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新入职员工培训经典教材---办公室公文管理讲座.ppt

新入职员工培训经典教材---办公室公文管理讲座.ppt

上传者: 月夜陌路重逢 2017-08-14 评分 4.5 0 78 11 356 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《新入职员工培训经典教材---办公室公文管理讲座ppt》,可适用于行政领域,主题内容包含办公室系统工作规范知识*主要内容公文处理印章管理档案管理*第一部分公文处理一、基本概念二、公文种类三、公文格式四、处理流程第一部分公文处理二、公文种符等。

办公室系统工作规范知识*主要内容公文处理印章管理档案管理*第一部分公文处理一、基本概念二、公文种类三、公文格式四、处理流程第一部分公文处理二、公文种类三、公文格式四、处理流程一、基本概念mdashmdash撰制公文就是根据公务活动的基本需要由法定作者的代表一撰稿人通过领会意图并收集整理有关的信息撰拟成文稿再经审核签发以及整理印制盖印等工作过程形成具有正式效力的公文。一、基本概念(一)基本内容*mdashmdash办理传递文件根据法定的职责权利规定进行收文和发文的处理。发文处理是指以本机关的名义制发公文的过程包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。收文程序指对收到公文的办理过程包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。传递文件是将撰制完毕的文件根据有关规则递送给收文单位的过程。一、基本概念(一)基本内容*mdashmdash管理文件是指公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档、销毁。对文件实施科学系统的保管对秘密文件进行保密维护。一、基本概念(一)基本内容*mdashmdash立卷归档公文办理完毕后应根据《档案法》和其他有关规定及时立卷归档。要对在立卷范围内的文件做系统化整理和编目编制成案卷并在规定的时间内将其移交档案部门。一、基本概念(一)基本内容*mdashmdash严肃性公文作者是法定的具有权威性的。公文不是个人的作品对内对外代表企业。在公务联系中必须以法定的名义行文因此,这种法定作者的职能身份赋予了它在公文处理活动中等同的权威。公文处理活动具有一定的秘密性绝大多数公文都有特定的读者对象一部分公文更因其涉及到企业利益必须以有效的保护手段将其限有于一定的读者群和特定的时空内。一、基本概念(二)基本特性*mdashmdash辅助性公文处理活动是企业生产经营活动的组成部分它为企业的生产经营活动提供了必要的条件和保障因而是一项辅助性活动。从管理学上来说管理的四项基本职能:计划、组织、指挥、控制这些管理职能的实现离不开公文处理因此公文处理活动具有辅助性辅助性又包含业务性、定向性。一、基本概念(二)基本特性*mdashmdash应用性公文处理活动经过了长期的实践反复的探索已经逐步形成了基本完整的具有很强的应用性的思想、程序、方法和技巧。公文处理的实践性要求公文处理的工作人员做为活动的主体应该起到主导的作用充分地发挥积极性和创造性不断提高自身的素质使各种具体门类的技术和方法真正能为我所用投入实际。公文处理的应用性派生了它的专业性和技术性。一、基本概念(二)基本特性*公文处理还具有特定的技术规律特别是各种新的办公材料和技术方法、手段的运用正从根本上改变着公文处理活动的形式、方向、程序、制度和功用使之朝着更可靠、更快更优的方向发展。一、基本概念(二)基本特性*一、基本概念及时准确保密集中(三)基本要求*第一部分公文处理二、公文种类三、公文格式四、处理流程一、基本概念二、公文种类从外延上说公文包含文件公文是大概念文件是公文的一种。从内涵上讲以ldquo文件rdquo形式出现的公文在我们现在的拟文中主要是一些政策性、重要的事项或者是下级单位向上级单位报送的公文。在处理日常事务中经常应用的具有一定格式的文体一般分为行政公文、事务文书和商务文书等三类。*mdashmdash行政文书是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书是依法行政和进行公务活动的重要工具。二、公文种类*mdashmdash事务文书是指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。主要有传真稿、备忘录、请柬、邀请函、贺信(贺电)、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等等。二、公文种类*mdashmdash商务文书是指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书主要有意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等等。二、公文种类*二、公文种类在日常工作中行政公文的使用极为广泛。按《国家行政机关公文处理办法》有关规定行政机关的公文种类有种命令(令)、决定、公告、通告、通报、议案、通知、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。*、文件()董事会、党委、纪委文件()部门文件、情况通报()公司文件、会议纪要()专题会议纪要()办公会会纪要集团公司常用公文种类二、公文种类*一、公文种类适用于批转下级机关公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项任免人员。