中ldquo序列rdquo选项在下面的ldquo来源rdquo方框中输入ldquo工业企业rdquoldquo商业企业rdquoldquo个体企业rdquohelliphellip序列(各元素之间用英文逗号隔开)确定退出。  再选中需要输入企业名称的列(如D列)再打开ldquo数据有效性rdquo对话框选中ldquo序列rdquo选项后在ldquo来源rdquo方框中输入公式:=INDIRECT(C)确定退出。  选中C列任意单元格(如C)单击右侧下拉按钮选择相应的ldquo企业类别rdquo填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D)单击下拉按钮即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示:在以后打印报表时如果不需要打印ldquo企业类别rdquo列可以选中该列右击鼠标选ldquo隐藏rdquo选项将该列隐藏起来即可。  二、建立ldquo常用文档rdquo新菜单  在菜单栏上新建一个ldquo常用文档rdquo菜单将常用的工作簿文档添加到其中方便随时调用。  在工具栏空白处右击鼠标选ldquo自定义rdquo选项打开ldquo自定义rdquo对话框(图)。在ldquo命令rdquo标签中选中ldquo类别rdquo下的ldquo新菜单rdquo项再将ldquo命令rdquo下面的ldquo新菜单rdquo拖到菜单栏。图  按ldquo更改所选内容rdquo按钮在弹出菜单的ldquo命名rdquo框中输入一个名称(如ldquo常用文档rdquo)。  再在ldquo类别rdquo下面任选一项(如ldquo插入rdquo选项)在右边ldquo命令rdquo下面任选一项(如ldquo超链接rdquo选项)将它拖到新菜单(常用文档)中并仿照上面的操作对它进行命名(如ldquo工资表rdquo等)建立第一个工作簿文档列表名称。  重复上面的操作多添加几个文档列表名称。  选中ldquo常用文档rdquo菜单中某个菜单项(如ldquo工资表rdquo等)右击鼠标在弹出的快捷菜单中选ldquo分配超链接rarr打开rdquo选项打开ldquo分配超链接rdquo对话框。通过按ldquo查找范围rdquo右侧的下拉按钮定位到相应的工作簿(如ldquo工资xlsrdquo等)文件夹并选中该工作簿文档。  重复上面的操作将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。  以后需要打开ldquo常用文档rdquo菜单中的某个工作簿文档时只要展开ldquo常用文档rdquo菜单单击其中的相应选项即可。提示:尽管我们将ldquo超链接rdquo选项拖到了ldquo常用文档rdquo菜单中但并不影响ldquo插入rdquo菜单中ldquo超链接rdquo菜单项和ldquo常用rdquo工具栏上的ldquo插入超链接rdquo按钮的功能。  三、让不同类型数据用不同颜色显示  在工资表中如果想让大于等于元的工资总额以ldquo红色rdquo显示大于等于元的工资总额以ldquo蓝色rdquo显示低于元的工资总额以ldquo棕色rdquo显示其它以ldquo黑色rdquo显示我们可以这样设置。  打开ldquo工资表rdquo工作簿选中ldquo工资总额rdquo所在列执行ldquo格式rarr条件格式rdquo命令打开ldquo条件格式rdquo对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮选中ldquo大于或等于rdquo选项在后面的方框中输入数值ldquordquo。单击ldquo格式rdquo按钮打开ldquo单元格格式rdquo对话框将ldquo字体rdquo的ldquo颜色rdquo设置为ldquo红色rdquo。  按ldquo添加rdquo按钮并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于字体设置为ldquo蓝色rdquo小于字体设置为ldquo棕色rdquo)。  设置完成后(图)按下ldquo确定rdquo按钮。图看看工资表吧工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。  四、制作ldquo专业符号rdquo工具栏  在编辑专业表格时常常需要输入一些特殊的专业符号为了方便输入我们可以制作一个属于自己的ldquo专业符号rdquo工具栏。  执行ldquo工具rarr宏rarr录制新宏rdquo命令打开ldquo录制新宏rdquo对话框输入宏名如ldquofuhaordquo并将宏保存在ldquo个人宏工作簿rdquo中然后ldquo确定rdquo开始录制。选中ldquo录制宏rdquo工具栏上的ldquo相对引用rdquo按钮然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中再单击ldquo录制宏rdquo工具栏上的ldquo停止rdquo按钮完成宏的录制。  