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公司公文管理制度-详尽版(附表格及流程).doc

公司公文管理制度-详尽版(附表格及流程).doc

上传者: 陈豫志 2017-07-31 评分1 评论0 下载0 收藏0 阅读量365 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《公司公文管理制度-详尽版(附表格及流程)doc》,可适用于行政领域,主题内容包含公文管理制度目录一、目的二、适用范围三、常用公文文种四、版面要求五、公文内容要素划分及格式要求六、公文处理、收文处理、发文处理七、会签权限八、保密规符等。

公文管理制度目录一、目的二、适用范围三、常用公文文种四、版面要求五、公文内容要素划分及格式要求六、公文处理、收文处理、发文处理七、会签权限八、保密规定九、附则十、附件、公文样本、公文稿纸、发文流程、文件呈阅表、收文流程公文管理制度一、目的为规范公司各类办公文件的管理提高工作效率根据国家相关规定结合公司实际情况特制定本管理制度。二、适用范围本制度适用于公司各类办公文件的处理。三、常用公文文种、公文包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共计个种类。、我公司用的公文种类有:通知、通报、报告、请示、函、纪要、决定等。通知:适用于发布和传达公司内部事项通报:适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要事项报告:适用于向上级单位汇报工作反映情况答复询问请示:适用于向上级单位请求指示和批准函:适用于不相隶属单位之间的商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项纪要:适用于记录、传达会议情况和议定事项决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排奖惩有关单位及人员等。、公文保密等级分为:绝密、机密、秘密、一般文件。四、版面要求、纸张尺寸:公文用纸一般采用国际标准A型纸(mmtimesmm)特殊形式的公文用纸可根据实际需要确定。、版面(附件《公文样本》)页边距:上:厘米下厘米左厘米右厘米。如使用公司红头稿纸(附件)则可去掉《公文样本》中的ldquo版头rdquo并将页边距的上尺寸调为厘米。字体和字号:如无特殊说明公文格式各要素一般用号仿宋体字特殊情况可以进行适当调整。文字的颜色:如无特殊说明公文中文字的颜色均为黑色。装订:公文应左侧装订不掉页。五、公文内容要素划分及格式要求公文内容要素分为版头、主体、版记三部分。版头指公文首页红色分隔线以上的部分主体指公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分版记则是指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分记。、版头:字体为华文仿宋字号小初加粗文字颜色为红色分隔线为磅粗的直线。文字和分隔线均居中。、主体:从版头下空一行开始编排文字颜色为黑色从左到右横写、横排。正文行距为单倍行距特殊情况可以进行适当调整。标题:一般用号宋体字加粗编排于红色分隔线下空一行的位置分一行或多行居中排布回行时要做到词意完整排列对称长短适宜间距恰当标题排列应当使用梯形或菱形。发文字号:一般用号仿宋字编排在标题下方居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注年份应标全称用六角括号ldquordquo括入发文顺序号不加ldquo第rdquo字不编虚位(即不编为)在阿拉伯数字后加ldquo号rdquo字。正文:一般用号仿宋字编排于发文字号下空一行的位置每个自然段左空二字回行顶格。数字、年份不能回行。附件说明:如有附件在正文下空一行左空二字编排ldquo附件rdquo二字后标全角冒号和附件名称。如有多个附件使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如ldquo附件:XXXXXrdquo)附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时应当与上一行附件名称的首字对齐。发文单位署名、成文日期和印章:一般距离正文(或附件说明)一行发文单位一般向右对齐编排成文日期居于发文单位之下以发文单位为准居中编排。成文日期中的数字应用阿拉伯数字将年、月、日标全年份应标全称月、日不编虚位(即不编为)。印章用红色要端正、居中下压单位全称和成文日期印章用红色不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下署名、印章或成文日期时可以采取调整行距、字距的措施解决。附注:如有附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。附件:附件应另面编排并在版记之前与公文正文一起装订。ldquo附件rdquo二字及附件顺序号用号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题用号宋体加粗居中编排。