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用Excel制作自动记录的考勤表.doc

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上传者: 我的头发如仙草般_ 2017-05-08 评分 4.5 0 98 13 444 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《用Excel制作自动记录的考勤表doc》,可适用于行政领域,主题内容包含用Excl制作自动记录的考勤表单位传统的考勤登记方式有工作量大、出错几率高、统计分析麻烦等特点现在已经进入了信息时代为何不用电脑来帮我们进行考勤呢?符等。

用Excl制作自动记录的考勤表单位传统的考勤登记方式有工作量大、出错几率高、统计分析麻烦等特点现在已经进入了信息时代为何不用电脑来帮我们进行考勤呢?用Excl制作简单、快捷、准确的考勤表你就能切身体会到信息时代的方便与快捷。  一、基本框架设置  首先要进行的工作当然就是新建工作簿在工作表中输入姓名、日期制订考勤表的基本框架。  启动Excl新建一个工作簿命名为ldquo年员工考勤表rdquo在工作簿中建立个工作表。  在当月工作表的A、B单元格中分别输入ldquo姓名rdquo、ldquo日期rdquo在A单元格中输入第个员工的姓名接着选择A、A单元格然后单击ldquo合并及居中rdquo按钮将两个单元格合并为个单元格按照以上方法录入其他员工的姓名如图)。图创建考勤表  在单元格C中输入ldquordquo程序将自动转成ldquo月日rdquo这里假定考勤从月日开始)。用鼠标点选单元格C并移动鼠标到单元格的右下角待出现实心ldquo十rdquo字的填充柄后按住左键拖动到需要的位置这样在月日后便形成了一个日期序列。  单击日期序列最后的ldquo自动填充选项rdquo智能填充标记在弹出来的菜单中点选ldquo以工作日填充rdquo项程序便自动将星期六、日去掉不记入考勤日期。  选中整个日期行在ldquo单元格格式rdquo对话框中点选ldquo日期rdquo选项卡。在ldquo分类rdquo列表中点选ldquo自定义rdquo项在类型框中输入ldquod日rdquo然后单击ldquo确定rdquo按钮。  二、录制宏  点选工作表中的任意一个单元格然后单击ldquo工具宏录制新宏rdquo菜单项进入ldquo录制新宏rdquo对话框。在ldquo宏名rdquo框中输入准备录制的宏的名称mdashmdashldquo返当前时间rdquoldquo确定rdquo后即进入宏的录制阶段如图)。图ldquo录制新宏rdquo对话框  输入公式ldquo=now()rdquo然后按车键接着单击ldquo停止录制rdquo工具栏中的ldquo停止录制rdquo按钮结束录制。  三、制作宏按钮  单击ldquo视图工具栏绘图rdquo菜单项调出ldquo绘图rdquo工具栏接着选择ldquo绘图rdquo工具栏中的ldquo绘图对齐对齐网格rdquo项。  单击ldquo视图工具栏窗体rdquo菜单项调出ldquo窗体rdquo工具栏然后单击ldquo窗体rdquo工具栏上的ldquo按钮rdquo接着在单元格B中拖动鼠标绘制一个按钮Excl将自动打开ldquo指定宏rdquo对话框点选其中的ldquo返当前时间rdquo宏并单击ldquo确定rdquo按钮如图)。图选择ldquo返当前时间rdquo宏  单击按钮将按钮上的文字更改为ldquo上班rdquo并对文字大小、字体进行设置。然后单击ldquo绘图rdquo工具栏上的ldquo选择对象rdquo按钮并按住ldquoCtrlrdquo键用鼠标将刚才制作的按钮拖到B中即将制作好的按钮复制到B中并将按钮上的问题更改为ldquo下班rdquo。  确认ldquo绘图rdquo工具栏上的ldquo选择对象rdquo按钮被选中单击ldquo下班rdquo按钮然后按住ldquoShiftrdquo键再单击ldquo上班rdquo按钮将两个按钮同时选中。单击ldquoCtrlrdquo键用鼠标将选中的两个按钮拖动复制到B列的其余单元格中。最后效果如图。图创建ldquo上、下班rdquo按钮宏   四、记录出勤  选中待插入上下班时间的单元格单击同一行中的ldquo上班rdquo或ldquo下班rdquo按钮即可。