仿照上面的操作一一录制好其它特殊符号的输入ldquo宏rdquo。  打开ldquo自定义rdquo对话框(参见图)在ldquo工具栏rdquo标签中单击ldquo新建rdquo按钮弹出ldquo新建工具栏rdquo对话框输入名称mdashmdashldquo专业符号rdquo确定后即在工作区中出现一个工具条。  切换到ldquo命令rdquo标签中选中ldquo类别rdquo下面的ldquo宏rdquo将ldquo命令rdquo下面的ldquo自定义按钮rdquo项拖到ldquo专业符号rdquo栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。  选中其中一个ldquo自定义按钮rdquo仿照第个秘技的第点对它们进行命名。  右击某个命名后的按钮在随后弹出的快捷菜单中选ldquo指定宏rdquo选项打开ldquo指定宏rdquo对话框选中相应的宏(如fuhao等)确定退出。  重复此步操作将按钮与相应的宏链接起来。  关闭ldquo自定义rdquo对话框以后可以像使用普通工具栏一样使用ldquo专业符号rdquo工具栏(图)向单元格中快速输入专业符号了。图  五、用ldquo视面管理器rdquo保存多个打印页面  有的工作表经常需要打印其中不同的区域用ldquo视面管理器rdquo吧。  打开需要打印的工作表用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉选中它们再右击鼠标在随后出现的快捷菜单中选ldquo隐藏rdquo选项将不需要打印的行(或列)隐藏起来。  执行ldquo视图rarr视面管理器rdquo命令打开ldquo视面管理器rdquo对话框单击ldquo添加rdquo按钮弹出ldquo添加视面rdquo对话框输入一个名称(如ldquo上报表rdquo)后单击ldquo确定rdquo按钮。  将隐藏的行(或列)显示出来并重复上述操作ldquo添加rdquo好其它的打印视面。  以后需要打印某种表格时打开ldquo视面管理器rdquo(如图)选中需要打印的表格名称单击ldquo显示rdquo按钮工作表即刻按事先设定好的界面显示出来简单设置、排版一下按下工具栏上的ldquo打印rdquo按钮一切就OK了。图  六、让数据按需排序  如果你要将员工按其所在的部门进行排序这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序也不是按笔画顺序怎么办可采用自定义序列来排序。  执行ldquo格式rarr选项rdquo命令打开ldquo选项rdquo对话框进入ldquo自定义序列rdquo标签中在ldquo输入序列rdquo下面的方框中输入部门排序的序列(如ldquo机关,车队,一车间,二车间,三车间rdquo等)单击ldquo添加rdquo和ldquo确定rdquo按钮退出。  选中ldquo部门rdquo列中任意一个单元格执行ldquo数据rarr排序rdquo命令打开ldquo排序rdquo对话框单击ldquo选项rdquo按钮弹出ldquo排序选项rdquo对话框(如图)按其中的下拉按钮选中刚才自定义的序列按两次ldquo确定rdquo按钮返回所有数据就按要求进行了排序。图  七、把数据彻底隐藏起来  工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅只好将它隐藏起来了。  选中需要隐藏内容的单元格(区域)执行ldquo格式rarr单元格rdquo命令打开ldquo单元格格式rdquo对话框在ldquo数字rdquo标签的ldquo分类rdquo下面选中ldquo自定义rdquo选项然后在右边ldquo类型rdquo下面的方框中输入ldquordquo(三个英文状态下的分号)。  再切换到ldquo保护rdquo标签下选中其中的ldquo隐藏rdquo选项按ldquo确定rdquo按钮退出。  执行ldquo工具rarr保护rarr保护工作表rdquo命令打开ldquo保护工作表rdquo对话框设置好密码后ldquo确定rdquo返回。  经过这样的设置以后上述单元格中的内容不再显示出来就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。提示:在ldquo保护rdquo标签下请不要清除ldquo锁定rdquo前面复选框中的ldquoorrdquo号这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。  八、让中、英文输入法智能化地出现  在编辑表格时有的单元格中要输入英文有的单元格中要输入中文反复切换输入法实在不方便何不设置一下让输入法智能化地调整呢  选中需要输入中文的单元格区域执行ldquo数据rarr有效性rdquo命令打开ldquo数据有效性rdquo对话框切换到ldquo输入法模式rdquo标签下按ldquo模式rdquo右侧的下拉按钮选中ldquo打开rdquo选项后ldquo确定rdquo退出。