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行政后勤管理制度

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张芳林 2018-01-12 评分 0 浏览量 0 0 0 0 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《行政后勤管理制度doc》,可适用于人力资源管理领域,主题内容包含行政后勤管理制度BXJZmdash版本号:A修改号:受控状态:发放编号:年月日发布年月日实施北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号:A作业文件行政后符等。

行政后勤管理制度BXJZmdash版本号:A修改号:受控状态:发放编号:年月日发布年月日实施北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号:A作业文件行政后勤管理制度修改号:序号:BXJZ第页共页目的为加强公司行政后勤规范化管理理顺公司内部关系使各项管理标准化、制度化提高办事效率给员工创造一个舒适的生活环境公司现制定本规定。适用范围本规定所指行政事务包括会议制度、文书管理规则、公章管理、通讯设备使用、办公用品管理、文件打印管理。适用于公司全体员工。行政事务管理会议制度会议种类(不包括监理业务会议内容):股东大会、总经理办公会、工作会议、各地区部门员工会及其他专项会等。会议由公司(部门)主要领导主持在会议召开前需制定议题、内容、达到的目的等并事先通知与会者避免准备不充分、或重复性。开会时要认真做好会议记录重要的会议和内容要形成会议纪要。各会议会期必须服从公司统一安排坚持小会服从大会局部服从整体的原则。对于会议讨论和形成意见的相关内容需要上报的应及时上报需要扩大范围应马上传达。对于会后布置的任务由公司主管和各部负责人带领大家共同完成并把结果及时上报公司。所有会议都应遵守开会按时到会因病或事不能到会需向主管部门请假任何人不得随意扰乱正常的会议计划。参会人员要遵守会议纪律。会议期间不准会场上找人总经理工作例会期间手机须调整到震动状态或关机。涉及保密的与会者须严守保密制度。文书管理规则公司公文种类:函(用于公司与外部进行商务联系)公文(公司正式对外的文件)均按国家公文标准执行。公司综合办公室是代表公司收发文件的机构任何部门或个人如以公司名义向外发送公文均需经总经理(或在公司主持工作的副总经理)同意由综合办公室(或受其委托)发出。代表公司所接收的文件均由办公室统一签收开拆、登记编号登记文件名、来文单位、日期、附件及具体事项并分发、归档。要根据文书类别、经办部门、领导批办由综合办公室按需要传阅。各部门接到的有关公文须按规定办理有关手续定期送往综合办归档。凡重要、保密、有指导意义、要求承办、有保存和查考价值、使用期限较长的公文都要登记。来文应及时处理办公室负有催办、检查的责任重要来文应及时呈有关领导批阅。来文附件如附有现金、支票、汇票或其他有价证券等经办人应及时缴交财务部门签收不得随意传递。每天上网查看相关网站如有相关公文发布即时下载做收发文处理。北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号:A作业文件行政后勤管理制度修改号:序号:BXJZ第页共页文书的传阅工作由综合办公室办理综合办公室可根据文书的重要性和相关性确定其传阅范围。所有文书的传阅原则上一律用原件如遇特殊情况可先传真后补原件。办公室人员如需发文时应在OA上履行收发文登记审批程序按要求填好项目。绝密、保密文件由当事人直送以防泄密急件和密件应指定专人负责随到随送不得积压。一般文书必须由综合办经办人收集齐全分类整理后存档。