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国家机关党的机关公文处理规范.doc

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上传者: 啷咯情歌 2017-07-31 评分 5 0 133 18 606 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《国家机关党的机关公文处理规范doc》,可适用于行政领域,主题内容包含公文处理规范公文格式一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式部分组成。  (一)公文的文面格式  公文文面格式是指公文中各要素(各组成部分)的搭符等。

公文处理规范公文格式一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式部分组成。  (一)公文的文面格式  公文文面格式是指公文中各要素(各组成部分)的搭配、排列和标识规则包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。目前各类机关的通用公文的格式大体相同。党政机关通用公文的文面格式由版头、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称(附件说明)、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围(附注)、附件、主题词、抄送机关、印制版记个要素组成。这个要素按其所在的位置又可分成眉首(文头)部分(前个要素)、主体部分(中间个要素)、版记(文尾)部分(最后个要素)。  眉首部分位于公文首页上部一般占整个页面的左右。党的机关用特定版头制发的公文眉首部分与主体部分用两条各长mm、宽mm的红色横线中间加号实体五角星隔开行政机关的公文用一条长mm、宽mm的红色横线隔开中间没有五角星用电报传送的公文眉首部分与主体部分用两条平行的黑色横线(密码电报为红色)隔开。用A型公文纸国家标准规定上报公文的眉首部分占即毫米。  主体部分位于眉首部分以下版记部分之上。  版记部分位于公文最后一页下端其中印制版记包括印发机关、印发时间和印发份数项内容(行政机关的公文只有前两项内容)。  版头  版头又叫发文机关标识即人们通常所称的ldquo红头rdquo。版头是特定的、法定的、专用的象征着领导机关的权威起到增加公文庄重色彩和严肃性识别发文机关、公文级别、重要程度以引起受文者注意的作用。不同的机关不能共用版头但规格样式是相同的只是表示的发文机关不同。  党的机关公文版头的主要形式有两种:一种由发文机关全称或规范化简称加ldquo文件rdquo二字组成例如ldquo中共益阳市资阳区委文件rdquo一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种组成例如ldquo中国共产党益阳市资阳区委员会(通知)rdquo。版头字居中排印在公文首面上部一般用长牟体字或长宋体字套红印制每个字的长度在mdash毫米之间宽度根据字数多少确定但都要小于ldquo中共中央文件rdquo字样。版头字、五角星与横隔线应美观、庄重、大方。版头一经确定必须长期固定使用一般情况下不作变动更不得随意变动。  党的机关使用公文版头应注意个问题:一是以党委或以党委办公室名义制发的公文分别应与版头一致即党委的文件使用党委文件的版头党委办公室的文件使用党委办公室文件的版头两者不能混淆二是发文字号特别是发文机关代字与对应的版头应一致如ldquo益资发rdquo用ldquo中共益阳市资阳区委文件rdquo的版头ldquo益资委rdquo、ldquo益资委干rdquo用ldquo中国共产党益阳市资阳区委员会(鬃)rdquo版头三是版头圆括号中标注的文种应与标题中的文种和最后一个主题词一致即三者同一四是党委、党委办公室与其他任何一个同级机关联合行文均只用党委或党委办公室的公文版头。这是由党的机关的领导地位决定的。  