以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时中文输入法(输入法列表中的第个中文输入法)自动打开当选中其它单元格时中文输入法自动关闭。  九、让ldquo自动更正rdquo输入统一的文本  你是不是经常为输入某些固定的文本如《电脑报》而烦恼呢那就往下看吧。  执行ldquo工具rarr自动更正rdquo命令打开ldquo自动更正rdquo对话框。  在ldquo替换rdquo下面的方框中输入ldquopcwrdquo(也可以是其他字符ldquopcwrdquo用小写)在ldquo替换为rdquo下面的方框中输入ldquo《电脑报》rdquo再单击ldquo添加rdquo和ldquo确定rdquo按钮。以后如果需要输入上述文本时只要输入ldquopcwrdquo字符此时可以不考虑ldquopcwrdquo的大小写然后确认一下就成了。  十、在Excel中自定义函数  Excel函数虽然丰富但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数来完成一些特定的运算。下面我们就来自定义一个计算梯形面积的函数:  执行ldquo工具rarr宏rarrVisualBasic编辑器rdquo菜单命令(或按ldquoAltFrdquo快捷键)打开VisualBasic编辑窗口。  在窗口中执行ldquo插入rarr模块rdquo菜单命令插入一个新的模块mdashmdash模块。  在右边的ldquo代码窗口rdquo中输入以下代码:FunctionV(a,b,h)V=h*(ab)EndFunction  关闭窗口自定义函数完成。  以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。提示:用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。  十一、表头下面衬张图片  为工作表添加的背景是衬在整个工作表下面的能不能只衬在表头下面呢  执行ldquo格式rarr工作表rarr背景rdquo命令打开ldquo工作表背景rdquo对话框选中需要作为背景的图片后按下ldquo插入rdquo按钮将图片衬于整个工作表下面。  在按住Ctrl键的同时用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉同时选中这些单元格(区域)。  按ldquo格式rdquo工具栏上的ldquo填充颜色rdquo右侧的下拉按钮在随后出现的ldquo调色板rdquo中选中ldquo白色rdquo。经过这样的设置以后留下的单元格下面衬上了图片而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实是图片被ldquo白色rdquo遮盖了)。提示衬在单元格下面的图片是不支持打印的。  十二、用连字符ldquordquo来合并文本  如果我们想将多列的内容合并到一列中不需要利用函数一个小小的连字符ldquordquo就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。  在D列后面插入两个空列(E、F列)然后在D单元格中输入公式:=BCD。  再次选中D单元格用ldquo填充柄rdquo将上述公式复制到D列下面的单元格中B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。  选中E列执行ldquo复制rdquo操作然后选中F列执行ldquo编辑rarr选择性粘贴rdquo命令打开ldquo选择性粘贴rdquo对话框选中其中的ldquo数值rdquo选项按下ldquo确定rdquo按钮E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。  将B、C、D、E列删除完成合并工作。提示:完成第、步的操作合并效果已经实现但此时如果删除B、C、D列公式会出现错误。故须进行第步操作将公式转换为不变的ldquo值rdquo。  十三、快速打印学生成绩条  常有朋友问ldquo如何打印成绩条rdquo这样的问题有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑我在这里给出一种用函数实现的简便方法。  此处假定学生成绩保存在Sheet工作表的A至G单元格区域中其中第行为标题第行为学科名称。  切换到Sheet工作表中选中A单元格输入公式:=IF(MOD(ROW())=PrimePrimeIF(MODROW()(=sheet!A$INDEX(sheet!$A:$GINT(((ROW())))COLUMN())))。  再次选中A单元格用ldquo填充柄rdquo将上述公式复制到B至G单元格中然后再同时选中A至G单元格区域用ldquo填充柄rdquo将上述公式复制到A至G单元格中。  至此成绩条基本成型下面简单修饰一下。  