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Excel图表之道.pdf

Excel图表之道.pdf

上传者: season 2010-08-31 评分1 评论0 下载3071 收藏10 阅读量3417 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《Excel图表之道pdf》,可适用于人力资源领域,主题内容包含专家要控制感情并靠理性而行动。他们不仅具备较强的专业知识和技能以及伦理观念而且无一例外地以顾客为第一位具有永不厌倦的好奇心和进取心严格遵守纪律。以上符等。

专家要控制感情,并靠理性而行动。他们不仅具备较强的专业知 识和技能以及伦理观念,而且无一例外地以顾客为第一位,具有永不 厌倦的好奇心和进取心,严格遵守纪律。以上条件全部具备的人才, 我才把他们称为专家。 ——大前研一 《专业主义》 2009年底,作为博文视点的评审专家,我有幸拜读了这本《Excel图表之道》。虽然那个 时候此书还只是初稿,但内容的详实以及分析的透彻,已经足以让我感到汗颜。 说来惭愧,作为微软的十佳金牌讲师,一直以来我都认为自己的Excel玩得很不错,熟练 游刃于各种表格和图表之间,各种设定也可以说是烂熟于心。但从来没有认真想过,原来一个 简单的图表还有这么多门道!作者只用简单实用的方法,居然就可以轻松制作媲美商业杂志的 专业图表,一些图表的思路更是精巧绝伦,令人无比佩服。 但更打动我的是作者对于商务图表之道的探讨。我很欣赏这本书的名字——《Excel图表 之道》,取题简单但是有力,通俗但又透着那么一股子深邃。 《道德经》上说:“道生一,一生二,二生三,三生万物”,意思就是说“道”是万物运行,自 然变化的规律和法则,是一切的本源,没有规律的一切顶多称得上是个空中楼阁。 本书恰恰起到了指明规律和原则的目的――当我读罢此书之后,再打开那些自认为十分得 意的报表时,却发现原来很多东西根本没有遵从一些基本的“道”,貌似琳琅满目,或是花里胡哨, 但却缺少一种精髓,甚至是背离了图表用来表达数据的本意。 这是一个很容易让人疯狂的时代,包括我在内的很多人往往会头脑发烫,做事情的时候来 不及或者不愿意花时间去想清楚“我要做什么”、“我要怎么做”。这是一本能够让人从繁杂的事 物和浮躁的环境中沉静下来的书,能让你看到一棵棵繁茂的大树下面那些清晰的根茎脉络,从 而理解如何让自己的大树枝繁叶茂。 孔文达 微软(中国)有限公司解决方案技术经理 微软十佳金牌讲师 推荐序 推荐序 v 本人是中高层销售管理人员,期间在很多家公司也经历过诸多培训,期间包含了商业数据 分析等等关于数据统筹及框架分析的培训课程。但读了您的样章和博客,仍有相见恨晚之感。 现在我会每天抽出至少2小时非工作时间来学习这方面内容,感觉很好,特别是您提到的,专 业的孤独不是一天两天的事情,绚丽的水晶图表诱惑同样很大,感受特别深刻。 个人感觉,本书的定位应该在于专业图表艺术范畴。用艺术来形容不为过,色彩、排版、 专业标示、个性图例,以及画龙点睛的各种手法,无一不在展示图表的专业艺术领域。我们不 是美术师,不是艺术家,但是我们用自己的智慧把图表的艺术魅力呈现在大家面前。 如同哈利波特的魔法学院,您自己也在构建这样一个Excel图表的魔法殿堂。我们读了您 的样章,感觉受益匪浅,似乎已经有了一些Excel的魔力。之所以讲这些,无非表明自己的观点: 图表艺术殿堂,专业图表艺术。 博客读者 fgg2003 的确不错,读完令人神清气爽,醍醐灌顶! 个人有几个不成熟的想法,因为近期在看《设 计东京》,突然想到你的《Excel图表之道》,书籍的设计不要太大,要精致一点,出差时可以 放在电脑包里,需要或闲时拿出翻翻,将非常惬意。不要像现在的Excel/Word的书籍一样, 几乎都是大大一本!另外,建议不要随书赠送光盘,网上购买,极易损坏,而且也非常不环保, 建议将范例放在网盘里,让大家直接去下载,当然可以随书赠送密码! 博客读者 国产 007 关注楼主的博客有一段时间了,谢谢您的分享,学到很多,出了书我一定会珍藏,这是一 部不可多得的精品书!我认为不要把书写成工具书,适合从启蒙到高级一切等级的人,这样会 沦为计算机类的书,或电器说明书之类的东西(这类东西相信没有谁会认真拜读),失去了你原 来简洁明了的风格,把精华都淹没了!一些流程只要明白就可以。我会一直支持楼主! 博客读者 EPreader 读者热评 vi Excel图表之道 vii读者热评 仔细看完样章,不得不说这是非常精彩的 一本书籍,书籍的内容编排、表现形式都是非 常简洁而富有表现力的。 博客读者 Jerry EP的样章读过了,很喜欢。从目录可以看出,这本书的实用性很强,具有可操作性,除了 具备知识性,简直就是一本非常好的操作手册,从开篇的颜色选择上就可窥一斑。另外,读样 章与读博客的感觉不一样,通过样章发现EP的文学功底也很深,足以看出丰富的阅读在其内 心的积淀。向EP学习!祝你的新书大卖! 博客读者 胡胡的家 总的来说内容非常好,一直在关注这个博客,出版了我肯定会买的。虽然我也通过了微软 的Excel认证,但是觉得要用到博主这样才是真正掌握了图表。 博客读者 老杨 从作者建博之初我就开始关注这个博客,并且将其推荐给自己的同事、朋友和论坛的网友 们。通过阅读EP的博客,使我们在惊叹“另类”Excel图表的同时,也对EP这种专心、专业、 专注的精神所折服。如果你需要一本专业的Excel图表书籍,我推荐《Excel图表之道》。 知名 PPT 论坛扑奔网管理员 许多 常听人说起有些高手将自身多年的武功秘籍藏密于博客之中,遂今日动用世界最卓越的搜 索引擎google对其进行查找,希望能够得到一些线索。