WPS表格初级教程1

WPS 表格 关于规范使用各类表格的通知入职表格免费下载关于主播时间做一个表格详细英语字母大小写表格下载简历表格模板下载 初级教程 1 WPS OFFICE 2007系列 作者：精英软件 QQ：121079461 附： 网上关于 wps表格的文章有很多，写这些东西真感觉到多此一举，但看到 bntrees写的 wps文字教程很 好，同时问 wps表格教程的人较多，因此鼓足勇气想写一下，希望能与大家互勉共励，共同学习。 另外，因我的软件中用 wps表格做报表，这里面有很多技术性的问题，金山公司的员工给予我很大支 持，因此这些东西也有感激金山之意。 因我业余时间写了些软件，这些软件占用了我很多的时间与精力，所以能认真的写这篇文章的时间有 限，所以错误之处、不妥之处在所难免，望大家见谅并指正，我将尽快修改完善。 注：尚未写完，里面还有些错误，大伙先看看吧，哪儿有错告诉我，我修正。 WPS表格初级教程 2 目录 第一章 WPS表格简介 简单的介绍 wps表格，让大家对wps表格有个初步认识 第二章 WPS表格简单的编辑 1 简单的介绍一下文字的录入，复制，粘贴，表格大小的调整， 第三章 表格的美化 合并拆分，对齐，字体字号颜色，边框与底纹 第四章 WPS表格的编辑 2 插入删除移动工作表，查找、替换、填充，自定义序列，清除格式，单元格。 第五章 用公式和函数进行计算 用几个例子介绍一下 wps表格的计算 第六章 数据处理 排序、筛选、分类汇总等 第七章 插入图表 介绍如何制作图表。 第八章 WPS表格其它常用操作 1. 工具栏设置 2. 页面设置 3. 工具选项 第九章 delphi操作 wps表格 （以上内容为暂定） WPS表格初级教程 3 第一章 WPSWPSWPS WPS 表格简介 WPS表格是 WPS OFFICE 2007的三个组件之一，它是一个电子表格软件，类似于微软 公司的 Excel，是世界上应用众多的文字处理软件之一。 一个 WPS表格文件就像是一个账本，这个账本有 64页厚，每页的页面上都是一张表 格。这个表格有 65536行，256列宽。我们就是在这些表格中录入数据，这些表格的大小不 是固定不变的，而是可以调整的，它的行高与列宽都可以调整大小。另外，我们不仅可以在 表格中录入数据，而且还可以进行复杂的计算、统计、汇总，甚至生成图表，然后打印输入 出。 WPS表格启动后，界面如图 1-1-1所示： 图 1-1-1 WPS表格启动后的界面 对于界面中的菜单栏、工具栏等我们暂不做介绍，我们从窗口中的表格开始说起。窗口 中最主要的部分就是表格了，它由很多的行与列组成，这些行与列构成了很多的格，在WPS 表格里面称为 单元格 ，如上图中的很多小格，这些小格都是单元格。表格的列分别用 A、 B、C、D······ Z，然后是AA，AB，……AZ，BA，BB……等来表示，表格的行分别用1、 2、3、4······ 来表示，这个表格共有 256列，65536行，我们可以想像一下，这么大的一 个表格足够我们存放下众多的数据，现实生活中我们哪里见过这么大的表格！ WPS表格初级教程 4 每个单元格都有个名称，如A列 1行，它的名称是 “A1” ，同样的道理，C列 5行 的单元格称为 “C5” 。 单元格的名称可以在 名称框 中显示出来，单元格的名称框位于表格的左上角，如图 2 中红线标出来的部分，它显示了当前单元格的名称。 单元格中文字的输入即可以直接输入，也可以在 编辑栏 中输入，图 1-1-2中的蓝线标 出来的就是单元格的 编辑栏 。 图 1-1-2 WPS 表格的名称框与编辑栏 图 1-1-2中，下部的紫色区域为页标签，这是 64页表格中的 3页，其它的可以通过菜单 插 入 --工作表 来实现。如图 1-3。 在图 1-1-3中，又插入了 2页，共 5页。页数的多少可以根据需要来决定，如果显示太多却 又用不到，显得特别的乱，因此表格页数是够用为佳。 WPS表格初级教程 5 图 1-1-3 WPS表格初级教程 6 第二章 WPSWPSWPS WPS 表格文字编辑（一） 一、文字录入一、文字录入一、文字录入 一、文字录入 在 WPS表格中的文字录入操作很简单，在WPS 表格中有两种方法录入文字。 