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上传者: 屲裡旳孩孓13 2017-08-10 评分 5 0 118 16 537 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《WPS使用技巧大全doc》,可适用于行政领域,主题内容包含WPS使用技巧大全mdashmdashWPS文字中级教程目录第一节 起草一份公文简单公文编辑红头文件套打传真电报编辑领导修订文稿版记下划线第二节 办符等。

WPS使用技巧大全mdashmdashWPS文字中级教程目录第一节 起草一份公文简单公文编辑红头文件套打传真电报编辑领导修订文稿版记下划线第二节 办一张报纸图文排版文本框的链接纵向文本组合及转成PDF文档第三节 出一张试卷试卷头和密封线页号的处理页面设置及分栏(补充)语文试卷技巧(拼音、繁简转换、稿纸方式)数学试卷技巧(插入公式)试卷答案的隐藏与显示电子试卷的制作第四节 填一张贺卡(邮件合并)第五节 编辑一本杂志 个性化的页眉和页脚 详解分隔符 样式和格式 生成目录第六节 其他办公技巧 印章的制作 席位牌的制作 信笺纸的制作 插入水印和改变背景色 插入背景音乐第二章 WPS文字中级技巧  第一章里我们学习了WPS文字的一些基本用法。从本章开始我们结合实例讲解一些在日常工作中常用的中级技巧其实所谓初级、中级是没有一个明确的界线的即使你只掌握了ldquo初级rdquo技巧日常工作也基本上没有什么问题了而我所说的ldquo中级rdquo技巧主要指办公室工作中的一些应用技巧也许会让你工作越来效率更高一些工作成果更规范一些罢了。下面就让我们从起草一份公文说起吧。第一节 起草一份公文  所谓公文是指行政机关在行政管理活动中产生的按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。  公文又分简单公文、红头文件、传真电报、公函等很多各类。这里我们逐一介绍一下常用公文的格式及编辑技巧。sect简单公文编辑  所谓ldquo简单公文rdquo是我自己胡乱起的一个说法就是指除红头文件、传真电报等正式的、需要上传下达的文件之外的一般性文字材料吧比如经验材料、讲话稿之类的。虽然说是ldquo简单公文rdquo但也还是有一定的规矩的比如文档的主标题用二号小标宋体正文用三号仿宋体而一级标题用三号黑体等等(具体标准大家可以到网上查一下这里不多费笔墨了)。  一、字体的安装  很多网友在论坛中提到WPSOffice的字体没有微软Office的多。这话只说对了一半确实安装微软Office后会自动向系统中安装隶书、幼圆、华文新魏等字体而如果没有安装微软Office只安装WPSOffice的话则不会有这些字体。但是字体其实是与Office软件相互独立的并不依赖Office。也就是说即使不安装微软Office我也同样可以安装很多字体。这里以系统并不自带但在公文中却经常用到的ldquo小标宋简体rdquo为例讲一下如何安装新字体。  安装字体首先要有字体文件我们可以通过百度搜索从网上下载到ldquo方正小标宋简体rarrdquo或类似的文件将下载到的文件用WINRAR解压缩即可得到字体文件(FZXBSJWTTF)将其放到一个方便记忆的文件夹(如ldquoC:fontsrdquo)从开始菜单打开ldquo控制面板rarr字体rdquo从ldquo字体rdquo文件夹的ldquo文件rdquo菜单中选择ldquo安装新字体rdquo并从对话框中选择字体文件所在目录系统会自动识别出字体文件和字体名称显示在ldquo字体列表rdquo中选择要安装的字体或直接点ldquo全选rdquo选中所有字体再点ldquo确定rdquo即可将选中的字体安装到系统之中(图)。其实除了这种ldquo正规rdquo的方法我们也可以直接将字体文件复制到系统的字体文件夹它一般在系统目录下的ldquofontsrdquo子目录下(默认为ldquoc:windowsfontsrdquo)我之所以不推荐这种办法是因为它并非总是有效并且在复制之前你不一定能从字体文件的文件名中明确地知道它是个什么字体因此还是老老实实地用控制面板安装吧――其实还更简单些。图  二、设置默认模板  与MSWORD一样WPS文字的默认模板也是A纸、空白页面五号宋体字且没有插入页码与我们日常需要的有相当的差距。显然如果每次拟制文档前都重新设置一下文档的纸型、字体、字号和插入页码将是一件非常烦琐和没有效率的工作。如果一打开WPS文字生成的新文档就已经将上述内容设置成我们需要的形式那该有多好啊。其实这一点儿也不难我为大家介绍种办法供选择:  第一种方法:默认页面设置法  新建一个空白文档双击横向标尺的空白处调出ldquo页面设置rdquo面板对页边距、纸张、版式、文档网格等项目分别进行设置设置完成后点一下ldquo页面设置rdquo面板左下方的ldquo默认rdquo按钮(如图)系统会提示ldquo是否更改页面默认值?rdquo(图)点ldquo确实rdquo即可下次启动WPS文字程序时页面设置已经如你所愿了。