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Excel图表之道.pdf

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上传者: season 2010-08-31 评分1 评论0 下载3071 收藏0 阅读量3418 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《Excel图表之道pdf》,可适用于人力资源领域,主题内容包含专家要控制感情并靠理性而行动。他们不仅具备较强的专业知识和技能以及伦理观念而且无一例外地以顾客为第一位具有永不厌倦的好奇心和进取心严格遵守纪律。以上符等。

专家要控制感情并靠理性而行动。他们不仅具备较强的专业知识和技能以及伦理观念而且无一例外地以顾客为第一位具有永不厌倦的好奇心和进取心严格遵守纪律。以上条件全部具备的人才我才把他们称为专家。大前研一《专业主义》年底作为博文视点的评审专家我有幸拜读了这本《Excel图表之道》。虽然那个时候此书还只是初稿但内容的详实以及分析的透彻已经足以让我感到汗颜。说来惭愧作为微软的十佳金牌讲师一直以来我都认为自己的Excel玩得很不错熟练游刃于各种表格和图表之间各种设定也可以说是烂熟于心。但从来没有认真想过原来一个简单的图表还有这么多门道!作者只用简单实用的方法居然就可以轻松制作媲美商业杂志的专业图表一些图表的思路更是精巧绝伦令人无比佩服。但更打动我的是作者对于商务图表之道的探讨。我很欣赏这本书的名字《Excel图表之道》取题简单但是有力通俗但又透着那么一股子深邃。《道德经》上说:“道生一一生二二生三三生万物”意思就是说“道”是万物运行自然变化的规律和法则是一切的本源没有规律的一切顶多称得上是个空中楼阁。本书恰恰起到了指明规律和原则的目的――当我读罢此书之后再打开那些自认为十分得意的报表时却发现原来很多东西根本没有遵从一些基本的“道”貌似琳琅满目或是花里胡哨但却缺少一种精髓甚至是背离了图表用来表达数据的本意。这是一个很容易让人疯狂的时代包括我在内的很多人往往会头脑发烫做事情的时候来不及或者不愿意花时间去想清楚“我要做什么”、“我要怎么做”。这是一本能够让人从繁杂的事物和浮躁的环境中沉静下来的书能让你看到一棵棵繁茂的大树下面那些清晰的根茎脉络从而理解如何让自己的大树枝繁叶茂。孔文达微软(中国)有限公司解决方案技术经理微软十佳金牌讲师推荐序推荐序v本人是中高层销售管理人员期间在很多家公司也经历过诸多培训期间包含了商业数据分析等等关于数据统筹及框架分析的培训课程。但读了您的样章和博客仍有相见恨晚之感。现在我会每天抽出至少小时非工作时间来学习这方面内容感觉很好特别是您提到的专业的孤独不是一天两天的事情绚丽的水晶图表诱惑同样很大感受特别深刻。个人感觉本书的定位应该在于专业图表艺术范畴。用艺术来形容不为过色彩、排版、专业标示、个性图例以及画龙点睛的各种手法无一不在展示图表的专业艺术领域。我们不是美术师不是艺术家但是我们用自己的智慧把图表的艺术魅力呈现在大家面前。如同哈利波特的魔法学院您自己也在构建这样一个Excel图表的魔法殿堂。我们读了您的样章感觉受益匪浅似乎已经有了一些Excel的魔力。之所以讲这些无非表明自己的观点:图表艺术殿堂专业图表艺术。博客读者fgg的确不错读完令人神清气爽醍醐灌顶!个人有几个不成熟的想法因为近期在看《设计东京》突然想到你的《Excel图表之道》书籍的设计不要太大要精致一点出差时可以放在电脑包里需要或闲时拿出翻翻将非常惬意。不要像现在的ExcelWord的书籍一样几乎都是大大一本!另外建议不要随书赠送光盘网上购买极易损坏而且也非常不环保建议将范例放在网盘里让大家直接去下载当然可以随书赠送密码!博客读者国产关注楼主的博客有一段时间了谢谢您的分享学到很多出了书我一定会珍藏这是一部不可多得的精品书!我认为不要把书写成工具书适合从启蒙到高级一切等级的人这样会沦为计算机类的书或电器说明书之类的东西(这类东西相信没有谁会认真拜读)失去了你原来简洁明了的风格把精华都淹没了!一些流程只要明白就可以。我会一直支持楼主!博客读者EPreader读者热评viExcel图表之道vii读者热评仔细看完样章不得不说这是非常精彩的一本书籍书籍的内容编排、表现形式都是非常简洁而富有表现力的。博客读者JerryEP的样章读过了很喜欢。从目录可以看出这本书的实用性很强具有可操作性除了具备知识性简直就是一本非常好的操作手册从开篇的颜色选择上就可窥一斑。另外读样章与读博客的感觉不一样通过样章发现EP的文学功底也很深足以看出丰富的阅读在其内心的积淀。向EP学习!祝你的新书大卖!博客读者胡胡的家总的来说内容非常好一直在关注这个博客出版了我肯定会买的。