所谓功夫不负有心人,我终于在浩瀚 的网络空间为大家寻觅到一位世外高人。 ExcelPro不仅精通各项技术,更关注如何展现出更好的效果,其广征博引世界各地著名专 业人士的作品,对国际商业杂志的图表进行分析点评,真所谓博古通今啊!使我们有幸能够知 晓何为专业。我向大家隆重推荐 ExcelPro的图表博客。 财务经理人网管理员 Excel 版块总版主 杨宏宇 首先感谢博主在一年中为大家奉献的精彩博文,其中不乏充满真知灼见和令人拍案叫绝的文章。 关注这个博客已经有一年了,每一篇文章都仔细研读和实验过,这一年中从博主这里“偷学” 了不少知识和技巧,受益匪浅,这里再次感谢。 我对博主的评价用2个词语概括:1.实用务实。不追求花哨的图表效果,而探究最有效最 直观的表现形式,这使得该博客内容相当实用务实。2.真诚用心。大家都注意到博主是利用不 多的休息时间写博客,并抱着万分专业的精神写下每篇解析评论心得,图文并茂,结构工整。 支持博主,希望新的一年中,人气更旺,生活事业更顺利。 博客读者 EPreader Excel图表之道vii ix目录 前言 / I 第 1 章 一套突破常规的作图方法 / 1 1.1 专业图表的特点分析 / 3 1.2 你也能制作出专业的图表 / 5 1.3 突破Excel的默认颜色 / 6 目 录 1.4 突破Excel的图表布局 / 15 1.5 突破Excel的作图元素 / 19 1.6 图表专业主义 / 25 第 2 章 成为图表高手的技术准备 / 29 2.1 图表基础知识 / 30 插入一个图表 / 30 掌握图表元素 / 31 随心所欲格式化图表元素 / 33 制作一个商周风格的图表 / 38 2.2 高效图表操作技巧 / 41 向图表追加数据系列 / 41 选择难于选择的数据系列 / 42 让F4键完成重复的设置任务 / 43 改变数据系列的图表类型 / 44 删除辅助系列的图例项 / 45 快速复制图表格式 / 45 跨电脑复制自定义图表类型 / 46 理解时间刻度 / 47 将图表锚定到单元格 / 48 照相机的用途 / 49 2.3 Excel图表缺陷及补救 / 53 反转条形图的分类次序 / 53 让曲线图从Y轴开始 / 54 设置图表的互补色 / 54 解开散点图的困惑 / 56 2.4 作图数据的组织技巧 / 60 原始数据不等于作图数据 / 60 作图前先将数据排序 / 60 将数据分离为多个系列 / 62 将数据错行和空行组织 / 63 2.5 利用辅助数据的作图技巧 / 64 自动绘制参考线 / 64 显示汇总的数据标签 / 65 突出标识特定的数据 / 66 占位 / 66 模拟坐标轴、网格线 / 67 x Excel图表之道 第 3 章 像专业人士一样处理图表 / 69 3.1 常见图表效果的实现 / 70 隔行填色的网格线 / 70 粗边面积图 / 74 处于最前面的网格线 / 75 只有刻度线的Y轴 / 77 切割背景图片的饼图 / 77 半圆式饼图 / 79 Web2.0风格的图表 / 80 3.2 单个图表的处理 / 84 处理图表中的超大值 / 84 不同数量级的趋势比较 / 86 不同数量级的分类比较 / 87 避免凌乱的曲线图 / 89 避免负数的标签覆盖 / 90 居于条形之间的分类轴标签 / 92 手风琴式折叠的条形图 / 93 3.3 系列组图的处理 / 96 清晰的小而多组图 / 96 引人入胜的图表故事板 / 98 渐近明细的图表呈现 / 100 分解树图表 / 101 Dashboard式图表 / 102 第 4 章 高级图表制作 / 103 4.1 瀑布图 / 104 瀑布图做法 / 105 横向瀑布图 / 107 穿越X轴的瀑布图 / 108 4.2 不等宽柱形图 / 109 分组细分法 / 110 时间刻度的面积图 / 111 多度量的不等宽条形图 / 113 细分市场份额矩阵 / 114 4.3 滑珠图 / 115 4.4 热力型数据地图 / 117 地图图形的准备 / 118 地图模型的构建 / 119 地图工具的使用 / 122 4.5 气泡型数据地图 / 123 4.6 制作动态图表 / 126 辅助系列法 / 126 动态名称法 / 128 xi目录 选择器的制作 / 130 动态图表标题和标签 / 132 预置式动态图表 / 132 动态图表的演示 / 134 4.7 基于地图选择的动态图表 / 135 4.8 Bullet图表 / 139 4.9 Sparklines图表 / 143 4.10 TreeMap图表 / 144 4.11 Motion图表 / 146 第 5 章 选择恰当的图表类型 / 147 5.1 一份图表的产生过程 / 148 5.2 图表的基本类型及其选择 / 150 5.3 图表类型选择辨析 / 154 5.4 实绩与预算比较的图表选择 / 156 5.5 百分比数据比较的图表选择 / 159 5.6 图表类型选择的误区 / 161 频繁改变图表类型 / 161 过于复杂的图表 / 162 误导和欺骗的图表 / 162 错误的图表 / 164 不必要的图表 / 166 第 6 章 图表设计与制作原则 / 167 6.1 最大化数据墨水比 / 168 什么是数据墨水比 / 168 最大化数据墨水比 / 169 把握平衡 / 171 6.2 图表中的颜色运用 / 172 6.3 设计原则C.R.A.P / 175 6.4 图表制作原则 / 177 6.5 形成自己的图表风格 / 180 xiiExcel图表之道 第 7 章 数据分析人士的最佳实践 / 181 7.1 把Excel设置到得心应手 / 182 7.2 规划好分析工作体系 / 184 7.3 为分析底稿添加备注说明 / 186 7.4 把Excel图表导入到PPT / 187 7.5 商务型PPT的一般规范 / 189 7.6 分析报告的发布和归档 / 192 7.7 定期做好备份 / 193 7.8 数字并不是一切 / 194 附录A / 195 A.1 Excel 2007/Excel 2010在图表方面的变化 / 196 A.2 图表伴侣工具 / 199 A.3 图表博客和网站 / 202 A.4 图表相关书籍 / 204 A.5 商业杂志网站 / 205 A.6 设计网站 / 206 参考文献 / 207 索引 / 209 前言 I 前 言 Excel图表之道II 2008年初,出于一个偶然的决定,我在搜狐开了一个博客。