在单击ldquo上班rdquo、ldquo下班rdquo按钮时会返很长一串数字其实我们只需输入诸如ldquo:rdquo这样的时间即可。单击ldquo格式单元格rdquo菜单项在弹出来的ldquo单元格格式rdquo对话框中点选ldquo数字rdquo选项卡在分类框中点选ldquo时间rdquo在ldquo类型rdquo框中点选ldquo:rdquo最后单击ldquo确定rdquo即可。  要把出勤记录由公式结果转换成具体的时间数值否则当公式被重新计算后其结果将更改。选中表中的所有数据单元格单击右键选择ldquo复制rdquo点选ldquo编辑选择性粘贴rdquo菜单项在ldquo选择性粘贴rdquo对话框中选中ldquo数值rdquo项然后单击ldquo确定rdquo。  五、统计结果  在日期行之后的单元格中依次输入ldquo迟到rdquo、ldquo早退rdquo、ldquo病假rdquo、ldquo事假rdquo等需要统计的项目。并将这几列中的单元格上下两两合并使之对应于姓名行如图)。图创建相关统计项目  单击单元格Y然后键入公式ldquo=COUNTIF(C:X,:)rdquo这里假设上班时间为:)并按车键Z单元格中便会出现选中员工所有迟于:上班的工作日天数。同理在Z单元格中输入公式ldquo=COUNTIF(C:X,:)rdquo(假设下班时间为:)并按车键Z单元格中便会出现选中员工所有早于:下班的工作日天数。  单击AB单元格输入公式ldquo=COUNTIF(C:X,事假)rdquo并按车键确认AB单元格中便出现了选中员工本月的事假次数。  其他人的统计方法可以利用Excl的公式和相对引用功能来完成。  单击ldquo工具选项rdquo菜单项在弹出的对话框中点选ldquo重新计算rdquo选项卡并单击ldquo重算活动工作表rdquo按钮。这样所有员工的考勤就全部统计出来了。Excl为考勤表更新换代这里我们不谈大公司里那些昂贵的IC卡考勤管理系统我相信很多单位还在用纸制的签到本每月月底再进行人工统计。部门主管们月底要统计分析当月的销售、毛利曲线还要仔细地统计每个人的考勤才能计算出奖金与工资。而且越是和钱打交道的事情就越不能出错要是不留神给谁多算或少算了两天假总是件麻烦事情。也许您曾想过用Excl编几个函数来解决但繁琐的计算公式可能让您放弃了这个念头其实Excl的模板里就有一个建好的考勤表您只要花上五分钟做一下简单的设置就好了。  一、激活考勤表模板  之所以在这里叫激活是因为它在默认时没有安装的所以您最好先把offic安装光盘准备好然后点击ldquo新建rdquo菜单ldquo新建工作簿本机上的模板电子方案表格考勤记录rdquo当它提示您插入光盘时按照屏幕提示做就行了。稍后就会看到一个漂亮的考勤表界面。如图。二、更改默认设置  既然是电子考勤簿那么有三点是最为重要的一是自动统计二是外人不能随意修改三是输入的数据不能出错比如把病假输成恐怕谁也搞不懂是什么意思接下来我们就来说说这三点。  、解锁考勤表  新考勤表默认是加锁状态除了输入数据外我们将无法对其作任何操作因此首先要点击ldquo工具rdquo菜单ldquo保护撤销工作表保护rdquo来对其解锁。  、修改允许数据  我们要求用数字来代表该员工当天因故休假用空值代表当天未休假。所以要设置每个单元格只能接受数字或空除了这两个值以外的其它字符将提示输入错误。  用鼠标拖选月日至月日所有单元格点击ldquo数据rdquo菜单ldquo有效性rdquo在弹出的如图对话框中将软件默认的最大值ldquordquo改为ldquordquo然后将ldquo出错警告rdquo标签里的ldquo错误信息rdquo也改成要求的内容。、重新加锁  重新加锁的目的在于方便我们的日常使用以及保护公式的安全由于表格中需要设置的单元格均已预设好这里只需点击ldquo工具rdquo菜单ldquo保护保护工作表rdquo即可完成表格的加锁工作。  小提示:加锁后的考勤表首次打开后会自动停在ldquo单位rdquo一格中这时用Tab键会自动在需要输入的单元格内跳转方便进行操作 三、制作其它员工的考勤表  、复制考勤表  大家也许都会发现这时的考勤表只能反映一位员工的考勤情况那该如何反映其它人的数据呢?