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XXX公司行政部运作管理制度.doc

XXX公司行政部运作管理制度.doc

上传者: 张三国 2017-05-04 评分 4.5 0 81 11 367 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《XXX公司行政部运作管理制度doc》,可适用于行政领域,主题内容包含XXXXX有限公司XXXXX有限公司行政部部门营运规程制定:日期:审核:日期:批准:日期:版次修订简要生效日期目录一、行政部组织架构和职能页行政部组符等。

XXXXX有限公司XXXXX有限公司行政部部门营运规程制定:日期:审核:日期:批准:日期:版次修订简要生效日期目录一、行政部组织架构和职能页行政部组织架构行政部组织职能的权力行政部主管职责前台岗位职责人事岗位职责总务后勤岗位职责保安岗位职岗业务推广岗位职责S及安全岗位职责二、规定、制度、要求页前台工作人事工作总务后勤工作保安工作业务推广工作S及安全工作三、附件附件一《人员招聘与录用作业指导书》附件二《人事资料管理工作指引》附件三《清洁日工作记录表》附件四《清洁日常工作指引》附件五《厂报实施方案》附件六《S活动管理规范》附件七《安全管理制度》文件名称行政部部门营运规程文件编号FZWIADM版本版次A页次行政部组织架构和职能一、组织架构及职能描述、行政部组织架构:SHAPEMERGEFORMAT、行政部组织职能的权力:SHAPEMERGEFORMAT制定日期审核日期批准日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZWIADM版本版次A页次、行政部主管职责:SHAPEMERGEFORMAT、前台岗位职责SHAPEMERGEFORMAT制定日期审核日期批准日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZWIADM版本版次A页次、人事岗位职责SHAPEMERGEFORMAT、总务后勤岗位职责SHAPEMERGEFORMAT制定日期审核日期批准日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZWIADM版本版次A页次、保安岗位职责SHAPEMERGEFORMAT、业务推广岗位职责SHAPEMERGEFORMAT制定日期审核日期批准日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZWIADM版本版次A页次、S及安全岗位职责SHAPEMERGEFORMAT规定、制度、要求及指引一、前台工作  日常要求  热情、大方、活泼、自然有问有答、待人礼貌、办事灵活、效率高  公司高层领导或其他重要客人经过前台应起立热情、主动致意熟悉公司组织结构、经营理念、主要业务内容及其内部电话联系情况保持前台工作区清洁维持前台区域秩序不聊天不吃零食不大声喧哗着装得体精神面貌朗爽训练有素  谢绝一切推销。  具体工作内容  前台接待来访  有客人来访需问清找谁、客人姓名、公司名称、是否有约并打电话通知有关人员到前台迎候公司副总级以上的客人经电话核实后通知秘书然后引导到指定接待室并给其倒水。如相关人员暂时不能接待时需请客人稍等并向客人说明情况。制定日期审核日期批准日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZWIADM版本版次A页次接听电话接听电话要口齿清楚、语气和蔼、耐心细心解答对方提出的问题如遇到不能解答的咨询或业务问题尽可能转接相关部门有关人员接听切忌态度生硬、死板。在接听找公司高层领导电话时应注意细心分辩问清具体事由、来电公司名称、人员姓名、职务等如无法分辩则转秘书或文员处说向其说明情况。  国内、市内快递的统一收、发工作 发件:公司员工在前台领取并填写国内或市内快递单后把要寄的文件资料、物品交至前台物资出厂须有申请单经保安核实后再封装邮寄)并注明交寄时间收件人等及其他特别要求由前台统一寄出。寄件人所填写的快递单第一页留前台存底已便查询和结算。  收件:前台收件后须进行归类、登记并及时发放收件人领取时须在登记表上签字。  接待用品的申请  工作人员须不定时检查备存接待用品情况如:饮用水、纸巾等)发现不足时应立即申请和跟催到位尤其是接到接待通知后应将接待工作准备到位)。