写博的初衷只是为了整理一 下自己在商务图表、经营分析方面的知识结构,不想很快受到网友们的关注和喜爱。在网友们 的口碑相传之下,这个博客成为中文领域内专注于商务图表的知名主题博客(http://ExcelPro. blog.sohu.com)。不少读者纷纷建议我写一本书,以便更系统地总结和分享经验,但当时我没 敢贸然动笔,想先多多积累和沉淀再说。 经过一年多的整理和积累,我在2009年五一之后开始着手写这本书。写书和写博客完全 不同,虽然各种图表的做法已经稔熟于心,但要形诸简洁、清晰、规范的文字,实在并非易事。 6个多月的业余时间写作,个中辛苦滋味不足为外人道也。初稿完成后,历经同行评审、网友试读、 专家评审、编辑评审等阶段,以及反反复复的修改,最后才有了大家现在看到的这本书。或许 还不够百分之百的完美,但我已倾尽全力地为读者负责,希望做到了无愧于心。 本书定位 这不是一本关于Excel软件操作的计算机图书,而是一本具有经管特色的、关于商务图表 沟通方法与技巧的职场实用图书。 很多职场人士在工作中都会大量运用图表。目前市面上与图表相关的书籍主要有两类: 一类是关于图表操作的计算机图书,以John Walkenbach的《Excel图表宝典》为代表。 这类书主要讲软件的操作方法,如功能菜单、选项设置等,就是说如何用Excel做出一个图表来, 解决How的问题。这类书往往大而全,很多内容学习了却不知道在哪里使用,且做出的图表 始终无法摆脱Excel的痕迹,缺乏商务最佳实践,与我们看到的咨询图表、商业图表相比显得 相形见拙,总是差那么一点专业气质。 另一类是关于图表规范的经管图书,据我所知目前仅麦肯锡的《用图表说话》一本。这本 书是咨询图表的经典之作,介绍了麦肯锡咨询图表的制作规范,就是说专业的图表应该做成什 么样子,解决What的问题。但这本书只说了好的图表应该做成什么样子,却没有说如何去做。 而且这本书成书年代久远,相比现在的商业环境和IT手段,书中的内容多少显得有些过时和落伍。 前言 III 因此,我写这本书的定位考虑,是希望将这两方面都结合起来,并根据实践经验增加多方 面的内容: What 以《商业周刊》等杂志图表为最佳实践标杆,研究专业的商务图表应做成什么样子; How 以思路和方法为主,介绍如何使用最普及的Excel做出专业的商务图表; When 在何种应用场景下使用何种图表,即如何选择合适的图表类型; Why 以设计原则指导图表制作,从设计角度说明专业图表为什么要做成那个样子。 总之,本书将以顶级商业杂志的经典图表为标杆,通过大量精彩案例的分析,总结出一套 简单实用、行之有效的方法,让普通人士运用普通的Excel,制作出媲美杂志级水准的专业图表。 读者对象 本书适用于各类需要用到图表的职场人士,尤其是高端商务人士,包括: 经常制作Excel图表和PPT演示的专业数据分析人士,如市场、销售、财务、人力资源等 方面的分析人员; 经常阅读商务报告和进行商业演示的职业经理人、中高层管理者等; 各类市场研究人员、金融研究人员、管理咨询顾问等专业人士; 希望能制作出专业水准商务图表的办公室白领人士; 为进入职场作准备的大学生朋友。 从软件掌握程度而言,本书需要读者对Excel图表具有初~中级以上的掌握程度。读者应 该具有基本的Excel知识,知道如何创建一个图表,如何格式化图表元素,最好对函数与公式 也有所了解。书中个别地方使用到了VBA,但并不需要读者掌握编程,只要知道如何输入宏 代码即可。 Excel图表之道IV 阅读指南 全书内容包括8章,各章之间循序渐进、环环相扣。 第1章分析商业杂志图表的特点,揭开其专业密码,告诉您如何突破常规,轻松制作具有 专业外观的商务图表。 第2章介绍成为图表高手的技术准备,以及如何组织作图数据,如何运用辅助数据作图等, 掌握这些鲜为人知的技巧,您将轻松玩转图表。 第3章介绍商业杂志上常见图表效果的实现方法和处理手法,让您再也不必羡慕商业杂志 和咨询顾问的图表,因为您也可以手到擒来。 第4章介绍大量高级图表的制作方法,如WaterFall、HeatMap、Bullet、Sparklines、 Treemap等图表,让您真正与国外最新最佳实践接轨。 第5章介绍如何选择合适的图表类型,避免图表类型选择的误区。 第6章介绍图表的设计和制作原则,有高屋建瓴的原则来指导,一切都会豁然开朗。 第7章介绍商业数据分析人士的最佳实践,让您的工作更加高效、流畅,节省出大量时间 来与家人共享天伦之乐。 附录A介绍与图表相关的插件、博客、网站、图书等资源,并对Excel升级路线给出了建议。 我是根据实践的经历和经验来安排这个章节顺序的,读者也可以根据自己的情况和需求有 选择性地阅读。第1章的方法,无论哪个层级的读者朋友,看了就可以上手应用、发挥价值。 第2章是进阶高手的技术准备,有些是基础内容,更多的是高级技巧,为后续章节的学习打下 基础。