方法是右键点击最底下ldquoShtrdquo标签然后选择ldquo移动或复制工作表rdquo在弹出的对话框中勾选ldquo建立副本rdquo后确定即可。  、重命名考勤表  为便于查找我们将复制好的几个考勤表标签均改为该员工的姓名。双击标签名然后输入该员工名字即可。 四、为考勤表增设密码  由于考勤记录涉及到方方面面的问题所以一定要保证其它人员无法擅自修改或查看该表。方法就是设置打开与编辑密码。点击ldquo文件rdquo菜单ldquo另存为工具常规选项rdquo在如图的对话框中设置ldquo打开权限密码rdquo和ldquo编辑权限密码rdquo项中输入您的密码后保存文件即可。小提示:ldquo打开权限密码rdquo含义是每当打开该表格时系统会提示输入密码当密码不正确时将无法看到表格内容。ldquo修改权限密码rdquo的含义是没有提供正确的密码时将无法实施修改但可以直接看到表格内容  五、总结  经过上面几步操作相信您已经制作出一个可以帮您应付普通考勤统计的表格了要是您对Excl的使用很熟悉还可以在里面新建一个汇总表然后通过自动调用各表汇总数据来实现排假部门考勤汇总等工作或者直接将绩效考核公式代入其中让计算机直接生成当月工资单。在Excl中统计与上报两不误实现思路    因为在Excl中就能实现单元格中数据的动态更新所以我们只需在Excl文档中建立两个工作表分别取名为ldquo出勤统计表rdquo和ldquo汇总表rdquo。把要进行数据输入与统计的ldquo学生出勤情况统计表rdquo建在ldquo出勤统计表rdquo工作表中如图)而把作为上报材料的ldquo学生出勤情况汇总表rdquo建在ldquo汇总表rdquo工作表中如图)。然后把ldquo学生出勤情况汇总表rdquo与ldquo学生出勤情况统计表rdquo中的有关表格进行链接就可实现数据的动态更新了。      如果上报材料除了此汇总表以外还有许多其他文字只需在ldquo汇总表rdquo工作表中插入OLEword对象即可这样我们在ldquo出勤统计表rdquo工作表中输入数据进行统计后马上就可在ldquo汇总表rdquo中打印上报材料而无需运动word了。    数据统计的动态更新    其实实现单元格中数据的动态更新就是把要实现数据动态更新的单元格与源数据单元格进行链接链接方法以ldquo汇总表rdquo中ldquo汉语言rdquo专业的出勤率为例:    打开ldquo出勤统计表rdquo工作表激活ldquo汉语言rdquo专业的出勤率单元格H进行复制。    打开ldquo汇总表rdquo工作表激活ldquo汉语言rdquo专业的出勤率单元格B单击粘贴按钮这时粘贴入单元格里的数据会无效。我们只要单击单元格旁边的ldquo粘贴rdquo图标选择ldquo链接单元格rdquo如图)。这时函数编辑框中显示为ldquo=出勤统计表!$H$rdquo说明此单元格已与ldquo出勤统计表rdquo工作表中的H单元格进行了链接。  数据的上报    如果需要上报的ldquo汇总表rdquo中还需输入许多其他文字如何在ldquo汇总表rdquo工作表中插入OLEword对象呢?这里的OLEword对象实际就是嵌入在Excl工作表中的word文档它可弥补Excl对文字处理能力的不足。方法很简单首先单击菜单中ldquo插入对象rdquo命令。然后在弹出的ldquo对象rdquo对话框中的ldquo新建rdquo选项卡里的ldquo对象类型rdquo栏中选择ldquoMicrsoftword文档rdquo单击确定按钮如图)。最后只需在插入的OLEword对象中对文字进行输入并编辑方法与在word中一样。如果需要上报的ldquo汇总表rdquo中还需输入许多其他文字如何在ldquo汇总表rdquo工作表中插入OLEword对象呢?这里的OLEword对象实际就是嵌入在Excl工作表中的word文档它可弥补Excl对文字处理能力的不足。方法很简单首先单击菜单中ldquo插入对象rdquo命令。然后在弹出的ldquo对象rdquo对话框中的ldquo新建rdquo选项卡里的ldquo对象类型rdquo栏中选择ldquoMicrsoftword文档rdquo单击确定按钮如图)。最后只需在插入的OLEword对象中对文字进行输入并编辑方法与在word中一样。  

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