图图    第二种方法:修改默认模板法  用第一种方法只能修改页面设置如果想同时修改一下默认文档的字体、字号或者其他更多的信息就无能为力了。让我们看看第二种方法――修改默认模板法。  其实每次启动WPS文字时都会调会默认模板ldquonormalwptrdquo这个模板位于ldquoC:DocumentsandSettings用户名ApplicationDataKingsoftOfficetemplatesrdquo目录下用WPS文档的ldquo打开rdquo功能直接找到并修改这个文档你把它修改成什么样子下载启动WPS文档时新建文档就是什么样子。不过有一点必须注意:这个文档不能用双击的方法打开双击它的话会以它为模板生成一个新的文档。除了用WPS文字的ldquo打开rdquo功能外你也可以在资源管理器用右击该模板并在右键菜单中选择ldquo打开rdquo同样可以对其进行编辑。  第三种方法:修改右键新建样式  用上面提供的两种方法可以把WPS启动时生成的新文档自定义为任何样子。但也许你更习惯在桌面空白处右击鼠标并选择ldquo新建rarrWPS文字文档rdquo这样的方法来新建WPS文档。无论你先前如何设置你会发现它们对这样新建的文档完全没有效果你新建出来的仍然是老旧的A纸、五号宋体字。这时你不必遗憾请将先前制作好的normalwpt文档复制一份然后进入WPSOFFICE安装目录下的ldquordquo目录(个人版默认为:C:ProgramFilesKingsoftWPSOfficePersonaloffice),看到一个名为ldquonewfilewpsrdquo的文件了吗?删除它再按一下CTRLV,将刚刚复制好的normalwpt粘贴进来并将其改名为ldquonewfilewpsrdquo(注意连扩展名也要改!)。再到桌面用鼠标右键菜单新建一个WPS文件打开看看是不是也变成了你所设置好的默认模板了?  其实在这个目录下你还会发现newfileet、newfiledps它们分别是WPS表格和WPS演示的右键新建文档的模板文件。怎么样?是不是有些跃跃欲试了?那就赶紧下手吧。  三、公文模板的制作  用上述办法可以定制默认模板那么就让我们来做一个标准公文的模板吧。  首先是进行页面设置。从ldquo文件rdquo菜单中选择ldquo页面设置rdquo或直接用鼠标双击横标尺前面的空白出调出ldquo页面设置rdquo对话框按照公文的标准要求进行设置。目前的公文推荐使用A纸但也有很多机关喜欢用开诸如此类的设置我们在初级教程中已经掌握了需要说一下的是标准公文对每一页的行数、每一行的字数都是有严格规定的我们可以在ldquo文档网格rdquo中加以设置。如科所示如果是开纸型选中ldquo指定行和字符网格rdquo然后再设置为每行字符每页行就比较符合规范了。图  页面设置完成后应该插入页号了。为体现节约办公目前大多数单位都要求文档双面打印并且规范页号在页脚的外侧也即逢奇数页在右侧逢偶偶数页在左侧。这一点也很容易实现从ldquo插入rdquo菜单中选择ldquo页码rdquo并在ldquo对齐方式rdquo选项中选择ldquo外侧rdquo即可(如图)。图  WPS文字内置了很多页码格式但很遗憾都不符合新的公文标准。公文标准中要求页码用四号宋体字并且左右各有伴个破折号。虽然WPS文字内置了形如ldquordquo的页码样式但页码左右的短线太短了并不符合要求。因此在图中我们选择了纯粹的阿拉伯数字为的是方便修改。再起点击菜单中的ldquo视图rarr页眉和页脚rdquo激活页眉和页脚(也可以直接用鼠标双击页号)把光标定位在页号所在位置在页号左右各手中输入半个破折号(点一个汉字位置)然后将其设置为四号宋体字。  纸型和页码设置好以后我们该设置文字部分了。首先是文章的总标题由于我们是在制作模板索性就在文档的第一行输入ldquo总标题rdquo三个字吧把它设置为二号小标宋体并且居中。注意有些人喜欢将标题加粗以示强调其实这并不符合公文标准的要求总标题设置为二号小标宋体已经足够醒目了不必再加粗。总标题下面空一行然后输入受文单位这里我们就输入ldquo受文单位rdquo四个字吧将其设置为三号楷体并且顶格写后面再加一个冒号(:)回车。接下来就是正文了我们就输入ldquo文章正文rdquo四个字吧设置成三号仿宋并在ldquo段落rdquo属性中设置成首行缩进字符。注意在ldquo段落rdquo属性中还要将ldquo段间距rdquo设置为倍行距并勾选ldquo如果定义了网格与则网格对齐rdquo(图)。图  正文结束后就应该是落款了。落款用与正文一样的三号仿宋字但不同的是落款位置是在页面的中间偏右的位置且落款与落款时间上下要对齐。大家是否记得我们在初级教程中谈到过ldquo首行缩进rdquo前提下的ldquo居中对齐rdquo?对了这里刚好用到它。在需要落款的位置用鼠标拖动横标题上的首行缩进标志到适应的位置输入ldquo落款单位rdquo再按两次回车(即输入一个空行)插入落款时间(如果要插入当前时间可以按快捷键ldquoAltIrdquo再按一下ldquoTrdquo,然后选择合适的格式)注意落款时间要用小写中文数字(即ldquo二八年三月二日rdquo这样的格式)再次提请注意不要把ldquordquo写成大写字母ldquoOrdquo或者阿拉伯数字ldquordquo。