(一)通知*一、公文种类、通知一般是下行文或者是平行文。不能对上级单位发通知。、作为平行文主要是指发文单位(一般指综合部门)管理事项需要平级部门知晓或执行的事项。(一)通知*二、公文种类注意事项:日常工作中批转转发印发性通知均有附带文件位于正文后的附件位置但他们仍然属于ldquo正文rdquo而不是ldquo附件rdquo因此在正文下行文不必标注ldquo附件rdquo及ldquo附件名称rdquo。如:关于下发《池州海螺道路交通管理》的通知(一)通知*二、公文种类适用于向上级机关汇报工作、反映情况答复上级机关的询问。附:子公司对外报告格式(二)报告*二、公文种类、报告一定是上行文。、报告就是反映情况、汇报工作具有汇报性和陈述性的特点。报告不得夹带请示事项否则上级收文单位可以不予答复。报告最好也不要带建议事项。、除安全事故、特大自然灾害等紧急事项外一般不越级报告。、常用的报告尾语有:ldquo特此报告rdquo、ldquo专此报告rdquo、ldquo请审阅rdquo、ldquo请指正rdquo等。(二)报告*二、公文种类、报告于请示的区别()性质要求不同。报告为汇报工作反映情况答复询问所用因此报告机关不必等待上级机关的答复而请示则是为了某一问题请求上级机关批示或批准的公文请示机关必须要等待上级机关的明确回复。()行文时限不同。报告行文的时限原则是可以在事前、事后或工作进行中行文而请示则必须在事前行文。(二)报告*二、公文种类注意事项:()报告事项真实。报告事项务必真实有喜报喜有忧报忧不能为了取悦上级编造事实。()报告时间及时。报告的目的是为了使上级机关了解下级机关的工作情况违反了时效性报告也就失去了意义。()报告不得夹带请示事项。如果在洋洋洒洒的长篇报告中提出了请示事项并等待批准这就难免贻误工作。(二)报告*二、公文种类适用于向上级机关请求指示、批准。、和报告一样请示一定是上行文。因此同各部门之间不用请示。严格的说应该用ldquo函rdquo但在标题中用很客气、变通的语言如ldquo关于请求(申请)的函rdquo等。(三)请示*二、公文种类、请示应一事一请。因为多事请示收文单位可能在不同的部门办理又可能是其不同的领导分管造成公文运转困难同时降低办文效率。(三)请示*二、公文种类、请示一般只主送一个机关涉及其它上级协办部门的一般用抄送形式但请示不抄送下级单位。如果不主送一个部门可能产生以下两个问题:一是造成问题无法解决因两个主办部门都认为这事不一定是其主办特别是不易办的事二是容易造成主办部门协调困难。(三)请示*二、公文种类、请示类公文应在成文日期后的附注位置注明联系人及电话以便主办部门及时联系以便了解情况及时办复。(三)请示*二、公文种类、请示类公文一般不越级请示。如遇事情紧急、情况重大不越级将贻误工作或已报上级机关但未得到批复、事情急于处理时可作特殊情况处理在越级行文的同时必须同时抄送给直接上级机关。(三)请示*二、公文种类、请示语气宜温和谦恭用词应采用ldquo请rdquo、ldquo拟rdquo、ldquo建议rdquo等不可生硬武断。附:子公司内部请示报告格式(三)请示*二、公文种类适用于答复下级机关的请示事项。、批复一定是下行文是批复下级单位的请示事项。对非下级的单位不能使用批复文种。如:同级单位的各组成部门之间行文上级单位对下级单位行文都不能用批复文种一般是用ldquo函rdquo。(四)批复*二、公文种类、批复一般是对下级单位请示事项批准答复。如果对下级单位请示事项不予同意时一般不用批复用意见(对下级单位)或函(对不相隶属单位)或者用复函。(四)批复*二、公文种类适用于对重要问题提出意见和处理办法。、意见可以是上行文也可以是下行文又可以是平行文。使用ldquo意见rdquo文种发文形式上可以是ldquotimestimes文件rdquo形式也可以是ldquotimestimes(单位)rdquo(发文单位的标识)的形式。(五)意见*二、公文种类、上级单位对下级单位报送的意见类公文一般要给予处理或答复。上级单位下发的意见文中有明确要求的下级单位就遵照执行无明确要求的应参照执行。事后或工作进行中行文而请示则必须在事前行文。(五)意见*二、公文种类适用于不相隶属单位之间商洽工作询问和答复问题请求批准和答复事项。、一定要用于不相隶属单位之间一般是平级单位之间的行文对上级单位或下级单位一般不用函用函也不适合。、注意与批复文种的区别使用上级单位对下级单位之间的批准、答复事项一般都应用ldquo函rdquo而不用批复。(六)函*第一部分公文处理二、公文种类三、公文格式四、处理流程一、基本概念三、公文格式公文格式指公文的外观样式既公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。* 公文格式要素划分为眉首、主体、版记部分、眉首mdashmdash公文的ldquo头rdquo、主体mdashmdash公文的ldquo身rdquo、版记mdashmdash公文的ldquo脚rdquo置于公文首页红色反线(宽度同版心即mm)以上的各要素统称眉首置于红色反线(不含)以下到主题词之间的各要素统称主体置于主题词以下各要素统称版记三、公文格式*眉首的特点是位置相对固定也就是人们所说的红头文件的红头部分。主体的特点是位置经常变动依公文内容的长短而定。公文实质性的内容均在此部分所以称之为ldquo主体rdquo。版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。下面我们将围绕公文上述所划分的三个部分结合公司的实际情况对三个部分进行讲解对我们没有实际意义的国家标准规定的一些其他的公文构成要素就不再阐述我们的要求可能跟国家标准不完全一样。