第3、4章逐步深入,从如何做出各种经典的图表效果,到如何制作各种高级类型的商 业图表,内容非常丰富。第5、6章从理念上拔高,谈谈如何选择图表、如何设计图表。再回 头看前面的内容,会有天高云淡、一览众山小的感觉。第7章和附录A则为更专业的数据分析 人士提供进一步的交流探讨。 前言 V 写作约定 本书在写作中力求以轻松、自然的语言来叙述。我选择用自己的话来讲述自己的经验,因为 它们都来自于我个人的经验、经历和观点。唯有先打动自己,然后才能打动读者。 为使行文简洁、易于阅读,在需要介绍Excel作图操作步骤的时候,本书并没有完全遵循 计算机书籍的写作规范。为减少对阅读的影响,书中少量示意插图未使用索引序号。 但读者并不必担心理解书中内容有困难,因为本书配备了大量精彩的范例源文件来帮助您的 理解和学习。凡注有“范例 ”字样的,即表示有范例文档,其中包括详细的逐步截图和说明。对 照书中内容动手操作,您将很轻松就能理解和掌握书中的方法和技巧,并且可以直接应用到工作 中去。这也是本书与众不同的的亮点和价值所在。 适用版本 本书中的所有内容,均在Excel 2003版本中完成,适用于Excel 97~Excel 2010所有版本。 个别地方在Excel 2007/Excel 2010中已不支持或已有更好做法的,也进行了说明。 事实上,因为本书介绍的重点是商业图表设计和制作的思路、方法和原则,而非软件操作 技巧,所以并不依赖于某种软件及其某种版本。在WPS Office、OpenOffice等其他电子表格 软件中,书中介绍的绝大部分方法和技巧仍然适用。 范例文件 本书的重要特色之一,就是配备了大量精彩的范例源文件。其中包含了非常具体的操作步骤 和说明,模板化的设计更是让读者拿来就可以直接修改使用,几乎是即插即用。范例文件包可 在电子工业出版社网站下载。 Excel图表之道VI 联系方式 因本人知识和能力所限,书中纰漏之处在所难免,恳请读者朋友们不吝批评指正。这并不 是例行的客套话,我在博客上专门开设了本书的勘误贴、答疑贴和书评贴,真诚期待您的宝贵 意见和建议。 博客地址:http://ExcelPro.blog.sohu.com,或者Google“ExcelPro的图表博客”。 邮箱地址:ExcelPro2008@gmail.com。 致谢 感谢博文视点的周筠老师,她仅仅在浏览了我博客的情况下,就决定帮我出这本书,并在写 作过程中给予我极大的指导和鼓励。感谢本书的评审专家孔文达老师、杜茂康老师和胡江堂老 师,他们细致的审核把关保证了本书的质量。感谢本书的编辑、设计团队梁晶、杨小勤、胡文佳、 陈晓雪,在他们的努力下,一份普通的书稿才变为精美的图书。 感谢众多博客读者的支持和鼓励。正是在他们的建议和鼓励下,我才有了写书的想法、勇 气和信心,并坚持下来完成这个目标。在书稿完成后,他们又给出了很多宝贵的意见和建议,让 本书更加臻于完善。 最后,我要衷心感谢我的家人。没有他们的理解和支持,就没有这本书,相比他们的付出, 任何感激的语言都是无力的。 刘万祥 2009 年12月31日 第1章 一套突破常规的作图方法1 第 1 章 一套突破常规的作图方法 Excel图表之道2 在今天的职场,用数据说话、用图表说话,已经蔚然成风,可以说是商务人士的标准做法。 一位台湾商业领袖曾说过:“给我10页纸的报告,必须有9页是数据和图表分析,还有1页是封面。” 这话或许有些过头,但却说明了数据图表的重要性。 数据图表以其直观形象的优点,能一目了然地反映数据的特点和内在规律,在较小的空间 里承载较多的信息,因此有“一图抵千言”的说法。特别是在读图时代的今天,显得更加重要 和受欢迎。所谓“文不如表,表不如图”,也是指能用表格反映的就不要用文字,能用图反映的 就不要用表格。 一份制作精美、外观专业的图表,在我看来至少可以起到以下3方面的作用: 有效传递信息,促进沟通。这是我们运用图表的首要目的,揭示数据内在规律,帮助理 解商业数据,利于决策分析; 塑造可信度。一份粗糙的图表会让人怀疑其背后的数据是否准确,而严谨专业的图表则 会给人以信任感,提高数据和报告的可信度,从而为您的商务报告大大增色; 传递专业、敬业、值得信赖的职业形象。专业的图表会让您的文档或演示引人注目, 不同凡响,极大提升职场核心竞争力,为个人发展加分,为成功创造机会。 可是,在我们平时的工作中,见到的却大多是平庸的、粗糙的,甚至是拙劣的Excel图表 和报告。图表制作者们不知道或者是懒得去修改那些默认的设置,任其粗糙不已,这样的图 表又如何能让人相信其背后的数据是准确的呢?那些精美专业的图表似乎只能在商业杂志或咨 询报告中看到,于普通职场人士似乎可望不可及。 第1章 一套突破常规的作图方法3 1.1 专业图表的特点分析 商业图表的标杆一般来源于两个领域:一是如《商业周刊》、《华尔街日报》、《纽约时报》这 样的世界顶级的商业杂志,二是罗兰贝格、麦肯锡等世界顶尖的咨询公司。这些顶级商业杂 志或是咨询公司,一般都有专门的图表部门或图表顾问团队,负责设计和制作图表,或是制定 统一的图表规范,这就是他们的图表与众不同的原因。 以专业杂志领域为例,《商业周刊》一直是商业图表的业界领导者,其图表为各界商业精英 所喜爱,也为众多竞争对手所仿效,让我们看看他们的图表究竟专业在哪里。 图1‑1 不同时期的《商业周刊》图表风格 例图来源:《商业周刊》网站。 图 1-1中的例图显示了《商业周刊》在不同时期的图表风格,总体的趋势是向简洁演变。 B2的图表是较为早期的风格,用色深沉却极具商务感,一般绘图区的填色较图表区要浅, 网格线仅使用水平的横线,左下角的三角形符号是其个性化较强的处理手法。 C2的图表是2003年左右的风格,用色大胆鲜艳,以黑底白字的标题为突出特色,绘图 区按网格线隔行填色也是其重要特征之一。 