然后选中ldquo落款单位rdquo和ldquo落款时间rdquo按一下常用工具栏上的ldquo居中对齐rdquo按钮就OK了(图)。快用前面的方法把它设置成WPS文字的默认模板吧以后再起草公文时只需修改相应的部分就可以了。sect红头文件套打  上一小节我们讲了一般公文如果编辑这一节我们讲一讲怎样设计红头文件。  目前有很多单位使用已经带有固定文字的文件纸张然后在这种文件的相应的位置打印计算机所编辑好的文字这就是平常所说的套打。如下图、图2、图。图图图  文字和格式先做出来用户在打开套打模板的时候知道该在什么地方输入相应的内容这样就需要用到文字隐藏、显示隐藏文字和套打隐藏文字这三个功能。最终效果就会像图所示一样用户知道该在什么地方输入相应的内容。  文字隐藏  下面我们来看看具体的操作:  首先按照前面章节所说把公文格式做好。  然后把红头部分ldquotimestimestimes省环境保护局文件rdquo全部选中在选中部分单击鼠标右键选择【字体】选中【效果】中的【隐藏文字】的复选框点击【确定】如图:图  显示隐藏文字  这时候会发现设置隐藏文字的内容看不见了不用着急我们单击【工具】菜单中的【选项】选择【视图】选项卡中【隐藏文字】复选框如图。先不要点击【确定】后面还有操作图  套打隐藏文字  用户在设置文字隐藏后这个隐藏文字的位置就会被没有隐藏的文字所替代这样就会出现输入的内容可能覆盖到已有的文字上为了避免这种情况的发生我们需要再设置一步。仍然是【选项】对话框选择【打印】选项卡在【隐藏文字(I)】下拉菜单中选择【套打隐藏文字】即可如图。这时候点击【确定】图  这样一个套打的文件模板就设置好了如果是经常使用的文件可以把这个文件保存为模板格式(*wpt)以后每次使用只需要调用模板就可以了。  扫描红头文件法  其实更多的时候我们不一定还保存着红头文件的原始文档我们手头有的只是一张打印好的纸质的文件头。这样的话前面的用隐藏文字来套打的方法就英雄无用武之地了。遇到这种情况我们应该怎么办呢?如果你的办公室有扫描仪那么恭喜你!  首先用扫描仪将头红文件扫描成图片用WPS文字新建一空白文档将纸型设置成与文件头相一致。从【视图rarr页眉和页脚】中进入页眉编辑状态通过【插入rarr图片rarr来自文件】把扫描好的图片插入到空白文档中来然后将其调整其大小和位置使其与整个页面重合退出页眉和页脚模板。此时红头文件各个部分都已经在页面中标识清楚了在需要的地方插入文本框并将文本框的边框颜色设置为ldquo无线条颜色rdquo将【内部边距】全部设置为ldquordquo(图、)。图图  在文本框中输入需要的内容即可密级、等级、发文字号都可以用这种办法准确定位。至于正文部分则不必使用文本框直接在适应的位置开始输入文字即可。注意:在正式打印之前要记得进入页眉和页脚状态删除其中的图片啊――有点卸磨杀驴啊。  如果你没有扫描仪也没有什么大不了的可以采取估计的办法在大概的位置上插入文本框然后打印输出与文件头相对照根据位置的偏差情况再调整各个文本框的位置即可。  小技巧:如果需要对文本框的位置进行微调只需用鼠标点击文本框的边框使其处于激活状态(如图)然后就可以用键盘上的方向键进行微调了。图sect传真电报编辑  在日常办公中传真电报也是最为常见的一种行文方式了。传真电报有自己独特的格式。如图所示就是一个比较典型的传真电报模板。图  我们来分析一下这个传真电报报头文字没有难度中间的报头部分也可以用表格轻松解决正文部分更是不在话下。难点在于首页的页脚要显示承办单位、联系人、电话以及电报的总页数等信息而从第页开始则不显示这些信息页脚中仅有一个页号就好了。其实这也不难。跟我来:  从【插入】菜单选择【页码】在页脚中插入页码(注意:如果想在第页(即除报头外的第页)显得ldquo--rdquo将ldquo起始页号rdquo设置为ldquordquo即可。)。然后双击横标尺打开ldquo页面设置rdquo对话框在ldquo版式rdquo选项卡中勾选【首页不同】项(图)。可以发现首页的页脚处已经不再显示页号。图    接下来点击【视图―页眉页脚】在第一页的页脚处插入一个行列的表格并在其中输入ldquo承办单位rdquo一行的所有内容再表格的下边线和左右两边的边线设置为ldquo无rdquo只留下上边线。至于ldquo共times页rdquo则可以先输入ldquo共页rdquo然后将光标定位于ldquo共rdquo和ldquo页rdquo之间在ldquo页眉和页脚rdquo工具栏上点一下ldquo插入页数rdquo按钮即可。  现在第一页已经完全呈现在我们眼前在第一页的正文区输入文字试试当正文文字超出第一页的范围后会自己转入下一页由于在版式中设置了页眉页脚ldquo首页不同rdquo因此首页的页脚显示的是ldquo承办单位rdquo一行而从每页起页脚中显示的就是页号了!sect领导修订文稿  现在的办公族真是有福了。写了稿子送领导批阅后可以直接在电脑上修改输出就好了。想当初我刚刚到机关工作时都是用钢笔誊写到稿纸上的一篇几千字的稿件即使领导只修改一两个字也必须重新抄写一遍!  