虽然我也通过了微软的Excel认证但是觉得要用到博主这样才是真正掌握了图表。博客读者老杨从作者建博之初我就开始关注这个博客并且将其推荐给自己的同事、朋友和论坛的网友们。通过阅读EP的博客使我们在惊叹“另类”Excel图表的同时也对EP这种专心、专业、专注的精神所折服。如果你需要一本专业的Excel图表书籍我推荐《Excel图表之道》。知名PPT论坛扑奔网管理员许多常听人说起有些高手将自身多年的武功秘籍藏密于博客之中遂今日动用世界最卓越的搜索引擎google对其进行查找希望能够得到一些线索。所谓功夫不负有心人我终于在浩瀚的网络空间为大家寻觅到一位世外高人。ExcelPro不仅精通各项技术更关注如何展现出更好的效果其广征博引世界各地著名专业人士的作品对国际商业杂志的图表进行分析点评真所谓博古通今啊!使我们有幸能够知晓何为专业。我向大家隆重推荐ExcelPro的图表博客。财务经理人网管理员Excel版块总版主杨宏宇首先感谢博主在一年中为大家奉献的精彩博文其中不乏充满真知灼见和令人拍案叫绝的文章。关注这个博客已经有一年了每一篇文章都仔细研读和实验过这一年中从博主这里“偷学”了不少知识和技巧受益匪浅这里再次感谢。我对博主的评价用个词语概括:实用务实。不追求花哨的图表效果而探究最有效最直观的表现形式这使得该博客内容相当实用务实。真诚用心。大家都注意到博主是利用不多的休息时间写博客并抱着万分专业的精神写下每篇解析评论心得图文并茂结构工整。支持博主希望新的一年中人气更旺生活事业更顺利。博客读者EPreaderExcel图表之道viiix目录前言I第章一套突破常规的作图方法专业图表的特点分析你也能制作出专业的图表突破Excel的默认颜色目录突破Excel的图表布局突破Excel的作图元素图表专业主义第章成为图表高手的技术准备图表基础知识插入一个图表掌握图表元素随心所欲格式化图表元素制作一个商周风格的图表高效图表操作技巧向图表追加数据系列选择难于选择的数据系列让F键完成重复的设置任务改变数据系列的图表类型删除辅助系列的图例项快速复制图表格式跨电脑复制自定义图表类型理解时间刻度将图表锚定到单元格照相机的用途Excel图表缺陷及补救反转条形图的分类次序让曲线图从Y轴开始设置图表的互补色解开散点图的困惑作图数据的组织技巧原始数据不等于作图数据作图前先将数据排序将数据分离为多个系列将数据错行和空行组织利用辅助数据的作图技巧自动绘制参考线显示汇总的数据标签突出标识特定的数据占位模拟坐标轴、网格线xExcel图表之道第章像专业人士一样处理图表常见图表效果的实现隔行填色的网格线粗边面积图处于最前面的网格线只有刻度线的Y轴切割背景图片的饼图半圆式饼图Web风格的图表单个图表的处理处理图表中的超大值不同数量级的趋势比较不同数量级的分类比较避免凌乱的曲线图避免负数的标签覆盖居于条形之间的分类轴标签手风琴式折叠的条形图系列组图的处理清晰的小而多组图引人入胜的图表故事板渐近明细的图表呈现分解树图表Dashboard式图表第章高级图表制作瀑布图瀑布图做法横向瀑布图穿越X轴的瀑布图不等宽柱形图分组细分法时间刻度的面积图多度量的不等宽条形图细分市场份额矩阵滑珠图热力型数据地图地图图形的准备地图模型的构建地图工具的使用气泡型数据地图制作动态图表辅助系列法动态名称法xi目录选择器的制作动态图表标题和标签预置式动态图表动态图表的演示基于地图选择的动态图表Bullet图表Sparklines图表TreeMap图表Motion图表第章选择恰当的图表类型一份图表的产生过程图表的基本类型及其选择图表类型选择辨析实绩与预算比较的图表选择百分比数据比较的图表选择图表类型选择的误区频繁改变图表类型过于复杂的图表误导和欺骗的图表错误的图表不必要的图表第章图表设计与制作原则最大化数据墨水比什么是数据墨水比最大化数据墨水比把握平衡图表中的颜色运用设计原则CRAP图表制作原则形成自己的图表风格xiiExcel图表之道第章数据分析人士的最佳实践把Excel设置到得心应手规划好分析工作体系为分析底稿添加备注说明把Excel图表导入到PPT商务型PPT的一般规范分析报告的发布和归档定期做好备份数字并不是一切附录AAExcelExcel在图表方面的变化A图表伴侣工具A图表博客和网站A图表相关书籍A商业杂志网站A设计网站参考文献索引前言I前言Excel图表之道II年初出于一个偶然的决定我在搜狐开了一个博客。写博的初衷只是为了整理一下自己在商务图表、经营分析方面的知识结构不想很快受到网友们的关注和喜爱。在网友们的口碑相传之下这个博客成为中文领域内专注于商务图表的知名主题博客(http:ExcelProblogsohucom)。不少读者纷纷建议我写一本书以便更系统地总结和分享经验但当时我没敢贸然动笔想先多多积累和沉淀再说。