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。、版记版记中的分隔线:版记中的分隔线与正文边距等宽分隔线用磅直线。首条分隔线位于版记中的第一个要素之上末条分隔线与公文最后一页的下边缘重合。主送、抄送部门:一般用号仿宋字在印发日期之上、左空一字编排。ldquo主送rdquoldquo抄送rdquo二字后加全角冒号和报送部门全称回行时与冒号后的首字对齐最后一个报送部门名称后标句号。既有主送部门又有抄送部门时主送部门应置于抄送部门之上一行之间不加分隔线。印发单位和印发日期:印发单位和印发日期一般用号仿宋字编排在末条分隔线之上印发机关左空一字印发日期右空一字用阿拉伯数字将年、月、日标全年份应标全称月、日不编虚位(即不编为)后加ldquo印发rdquo二字。版记中如有其他要素应将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。页码:一般用号宋体阿拉伯数字居中编排。公文的附件与正文一起装订时页码应当连续编排。六、公文处理公文处理包括收文和发文。、收文处理收文处理程序包括:登记、填写《文件呈阅表》(附件)、按照《收文流程》(附件)进行分送、承办、催办、答复、存档等。登记。公司所有公文均应做好记录。公司内部公文原则上对口受理其他外部收文如无明确目标部门则统一由行政部负责处理。行政部收文后应逐件清点核对无误后填写《文件呈阅表》做好编号。分送。根据公文内容、要求和工作需要确定公文的分送范围将公文与《文件呈阅表》一并交由公司领导批示。承办。按照公司领导的最终批示将公文及时送达承办部门办理需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文还需明确办理时限。承办部门对交办的公文应及时办理有办理时限要求的应在规定时限内办理完毕。催办和答复。收文部门要及时了解公文办理进展情况督促承办部门按期处理完毕紧急公文可由专人负责催办。对公文的办理结果收文部门应及时答复来文单位。存档。收文流转结束后由行政部归档以确保文档的完整。任何部门和个人收到公文应及时送行政部按规定程序办理。、发文处理发文处理程序包括:拟稿、填写《公文稿纸》(附件)、按照《发文流程》(附件)分别由承办部门负责人审核、分管领导会签、总经理批示、行政部人员编写文号、用印、分发、存档等。拟稿按照职能分工原则由主要承办部门负责涉及到两个或两个以上部门的由主办部门和协办部门商议草拟。分送:拟稿人草拟好公文并填写《公文稿纸》首先交由部门负责人审核签字之后交由分管领导会签最后报总经理批示。修改:如公文在审核、会签过程中需要做重大修改应注明具体修改意见并交由承办部门重新进行公文的流转审核程序。公司所有公文统一由行政部进行编号、用印、分发和存档有领导指示的还应附批复件。七、会签权限以部门名义行文的公文由各部门负责人签发以公司名义行文的公文由分管副总经理签发涉及全局性的重要公文需由总经理批示签发。八、保密规定未经领导签发的公文不得分发已签发的保密文件应由专职人员统一收发、归档和销毁内容不得泄漏和外传。已归档的公文如需查阅应按照公司档案管理规定进行借阅。九、附则本制度细则由办公室负责解释。本制度自下发之日起开始执行。十、附件公文样本文件呈阅表收文流程公文稿纸发文流程附件:公文样本杭州GG非织造布有限公司GGXXXX第X号XXXXXXXXXX的通知XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX通知如下:XXXXXXXXXXXXXX附件:XXXXX杭州GG非织造布有限公司XXXX年XX月XX日主送:XXXXXXXXXXXXXXXXX。抄送:XXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXX公司XXXX年XX月XX日印发附件公文稿纸总经理批示 分管领导会签 承办部门负责人审核标题主题词文号号密级 急缓 拟稿部门拟稿人 拟稿日期 主送部门抄送部门附件填写要求:主题词:可以代表公文主题内容的词语。文号:统一由行政部进行编号填写。密级:根据需要填写绝密、机密、秘密、一般文件。急缓:根据需要填写急件、一般文件。主送部门:公文的主要受理单位即需按照公文内容答复事项、办理工作的单位。抄送部门:除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门或主送部门的相关领导或管理部门。附件发文流程SHAPE*MERGEFORMAT附件文件呈阅表编号:文件名称 来文号来文单位密级 收文日期 拆阅登记人 拟办意见 公司领导批示 承办部门意见部门负责人签字:附件:收文流程SHAPE*MERGEFORMAT需要修改的按照要求修改之后重新提交。承办部门拟稿并填写《公文稿纸》承办部门负责人审核签名交分管领导会签交总经理批示行政部人员编写文号、用印、分发、存档收到的公文统一编号填写《文件呈阅表》分送部门负责人及公司领导审核、批示按照批示送交承办部门按期处理收文部门催办并将结果答复来文单位行政部人员收回来文并归档

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