更有许多领导自己也会用电脑修改下属的稿子时直接拿电子文档来自己就在电脑上修改了秘书真是连打字都不用了。只是这样一来也少了许多学习的机会领导到底改了哪些地方也很难查找了。不过如果让领导开启ldquo修订rdquo模式他在文稿上的每一处增删都会清楚地标识出来(如图)。图  要实现这样的效果其实是非常简单的只需要在【工具】菜单中选中【修订】即可。此时ldquo修订rdquo菜单图标呈选中状态(如图)此时对文档做的任何修改都不会立即生效而是会像图所示那样将添加的内容和删除的内容用不同的颜色标记出来。不过可能你的电脑上显示的与图所示会有一些细微的差别比如新添加的内容并不是绿色的而是红色的比如在ldquo删除内容rdquo标识后面并没有修订者的标识甚至修改后与没有启动ldquo修订rdquo状态没有什么区别这是为什么呢?  图  其实修订后的文稿如何显示都是可以自行定制的。从【工具】菜单调出【选项】在弹出的面板中切换到【修订】选项卡你会发现这里可以设置的项目非常多样化包括ldquo插入内容rdquo、ldquo删除内容rdquo格式和颜色修订行的边框和颜色批注、编号的颜色以及是否使用批注框、是否显示与文字的连线、是否显示作者缩写等等(如图)。由于这些内容非常直观易懂我就不多铝耍蠹易约好饕幌戮涂梢哉莆樟恕图  此外当文档进入ldquo修订rdquo状态后WPS文字会自动调出ldquo审阅rdquo工具栏(图)如果没有自动调出或者不小心关闭了可以在工具栏空白处右击鼠标选中ldquo审阅rdquo将其调出。在ldquo审阅rdquo工具栏上从左到右功能键依次是显示状态按钮(前两个)定位按钮(第、个)ldquo接受修订rdquo按钮(第个包括ldquo接受(当前)修订rdquo和ldquo接受所有修订rdquo)拒绝修订按钮(第个包括ldquo拒绝(当前)修订rdquo和ldquo拒绝所有修订rdquo)插入批注(第个)突出显示(第个可设置修订内容底纹颜色)和修订状态形状(用于切换修订状态和普通状态)。图  所有设置都比较直观这里只强调几点应该注意的地方。  第一关于ldquo审阅人rdquo的含义。在左数第个按钮ldquo显示rdquo下接菜单中的ldquo审阅人rdquo这个ldquo审阅人rdquo并非当前操作系统(如WindowsXp)的登录帐号而是WPSOffice的用户名。在我们安装WPSOffice个人版完成后第一次运行时会提示输入用户信息就是它了。如果在图中勾选了ldquo显示作者缩写rdquo的话在ldquo删除的内容rdquo后面就会有一个方括号其中显示修订者帐号的缩写。但也许你会发现在你的文档中方括号中只有一个字母(比如不是ldquobntreesrdquo而是ldquobrdquo)或者显示的帐号名并不符合你的心意没关系我们就把它改成你所想要的吧。在图的ldquo选项rdquo设置面板中切换到ldquo用户信息rdquo在这里设置一下就OK了(图)。图  第二关于批注按钮。批注按钮在修订状态和非修订状态都可以使用但如果是在修订状态使用并且批注点与修订内容一致则在完成修订(即选择了ldquo接受rdquo或ldquo拒绝rdquo)后会自动消失可以理解为ldquo为修订所作的说明rdquo而在非修订状态下使用时或者虽然在修订状态下但批注在非修订内容处则因为它本身与修订内容无关即使执行了ldquo全部接受rdquo或ldquo全部拒绝rdquo也不会消失。但可以通过将显示模式设置为ldquo最终状态rdquo使其隐藏而又可以设置为ldquo显示标记的最终状态rdquo使其显示出来可以理解为ldquo为文档内容所做的注释rdquo。  第三关于ldquo突出显示rdquo该功能其实与修订功能关系不大无论在修订状态还是普通状态都可以用它为文档中的任何文字(不一定是插入或删除的部分哦)加上底纹来ldquo突出显示rdquo。不过奇怪的是虽然效果几乎一样但这个功能与通过【格式】菜单下的【边框和底纹】设置的底纹并非一回事。  好了关于修订的那些事儿我们就讲到这里吧。最后讲一个小技巧如果你既想了解领导是如何ldquo修改rdquo你的材料的而又不想让领导知道自己在使用ldquo修订rdquo功能可以在领导修改你的文稿之前开启修订状态并将显示模式设置为ldquo最终状态rdquo(注意是在最左的下拉列表中选择不要错选了ldquo显示标记的最终状态rdquo)并关闭ldquo审阅rdquo工具条。这样系统会默默在后台记录修订的所有细节但显示的却与正常的修改没有任何区别。至于怎样才能在领导修改之前完成这些工作就ldquo八仙过海各显神通rdquo了。sect版记与下划线  正式公文的最后都有一栏叫ldquo版记rdquo的内容。根据不同的领域公文的ldquo版记rdquo部分也大不相同但有一点是一致的就是版记下要有一条横贯页面的直线(图)图  这里的关键问题是每行文字下面的横线如何来画。方法是很多的下面一一道来。  (一)下划线法  即用ldquo格式rdquo工具条上的ldquo下划线rdquo按钮添加是最简便易行的办法不过效果不太好。