经过一年多的整理和积累我在年五一之后开始着手写这本书。写书和写博客完全不同虽然各种图表的做法已经稔熟于心但要形诸简洁、清晰、规范的文字实在并非易事。个多月的业余时间写作个中辛苦滋味不足为外人道也。初稿完成后历经同行评审、网友试读、专家评审、编辑评审等阶段以及反反复复的修改最后才有了大家现在看到的这本书。或许还不够百分之百的完美但我已倾尽全力地为读者负责希望做到了无愧于心。本书定位这不是一本关于Excel软件操作的计算机图书而是一本具有经管特色的、关于商务图表沟通方法与技巧的职场实用图书。很多职场人士在工作中都会大量运用图表。目前市面上与图表相关的书籍主要有两类:一类是关于图表操作的计算机图书以JohnWalkenbach的《Excel图表宝典》为代表。这类书主要讲软件的操作方法如功能菜单、选项设置等就是说如何用Excel做出一个图表来解决How的问题。这类书往往大而全很多内容学习了却不知道在哪里使用,且做出的图表始终无法摆脱Excel的痕迹缺乏商务最佳实践与我们看到的咨询图表、商业图表相比显得相形见拙总是差那么一点专业气质。另一类是关于图表规范的经管图书据我所知目前仅麦肯锡的《用图表说话》一本。这本书是咨询图表的经典之作介绍了麦肯锡咨询图表的制作规范就是说专业的图表应该做成什么样子解决What的问题。但这本书只说了好的图表应该做成什么样子却没有说如何去做。而且这本书成书年代久远相比现在的商业环境和IT手段书中的内容多少显得有些过时和落伍。前言III因此我写这本书的定位考虑是希望将这两方面都结合起来并根据实践经验增加多方面的内容:What以《商业周刊》等杂志图表为最佳实践标杆研究专业的商务图表应做成什么样子How以思路和方法为主介绍如何使用最普及的Excel做出专业的商务图表When在何种应用场景下使用何种图表即如何选择合适的图表类型Why以设计原则指导图表制作从设计角度说明专业图表为什么要做成那个样子。总之本书将以顶级商业杂志的经典图表为标杆通过大量精彩案例的分析总结出一套简单实用、行之有效的方法让普通人士运用普通的Excel制作出媲美杂志级水准的专业图表。读者对象本书适用于各类需要用到图表的职场人士尤其是高端商务人士包括:经常制作Excel图表和PPT演示的专业数据分析人士如市场、销售、财务、人力资源等方面的分析人员经常阅读商务报告和进行商业演示的职业经理人、中高层管理者等各类市场研究人员、金融研究人员、管理咨询顾问等专业人士希望能制作出专业水准商务图表的办公室白领人士为进入职场作准备的大学生朋友。从软件掌握程度而言本书需要读者对Excel图表具有初~中级以上的掌握程度。读者应该具有基本的Excel知识知道如何创建一个图表如何格式化图表元素最好对函数与公式也有所了解。书中个别地方使用到了VBA但并不需要读者掌握编程只要知道如何输入宏代码即可。Excel图表之道IV阅读指南全书内容包括章各章之间循序渐进、环环相扣。第章分析商业杂志图表的特点揭开其专业密码告诉您如何突破常规轻松制作具有专业外观的商务图表。第章介绍成为图表高手的技术准备以及如何组织作图数据如何运用辅助数据作图等掌握这些鲜为人知的技巧您将轻松玩转图表。第章介绍商业杂志上常见图表效果的实现方法和处理手法让您再也不必羡慕商业杂志和咨询顾问的图表因为您也可以手到擒来。第章介绍大量高级图表的制作方法如WaterFall、HeatMap、Bullet、Sparklines、Treemap等图表让您真正与国外最新最佳实践接轨。第章介绍如何选择合适的图表类型避免图表类型选择的误区。第章介绍图表的设计和制作原则有高屋建瓴的原则来指导一切都会豁然开朗。第章介绍商业数据分析人士的最佳实践让您的工作更加高效、流畅节省出大量时间来与家人共享天伦之乐。附录A介绍与图表相关的插件、博客、网站、图书等资源并对Excel升级路线给出了建议。我是根据实践的经历和经验来安排这个章节顺序的读者也可以根据自己的情况和需求有选择性地阅读。第章的方法无论哪个层级的读者朋友看了就可以上手应用、发挥价值。第章是进阶高手的技术准备有些是基础内容更多的是高级技巧为后续章节的学习打下基础。第、章逐步深入从如何做出各种经典的图表效果到如何制作各种高级类型的商业图表内容非常丰富。第、章从理念上拔高谈谈如何选择图表、如何设计图表。再回头看前面的内容会有天高云淡、一览众山小的感觉。第章和附录A则为更专业的数据分析人士提供进一步的交流探讨。前言V写作约定本书在写作中力求以轻松、自然的语言来叙述。我选择用自己的话来讲述自己的经验因为它们都来自于我个人的经验、经历和观点。唯有先打动自己然后才能打动读者。为使行文简洁、易于阅读在需要介绍Excel作图操作步骤的时候本书并没有完全遵循计算机书籍的写作规范。为减少对阅读的影响书中少量示意插图未使用索引序号。