D2、E2的图表是2006年左右的风格,逐渐减少背景色,非数据元素多使用淡色。 F2的图表是2008年后的全新风格,以简洁为最大特色,基本没有装饰性的东西。用色轻 快时尚,黑色的网格线处于图表最前面是其特点之一。 Excel图表之道4 从这些例图,以及本书后面所引用的大量成功图表案例中,我们可以看到专业的图表至少 具有以下特点: 1. 专业的外观 他们的图表都制作精良,显得专业协调。我们或许不知道它专业在哪里,但有一点可以确定, 那就是在他们的图表中很少能看到Office软件中默认的颜色、字体和布局。而这些都正是构 成专业外观的重要方面。 2. 简洁的类型 他们的图表都只使用一些最基本的图表类型,绝不复杂。不需要多余的解释,任何人都能 看懂图表的意思,真正起到了图表的沟通作用。 3. 明确的观点 他们在图表的标题中明白无误地直陈观点,不需要读者再去猜测制图者的意思,确保信息 传递的高效率,不会出现偏差。 4. 完美的细节 请注意他们对每一个图表元素的处理,几乎达到完美的程度。一丝不苟之中透露出百分百 的严谨,好像这不是一份图表,而是一件艺术品。在很大程度上,正是这些无微不至的细节处 理,才体现出图表的专业性。而这往往是我们普通图表不会注意到的地方。 第1章 一套突破常规的作图方法5 1.2 你也能制作出专业的图表 每次看着那些制作精良、令人赏心悦目而又极具专业精神的图表,我就在心里琢磨,这些专 业的图表都是如何制作出来的呢?我有没有办法做到呢?相信很多人都有过这样的疑问。 在一次网络搜索中,我看到国内领先的商业杂志《财经》招聘图表编辑的启事,其中一条要 求是: 精通 Illustrator、Freehand、Coreldraw、Photoshop、3D max 等图形、图像处理软件,能制作专 业水平的商业图表。 由此可见,专业杂志上的图表制作主要会使用到这些专业级的大型图形、图像软件。 然而,作为普通的职场商务人士,我们显然不可能也没有必要,为了制作一份图表而去学习 这么多偶尔才需要用到的专业软件,因为这里面的代价太大: 获取成本。要获得这些软件,需要不菲的代价,现在版权意识逐渐普及,我们也不可 能总是使用盗版; 学习成本。这些专业软件每一款都要远比Office复杂,不要说精通,就是简单掌握都 不是件容易的事情。如果只学一点皮毛的话,又有杀鸡用牛刀的感觉,实在辜负了这些软件 的强大功能; 协同成本。你用专业软件制作的图表,别人无法编辑修改,这将带来很多不必要的麻烦。 那么,我们普通的职场人士,怎样才能制作出专业效果的图表呢? 经过长期的琢磨和研究,我摸索出一套方法,只用普通的Excel也能制作媲美专业效果的 商业图表。这套方法有如下特点: 定位高端。以世界最顶尖商业杂志的经典图表为标杆,研究商业图表的最佳实践,学习 最专业的做法,让你的图表一看就是出自专业人士的手笔; 落地可行。不需要借助复杂的专业软件,只需要人人皆会的Excel。Excel不一定是最 好的作图软件,但肯定是最普及的作图软件,几乎所有的职场人士都会用到它。 Excel图表之道6 这套作图方法也并不复杂,我们只需要做到以下3点: 突破常规的思路。只有突破常规,才能与众不同,才能臻于专业。如果只用一句话来描 述这种方法的要点,那就是“永远不要使用 Excel 图表的默认设置”; 一点点配套技术。并不需要多么复杂高深的技术,因为重点在思路。我们只需要一点点 配套技术而已,人人皆可掌握,我们在第2章会进行介绍; 专业主义的态度。你要有把图表做到专业的意愿和态度,愿意为了追求专业而做出努力, 尤其是那些常人易于忽视的细节之处。 本章后面的内容,就为大家详细介绍这一方法,让我们开始吧。 1.3 突破Excel的默认颜色 在我看来,普通图表与专业图表的差别,很大程度就体现在颜色运用上。大家可能会有这 样的经历,你看到某个很专业的商业图表,它的样式你用Excel都可以做得差不多,就是它的颜 色无法调出来。 我们普通用户作图表,会受Excel默认颜色的限制,而无法使用其他颜色。这么多年来大 家都用这套颜色作图,看得多了就太熟悉了,别人一看就知道是用Excel做的,还会感觉你挺懒 的,连默认设置都懒得修改。 而专业人士做图表,他们用的颜色就透露出专业精神。他们不管用什么软件作图,都极少 会使用软件默认的颜色,而是使用他们自己选定的颜色,形成自己的风格。因此,制作专业图表 的第一步,就是要突破 Excel 的默认颜色。 第1章 一套突破常规的作图方法7 Excel的颜色机制 首先让我们了解一下Excel的颜色机制。 在Excel 2003中,当我们为单元格或图表设置颜色时,Excel提供了一个7行、8列共56 个格子的填充颜色工具栏。前5行称之为标准颜色,后两行是Excel图表默认使用的颜色。其 中第6行的颜色用于图表填充,第7行用于图表线条,根据数据系列的多少,依次往后顺序使 用。Excel图表饱受病诟的绘图区灰色填充,就是来源于第4行第8列的颜色。如图 1-2所示。 对绝大部分用户来说,这就是在Excel中可以用到的所有颜色,除此之外再无其他的选择。 所以做出的图表也跳不出这56个颜色的范围,甚至只是最后16个颜色的范围。从设计角度看, 这个默认的颜色模板是很业余的,特别是最后两行用于图表的颜色非常难看,导致做出的图表 在颜色上就令人忍无可忍。 但事实上这只是Excel的默认颜色,我们可以进行修改,只是大多数人没有想到而已。这 56个格子里的每一个,都可以修改为任意想要的颜色。所以,我们在Excel中使用颜色其实是 没有限制的,前提是需要我们做一点点改变。 