灵活机动的处理前台各项临时事务及其他行政工作。基本要求和技能普通话标准、流利能说、听广东话形象气质佳为人热情大方性格开朗办公软件应用熟练做事心细、主动有好学上进心经过公司礼仪及相关培训二、人事工作日常要求  办事灵活、效率高热情、细心、工作能动性强熟悉公司组织结构、经营理念及其国家、地方相关法律法规工作业务素质好领悟能力和机动能力强能快速接受新事物心理素质好能承受工作压力  具体工作内容制定日期审核日期批准日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZWIADM版本版次A页次人员招聘根据公司发展规划及部门人力需求利用一切渠道招揽人才如:人才网、现场、社会广告、内部员工介绍、内部提升等等)及时填补岗位满足部门需要。相关工作指引参考附件一《人员招聘与录用作业指导书》工伤及社保办理社会保险缴费工资申报程序参保单位在每年月至月根据本单位职工上年度月平均工资收入向经办的社保部门申报下一年度的缴费工资缴费工资经社保部门核定后原则上一年不变。缴费工资申报的方式有如下几种:一)磁盘报送:申报单位自备U盘或磁盘到社保部门下载以单位编号命名的《年度缴费工资申报表》单位填写《年度缴费工资申报表》后用A纸打印出申报表一式两份需盖单位公章)与磁盘一并交至社保部门。二)网上申报:已申请网上申报服务的参保单位通过网上申报系统申报缴费工资。具体操作请上http:dgsidggocn查询。)三)纸质申报:填报社保部门打印的《年度缴费工资申报表》一式两份需盖单位公章)。退保程序参保人是非本市农村户籍离开东莞时无法办理转移手续可申请办理退保。单位为参保人办理停保手续个人参保状态为ldquo停止缴费rdquo)并缴清了社保费。如当月停保的必须缴清当月费用才可以办理退保手续)参保人本人携带以下资料到最后参保地的社保机构办理:)《养老保险退保一次性失业保险生活补助申报表》盖单位公章))本人身份证原件及复印件一张。委托他人办理的还需提供受委托人身份证原件、复印件一张和公证机关出具的《委托书》原件)社保机构核发《养老失业保险待遇领款单》。参保人凭本人身份证和《养老失业保险待遇领款单》在办理当天内到指定银行领款。退保不需要社保卡。制定日期审核日期批准日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZWIADM版本版次A页次职员工参保退保手续办理流程参保流程:SHAPEMERGEFORMAT制定日期审核日期批准日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZWIADM版本版次A页次单位退保流程:说明:A每月最后一个工作日社保局停止受理任何网上申报业务B每月日之前社保局从公司账户扣除当月社保费用在此期间本月新退保人员不可退社保)C每月日之前进入单位综合申报草稿箱审核已通过)打印上月社保月报表加盖公章后提交给社保一式两份社保局盖章后公司留存一份)。制定日期审核日期批准日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZWIADM版本版次A页次工伤事故处理流程)接到部门工伤报告后安排在第一时间将伤员送到就近的指定医疗机构就诊、抢救。)部门在小时内提交工伤事故报告交行政部行政部在小时内提交报告给社保局。)由行政写好工伤事故处理报告交总经理批阅。)康复出院后申请工务鉴定。认定工伤及申请伤残鉴定所需资料:  申请伤亡人员与企业存在劳动关系的证明材料劳动合同或厂证)  医疗诊断证明或者职业病诊断证明书病历卡)  伤亡人员本人身份证明材料身份证)  伤亡人员或用人单位法人代表委托他人申请的需提交委托书及被委托人的身份证明委托书)  企业营业执照或机关事业单位法人证书等  伤者受伤当天考勤记录人事资料管理参考附件二《人事资料管理工作指引》考勤核算收集考勤资料统计考勤结果。对于考勤异常者进行调查并按《员工手册》之考勤管理执行。依照《考勤卡》、《加班申请单》、《员工请假单》、《外勤考勤记录》等记录做初步审核、计算、统计。核算流程:文控文件管理参照《文件控制程序》执行制定日期审核日期批准日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZWIADM版本版次A页次三、总务后勤工作日常厂务维修坚持原则:影响他人工作、易造成浪费或存在安全隐患的需在问题发生后的第一时间内安排工作人员进行维修处理。当问题不能立即解决时需做好预防控制措施。