但读者并不必担心理解书中内容有困难因为本书配备了大量精彩的范例源文件来帮助您的理解和学习。凡注有“范例”字样的即表示有范例文档其中包括详细的逐步截图和说明。对照书中内容动手操作您将很轻松就能理解和掌握书中的方法和技巧并且可以直接应用到工作中去。这也是本书与众不同的的亮点和价值所在。适用版本本书中的所有内容均在Excel版本中完成适用于Excel~Excel所有版本。个别地方在ExcelExcel中已不支持或已有更好做法的也进行了说明。事实上因为本书介绍的重点是商业图表设计和制作的思路、方法和原则而非软件操作技巧所以并不依赖于某种软件及其某种版本。在WPSOffice、OpenOffice等其他电子表格软件中书中介绍的绝大部分方法和技巧仍然适用。范例文件本书的重要特色之一就是配备了大量精彩的范例源文件。其中包含了非常具体的操作步骤和说明模板化的设计更是让读者拿来就可以直接修改使用几乎是即插即用。范例文件包可在电子工业出版社网站下载。Excel图表之道VI联系方式因本人知识和能力所限书中纰漏之处在所难免恳请读者朋友们不吝批评指正。这并不是例行的客套话我在博客上专门开设了本书的勘误贴、答疑贴和书评贴真诚期待您的宝贵意见和建议。博客地址:http:ExcelProblogsohucom或者Google“ExcelPro的图表博客”。邮箱地址:ExcelProgmailcom。致谢感谢博文视点的周筠老师她仅仅在浏览了我博客的情况下就决定帮我出这本书并在写作过程中给予我极大的指导和鼓励。感谢本书的评审专家孔文达老师、杜茂康老师和胡江堂老师他们细致的审核把关保证了本书的质量。感谢本书的编辑、设计团队梁晶、杨小勤、胡文佳、陈晓雪在他们的努力下一份普通的书稿才变为精美的图书。感谢众多博客读者的支持和鼓励。正是在他们的建议和鼓励下我才有了写书的想法、勇气和信心并坚持下来完成这个目标。在书稿完成后他们又给出了很多宝贵的意见和建议让本书更加臻于完善。最后我要衷心感谢我的家人。没有他们的理解和支持就没有这本书相比他们的付出任何感激的语言都是无力的。刘万祥年月日第章一套突破常规的作图方法第章一套突破常规的作图方法Excel图表之道在今天的职场用数据说话、用图表说话已经蔚然成风可以说是商务人士的标准做法。一位台湾商业领袖曾说过:“给我页纸的报告必须有页是数据和图表分析还有页是封面。”这话或许有些过头但却说明了数据图表的重要性。数据图表以其直观形象的优点能一目了然地反映数据的特点和内在规律在较小的空间里承载较多的信息因此有“一图抵千言”的说法。特别是在读图时代的今天显得更加重要和受欢迎。所谓“文不如表表不如图”也是指能用表格反映的就不要用文字能用图反映的就不要用表格。一份制作精美、外观专业的图表在我看来至少可以起到以下方面的作用:有效传递信息促进沟通。这是我们运用图表的首要目的揭示数据内在规律帮助理解商业数据利于决策分析塑造可信度。一份粗糙的图表会让人怀疑其背后的数据是否准确而严谨专业的图表则会给人以信任感提高数据和报告的可信度从而为您的商务报告大大增色传递专业、敬业、值得信赖的职业形象。专业的图表会让您的文档或演示引人注目不同凡响极大提升职场核心竞争力为个人发展加分为成功创造机会。可是在我们平时的工作中见到的却大多是平庸的、粗糙的甚至是拙劣的Excel图表和报告。图表制作者们不知道或者是懒得去修改那些默认的设置任其粗糙不已这样的图表又如何能让人相信其背后的数据是准确的呢?那些精美专业的图表似乎只能在商业杂志或咨询报告中看到于普通职场人士似乎可望不可及。第章一套突破常规的作图方法专业图表的特点分析商业图表的标杆一般来源于两个领域:一是如《商业周刊》、《华尔街日报》、《纽约时报》这样的世界顶级的商业杂志二是罗兰贝格、麦肯锡等世界顶尖的咨询公司。这些顶级商业杂志或是咨询公司一般都有专门的图表部门或图表顾问团队负责设计和制作图表或是制定统一的图表规范这就是他们的图表与众不同的原因。以专业杂志领域为例《商业周刊》一直是商业图表的业界领导者其图表为各界商业精英所喜爱也为众多竞争对手所仿效让我们看看他们的图表究竟专业在哪里。图‑不同时期的《商业周刊》图表风格例图来源:《商业周刊》网站。图中的例图显示了《商业周刊》在不同时期的图表风格总体的趋势是向简洁演变。B的图表是较为早期的风格用色深沉却极具商务感一般绘图区的填色较图表区要浅网格线仅使用水平的横线左下角的三角形符号是其个性化较强的处理手法。C的图表是年左右的风格用色大胆鲜艳以黑底白字的标题为突出特色绘图区按网格线隔行填色也是其重要特征之一。D、E的图表是年左右的风格逐渐减少背景色非数据元素多使用淡色。F的图表是年后的全新风格以简洁为最大特色基本没有装饰性的东西。用色轻快时尚黑色的网格线处于图表最前面是其特点之一。