需阅读文件者要认真阅读并在附条上签字文件归档时随文件一同归档。公章管理目的印章是公司经营管理活动行使职权的重要凭据和工具为了加强印章管理规范印章使用避免由于印章管理疏忽、使用不当而造成不良后果特制定本制度。印章的保管及使用公司现有公章(公司行政章)、公司合同专用章、财务专用章、法人代表章、部门印章及业务专用章。印章分为一级印章和二级印章一级印章是公司各类业务的法人章及法人代表章二级印章是须经法人授权在一定业务或区域内使用的印章。印章由公司指定专人保管印章保管人应将印章存放在保险箱内不得随便放置。需要施印时按程序由公司相关领导签字方可施印,施印须由印章保管者亲手施印。公司行政章(以下简称公章)是代表公司对外联系的主要印鉴凡属以公司名义发文、介绍信、证明以及以公司名义发出的任何函件均需加盖公章使用时需经总经理(或总经理委托授权)签发公章管理人员不得委托他人代管、代用。公章合同专用章适用于公司与顾客(业主)签订的工程建设监理合同、咨询合同等主要业务合同凡公司签署的主要业务合同均需使用合同专用章和法人章签订。财务专用章是公司对外发生财务关系的唯一印鉴所有财务人员在没有总经理的签字许可下不得私自在支票或各类票据上盖章。按监理规范和企业印章使用流程细则除需要总经理审批的用印外均由主管领导审批或相关部门领导会签审批。部门印章是代表部门对外联系的主要印鉴凡属以部门名义发文、一般函件(介绍信、各种证明)上加盖部门印章时需由主管或部门负责人签发后方可使用同时管理人要做好用印登记。印章(业务章除外)原则上不得外借、外带如需外带必须经总经理批准后办理借用登记手续后方可带出。市内借出使用不能在工作时间以外市外借出需在一人陪同下方可使用。法人代表章一般与财务专用章或公章同时使用。法人章、财务专用章不得合放必须分人保管。使用公章必须由用印人严格履行登记手续由他人代替登记的须做出详细说明。实行谁用印谁登记谁负责。所有加盖印鉴的文书均需留底归档。北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号:A作业文件行政后勤管理制度修改号:序号:BXJZ第页共页在公章使用中如发现欺骗行为和弄虚作假现象一律严肃处理造成的一切经济损失由有关人员承担责任。业务章的领用及管理业务章的领用:由各地区部根据业务情况并写出详细的书面报告(领用原因等情况)向公司综合办申报由综合办核定后呈报公司主管领导审批方可领用。业务章的管理业务专用章适用于工程进度中所发生的往来资料真实性的凭证。部门经理为公司所授权使用业务章的责任人各项目部经部门经理授权使用的业务章需经项目总监理工程师签字方可使用。公司授权一枚业务章代表公司行政章在一定范围内使用需由部门经理签字方可使用。业务章不允许外借。代表公司行政章的业务章原则上不得外借、外带如需外带需经部门负责人批准后办理借用登记手续后方可借用。如经部门经理授权管理使用的管理人为责任人其对部门经理负责责任人在使用印章期间不列为外借。不允许在空白文书、支票、合同等上加盖印章特殊情况需经相应审批权限的领导签批。一级印章由总经理签批二级印章由部门负责人或相应的主管签批。印章管理人员应做到坚持原则立场坚定严格管理保守秘密。印章持有人违反管理制度造成印章遗失或使用不当公司将按严重违规处罚并追究相应的经济责任和法律责任。印章遗失后应及时向分管领导和总经理汇报并在报刊上发表遗失声明。印章申请审批权限及申请流程审核参见公司《印章使用流程细则》。通讯设备配备及使用通讯设备:根据使用人范围的不同分为公用通讯设备和个人通讯设备。公用通讯设备:指公司的办公电话、传真和电子信箱Email等个人通讯设备:指小灵通和移动电话。职责:由公司综合办公室负责对所有公用通讯设备的管理。各部门负责人为第一责任人具体使用人为直接责任人。由公司综合办按照相关规定对各部门的实际通讯费用进行审核。公司按规定负责支付员工相应的通讯费用列入绩效工资中。