发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准规范化简称应由该机关的上级机关规定由本机关自定的一定要明示其他机关不能只是自己使用而别人不认同。  份号  份号即份数序号是同一件公文印制份数的顺序号。在党的机关用特定版头印发的秘密公文均应标注份号不是用特定版头印制的秘密公文有条件的也应标注份号。份号从NO号开始用位阿拉伯数字标注于公文首页左上角。  秘密公文印制份号的目的是:便于对秘密公文进行管理和利用。凡是秘密公文一定要做好保密工作防止失泄密事件发生。  mdash密级与保密期限  密级即公文的秘密等级。公文中的密级分为绝密、机密、秘密个等级。秘密可划分为国家秘密和商业秘密其中国家秘密划分为绝密、机密、秘密个等级商业秘密划分为ldquo商业机密rdquo、ldquo商业秘密rdquo个等级。有秘密事项的公文应确定密级。用特定版头印发的公文密级用号黑体字标注。党的机关的公文密级标注在份号下方两字之间空字行政机关的公文密级标注在公文首页右上角。如需同时标注秘密等级与保密期限党政机关的公文都用号黑体字顶格标注在版心右上角第行秘密等级中间不空格并与保密期限之间用ldquordquo隔开。比如:ldquo机密年rdquo。  紧急程度(等级)  紧急程度(等级)是对公文送达和办理的时间要求。用特定版头印制的公文办理时间要求叫紧急程度用电传方式发布的公文办理时间的要求叫等级。用特定版头印制的党的机关的紧急公文分别标明ldquo特急rdquo、ldquo加急rdquo用号黑体字顶格标注于公文首页版心右上角两字之间空字行政机关的紧急公文分别标明ldquo特急rdquo、ldquo急件rdquo用号黑体字标注于公文首页版心右上角第行如果该件公文无密级则标注在第行。  确定公文的紧急程度(等级)应实是求是防止随意性。  发文字号  发文字号是公文的代号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号部分组成是每一个用特定版头制发的公文不可缺少的重要组成部分。它起到便于识别公文、发文机关、发文年度和便于登记、管理、使用的作用。其中发文机关代字由发文机关所在行政区(管辖地)地方代字、发文机关代字和公文类别代字部分组成有的可省略发文机关代字或公文类别代字但发文机关所在行政区地方代字不能省略。例如ldquo益资发rdquo用ldquo益资rdquo做发文机关所在行政区代字省略了发文机关代字ldquo委rdquoldquo发rdquo是文件类别字:ldquo益资委rdquo中的ldquo委rdquo是发文机关代字即ldquo中国共产党益阳市资阳区委员会rdquo省略了文件类别代字。发文机关代字不能与同级机关的机关代字相同例如同级统战部与统计局不能都用ldquo统rdquo字做机关代字应分别用ldquo统战rdquo、ldquo统计rdquo做机关代字。发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称不能简称例如ldquo〔〕rdquo不能简写为ldquo〔〕rdquo。发文顺序号分年度从号起按公文的签发时间的先后依次编号不能跳号不留有空号不随意编号不编虚位(即ldquordquo不编为ldquordquo)不加ldquo第rdquo字。  使用发文字号应注意个问题:一是发文字号一经确定应长期固定使用。二是联合行文一般只标注主办机关的发文字号。三是用特定版头印制的公文的发文字号党的机关的用号仿宋体、行政机关的用号仿宋体字标注于版头(发文机关标识)下空行红色横隔线之上。下行文、平行文的居中标注上行文的标注于左侧与右侧的ldquo签发人rdquo对称左右边各空字排印。  签发人  上报公文(主要指请示、报告)应标注签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空字签发人姓名居右空字签发人由ldquo签发人rdquo字加全角冒号与签发人姓名组成标注于公文发文机关标识(版头)下空行红色横隔线之上。党的机关的公文用号仿宋体字标注。某些重要的公文有会签人的还应在签发人右侧用号仿宋体字标注会签人及其姓名。  上报公文标注签发人的目的是为了加强单位领导人对公文所负的责任使之认真把好公文关。  