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财务档案管理操作指引.docx

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上传者: 没有你我一样可以快乐 2017-05-22 评分 5 0 463 63 2103 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《财务档案管理操作指引docx》,可适用于行政领域,主题内容包含财务档案管理操作指引总则制定目的:财务档案是记录和反映公司经营全过程的重要经济史料和凭证是公司档案的重要组成部分。为加强财务部财务档案的管理规范财务符等。

财务档案管理操作指引总则制定目的:财务档案是记录和反映公司经营全过程的重要经济史料和凭证是公司档案的重要组成部分。为加强财务部财务档案的管理规范财务档案管理过程中所涉及环节妥善管理财务档案避免由于管理不善而导致公司遭受损失特制定本指引。适用范围:本指引适用于SC置业集团在成都成立的公司包括但不限于:XX高房地产成都)有限公司、四川XX高房地产有限公司、XX高实业成都)有限公司、四川忠信物业管理有限公司、成都市旺权投资有限公司。管理部门:由财务部设财务档案管理员集中统一管理财务部财务档案。财务档案的定义:本指引所称档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料以及其它记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。上述资料除特殊说明外均指原件。财务档案的范围及分类会计凭证:含会计原始凭证、记账凭证、汇总记账凭证、其他会计凭证会计账簿:含日记账包括现金和银行存款日记账)、总分类账、科目明细账、往来明细账、成本费用明细账、台账及其他辅助账等会计报表:月度、季度、年度财务报告包括会计报表、附表、附注及文字说明其他财务报告统计报表:对外部单位报送的相关统计报表经济合同:含工程施工合同含结算资料)、加工承揽合同、土地出让合同、投融)资合同、设计合同、广告合同、销售合同及各种购销合同等收据、发票:含公司所有收据、发票税务机关颁发的发票领购簿、以及自制的收据、发票领用登记簿。纳税资料:纳税申报表及其他报送税务局的相关资料电子资料存储介质:含账套备份数据及各种电子文档、电子表格等。其他类:审计报告、验资报告、银行存款余额调节表、银行对账单、现金盘点表、债权债务确认单内、外部单位往来和个人往来)、银行开户资料、证件如税务登记证等、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁册、其他应当保存的会计核算专业资料。财务档案的整理应遵循财务工作的规范定期按照财务档案整理的要求对会计凭证、会计账簿、会计报表等进行整理形成公司财务档案。财务档案可暂由财务部会计人员保管出纳人员不得兼任)年度终了后会计人员造册移交给财务档案管理员并由公司财务部负责人监交一般要求在每年六月底前交接完毕。财务档案整理原则财务档案的整理原则是ldquo分类、有序、装订成册、分类存档rdquo即档案按类别、时间顺序整理好后填制封面装订成册将装订成册的档案分类归档。各类财务档案整理要点由于财务档案种类不同整理要点略有不同:类别整理要点封面备注会计凭证、检查日期、编号是否齐全、摘除凭证内的金属物、建议用ldquo三针引线法rdquo装订装订厚度一般厘米。凭证封面及侧面附表)会计帐薄、建议用A纸横向打印、编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、明细账、账本封口外要加盖有关印章、整理后贴印花税票并注销注销标记应骑缝会计帐薄封面附表)会计报表、每期会计报表顺序按照会计报表报送要求顺序排列、整理后装订成册装入文件盒文件盒封面及侧面附表)经济合同、整理后装入文件盒内、填制经济合同卷内目录附表)、工程合同涉及决算应将决算资料附在合同后面一并归档文件盒封面及侧面附表)收据发票、按《票据管理操作指引》的规定填制封面、交财务部收据、发票管理员核销纳税资料、分主管税务机关国、地税分开各税务局或所分开)、整理后装订成册装入文件盒、填制资料卷内目录附表)文件盒封面及侧面附表)电子资料储存介质、财务软件账套数据由资讯科技部定期备份银行对账单和余额调节表及现金盘点表、附在每月记账凭证后统一装订成册其它资料、财务移交清册、财务档案保管及销毁清册、永久保管的财务档案要单独组卷、整理后装订成册装入文件盒、填制资料卷内目录附表)文件盒封面及侧面附表)财务档案的保管财务档案的保管财务档案的保管应采用专用库房、专用箱柜库房要上锁不得随意乱放。发现问题及时报告财务负责人进行处理。财务档案要系统管理做到存放有序、整齐、系统排列。在档案保存期间要做好防火、防水、防盗、防潮、防虫、防霉等工作严防毁损、散失和泄密。发观问题及时采取补救措施确保档案资料安全。妥善保管存有财务信息的磁性介质或其他介质注意防磁防潮。机构变动或档案管理人员调动时都应办理手续。由原管理人员编制财务档案移交清册将全部档案逐一点交接管人员接收双方及监交人在清册上签字。