公司和地区监理部根据需要和外部条件配备公用设备(电话、传真Email由各部专人设置等)。根据公司的管理规定本部除不参与考核的领导层人员给予按月报销一定的通讯费用外其他人员通讯费用全部在绩效工资中体现。公司下设监理部安装的公用通讯设备除传真机可报市话、长途费用以外其他均只报销市话费用按财务管理规定的通讯费报销方法执行。公司本部与下设监理部(指定)均配备传真机和电子信箱公司指定专人管理任何人不得私自操作。传真和电子邮件内容均属于公司往来文件管理人员需编号归档。北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号:A作业文件行政后勤管理制度修改号:序号:BXJZ第页共页公司员工应自觉节约公用通讯设备的通讯费用在工作地不论上下班无特殊情况都不得拨打与工作无关的私人电话拨打公务电话也要言简意赅。综合办公室需掌握公用通讯设备的通话清单以便及时掌握费用的实际发生情况对公用通讯设备的使用进行必要的监督。综合办公室根据每月掌握的公用通讯设备的通话清单对发现有违反条规定的员工除按价赔公司损失通讯费用外并视情节轻重予以不同的行政处罚。个人通讯设备费用管理程序对于因岗位调换而导致通讯费用补贴人员或标准调整的由部门提出申请报公司综合办呈递总经理审核批准按新的岗位绩效工资和岗级工资执行。公司领导层不参与考核的对通讯费用按财务规定报销。公司员工通讯补贴已在绩效工资中体现公司员工应指定一部通信设备号码做为常用联系应用。公司员工必须保证公司在任何时间都能与其保持畅通的联系否则公司有权在绩效工资中扣减通信费用补贴。公司员工在出差期间因正常工作需要所发生的移动电话费金额较大的当月通讯费用补贴不足以弥补其正常实际发生的费用时可另行按照《公司出差及费用程序》核销。办公用品的管理各部根据办公需要按领用标准每月将计划使用物品集中到综合办各部到办公室领取基本的办公用品。远离公司本部的监理部如需自行购买时须由地区监理部经理签字、综合办审核后(无地区监理部的由项目总监签字)按标准自行购买、自行监督并将购买后的发票报经办公室审核。除正常配备的办公用品外若还需要用其它用品的须经总经理(或主持工作的副总经理)批准后方可购买。如因工程特殊要求来不及报经办公室同意员工自行购买的办公用品补办好相关手续后方可报销否则费用自理。负责购买办公品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好。负责购买人要建立账本办好入库、出库手续出库时须领用人员签字。责任公司办公用品均由综合办公室统一管理。办公设备的管理办公设备的范畴办公设备是指公司各部室在日常工作中用于办公和服务的各类设备和设施。具体为专业生产及检测设备电脑及相关附属设备影视摄录及播放设备办公用具交通工具后勤及宿舍用具及其他被公司认定为办公设备的器具。办公设备的购置办公设备由综合办整体计划按标准统一配置各部门可根据工作实际需要提出设备购置申请计划经综合办、财务部审定报总经理批准后由综合办组织相应人员进行采购。北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号:A作业文件行政后勤管理制度修改号:序号:BXJZ第页共页专业性办公设备经批准后可由综合办行政主管人员委托技术部门或使用部门自行购买购置完毕应交综合办行政人员处登记验收。办公设备由综合办行政人员建立使用台帐各地区部配合综合办进行。部门的办公设备由领用人负责保管并办理领用手续。办公设备建立使用责任制度部门负责人为第一责任人使用人为具体责任人。每季度办公设备要进行一次盘点由盘点双方签字后确认。办公设备的维修设备出现故障由设备专业维修公司进行检修并做好设备维修记录台帐。维修费超过设备原值的需通知综合办按使用年限、损坏程度确定是否需要维修。由个人损毁的应由当事人酌情赔偿。