调整好行高和列宽后同时选中A至G单元格区域(第位学生的成绩条区域)按ldquo格式rdquo工具栏ldquo边框rdquo右侧的下拉按钮在随后出现的边框列表中选中ldquo所有框线rdquo选项为选中的区域添加边框(如果不需要边框可以不进行此步及下面的操作)。  同时选中A至G单元格区域点击ldquo常用rdquo工具栏上的ldquo格式刷rdquo按钮然后按住鼠标左键自A拖拉至G单元格区域为所有的成绩条添加边框。按ldquo打印rdquo按钮即可将成绩条打印出来。  十四、Excel帮你选函数  在用函数处理数据时常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的ldquo搜索函数rdquo功能可以帮你缩小范围挑选出合适的函数。  执行ldquo插入rarr函数rdquo命令打开ldquo插入函数rdquo对话框(图)在ldquo搜索函数rdquo下面的方框中输入要求(如ldquo计数rdquo)然后单击ldquo转到rdquo按钮系统即刻将与ldquo计数rdquo有关的函数挑选出来并显示在ldquo选择函数rdquo下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件即可快速确定所需要的函数。图  十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据  有时我们编辑某个工作表(Sheet)时需要查看其它工作表中(Sheet、Sheethelliphellip)某个单元格的内容可以利用Excel的ldquo监视窗口rdquo功能来实现。  执行ldquo视图rarr工具栏rarr监视窗口rdquo命令打开ldquo监视窗口rdquo(图)单击其中的ldquo添加监视rdquo按钮展开ldquo添加监视点rdquo对话框(图)用鼠标选中需要查看的单元格后再单击ldquo添加rdquo按钮。重复前述操作添加其它ldquo监视点rdquo。图图以后无论在哪个工作表中只要打开ldquo监视窗口rdquo即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。  十六、为单元格快速画边框  在Excel以前的版本中为单元格区域添加边框的操作比较麻烦Excel对此功能进行了全新的拓展。  单击ldquo格式rdquo工具栏上ldquo边框rdquo右侧的下拉按钮在随后弹出的下拉列表中选ldquo绘图边框rdquo选项或者执行ldquo视图rarr工具栏rarr边框rdquo命令展开ldquo边框rdquo工具栏(图)。图  单击工具栏最左侧的下拉按钮选中一种边框样式(参见图)然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉即可为相应的单元格区域快速画上边框。提示:如果画错了边框没关系选中工具栏上的ldquo擦除边框rdquo按钮然后在错误的边框上拖拉一下就可以清除掉错误的边框。如果需要画出不同颜色的边框可以先按工具栏右侧的ldquo线条颜色rdquo按钮在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后再画边框即可。这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。  十七、控制特定单元格输入文本的长度  你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告那该多好啊!要实现这一功能对Excel来说也并不难。  例如我们将光标定位到一个登记ldquo年份rdquo的单元格中为了输入的统一和计算的方便我们希望ldquo年份rdquo都用一个四位数来表示。所以我们可以单击ldquo数据rdquo菜单的ldquo有效性rdquo选项。在ldquo设置rdquo卡片ldquo有效性条件rdquo的ldquo允许rdquo下拉菜单中选择ldquo文本长度rdquo。然后在ldquo数据rdquo下拉菜单中选择ldquo等于rdquo且ldquo长度rdquo为ldquordquo。同时我们再来到ldquo出错警告rdquo卡片中将ldquo输入无效数据时显示的出错警告rdquo设为ldquo停止rdquo并在ldquo标题rdquo和ldquo错误信息rdquo栏中分别填入ldquo输入文本非法!rdquo和ldquo请输入四位数年份。rdquo字样。  很显然当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时Excel就会弹出如图所示的警告对话框告诉你出错原因并直到你输入了正确ldquo样式rdquo的数值后方可继续录入。神奇吧其实在Excel的ldquo数据有效性rdquo判断中还有许多特殊类型的数据格式可选比如ldquo文本类型rdquo啊ldquo序列大小rdquo啊ldquo时间远近rdquo啊如你有兴趣何不自作主张自己设计一种检测标准让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。