Excel图表之道从这些例图以及本书后面所引用的大量成功图表案例中我们可以看到专业的图表至少具有以下特点:专业的外观他们的图表都制作精良显得专业协调。我们或许不知道它专业在哪里但有一点可以确定那就是在他们的图表中很少能看到Office软件中默认的颜色、字体和布局。而这些都正是构成专业外观的重要方面。简洁的类型他们的图表都只使用一些最基本的图表类型绝不复杂。不需要多余的解释任何人都能看懂图表的意思真正起到了图表的沟通作用。明确的观点他们在图表的标题中明白无误地直陈观点不需要读者再去猜测制图者的意思确保信息传递的高效率不会出现偏差。完美的细节请注意他们对每一个图表元素的处理几乎达到完美的程度。一丝不苟之中透露出百分百的严谨好像这不是一份图表而是一件艺术品。在很大程度上正是这些无微不至的细节处理才体现出图表的专业性。而这往往是我们普通图表不会注意到的地方。第章一套突破常规的作图方法你也能制作出专业的图表每次看着那些制作精良、令人赏心悦目而又极具专业精神的图表我就在心里琢磨这些专业的图表都是如何制作出来的呢?我有没有办法做到呢?相信很多人都有过这样的疑问。在一次网络搜索中我看到国内领先的商业杂志《财经》招聘图表编辑的启事其中一条要求是:精通Illustrator、Freehand、Coreldraw、Photoshop、Dmax等图形、图像处理软件能制作专业水平的商业图表。由此可见专业杂志上的图表制作主要会使用到这些专业级的大型图形、图像软件。然而作为普通的职场商务人士我们显然不可能也没有必要为了制作一份图表而去学习这么多偶尔才需要用到的专业软件因为这里面的代价太大:获取成本。要获得这些软件需要不菲的代价现在版权意识逐渐普及我们也不可能总是使用盗版学习成本。这些专业软件每一款都要远比Office复杂不要说精通就是简单掌握都不是件容易的事情。如果只学一点皮毛的话又有杀鸡用牛刀的感觉实在辜负了这些软件的强大功能协同成本。你用专业软件制作的图表别人无法编辑修改这将带来很多不必要的麻烦。那么我们普通的职场人士怎样才能制作出专业效果的图表呢?经过长期的琢磨和研究我摸索出一套方法只用普通的Excel也能制作媲美专业效果的商业图表。这套方法有如下特点:定位高端。以世界最顶尖商业杂志的经典图表为标杆研究商业图表的最佳实践学习最专业的做法让你的图表一看就是出自专业人士的手笔落地可行。不需要借助复杂的专业软件只需要人人皆会的Excel。Excel不一定是最好的作图软件但肯定是最普及的作图软件几乎所有的职场人士都会用到它。Excel图表之道这套作图方法也并不复杂我们只需要做到以下点:突破常规的思路。只有突破常规才能与众不同才能臻于专业。如果只用一句话来描述这种方法的要点那就是“永远不要使用Excel图表的默认设置”一点点配套技术。并不需要多么复杂高深的技术因为重点在思路。我们只需要一点点配套技术而已人人皆可掌握我们在第章会进行介绍专业主义的态度。你要有把图表做到专业的意愿和态度愿意为了追求专业而做出努力尤其是那些常人易于忽视的细节之处。本章后面的内容就为大家详细介绍这一方法让我们开始吧。突破Excel的默认颜色在我看来普通图表与专业图表的差别很大程度就体现在颜色运用上。大家可能会有这样的经历你看到某个很专业的商业图表它的样式你用Excel都可以做得差不多就是它的颜色无法调出来。我们普通用户作图表会受Excel默认颜色的限制而无法使用其他颜色。这么多年来大家都用这套颜色作图看得多了就太熟悉了别人一看就知道是用Excel做的还会感觉你挺懒的连默认设置都懒得修改。而专业人士做图表他们用的颜色就透露出专业精神。他们不管用什么软件作图都极少会使用软件默认的颜色而是使用他们自己选定的颜色形成自己的风格。因此制作专业图表的第一步就是要突破Excel的默认颜色。第章一套突破常规的作图方法Excel的颜色机制首先让我们了解一下Excel的颜色机制。在Excel中当我们为单元格或图表设置颜色时Excel提供了一个行、列共个格子的填充颜色工具栏。前行称之为标准颜色后两行是Excel图表默认使用的颜色。其中第行的颜色用于图表填充第行用于图表线条根据数据系列的多少依次往后顺序使用。Excel图表饱受病诟的绘图区灰色填充就是来源于第行第列的颜色。如图所示。对绝大部分用户来说这就是在Excel中可以用到的所有颜色除此之外再无其他的选择。所以做出的图表也跳不出这个颜色的范围甚至只是最后个颜色的范围。从设计角度看这个默认的颜色模板是很业余的特别是最后两行用于图表的颜色非常难看导致做出的图表在颜色上就令人忍无可忍。但事实上这只是Excel的默认颜色我们可以进行修改只是大多数人没有想到而已。这个格子里的每一个都可以修改为任意想要的颜色。所以我们在Excel中使用颜色其实是没有限制的前提是需要我们做一点点改变。