2010年会计从业资格考试初级电算化辅导：会计软件操作

第一节 系统管理 　　【学习目的与要求】 　　通过本节的学习，要求掌握启动系统管理、注册系统管理的方法、建立账套的方法、增加操作员和设置操作员权限的方法。 　　一、概述 　　系统管理模块的主要功能是对软件的各个子系统进行统一的操作管理和数据维护，具体包括一下几个方面功能： 　　1.账套管理。账套指的是一组相互关联的数据。系统最多可以建立999套账。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。 　　2.年度账管理。每个账套中可以存放不同年度的会计数据。如北京启明科技公司账套中可以包括2007年年度账、2007年年度账和2009年年度账。年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等。 　　3.操作员及其权限管理。包括设定或说设置系统各模块的操作员和对这些操作员的操作权限进行分配。体现的内部会计控制的原理，不相容的职务相分离，避免差错和舞弊。 　　4. 系统管理流程。启动系统管理→注册系统管理→设置操作员→建立账套→设置操作员权限 　　二、启动和注册系统管理 　　(一) 启动系统管理 　　启动系统管理可以单击桌面上的“系统管理”图标 ，也可以从“开始→所有程序→用友通→Tong2005→系统管理”命令启动系统管理程序。 　　(二)注册系统管理 　　1.系统允许以两种身份进入系统管理：系统管理员(Admin)和账套主管。 　　2.系统管理员(Admin)负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份进入后，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。 　　3.账套主管仅负责所负责账套的维护工作。主要包括对所负责账套进行修改、对账套内年度账进行管理以及该账套操作权限的设置等。 　　(三)设置操作员 　　设置操作员功能主要可以完成增加、修改和删除操作员的操作。 　　1.增加操作员。增加操作员时，必须指定操作员编号、姓名、定义并确认操作员口令。 　　(1)操作员编号(ID)：用来标识所设置的操作员，操作员编号必须是唯一的，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复; 　　(2)操作员全名：即操作员姓名，是操作员登录各系统时的用户名，内容不能为空; 　　(3)部门：即操作员所属部门，部门内容可以不填; 　　(4)口令：即操作员登录系统时使用的口令。 　　操作路径：权限→操作员 　　操作提示：所设置的操作员一旦被引用，便不能被修改和删除。 　　2.修改或删除操作员。设置的操作员一旦登录过系统，便不能被修改或删除，所以“修改”或“删除”只能对未启用的操作员进行，另外还可以设置操作员处于“有效”(启用)或“注销”(无效)状态。 　　【例 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 5-5】单选题：以账套主管的身份注册系统管理时，不能进行的操作是( )。 　　A.建立账套 B.修改账套 　　C.年度账清空 D.年度账引入 　　正确答案：A 　　解析：账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理以及该账套操作权限的设置等。建立账套是系统管理员的权限。 三、建立账套 　　账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等功能。账套建立、账套引入和输出只能由系统管理员进行，而账套的修改只能由账套主管进行。 　　建立账套，就是指使用财务软件为本企业建立一套账簿文件。首先应根据企业的具体情况设置基础参数，然后软件通过这些基础参数自动建立一套账。 　　首次使用系统时，应先进行账套参数设置。主要是进行账套参数设置包括核算单位名称、所属行业、启用时间、科目编码规则等基础参数。 　　(一)设置账套信息 　　1.账套号：用来输入新账套的编号，账套号为3位，唯一且必须输入。如“666” 　　2.账套名称：用来输入新建账套的名称，必须输入。如“北京启明科技公司” 　　3.账套路径：用来输入新建账套将要被放置的路径。如“C:\Tong2005\Admin” 　　4.启用会计期：新设置账套被启用的时间。 　　5.会计期间：会计期间是指确定会计月份的起始日期和结账日期。 　　(二)设置单位信息 　　单位信息用于记录本单位的基本信息。主要包括单位名称、单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件和税号等信息。如：单位名称：北京启明科技公司;单位简称：启明科技。 　　(三)确定核算类型 　　用于记录本单位的基本核算信息，包括： 　　1.本位币代码：用来输入新建账套所用的本位币的代码。如：RMB 　　2.本位币名称：用来输入新建账套所用的本位币的名称，必须输入。如：人民币 　　3.账套主管：用来输入新建账套的主管姓名，必须选择输入。(参考前面设置操作员) 　　4.企业类型：系统提供了工业和商业两种类型，必须选择输入。 　　5.行业性质：系统按照所选择的行业性质预置科目，必须选择输入。 　　6.是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 一级科目，则选中该项。 　　(四)确定基础信息 　　如果用户的存货、客户、供应商相对较多，通常对它们进行分类核算。如果目前无法确定，则可以待启动购销存子系统时再进行设置。 　　客户是否分类：否 　　供应商是否分类：否 　　存货是否分类：否 　　有无外币核算：有 　　(五)确定编码 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 　　编码方案是指设置编码的级次方案，这里采用群码方案，这是一种分段组合编码，每一段有固定的位数。编码规则是指分类编码共分几段，每段有几位。一级至最底层的段数称为级次，每级(或每段)的编码位数称为级长。编码总级长为每级编码级长之和。 　　(六)设置数据精度 　　数据精度指定义数据的小数位数。如果在总账系统中需要进行数量核算，可以根据对数量、单价等核算精度的不同要求，定义数量核算的数量小数位数和单价小数位数。 　　(七)系统启用 　　在建立账套时，可选择启用的子系统。也可以在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。 　　【例题5-6】判断题：账套号是区别不同账套的唯一标识。( ) 　　正确答案：√ 　　解析：账套号是用来输入新建账套的编号，账套号为3位，账套号唯一，且必须输入。 　　【例题5-7】多选题：建立账套时需设置的信息包括( )。 　　A.设置账套信息 B.设置凭证类别 C.