当然我们的格式要求毕竟是为公文的内容服务的是为公文的办理服务的也不是完全按照国家标准来进行的。眉首安徽海螺集团公司部室文安海办号眉首公文的ldquo头rdquo发文机关标识发文字号反线秘密等级mm秘密三、公文格式(一)眉首*、发文单位标识(版头)一般要用全称或规范化简称。、按照新的要求发文字号ldquotimestimes字号rdquo不符合规定正确的是ldquotimestimes号rdquo。二级部门行文中的文头相当于公文的眉首主要包括发文单位、文件类别、划线和发文编号。三、公文格式二级部门通知通报格式(一)眉首*行文用纸:文件标准用纸为国标A纸页面设置:取Word文档的默认格式上下各cm左右各cm页眉cm页脚cm行距:一般为固定值磅随机调整范围为~磅两页以上设页码页码为ldquotimesrdquo字体为宋体小四居中文件为一页的不设页码。行文文头的部分要求:ldquoCONCHrdquo标志统一格式由办公室统一排版各单位用软盘备份后使用。发文单位名与印章一致统一为ldquoXX分厂(处)rdquo字体为黑体四号。文件类别在划线上方一般分为ldquo通知rdquo、ldquo通报rdquo、ldquo纪要rdquo等小标题为黑体小五上下对齐。发文编号由年份和序号两部分组成如号字体为仿宋小五。标题timestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimestimes。特此通知主体公文的ldquo身rdquo主送机关正文附件成文日期印章和附注等关于下发timestimestimestimes的通知公司各单位:附件:、timestimestimestimestimestimes二〇〇八年四月十六日、timestimestimestimestimestimes(二)公文主体三、公文格式*公文标题为黑体二号字、居中上、下各空一行。可分一行或多行排布回行时要做到词义完成排列对称间距恰当。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号。三、公文格式mdashmdash主体、标题*公文标题应注意以下几点:()标题应简明扼要准确反映概括公文内容。()除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号。这也是对标题简明扼要的要求如ldquo关于印发timestimes(内部制度、转发文件)的通知rdquo都不应加标点符号。()一定要表明文种。()还有一些简单事项可以不用标题。如:告诉一个简单的情况或者给某单位反馈一个意见或者仅对某一个单位发个通知等。、标题三、公文格式mdashmdash主体*是指公文的主要受理单位应当使用全称或者规范化简称、统称或同类型单位的统称。同类型单位的统称如:ldquo公司各单位rdquo。()在通常情况下上行文(如请示、报告)、特指性下行文(如批复)、平行文(如函)只写一个主送机关普发性下行文(如决定、通知、通报)写数个主送机关周知性公文(如公告、通告等)可以不写主送机关。、主送机关三、公文格式mdashmdash主体*()主送机关在标题下空行左侧顶格用三号仿宋字体标识回行仍须顶格。其标点符号的用法是:同类机关、单位之间用顿号、不同类机关、单位之间用逗号最后一个主送单位名称后标全角冒号。、主送机关三、公文格式mdashmdash主体*()从公文的起草方面:一是符合党和国家的路线方针政策和法律法规二是符合上级机关的有关指示和要求三是要同现行有关公文相衔接四是要完整、准确地体现发文单位的意图五是全面准确的反映客观实际情况六是提出的政策措施要切实可行七是文字要精确简练表达要准确严密。、正文三、公文格式mdashmdash主体*()从办公室核文的角度总的要求是:观点明确条例要清晰结构严谨内容从事文字精炼表达准确语句通顺。、正文三、公文格式mdashmdash主体*()正文在主送单位名称下行每自然段左空字回行顶格。数字、年份不能回行。字体为仿宋三号字若正文中含有子标题则该子标题加粗不再采用黑体。附:《关于开展一线计划检修劳动竞赛的通知》、正文三、公文格式mdashmdash主体*行文用纸:文件标准用纸为国标A纸页面设置:取Word文档的默认格式上下各cm左右各cm页眉cm页脚cm行距:一般为固定值磅随机调整范围为~磅两页以上设页码页码为ldquotimesrdquo字体为宋体小四居中文件为一页的不设页码。行文文头的部分要求:ldquoCONCHrdquo标志统一格式由办公室统一排版各单位用软盘备份后使用。发文单位名与印章一致统一为ldquoXX分厂(处)rdquo字体为黑体四号。文件类别在划线上方一般分为ldquo通知rdquo、ldquo通报rdquo、ldquo纪要rdquo等小标题为黑体小五上下对齐。发文编号由年份和序号两部分组成如号字体为仿宋小五。审核公文内容注意事项:一是应用公文应完整如:ldquo发文单位名称《公文标题》(发文字号)rdquo。二是公文出现的单位名称要用法定名称或规范化简称不要造成歧义。如果文中要用简称一般首次用全称(以下简称timestimes)然后再用简称。三是公文中的数字除成文日期部分结构层次序数和在一些词语中作为修辞色彩的数字用汉字外应当用阿拉伯数字。四是结构层次序数:一、(一)、、()。、正文三、公文格式mdashmdash主体*附件是对公文的补充或说明是正文的补充材料或参考材料。目的是使正文的主题内容更清晰、明了。附件在正文下空行左空字用三号仿宋字标识ldquo附件rdquo后标全角冒号和名称。(如附件:、timestimestimestimes)。附件应与正文一起装订。