0 2 4 6 8 10 12 14 1 2 3 4 5 系列1 系列2 系列3 0 2 4 6 8 10 12 14 1 2 3 4 5 图1‑2 Excel的默认颜色面板,图表的默认颜色来源于最后两行 Excel图表之道8 定义自己的颜色 选择菜单“工具选项颜色”,我们可以看到Excel的颜色模板及其修改入口,如图 1-3 所示。 在左边的颜色格子中,选择任意一个,点击修改按钮,出现“颜色”对话框。在“标准” 选项卡中,我们可以选择很多预设的颜色。在“自定义”选项卡中,我们可以通过输入特定的 RGB值来精确指定颜色,这里就是我们用来突破默认颜色的地方。(说明:计算机一般通过一 组代表红、绿、蓝三原色比重的RGB颜色代码来确定一个唯一的颜色,如0,0,0代表黑色。) 这里虽然有无穷种颜色可供选择,但问题也随之而来。我们并不是专业的美工人员,如何 确保选择到协调、专业的颜色呢?要知道我们很多人为早上出门时衣服、领带的颜色搭配都会 头痛不已。往往是越多的选择,越让我们无所适从。一般人士也不大可能去深入研究色彩理论, 即使我们使用色彩轮傻瓜软件选择到一组“好看的”颜色,我们也没有把握它就一定适合商务 场合。因此,我的建议就是从成功的商业杂志图表案例中借鉴颜色。 图1‑3 通过设置RGB颜色代码,可以在Excel中指定任意需要的颜色 第1章 一套突破常规的作图方法9 拾取杂志图表的配色 从优秀商业杂志上的成功图表案例借鉴其配色方案和思路,是一种非常保险和方便的办法。 因为他们的颜色是经过专业人士精心设计的,其风格确保了适合于商务场合。 我们可以在网络上找到很多顶尖商业杂志的电子版,在里面找到满意的图表案例,然后借 鉴它的配色方案。这里需要用到屏幕取色软件,推荐使用一款叫作ColorPix的绿色小软件,可 在以下地址下载: http://www.colorschemer.com/colorpix_info.php。 ColorPix的使用非常简单。运行程序后,将鼠标定位在图表的某个颜色上,软件就会返回 那个颜色的RGB值。按下空格键锁定颜色,用鼠标点击RGB后面的数值,就可以将颜色代码 复制到剪贴板。如图1-4所示。范例 按照图中以上步骤,一一取出杂志图表所用到的颜色,然后运用上一节介绍的方法,在 Excel中进行自定义配置,作图的时候就可以方便地使用这些颜色了。 图1‑4 运用屏幕取色软件拾取成功图表案例的配色方案 1 杂志图表案例 2 屏幕取色 3 颜色代码 4 制作图表 突破Excel的默认颜色 Excel图表之道10 自动设置颜色模板 如果需要自定义比较多的颜色,一一手动设置无疑是比较繁琐和低效的,我们需要找到一 种高效率的方法。 经过反复测试,我整理出Excel颜色面板中56个格子的颜色引用代码,如图1-5所示。 第一行第一个格子为color(1),第二个格子为color(53),依次类推。这个数字排列实在是够乱的, 除了最后两排外没有任何规律。 知道引用代码后,我们只要通过VBA改变color(n)的属性,那么对应格子的颜色就会改变。 例如在图1-4中我们已经拾取了4种颜色的RGB值,现在要把它们设置到颜色面板的第一行 的前4个格子,只需运行如下的宏代码: Sub SetMyColor() ActiveWorkbook.Colors(1) = RGB(0,56,115) ActiveWorkbook.Colors(53) = RGB(247,0,0) ActiveWorkbook.Colors(52) = RGB(206,219,231) ActiveWorkbook.Colors(51) = RGB(231,239,247) End Sub 宏一运行完,颜色就已配置好,前4个格子就是我们想用的颜色。范例 有了这个技巧,即使配置56个格 子的颜色也只是分分钟的事情,配置 自己的颜色模板变得轻松快捷。您可 以尽管从杂志上获取满意的图表配色 方案,然后把RGB值交给这个简单的 宏代码,就可以轻松制作自己的颜色 模板了。 图1‑5 颜色面板各位置颜色的引用代码 1 2 3 4 5 6 7 8 1 1 53 52 51 49 11 55 56 2 9 46 12 10 14 5 47 16 3 3 45 43 50 42 41 13 48 4 7 44 6 4 8 33 54 15 5 38 40 36 35 34 37 39 2 6 17 18 19 20 21 22 23 24 7 25 26 27 28 29 30 31 32 第1章 一套突破常规的作图方法11 保存和复制颜色模板 采用前述方法自定义的颜色模板,保存在普通的.xls文件中。如果你做了颜色修改,希望以 后每次新建Excel文件时都自动采用这种颜色模板,需要把这个文件另存为后缀名为.xlt的模板 文件,如: C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\XLSTART\book.xlt。 如果我们从其他地方获得了一个包含满意配色的.xls文件,可以将其颜色模板快速复制到自 己的.xls文件来使用。操作方法是: 1. 同时打开源文件和目标文件; 2. 在目标文件中打开“工具选项颜色”,在“复制颜色来自”的下拉框中选择源文件名(参 见P 8 图1-3的左下角),确定后即将源文件中的颜色模板全盘复制到目标文件中。 商业图表的经典用色 下面列举一些顶级商业杂志上的经典图表用色,供读者欣赏和参考。 图1-6是来自《经济学人》的图表案例。这个杂志的图表基本只用这一个颜色系,或作一 些深浅明暗的变化,加上左上角的小红块,成为其专业图表的招牌样式。欧洲最大的战略咨询 公司罗兰贝格也非常爱用这个颜色,有时配合橙色使用。事实上,但凡标榜自己为专业服务 公司的,多会使用这一色系,而根据色彩理论这个颜色正是专职、专业的代表色。 