人员素质:善于寻找问题、精于解决问题、勤于协作问题。饭堂开餐时间:早餐::中餐::晚餐::工作原则:讲究卫生个人、厨房、地面、餐具等)不断改善每日餐饮样式不断提升服务水平及业务素质善于听取和综合员工意见在工作中改进。把握开餐时间及时提升餐饮。对不合就餐要求的予以管制保安、清洁、司机等特别岗位人员除外)。工作内容:一日三餐供应、饭堂区域卫生、餐具清洁、饭堂用品申购等。清洁工作原则:保持厂区公共区域的卫生清洁认真、细心、积极、主动、负责的做好本职工作。工作内容:见附件三《清洁日工作记录表》、附件四《清洁日常工作指引》宿舍员工入职后住厂宿舍由行政部统一安排。员工不私自随意更换分配房间和床位如有需要必须经行政部批准后方调整。宿舍严禁携带易燃易爆物品进入严禁使用大功率用电器个人贵重物品进厂须在保安室进行登记并自行保管遗失后果自负所有带出厂物品须有放行条。各宿舍人员每周自行安排人员值日清扫卫生由行政部统一监督检查并作评比、奖罚。作息时间:中午::晚上::。不定期对宿舍进行全面查检查。管理制度:按照《员工手册》之后勤管理和环境卫生执行制定日期审核日期批准日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZWIADM版本版次A页次四、保安工作保安人员应具备的职业道德忠于职守、勇于奉献保安属服务职业这就要求保安人员在任何时候、任何情况下都必须忠于职守严守工作纪律对工作极度负责认真履行保安人员的义务在工作中要以公司利益为使命、服务公司的利益为重关键时刻能够挺身而出制止一切扰乱公司正常秩序行为。热爱本职工作精益求精高尚的职业道德和良好的职业修养既来自保安人员对自身职业的深刻理解和执着热爱也来自于对专业知识的认真钻研和刻苦学习它要求保安人员在工作发扬敬业精神认真学习和钻研业务对工作精益求精。热心服务礼貌待人全心全意为公司服务立场坚定是保安人员工作的中心也是保安人员在工作中赢得他人信任保证。清正廉洁奉公守法保安人员应具有较强的遵纪守法意识和清正廉洁的高尚品质要求别人遵守的规章制度首先自身要严格遵守不属于自己职权范围内的事情绝不越权去做监守自盗以权谋私、徇私舞弊、贪污受贿等行为是国家法律、公司规章所不允许的。遵守社会公德保安人员作为社会的一个群体无论在工作岗位上还是在日常社会活动中都应该模范地遵守社会公德。保安人员应具备的素质高度的警惕性警惕性主要要求保安人员具备高度的责任感随时警惕和制止一定不安份行为及时揭露和打击他人的种种违规行为。高超的策略性策略性指保安人员在对不法行为争中能扬长避短避实就虚特别是防身时要充分发挥自己一方的长处和优势灵活制胜。制定日期审核日期批准日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZWIADM版本版次A页次保安公司人员应具备的礼仪保安人员作为公司的ldquo代言人rdquo他的礼仪举止要得体以下从三个方面来阐述:敬礼)保安敬礼须着装整洁佩戴齐全。)敬礼只针对公司股东及外来客户、政府重要来访人员。仪容)发型:男保安蓄发不得露出帽外不准留大包头不准留长鬓角不准留胡须帽墙以下头发不得超过毫米女保安发辫不得过肩不得烫发。)服饰:保安不随意着装和妆扮如戴耳环、项链、戒指等。)佩戴:保安着制服时须佩戴公司厂证奖章佩戴时统一定戴在上衣的左上方。)着装:A规范。保安不能私自改制服装值班期间也不能在制服外面套穿自购的风衣皮茄克羽绒服等便服。B配套。按季节可分为冬、夏和春秋服装按照规定帽子、上衣、裤子必须配套穿着不得将在不同季节不同场合穿的制服随意混穿更不允许与便服混穿。C整洁。穿开领式服装时必须内穿白色衬衣系制式领带穿关领式衣服时内衣领和衬领高出制服领不能超过毫米领钩、衣扣要扣好内衣下摆不得外露不得挽袖、卷裤腿、披衣、敞怀帽子得套在帽墙上通常穿制式鞋子衣帽鞋帽要经常换洗保持干净。举止)坐如钟。保安席地而坐的姿势是:左小腿在右小腿后交叉迅速坐下、两手自然放在两膝上上体保持正直坐在椅凳上的姿势是两腿自然并拢头、颈、胸、腰顺其自然而伸直那种架着二郎腿或歪头趴坐都是绝不允许的军人的姿态应有庄重挺拔稳如泰山的美感。)站如松。保安站立时要精神振奋态度严肃、姿势端正。三挺、两收、两平动作要领、三挺即腿胸颈。两收即小腹微收、下颌微收两平即肩平、两眼向前平视这样站立的姿势才能如颈松气宇轩昂、英姿勃勃。)行如风。齐步、正步、距步。齐步最常用要求走直线精神饱满身体稳当步伐雄健有力动作有明显的节奏。