、附件三、公文格式mdashmdash主体*附件部分应注意以下几个方面:()公文的主体部分不能作为附件。如:ldquo关于印发helliphellip办法(规定、制度、意见)的通知rdquo经常把ldquo办法rdquo作为附件这是不正确的因为它是公文的主体。()在正文中涉及附件的内容处应加括号注明ldquo见附件rdquo。公文主体中的附件名称应与附件材料上的名称一致。、附件三、公文格式mdashmdash主体*附件部分应注意以下几个方面:()附件应与公文主体装订在一起。若无法装订在一起应在附件的首页右上角注明ldquo发文字号附件:rdquo。()如果附件很多有的材料作为附件又不好表明名称可以在正文中进行ldquo文字处理rdquo如ldquo现将有关材料随文上报请审定rdquo等这样就不需要再用ldquo附件rdquo。、附件三、公文格式mdashmdash主体*附件部分应注意以下几个方面:()如附件不止一份则用阿拉伯数字编列序号上下排布附件名称后不加标点符号。如多个附件的格式排列:附件:、helliphellip、helliphellip、helliphellip、附件三、公文格式mdashmdash主体*确定成文日期应掌握以下原则:()公司领导或部门领导签发的以签发日期为准。()联合行文的以最后一个机关签字日期为准。()需经会议讨论通过的以通过日期为准。()须经上级机关或立法机关批准的以批准日期为准。、成文日期三、公文格式mdashmdash主体*成文日期一律用汉字书写ldquo零rdquo写为ldquo二〇〇八年四月rdquo。如ldquo二〇〇八年四月十五日rdquo不能写为ldquo二〇〇八年四月十五日rdquo不能写为ldquo年月日rdquo也不能写为ldquo二〇〇八年四月十五日rdquo。成文日期应右空格上下位置要视印章大小而定一般情况下应空行以保证印章上距正文在一行之内。、成文日期三、公文格式mdashmdash主体*版记公文的ldquo脚rdquo主题词:项目评估报告抄送:省发改委,省国资委。安徽海螺集团总经办年月日共印:份主题词抄送机关印发机关和印发日期反线印制份数页码三、公文格式(三)版记*主题词:公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。目的:为了便于制作公文索引和计算机存贮和检索以适应办公自动化的需要。步骤:分析归纳出公文中具有检索意义的主题概念再查阅主题词表(如国务院公文主题词表)三、公文格式mdashmdash版记、主题词*()确定主题词的方法、步骤:主题词是确切表达公文主题的规范化名词或名词性短语一般由三至五个构成。准确标注主题词必须先分析归纳出公文中具有检索意义的主题概念。要将主题概念转换成主题词需要查阅各地政府统一编制使用的《公文主题词表》从而将自然语言转化为规范化语言。然后将其标注在版记处规定的位置上。三、公文格式mdashmdash版记、主题词*()标注主题词的原则:先标类别词再标类属词。在标类属词时先标内容词再标形式词。如《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》它的主题词是ldquo文秘工作公文办法rdquo。所有主题词的最后一个词均指该文种。主题词按规定应标注在公文末页下部抄送范围上方。主题词用号黑体字居左顶格标识后标冒号词目之间空字不可用逗号取代空格。三、公文格式mdashmdash版记、主题词*是指抄送给除主送机关之外还需要执行或知晓公文内容的其他机关。、抄送三、公文格式mdashmdash版记*应注意的几个问题:()按新的公文处理办法现在已无ldquo抄报rdquo概念不管对上级还是下级单位都使用ldquo抄送rdquo。()主送和抄送单位的名称应使用全称或者规范化简称或者统称。、抄送三、公文格式mdashmdash版记*应注意的几个问题:()主送和抄送单位的排序。上级单位在前下级单位在后。同级单位之间一般顺序是党委在前。同时主送和抄送单位在内部和外部应ldquo先外后内rdquo。()一般公文不主送(或抄送)受理(或知晓)的内设机构。版记一定要置于公文的最后一页版记的最后一个要素要置于最后一行。、抄送三、公文格式mdashmdash版记*、排版规格除发文机关、公文标题、主题词以及正文小标题有规定外全部用号仿宋体字一般每面排行每行排个字。行距一般为固定值磅随机调整范围为~磅三、公文格式(四)排版规格与印刷装订要求*、制版要求:除首页红头部分双面印刷版面干净无底灰字迹清楚无断划尺寸标准版心不斜误差不超过lmm。三、公文格式(四)排版规格与印刷装订要求*、印刷要求:双面印刷页码套正两面误差不得超过mm。黑色油墨应达到色谱所标BLl%红色油墨应达到色谱所标Y%M%。印品着墨实、均匀字面不花、不白、无断划。三、公文格式(四)排版规格与印刷装订要求*、装订要求:公文应左侧或骑马装订不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落后背平整、不空。两页页码之间误差不超过mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l处允许误差plusmnmm。平订钉锯与书脊间的距离为mm~mm无坏钉、漏钉、重钉钉脚平伏牢固后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差plusmnlmm四角成度无毛茬或缺损。三、公文格式(四)排版规格与印刷装订要求*第一部分公文处理二、公文种类三、公文格式四、处理流程一、基本概念拟稿审核会签签发复核缮印用印登记分发四、处理流程(一)发文处理*四、处理流程(一)发文处理、拟稿。