图  十八、成组填充多张表格的固定单元格  我们知道每次打开Excel软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联当然首先就需要同步输入。因此在很多情况下都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。  那么如何对表格进行成组编辑呢首先我们单击第一个工作表的标签名ldquoSheetrdquo然后按住Shift键单击最后一张表格的标签名ldquoSheetrdquo(如果我们想关联的表格不在一起可以按住Ctrl键进行点选)。此时我们看到Excel的标题栏上的名称出现了ldquo工作组rdquo字样我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么我们发现ldquo工作组rdquo中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。  但是仅仅同步输入是远远不够的。比如我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢首先我们得改变第一张表格的数据格式再单击ldquo编辑rdquo菜单的ldquo填充rdquo选项然后在其子菜单中选择ldquo至同组工作表rdquo。这时Excel会弹出ldquo填充成组工作表rdquo的对话框(图)在这里我们选择ldquo格式rdquo一项点ldquo确定rdquo后同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。图  十九、改变文本的大小写  在Excel中为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式也不是数据库而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字其实只要是写进表格中的内容Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。  在Excel中至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是:ldquo=UPPER(源数据格)rdquo将文本全部转换为大写ldquo=LOWER(源数据格)rdquo将文本全部转换成小写ldquo=PROPER(源数据格)rdquo将文本转换成ldquo适当rdquo的大小写如让每个单词的首字母为大写等。例如我们在一张表格的A单元格中输入小写的ldquoexcelrdquo然后在目标单元格中输入ldquo=UPPER(A)rdquo回车后得到的结果将会是ldquoEXCELrdquo。同样如果我们在A单元格中输入ldquomrweiweirdquo然后我们在目标单元格中输入ldquo=PROPER(A)rdquo那么我们得到的结果就将是ldquoMrWeiweirdquo了(图)。图  二十、提取字符串中的特定字符  除了直接输入外从已存在的单元格内容中提取特定字符输入绝对是一种省时又省事的方法特别是对一些样式雷同的信息更是如此比如员工名单、籍贯等信息。如图所示如果我们想快速从A单元格中提取称谓的话最好使用ldquo=RIGHT(源数据格提取的字符数)rdquo函数它表示ldquo从A单元格最右侧的字符开始提取个字符rdquo输入到此位置。当然如果你想提取姓名的话则要使用ldquo=LEFT(源数据格提取的字符数)rdquo函数了。还有一种情况我们不从左右两端开始而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A单元格中提取ldquo武汉rdquo两个字时就只须在目标单元格中输入ldquo=MID(A,,)rdquo就可以了。意思是:在A单元格中提取第个字符后的两个字符也就是第和第两个字。  二十一、把基数词转换成序数词  将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式:大多数的数字在变成序数词都是使用的ldquothrdquo后缀但大凡是以ldquordquo、ldquordquo、ldquordquo结尾的数字却分别是以ldquostrdquo、ldquondrdquo和ldquordrdquo结尾的。而且ldquordquo、ldquordquo、ldquordquo这个数字又不一样它们却仍然是以ldquothrdquo结尾的。因此实现起来似乎很复杂。其实只要我们理清思路找准函数只须编写一个公式就可轻松转换了。不信请看:ldquo=AIF(OR(VALUE(RIGHT(A,))={,,}),PrimethPrime,IF(OR(VALUE(RIGHT(A))={,,,},CHOOSE(RIGHT(A),PrimestPrime,PrimendPrime,PrimerdPrime),PrimethPrime))rdquo。