标注公文签发人应注意个问题:一是联合行文有多个签发人一般是主办单位签发人姓名置于第行其他签发人姓名从第行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排下移红色横隔线会签人的标注方法同签发人。二是签发人是指机关签发公文的领导人中最高职务者。  标题标题一般由发文机关名称(全称或规范化简称)、公文主题和文种组成位于红色横隔线下方空行排印。主标题用号小标宋体字副标题用号楷体字居中排印。回行时应做到词意完整排列对称间距恰当。公文的标题应准确简要地概括公文的主要内容做到规范、简洁、无歧义。  在处理公文标题时应注意个问题:一是联合行文时各联署机关名称排序一般情况下主办机关的名称排在前面其余依次排列。二是在有双文种的公文(又叫复合性公文)中应简化标题。三是标题中一般不用除书名号以外的标点符号。  主送机关  主送机关即主要受理公文的机关应当用全称或规范化简称或同类型机关统称在标题下空行左侧顶格用号仿宋体字排印回行时顶格最后一个主送机关名称之后用全角冒号。国家标准规定:ldquo如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送机关之上标识方法同抄送。rdquo  普发性公文主送机关名称用统称并做到规范、稳定。在党政机关常用的公文中只有通知、报告、请示、批复、议案、函种公文标注主送机关决议、决定、指示、命令(令)、意见、公报、公告、通告、规定、细则、会议纪要、工作要点种公文不标注主送机关通报可标注可不标注主送机关即一般情况下不标注主送机关但表彰先进、批评错误、通报人大和政协选举结果可标注主送机关。  正文  正文是公文的主体用来表述公文的内容位于主送机关下方不标注主送机关的公文正文位于成文日期下方。县级及基层党的机关不标注主送机关的公文正文在标题之下空行排印。数字、年份不能回行。  正文中的结构层次序数应准确掌握和使用即:第一层为ldquo一、rdquo第二层为ldquo(一)rdquo第三层为ldquordquo第四层为ldquo()rdquo。常见的错误有:第一层次用ldquo(一)rdquo第三层次的ldquordquo写成了ldquo、rdquo把小圆点写成了顿号。第一层次用ldquo一、rdquo第二次用ldquo()rdquo跳跃了两级。在正文层次不多的情况下第一级用ldquo一、rdquo第二级可用ldquordquo但不能用ldquo()rdquo。为简化层次正文中尽量不用多层次结构。  正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋种字体均用号字印制。正文中只有一级小标题的小标题用黑体字排印有两级小标题的第一级小标题用黑体字排印第二级小标题用楷体字排印有多级小标题的第一级小标题用小标宋体字排印第二级小标题用黑体字排印第三级小标题用楷体字排印第四级小标题用仿宋体字排印。除小标题之外的正文文字有双文种的第一文种的正文用号楷体字排印第二文种的正文用号仿宋体字排印。  法规性公文的编、章、节的序号及标题居中排印占两行非法规性公文的小标题的第一行与正文的每一个自然段的第一行左边空两个字排印行距相同。独立成段的小标题末尾无标点符号小标题之后接着排印正文的末尾用句号。  mdash附件及附件名称  附件是公文的组成部分对主件正文起说明、注释、补充、证实、参考等作用的文字材料或图表置于主件之后另起一页开始排印并与主体装订在一起。  公文如有附件应在正文之后、发文机关署名之前排印附件名称。党的机关的公文附件不空行、行政机关的公文附件空行左侧空字用号仿宋体字排印ldquo附件rdquo字或ldquo附rdquo字后面标全角冒号附件名称。附件的序号(用阿拉伯数字)和名称前后的标识应一致。  附件的首页左上角顶格用号黑体字排印ldquo附件rdquo字及附件的顺序号。仅一个附件的不排附件的顺序号。附件排印与公文主件排印的规格相同。附件是图表的其文字部分用至号字灵活处理。  如果附件与公文主件不能装订在一起的例如应填报的统计表等应在附件的左上角第行顶格标注公文的发文字号并在其后标注附件(或带顺序号)。在这种情况下公文主题词与印制版记应标注在主件最后一页的下端。