就是拟写公文草稿。公文拟稿的基本规则:行文应当确有必要注重效用。人名、地名、数字、引文要准确。*四、处理流程(一)发文处理、审核。就是对公文文稿进行审查核定。公文排版完毕后打印出文本此文本并不能作为正式公文向外发出还需要进行认真、仔细的校对工作以发现并纠正各种错漏确保公文质量。*四、处理流程(一)发文处理、会签。有两种情况需要会签:一是拟文内容涉及本单位其他部门时拟稿部门主要负责人审核后应送相关部门会签再送办公室核稿二是涉及外单位的或需要与外单位联合发文的应本单位领导审签后送外单位会签。如:公司文件会签单*四、处理流程(一)发文处理、签发。就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字准予印发。以本单位名义制发的上行文由主要负责人或者主持工作的负责人签发以本单位名义制发的下行文或平行文由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。*四、处理流程(一)发文处理、缮印。是对文件进行誊抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等工作。文件的缮印应该以定稿为依据以签发批准的份数为准不能随意增减。缮印好的文件就可以交印章管理人员用印然后进行登记和分发。附:二级部门发文登记表文件资料发放清单*四、处理流程(二)收文处理*、收文的审核:主要是指对收到的下级机关上报的需要办理的公文。文秘部门对收文的审核重点是:是否应由本机关办理是否符合行文规则内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商妥当文种使用、公文格式是否规范。附:二级部门收文登记表四、处理流程(二)收文处理*、拟办指由综合办公部门或业务部门的负责人及有关人员对需要办理的公文提出建议性处理意见的参谋性活动。通过拟办能充分发挥文秘部门及其人员的工作积极性和主观能动性履行其辅助决策和参谋助手的职责切实可行的拟办意见能够方便领导人批办公文时参考能使领导的批办意见在拟办意见的基础上高度明确而具体有助于节省领导人大量的时间和精力。因此拟办意见虽然不是公文办理的最后意见但对领导来说有着重要的参考价值。拟办人员通常是办公室负责人在必要时也可授权。四、处理流程(二)收文处理*、批办是指由机关(部门)领导人对公文办理提出最终处理意见的决策性活动。批办是各级领导行使职权、履行职责的重要手段领导通过对公文的批示指出其采取行动的原则提出解决问题的方法和措施领导人在这一过程中既依法行使其决策权、处置权同时又依法履行其职责完成各项管理活动。四、处理流程(二)收文处理如:公司收文处理标签*第二部分印章管理二、印章分类三、印章管理内容和要求四、用印流程一、印章特性第二部分印章管理二、印章分类三、印章管理内容和要求四、用印流程一、印章特性一、印章特性印章是企业对公文、证件生效负责的凭证具有法定性、权威性和凭证性。*、法定性:任何一个企业的印章都有它的法定名称表明企业的合法存在在公务处理或对内外联络中都以有无法人印章作为是否合法和有效的标志。表现在其刻制、启用、保管、停用、销毁等必须严格按照规范化的程序执行不可随意而为之。、权威性:按法定程序生成和使用的印章是一个企业权力的代表但必须在所限定的范围内使用。、凭证性:印章的使用是文件生效的重要标志是处理法律纠纷的重要依据。法人印章代表企业的法定职权印章的文字部分为单位全称即与公司营业执照的名称相同。法人印章在行使权力时不得超越所在公司董事会所授权的范围。私章主要有手章和名章手章是领导人的手写字体名章是是个人姓名印章主要用于银行支票、合同、协议类凭证、各种报表上。专用章是在日常工作中若全部使用法人印章的话会造成诸多不便因此产生了具有专门业务用途的专用章。常见的有财务专用章、合同专用章等。钢印主要用于粘贴照片的证件上有时用于票据的连接处钢印不能独立使用必须和印章同时使用方能生效。二级机构部门印章是在公司内部以其职责行使部门的权力和凭证对外在一定范围内起到联络作用但对外不具有它所在公司的法人资格。一、印章特性任何一个企业的印章都有它的法定名称表明企业的合法存在在公务处理或对内外联络中都以有无法人印章作为是否合法和有效的标志。表现在其刻制、启用、保管、停用、销毁等必须严格按照规范化的程序执行不可随意而为之。(一)法定性*、法定性:任何一个企业的印章都有它的法定名称表明企业的合法存在在公务处理或对内外联络中都以有无法人印章作为是否合法和有效的标志。表现在其刻制、启用、保管、停用、销毁等必须严格按照规范化的程序执行不可随意而为之。、权威性:按法定程序生成和使用的印章是一个企业权力的代表但必须在所限定的范围内使用。、凭证性:印章的使用是文件生效的重要标志是处理法律纠纷的重要依据。法人印章代表企业的法定职权印章的文字部分为单位全称即与公司营业执照的名称相同。法人印章在行使权力时不得超越所在公司董事会所授权的范围。私章主要有手章和名章手章是领导人的手写字体名章是是个人姓名印章主要用于银行支票、合同、协议类凭证、各种报表上。专用章是在日常工作中若全部使用法人印章的话会造成诸多不便因此产生了具有专门业务用途的专用章。常见的有财务专用章、合同专用章等。钢印主要用于粘贴照片的证件上有时用于票据的连接处钢印不能独立使用必须和印章同时使用方能生效。二级机构部门印章是在公司内部以其职责行使部门的权力和凭证对外在一定范围内起到联络作用但对外不具有它所在公司的法人资格。一、印章特性按法定程序生成和使用的印章是一个企业权力的代表但必须在所限定的范围内使用。(二)权威性*、法定性:任何一个企业的印章都有它的法定名称表明企业的合法存在在公务处理或对内外联络中都以有无法人印章作为是否合法和有效的标志。