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项目启动会应该注意的几点

项目启动会应该注意的几点

上传者: 神话里de小三 2017-12-18 评分 0 0 0 0 0 0 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《项目启动会应该注意的几点docx》,可适用于项目管理领域,主题内容包含开个好头万事不难。项目启动会作为项目建设生命周期的开始其意义和难度不言而喻。作为项目管理办公室的负责人需要特别重视项目启动会的召开杜绝走过场避免虽然符等。

开个好头万事不难。项目启动会作为项目建设生命周期的开始其意义和难度不言而喻。作为项目管理办公室的负责人需要特别重视项目启动会的召开杜绝走过场避免虽然知道其重要但不知道如何才能将其开好。本文结合公司信息系统项目的实际经验总结归纳出项目外部启动会议的目的(作用)、需要参会的人员和会上需要介绍的主要内容为甲乙各方项目经理更好地组织和召开项目外部启动会议提供参考。这里的项目启动会指的是项目外部启动会需要甲乙双方共同考虑组织、参与的会议。  (一)项目启动会议所处的项目生命周期时间点一般而言项目启动会议在项目招投标结束甲方选定了项目乙方后双方基本谈拢了合同就会商议在合适的时间召开项目启动会。因此项目启动会在双方签署完合同后即可召开项目启动会。(二)项目启动会由谁来组织项目启动会由甲方来组织。具体到人由甲方的项目管理办公室负责人来组织。但在国内很多企业因在项目立项前期就指定了项目经理因此项目启动会的组织工作由甲方的项目经理来负责。因在中标通知工作完毕后项目乙方也会指定项目经理故乙方的项目经理一般会被要求配合甲方的项目启动会工作。(三)项目启动会召开的场地和目的  项目启动会议一般选择在建设方或用户方现场召开。主要是让项目建设方、用户方、监理方(如有)等项目主要干系方对该项目的整体情况(包括项目的建设背景、项目总体规划及项目团队成员等信息)有一个清晰的认识和了解让项目各主要干系方清楚各自的职责和义务让项目建设方、用户方在项目建设的过程中所需要给予的支持和配合给予承诺从而让各方就项目建设的相关事宜达成共识。(四)与会人员有哪些一般而言甲方乙方监理方的主管领导、甲方的项目团队成员、甲方业务部门代表、甲方系统用户代表、监理方团队代表、乙方项目团队成员均需要参加项目启动会。其中甲方的副总级别人员主持项目启动会甲乙双方的老总人员均需要在会上宣讲。  (五)会议议程及主要内容A甲方会议主持人(通常是甲方副总)宣布召开启动会议介绍与会领导和人员介绍会议议程。B甲方项目管理办公室负责人介绍项目总体情况(项目立项、资金预算、项目招投标、项目建设周期)、项目中标方名称、甲方项目经理名称。C乙方项目主管介绍项目情况和项目的建设方案通常由乙方技术主管、总工程师、分管领导负责介绍。同时宣告乙方项目经理名字。D乙方领导发言。就本项目的建设做出工作指示许诺项目的支撑资源向甲方保证将按质按量完成项目建设。E甲方领导发言。甲方领导重申项目重视情况并宣布项目正式启动。在乙方项目主管介绍项目情况和项目的建设方案时将讲述如下内容:A介绍乙方基本情况让甲方各参与者对乙方的实力有所了解对完成系统建设的能力充满期待。B介绍项目背景说明项目立项之前甲方存在哪些问题进而引出现在做的工作将是为了解决XX问题。需要注意的是介绍资料要详细列出存在哪些问题如沟通不畅是哪些部门单位沟通不畅哪些系统之间无数据或者弱数据沟通。信息孤岛哪里存在信息孤岛这些孤岛不串接起来会怎样?串接起来又怎样?C接下来讲述将如何去解决这些问题。如在部门单位现有业务系统之间构建一个XXX系统(包括系统功能介绍)完成什么样的业务串联有什么样的意义对于甲方现有内部管理流程、服务能力、商业价值等方面有些什么样的帮助。需要注意的是由如何解决这些问题来阐述系统建设的意义是领导真正关心的价值点要尽可能说明白这方面的内容。D有提出了解决方案后PPT还应该讲述期待甲方、业务单位如何配合工作哪些工作需要甲方、业务单位积极参与。如需求调研工作详细列出将去哪些单位了解组织架构、业务过程希望部门单位提供业务能手协助和讲解单位现有业务系统、现有业务流程需求评审工作将组织甲方业务部门代表逐条评审确认需求说明书内容系统用户验证测试与试运行工作希望XXX部门单位提供测试场地、组织测试资源进行测试与试运行工作。同时阐述项目总体规划、项目各主要干系方的责任和义务项目存在的风险及其应对策略(包括项目实施计划、项目开展)。E最后介绍乙方对项目的寄语展望。    需要注意的是由于项目启动会议主要是信息展示而不是讨论一般时间都比较短因此一些需要与会各方认可或承诺的事宜需要在启动会议前沟通清楚否则会严重影响启动会议的效果。  (五)总结  能否开好项目启动会议关键取决于前期准备工作是否做得充分和到位当然启动会议文稿的组织、会议的形式、各发言人的临场表达也非常重要。ldquo片言以居要一目能传神rdquo愿启动会议的组织者、参与者能充分利用项目启动会议上有限的时间达到非常的效果同时借用项目启动会议这一契机用团队的智慧点亮项目前进道路上的明灯。

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