附件与主件装订在一起的公文主题词与印制版记应标注在附件最后一页的下端。发文机关署名  发文机关署名应当用全称或规范化简称位于正文之后的右下方。  党的机关的公文与正文的末行一般空两行排印。不标注主送机关和不需加盖发文机关印章的公文正文之后不再署名。在县级和基层党的机关公文印数较少所发公文都要加盖发文机关印章对于在正文之后不需署名的文种采取变通的形式即在正文之后用号字署名以便于盖章但在正文之前仍不标注主送机关只把印发传达范围由正文之后移至成文日期下一行排印。  行政机关的公文单一机关和两个机关的联合行文不署名个以上机关联合行文应署名。署名时将发文机关名称排在成文日期和正文之间主办机关排在前面每行最多排个发文机关名称最后一排如余一个或两个均居中排印以方便盖章为标准。  成文日期  成文日期一般以领导人最后签发的日期为准经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准。成文日期应当写明年、月、日年份不能简写。  党的机关的公文成文日期用阿拉伯数字标注。有主送机关的文种成文日期标注于发文机关署名右下方低两个字用号仿宋体字排印对于决定、决议、规定等不标注主送机关的公文成文日期加括号用号楷体字标注于标题之下居中位置。县级及基层党的机关发文对于决定、决议、规定等不标注主送机关的公文成文日期标注在发文机关署名右下方。  行政机关的公文成文日期用汉字标注ldquo零rdquo写ldquoOrdquo。单一机关行文成文日期在正文之下一般空行、右空个字、用号仿宋体字排印。联合行文将成文日期拉开左右各空个字排印成文日期与正文的距离从实际出发确定以方便盖章为准。  公文经领导人签发后因故不能及时发文时成文日期可请示签发人重新确定或由办文者提出意见报领导确定。  印章  县市区党的机关和基层党组织的公文均应加盖发文机关印章。联合上报的公文联署机关都应当加盖印章。  在行政机关公文除ldquo会议纪要rdquo和以电报形式发出的以外均应加盖发文机关的印章。联合上报的公文由主办机关加盖印章联合下发的公文发文机关都应当加盖印章。  使用机关印章加盖公文时要认真、细致使每一份公文的用印都能做到端正、清晰印章用红色。党的机关的公文印章在发文机关署名的成文日期处上沿不压正文下沿在成文日期之下。行政机关的单一机关行文印章距正文mdashmm居中压成文日期。当印章下弧无文字时采用下套方式即仅以下弧压在成文日期上当印章下弧有文字时采用中套方式即印章的中心线压在成文日期上。当联合行文需加盖两个印章时主办机关在前两个印章均压成文日期互不相交或相切相距不超过mm当联合行文需加盖个以上印章时每行最多排个印章主办机关在前印章盖在发文机关署名处两端不得超出版心最后一行如余一个或两个印章均居中排布印章之间互不相交或相切在最后一排印章之下右空字标注成文日期。当公文排版后所乘空白处不能容下印章位置时应采取调整行距、字距的措施加以解决务使印章与正文同处一面不采取标识ldquo此页无正文rdquo的方法解决。  县市区党的机关和基层党组织制发的公文对于不标注主送机关的文种先改变其格式然后才能在其署名和成文日期处加盖印章。  印发传达范围(附注)  公文的印发传达范围(附注)用号仿宋体字居左空字加圆括号标注在成文日期下一行如果一行排不下从第二行起可以顶格。  在党的机关的公文中这一要素叫印发传达范围。它一般用于普发性公文。对于有主送机关的公文对印发传达范围另有要求的在印发传达范围处加以说明对于没有主送机关的公文起到标注主送机关的作用并可对印发传达范围提出要求。  在《国家行政机关公文处理办法》中这一要素叫附注其作用同党的机关的公文的印发传达范围并可说明其他需要说明的事项。ldquo请示rdquo公文在此处注明联系人姓名和电话号码。  印发传达范围的几种形式应相对固定做到规范化以便准确及时地确定公文的印发份数。  主题词  党的机关的公文公文主题词按主题词法标注即按中共中央办公厅秘书局编印的《公文主题词表》(修订本)标注位于公文末页下端抄送机关或印制版记上方:ldquo主题词rdquo用号黑体字顶格排印后标注全角冒号主题词用号书宋体字一篇公文最多不超过个主题词。行政机关的公文公文主题词用分类标引法标注:ldquo主题词rdquo用号黑体字居左顶格标注后标全角冒号主题词用号小标宋体字一篇公文最多不超过个主题词。  