采购部制度工作流程

华东区采买部规章制度及工作流程规章制度及工作流程一、目的：增强采买业务工作管理，做到有章可循，预防采买过程中的各样缺点，降低采买成本，提升采买业务的质量和公司的经济效益。二、范围：本制度合用于公司全部物件（原资料、包材辅料、五金电器设施、固定财产及设施、办公用品、劳保用品、食堂用品等）或劳务（技术、服务等）的采买。三、采买部人员架构及岗位职责：（一）、采买部人员架构采买部设采买经理1名，采买主管2名，采买员4名，内勤1名。当前公司主要有7大类物质的采买，依据采买部实质人员的装备，采买经理、采买主管、采买员兼任部分类其余物质采买工作。采买部经理采买部主管采买部主管采采采采采采采购购购购购购购员员员员员员部内包辅港五办食勤材料务金公堂类类工机用类具电品设钢类备材类类（二）、岗位职责1、采买部经理○1成立和健全本部门规章制度、各项工作的工作流程，给本部门全部员工确立工作职责、工作 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ，落实公司和本部门各项规章制度及流程。○2全面负责华东区采买工作。对采买商品的价钱、质量、到货周期等进行监察、把关，对采买订单、 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 进行审查。○3供应商的开发与管理。依照请购部门采买订单中对证量的要求进行挑选供应商并成立供应商档案。依据送货实时率、售后服务质量、价钱对照相联合成立供应商评估系统。○4付款的监察及执行。依照OA流程、财务制度认真填写付款审批单。○5增强内部团队建设。保证部门与部门之间的友善关系，成立部门之间日常交流反应制度。○增强部门的安全意识，无任何安全隐患，无钱款丢掉控制责任事故发6生率为零，保证整个团队无任何经济问题。○7严格依照公司制度，实时高效地执行领导交办的其余工作。2、采买部主管○1辅助采买部经理做好采买部的平时管理工作，完美本部门的规章制度、工作流程及标准。○2认识和掌握公司各部门物质需求及耗费状况，熟习各种物质的供应渠道和市场变化状况。熟习掌握各种物质的型号规格、性能参数及用途。○3做好供应商的管理与挑选工作。○4指导并敦促部下睁开业务，不停提升其业务技术，保证公司的正常运作。○5做好与有关部门的协调与配合工作。○6做好本职范围内的物质采买工作。3、采买员○1依据《采买部 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 》、《采买部物质到货制度》、《华东区合同管理制度》等公司管理制度，对请购物质进行认真查对，保证采买物质的正确无误。询价时要做到货比三家，“同样质量选价钱低的，同样价钱选质量好的”。严格依照公司对于《合同审查的最新规定》进行《采买订单/合同》的编制与审查。保证采买物质按要求到货，以保障正常的生产次序。○2为提升公司的竞争力，降低生产成本，努力做好采买物质的成本控制工作。○3对包材的质量进行监控。○4做好到货物质的查验单、入库单等单据的采集整理，按要求做好账目的核对。○5为保证公司产品质量及生产的稳固，实时剔除不合格供应商，引进合格供应商。○6增强个人的安全意识，无任何安全隐患，无钱款丢掉，个人无任何经济问题。○7实时高效地达成领导交办的其余工作。4、内勤○1依照公司OA流程、财务制度认真做好华东区报销付款工作。做到认真、认真、全面、正确。○2做好供应商档案的整理与归档，成立和完美供应商更新制度。○3做好订单、合同的整理归档工作。○4做好本部门人员的出勤查核工作。○5认真负责地执行部门安全员的职责。四、采买原则：（一）、严格执行询价议价程序“同样质量选价钱低的，同样价钱选质量好的”物件采买，一定有三家以上供应商供应报价，在衡量质量、价钱、交货时间、售后服务、资信、客户群等要素的基础长进行综合评估，并与供应商进一步议定最后价钱后，由采买部直属领导署名确认，如金额超出1万元则需靖江区主管领导审批（暂时性紧迫购置的物件除外，但需向有关领导报告，过后需补办有关手续）。