设置启用日期 D.输入期初余额 　　正确答案：AC 　　解析：BD选项在系统初始化时设置 四、设置操作员权限 　　操作员权限设置功能是对已设置的操作员进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。 　　1.操作员权限的设置包括增加、修改、删除操作员的权限。 　　2.系统管理员可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置 　　3.账套主管只可以对所辖账套的操作员进行权限指定。 　　4.一个账套可以设定多个账套主管。账套主管自动拥有该账套的所有权限。 　　5.系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除，所设置的操作员权限一旦被引用，就不能修改或删除。 　　【例题5-8】判断题：账套主管可以对所有账套的操作员进行权限指定。( ) 　　答案：× 　　解析：系统管理员可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置。而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。注意两者的区别。 第二节 系统初始化 　　【学习目的与要求】 　　通过本节的学习，要求掌握在会计软件初始化过程中设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别以及输入期初余额的方法。类似于手工核算中的建账工作。 　　一、概述 　　1.系统初始化是指将通用会计软件转变成专用会计软件，并将手工会计业务数据移至到计算机中的一系列准备工作，这是使用财务软件的基础。总账系统初始化一般包括：设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别、录入期初余额等操作。 　　2.系统初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化工作的效果。 　　3.总账系统初始化一般包括：设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别、录入期初余额等操作。 　　4.系统初始化操作流程：设置基础档案→设置会计科目→设置凭证类别→录入期初余额 　　5.启动并注册用友Tong2005。(P232) 　　(二)设置职员档案 　　职员档案主要用于本单位职员的个人信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。掌握操作步骤。 　　操作提示：输入一个职员的档案信息之后，必须敲回车换行才能保存。 　　(三)设置客户档案 　　建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。 　　如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等其他信息。掌握操作步骤。注意必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案。如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。 　　(四)设置供应商档案 　　如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案。在采购管理等业务中，需要处理的供应商的档案资料，应先在本功能中设定，平时如有变动要及时在此进行调整。 　　提示：必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案。 　　(五)设置外币及汇率 　　汇率管理是为外币核算服务的。企业如有外币业务，应进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率的数值，并不决定在制单时究竟是使用固定汇率还是浮动汇率，制单时使用固定汇率还是浮动汇率是由帐簿初始化设置决定的。 　　(六)设置结算方式 　　为便于管理和提高银行对账的效率，软件提供了设置银行结算方式的功能，用来建立在经营活动中所涉及到的结算方式。 　　结算方式设置主要包括：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。票据管理标志是软件为辅助出纳对银行结算票据而设置的功能，类似与手工系统中的支票登记簿的管理方式。 　　【例题5-9】判断题：输入客户档案时，不用选择客户分类，可直接输入客户档案。( ) 　　正确答案：× 　　解析：输入客户档案时，必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案。 　　【例题5-10】多选题：设置基础档案时，主要包括的项目有( )。 　　A.设置职员档案 B.设置客户档案 C.设置供应商档案 D.设置部门档案 　　正确答案：ABCD 　　解析：此四项均是基础档案设置中比较重要的内容 二、设置会计科目 　　(一)建立会计科目 　　1. 会计科目编码。科目编码就是按科目编码方案对每一科目的编码进行定义。 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 会计科目编码首先从一级科目开始，逐级向下设置明细科目。通常的方法是同级科目按顺序排列，以序号作为本级科目编码，加上一级科目编码后，组成本级科目全编码。即： 　　本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码 　　如银行存款1002，银行存款中工行存款为100201 　　2.会计科目名称。会计科目名称是指会计科目的汉字名称，是证、账、表上显示和打印的标志，是企业与外部交流信息所使用的标志。在定义科目名称时，必须按照会计制度规定的科目名称输入，做到 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 化和标准化，且避免重名。 　　3.科目类型。按照会计科目性质对会计科目进行划分。按会计制度规定，科目类型分为五大类，即资产、负债、所有者权益、成本、损益。指定会计科目的类型，这是计算机自动进行分类汇总的依据。 　　4.账页格式。即根据会计核算的需要对会计账簿进行格式定义，账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。 　　5.辅助账设置。辅助账是指科目的辅助核算内容，主要有个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算等，另外还有外币核算、数量核算、银行账和日记账辅助核算。如：“原材料”“应收账款”“应付账款”账户。 　　