系列系列系列图‑Excel的默认颜色面板图表的默认颜色来源于最后两行Excel图表之道定义自己的颜色选择菜单“工具选项颜色”我们可以看到Excel的颜色模板及其修改入口如图所示。在左边的颜色格子中选择任意一个点击修改按钮出现“颜色”对话框。在“标准”选项卡中我们可以选择很多预设的颜色。在“自定义”选项卡中我们可以通过输入特定的RGB值来精确指定颜色这里就是我们用来突破默认颜色的地方。(说明:计算机一般通过一组代表红、绿、蓝三原色比重的RGB颜色代码来确定一个唯一的颜色如,,代表黑色。)这里虽然有无穷种颜色可供选择但问题也随之而来。我们并不是专业的美工人员如何确保选择到协调、专业的颜色呢?要知道我们很多人为早上出门时衣服、领带的颜色搭配都会头痛不已。往往是越多的选择越让我们无所适从。一般人士也不大可能去深入研究色彩理论即使我们使用色彩轮傻瓜软件选择到一组“好看的”颜色我们也没有把握它就一定适合商务场合。因此我的建议就是从成功的商业杂志图表案例中借鉴颜色。图‑通过设置RGB颜色代码可以在Excel中指定任意需要的颜色第章一套突破常规的作图方法拾取杂志图表的配色从优秀商业杂志上的成功图表案例借鉴其配色方案和思路是一种非常保险和方便的办法。因为他们的颜色是经过专业人士精心设计的其风格确保了适合于商务场合。我们可以在网络上找到很多顶尖商业杂志的电子版在里面找到满意的图表案例然后借鉴它的配色方案。这里需要用到屏幕取色软件推荐使用一款叫作ColorPix的绿色小软件可在以下地址下载:http:wwwcolorschemercomcolorpixinfophp。ColorPix的使用非常简单。运行程序后将鼠标定位在图表的某个颜色上软件就会返回那个颜色的RGB值。按下空格键锁定颜色用鼠标点击RGB后面的数值就可以将颜色代码复制到剪贴板。如图所示。范例按照图中以上步骤一一取出杂志图表所用到的颜色然后运用上一节介绍的方法在Excel中进行自定义配置作图的时候就可以方便地使用这些颜色了。图‑运用屏幕取色软件拾取成功图表案例的配色方案杂志图表案例屏幕取色颜色代码制作图表突破Excel的默认颜色Excel图表之道自动设置颜色模板如果需要自定义比较多的颜色一一手动设置无疑是比较繁琐和低效的我们需要找到一种高效率的方法。经过反复测试我整理出Excel颜色面板中个格子的颜色引用代码如图所示。第一行第一个格子为color()第二个格子为color()依次类推。这个数字排列实在是够乱的除了最后两排外没有任何规律。知道引用代码后我们只要通过VBA改变color(n)的属性那么对应格子的颜色就会改变。例如在图中我们已经拾取了种颜色的RGB值现在要把它们设置到颜色面板的第一行的前个格子只需运行如下的宏代码:SubSetMyColor()ActiveWorkbookColors()=RGB(,,)ActiveWorkbookColors()=RGB(,,)ActiveWorkbookColors()=RGB(,,)ActiveWorkbookColors()=RGB(,,)EndSub宏一运行完颜色就已配置好前个格子就是我们想用的颜色。范例有了这个技巧即使配置个格子的颜色也只是分分钟的事情配置自己的颜色模板变得轻松快捷。您可以尽管从杂志上获取满意的图表配色方案然后把RGB值交给这个简单的宏代码就可以轻松制作自己的颜色模板了。图‑颜色面板各位置颜色的引用代码第章一套突破常规的作图方法保存和复制颜色模板采用前述方法自定义的颜色模板保存在普通的xls文件中。如果你做了颜色修改希望以后每次新建Excel文件时都自动采用这种颜色模板需要把这个文件另存为后缀名为xlt的模板文件如:C:ProgramFilesMicrosoftOfficeOFFICEXLSTARTbookxlt。如果我们从其他地方获得了一个包含满意配色的xls文件可以将其颜色模板快速复制到自己的xls文件来使用。操作方法是:同时打开源文件和目标文件在目标文件中打开“工具选项颜色”在“复制颜色来自”的下拉框中选择源文件名(参见P图的左下角)确定后即将源文件中的颜色模板全盘复制到目标文件中。商业图表的经典用色下面列举一些顶级商业杂志上的经典图表用色供读者欣赏和参考。图是来自《经济学人》的图表案例。这个杂志的图表基本只用这一个颜色系或作一些深浅明暗的变化加上左上角的小红块成为其专业图表的招牌样式。欧洲最大的战略咨询公司罗兰贝格也非常爱用这个颜色有时配合橙色使用。事实上但凡标榜自己为专业服务公司的多会使用这一色系而根据色彩理论这个颜色正是专职、专业的代表色。图‑《经济学人》常用的水蓝色系例图来源:《经济学人》网站。Excel图表之道图是来自《商业周刊》的图表案例。前几年的商周图表几乎都使用这种蓝红颜色组合也是其图表的招牌风格。这个配色应该来源于商周杂志当时的视觉识别系统我记得当时其封面上就是使用蓝色和红色的组合。