图1‑6 《经济学人》常用的水蓝色系 例图来源:《经济学人》网站。 Excel图表之道12 图1-7是来自《商业周刊》的图表案例。前几年的商周图表,几乎都使用这种蓝红颜色组合, 也是其图表的招牌风格。这个配色应该来源于商周杂志当时的视觉识别系统,我记得当时其封面 上就是使用蓝色和红色的组合。 图1-8也是来自《商业周刊》的图表案例。2008年之后,商周启用了全新的图表风格,用 色颇有当前流行的Web2.0视觉风格,图表简洁、清爽、时尚,是当今商业图表的标杆。一些 台湾杂志图表甚至完全模仿这个风格,我们当然也完全可以全盘学习。 图1‑8 《商业周刊》2008年全新配色 例图来源:《商业周刊》网站。 图 1‑7 《商业周刊》经典的蓝红组合色 例图来源:《商业周刊》网站。 第1章 一套突破常规的作图方法13 图1-9是来自《华尔街日报》的图表案例。因为是一份报纸,所以图表多是黑白的,但就 是这种简单的黑白灰组合,做出的图表仍然可以非常专业,着色也非常容易。黑白灰配色本身是 时尚色彩中的永恒经典,你可以看到很多大牌女星都对其钟爱有加,经常这样搭配穿衣。 图1-10也是来自《商业周刊》的图表案例。最为强烈的黑白对比,绝对吸引眼球。黑底的 图表其特点非常鲜明,合适的时候可以试一试。但注意不要做得像麦肯锡那一套,有些刺眼, 也被他们用滥了。 图1‑10 黑底图表 例图来源:《商业周刊》网站。 图1‑9 《华尔街日报》常用的黑白灰 例图来源:《华尔街日报》网站。 Excel图表之道14 图1-11是来自《Focus》的图表案例。如果对 配色没有把握,又想使用彩色,则可以在一个图表内 使用同一颜色的不同深浅明暗。这种方法让我们既可 以使用丰富的色彩,又能确保协调自然,是一种很保 险的方法,不会出大的问题。一般可将最深或最亮 的颜色用于最需要突出的系列或数据点。 图1-12也是来自《Focus》的图表案例。尽管我们不建议对只有一个数据系列的柱形图使 用变化的颜色,但不可否认,《Focus》的这组颜色是非常精彩的,让图表非常吸引眼球。此例 中的颜色均为相应组织的代表色,故可以在柱形图中使用颜色变化。 图1-13是来自《商业周刊》的图表案例。商周图表的颜色总是令人印象深刻,这种黄绿色 和黑色、灰色的搭配,显得非常独特、专业。事实上,《商业周刊》经常将黑色、灰色与其他颜色(如 红色、蓝色等)搭配使用,总有不俗的表现。 大家平时可以做个有心人,遇到自己喜欢的图表案例时注意保存下来,将其用色拾取下来定 义到.xls文件,形成自己的颜色模板库,需要的时候就可以随时取用了。 图1‑11 使用同一色调的变化 例图来源:《Focus》杂志。 图1‑12 《Focus》杂志常用的标志性配色 例图来源:《Focus》杂志。 图1‑13 将黑色与其他颜色搭配,常有不俗的表现 例图来源:《商业周刊》网站。 第1章 一套突破常规的作图方法15 1.4 突破Excel的图表布局 在解决了图表的用色之后,我们还需要在图表的布局上向商业图表学习。不同领域的图表 有不同的外观布局风格,如社会统计、工程技术、公司商务等领域。制作专业图表的第二步,就 是要突破 Excel 图表的默认布局。 默认布局的不足 在Excel中作图,无论选择何种图表类型,无论数据点多少,生成图表的默认布局都如图 1-14的样式,整个图表中主要包括标题区、绘图区、图例区3个部分。 在绝大部分情况下,人们似乎都认为图表的结构应该如此,很少有人想到去改变它。但在 这种布局里,存在很多问题,如: - 标题不够突出,信息量不足 - 绘图区占据了过大的面积 - 绘图区的四周浪费了很多地方,空间利用率不高 - 图例在绘图区右侧,阅读视线往返跳跃,需要长距离检索、翻译 图1‑14 Excel默认的图表布局 图表区 标题区 绘图区 图例区 Excel图表之道16 商业图表的布局特点 如果我们注意观察商业图表的布 局,会很少发现有这种大路货的样式。 图1-15是对一个典型商业图表案例的 构图分析,从上到下可以抽象出5个 部分: 主标题区 副标题区 图例区 绘图区 脚注区 如果我们带着这个框架,再回头看第1.3节中所列举的图表案例,你会发现几乎所有的专 业图表都符合这一构图原则,这就是隐藏在专业图表背后的布局指南。由此看来,商业图表的 布局至少有3个突出的特点: 1. 完整的图表要素 在这种布局中,图表所包含的要素更加丰富:主标题、副标题、图例、绘图、脚注,分别 对应于图1-15中的5个区域。除图例外,其他元素都是必不可少的。 商业图表会充分利用这些要素,发挥其作用。如在主标题中表达明确的信息和观点,在副 标题中进行详细的论述,甚至在图例中给出对每个系列的分析。利用详尽的图表注释,为图表 提供更完整的信息。 图1‑15 商业图表的构图分析 例图来源:《华尔街日报》网站。 主标题区 副标题区 图例区(如果需要) 绘图区 脚注区 第1章 一套突破常规的作图方法17 2. 突出的标题区 标题区非常突出,往往占到整个图表面积的1/3甚至1/2。特别是主标题往往使用大号字 体和强烈对比效果,自然让读者首先捕捉到图表要表达的信息。副标题区往往会提供较为详细 的信息。 真正的图表也就是绘图区往往只占到50%左右的面积,因为这样已经足够我们看清图表 的趋势和印象,硕大无比的图形反而显得很粗糙。 3. 竖向的构图方式 商业图表更多采用竖向构图方式,通常整个图表外围的高宽比例在2:1到1:1之间。图例 区一般放在绘图区的上部或融入绘图区里面,而不是Excel默认的放在绘图区的右侧,空间利 用更加紧凑。 竖向构图还有一个好处是阅读者目光从上至下顺序移动而不必左右跳跃,避免了视线长距 离检索的问题,阅读自然而舒适。 