例：借：原材料—甲材料 　　　　　　贷：应付账款—北京华远 　　(二)修改和删除会计科目 　　1. 如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，譬如账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等，可以通过“修改”功能来完成。如果需要删除原有会计科目，可通过“删除”功能完成。要修改和删除某会计科目，应先选中该会计科目。 　　2.修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则，即先删除或修改下一级科目，然后再删除或修改本级科目。 　　3.修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及其下一级科目的期初余额(改为0)，然后再删除或修改本级科目。 　　4.科目一经使用，即已经输入凭证，则不允许修改或删除该科目，不允许作科目升级处理，此时，只能增加同级科目，而不能在该科目增设下级科目。 　　(三)指定会计科目 　　指定会计科目是指定出纳专管的科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行账管理的保密性，也才能查看现金或银行存款日记账。 　　【例题5-10】单选题：“管理费用”科目通常设置的辅助核算是( )。 　　A.个人往来 B.部门核算 C.项目核算 D.客户往来 　　正确答案：B 　　解析：各单位对于管理费用通常是按部门进行预算控制的，因此对于管理费用科目应设置部门辅助核算。 　　【例题5-11】判断题：删除会计科目时，应先删除上一级科目，然后再删除本级科目。( ) 　　正确答案：× 　　解析：修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则，即先删除或修改下一级科目，然后再删除或修改本级科目。 　　【例题5-12】在用友财务软件中，建立会计科目时，输入的基本内容包括( )。 　　A.科目编码 B.科目名称 C.科目类型 D.账页格式 　　正确答案：ABCD 　　解析：在财务软件中，建立会计科目时，输入的基本内容不仅包括此四项信息，还包括科目的性质、辅助核算等信息 三、设置凭证类别 　　(一)通常，系统提供五种常用分类方式供用户选择： 　　1. 记账凭证 　　2. 收款凭证、付款凭证、转账凭证 　　3. 现金凭证、银行凭证、转账凭证 　　4. 现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证 　　5. 自定义凭证类别 　　提示：凭证分类不影响记账的结果，一般而言，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。业务量较少的单位可不分类，即只设置“记账凭证”一种类别。 　　(二)某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，本系统提供五种限制类型： 　　1. 借方必有 　　2. 贷方必有 　　3. 凭证必有 　　4. 凭证必无 　　5. 无限制 　　(三)限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分隔，数量不限，也可以参照输入，但不能重复录入。可以不设置限制科目。 　　(四)在录入凭证之前，应进行凭证类别的设置;已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字;如果限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。 四、输入期初余额 　　在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。若企业是在年初建账，则输入的期初余额就是年初余额。若企业是在年中建账，则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额，系统会自动倒算出年初余额。例如，某企业2000年4月开始启用总账系统，那么，应将该企业2000年3月末各科目的期末余额及1-3月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初数据录入到账务处理子系统中，系统将自动计算年初余额;若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。 　　期初余额录入是将手工会计资料录入到计算机的过程之一。余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。红字余额应输入负号。 　　期初余额的录入分两部分：总账期初余额录入、辅助核算科目期初余额录入。 　　(一)总账期初余额录入 　　对于没有设置辅助核算的科目可以直接录入期初余额。 　　(二)辅助科目期初余额录入 　　在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动地为其开设辅助账页。与此相对应，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来地，也就是说不能直接输入总账期初数。 　　(三)试算平衡 　　期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证;如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。 　　【例题5-13】判断题：输入期初余额时，上级科目的余额和累计发生数据需要手工输入。( ) 　　正确答案：× 　　解析：输入期初余额时，余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据是由系统自动计算出来的，不需要手工输入。 　　【例题5-14】多选题：下列关于期初余额的描述中，正确的有( )。 　　A.所有科目都必须输入期初余额 　　B.红字余额应输入负号 　　C.期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证 　　D.如果已经记过账，则还可修改期初余额。 　　正确答案：BC 　　解析：并不是所有的科目都输入期初余额，对于损益类科目一般没有期初余额。如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。 　　【例题5-15】单选题：若会计科目的编码方案为4-2-2，则下列正确的编码为(　)。 　　A.1010101 　 　B.102002　 　C.10210102 　　D.102021 　　正确答案：C 　　解析：若会计科目的编码方案为4-2-2，此编码长为8位。