该公式尽管一长串不过含义却很明确:如果数字是以ldquordquo、ldquordquo、ldquordquo结尾的则加上ldquothrdquo后缀如果第原则无效则检查最后一个数字以ldquordquo结尾使用ldquostrdquo、以ldquordquo结尾使用ldquondrdquo、以ldquordquo结尾使用ldquordrdquo如果第、原则都无效那么就用ldquothrdquo。因此如图所示基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。图  二十二、用特殊符号补齐位数  和财务打过交道的人都知道在账面填充时有一种约定俗成的ldquo安全填写法rdquo那就是将金额中的空位补齐或者在款项数据的前面加上ldquo$rdquo之类的符号。其实在Excel中也有类似的输入方法那就是ldquoREPTrdquo函数。它的基本格式是ldquo=REPT(ldquo特殊符号rdquo填充位数)rdquo。  比如我们要在图中A单元格里的数字结尾处用ldquo#rdquo号填充至位就只须将公式改为ldquo=(AREPT(Prime#Prime,LEN(A)))rdquo即可如果我们要将A单元格中的数字从左侧用ldquo#rdquo号填充至位就要改为ldquo=REPT(Prime#Prime,LEN(A)))Ardquo另外如果我们想用ldquo#rdquo号将A中的数值从两侧填充则需要改为ldquo=REPT(Prime#Prime,LEN(A))AREPT(Prime#Prime)LEN(A))rdquo如果你还嫌不够专业要在A单元格数字的顶头加上ldquo$rdquo符号的话那就改为:ldquo=(TEXT(A,Prime$#,##Prime(REPT(Prime#Prime,LEN(TEXT(A,Prime$#,##Prime))))rdquo一定能满足你的要求。图  二十三、创建文本直方图  除了重复输入之外ldquoREPTrdquo函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单就是利用特殊符号的智能重复按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。  比如我们首先制作一张年度收支平衡表然后将ldquoE列rdquo作为直方图中ldquo预算内rdquo月份的显示区将ldquoG列rdquo则作为直方图中ldquo超预算rdquo的显示区。然后根据表中已有结果ldquoD列rdquo的数值用ldquoWingdingsrdquo字体的ldquoNrdquo字符表现出来。具体步骤如下:  在E单元格中写入公式ldquo=IF(D,REPT(PrimenPrime,ROUND(D*,)),PrimePrime)rdquo然后选中它并拖动ldquo填充柄rdquo使E列中所有行都能一一对应D列中的结果(图)接着在G单元格中写入公式ldquo=IF(D,REPT(PrimenPrime,ROUND(D*,)),PrimePrime)rdquo也拖动填充柄至G。我们看到一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现眼前方便直观简单明了。图  二十四、计算单元格中的总字数  有时候我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题除了利用到ldquoSUBSTITUTErdquo函数的虚拟计算外还要动用ldquoTRIMrdquo函数来删除空格。比如现在A单元格中输入有ldquohowmanywordsrdquo字样那么我们就可以用如下的表达式来帮忙:  ldquo=IF(LEN(A)=,,LEN(TRIM(A))LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A),Prime,Prime,PrimePrime)))rdquo该式的含义是先用ldquoSUBSTITUTErdquo函数创建一个新字符串并且利用ldquoTRIMrdquo函数删除其中字符间的空格然后计算此字符串和原字符串的数位差从而得出ldquo空格rdquo的数量最后将空格数就得出单元格中字符的数量了。  二十五、关于欧元的转换  这是Excel中的新工具。如果你在安装Excel时选择的是默认方式那么很可能不能在ldquo工具rdquo菜单中找到它。不过我们可以先选择ldquo工具rdquo菜单中的ldquo加载宏rdquo然后在弹出窗口中勾选ldquo欧元工具rdquo选项ldquo确定rdquo后Excel就会自行安装了。  完成后我们再次打开ldquo工具rdquo菜单单击ldquo欧元转换rdquo一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了(图)。与Excel的其他函数窗口一样我们可以通过鼠标设置货币转换的ldquo源区域rdquo和ldquo目标区域rdquo然后再选择转换前后的不同币种即可。