办公设备的报废设备出现故障无法维修成本过高且符合报废条件的由设备使用者提出申请填写设备报废申请表部门主要负责人签字后报综合办。公司综合办会同有关专业技术或主要使用人员对设备使用年限、维修情况等进行鉴定并报主管财务、总经理审批后将报废设备交综合办有关管理人员处理如报废设备能出售的将收回的款项交财务入帐。同时对报废设备登记备案、审批表存档。文件打印管理目的为规范打字、复印程序节约办公资源特制定本制度。程序复印红头文件必须经有关领导审批。对违禁材料及工作以外的材料一律不予以复印。禁止利用公司设备打印、复印或传真私人文件禁止私自为外单位打印或传真文件资料。特殊情况需经公司领导批准。复印费、打印费只为公司人员办公支出每次复印后需对复印材料的日期、内容、页数、份数等进行登记。公司员工因私需要复印时则按市场价格收费。在外打字、复印等所发生的费用须做出详细登记(登记内容:日期、页数、金额、用途)报经办公室根据公司标准给予报销。不得利用公司办公设备进行与公司无关的商务活动。图书管理制度目的为规范图书的管理工作体现公司的良好形象特制定本制度。图书的申购部门经理依据本部门业务开展需要提出购书申请经办公室根据《图书目录》检查若没有相同的图书再经公司领导同意后方可购书。图书购买工作原则上由申请人执行事后将购买的图书报综合办公室图书管理人员登记加盖公司藏书章。北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号:A作业文件行政后勤管理制度修改号:序号:BXJZ第页共页图书的管理图书的日常管理工作由办公室设专人负责将图书进行编号然后登记在《图书目录》中内容包括:编号、书目名称、册数、出版社、单价等栏目。每次新购图书均需进行编号登记后再办理借阅手续。办公室每季度对图书进行一次清点每半年将清点结果记录于《图书目录》。办公室每季末将图书目录提供给各部门供各部门选择借阅。图书的借阅图书出库一律办理借阅手续否则不准出库。借阅人借书时应填写《借阅登记表》后方可将书借走。图书借阅一般最多同时三本一次借阅时间不得超过一个月到期可办理续借登记手续如需继续借用须向综合办公室图书管理人员办理续借手续。责任借阅人应爱惜公司财产不得在图书中勾画、涂改、撕毁、损坏因不慎丢失图书照价赔偿。借阅人应按时归还图书。经办公室两次催交不还的视为丢失将安图书原价两倍价款进行罚款。借阅人将图书归还应在《借阅登记表》上登记。报刊及邮发管理公司指定专门人员管理报刊报刊管理人员负责做好年度订阅计划办理有关手续。对于有价值的报刊要及时归档。办公室负责所有邮件的邮发工作所有公发邮件、信函一律不封口由各部办公室登记编号后寄发月底汇总综合办公室。私人邮件和信函一律自费。、后勤管理食堂管理由专职人员负责食堂炊事工作做好安全工作。使用炊事器具或用具要严格遵守操作规程防止事故发生。食堂工作人员须严格遵守公司的一切规章制度坚持实物验收制度搞好成本核算做到日清月结账物相符做好就餐登记每月摊销账目公开。公司每月按规定给予适当的补贴。食堂配置设备器具标准参见公司《办公设备管理细则》。为了配合后勤工作人员做好后勤工作公司员工应按时就餐。若因故不能就餐应事先通知后勤工作人员。外来人员(包括公司员工的家属或朋友)在公司或各监理部就餐时按当月分摊餐费交缴。宿舍管理在市区内无适当住所或交通不便的员工可申请住宿主管人员审批后统一安排住宿。北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号:A作业文件行政后勤管理制度修改号:序号:BXJZ第页共页公司为每位住宿员工配置一套简单的生活必需品包括床上用品一套(床单、毛巾被、棉被、垫被、枕头)放置衣物用的简易衣柜、床头柜等进驻工地住宿的员工可签字领用床上用品一套办公用品原则上由综合办统一购买特殊情况由地区监理部向综合办申请后在当地按配置标准购买。