表现在其刻制、启用、保管、停用、销毁等必须严格按照规范化的程序执行不可随意而为之。、权威性:按法定程序生成和使用的印章是一个企业权力的代表但必须在所限定的范围内使用。、凭证性:印章的使用是文件生效的重要标志是处理法律纠纷的重要依据。法人印章代表企业的法定职权印章的文字部分为单位全称即与公司营业执照的名称相同。法人印章在行使权力时不得超越所在公司董事会所授权的范围。私章主要有手章和名章手章是领导人的手写字体名章是是个人姓名印章主要用于银行支票、合同、协议类凭证、各种报表上。专用章是在日常工作中若全部使用法人印章的话会造成诸多不便因此产生了具有专门业务用途的专用章。常见的有财务专用章、合同专用章等。钢印主要用于粘贴照片的证件上有时用于票据的连接处钢印不能独立使用必须和印章同时使用方能生效。二级机构部门印章是在公司内部以其职责行使部门的权力和凭证对外在一定范围内起到联络作用但对外不具有它所在公司的法人资格。一、印章特性印章的使用是文件生效的重要标志是处理法律纠纷的重要依据。(三)凭证性*、法定性:任何一个企业的印章都有它的法定名称表明企业的合法存在在公务处理或对内外联络中都以有无法人印章作为是否合法和有效的标志。表现在其刻制、启用、保管、停用、销毁等必须严格按照规范化的程序执行不可随意而为之。、权威性:按法定程序生成和使用的印章是一个企业权力的代表但必须在所限定的范围内使用。、凭证性:印章的使用是文件生效的重要标志是处理法律纠纷的重要依据。法人印章代表企业的法定职权印章的文字部分为单位全称即与公司营业执照的名称相同。法人印章在行使权力时不得超越所在公司董事会所授权的范围。私章主要有手章和名章手章是领导人的手写字体名章是是个人姓名印章主要用于银行支票、合同、协议类凭证、各种报表上。专用章是在日常工作中若全部使用法人印章的话会造成诸多不便因此产生了具有专门业务用途的专用章。常见的有财务专用章、合同专用章等。钢印主要用于粘贴照片的证件上有时用于票据的连接处钢印不能独立使用必须和印章同时使用方能生效。二级机构部门印章是在公司内部以其职责行使部门的权力和凭证对外在一定范围内起到联络作用但对外不具有它所在公司的法人资格。第二部分印章管理二、印章分类三、印章管理内容和要求四、用印流程一、印章特性二、印章分类印章主要分为法人印章、私章、专用章、钢印及二级机构部门印章等。*、法定性:任何一个企业的印章都有它的法定名称表明企业的合法存在在公务处理或对内外联络中都以有无法人印章作为是否合法和有效的标志。表现在其刻制、启用、保管、停用、销毁等必须严格按照规范化的程序执行不可随意而为之。、权威性:按法定程序生成和使用的印章是一个企业权力的代表但必须在所限定的范围内使用。、凭证性:印章的使用是文件生效的重要标志是处理法律纠纷的重要依据。法人印章代表企业的法定职权印章的文字部分为单位全称即与公司营业执照的名称相同。法人印章在行使权力时不得超越所在公司董事会所授权的范围。私章主要有手章和名章手章是领导人的手写字体名章是是个人姓名印章主要用于银行支票、合同、协议类凭证、各种报表上。专用章是在日常工作中若全部使用法人印章的话会造成诸多不便因此产生了具有专门业务用途的专用章。常见的有财务专用章、合同专用章等。钢印主要用于粘贴照片的证件上有时用于票据的连接处钢印不能独立使用必须和印章同时使用方能生效。二级机构部门印章是在公司内部以其职责行使部门的权力和凭证对外在一定范围内起到联络作用但对外不具有它所在公司的法人资格。二、印章分类代表企业的法定职权印章的文字部分为单位全称即与公司营业执照的名称相同。法人印章在行使权力时不得超越所在公司董事会所授权的范围。(一)法人印章*、法定性:任何一个企业的印章都有它的法定名称表明企业的合法存在在公务处理或对内外联络中都以有无法人印章作为是否合法和有效的标志。表现在其刻制、启用、保管、停用、销毁等必须严格按照规范化的程序执行不可随意而为之。、权威性:按法定程序生成和使用的印章是一个企业权力的代表但必须在所限定的范围内使用。、凭证性:印章的使用是文件生效的重要标志是处理法律纠纷的重要依据。法人印章代表企业的法定职权印章的文字部分为单位全称即与公司营业执照的名称相同。法人印章在行使权力时不得超越所在公司董事会所授权的范围。私章主要有手章和名章手章是领导人的手写字体名章是是个人姓名印章主要用于银行支票、合同、协议类凭证、各种报表上。专用章是在日常工作中若全部使用法人印章的话会造成诸多不便因此产生了具有专门业务用途的专用章。常见的有财务专用章、合同专用章等。钢印主要用于粘贴照片的证件上有时用于票据的连接处钢印不能独立使用必须和印章同时使用方能生效。二级机构部门印章是在公司内部以其职责行使部门的权力和凭证对外在一定范围内起到联络作用但对外不具有它所在公司的法人资格。二、印章分类主要有手章和名章手章是领导人的手写字体名章是是个人姓名印章主要用于银行支票、合同、协议类凭证、各种报表上。(二)私章*、法定性:任何一个企业的印章都有它的法定名称表明企业的合法存在在公务处理或对内外联络中都以有无法人印章作为是否合法和有效的标志。表现在其刻制、启用、保管、停用、销毁等必须严格按照规范化的程序执行不可随意而为之。、权威性:按法定程序生成和使用的印章是一个企业权力的代表但必须在所限定的范围内使用。、凭证性:印章的使用是文件生效的重要标志是处理法律纠纷的重要依据。法人印章代表企业的法定职权印章的文字部分为单位全称即与公司营业执照的名称相同。法人印章在行使权力时不得超越所在公司董事会所授权的范围。私章主要有手章和名章手章是领导人的手写字体名章是是个人姓名印章主要用于银行支票、合同、协议类凭证、各种报表上。