如图所示的就是ldquo欧元rdquo分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然为了使欧元的显示更显专业我们还可以点击Excel工具栏上的ldquo欧元rdquo按钮这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。图  二十六、给表格做个超级搜索引擎  我们知道Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是将填入表格中的所有内容(包括静态文本)都纳入了数据库的范畴之内。我们可以利用ldquo函数查询rdquo对目标数据进行精确定位就像网页中的搜索引擎一样。  比如在如图所示的表格中从A到F的单元格中输入了多名同学的各科成绩。而在A到A的单元格中我们则建立了一个ldquo函数查询rdquo区域。我们的设想是当我们在ldquo输入学生姓名rdquo右边的单元格也就是C格中输入任何一个同学的名字后其下方的单元格中就会自动显示出该学生的各科成绩。具体实现的方法如下:图  将光标定位到C单元格中然后单击ldquo插入rdquo之ldquo函数rdquo选项。在如图弹出的窗口中选择ldquoVLOOKUPrdquo函数点ldquo确定rdquo。在随即弹出的ldquo函数参数rdquo窗口中我们设置ldquoLookupvaluerdquo(指需要在数据表首列中搜索的值)为ldquoCrdquo(即搜索我们在C单元格中填入的人名)ldquoTablearrayrdquo(指数据搜索的范围)为ldquoABrdquo(即在所有学生的ldquo语文rdquo成绩中搜索)ldquoColvindexnumrdquo(指要搜索的数值在表格中的序列号)为ldquordquo(即数值在第列)ldquoRangelookuprdquo(指是否需要精确匹配)为ldquoFALSErdquo(表明不是。如果是就为ldquoTURErdquo)。设定完毕按ldquo确定rdquo。图  此时回到表格单击C单元格我们看到ldquofxrdquo区域中显示的命令行为ldquo=VLOOKUP(CABFALSE)rdquo。复制该命令行在C、C、C、C单元格中分别输入:ldquo=VLOOKUP(CACFALSE)rdquoldquo=VLOOKUP(CADFALSE)rdquoldquo=VLOOKUP(CAEFALSE)rdquoldquo=VLOOKUP(CAFFALSE)rdquo(其参数意义同C中一样不再赘述)。接下来我们就来检验ldquoVLOOKUPrdquo函数的功效。试着在ldquoCrdquo单元格中输入某个学生名比如ldquo赵耀rdquo回车之下我们会发现其下方每一科目的单元格中就自动显示出该生的入学成绩了。  二十七、Excel工作表大纲的建立  和Word的大纲视图一样Excel这个功能主要用于处理特别大的工作表时难以将关键条目显示在同一屏上的问题。如果在一张表格上名目繁多但数据类型却又有一定的可比性那么我们完全可以先用鼠标选择数据区域(图)然后点击ldquo数据rdquo菜单的ldquo分类汇总rdquo选项。并在弹出菜单的ldquo选定汇总项rdquo区域选择你要汇总数据的类别。最后如图所示现在的表格不是就小了许多吗当然如果你还想查看明细的话单击表格左侧的ldquordquo按钮即可。图  二十八、插入ldquo图示rdquo  尽管有大类多种ldquo图表rdquo样式给Excel撑着腰但对于纷繁复杂的数据关系常规的图表表示方法仍显得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel中加入了ldquo图示rdquo的功能。虽然在ldquo插入rdquo菜单的ldquo图示rdquo窗口中只有区区种样式但对于说明数据之间的结构却起到了ldquo四两拨千斤rdquo的效果。比如要显示数据的层次关系可以选择ldquo组织结构图rdquo而要表达资金的流通过程则可以选择ldquo循环图rdquo当然要说明各种数据的交叉重叠性可以选择ldquo维恩图rdquo。你看如图所示的维恩图多么漂亮。而且你还可以右击该图示调出ldquo图示rdquo工具栏。随心所欲地设置ldquo图示样式库rdquo甚至还可以多添加几个圆环。图  二十九、熟悉Excel的ldquo从文本到语音rdquo  这是Excel中的一个抢眼的新功能。它就是让Office软件不仅能写、能算还要能看、能说。尽管目前已经有许多软件都致力于文本的机器朗读但微软的Office不论从语音的柔和度和语气的抑扬顿挫都是其它同类软件不可比拟的。  按照Office的默认安装你可能还不能在Excel的菜单中找到它在我们确认安装了ldquo从文本到语音rdquo的选项后就可以在Excel的ldquo工具rdquo菜单中看到ldquo语音rdquo项目了。如图所示打开一个表格随便选择其中的内容然后单击ldquo从文本到语音rdquo工具栏上的ldquo朗读单元格rdquo按钮此时一个带有磁性的声音就开始一字一句地朗读了。