采买部应将采买物件的名称、规格、单价都录入到ERP系统中，每次采买以此作为参照。假如价钱改动与前一次对比超出20%，则要在OA上公布《采买价钱评定表》由采买部，波及使用生产物料的部门领导，成本会计和财务主管或经理共同评论（办公用品、劳保用品采买除外）。（二）、一致性原则采买人员采买的物件一定与请购单所列要求、规格、型号、数目相一致。在市场条件不可以知足采买部门要求或成本过高的状况下，实时反应信息供申请部门改正请购单作参照。（三）、清廉制度全部采买人员一定做到：1、不以任何形式、任何原由向供应商收受或讨取个人佣金、回扣、礼金礼券、名贵物件等。2、不以虚假单据、虚假合同套取个人花费或从事与业务没关的活动；不弄虚作假伤害或侵犯公司利益。3、不指派或授意下级人员赞同查收或接收质量不合格、不切合合同商定的资料、工程等。4、不违犯合同商定私自改正或决定产品的订价、标准及指定的资料。5、不泄漏应该保密的与招标活动有关的状况和资料；不将制作的标书及相关资料，供应给招标方，获得利处。6、不利用公司的商业奥密、知识产权、业务渠道及其余资源为自己或许他人从事牟利活动。7、不从事、参加、支持、纵容对公司有现实或潜伏危害的行为。（四）、道德准则1、“敬业爱岗”。“敬业爱岗”是采买员做好任何一项工作的出发点，也是采买员第一应该具备的最基本的“职业道德”。采买员只有热爱本职岗位工作，并在本职岗位上悉心全力、尽责尽责，才能浑身投入采买工作。同时，采买从业人员要认真研究采买业务，才能干好本员工作。2、“诚实守信”。“诚实守信”是采买员做好采买工作的根本前提，是做人、做事、干工作的基本准则。采买员只有具备了言行相符、做老实人、说老真话、办老实事，不故弄玄虚、不欺上瞒下，严格恪守和兑现自己作出的许诺。才能在具体的采买工作中，严格地执行好自己的权益和义务。3、“清廉自律”。采买员自我拘束、自我 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 、自我控制、自觉建立崇高的觉醒、良心和道德水平，自觉增强抵制不正之风的能力。只有这样，才有助于采购员工作和采买主旨的充分达成和实现。4、“客观公正”。“客观公正”是采买员的职业灵魂。它要求采买从业人员在实质工作中，要公正正直，没有偏袒，既不得夹杂个人的主观意向，也不可以被他人的建议所左右；严格依照一致的评标规则和标正确立中标或成交的供应商，不得有任何主观偏向，以确实保护各供应商的亲身利益。5、“坚持原则”。“坚持原则”就是要求采买员在其采买活动中，要严格依照规定的操作程序进行操作，不以自己主观或别人强加的意志所转移。6、“优良服务”。采买员必定要时刻建立“优良服务”的工作态度，对来任何供应商都要做到态度平和、语言文明、尊敬事实、谦逊慎重。（五）、赏罚对于为公司做出贡献的员工经主管领导赞同上报华东区管理委员会赐予一定的物质奖赏，对于违犯工作制度、流程、及有关规定的视情节严重性依照公司管理规定及国家法律法例严肃办理。五、采买部流程：（一）、请购1、五金电器设施、固定财产及设施、劳保用品、包材的请购：一般是由请购部门的内勤在OA系统上填写《靖江区请购单》，经各有关领导审批，最后交采购部门进行采买；办公用品的请购原则上是依照各部门上报办公用品采买的月 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 由行政部一致请购，假如在月计划以外的采买则由请购部门的内勤在OA上提交《靖江区请购单》。特别说明：在请购市值超出5万元人民币以上（含5万元）的固定财产，请购部门需同时提交华东区管委会出具的有关《审查建议书》，方可进行请购申请，采买部赐予采买。2、原辅料的请购：一般是由生产部依照销售订单拟订生产计划，经生产部领导审批后，原料交由出入口部采买，辅料交由采买部门进行采买。3、食堂用品的请购：由食堂负责人（管理员）负责提出请购。