住宿人员不得私自留宿非本公司人员如有特殊情况需报经公司后勤管理人员同意并办理好有关手续。住宿人员有娱乐的自由但应以不影响他人休息为前提以不影响公司整体形象、损坏公司公共财物为准则。住宿人员相互间应和睦共处应珍惜、爱护一切公共财物搞好各自的内务卫生。宿舍水电及燃气按人数均摊。车辆管理本办法所称车辆是公司按规定配备的车辆购买后分别按车号设册登记。车辆的有关证件(行车征、保险卡)由驾驶人携带不得遗失。公司配备的车辆在综合办主管人员处登记、备案办理领用手续并签订使用合同。公司配备的车辆均不配备专职司机每月按费用和里程相符的原则掌握加油费用。加油原则以加油卡的形式进行。如无特殊原因对用现金加油的不予报销加油费用。每次长途使用公务车必须做好用车登记。在出差长途时办理登记后按实际在路途中发生的汽油费、路桥费由公司负责。公务车驾驶人(持有C照以上)出车时要保证证件齐全及有效性在出车前须认真检查车辆安全状况(水、电、油)以确保车辆的正常运行若发现有损坏或有异常现象应立即告知综合办并协助办理维修每次出车后须驶回指定地点存放并确定锁妥。公务用车必须严格执行出车登记手续。公务用车市内用车需事先向综合办提出申请并经综合办批准后方可用车。公务用车市外用车需经公司总经理批准综合办备案后方可用车。出车后车辆驾驶人均要填写行车记录表(放置在车上)行车记录表上所载里程数应与车辆里程表相符。享受车改的公司管理人员工作用车以自用车辆为主原则上公司不予派车。如有特殊情况需报请总经理批准。公司禁止出借车辆特殊情况由公司总经理批准对未经批准私自出车发生的费用由驾驶人负担。发生交通肇事由驾驶人负全部责任并按同型号车辆价格进行赔偿。汽油费用核算均按公里升油计。公务用车发生交通肇事事故由交警部门依法处理交警部门认定我方不承担责任的发生保险公司赔偿以外的费用公司承担由交警部门认定双方都有过错的如发生保险公司赔偿以外的费用公司承担由交警部门认定我方承担主要责任的如发生保险公司赔偿以外的费用公司承担发生违章情况被交警部门处罚的费用个人承担。私人用车和未经批准发生交通肇事的一切后果自负同时须追究相关责任。北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号:A作业文件行政后勤管理制度修改号:序号:BXJZ第页共页车辆维修和保养由综合办指定修理点维修和保养并每月至少安排一次车辆清洁按标准保养车辆确需修理或更换小配件费用在元以下的由综合办负责人同意元至元以下的由财务部、综合办负责人共同会签同意元以上的报总经理审批。车辆途中需修理的必须电话通报综合办并在回来后补办审批手续车辆需大修及购置轮胎等大宗配件的需先申报修理明细费用报总经理审批。统一管理的车辆由综合办统一安排年检及购置车辆保险车辆保险购置明细如下:交强险、车损险(部分全部沿海气象灾害险)、第三者责任险(万)、不计免赔特约条款。低值易耗品管理为求公司低值易耗品节约集中管理统一规格特制定本规定。适用于公司办公文具用品、打字(复印)用纸、印刷纸张(信封、信纸、工程表格、会计用表)待客物品等。公司办公室指定专人制定办公用品计划经总经理批准后负责将办公用品购回根据实际工作需要有计划的分发或个人领用。负责购发办公用品人员要做到办公用品齐全量足质优库存合理开支适当用品保管好并建立帐簿办好入库、出库手续。公司员工因公领用的低值易耗品都应遵守节约的原则每次领用办公室管理人员应做好领用记录。库房管理库房指定专人管理物资入库必须履行验收入库手续财务人员负责入库物资的验收要认真核对型号、规格、数量、质量。发现与物资采购要求不符的可不受理。仓库保管人负责入库并建立台帐。采购人员购入物资、办理验收入库手续后应及时向财务部报帐。库房物资必须按分类、品种、规格等建立帐卡。物资须凭领用人签字领用不能凭空出库否则由仓库管理人负责。未经保管员同意其他人员不得进入库房。固定资产管理适用于公司固定资产的购置及其他方式增加财产的管理。