值得一提的是当碰到标点符号时Excel的朗读会自动停顿一会儿然后再接着朗读这一点和其他软件完全不同笔者认为这样的处理更加自然。图  还有一点需要说明的是如果你想调整Excel中语音朗读的速度可以在ldquo控制面板rdquo中双击ldquo语音rdquo图标然后在ldquo文字到语音rdquo卡片上调整即可(图)。图  三十、Excel中ldquo摄影rdquo功能的妙用  这个功能比较另类似乎和计算、统计、排序等等ldquo正统rdquo功能格格不入因为它的作用竟然是mdashmdashldquo抓屏rdquo!而且还不是像ldquoPrintScreenrdquo按钮那样ldquo一把乱抓rdquo而是允许让你通过鼠标进行选择ldquo指哪抓哪rdquo。  要找到这个功能还不太容易我们点击Excelldquo工具rdquo菜单的ldquo自定义rdquo选项。在ldquo命令rdquo卡片的ldquo类别rdquo中点ldquo工具rdquo再在命令栏中找到ldquo摄影rdquo按钮并将它拖到工具栏的任意位置。如果我们想要对表格中的某一部分ldquo照相rdquo只须先选择它们(图)然后按下ldquo摄影rdquo按钮这时该选定区域就被ldquo拍rdquo了下来。然后将鼠标移动到需要显示ldquo照片rdquo的地方(当然也可以是另一张表格)再次按下ldquo摄影rdquo按钮这样刚才被ldquo拍摄rdquo的ldquo照片rdquo就立即粘贴过来了。当然和ldquo照片rdquo一同出现的还有ldquo图片rdquo工具栏。很显然Excel是将它作为一幅图片来对待了我们可随意将它进行旋转、缩放处理。图不过请各位一定要注意:这可不是一般的照片!你可以试着改动原来被我们ldquo拍摄rdquo下来的表格数据看看mdashmdash刷新一下ldquo照片rdquo结果ldquo照片rdquo中的数据竟然也被同步更新了!  三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用  也许我们会奇怪为什么每次打开Excel软件总是打开了一个由张空白表格组成的文件组呢如果你是专业的会计师、统计师或者谙熟于此的表格高手就一定会明白由于计算项目的名目繁多、数据信息的头绪复杂单靠一张表格往往解决不了所有的问题多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当十的制胜法宝。  比如我们首先制作ldquoSheetrdquo为ldquo一班学生成绩表rdquoldquoSheetrdquo为ldquo二班学生成绩表rdquo然后来到ldquoSheetrdquo想进行ldquo一班rdquo和ldquo二班rdquo各科成绩的比较以及ldquo年级平均分rdquo的计算。此时我们就可以将光标定位到目标位置选择好相关函数。然后在Excel弹出的函数对话框中利用数据列表右侧的ldquordquo按钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了。你看如图所示这时函数窗口中就会出现ldquotimes班学生成绩表!timestimes单元格rdquo的字样了。此后不管我们在源单元格中进行怎样的修改在ldquoSheetrdquo的目标位置都会适时进行重新计算。图  三十二、ldquo驯服rdquoExcel的剪贴板窗口  Excel极大地改进了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能最大可以支持容纳个项目(而Excel只能容纳个)。而且这个剪贴板可以在任何Office应用程序之间来回拷贝所以对于经常需要拷贝和粘贴的用户来说确实更加方便。但每次当你连续使用两次ldquo复制rdquo或ldquo剪切rdquo命令时剪贴板就会弹出来和你争夺有限的文档显示空间让人讨厌。好在ldquo驯服rdquo剪贴板的方法非常简单。  笔者建议如果你不希望剪贴板总是出其不意地蹦出来只须点击剪贴板菜单底部的ldquo选项rdquo清除ldquo自动显示Office剪贴板rdquo复选框上的钩。如果你不希望剪贴板的图标出现在系统任务栏上或随时弹出来只须清除掉ldquo在任务栏上显示Office剪贴板的图标rdquo和ldquo复制时在任务栏附近显示状态rdquo两个复选框上的选择。只保留ldquo收集而不显示Office剪贴板rdquo复选框前面的钩即可。  当然在取消剪贴板自动显示功能之后你还可以随时恢复这个功能。比如我们可以自定义一组快捷键以便随时迅速调出剪贴板。从菜单中选取ldquo工具rdquo之ldquo自定义rdquo选项点击弹出对话框下部的ldquo键盘rdquo按钮在弹出对话框的ldquo类别rdquo列表中选取ldquo编辑rdquo然后在对话框右上方的ldquo命令rdquo列表中选取

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