4、紧迫请购：原则上不赞同进行紧迫请购，若有紧迫请购，则有请购部门直属领导审批署名后打印纸版的请购单交由采买部直属领导、靖江区主管领导、靖江区负责人署名确认后交由采买部门进行采买。5、大型成套设施及大宗商品的采买：原则上需要由2名采买员共同进行采购。（二）、采买物质的查对采买员应依据收到的《请购单》，实时与请购部门联系，以确立所请购物件的详细性能参数及使用要求等信息，力争采买工作的正确无误。（三）、询价、比价依据查对后《请购单》，实时找寻适合的供应商，进行有关信息的采集，对各供应商的报价本着“同样质量比价钱；同样价钱比质量”的原则进行比价、核价、上报、批改。（四）、供应商的选择及评论1、供应商信息资料的采集。2、对供应商进行初审，初审合格后，先由品控部、生产技术部、采买部等有关部门进行评审并出具建议。对于产质量量、公司状况都切合要求的，最后由主管领导署名赞同后，成立合格供应商的档案并报公司存案。3、对于合格供应商要按期（半年）进行评论，对供货质量降落的供应商，有关部门应书面通知，要求限期整顿，再依占有关部门的评论结果断定能否持续订货。对于不实时配合我公司办理问题的供应商，采买部将撤消合格名单，并报有关领导审查。（五）、《订单/合同》的拟订1、低值办公用品、食堂采买的蔬菜、肉类、禽蛋、调料、大米等物质无需签署《采买订单/合同》。采买员需按期认识市场行情的变化并实时向部门经理汇报，以便实时调整供应商。2、包材、生产辅料、五金机电设施、大型设施、高价值办公设施、劳保用品等产品均需签署《采买订单/合同》（金额小于1万元的，需签署《采买订单》；金额大于等于1万元的，需签署《采买合同》。（六）、《采买订单/合同》的审查与签署1、《采买订单》采买员依据询价结果拟完《采买订单》后，交由采买部经理审查署名，由采买部内勤加盖采买章，再经供应商署名盖印，《采买订单》即可奏效并转入执行阶段。2、《采买合同》采买员依据询价结果初步拟订《采买合同》后，依照以下流程进行合同的审查：合同管理部审查→法务部审查→采买部经理审查→审计部审查→财务部副总经理审查→华东区负责领导审查。经过上述审查流程后，合同再交由供应商署名盖印，最后交我公司财务部盖章奏效并转入执行阶段。（七）、合同的追踪对于转入执行阶段的《采买订单/合同》，采买员应实时追踪并认识《采买订单/合同》的执行状况，以减少不测状况和不确立要素的发生，从而保证物质的实时到位。（八）、查收、入库1、包材、生产辅料等产品到货后，应在第一时间将到货产品的有关信息录入ERP系统，再由品控部门进行产品查验，在品控查收合格并出具查验合格报告单后实时通知库房办理入库手续，库房凭品控部的查验报告单办理入库手续。原则上不合格的产品拒绝入库，若有紧迫放行，需有关部门经理级以上的领导审批。2、五金机电设施类物质到货后，应在第一时间将到货产品的有关信息录入ERP系统并通知请购部门的有关人员对产品进行查收确认，在产品正确无误后，通知库管收货并办理产品的入库手续。在查收入库的过程中出现不合格产品，仓库有权拒绝入库，由采买部与供应商联系退货或许调动。3、大型设施到货后，由供应商与请购部门办理设施交接手续。在供需两方对设施进行调试及试用后确认产品的无质量问题后办理有关的产品合格查收证明。4、劳保用品、办公用品到货后，由行政部的有关人员进行查收入库，并开具入库单，由采买部和行政部共同署名确认。在查收入库的过程中出现不合格产品，行政部有权拒绝入库，由采买部与供应商联系退货或许调动。5、食堂物质到货后，由食堂负责人负责查收，对到货物质的数目、质量进行查验并署名确认。食堂负责人在查收过程中发现菜品有质量问题的可拒收，并通知有关采买员与供应商联系退货或许调动。（九）、查对发票对于已入库的合格采买物质，应实时查对发票、入库单、订单/合同样资料。发现单据、单占有问题的应实时排查原由，以根绝将不完好的单据资料流转到下一流程。（十）、报销1、签署《采买订单/合同》的产品报销：采买员依据请购单，将查对好的订单/合同、入库单（地磅单）、查验报告以及对方开具的合法发票，交给采买部内勤报销，而后交给财务办理付款。