专用章是在日常工作中若全部使用法人印章的话会造成诸多不便因此产生了具有专门业务用途的专用章。常见的有财务专用章、合同专用章等。钢印主要用于粘贴照片的证件上有时用于票据的连接处钢印不能独立使用必须和印章同时使用方能生效。二级机构部门印章是在公司内部以其职责行使部门的权力和凭证对外在一定范围内起到联络作用但对外不具有它所在公司的法人资格。二、印章分类是在日常工作中若全部使用法人印章的话会造成诸多不便因此产生了具有专门业务用途的专用章。常见的有财务专用章、合同专用章等。(三)专用章*、法定性:任何一个企业的印章都有它的法定名称表明企业的合法存在在公务处理或对内外联络中都以有无法人印章作为是否合法和有效的标志。表现在其刻制、启用、保管、停用、销毁等必须严格按照规范化的程序执行不可随意而为之。、权威性:按法定程序生成和使用的印章是一个企业权力的代表但必须在所限定的范围内使用。、凭证性:印章的使用是文件生效的重要标志是处理法律纠纷的重要依据。法人印章代表企业的法定职权印章的文字部分为单位全称即与公司营业执照的名称相同。法人印章在行使权力时不得超越所在公司董事会所授权的范围。私章主要有手章和名章手章是领导人的手写字体名章是是个人姓名印章主要用于银行支票、合同、协议类凭证、各种报表上。专用章是在日常工作中若全部使用法人印章的话会造成诸多不便因此产生了具有专门业务用途的专用章。常见的有财务专用章、合同专用章等。钢印主要用于粘贴照片的证件上有时用于票据的连接处钢印不能独立使用必须和印章同时使用方能生效。二级机构部门印章是在公司内部以其职责行使部门的权力和凭证对外在一定范围内起到联络作用但对外不具有它所在公司的法人资格。二、印章分类主要用于粘贴照片的证件上有时用于票据的连接处钢印不能独立使用必须和印章同时使用方能生效。(四)钢印*、法定性:任何一个企业的印章都有它的法定名称表明企业的合法存在在公务处理或对内外联络中都以有无法人印章作为是否合法和有效的标志。表现在其刻制、启用、保管、停用、销毁等必须严格按照规范化的程序执行不可随意而为之。、权威性:按法定程序生成和使用的印章是一个企业权力的代表但必须在所限定的范围内使用。、凭证性:印章的使用是文件生效的重要标志是处理法律纠纷的重要依据。法人印章代表企业的法定职权印章的文字部分为单位全称即与公司营业执照的名称相同。法人印章在行使权力时不得超越所在公司董事会所授权的范围。私章主要有手章和名章手章是领导人的手写字体名章是是个人姓名印章主要用于银行支票、合同、协议类凭证、各种报表上。专用章是在日常工作中若全部使用法人印章的话会造成诸多不便因此产生了具有专门业务用途的专用章。常见的有财务专用章、合同专用章等。钢印主要用于粘贴照片的证件上有时用于票据的连接处钢印不能独立使用必须和印章同时使用方能生效。二级机构部门印章是在公司内部以其职责行使部门的权力和凭证对外在一定范围内起到联络作用但对外不具有它所在公司的法人资格。二、印章分类是在公司内部以其职责行使部门的权力和凭证对外在一定范围内起到联络作用但对外不具有它所在公司的法人资格。(五)二级部门印章*、法定性:任何一个企业的印章都有它的法定名称表明企业的合法存在在公务处理或对内外联络中都以有无法人印章作为是否合法和有效的标志。表现在其刻制、启用、保管、停用、销毁等必须严格按照规范化的程序执行不可随意而为之。、权威性:按法定程序生成和使用的印章是一个企业权力的代表但必须在所限定的范围内使用。、凭证性:印章的使用是文件生效的重要标志是处理法律纠纷的重要依据。法人印章代表企业的法定职权印章的文字部分为单位全称即与公司营业执照的名称相同。法人印章在行使权力时不得超越所在公司董事会所授权的范围。私章主要有手章和名章手章是领导人的手写字体名章是是个人姓名印章主要用于银行支票、合同、协议类凭证、各种报表上。专用章是在日常工作中若全部使用法人印章的话会造成诸多不便因此产生了具有专门业务用途的专用章。常见的有财务专用章、合同专用章等。钢印主要用于粘贴照片的证件上有时用于票据的连接处钢印不能独立使用必须和印章同时使用方能生效。二级机构部门印章是在公司内部以其职责行使部门的权力和凭证对外在一定范围内起到联络作用但对外不具有它所在公司的法人资格。第二部分印章管理二、印章分类三、印章管理内容和要求四、用印流程一、印章特性基本内容审批、登记、用印、留存基本要求严细规范、稳而慎之三、印章管理的基本内容和要求*第一部分印章管理二、印章分类三、印章管理内容和要求四、用印流程一、印章特性四、用印基本流程*通常情况用印有三种渠道:一种是部门直接申请公司领导主要负责人审批用印二种是由具体部门提出相关部门会签分管领导审签公司主要领导审批。三种是根据公司法定代表人授权给被授权人内容范围、时间等予以确认用印。总之在日常印章管理使用中要严格遵守集团公司安海政字年第号文件《关于下发〈法人公章管理办法〉的通知》在职权范围内使用不可乱制滥用。四、用印基本流程通常情况用印有三种渠道:一种是部门直接申请公司领导主要负责人审批用印二种是由具体部门提出相关部门会签分管领导审签公司主要领导审批。三种是根据公司法定代表人授权给被授权人内容范围、时间等予以确认用印。*、使用法人公章必须在董事会授权范围内发生的经营管理事项包括:()公司各种文件、对外函电、证明(申请)及介绍信()各类会计、税务报表及其他报表()物资采购和产品销售业务之外的合同、协议()生产经营活动中需要使用法人公章的其他事项。、党委印章仅限于党务工作。、业务专用章仅限于公司采购、销售、财务等相关业务使用。四、用印基本流程(一)法人公章使用法人公章必须由公司总经理批准用印范围必须在董事会授权范围内发生的经营管理事项包括:、公司各种文件、对外函电、证明(申请)及介绍信、各类会计、税务报表及其他报表、物资采购和产品销售业务之外的合同、协议、生产经营活动中需要使用法人公章的其他事项。