公司各种固定资产的购置应事先向总经理或主持工作的副总经理请购因急需来不及申请者事后一定要补办手续否则不予报销。固定资产管理人员对于使用的财产如需整修或修缮的应请示总经理批准批准后及时通知厂家议价修缮或保养。固定资产变卖、报废、销毁或其他减损财产价值的应由管理人员作出详细登记报总经理批示。劳保用品发放管理劳保用品包括:劳保用鞋、安全帽、毛巾等。劳保用品的配给由综合办公室根据各部的实际工作需要按年度在适当时发放。劳保鞋根据实际情况制作。北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号:A作业文件行政后勤管理制度修改号:序号:BXJZ第页共页办公室人员需对公司的劳保用品建帐登记公司员工在试用期满后可领用公司发放的当年度的劳保用品。工作服管理规定为树立和保持公司良好的公众形象体现企业的文化内涵,规范视觉、行为管理特制定本规定。所有员工必须按照公司规定着装保持良好的精神风貌树立良好的公司形象。工作时间须按要求着公司统一发放的工作装注意仪容仪表穿着整洁、得体、大方。着工作装时应搭配与工作装颜色、款式得当的衬衣、袜子和鞋类鞋应保持清洁光亮无破损并符合工作要求在工作场所不得赤脚、不得穿拖鞋、拖鞋式凉鞋等。着西装时须着衬衣系打领带衬衣束腰不得挽袖或不系袖扣。工作装应经常换洗不得出现掉扣、错扣、脱线现象。工作时间应保持口腔清洁、双手整洁勤剪指甲指甲不得留的过长不得涂指甲油。工作时间必须佩戴公司统一发放的工作牌并佩戴在左胸前适当位置。男员工着装要求头发梳理整齐、大方头发前不过眉旁不过耳后不盖衣领不得剔光头不得留胡须。工作时间不得光膀子或穿挎拦背心及大短裤。女员工着装要求工作时间着装以保守为宜。头发梳理整齐发型(包括发式、颜色)不得太夸张提倡化淡妆金银首饰或其他饰物应佩戴得当。工作时间不得穿超短裙、低胸衫、过于休闲或其他有碍观瞻的奇装异服着裙装时外露袜子须穿肉色丝袜。尽量避免用过浓的香水。工装配制说明工作服发放范围是指公司在籍员工(临时工、兼职人员除外)。工作服管理由综合办公室建立台帐包括使用人姓名、性别、岗位、领用时间、发放人等。新员工入籍试用期满后可根据情况发放工作服。工服自领用之日起在公司工作满一年工服归个人所有。转正员工在配备工作服个月内辞职的公司将其服装制作费用全额扣除服装归个人所有在配备工作服半年以上、一年以内辞职的公司将扣除其的服装制作费(按服装制作成本)服装归个人所有在配备工作服一年以上辞职的公司将不扣除服装费服装归个人所有。员工辞职时服装费用按本规定标准在办理离职手续时一次结清。工服丢失或损坏按成本进行折旧由个人补款可重新申领。本规定由各部门负责具体实施由综合办公室负责监督、执行。北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号:A作业文件行政后勤管理制度修改号:序号:BXJZ第页共页公司机关员工日常上班需按要求统一穿着工作服夏季:每周一至周五须着装上班周六可穿休闲装上班秋冬季:每周一、周三、周五须穿着工装上班每周、、可穿其它服装上班。在各地区部工作的员工不要求统一穿着工作服上班。但在公司集会(如每月总经理办公例会、每年的年度工作会议、大型集会或公司、部门集体活动时)时须穿着工装或按要求着装。本规定纳入公司季度考核未按公司规定穿着工作服的一经发现将核减该部门考核分数。其他员工生日:公司每位员工均可享受到公司赠送的生日礼品生日礼品价值暂定为元。员工应积极参加公司组织的各项活动各部提出申请并经过批准的公司将补贴一部分活动费用。节日聚餐费用一般不作开销特殊情况需报经总经理(或在公司主持工作的副总经理)批准。每年年底公司组织的聚餐费用按公司相关规定办理。编写人:审核人:批准人:批准时间:

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