2、不签署《采买订单/合同》的产品报销：采买员依据状况说明、请购单，入库单，对方开具的合法发票交由采买部内勤报销，而后交给财务办理付款。（十一）、已入库产品的退货对于已入库的产品，生产领用部门在使用过程中发现产品不合格的，应实时通知品控部再次对这批产品进行检测。再次检测结果确不合格的，应出具相应《退货通知》，由品控部领导和生产部领导署名确认。库房人员凭《退货通知》通知采买员。采买员第一应将质量事故状况向采买部经理报告，并依据与供应商签署的有关产品采买合同之规定及公司对于有关物件退货之规定提出办理建议，经采买部经理赞同后实时办理退货手续。办理完后还应实时向采买部经理及有关领导报告办理结果，而且在供应商查核时，将此供应商做降级办理，状况严重的将取消其合格供应商资格。此外，采买员在办理退货时，还应实时向财务认识相应的货物发票能否已入账。如发票还没有入账的，则将货物发票一并退还给供应商；假如发票已经验票经过，则由财务部有关人员到当地税务机关开具有关证明，由采购员交给供应商开具相应的红票。红票应在月尾结账前交给财务，以便实时冲账。（十二）、工作流程表示图1、包材采买流程：OA系统接收包材《请购单》联合《请购单》的审查建议实时与请购部门交流，确认产品型号、规格、需求日期等依据包材物质的长久《供货合同》，联合近期各供应商的供货状况拟订合理的《采买订单》有长久《供货合同》无长久《供货合同》价钱有无改动有改动拟订长久《供货合同》法务部审查无产品询价变动编写询价说明公章使用申请单采买部经理署名华东区负责人审查、署名拟订《采买订单》采买部经理审查、署名采买部审查审计部审查财务部审查供应商署名、盖印财务部盖印、合同奏效采买部内勤盖印AA供应商署名、盖印，订单奏效追踪《采买订单、合同》的执行状况依据公司对不合格品的办理〈不合格〉产品到货、查验规定，对不合格品进行办理，并经有关部门审查确认〈合格〉办理入库手续查对发票将查对完成的请购单、订单合同、入库单、发票以及其余有关资料等一并交由内勤办理付款事宜2、生产辅料采买流程：OA系统接收生产辅料《请购单》联合《请购单》的审查建议实时与请购部门交流，确认产品型号、规格、需求日期等依据辅料物质的长久《供货合同》，联合近期各供应商的供货状况拟订合理的《订单合同》有长久《供货合同》无长久《供货合同》拟订长久《供货合同》价钱有无改动有改动法务部审查无产品询价采买部审查变动审计部审查编写询价说明公章使用申请单财务部审查采买部经理署名华东区负责人审查、署名供应商署名、盖印财务部盖印、合同奏效拟订《采买订单》采买部经理审查、署名采买部内勤盖印AA供应商署名、盖印，订单奏效追踪《采买订单、合同》的执行状况依据公司对不合格品的办理产品到货、查验〈不合格〉规定，对不合格品进行办理，并经有关部门审查确认〈合格〉办理入库手续查对发票将查对完成的请购单、订单合同、入库单、发票以及其余有关资料等一并交由内勤办理付款事宜3、五金机电采买流程：0A系统接收《请购单》联合《请购单》的审查建议实时与请信息反应与供应商交流购部门交流，确认产品型号、规格等认识产品细节产品询价确立供应商及产品价钱新供应商〈金额小于1万元〉〈金额大于1万元〉依据询价单拟订《采买订单》拟订《采买合同》法务部审查采买部经理审查、署名采买部审查编写询公章使用审计部审查价说明申请单财务部审查采买部内勤盖印采买部经署名依照供应商考核制度对新供应商进行查核切合要求报公司存案华东区负责人审查、署名供应商署名、盖印财务部盖印，合同奏效供应商署名、盖印采买订单奏效追踪《采买订单、合同》的执行状况依据公司有关规定，对〈不合格〉产品到货、查验不合格品进行办理，并经有关部门审查确认〈合格〉办理入库手续，查对发票将查对完成的请购单、订单合同、入库单、发票以及其余有关资料等一并交由采买部内勤办理付款事宜4、大额固定财产及设施采买流程：金额大于5万元的固定财产及设施，0A系统接收《请购单》请购时需提交公司华东区管委会审查附《华东区管委会出具的有关审查建议》联合《请购单》的审查建议实时与请组织有关人员对供应商进行观察，