当然也不是说不能用横向构图,在需要横向构图的情况下,应该顺其自然,甚至使用类似 宽屏的构图。由于图表的长宽比例会影响图表的视觉印象,如放大或缩小差异、趋势等,因此 要注意所有图表应尽量保持一致的长宽比例。 另外,Excel有一种在X轴下方添加数据表的布局结构,因为数据表所占据的面积过大, 且格式设置的限制较大,建议不要使用。如果需要数据表,可单独绘制表格,灵活性更大。 商业图表的字体选择 谈到了布局,因为与排版有关,所以不得不谈谈字体。 英文字体分为有衬线(serif)和无衬线(sans serif)两大类,就像酒分为红酒和白酒两大类。 衬线是指笔画起始和结束处的装饰,其作用是强化笔画的特征,从而使得阅读和识别更为容易。 在我们常见的英文字体中,Times New Roman和Arial分别是有衬线字体和无衬线字体的代表。 Excel图表之道18 在中文字体中,宋体和黑体分别是有衬线字体和无衬线字体的代表。如图 1-16所示。 商业图表非常重视字体的选择,因为字体会直接影响到图表的专业水准和个性风格。根据 我观察,商业图表的字体多选用无衬线类字体。如《商业周刊》的新图表,其中的阿拉伯数字使 用的是专门订制的Akzidenz Grotesk condensed bold字体,风格非常鲜明,见图1-17。 一般而言,常规安装Excel后,新建的文档会默认使用宋体、12磅字体,普通人士也很少 会想到去改变它。由于阿拉伯数字的原因,在这种设置下做出的表格、图表很难呈现出专业的效 果。为简单起见,我们建议对图表和表格中的数字使用Arial字体、8~10磅大小,效果就比较好, 在其他电脑上显示也不会变形。Arial字体是微软仿照著名的Helvetica字体制作的,一般人不 仔细研究是无法看出它们之间的区别的。 图1‑17 图表中的字体选择 例图来源:《商业周刊》网站。 图1‑16 有衬线字体和无衬线字体 ߄੯ Times New Roman 123456 ᆻփ 123456 ޗ੯ Arial 123456 唇 123456 第1章 一套突破常规的作图方法19 1.5 突破Excel的作图元素 平时我们做Excel图表,一般是通过图表按钮或者菜单来插入图表,然后就对生成的图表 对象,通过调整各种选项、参数,进行相应的格式化设置。但这样做的时候,我们会发现很多 商业图表的专业效果,仅用图表选项设置并无法做到。因此,制作专业图表的第三步,就是要突 破 Excel 的作图元素。 跳出图表的框框 要实现一些“不可能”的图表效果,我们要转换一下思路,跳出图表对象这个框框。我们 不必只是用“图表”来做图表,而是要运用“图表+所有 Excel 元素”来做图表。诸如单元格、 文本框、自选图形等非图表元素,只要方便我们完成任务,都可以拿来运用,而完全不必受图 表功能的束缚。 一旦我们突破这个框框的限制,思路就会豁然开朗啊,原来还可以这样做,很简单嘛, 我也会! Excel图表之道20 商业图表的做法分析 下面我们通过一些具体的例子来说明这种做法。我在案例图表的周围加上了模拟的Excel 行列号和网格线,以反映出在Excel中可能的做法。 图1-18是商周二代图表的典型风格。请注意黑底白字的标题非常突出,自然吸引阅读者的 目光。如果仅用标题元素是无法设置出这种样式的。 其实它并没有使用图表的标题元素,而是将标题放在单元格B2中,并设置为黑底白字的格 式。副标题在B3、B4中,真正的图表放在B5中,数据来源放在B6中,B3:B7填充浅蓝色。 图表是无框透明的,或使用与单元格底色相同的填充颜色。整个B2:B7区域融合成为一个完整 的图表。范例 此图中绘图区的交替填色效果做法请参见第3.1节的内容。 图1-19是商周新风格的图表,非常简洁。主标题在B2,副标题在B3,图表在B4,图表中放 置了2个文本框,数据来源在B5。B2:B5填充白色,黑色边框线,成为一个整体的图表。虽然仅用 图表元素也可以做出例图中的效果,但是如果借用单元格来做,操作将更加方便快捷。范例 图1‑18 《商业周刊》风格图表 例图来源:《商业周刊》网站。 图1‑19 《商业周刊》新风格图表 例图来源:《商业周刊》网站。 第1章 一套突破常规的作图方法21 图1-20是来自《华尔街日报》的图表案例,与上面的做法完全相同。 主副标题分别在B2、B3,图表在B4,图例放在绘图区的上面,脚注 在B5、B6。B2:B7区域填充浅灰色,整体成为一个图表。范例 图1-21是来自英国《经济学人》的图表案例,这个杂志的图表一 贯维持这种风格,几乎从不变化。左上角标志性的小红块,可以是B2 单元格的填充色,也可以是一个矩形框,右边的序号方块则是一个文本 框。主副标题分别在C2、C3,图表在C4,数据来源在C5。B2:C5区 域加上边框线,整体成为一个图表。范例 图1-22中,请注意图表的边框线很特别,变成了3条横线,显然 并非图表的边框线元素,它其实是第4行和第6行的单元格边框线而已。 左上角的个性化横条是B2:E2的填充色,主副标题分别在C3和C4,真 正的图表在C5:H5,注释在C6、C7中。B2:I7整体成为一个图表。范例 这个图表中还有一个技巧,它把坐标轴的分类标签放置在条形图中 间的空白位置,节省了整个图表的空间,请参见第3.2节的内容。 图1‑22 图表中的横线 例图来源:互联网。 图1‑21 《经济学人》风格图表 例图来源:《经济学人》网站。 图1‑20 《华尔街日报》风格图表 例图来源:《华尔街日报》网站。 Excel图表之道22 图1-23中的图例显得很特别,曲线图的图例为什么是个方块呢?其 实它并没有使用图例元素,而是一个放置在

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