财务档案保管期限会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类原始凭证年记帐凭证年汇总凭证年涉及外事的凭证永久二会计帐簿类总帐年包括日记总帐明细帐年日记帐年现金和银行存款日记账保管年固定资产帐永久固定资产卡片固定资产投资清理后保管年辅助帐簿年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告月度财务报告年包括文字分析年度财务报告决算)永久包括文字分析四其他类会计移交清册年会计档案保管清册永久会计档案销毁清册永久银行余额调节表年银行对帐单年各类经济合同、纳税资料年财务软件账套备份数据年至该系统停止使用或有重大修改后的年其它电子资料年 财务档案的借阅公司内部人员需查阅财务档案时要经财务负责人同意并由档案管理人员陪同查阅。外单位需查阅财务档案要有正式介绍信经档案公司财务负责人同意后方可办理查阅手续。调阅财务档案资料原件外出时的要经所属公司财务负责人同意并填写ldquo财务档案借阅领用审批单rdquo附表)在财务档案调阅登记册上登记归还时进行注销登记。遇特殊情况需将财务档案资料拆本使用时必须经财务负责人批准会计档案资料拆本使用后财务档案员要及时装订成册。财务档案的销毁财务档案的保管期限从该档案所属会计年度终了后的第一天算起。每年月财务部应对所管档案进行清理对达到保管期限确已失去保留价值的财务档案资料由财务档案机构提出销毁意见编制会计档案销毁清册见附表)列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容并填制销毁审批表见附表)报财务部负责人和公司法人审批并签署意见。销毁财务档案时财务档案员要认真核对并会同内部稽核人员及监销人员到销毁现场监销防止失密销毁后财务档案员及内部稽核人员和监销人员要在销毁清册上签名将监销情况报告财务部负责人和公司总经理、公司法人。对应销毁财务档案中的未清债权、债务原始凭证要单独抽取分别立卷由财务档案管理员保管到结清债权债务为止。附则本指引自颁发之日起开始执行。附表记账凭证册二O一一年三月三十一日企业名称XX高房地产成都)有限公司凭证种类记账凭证时间年月日起至年月日号数自号至号记账凭证张数附记本月共玖册本月第壹册――――――――――――――――――――――――――――――――――记账凭证册二O一一年三月三十一日企业名称XX高房地产成都)有限公司凭证种类记账凭证时间年月日起至年月日号数自号至号记账凭证张数附记本月共玖册本月第贰册房地产年月号《》房地产年月号《》房地产年月号《》房地产年月号《》房地产年月号《》房地产年月号《》房地产年月号《》房地产年月号《》房地产年月号《》房地产年月号《》房地产年月号《》房地产年月号《》附表XX高房地产成都)有限公司总账二O一O年度)XX高房地产成都)有限公司现金二O一O年度)XX高房地产成都)有限公司明细账二O一O年度)【I】XX高房地产成都)有限公司明细账二O一O年度)【Ⅱ】附表XX高房地产︵成都︶有限公司财务报告(年度)XX高房地产︵成都︶有限公司审计报告验资报告年)XX高房地产成都)有限公司审计报告验资报告二O一O年度)XX高房地产成都)有限公司财务报告二O一O年度)附表经济合同卷内目录合同性质:序号合同编号对方单位合同内容签订日期金额备注                                                                                                                                                                                                                                移交人:接交人:监交人: 年月日附表资料卷内目录资料类别:项目名称:序号资料名称备注                                                                                                      接交人:监交人:移交人:年月日附表财务档案借阅领用审批单申请部门 申请日期 档案类型 档案页数 档案名称 审批人 利用人 利用档案事由及天数  收档案情况  备注 财务档案借阅领用审批单申请部门 申请日期 档案类型 档案页数 档案名称 审批人 利用人 利用档案事由及天数  收档案情况  备注 附表XXXX公司财务档案销毁清册序号类别细类所属年度所属月份规定保存期限实际保存年限编号、册数销毁时间销毁人签字监销人签字内部稽核人签字                                                                                                                                                                                                                                                第页共页附表会计档案销毁清册审批表   销毁内容销毁因由审核意见会计凭证:卷册)  会计帐簿:卷册)  会计报表:卷册) 财务部负责人:其他类:卷册)共计:卷册) 年月日   具体内容见清册  第页至第页       公司总经理:  年月日       经办人:  年月日     财务档案管理员:公司法人:  年月日 年月日    

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