其一是对于没有文字的地方不会出现横线要让横线贯穿页面就必须用空格把整行补满其二是下线划与文字的距离太近几乎是贴着文字看上去不够美观。  (二)ldquo画rdquo横线法  即在ldquo绘图rdquo工具栏上选择ldquo直线rdquo工具按下SHIFT键用鼠标在页面上ldquo划rdquo出一条直线。优点是操作比较简单且不必添加多余的空格。但也有不足之处:在多行文字下ldquo划rdquo线时多条横线可能会长短不一当然这个问题可以用复制粘贴的办法较好的解决另一个问题是多条横线之间的间距不太好把握把相邻横线的间距调整得完全一致要花费一些时间和精力。  (三)表格法  即选中需要划线的文字从菜单中执行ldquo表格rarr转换rarr文本转换为表格rdquo将其转换成一个N行列的表格然后再去掉最上边和两个侧边的边线(设置为ldquo无边框rdquo)即可。显示效果相当不错操作也不算复杂。唯一的不足是在转换成表格后可能表格宽度会稍稍超出版心范围需要手工调整一下。  (四)文字边框法  即选中该部分文字从菜单中执行ldquo格式rarr边框和底纹rdquo在ldquo边框rdquo选项卡中选择ldquo自定义rdquo设置好横线的宽度(即粗细)按下中间和底部横线的按钮(如图)确定即可。图  在所有方法中大家可以根据自己的习惯来选择其中一种我个人倾向于文字边框法其显示效果最好操作也并不是很复杂。第二节 办一张报纸  与公文相比报纸的排版非常个性化可谓丰富多彩。不仅有标题、正文更要图文并茂有许多的图片穿插在文字中即使是文字也不像公文中的那么ldquo正规rdquo可以横排、纵排而标题更是花样繁多helliphellip文字的表达能力是有限的还是让我们看一张真正的报纸是什么样的吧(图)。图sect图文排版  首先我们要讲的是报头图中ldquo中国青年报rdquo几个大字是伟人毛泽东的手书是用任何输入法、任何字体都无法重现的因此只能采取插入图片的办法和实现。同时报纸中的插图都都是必须用插图来实现的。在WPS文字中插入图片的默认绕排方式是ldquo嵌入型rdquo即把图片ldquo嵌入rdquo到文字中以便当文字改变时随文字移动不过这样一来想任意改变图片在文档中的位置就比较困难了。在报纸的排版中由于对绝对位置的要求比较严格因此需要把图片的绕排方式改为ldquo四周型rdquo或ldquo浮于文字上rdquo这样我们可以随时把图片放在页面的任何位置。除了报头报纸中的新闻图片也是通过插入图片的办法插到片面的任意位置的。至于版面中直线、方框等简单图形则可以用ldquo绘图rdquo工具栏中的图形工具轻松完成。但如果要插入比较复杂的图形或者线条ldquo绘图rdquo工具无法完成时也可以在PHOTOSHOP等图像处理软件中做好后直接以图形方式插入版面。sect文本框的链接  说完了报头就该说说文章了。为了版面的灵活和排版的准确文章一般采用文本框来实现。目前WPS文字还不支持在文本框中分栏因此对于分成多栏的文章我们还要另想办法。我的解决办法是使用多个文本框来完成一篇文章的输入。这样就有一个难题:多个文本框之间的文字彼此并不关联如果前面文本框中的文字做了调整后面的也要随之调整这样在校改文章时就会变成非常繁琐。这里我们要用到一个非常好用的功能――链接文本框。当我们选中某一文本框时WPS文字会自动弹出一个ldquo文本框rdquo工具条(见图)这个工具条不能从ldquo视图rdquo中调出而只能在我们选择文本框时自动出现当没有文本框出现时它会自动消失。图  我们看文本框工具条的功能非常简单只有个按钮从左至右依次是ldquo创建一个文本框链接rdquo、ldquo断开向前链接rdquo、ldquo前一文本框rdquo、ldquo后一文本框rdquo和ldquo更改文字方向rdquo。除了ldquo更改文字方向rdquo外其它个按钮全部与链接文本框功能有关。  好了闲话少叙现在就让我们来这个功能来实现分栏效果吧。以头版头条消息《认真履行职责 不负人民重托》为例消息的标题用一个普通的文本框来实现设置好字体字号不必多说。关键是消息正文的处理。  第一步插入一个文本框调整后大小约占该消息正文版面的宽并设置好其他属性这里的关键是文本框的ldquo线条颜色rdquo设置为ldquo无线条颜色rdquoldquo内部间距rdquo设置为ldquordquo这个在初级教程中讲过也就不多说了。  第二步把第一步做好的文本框复制粘贴份使个文本框一字排开为了整齐起见可以同时选中这个文本框在ldquo绘图rdquo工具栏中依次点选ldquo绘图rarr对齐或分布rarr底端对齐rdquo然后再执行一次ldquo绘图rarr对齐或分布rarr横向分布rdquo(如图)这样设置后个文本框就整整齐齐排好了。图  第三步选中第个文本框然后在ldquo文本框rdquo工具条上点一下ldquo创建一个文本框链接rdquo此时你会发现鼠标变成了一个口缸的形状把鼠标移到第个文本框上该口缸变成倾斜的像是正在往第个文本框中倒什么东西此时在第个文本框上点一下鼠标左键即完成了第、个文本框的链接再用同样的办法将后面的文本框链接到前一个文本框。  