作者:文档大师
文档结构图有什么用?
书的目录
文档结构图,最常见的就是书的目录,也即文章的骨架。
从读者的角度,理清了文章的骨架,才算基本上掌握了文章;
从作者的角度,这是一种写作方法,即常见的“总分”的内容组织方式,对应的经典书《金字塔结构》有详细的说明。
树:树干枝干枝叶
文档结构图和导图类似,就像一颗树,从树干不断长出枝干,然后是枝叶;人类的思维也是一样,在“文档结构图和导图”可视化的帮助下,不断反问自己,内容的整体是否符合MECE等原则,进而找出缺漏加以完善。
在MS Word中怎样创建文档结构图?
显示“文档结构图”
将内容通过不同层级的标题样式转换为文档结构图
如下图,
步骤1是为了在文档中的标题前面显示“1”和“1.1”;
步骤2是将“某一段落”转化为相应层级的标题
注意事项
硬回车换行
只能将“一个段落”转换为“标题”,
即转化为标题内容的段落的前后应是“硬回车换行”。
硬回车换行是指按”Enter”键换行。
“正文”功能的巧用
如果觉得某一个标题不符合预期的格式,可以先将其转换为“正文”,确认该段落为“硬回车换行”后,再转换为相应层级的标题即可
应通过标题样式来统一修改格式
每个层级的标题、正文的格式,应通过“标题的样式”统一修改,而不应该在文档内容中直接修改!如下图所示:
怎么快速入门?
多看一些别人做好例子,自己尝试修改;然后将自己之前的文档拿出来练习即可快速掌握。
当应用自如后,思维方式才会跟着发生变化。
一些例子下载:
http://pan.baidu.com/s/1sjE5gVr#path=%252F%25E6%2596%2587%25E6%25A1%25A3%25E7%25BB%2593%25E6%259E%2584%25E5%259B%25BE
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