第 1种方法：首先点击要录入文字的单元格，然后直接用输入文字即可，如图 2-1-1。 图 2-1-1 第 2种方法：选中要录入文字的单元格，然后将光标移至编辑栏中，在编辑栏中输入要录入 的文字，如图 2-1-2。 图 2-1-2 这两种方法都可以实现文字的录入，但第 1种方法还直观，第2种方法适合录入较多的内容 。 另外，录入公式时也常在编辑栏中录入。 通过以上，我们可以在表格中录入任意的内容，如图 2-1-3 。 图 2-1-3 一点注意事项：我们输入下列内容，如 身份证号码、1/41/41/4 1/4 、001001001 001 等，对于这样的内容，wps 表格会智能优化，身份证号码 由于数据过大，它会以科学计数法的形式显示， 1/41/41/4 1/4 会显示 为 1月 4日， 001001001 001 会显示为 1。对于这种情况有时很方便，但有时我们想输入什么就显示什 WPS表格初级教程 7 么，此时可以先输入单引号 “ ' ”，然后接着输入即可，此时 wps表格 2007将不会再自作 聪明。 二、复制与粘贴二、复制与粘贴二、复制与粘贴 二、复制与粘贴 对于复制与粘贴，相信很多人都会，就是选中要复制的内容后，点击菜单 编辑--->复制， 然后将光标移动目标区后，再点击菜单 编辑--->粘贴 ，即可以完成复制操作。此处对复制 不做过多的介绍，主要介绍一下复制前的选择。 1.选择单元格 点击要复制的单元格，那么该单元格即处于被选中状态。然后进行复制与粘贴操作即可。 2. 选择多个单元格 如图 2-1-3所示，如果要选择 A3到 D3，即 A3：D3，那么将鼠标在A3格中点击一下，然 后按下鼠标左键，向 D3格中移动，那么 A3：D3将被选中，效果如图 2-2-1所示。 图 2-2-1 选择 A3：D4，将鼠标在A3格中点击一下，然后按下鼠标左键，向D3格中移动，那么A3：D4 将被选中，效果如图 2-2-2所示。 图 2-2-2 选择 A2，B2，B3，C4这 4个单元格，这 4个单元格不连续，用上述方法是选择不了的。 此时需选按下 CTRL键不松手，然后用鼠标逐个点击这 4个单元格，那么这 4个单元格将 被选中，如图 2-2-3所示。 WPS表格初级教程 8 图 2-2-3 3. 选择整行 点击要选择的行号，那么该行整行将被选中。 图 2-2-4 4. 选择多行 如要选择第 1到第 3行，我们可以点击行号 1，然后将鼠标向下拖到，拖到第 3行，那么第 1至第 3行将都被选中，如图 2-2-5。 图 2-2-5 5. 选择整列 点击要选择的列标题，如 B，那么 B列将被选中，如图 2-2-6。 WPS表格初级教程 9 图 2-2-6 6. 全选 也就是选择整个表格，点击A列左端，1行上端的全选按钮，如图 2-2-7所示，点击此按钮 ， 即可全选。 图 2-2-7 7. 复制与粘贴 选中后，即可对选中的内容进行复制与粘贴了，粘贴时，注意被粘贴区域，被粘贴区域要与 选择区域相同，如果不愿意再选择被粘贴区域，可以点击目标区的任一单元格，然后按粘贴 按钮即可。对于整行或整列这种情况，一定要点击第 1个单元格，否则不能粘贴，具体过程 略。图 2-2-8是一个进行了复制与粘贴操作的例子。 WPS表格初级教程 10 图 2-2-8 图 2-2-8中，黄色区域中的内容是完全相同的，此处进行了复制与粘贴操作。另外，B列与 E列也是相同，此处进行了列复制。另外，我们还可以进行整个表的复制。 三、表格行高列宽的调整三、表格行高列宽的调整三、表格行高列宽的调整 三、表格行高列宽的调整 在 WPS表格中，行高与列宽是可以调整的，当我们输入的内容过多时，我们常需调整表格 的列宽，有时为了美化表格，也常常要调整表格的行高与列宽。 1. 调整列宽 如图 2-2-6所示，A1 单元格中的“河北省武邑县宏达双语小学”这几个字在A1 格中是容纳 不下的，它已经挤到 C1格中去了，此时我们需要调整一下 A列的列宽。 