第四步在第个文本框中输入文字当第个文本框满了的时候后面的文字会自动进入第个文本框以此类推直到第个文本框。sect纵向文本  除了横排的文字有些时候为了活跃版面我们在报纸上还会用到纵向排版的文本。在ldquo绘图rdquo工具条上有两个ldquo插入文本框rdquo的按钮前一个是ldquo文本框rdquo后一个是ldquo竖排文本框rdquo也就是横向和纵向的了。其实即使开始插入的是横向文本框要改成纵向的也很容易的事。还记得前一小节讲到的ldquo文本框rdquo工具条吗?最后一个按钮就是ldquo更改文字方向rdquo如果原来的文本框中的文字是横向的按一下就会变成纵向的反之如果原来是纵向的按一下就会变成横向的。  讲到纵向文本框有两点不能忽视:  其一是文字的方向按照古代中文的行文习惯应该是由右向左排的但一些人不懂得这个规则喜欢由左向右排这是错误的。当我们将文字设置为ldquo纵向rdquo时默认也是由右向左排如果不是请在【格式】rarr【文字方向】对话框中把它改过来(如图)。图  其二是标点符号。横向文字和纵向文字的标点符号大部分是相同的但是也有一些差异比如小括号、书名号、省略号等应该从原来ldquo竖rdquo的状态改为ldquo横rdquo的状态再比较双引号在纵向文本中应该用ldquo『』rdquo如图所示。在一般情况下在我们将文字方向设置为纵向的同时这些标点符号已经自动转换过来了不用我们去过问但在应用某些不太成熟的字体时有可能会出现标点称号没有转换的情况特别是双引号仍然显示为ldquordquo的状态这时我们就要考虑是否需要重新换一个成熟些的字体了。图sect组合及转成PDF文档  你看办一张报纸其实也并不像想像的那么复杂吧?接着把整张报纸做完吧在所有工作完成后为了使报纸版面中各元素不会乱跑可以用ldquo绘图rdquo工具条上的ldquo选择对象rdquo工具框选所有的元素(包括图片、文本框、图形等)然后在任一元素上右击鼠标执行ldquo组合rarr组合rdquo使整个版面ldquo合为一体rdquo我们这一版报纸就算做好了。如果你还是担心也许有人会把组合好的对象ldquo分解rdquo开造成跑版那么干脆把它转成PDF文档吧。WPS文字可以轻松地把WPS文字和DOC文字转换为PDF格式只要在常用工具栏上点一下ldquo输出为PDF格式rdquo按钮按提示操作就OK了。不过目前WPS文字还不支持打开PDF格式文档要查看的话还需要安装PDF的专用阅读软件啊。  最后我提供一个制作好的报纸版面请大家参考:中国青年报wps(KB)中国青年报wps(KB)下载次数::第三节 出一张试卷  试卷是教师朋友们接触最多的办公应用了吧。从这一节开始我们讲一讲用WPS文字制作试卷的一些技巧。下面我们以制作一张开纸个版面双面打印的试卷为例重点讲解一些需要注意的要点。sect试卷头和密封线  制作试卷首选要做的是制作密封线。密封线一般在试卷的左侧在密封线外侧是学校、班级、姓名、考号等信息。而内侧就是试卷的题目了。  其实密封线的制作非常简单只要插入一个文本框并在其中输入学校、班级、考号、姓名等考生信息留出足够的空格并为空格加上下划线试卷头就算完成了然后另起一行输入适量的省略号并在省略号之间键入ldquo密封线rdquo等字样最后将文本框的边线设置为ldquo无线条颜色rdquo即可(图)。图  在制作过程中可能会出现考生信息不能居中的问题即使将其设置为ldquo居中对齐rdquo了可它却总是有些偏右这是怎么回事呢?原来在WPS文字中是将空格(即使是全角空格)当作西文处理的并且在排版的时候连续的空格会自动被忽略掉因此在图中极有可能从ldquo学校rdquo到ldquo姓名:rdquo这部分内容居中了但ldquo姓名:rdquo之后的空格被忽略掉了。解决的办法是选中考生信息部分右击鼠标在右键菜单中选择ldquo段落rdquo弹出ldquo段落rdquo设置对话框切换到ldquo换行和分布rdquo选项卡选中ldquo换行rdquo项目下的ldquo允许西文在单词中间换行rdquo(图)即可。图  试卷头做好了但它是ldquo横rdquo着的怎样才能把它ldquo竖rdquo起来呢?用鼠标右击该文本框选择ldquo设置对象格式rdquo在ldquo文本框rdquo选项卡中勾选上ldquo允许文字随对象旋转rdquo确定退出(图)。图  这时我们再次选中文本框把光标放到文本框正上方的绿色调整点上会发现光标变成一个旋转的形状(图)此时调整鼠标位置好可旋转这个文本框按下SHIFT键可以较好地定位到左旋度的位置(也即旋转度如图)放开鼠标右键并用鼠标点一下文本框之外的位置这个文本框就ldquo竖rdquo起来了。用鼠标把它拖动到页面的左侧即完成了试卷头的制作。图图sect页号的处理  试卷头做好了下面就是试题了。其实试题的排版上并没有什么特别要的要求起码比编辑报纸要简单一些因此我们就不多讲了。这一小节主要讲一下页码的设置。如前所述我们要做的试卷是开版双面印刷。也就是说纸的一面有两个版也就需要两个页号(如图)。图  而WPS文字并不支持为每栏插入页号这又该怎么办呢?  平时我们在文档中插入的页号其实都是用ldquo域rdquo来实现的。