图也是来自《商业周刊》的图表案例。年之后商周启用了全新的图表风格用色颇有当前流行的Web视觉风格图表简洁、清爽、时尚是当今商业图表的标杆。一些台湾杂志图表甚至完全模仿这个风格我们当然也完全可以全盘学习。图‑《商业周刊》年全新配色例图来源:《商业周刊》网站。图‑《商业周刊》经典的蓝红组合色例图来源:《商业周刊》网站。第章一套突破常规的作图方法图是来自《华尔街日报》的图表案例。因为是一份报纸所以图表多是黑白的但就是这种简单的黑白灰组合做出的图表仍然可以非常专业着色也非常容易。黑白灰配色本身是时尚色彩中的永恒经典你可以看到很多大牌女星都对其钟爱有加经常这样搭配穿衣。图也是来自《商业周刊》的图表案例。最为强烈的黑白对比绝对吸引眼球。黑底的图表其特点非常鲜明合适的时候可以试一试。但注意不要做得像麦肯锡那一套有些刺眼也被他们用滥了。图‑黑底图表例图来源:《商业周刊》网站。图‑《华尔街日报》常用的黑白灰例图来源:《华尔街日报》网站。Excel图表之道图是来自《Focus》的图表案例。如果对配色没有把握又想使用彩色则可以在一个图表内使用同一颜色的不同深浅明暗。这种方法让我们既可以使用丰富的色彩又能确保协调自然是一种很保险的方法不会出大的问题。一般可将最深或最亮的颜色用于最需要突出的系列或数据点。图也是来自《Focus》的图表案例。尽管我们不建议对只有一个数据系列的柱形图使用变化的颜色但不可否认《Focus》的这组颜色是非常精彩的让图表非常吸引眼球。此例中的颜色均为相应组织的代表色故可以在柱形图中使用颜色变化。图是来自《商业周刊》的图表案例。商周图表的颜色总是令人印象深刻这种黄绿色和黑色、灰色的搭配显得非常独特、专业。事实上《商业周刊》经常将黑色、灰色与其他颜色(如红色、蓝色等)搭配使用总有不俗的表现。大家平时可以做个有心人遇到自己喜欢的图表案例时注意保存下来将其用色拾取下来定义到xls文件形成自己的颜色模板库需要的时候就可以随时取用了。图‑使用同一色调的变化例图来源:《Focus》杂志。图‑《Focus》杂志常用的标志性配色例图来源:《Focus》杂志。图‑将黑色与其他颜色搭配常有不俗的表现例图来源:《商业周刊》网站。第章一套突破常规的作图方法突破Excel的图表布局在解决了图表的用色之后我们还需要在图表的布局上向商业图表学习。不同领域的图表有不同的外观布局风格如社会统计、工程技术、公司商务等领域。制作专业图表的第二步就是要突破Excel图表的默认布局。默认布局的不足在Excel中作图无论选择何种图表类型无论数据点多少生成图表的默认布局都如图的样式整个图表中主要包括标题区、绘图区、图例区个部分。在绝大部分情况下人们似乎都认为图表的结构应该如此很少有人想到去改变它。但在这种布局里存在很多问题如:标题不够突出信息量不足绘图区占据了过大的面积绘图区的四周浪费了很多地方空间利用率不高图例在绘图区右侧阅读视线往返跳跃需要长距离检索、翻译图‑Excel默认的图表布局图表区标题区绘图区图例区Excel图表之道商业图表的布局特点如果我们注意观察商业图表的布局会很少发现有这种大路货的样式。图是对一个典型商业图表案例的构图分析从上到下可以抽象出个部分:主标题区副标题区图例区绘图区脚注区如果我们带着这个框架再回头看第节中所列举的图表案例你会发现几乎所有的专业图表都符合这一构图原则这就是隐藏在专业图表背后的布局指南。由此看来商业图表的布局至少有个突出的特点:完整的图表要素在这种布局中图表所包含的要素更加丰富:主标题、副标题、图例、绘图、脚注分别对应于图中的个区域。除图例外其他元素都是必不可少的。商业图表会充分利用这些要素发挥其作用。如在主标题中表达明确的信息和观点在副标题中进行详细的论述甚至在图例中给出对每个系列的分析。利用详尽的图表注释为图表提供更完整的信息。图‑商业图表的构图分析例图来源:《华尔街日报》网站。主标题区副标题区图例区(如果需要)绘图区脚注区第章一套突破常规的作图方法突出的标题区标题区非常突出往往占到整个图表面积的甚至。特别是主标题往往使用大号字体和强烈对比效果自然让读者首先捕捉到图表要表达的信息。副标题区往往会提供较为详细的信息。真正的图表也就是绘图区往往只占到%左右的面积因为这样已经足够我们看清图表的趋势和印象硕大无比的图形反而显得很粗糙。竖向的构图方式商业图表更多采用竖向构图方式通常整个图表外围的高宽比例在:到:之间。图例区一般放在绘图区的上部或融入绘图区里面而不是Excel默认的放在绘图区的右侧空间利用更加紧凑。竖向构图还有一个好处是阅读者目光从上至下顺序移动而不必左右跳跃避免了视线长距离检索的问题阅读自然而舒适。当然也不是说不能用横向构图在需要横向构图的情况下应该顺其自然甚至使用类似宽屏的构图。由于图表的长宽比例会影响图表的视觉印象如放大或缩小差异、趋势等因此要注意所有图表应尽量保持一致的长宽比例。