方法 1：将鼠标移动到列标“A”与“B”中间的竖线处，光标变成左右箭头状，此时按下 鼠标左键，左右移动鼠标即可调整 A列的宽度。如图 2-3-1所示。 图 2-3-1 方法 2：选中A列，点击菜单 格式--->列--->列宽，弹出列宽窗口，如图 2-3-2所示，在列 宽窗口中输入需要数值。如果输入的值不合适，多试几次即可。 WPS表格初级教程 11 图 2-3-2 2. 调整多列的列宽 选中多列，调整方法同上。这样调整后，被选中的各列列宽宽度相同。 3. 调整行高 方法同调整列宽。略。 4. 最适合列宽 如果选择了 最适合的列宽 ，那么各列的宽度以刚好容纳各列内容为佳，操作方法见图 2-3-3 所示。 图 2-3-3 最后效果如图 2-3-4所示。可见A与 B列的宽度正好适合A、B两列的内容，即不多余空间 也能容纳的下。 图 2-3-4 WPS表格初级教程 12 5. 列的隐藏 如果我们不想要图 2-3-4中的 C、D两列，我们可以选中此两列，然后点击菜单 格式—> 列—>隐藏，那么 CD两列将被隐藏，打印时也将不打印。操作后如图 2-3-5所示。 图2-3-5 注意图 2-3-5中，B列后面 E列，中间的 CD两列被隐藏。 6. 取消隐藏 选中 B、E两列，实际选中了 B、C、D、E 四列，然后点击菜单 格式—>列—>取消隐藏， 那么 C、D两列将取消隐藏。 WPS表格初级教程 13 第三章 表格的美化 对于前面我们所制作的表格，一般情况下，是不令人满意的，我们可以通过一些操作，使用 表格更加美观，打印效果更好。 一、对齐一、对齐一、对齐 一、对齐 如图 3-1-1所示，单元格中的内容有的靠左，有的靠右，看着有些不太美观，下面我们自己 来调整一下这些文字的对齐方式。 图 3-1-1 选中要操作内容区域，即A1：D3，然后点击菜单 格式--->单元格，打开单元格格式对话框 ， 单元格格式对话框有 6页选项卡，选择其中的“对齐”选项卡，界面如图 3-1-2所示。 WPS表格初级教程 14 图 3-1-2 在对齐页中，点击水平对齐的下拉按钮，从中选择 居中 ，如图 3-1-3所示。 图 3-1-3 然后按确定按钮。完成后，我们所选中的区域中的文字将居中对齐，界面如图 3-1-4所示。 图 3-1-4 这是居中对齐，我们还可以仿着此方进行其它方式的对齐。如图 3-1-5所示 。 WPS表格初级教程 15 图 3-1-5 另外，还有多种对齐方式，这里不再一一介绍。 二、表格的合并与拆分二、表格的合并与拆分二、表格的合并与拆分 二、表格的合并与拆分 图 3-2-1 如图 3-2-1所示，对于第 1行，一般情况下我们希望A1 到D1变成 1个单元格，另一方面， 希望它居中显示，用句属语叫做合并单元格。选中A1：D1区域，点击菜单 格式--->单元格 ， 从弹出的单元格格式对话框中，选择 对齐 页，选中合并单元格前面，然后按确定，如图 3-2-2。 图 3-2-2 那么选中区域的单元格将合并成 1个单元格。效果如图 3-2-3所示。 WPS表格初级教程 16 图 3-2-3 合并后的单元格的名称为左上角的单元格的名称。如 A1：D1这些单元格合并后，名称为 A1 。 单元格合并后，再选中 A1单元格，然后居中对齐就 OK了。最终效果如图 3-2-4所示。 图 3-2-4 对于其它的合并操作，与此大同小异，如图 3-2-5进行了多种合并，具体方法不再赘述。 图 3-2-5 既然有单元格的合并，那就得有单元格的 拆分 了。选中要拆分的单元格，然后点击菜单 格 式--->单元格，从弹出的单元格格式对话框中，选择 对齐 页，去掉 合并单元格 前面的 “√”，然后按 确定 即可完成。 三、设置文字的字体字号颜色三、设置文字的字体字号颜色三、设置文字的字体字号颜色 三、设置文字的字体字号颜色 字体字号颜色是文字操作中的最基础的操作，相信很多人都会，此处仅简单的介绍一点点。 选中要设置字体的单元格，然后点击菜单 格式—>单元格—>字体，弹出字体设置对话框， 如图 3-3-1所示，在此对话框中，我们可以设置字体字号颜色等。 