制定日期审核日期批准日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZWIADM版本版次A页次五、业务推广工作产品推广目的配合公司业务发展需要对产品进行有效的宣传及推介从而提升公司知名度。定义推广资料:指整个推广活动前后相关联的所有数据资料包括:文件性数据资料、图片、影片、VCD、客户评价、产品画册、产品样板等。推广活动相关部门:指参与推广活动的各部门包括研发部、生产部、营业部、客服部、品质部、行政部等。主要媒体介绍:服务项目平台性质媒介参考价(元)预估效果备注网络网站BB阿里巴巴诚信通元年优贸易通不确定良好扩展海外市场慧聪网买卖通元年一般CCgoogl海外投放不确定良好有区域限定雅虎海外投放不确定一般有区域限定百度国内投放不确定一般无地域限定搜索排名关键字不确定一般行业网站图标FLASH链接广告不确定一般展览会国际真空展不确定一般国际表面处理展不确定一般杂志广告涂装技术及应用元年期一般行业杂志其它杂志不确定一般展会会刊同期杂志)不确定一般推广工作流程见下页相关推广记录一般性信息数据保存一年。推广活动始末需要之原始数据、登记数据及总结报告保存至少三年。产品数据记录保存至少三年。制定日期审核日期批准日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZWIADM版本版次A页次推广工作流程图营业部总经理推广组相关协作部门制定日期审核日期批准日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZWIADM版本版次A页次推广工作流程之相关环节说明:推广组通过各种渠道收集整理相关信息资料主要包括:行业杂志报刊信息、图(像)片、影带、VCD、各类展览会启事、客户意见、各类媒体数据等。推广组根据公司业务发展导向结合有关信息制定产品推广计划并呈批。推广组根据上层批示详细拟出推广方案并呈批。展览会的要定出参展行业、地点、时间、规模、产品等。其它媒体广告(杂志、灯箱、公司简介、单张、VCD)的要确认内容、刊登时间版位等要项。协作单位指展览会主办单位或媒体机关等。B推广组负责组织召集研发、生产、品质、营业、行政、财务等职能部门研讨确定推广活动中各自工作任务:推广组总体统筹活动所需资料及物品(含礼品准备)研发部提供场地布置图产品图纸数据生产品质客服提供展览产品制造、调试、检验及设备动力服务营业全力协助推广活动之组织及现场推广工作行政部必要时提供后勤支持(人力物力)财务部提供一切合理、必要之推广经费。B推广组负责活动总体筹备相关部负责出展览样机。B推广组负责活动现场安排、管理及客户接待登记工作营业部协助分发宣传资料问卷及接待客户、现场业务交流与谈判。A若为广告业务推广组负责跟进广告刊出的内容和时间要符合约定要求。根据客户反馈意见及广告发布效果对当次推广活动做以效果评价评价内容包括现场客户访问频次发出问卷响应情况及促成接单成功状况等。整个活动全过程之数据按文件与数据管理程序进行分类、分项保管并定期检查防止遗失、损坏。推广组将客户登记资料和问卷抄传于营业部并进一步跟进。文化宣传主要工作内容:公司政策、通告、S、ISO等宣导、行业信息搜集、厂报制作发布等。制定日期审核日期批准日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZWIADM版本版次A页次目的通过有力、有效的各种宣传手段传达公司政策信息及导向使全体员工方向明确、思路清淅从而达到统一思想提升凝聚力等良好效果。适应人群公司内部及外协人员宣传方式一般通知、通告、宣传栏、早会等按照公司发展随时更新必要时可利用厂报平台加重宣传、重复宣传。附件五:《厂报实施方案》六、S及安全参照:附件六《S活动管理规范》、附件七《安全管理制度》七、相关管理参照文件:《员工手册》制定日期审核日期批准日期宿舍饭堂清洁产品推广文化宣传总经理行政主管前台总务后勤保安业务推广S及安全人事职责根据公司总体战略规划执行各项决议并对公司经营计划有建议权职责依照制度按规定程序实施对其他部门或员工处罚的建议权职责依照制度对公司员工违反行政制度的处罚建议权职责依照制度对公司行政资源如:办公设备等)合理调动和安排的权力职责部门内部员工聘任、解聘的建议权职责依照制度对行政稽查中发现的问题实施处理的权力职责制定并审查办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关关规章制度文件职责根据公司阶段性目标和年度计划制定所属部门的年度目标、计划