附:公司用印申请表*、使用法人公章必须在董事会授权范围内发生的经营管理事项包括:()公司各种文件、对外函电、证明(申请)及介绍信()各类会计、税务报表及其他报表()物资采购和产品销售业务之外的合同、协议()生产经营活动中需要使用法人公章的其他事项。、党委印章仅限于党务工作。、业务专用章仅限于公司采购、销售、财务等相关业务使用。四、用印基本流程(二)二级部门印章二级部门印章须由公司分管领导批准用印。具体使用范围:、除办公室印章外其他部门印章原则上仅限于公司内部使用、职能部门在行使职能管理或向集团内相关单位进行联系工作可加盖本部门印章、二级部门之间的工作联系函以部门领导签字为准不得加盖印章。附:公司二级部门用印申请表*、使用法人公章必须在董事会授权范围内发生的经营管理事项包括:()公司各种文件、对外函电、证明(申请)及介绍信()各类会计、税务报表及其他报表()物资采购和产品销售业务之外的合同、协议()生产经营活动中需要使用法人公章的其他事项。、党委印章仅限于党务工作。、业务专用章仅限于公司采购、销售、财务等相关业务使用。四、用印基本流程(三)党务印章仅限于公司采购、销售、财务等相关业务使用。仅限于党务工作。(四)业务专用章*、使用法人公章必须在董事会授权范围内发生的经营管理事项包括:()公司各种文件、对外函电、证明(申请)及介绍信()各类会计、税务报表及其他报表()物资采购和产品销售业务之外的合同、协议()生产经营活动中需要使用法人公章的其他事项。、党委印章仅限于党务工作。、业务专用章仅限于公司采购、销售、财务等相关业务使用。第三部分档案管理二、基本内容三、基本流程四、企业档案分类一、和文件资料的区别档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三部分档案管理*公文办理完毕后应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定对具有查考利用价值的公文应及时整理(立卷)、归档按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。、文件要求办理的事项已经办理完毕、在公文处理程序上办理完毕并不是效用完毕、在逻辑上有往来的文件要收集到一起才能视为完毕。《档案法》第二条明确规定档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案与文件的联系与区别:档案与文件之间有着密不可分的联系。档案是有价值并经过归档保存的文件材料的集合体。文件是档案的前身档案是文件的归宿。档案和资料都是知识的载体都是社会生产实践活动不可缺少的资源条件在一定条件下两者可以相互转化。两者的区别在于:、同本单位实践活动关系不同。凡是直接记述和反映本单位活动并应归档保存的属档案资料则是为了工作参考的目的而收集购买来的材料。、对本单位所发挥的作用不同。档案是本单位活动的直接记录因此它具有历史的查考作用和凭证作用。而资料则是收集或利用各种手段索取来的材料对本单位的活动不具有凭证作用。第三部分档案管理二、基本内容三、基本流程四、企业档案分类一、和文件资料的区别档案与文件的联系与区别:档案与文件之间有着密不可分的联系。档案是有价值并经过归档保存的文件材料的集合体。文件是档案的前身档案是文件的归宿。档案和资料都是知识的载体都是社会生产实践活动不可缺少的资源条件在一定条件下两者可以相互转化。一、档案和文件资料的区别*公文办理完毕后应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定对具有查考利用价值的公文应及时整理(立卷)、归档按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。、文件要求办理的事项已经办理完毕、在公文处理程序上办理完毕并不是效用完毕、在逻辑上有往来的文件要收集到一起才能视为完毕。《档案法》第二条明确规定档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案与文件的联系与区别:档案与文件之间有着密不可分的联系。档案是有价值并经过归档保存的文件材料的集合体。文件是档案的前身档案是文件的归宿。档案和资料都是知识的载体都是社会生产实践活动不可缺少的资源条件在一定条件下两者可以相互转化。两者的区别在于:、同本单位实践活动关系不同。凡是直接记述和反映本单位活动并应归档保存的属档案资料则是为了工作参考的目的而收集购买来的材料。、对本单位所发挥的作用不同。档案是本单位活动的直接记录因此它具有历史的查考作用和凭证作用。而资料则是收集或利用各种手段索取来的材料对本单位的活动不具有凭证作用。两者的区别在于:、同本单位实践活动关系不同。凡是直接记述和反映本单位活动并应归档保存的属档案资料则是为了工作参考的目的而收集购买来的材料。、对本单位所发挥的作用不同。档案是本单位活动的直接记录因此它具有历史的查考作用和凭证作用。而资料则是收集或利用各种手段索取来的材料对本单位的活动不具有凭证作用。一、档案和文件资料的区别*公文办理完毕后应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定对具有查考利用价值的公文应及时整理(立卷)、归档按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。、文件要求办理的事项已经办理完毕、在公文

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