WPS表格初级教程 17 图 3-3-1 图 3-3-2 较长 3-3-2中设置了字体字号颜色下划线等，另外，我们还可以设置其它的很多内容，这里 不再一一赘述。 四、设置表格的边框四、设置表格的边框四、设置表格的边框 四、设置表格的边框 通过前面的知识，我们已可以制作下面的表格，如图 3-4-1所示。但此表格在打印时，只有 文字，没有表格线的， WPS表格初级教程 18 图 3-4-1 用句属语来说，就是没有边框，如图 3-4-2所示。 图 3-4-2 如果打印时想打印边框，那我们还得设置一下表格的边框。 选中 A2：D6，然后点击菜单 格式—>单元格，从弹出的对话框中选择 边框 ，界面如图 3-4-3 所示。 WPS表格初级教程 19 图3-4-3 在此处，我们可以设置表格的边框。 点击 外边框 按钮，那么选中区域将增加外边框，如图 3-4-4所示，可见 A2：D6周围增加 了外边框。 图3-4-4 同样的道理，我们点击图 3-4-3中的 内部 按钮，那么选中区域将增加内部表格线，如图 3-4-4 所示。 此时的表格已基本符合一般的需要了。打印时，也带有了表格线。 对于边框的取消，我们可以重复点击这几个按钮，多试几下就知道了。 WPS表格初级教程 20 图3-4-5 另外，在设置表格边框时，还有一些常用的设置，此处，我们略作介绍。 1. 设置具体的每条边框 在边框设置窗口中，有如图3-4-6 所示的一部分区域，我们仔细可以看一下图中的文字说明 部分。 图3-4-6 点击 按钮 1 ，可以设置顶部边框的有无。 点击按钮 2，可以表格内部横线的有无。 点击 按钮 6，可以设置表格内部竖线的有无。 点击按钮 4，可以设置斜线的有无。其它的略。 如图 3-4-7，表格内部没有横线。 WPS表格初级教程 21 图3-4-7 图 3-4-8，表格中添加了斜线。（表格中的斜线，我很少用。） 图3-4-8 对于其它的几个按钮的示例，我们不再介绍，读者可自己练习一下。 2. 设置线条样式 表格线的样式一般情况是细实线，如果自己不喜欢，我们可以换一种样式，wps 表格为我们 提供了多种表格样式，如图 3-4-9所示。 图3-4-9 我们先选中要采用的线条样式，然后再设置表格的边框就行了。如 3-4-10所示。图中表格 外框采用了 粗线，内部横线采用了 双横线 。 WPS表格初级教程 22 图 3-4-10 3. 设置线条颜色 线条的颜色默认是黑线的，我们还可以更改为其它颜色。点击图3-4-9 中下部的颜色下拉按 钮，我们可以选中自己喜欢颜色。选中颜色后，我们再设置表格的边框线条，那么新设置的 边框将使用新设置的颜色。如图 3-4-11所示。 图 3-4-11 4. 一点小技巧 其实，我们设置表格边框时，很多时候没有必要选中全部内容。我们可以只选中一部区域， 然后设置该部分的区域的格式。 如图 3-4-12，这一个图中的第6 行与第7 行之间的横线为双线，这一个设置时就只选中了 A6：D7 这个区域，然后设置成双横线就可以了。 WPS表格初级教程 23 图 3-4-12 五、设置表格底纹五、设置表格底纹五、设置表格底纹 五、设置表格底纹 底纹，实际上就是表格的背景颜色，设置好底纹后，可以使用表格更加美观，同时，也能对 某些需特殊标识的内容作一标识。 注：如果打印时，你的打印机是并非彩色的，那么打印出来可就难看了。 下面仅以一个小实例来说明一下如何设置底纹。如上图 3-4-12所示，选中A7：D7区域，然 后点击菜单 格式—>单元格,选择 图案 页，如图 3-5-1所示。 WPS表格初级教程 24 图3-5-1 选择单元格底纹的一种颜色，然后点击确定按钮。那么效果如图 3-5-2所示。 图3-5-2 注：底纹的颜色最好不要太深，太深的话，有时看不清字。 到此，我们应能设置一个漂亮的 wps表格文件了。 目录 第一章WPS表格简介 第二章WPS表格文字编辑（一） 一、文字录入 二、复制与粘贴 三、表格行高列宽的调整 第三章表格的美化 一、对齐 二、表格的合并与拆分 三、设置文字的字体字号颜色 四、设置表格的边框 五、设置表格底纹