试一下在任意文档中进入ldquo页眉和页脚rdquo编辑状态然后按快捷键ldquoCtrlFrdquo会在光标位置上出现一对大括号({})并且光标在这个大括号的中间。在其中输入英文ldquopagerdquo再按一下快捷健ldquoShiftFrdquo看到什么了?对大括号连同其中的ldquopagerdquo消失了取而代之的是当前页的页号!这就是ldquo域rdquo。在WORD中域代码可以参与计算这样在制作试卷的页码时就可以利用计算公式来实现。比如在第一面的页脚中输入两个ldquo第页 共页rdquo然后在第一个ldquo第rdquo与ldquo页rdquo之插入代码ldquo{{PAGE}*}rdquo在ldquo共rdquo与ldquo页rdquo之间插入ldquo{{NUMPAGES}*}rdquo在第二处则将ldquo第rdquo与ldquo页rdquo之间的代码改为ldquo{{PAGE}*}rdquo并利用空格或者制表符来调整页脚文字到适应的位置即可实现。  好了我承认上面说远了。其实WPS是不支持域的计算的。上面的办法只能在WORD中用在WPS文字中是不起作用的。在WPS文字中我们只好采取变通的方法了。我的办法是在第一面直接在页脚中输入ldquo第页共页rdquo和ldquo第页共页rdquo并把它们调整到适应的位置。等到第一面内容满了进入反面的时候其页脚处仍然是ldquo第页共页rdquo和ldquo第页共页rdquo这可不行穿帮了!记住在第一页内容排满后先插入一个ldquo下一页分节符rdquo然后在反面进入页脚编辑状态此时在出现的ldquo页眉和页脚rdquo工具条上ldquo同前节rdquo按钮是处于ldquo按下rdquo状态的用鼠标点击一下使其呈ldquo弹起rdquo状态(图)这样我们就可以设置与前一节不同的页眉和页脚了。图  用前面的办法在第栏和第栏下面分别改成ldquo第页共页rdquo和ldquo第页共页rdquo。哈哈解决了穿帮的问题了!这个办法很笨是吧?这一点我承认让我们祈祷WPS的域快些支持计算功能吧。不过因为试卷的页数都不会太多(一般不会超过页吧)因此方法虽然笨了一点但还是比较有效的。  试卷前后页必须分节的因为试卷一般是双面打印这样第一页左边是密封线故左边距要大一些而背面(即第二页)就应该是右边距大一些否则试题内容就要被装订起来了。PS:谢谢提醒。不过这样的效果也不一定必须要分节来实现。现撰写一部分补充到这里不会介意吧?――bntreessect页面设置及分栏(补充)  这一部分没有什么难点。页面选择开纸横向将一个页面分成栏即可。唯一需要注意一下的是在进行页面设置时要注意为密封线留出足够的空间。我们知道密封线通常在试卷正面的左侧那么反过来就是右侧了。遗憾的是WPSOffice在WPS文字中并没有提供ldquo对称页边距rdquo的功能。我们需要另外想办法来实现这一效果了。  进入ldquo页面设置rdquo对话框在ldquo预览rarr应用于rdquo下选择ldquo整篇文档rdquo在ldquo页边距rdquo选项卡中将ldquo装订线位置rdquo设置为ldquo左rdquo将ldquo装订线宽rdquo设置为一个适应的数字(比如)然后切换到ldquo版式rdquo选项在ldquo页眉和页脚rdquo选项中勾选ldquo奇偶页不同rdquo(如图)并确定。  这时我们会发现试卷正面左边距较大而反面的右边距较大刚好让我们来安排试卷头和密封线。sect语文试卷技巧  语文试卷主要以文字为主这是WPS文字的长项也没有更多的技巧因此这一小节我们主要讲一讲在语文试卷中用到的文字之外的东西。其中之一是拼音不过关于拼音的问题在我们的初级教程中已经讲得比较到位了因此这里就不多讲了如果要复习一下请回到第一章。  除了拼音在语文试卷中无法避免的部分就是作文。具体到技巧方面就是稿纸制作。虽然在初级技巧中也谈到了稿纸但WPS内置的ldquo稿纸方式rdquo是应用于整个文档的而语文试卷中的稿纸只占试卷的一部分(如图)。其实要实现这一功能并不需要用到WPS文字提供的稿纸方式只需用表格即可轻松搞定。  图  第一步利用常用工具栏上的ldquo插入表格rdquo工具插入一个行列的表格选中第一行将文字大小设置为号字再通过ldquo格式rdquo菜单将行间距设置为ldquo单倍行距rdquo并使ldquo如果定义了文档网格则与网格对齐rdquo处于未选中状态(图)确定。  图  第二步仔细调整单元格大小使之看起来比较美观(即使每个单元格都大小一致并基本呈正方形)。  第三步将第二行所有单元格合并为一个单元格把光标置于单元格中将字号设置为号或更小调整单元格的高度使之为第一行高度的半左右。  第四步将表格线的颜色设置为绿色(如果是黑白试卷则不需此步)。第五步全选整个表格复制将光标置于表格下面的一行反复粘贴即可生成连续的空白稿纸。sect数学试卷技巧(插入公式)新版WPSOffice(及以上版本)已经加入公式编辑器了这一部分内容可以不必看了。  数学试卷主要涉及的问题是种类数学公式的输入问题。目录WPSOFFICE还不直接支持公式输入要实现公式输入必须借助于第三方软件比如Mathtype就是一款比较好用的数学公式编辑器。  