另外Excel有一种在X轴下方添加数据表的布局结构因为数据表所占据的面积过大且格式设置的限制较大建议不要使用。如果需要数据表可单独绘制表格灵活性更大。商业图表的字体选择谈到了布局因为与排版有关所以不得不谈谈字体。英文字体分为有衬线(serif)和无衬线(sansserif)两大类就像酒分为红酒和白酒两大类。衬线是指笔画起始和结束处的装饰其作用是强化笔画的特征从而使得阅读和识别更为容易。在我们常见的英文字体中TimesNewRoman和Arial分别是有衬线字体和无衬线字体的代表。Excel图表之道在中文字体中宋体和黑体分别是有衬线字体和无衬线字体的代表。如图所示。商业图表非常重视字体的选择因为字体会直接影响到图表的专业水准和个性风格。根据我观察商业图表的字体多选用无衬线类字体。如《商业周刊》的新图表其中的阿拉伯数字使用的是专门订制的AkzidenzGroteskcondensedbold字体风格非常鲜明见图。一般而言常规安装Excel后新建的文档会默认使用宋体、磅字体普通人士也很少会想到去改变它。由于阿拉伯数字的原因在这种设置下做出的表格、图表很难呈现出专业的效果。为简单起见我们建议对图表和表格中的数字使用Arial字体、~磅大小效果就比较好在其他电脑上显示也不会变形。Arial字体是微软仿照著名的Helvetica字体制作的一般人不仔细研究是无法看出它们之间的区别的。图‑图表中的字体选择例图来源:《商业周刊》网站。图‑有衬线字体和无衬线字体߄੯TimesNewRomanᆻփޗ੯Arial唇第章一套突破常规的作图方法突破Excel的作图元素平时我们做Excel图表一般是通过图表按钮或者菜单来插入图表然后就对生成的图表对象通过调整各种选项、参数进行相应的格式化设置。但这样做的时候我们会发现很多商业图表的专业效果仅用图表选项设置并无法做到。因此制作专业图表的第三步就是要突破Excel的作图元素。跳出图表的框框要实现一些“不可能”的图表效果我们要转换一下思路跳出图表对象这个框框。我们不必只是用“图表”来做图表而是要运用“图表+所有Excel元素”来做图表。诸如单元格、文本框、自选图形等非图表元素只要方便我们完成任务都可以拿来运用而完全不必受图表功能的束缚。一旦我们突破这个框框的限制思路就会豁然开朗啊原来还可以这样做很简单嘛我也会!Excel图表之道商业图表的做法分析下面我们通过一些具体的例子来说明这种做法。我在案例图表的周围加上了模拟的Excel行列号和网格线以反映出在Excel中可能的做法。图是商周二代图表的典型风格。请注意黑底白字的标题非常突出自然吸引阅读者的目光。如果仅用标题元素是无法设置出这种样式的。其实它并没有使用图表的标题元素而是将标题放在单元格B中并设置为黑底白字的格式。副标题在B、B中真正的图表放在B中数据来源放在B中B:B填充浅蓝色。图表是无框透明的或使用与单元格底色相同的填充颜色。整个B:B区域融合成为一个完整的图表。范例此图中绘图区的交替填色效果做法请参见第节的内容。图是商周新风格的图表非常简洁。主标题在B副标题在B图表在B图表中放置了个文本框数据来源在B。B:B填充白色黑色边框线成为一个整体的图表。虽然仅用图表元素也可以做出例图中的效果但是如果借用单元格来做操作将更加方便快捷。范例图‑《商业周刊》风格图表例图来源:《商业周刊》网站。图‑《商业周刊》新风格图表例图来源:《商业周刊》网站。第章一套突破常规的作图方法图是来自《华尔街日报》的图表案例与上面的做法完全相同。主副标题分别在B、B图表在B图例放在绘图区的上面脚注在B、B。B:B区域填充浅灰色整体成为一个图表。范例图是来自英国《经济学人》的图表案例这个杂志的图表一贯维持这种风格几乎从不变化。左上角标志性的小红块可以是B单元格的填充色也可以是一个矩形框右边的序号方块则是一个文本框。主副标题分别在C、C图表在C数据来源在C。B:C区域加上边框线整体成为一个图表。范例图中请注意图表的边框线很特别变成了条横线显然并非图表的边框线元素它其实是第行和第行的单元格边框线而已。左上角的个性化横条是B:E的填充色主副标题分别在C和C真正的图表在C:H注释在C、C中。B:I整体成为一个图表。范例这个图表中还有一个技巧它把坐标轴的分类标签放置在条形图中间的空白位置节省了整个图表的空间请参见第节的内容。图‑图表中的横线例图来源:互联网。图‑《经济学人》风格图表例图来源:《经济学人》网站。图‑《华尔街日报》风格图表例图来源:《华尔街日报》网站。Excel图表之道图中的图例显得很特别曲线图的图例为什么是个方块呢?其实它并没有使用图例元素而是一个放置在

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