详尽认识供应信息反应购部门交流，确认产品型号、规格等商各方面的状况，对各供应商及其产品进行评估新供应商产品询价或进行招标依照供应商查核制度对新供应商进行查核确立供应商及产品型号规格、价钱等切合要求报公司存案拟订设施《采买合同》法务部审查采买部审查审计部审查编写询公章使用价说明申请单财务部审查采买部经理署名华东区负责人审查、署名供应商署名、盖印财务部盖印，合同奏效追踪《采买合同》的执行状况产品到货、查验、调试〈合格〉依据《采买合同》〈不合格〉对于产品不合格之规定进行办理ABAB办理设施查收证明，查对发票将查对完成的请购单、订单合同、入库单、发票以及其余有关资料等一并交由采买部内勤办理付款事宜5、办公用品/设施采买流程：OA系统接收《请购单》与请购部门确认产品规格、型号及到货日期小额办公用品依照供应商查核制度对新供应商进行查核切合要求报公司存案办公设施新供应商产品询价〈金额小于1万元〉〈金额大于1万元〉依据询价单拟订《采买订单》拟订《采买合同》法务部审查采买部审查采买部经理审查、署名通知供应商送货公章使用编写询审计部审查申请单价说明财务部审查采买部内勤盖印采买部经理署名华东区负责人审查、署名供应商署名、盖印供应商署名、盖印采买订单奏效财务部盖印，合同奏效追踪《采买订单、合同》的执行状况依据公司对不合格品的办理规定，对不合格〈不合格〉产品到货、查验品进行办理，并经有关〈合格〉部门审查确认办理入库手续，查对发票将查对完成的请购单、订单合同、入库单、发票以及其余有关资料等一并交由内勤办理付款事宜6、劳保用品采买流程：OA系统接收《请购单》与请购部门确认产品规格、型号及到货日期依照供应商考产品询价新供应商核制度对新供金额<1万元金额≥1万元应商进行查核切合要求报公司存案拟订《采买订单》拟订《采买合同》法务部审查采买部经理审查、署名编写询公章使用采买部审查申请单价说明审计部审查采买部内勤加盖公章财务部审查采买部经理署名华东区负责人审查、署名供应商署名、盖印《采买订单》奏效追踪《采买订单、合同》的执行状况依据公司有关规定，对〈不合格〉产品到货、查收不合格品进行办理，并经有关部门审查确认〈合格〉办理入库手续，查对发票将查对完成的请购单、订单合同、入库单、发票以及其余有关资料等一并交由采买部内勤办理付款事宜7、食堂菜品采买流程：接收《食堂菜品请购单》每周一次到菜场了解最新行情，实时向采买员向各定点供应商下达订单部门经理报告检查信息反应状况，并依据实质情况实时调整供应商供应商准时、按质、按量送货依照《请购单》对所送菜品进行查验、称重入库按期整理送货单、查对账目8、新品开发工作流程：接收新品请购单与请购部门交流，确认新品的有关性能、技术参数、质量要求等信息信息反应找寻有关供应商,与供应商沟新供应商依照供应商查核制度通，认识产品细节，对新供应商进行查核依据我方要求组织生产样品老供应商切合要求报公司存案初步确认价钱〈不合格〉〈合格〉与供应商进一步交流，品控查验改良样品并送样〈不合格〉〈合格〉请购部门小批量试用〈不合格〉〈合格〉产品定型依据样品试用状况有关部门审查署名确认联合需求确订价钱确立主次供应商部门经理审查确认按需采买9、采买部内勤工作流程：○1平时花费报销流程：采买员供应内勤〈资料完好〉工业/港务财务会计报销资料〈资料不完好〉请购部门经理审查采买部经理审查财务副总理审查请购部门分管领导审查采买部门分管领导审查靖江工业/港务出纳付款○2项目付款报销流程：华东区负责人审查公司财务总监审查采买员供应报销资料内勤工业/港务财务会计〈资料不完好〉工业/港务出纳金额低于2万元采买部经理审查法务审查审计审查财务副总经理审查华东区负责人审查分管领导审查财务总监审查金额高于2万元○3借钱流程：倡始者（内勤/采买员）采买部经理分管领导财务总监工业/港务出纳○4差旅费报销流程：采买员内勤工业财务会计采买部经理财务副总经理工业出纳财务总监华东区负责人采买分管领导○5探亲费报销流程:采买员内勤工业财务会计人力专员采买部经理财务副总经理工业出纳财务总监华东区负责人采买分管领导