首先在网上下载MathType(当前版本为汉化版下载地址:http:wwwonlinedownnetsofthtm)安装并注册。  安装好MathType后打开WPS文字点击ldquo插入―对象rdquo出现如图设置面板选择ldquo新建rdquo在ldquo对象类型rdquo中选择ldquoMathtypeEquationrdquo单击ldquo确定rdquo即可打开ldquoMathtyperdquo的主界面(图)。图图  在这里编辑你需要的公式编辑好了用鼠标选择ldquo文件―关闭并返回到文档rdquo此时会提醒你ldquo保存改变到文档中的公式吗?rdquo选择ldquo是rdquo即退出ldquoMathTyperdquo并将编辑好的公式插入到文档中了。  以后如果要对公式中的数据进行修改只要在文档中双击该公式即可调用ldquoMathTyperdquo对公式进行编辑修改非常方便。  注意:用此方法插入到文档中的公式采用的是号字大小并且无法通过格式工具栏中的ldquo字号rdquo列表或者格式菜单中的ldquo字体rdquo来改变其大小要改变大小的话可以先用鼠标左键单击该公式在其周围公出现个白色调整点和个绿色调整点(如图)个白色调整点可以调整公式的大小和位置那个绿色调整点则可以用来旋转公式。图  如果你觉得这样操作还是太麻烦的话建议到论坛下载初少版主制作的插件(下载地址:http:wwwxyemscnWPSwpsaddinrar)下载解压缩后在目录中双击ldquoinstallbatrdquo即可成功安装。安装完成后再次打开WPS文字时在ldquo常用工具rdquo条上即可看到ldquo调用公式编辑器rdquo按钮(图)。单击这个工具就可以调用Mathtype来编辑公式了。图  另据我测试如果你的系统中安装了MSOffice以上版本则不必安装Mathtype按下ldquo调用公式编辑器rdquo后会自动调用MSOffice的公式编辑器。sect试卷答案的隐藏与显示  试卷出好了做为教师还需要拟制标准答案。但是这里又有一个难题:把答案放到另外一个文档中时间长了可能记不起哪个试卷文档与哪个答案文档相配套要从成百上千的答案文档中找出所需的绝非易事而如果把答案与试卷放在同一目录下设置成相关的文件名或者干脆把答案做在试卷中的话则他人也很容易找到答案这样答案的保密性就无从保证了。  其实充分利用WPS文字的功能巧施ldquo障眼法rdquo就可以ldquo鱼和熊掌兼得rdquo。既把答案放到了试卷中别人又不能轻易看到。  第一障眼法:白色文字。即把答案文字的颜色设置为白色这样虽然答案明明白白地摆在那里却很难被发现。  优点:简单易用特别适合制作选择题、填空题等标题试卷的答案。  缺点:虽然看不到但答案占位置如果选中这些文字则会有黑色文字块出现(图)虽然不重新设置颜色仍看不到内容但答案藏身的位置已经暴露别人揪出答案只是早晚的事。图  第二障眼法:隐藏文字。先将答案输入到解答的位置然后选中答案文字从ldquo格式rdquo菜单中进入ldquo字体rdquo设置面板在ldquo字体rdquo选项卡中勾选ldquo效果rdquo下的ldquo隐藏文字rdquo。这时你会发现在ldquo预览rdquo中已经看不到任何文字了(图)确定后在文档中刚刚选中的部分就ldquo人间蒸发rdquo了并且你连它所在的位置都找不到。图  如果你勾选ldquo隐藏文字rdquo后发现无论是预览框还是文档中被隐藏的部分还是能显示出来那么请从ldquo工具rdquo菜单中进入ldquo选项rdquo设置面板。然后在ldquo视图rdquo选项卡中看是否勾选了ldquo隐藏文字rdquo如果勾选了赶紧把它取消确定后文档中的隐藏文字已经不再显示了。图  不过除此之外还有一个更方便的办法使隐藏文字ldquo现身rdquo就是用鼠标左键点击一下ldquo常用工具rdquo条上的【显示隐藏编辑标记】按钮当其呈ldquo按下rdquo状态时所有的编辑标记(包括隐藏属性的文字)都将现身而当我们再点击一下使其呈ldquo弹起rdquo状态时则所有的编辑标记都不留一点痕迹了。  优点:答案不占位不易被发现。  缺点:按一下ldquo显示隐藏编辑标记rdquo即现原型遇到不想看到回车符或其他编辑标记的人随意点一下就现原形了。  第三障眼法:巧用域功能。隐藏文本本来不是ldquo域rdquo的功能却也不妨让它ldquo客串rdquo一下。在需要输入答案的地方按一下快捷键ldquoCtrlFrdquo则会插入一对大括号ldquo{}rdquo在此大括号中输入标准答案然后再按一下快捷键ldquoShiftFrdquo包括大括号在内的所有域代码都不见了。  优点:不占位置不易查觉也不容易因其它操作而现身(必须在域代码的插入点按ldquoShiftFrdquo才会现身)。  缺点:如果自己都忘记这里有答案的话也是很难找到或想起哦。  小提示:  、作为域代码标记的大括号必须是用快捷键ldquoCtrlFrdquo或从菜单l

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