和措施职责组织行政部自查和职能检查工作及时发现问题、解决问题职责负责企业各系统思想、文化建设和宣传筹划增强员工凝聚力的宣传和教育职责配合总特助对外联系、公关及法律事宜的组织、安排和实施如:政府、村委等)职责组织公司有关法律事务的处理工作指导、监督检查公司保密工作的执行情况职责负责考核行政部各小组工作情况并向总经理汇报和建议相关情况职责贯彻落实本部岗位责任制和工作标准加强与有关部门协作配合职责拟定审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各小组工作计划方案职责负责公司突发事件的处理及总经理临时交办的其它工作职责职责熟练掌握公司概况能够答客人提出的一般性问题提供常规的非保密信息职责负责电话、邮件、信函的收转发工作做好工作信息的记录、整理、建档职责负责公司文件、通知的分发做好分发记录并保存配合相关部门文件的打印、复印、文字处理等做好外来信件和报纸的分发整理职责职责负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养职责维护前台区域内的整洁进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养对工作中出现的各种问题及时汇报提出工作改进意见职责负责访客、来宾的登记、接待、引见对无关人员应阻挡在外或协助保安处理完成上级交办的其他或临时工作职责职责负责人员社会保险办理工伤事故处理等相关工作职责负责行政人事的通知、通告及一般文件的拟定、发布职责制定并实施年度人力岗位培训计划统筹实施年度员工绩效考评职责职责负责员工工资的统计核算办理考勤、奖惩、差假、调动等工作职责公司文具、福利用品申请及管理配合管理者代表工作负责公司文控文件的修改、更新、发行、作废管控公司受控印章管理职责负责人员招聘、选拔、录用、辞退及相关手续办理、培训安排、员工合同及档案管理完成上级交办的其他或临时工作职责职责负责公司清洁日常的人与事管理职责负责公司员工宿舍的日常管理设施调配住宿安排等工作职责负责公司一般基建日常维修厂务建设的跟进和处理职责公司办公设备、后勤设备的调配、维护和资产管理完成上级交办的其他或临时工作职责负责公司饭堂日常的人、事管理及物资申请、查核完成上级交办的其他或临时工作职责职责职责负责公司日常物资、工具、设备、车辆、人员的进出厂检查、登记工作职责尊守国家法律法规坚守原则的执行公司各项规章制度和要求职责以身作则而不失灵活的处理好门禁管理中发现的任何问题及时上报绝不隐情职责贯彻落实安全保卫工作和消防安全工作做好保安队伍建设和日常训练职责全面负责公司财产的安全保卫工作职责做好公司来访人员进出登记及接待和引见工作负责公司企业文化宣传工作宣传栏、厂报等平台)职责职责职责负责公司产品图片的拍摄、收集、整理、处理职责负责公司产品画册的日常发放、管理和版本更新职责负责行业信息、招标信息、公开项目、政策与新闻等信息的收集职责负责展会的计划、筹备、安排、效果评估与调查、参展信息搜集等负责公司的网站建设、内容更新、日常维护职责负责公司产品的市场业务推广工作职责负责公司计算机和办公设备电话、打印机、传真、软硬件)的日常管理与维护职责负责产品广告的计划与实施如:杂志、网站、行业协会等媒体)负责公司专利、商标事务、科技业务的申报与跟进职责职责完成上级交办的其他或临时工作职责职责负责整厂消防安全的检查及其管理工作职责负责S与安全设施、设备的管理与维护职责负责S与安全工作的教育培训和宣传工作职责负责执行S与安全工作的奖罚提报和申请负责S与安全的制度建设和完善职责负责整厂S的计划制定、日常检查、成绩评比等工作职责完成上级交办的其它事情进入单位网上申报系统进入东莞社保网进入综合申报系统输入公司密码和指令进入新增参保人员输入新增人员资料提交进入草稿箱待审核记录两次确认进入东莞社保网办入需停缴人员资料进入已参保人员变更处理进入已参保人员变更处理进入综合申报系统输入公司密码和指令进入单位网上申报系统提交进入草稿箱待审核记录再次确认填写标准格式退保单给退保人员收集考勤资料核算考勤统计结果员工确认核查考勤记录落实奖罚财务计算薪资总经理批准部门审核发放工资收集整理资料信息制定推广计划审批推广计划是否可行否制定推广方案审批是是否可行否否与合作单位签约(合同协议)是是A跟进B相关统筹会议B准备B推广活动效果评估资料跟进资料整理结束总结报告

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