每个词目之间空字。一行排不完的另起一行与一行主题词的第一个字对齐排印。主题词下方划一条与公文满行等长稍粗的横线。  抄送机关  抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容(需要执行或知晓公文内容)的上级、下级和无隶属关系的机关应当用全称或规范化简称、统称。  用特定版头(报头)印制的公文抄送机关名称标注在印制版记上方主题词下方并用横线与主题词和印制版记隔开抄送机关名称前标明ldquo抄送rdquo二字并加冒号。抄送机关名称排列按机关的大小和排列习惯依次进行排列回行时与冒号后的抄送机关名称对齐。党的机关的公文ldquo抄送rdquo字顶格用号黑体字后标全角冒号抄送机关名称用号宋体字中间可用顿号、逗号、分号末尾不用标点符号。行政机关的公文ldquo抄送rdquo字与抄送机关名称都用号仿宋体字左空字排印抄送机关名称之间用顿号隔开末尾用句号如主送机关移至主题词之下标注方法同抄送机关。  印制版记  印制版记是印制公文的标记由公文印发机关名称、印发日期和印制份数部分组成位于公文末页主题词或抄送机关名称下方、页码上方与公文页码不空行。党的机关的公文两条横线之间的左右侧各空半个号字分别标注公文印发机关名称和印发日期底线下边右侧离字边空两个号字加圆括号用号宋体字标注印制份数即ldquo(共印鬃份)rdquo。  行政机关的公文只有印发机关和印发时间印发机关左空字印发时间右空字用号仿宋体字排印。  印发时间都用阿拉伯数字均以付印日期为准年份不能简写。上行文的印发日期后接着排印ldquo印rdquo字下行文、平行文的排印ldquo印发rdquo字。  用特定版头印发的公文的印发日期必须在成文日期之后或与成文日期同一天。  翻印上级机关的公文应把印发单位改为翻印单位印发日期改为翻印日期用圆括号标注共印鬃份。  (二)公文用纸格式  党的机关的公文用纸幅面规格可采用开型(长毫米宽毫米)也可采用国际标准A型(长毫米宽毫米)。目前我国党的机关普遍采用开型公文纸也有部分单位使用国际标准A型公文纸。如果使用国际标准A型公文纸应与本机关的上级机关的公文用纸格式一致并通盘考虑包括纸张、档案卷皮、档案柜等供应和配套问题不能随意改变或单独改变公文用纸格式。公文用纸格式一经确定必须长期固定使用。  《国家公正机关公文处理办法》规定从年月日起国家行政机关的公文用纸一般采用国际标准A型纸其成品幅面尺寸为:mmmm版心尺寸为:mmmm(不含页码)。  (三)公文排印、装订格式  《中国共产党机关公文处理条例》明确规定:ldquo公文的汉字从左至右横排少数民族文字按其书写习惯排印。rdquo用汉字排印公文除版头用长牟或长宋体字排印外一般使用宋、楷、仿宋、黑种字体。  《国家行政机关公文处理办法》明确规定:ldquo文字从左至右横写、横排。在民族自治地方可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。rdquo行政机关的公文除发文机关标识、标题、主题词目用小标宋体字密级、保密期限、紧急程度、ldquo主题词rdquo字用黑体字份数序号用号全身黑正体字外其余文字都是用号仿宋体字。  用开型公文纸排印公文党的机关的公文正文一般每页排行特殊情况最多只能排行每行个字。行政机关的公文正文一般每页排行每行个字。  用国际标准A公文纸排印公文正文用号仿宋体字一般每页排行每行排个字。  特殊情况下为了防止出现ldquo此页无正文rdquo字样调整行距、字距时每页既可减少行、每行可减少个字也可每页增加行、每行增加个字。  公文要求双面印刷页码套正两面误差不得超过mm黑色油墨应达到色普所标BL红色油墨应达到色普YM印刷品着墨实、均匀字面不花、不白、无断划。  公文页码用号半角白体阿拉伯数字标注置于版心下边缘之下一行数字左右各放一条号一字线一字线距版心下边缘mm空白页和空白页以后的页不标注页码。  公文装订与公文排印应一致并考虑人们的阅读习惯。根据不同装订方法的要求分别用骑马钉、平订或胶粘左侧装订不掉页。

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